Ви продали бізнес, замкнули двері або підписали договір купівлі-продажу активів — і припустили, що план 401(k) подбає про себе сам. Це не так. Пенсійний план — це окрема юридична особа з власними фідуціарними обов'язками, зобов'язаннями щодо подання звітності та правилами розподілу, і кожне з них зберігається навіть після того, як ви припиняєте діяльність. Власники, які зазнають збитків, — це не ті, хто свідомо припиняє план. Це ті, хто просто йде геть і залишає план без фінансування та управління, доки Міністерство праці не назве його занедбаним.
Незалежно від того, чи ви продаєте бізнес покупцеві, чи остаточно його згортаєте, ось як насправді відбувається припинення 401(k): що змінює структура продажу, контрольний список IRS для чистого закриття плану, пастка наступного плану, яка заморожує розподіли на рік, що відбувається, коли план залишається занедбаним на сторонню особу, і як впоратися з колишніми працівниками, яких ви більше не можете знайти.
Одне правило, яке варто засвоїти: план переживає бізнес
Припинення вашої компанії не припиняє ваш план 401(k). План продовжує існувати як траст, що утримує гроші реальних людей, і ви залишаєтесь його фідуціарієм, доки кожен долар не буде розподілено і не буде подано фінальну форму 5500. Внески припиняються, коли припиняється нарахування заробітної плати, але обов'язки — ні: документ плану повинен залишатися актуальним, учасникам, що вибули, повинні бути виплачені кошти, щорічна звітність повинна продовжуватися, а гроші повинні розумно інвестуватися весь цей час.
Це роздоріжжя для кожного власника, що виходить із бізнесу. Перший шлях — це свідоме припинення: рішення ради, внесення змін до документів плану, повне вестування, розподіли всім учасникам і фінальна звітність. Другий шлях — це дрейф — без внесків, без розподілів, без звітності — і саме для такого сценарію була створена Програма занедбаних планів (Abandoned Plan Program) Міністерства праці. Дрейф закінчується тим, що хтось інший ліквідує ваш план і покладе витрати на рахунки ваших колишніх працівників. Виберіть перший шлях.
Продаж бізнесу: продаж активів проти продажу акцій
Те, що станеться з планом під час продажу, майже повністю залежить від структури угоди, тому вирішіть це з покупцем заздалегідь — в ідеалі в листі про наміри, а не за тиждень до закриття.
У разі продажу активів покупець купує вибрані активи і, як правило, залишає пенсійний план осторонь. План залишається вашою відповідальністю: ви припиняєте його (або зберігаєте, якщо залишаєте собі бізнес), розподіляєте або переводите кожен рахунок і подаєте фінальну звітність. План покупця не зачіпається, а придбані працівники зазвичай стають учасниками плану покупця як нові наймані працівники, іноді з урахуванням попереднього стажу, якщо покупець вносить відповідні зміни до свого плану.
У разі продажу акцій покупець придбає саму юридичну особу — разом із планом. Більшість покупців не хочуть отримувати історію комплаєнсу вашого плану, тому договір купівлі-продажу зазвичай вимагає, щоб ви припинили план до закриття. Саме це попереднє припинення дозволяє учасникам отримати розподіли та перевести свої залишки до плану покупця. Якщо ж покупець натомість перебирає на себе спонсорство, план продовжує існувати під новим власником — а разом з ним і всі операційні помилки, яких ви колись припустилися, тому покупці зазвичай наполягають на припиненні та попередньому аудиті комплаєнсу.
Три пункти переговорів заслуговують на увагу в будь-якій структурі. По-перше, зафіксуйте дату припинення та відповідальну сторону за кожен крок у письмовій формі. По-друге, підтвердіть, що невестовані внески роботодавця вестуються повністю при припиненні — це законодавча вимога, а не предмет торгу, і виплати з недостатнім вестуванням є класичною помилкою, яку виправляють після закриття угоди. По-третє, пам'ятайте, що продаж, який зменшує кількість учасників плану більш ніж на 20 відсотків, може спричинити часткове припинення, яке вимагає повного вестування для постраждалої групи, навіть якщо сам план продовжує існувати.
Закриття бізнесу: контрольний список припинення від IRS
Коли ви закриваєте бізнес, а не продаєте його, IRS очікує конкретної послідовності дій. Пройдіть її по порядку і зберігайте датовані записи про кожен крок:
- Ухваліть рішення про припинення. Ваша рада директорів (або ви, як одноосібний власник) офіційно ухвалює рішення про припинення плану і встановлює дату припинення. Викладіть це в письмовій формі та зберігайте разом із записами плану.
- Внесіть зміни до документа плану. Оновіть план, щоб відобразити припинення: припиніть виборчі відстрочки та внески роботодавця станом на дату припинення, забезпечте повне та негайне вестування всіх рахунків внесків роботодавця та приведіть документ у відповідність до всіх необхідних законодавчих змін. План повинен бути змінений відповідно до законодавчих змін до дати його припинення.
- Профінансуйте те, що ви винні. Сплатіть будь-які несплачені обов'язкові внески роботодавця до плану перед розподілом.
- Повідомте учасників і бенефіціарів. Повідомте всіх у письмовій формі про те, що план припиняється, який їхній вестований залишок і які варіанти розподілу та переведення вони мають, включаючи право на прямий переказ і податкові наслідки готівкового зняття.
- Розподіліть усі активи своєчасно. IRS очікує, що кожен рахунок буде розподілено якомога швидше з адміністративної точки зору, зазвичай протягом 12 місяців після дати припинення. Залишкові нерозподілені залишки — одна з найпоширеніших проблем, які виявляють під час перевірок IRS планів, що припиняються.
- Подайте фінальну форму 5500. Продовжуйте подавати звітність серії 5500 щороку, доки останній долар не залишить план, і позначте її як фінальну звітність лише в тому році, коли були виплачені останні активи. Для планів з календарним роком фінальна звітність подається протягом семи місяців після закінчення місяця, в якому відбувся останній розподіл. Власники індивідуальних 401(k) подають фінальну форму 5500-EZ за тією ж логікою. Якщо серія 5500 для вас нова, почніть із посібника з подання форми 5500 для пенсійних планів малого бізнесу.
- Розгляньте форму 5310. Подання заяви на визначення для плану, що припиняється, просить IRS винести рішення про кваліфікований статус плану на момент припинення. Це необов'язково і коштує користувацький збір, але покупці та обережні власники часто хочуть отримати це підтвердження.
Власні дослідження IRS щодо комплаєнсу свідчать, що плани, які припиняються, зазвичай відповідають вимогам — і що повторювані недоліки є буденними: відсутні фінальні 5500, розподіли, які тягнуться роками, і помилки вестування. Жоден з них не вимагає складної підготовки для уникнення. Вони вимагають контрольного списку та календаря.
Пастка наступного плану, яка заморожує розподіли
Ось правило, яке ловить власників, котрі припиняють план, щоб «почати заново» з кращим планом: згідно з правилом наступного плану, припинений 401(k) зазвичай не може розподіляти виборчі відстрочки учасників, якщо роботодавець утримує або створює інший 401(k) — або, загалом, інший план із визначеним внеском, який міг би слугувати альтернативою — протягом періоду, що починається з дати припинення і закінчується через 12 місяців після розподілу всіх активів плану.
Політика прямолінійна. Виборчі відстрочки заблоковані до досягнення 59 з половиною років, припинення трудових відносин або іншої події, що дозволяє розподіл, і Конгрес не хотів, щоб роботодавці штучно створювали таку подію, припиняючи один план у п'ятницю і приймаючи його заміну в понеділок. Тому якщо ви припиняєте свій 401(k) і запускаєте новий протягом цього вікна, відстрочки старого плану залишаються на місці; вони не можуть бути виплачені, доки не відбудеться справжня подія, що дозволяє розподіл.
Практична порада для справжнього продажу чи ліквідації проста: якщо бізнес завершується, не приймайте заміну плану, і це правило вас не турбуватиме. Якщо ви припиняєте план лише для зміни постачальника послуг або перепроектування виплат, внесіть зміни до наявного плану замість його припинення — внесення змін майже завжди є дешевшим і безпечнішим шляхом. Аналогічне правило застосовується до угод 403(b), тому неприбуткові організації, які реорганізують свої плани, стикаються з тим самим обмеженням.
Коли ніхто не припиняє план: Програма занедбаних планів Міністерства праці
Іноді власник зникає, помирає, стає банкрутом або просто перестає адмініструвати план. Внески припиняються, розподіли припиняються, звітність припиняється, і учасники залишаються дивитися на виписки від кастодіана, який не може юридично діяти без вказівок фідуціарія плану. Після достатнього дрейфу Міністерство праці вважає план занедбаним — зазвичай коли жодних внесків до плану чи розподілів з нього не було зроблено протягом щонайменше 12 послідовних місяців (або спонсор входить у процедуру банкрутства за главою 7), і спонсора неможливо знайти після розумних зусиль.
Лише одна сторона може оголосити про таке занедбання і щось із цим зробити: кваліфікований адміністратор припинення, або QTA. QTA — це власний кастодіан активів плану — банк, страхова компанія або подібна установа, що утримує гроші — за умови, що вона має право виступати довіреною особою або емітентом індивідуального пенсійного плану. QTA встановлює, що план занедбано, надсилає учасникам повідомлення про припинення плану, розподіляє кожен рахунок (переводячи відсутніх учасників до IRA або використовуючи програму PBGC, описану нижче), сплачує власні розумні витрати на ліквідацію з активів плану та подає спеціальний термінальний звіт про занедбані плани до Міністерства праці.
Зверніть увагу на структуру стимулів. Збори QTA стягуються з рахунків учасників, і учасники не мають жодного впливу на процес, окрім отримання повідомлення. Програма занедбаних планів — це механізм порятунку, а не послуга для зручності — вона існує для того, щоб загублені заощадження зрештою потрапили до своїх власників, а не для того, щоб власники, які виходять із бізнесу, могли пропустити контрольний список припинення. Кожен крок у попередніх розділах — це те, як ви робите так, щоб ваш план ніколи не потребував цієї програми.
Колишні працівники, яких ви не можете знайти
Майже в кожному плані малого бізнесу, що припиняється, є принаймні один такий: лінійний кухар чотирирічної давнини, сезонний працівник, учасник, який двічі переїхав і жодного разу не оновив адресу. Ви не можете завершити припинення, поки їхні гроші залишаються в плані, і ви не можете конфіскувати їх, щоб закрити рахунки. Ви повинні шукати їх, задокументувати пошук, а потім розмістити їхні залишки в якомусь законному місці.
Почніть зі справжнього ретельного пошуку: надішліть повідомлення рекомендованим листом на останню відому адресу, перевірте записи будь-яких пов'язаних планів і власні файли роботодавця, запитайте названих бенефіціарів і скористайтеся безкоштовними електронними інструментами пошуку. Міністерство праці опублікувало рекомендації щодо найкращих практик, які описують саме цю послідовність, і документування кожного кроку — це те, що захищає вас, якщо хтось згодом поставить під сумнів докладені зусилля.
Коли пошук не дає результатів, у фідуціаріїв, які припиняють план, наразі є два гідних місця призначення для цих грошей. Давно відомий варіант — це фідуціарний безпечний притулок для припинених планів з індивідуальними рахунками, який зазвичай означає переведення залишку кожного відсутнього учасника до IRA, відкритого на його ім'я, інвестованого так, щоб зберегти основний капітал і забезпечити розумну норму прибутку. Новіший варіант — це Програма для відсутніх учасників Пенсійної гарантійної корпорації (PBGC), яка з кінця 2017 року приймає перекази від планів із визначеним внеском, що припиняються — фідуціарії, які провели ретельний пошук протягом попередніх дев'яти місяців, можуть надіслати залишки до PBGC за помірну плату за рахунок, і PBGC виплачує учасникам з відсотками, коли вони з'являються. Правозастосовчі рекомендації Міністерства праці схвалюють шлях через PBGC як альтернативу безпечному притулку IRA, і, на відміну від IRA, залишки, що утримуються PBGC, не зменшуються через постійні комісії за обслуговування.
Одне місце призначення, якого слід уникати: державні фонди незатребуваного майна. Міністерство праці послідовно дотримується позиції, що передача пенсійних виплат державі порушує правила ERISA щодо преемпції та фідуціарних обов'язків, і його рекомендації навмисно виключають цей варіант. Не дозволяйте доброзичливому бухгалтеру запропонувати його.
Заглядаючи вперед: Конгрес доручив Міністерству праці в рамках SECURE 2.0 створити базу даних Retirement Savings Lost and Found — пошуковий інструмент, де люди можуть знайти контактну інформацію планів, які можуть заборгувати їм виплати. Міністерство збирало інформацію про плани, щоб наповнити її, з подальшим нормотворенням. Однак усвідомте її обмеження: база даних створена для людей, які намагаються знайти загублені виплати, а не для спонсорів, які намагаються знайти загублених учасників. Вона не звільняє вас від ретельного пошуку і не завершить припинення за вас.
Власники індивідуальних 401(k): правила стосуються і вас
Якщо ваш «план» охоплює лише вас (і, можливо, вашого подружжя), припинення відбувається за тією ж логікою в мініатюрі: ухваліть зміни про припинення, припиніть внески, розподіліть або переведіть кожен долар і подайте фінальну форму 5500-EZ, коли останні активи залишать план. Плани для одного учасника часто спотикаються на порозі звітності у зворотному напрямку — власники, які ніколи не подавали звітність, бо активи були нижче порогу звітності, забувають, що припинення з фінальним розподілом все одно потребує фінальної звітності та документального сліду. Зберігайте рішення, зміни, підтвердження розподілу та фінальну звітність разом; під час запиту IRS через п'ять років ця тека буде всім вашим захистом.
Зберігайте документальний слід, який знадобиться вашому майбутньому «я»
Припинення плану породжує записи, які мають значення через роки: рішення ради директорів, зміни до плану, повідомлення учасникам із підтвердженням розсилки, підтвердження розподілів і переказів, рахунки за збори та кожну форму 5500 аж до фінальної. Зберігайте їх як єдиний пакет і фіксуйте діяльність року припинення — фінальні внески роботодавця, адміністративні витрати, дати розподілу — у своїх книгах з тією ж ретельністю, як і будь-яку іншу суттєву операцію. Неохайні записи про закриття — це те, як чисте припинення перетворюється на таке, яке неможливо довести.
Закрийте план так само свідомо, як ви будували бізнес
Продаж або закриття бізнесу — це вже вправа в підбитті підсумків; 401(k) не повинен стати тим, що переживе вас. Припиніть план до того, як покупець попросить вас про це, вестуйте всіх повністю, знайдіть відсутніх учасників або надішліть їхні гроші до PBGC і подайте фінальну звітність. Зробіть це — і план закриється разом із бізнесом, а не дрейфуватиме до занедбання, і ваші колишні працівники отримають кожен долар, який вони заробили, — саме той результат, для якого існує вся ця система.
Тримайте свої фінансові записи готовими до аудиту
Коли ви згортаєте план або проходите через продаж, ведення чітких фінансових записів має важливе значення — рішення про припинення, історія внесків, підтвердження розподілів і звітність повинні залишатися простежуваними через роки. Beancount.io забезпечує бухгалтерію у звичайному текстовому форматі, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у звичайному текстовому форматі.
