Годинник електронного інвойсингу Румунії щойно змінився: що означає 5-денний робочий термін RO e-Factura для транскордонних продавців

Якщо ви продаєте товари чи послуги до Румунії, ваші рахунки-фактури тепер живуть за іншим годинником, ніж торік — і комп'ютер податкового органу, а не відділ кредиторської заборгованості вашого клієнта, є першою аудиторією, що має значення. З 1 січня 2026 року Румунія дає вам п'ять робочих днів замість п'яти календарних днів на передачу кожного рахунку-фактури через національну систему RO e-Factura. Це звучить як полегшення. Але той самий наказ, який подовжив термін, також розширив мережу: бізнеси-нерезиденти, зареєстровані для сплати румунського ПДВ, тепер прямо підпадають під його дію. Якщо ви виставляєте рахунки румунським клієнтам і припускали, що e-Factura — це чиясь чужа проблема, цей рік — той, коли це припущення втрачає силу.

Що насправді змінилося 1 січня 2026 року​

Румунська система електронного інвойсингу ґрунтується на Надзвичайному наказі 120/2021, який створив систему клірингу RO e-Factura, що керується ANAF, національним податковим органом. 23 грудня 2025 року уряд опублікував Надзвичайний наказ 89/2025 (GEO 89/2025), який вніс зміни до цієї системи, що набули чинності 1 січня 2026 року. Головна зміна для щоденної роботи — це термін передачі.

Раніше кожен рахунок-фактуру потрібно було передати до RO e-Factura протягом п'яти календарних днів з дати виставлення. Вихідні враховувалися. Державні свята враховувалися. Рахунок, виставлений у п'ятницю, фактично давав вам час до середи, причому два з цих п'яти днів припадали на вихідні, коли ніхто не стежив за чергою.

Тепер термін становить п'ять робочих днів з дати виставлення, як для операцій B2B, так і для B2C. Вихідні та державні свята більше не з'їдають час. Рахунок, виставлений у п'ятницю, тепер має бути поданий наступної п'ятниці, а не в середу — суттєва різниця для невеликих команд, які виставляють рахунки пакетами раз на тиждень.

Одна перехідна пастка заслуговує на увагу: відсікання базується на даті виставлення рахунку-фактури, а не на даті подання. Рахунки, виставлені 31 грудня 2025 року або раніше, все ще підпадають під старе правило п'яти календарних днів, навіть якщо їхній термін припадає на січень 2026 року. Лише рахунки, виставлені з 1 січня 2026 року, отримують новий режим робочих днів. Якщо ваша система виставлення рахунків застосовує одне правило до всього, старі грудневі рахунки можуть непомітно порушити старий термін, поки ви вважаєте, що новий їх захищає.

Більша зміна: мережа розширилася​

Полегшення щодо термінів постачалося разом із розширенням сфери застосування, яке для транскордонних продавців важливіше за додаткові дні.

Продавці-нерезиденти, зареєстровані для сплати ПДВ, тепер прямо охоплені​

GEO 89/2025 уточнив і посилив правила для платників податків, зареєстрованих для сплати ПДВ у Румунії, але які не мають там постійного представництва. Якщо ви іноземний бізнес із румунським номером ПДВ і постачаєте товари чи послуги з місцем постачання в Румунії, ваші рахунки-фактури для цих внутрішніх операцій повинні проходити через RO e-Factura. Це закриває сіру зону, в якій працювали деякі продавці-нерезиденти — тлумачення «ми насправді тут не маємо представництва» більше не працює.

Система продовжує зростати навколо вас​

Щоб зрозуміти, куди прямує Румунія, корисно побачити траєкторію:

• Січень 2024: Електронний інвойсинг B2B стає обов'язковим між румунськими бізнесами, зареєстрованими для сплати ПДВ.
• Липень 2024: Лише рахунки-фактури, передані через RO e-Factura, вважаються дійсними рахунками-фактурами для цілей оподаткування B2B. PDF, надісланий електронною поштою, більше не є рахунком-фактурою в очах закону.
• Січень 2025: Електронний інвойсинг B2C стає обов'язковим для постачальників, заснованих у Румунії.
• Січень 2026: Термін змінюється на п'ять робочих днів, і продавці-нерезиденти, зареєстровані для сплати ПДВ, міцно втягуються в сферу застосування. Фізичні особи, які діють за персональним ідентифікаційним номером, спочатку мали зареєструватися в реєстрі e-Factura перед початком економічної діяльності, але Закон 88/2026 відкотив це посеред року: для фізичних осіб з ідентифікацією за CNP, окремих фермерів за спеціальною схемою та іноземних культурних інститутів використання системи знову стає необов'язковим з червня 2026 року, і ті, хто вже зареєструвався, можуть подати запит на виключення з реєстру.

Румунія тепер має один із найбільш всеохопних режимів електронного інвойсингу в ЄС — B2B, B2C та B2G — усі проходять через одну й ту саму модель клірингу. Напрямок руху безпомилковий: кожен рахунок-фактура, що торкається Румунії, зрештою проходить через платформу ANAF.

Як працює 5-денний робочий годинник на практиці​

RO e-Factura — це модель клірингу, а не модель звітності. Ви не надсилаєте рахунок-фактуру клієнту, а потім повідомляєте про це податковий орган. Ви подаєте рахунок-фактуру в потрібному форматі XML до платформи ANAF, платформа його перевіряє та присвоює унікальний ідентифікаційний номер, і лише тоді рахунок-фактура стає юридично дійсним для цілей оподаткування. Ваш клієнт отримує його із системи.

Підрахунок днів​

Годинник починається з дати виставлення рахунку-фактури, і ви відраховуєте п'ять робочих днів від неї. Румунські робочі дні виключають суботи, неділі та офіційні державні свята. На практиці:

• Рахунок, виставлений у понеділок, має бути поданий наступного понеділка.
• Рахунок, виставлений у п'ятницю, має бути поданий наступної п'ятниці.
• Державне свято посеред тижня відсуває все на день — що трапляється регулярно в Румунії, країні з щедрим календарем свят.

Вбудуйте календар свят у ваш процес, а не лише вихідні. Процедура подання, яка рахує з понеділка по п'ятницю, але ігнорує свята, зрештою дасть збій.

Як рахунки-фактури потрапляють до системи​

Існує два шляхи подання:

• Інтеграція через API. Ваша ERP або бухгалтерське програмне забезпечення з'єднується безпосередньо з інтерфейсом ANAF і подає рахунки-фактури автоматично. Це єдиний розумний варіант за будь-якого реального обсягу, і саме це робить п'ятиденний термін комфортним, а не стресовим.
• Ручне завантаження. Ви завантажуєте файл XML через портал SPV, що вимагає кваліфікованого електронного підпису. Прийнятно для поодиноких рахунків-фактур, обтяжливо як рутина.

Одна практична складність для іноземних продавців: інтерфейс порталу ANAF доступний лише румунською мовою. Якщо ніхто у вашій команді не читає румунською, ручне подання означає навігацію урядовим порталом мовою, якою ви не володієте, у п'ятиденний термін, зі штрафами. Пряма інтеграція через API у вашому бухгалтерському стеку — або місцевий фіскальний представник — набагато краща за героїчні ручні зусилля.

60-денне вікно завантаження​

ANAF зберігає рахунки-фактури на своїй платформі протягом 60 днів. Після цього відправник і отримувач кожен несуть відповідальність за власне архівування, а румунські правила вимагають зберігати рахунки-фактури щонайменше п'ять років. Ставтеся до платформи як до каналу передачі, а не як до архіву. Ваша процедура закриття місяця має підтверджувати, що кожен переданий рахунок-фактура було завантажено та збережено у ваших власних записах до закриття 60-денного вікна.

Скільки коштує недотримання вимог​

Штрафи за електронний інвойсинг у Румунії мають два рівні, і другий із них небезпечний.

Рівень 1: Градуйовані штрафи за кожне порушення​

Штрафи за невдачу в передачі рахунків-фактур через систему масштабуються залежно від розміру платника податків:

• Великі платники податків: від 5 000 до 10 000 RON за порушення (приблизно від 1 000 до 2 000 євро)
• Середні платники податків: від 2 500 до 5 000 RON за порушення
• Інші суб'єкти та фізичні особи: від 1 000 до 2 500 RON за порушення

«За порушення» означає, що ці суми множаться на кількість відсутніх рахунків-фактур. Систематична невдача — інтеграція, яка непомітно припинила подання в березні — може швидко накопичитися в серйозні гроші.

Рівень 2: 15 відсотків від вартості рахунку-фактури​

З липня 2024 року виставлення або отримання рахунків-фактур B2B поза системою RO e-Factura тягне за собою штраф у розмірі 15 відсотків від загальної вартості рахунку-фактури. Зверніть увагу, що цей ризик стосується обох сторін операції: продавця, який виставляє рахунок поза системою, і покупця, який проводить рахунок-фактуру, що ніколи не проходив через неї. Для транскордонного продавця це означає, що ваші румунські клієнти мають власний стимул вимагати від вас відповідних рахунків-фактур — покупець, який приймає ваш PDF, надісланий електронною поштою, замість проведеного електронного рахунку-фактури, бере на себе ризик штрафу. Очікуйте, що більші румунські клієнти почнуть відхиляти рахунки-фактури, що не пройшли через систему, якщо вони ще цього не роблять.

Відстрочка для МСП — це не звільнення​

Малі платники податків з річним оборотом до 500 000 євро користуються відстрочкою застосування повного режиму штрафів до 1 липня 2026 року. Прочитайте це речення уважно: це відстрочка штрафів, а не зобов'язання. Охоплені малі бізнеси мають використовувати систему вже зараз — передавати рахунки-фактури, тестувати інтеграції, покращувати якість даних — причому пільговий період функціонує як злітна смуга для досягнення відповідності, а не як дозвіл ігнорувати мандат. Ця злітна смуга тепер закінчилася. Якщо ви ставилися до відстрочки як до звільнення, наздоганяння починається сьогодні.

Помилки, яких транскордонні продавці продовжують припускатися​

Більшість збоїв RO e-Factura є операційними, а не юридичними. Ті самі патерни повторюються:

Підрахунок календарних днів за звичкою. Команди, які засвоїли старе правило п'яти календарних днів — або які використовують один глобальний контрольний список для виставлення рахунків — подають на п'ятий день за старою математикою і вважають, що дотрималися вимог завчасно. За новим правилом це нешкідливо. Зворотна помилка є вбивчою: грудневі рахунки 2025 року, оцінені за новим правилом, коли старе ще застосовувалося.

Припущення, що відстрочка для МСП означала «ще не зараз». Іноземні продавці, які не досягли порогу обороту і відклали роботу з інтеграції, тепер працюють без страхувальної сітки. Зобов'язання діяло протягом усього пільгового періоду; були призупинені лише штрафи.

Надсилання PDF електронною поштою і називання цього інвойсингом. На ринку B2B Румунії рахунок-фактура, який ніколи не проходив через RO e-Factura, не є дійсним рахунком-фактурою. Продавці, які зберігають свій старий робочий процес із PDF електронною поштою поряд із — або замість — поданням до системи, створюють документи, які їхні клієнти не можуть законно провести, тоді як обидві сторони накопичують 15-відсотковий ризик.

Проведення отриманих рахунків-фактур, які ніколи не проходили кліринг. Сторона покупця у 15-відсотковому штрафі — це те, що більшість бізнесів пропускає. Якщо ви купуєте в румунських постачальників, ваш процес кредиторської заборгованості має перевіряти, що вхідні рахунки-фактури мають свої ідентифікатори e-Factura, перш ніж ви їх проведете.

Ставлення до ANAF як до архіву. 60-денне зберігання на платформі ловить команди, які припускають, що урядова система зберігає записи безстроково. Коли вікно закривається, реконструкція — ваша проблема.

Недооцінка мовного бар'єру. Портал лише румунською мовою перетворює кожне ручне подання на повільну, схильну до помилок вправу для іноземних команд. Ручне завантаження як постійна стратегія не масштабується і не переживає плинність кадрів.

Контрольний список відповідності для продажу до Румунії​

Якщо ви виставляєте рахунки клієнтам із румунської реєстрації ПДВ — заснованої чи ні — пройдіться цим списком:

1. Підтвердьте свою сферу застосування. Чи маєте ви румунський номер ПДВ? Чи здійснюєте ви постачання з румунським місцем постачання? Якщо обидві відповіді ствердні, ви підпадаєте під сферу застосування RO e-Factura для цих операцій, незалежно від наявності представництва.
2. Зареєструйтеся в системі. Переконайтеся, що ваш бізнес зареєстрований у реєстрі RO e-Factura і що ваші облікові дані доступу та домовленості щодо електронного підпису працюють, перш ніж вони знадобляться вам під тиском термінів.
3. Оберіть шлях подання. За будь-якого обсягу, більшого за поодинокі рахунки-фактури, інтегруйте вашу систему виставлення рахунків з інтерфейсом ANAF. Залиште ручне завантаження через SPV для винятків і переконайтеся, що цю задачу виконує хтось, хто може орієнтуватися в порталі румунською мовою.
4. Перепрограмуйте термін. Оновіть кожен контрольний список, SLA та автоматичне нагадування з п'яти календарних днів на п'ять робочих днів для рахунків 2026 року — і збережіть старе правило в коді для будь-яких запізнілих рахунків, датованих груднем 2025 року.
5. Завантажте румунський календар свят. Ваш підрахунок робочих днів має пропускати державні свята. Закодуйте свята року у ваш графік виставлення рахунків на початку кожного року.
6. Перевіряйте перед проведенням — в обидва боки. Вихідні рахунки-фактури потребують своїх системних ідентифікаторів, перш ніж ви вважатимете їх виставленими; вхідні румунські рахунки-фактури потребують своїх, перш ніж ви проведете витрату. Вбудуйте перевірку ідентифікаторів у ваш процес закриття.
7. Автоматизуйте вивантаження архіву. Заплануйте процедуру, яка завантажує передані та отримані рахунки-фактури з платформи задовго до закриття 60-денного вікна і зберігає їх у вашому п'ятирічному архіві.
8. Відстежуйте ідентифікатор електронного рахунку-фактури у вашій книзі. Зберігайте присвоєний ANAF ідентифікатор разом із кожним рахунком-фактурою у ваших книгах, так само як ви зберігали б платіжне посилання. Коли податковий орган запитає про операцію, ідентифікатор — це нитка, яка пов'язує вашу книгу з їхньою системою.

Останній пункт заслуговує на наголос. Інвойсинг за моделлю клірингу змінює значення «повних книг»: ваші записи в книзі для румунських операцій повністю підкріплені лише тоді, коли кожен із них несе свій системний ідентифікатор. Продаж, записаний без нього, або ще не переданий, або був переданий і ніколи не звірений — у будь-якому разі це прапорець, який ваш огляд закриття місяця має виявити. Зберігайте ідентифікатор, час передачі та відповідь про перевірку разом з операцією, і звірка стане вправою на відповідність, а не розслідуванням.

Тримайте свої транскордонні записи готовими до аудиту​

Послання Румунії до продавців стає дедалі чіткішим: рахунок-фактура не є реальним, доки система не скаже, що він реальний, і термін вимірюється в робочих днях, знає про це ваш процес чи ні. Правильне налаштування механіки — реєстрація, інтеграція, відстеження ідентифікаторів, архівування — перетворює суворий мандат на рутинну інфраструктуру. Beancount.io пропонує бухгалтерію у простому тексті, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної залежності від постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у простому тексті.