Ваш співробітник помер, а ви все ще винні йому зарплату: як виплати за рік смерті відображаються у формі W-2 та 1099-MISC

Якщо ви проведете остаточний розрахунок із померлим працівником через ваш звичайний процес нарахування зарплати, звіт, який ви подасте, буде неправильним принаймні в трьох місцях: ви утримаєте федеральний прибутковий податок, який ви не повинні були утримувати, ви поставите зарплату в поле 1 форми W-2, де їй не місце, і ви пропустите форму 1099-MISC, яку IRS очікує побачити. Кожну помилку можна виправити — але лише якщо ви виявите її до січневого сезону подання звітності, коли почнуть надходити повідомлення про невідповідності.

Цей посібник детально розповідає, як саме виплатити накопичену заробітну плату, відпускні та іншу компенсацію, що належить людині, яка померла під час роботи: що утримувати, до яких форм які цифри потрапляють, хто за законом має право отримати гроші, і пастка з термінами, яка повністю змінює податкове трактування.

Основне правило: смерть розділяє один розрахунковий чек між двома формами​

Коли працівник помирає, будь-яка заробітна плата, відпускні, бонуси, комісійні та інша компенсація, які були заборговані, але не виплачені на дату смерті, стають «зарплатою щодо спадкодавця». Це вже не дохід працівника — вони належать спадковому майну або бенефіціару — і податковий кодекс трактує їх інакше, ніж звичайну заробітну плату.

Найважливіший факт — це календарний рік, у якому ви здійснюєте виплату, а не рік, у якому заробітну плату було зароблено:

• Виплачено протягом календарного року смерті: утримайте податки на соціальне забезпечення та Medicare (FICA), але не утримуйте федеральний прибутковий податок. Відобразіть виплату у формі W-2 спадкодавця у полях 3 і 5 (зарплата для соціального забезпечення та Medicare) з утриманими податками у полях 4 і 6 — і повністю виключіть її з поля 1. Потім відобразіть валову суму (до утримання FICA) у формі 1099-MISC, поле 3, виданій спадковому майну або бенефіціару.
• Виплачено в календарному році після року смерті: не утримуйте нічого — ні прибуткового податку, ні FICA, ні FUTA. Не подавайте жодної W-2 щодо цієї виплати взагалі. Відобразіть її лише у формі 1099-MISC, поле 3, для спадкового майна або бенефіціара.

Так, це означає, що виплата за той самий рік створює дві інформаційні форми для одного розрахункового чека: фрагмент W-2, що показує лише зарплату FICA та податок, плюс 1099-MISC, що показує валовий дохід. Саме це подвійне звітування більшість малих роботодавців — а також деякі налаштування програмного забезпечення для нарахування зарплати — роблять неправильно.

Розрахунковий приклад: цифри в кожній формі​

Припустімо, ваш працівник заробив $10 000 заробітної плати раніше цього року (з яких $1 500 федерального прибуткового податку вже було утримано), а потім помер, маючи $2 000 невиплаченої зарплати та $1 000 накопичених відпускних. Ви виплачуєте $3 000 спадковому майну в липні того самого року.

Форма W-2 (видана на ім'я та номер соціального страхування спадкодавця):

• Поле 1 (зарплата): $10 000 — виплата $3 000 після смерті виключена
• Поле 2 (утриманий федеральний податок): $1 500 — без змін
• Поле 3 (зарплата для соціального забезпечення): $13 000 — включає $3 000
• Поле 4 (утриманий податок соціального забезпечення): податок на $13 000
• Поле 5 (зарплата для Medicare): $13 000 — включає $3 000
• Поле 6 (утриманий податок Medicare): податок на $13 000

Форма 1099-MISC (видана на ім'я та TIN спадкового майна або бенефіціара):

• Поле 3 (інший дохід): $3 000 — повна валова сума, навіть попри те, що FICA було утримано

Якби ви натомість виплатили ці $3 000 наступного січня, не було б утримання FICA, нічого не було б у жодній W-2, і лише $3 000 були б у формі 1099-MISC, поле 3.

Питання про $600: коли форма 1099-MISC обов'язкова​

Звітування за 1099-MISC дотримується стандартного порогу: якщо виплати після смерті спадковому майну або бенефіціару становлять $600 або більше за календарний рік, ви подаєте форму. Нижче $600 без резервного утримання 1099-MISC не вимагається — хоча отримувач все одно сплачує прибутковий податок з цих грошей.

Зверніть увагу на асиметрію, яку це створює: остаточна виплата відпускних у розмірі $500, здійснена в рік смерті, все ще вимагає утримання FICA і все ще відображається в полях 3 і 5 форми W-2, але не створює 1099-MISC. Все одно збережіть запис про неї, бо податковий підготовлювач спадкового майна запитає, що було виплачено і що було утримано.

Виняток конструктивного отримання: чеки, виписані до смерті​

Не кожна виплата після смерті дотримується розподілу W-2/1099-MISC. Якщо гроші були фактично або конструктивно отримані працівником до смерті, вони залишаються звичайним доходом у вигляді заробітної плати в остаточній декларації.

Класичний випадок — це вже виданий розрахунковий чек. Якщо ви виписали та зробили доступним звичайний розрахунковий чек працівника до його смерті — навіть якщо він його ніколи не обналічив — ця зарплата була конструктивно отримана. Процедура така:

1. Анулюйте оригінальний чек, виписаний на ім'я працівника.
2. Видайте замінюючий чек на ім'я спадкового майна або бенефіціара на ту саму чисту суму.
3. Не коригуйте свої записи про нарахування зарплати. Зарплата вже була відображена звичайним чином у полі 1 форми W-2 з усім утриманням. Для перевиданої суми 1099-MISC не потрібна.

Розмежувальна лінія — це підготовка проти відсутності підготовки: чек, підготовлений до смерті, є зарплатою спадкодавця; накопичені відпускні або бонус, які не були оброблені на дату смерті, є зарплатою щодо спадкодавця і дотримуються правил роздільного звітування. Коли терміни близькі, задокументуйте дати — дату чека, дату смерті, дату перевидачі — у справі про нарахування зарплати.

Хто отримує гроші? Вирішує законодавство штату, а не ви​

Федеральні податкові правила кажуть вам, як відобразити виплату. Законодавство штату каже вам, хто може її отримати — і відповіді надзвичайно різняться. Більшість штатів мають спеціальну процедуру для невеликих сум невиплаченої зарплати, заборгованої померлому працівникові:

• Багато штатів дозволяють вам виплачувати безпосередньо вдові або вдівцю (а іноді й повнолітнім дітям або призначеному бенефіціару) після отримання підписаної афідевіт-заяви про родинний зв'язок, до встановленої законом межі. Ці межі коливаються від кількох сотень доларів до десятків тисяч залежно від штату.
• Суми понад межу зазвичай мають надходити призначеному судом особистому представнику або адміністратору спадкового майна — а не члену родини, який звернеться першим.
• Деякі штати встановлюють граничний термін (наприклад, виплата правомочним спадкоємцям протягом 30 днів після смерті) і вимагають письмового підтвердження отримання, яке звільняє вас від відповідальності.

Практичний план дій:

1. Попросіть свідоцтво про смерть і збережіть копію в особовій справі.
2. Запитайте у департаменту праці вашого штату або вашого адвоката про процедуру виплати зарплати померлому працівникові та поточну межу, перш ніж комусь платити.
3. Візьміть форму W-9 у того, хто отримає гроші — вам потрібні їхнє ім'я та TIN для 1099-MISC. Якщо отримувачем є спадкове майно, йому потрібен власний ідентифікаційний номер роботодавця (запитується за формою SS-4); не використовуйте номер соціального страхування спадкодавця у 1099-MISC.
4. Якщо ніхто не вимагає зарплату, не тримайте її безстроково — незатребувані розрахункові чеки зрештою переходять до штату як незатребуване майно після періоду неактивності, і більшість штатів очікують, що утримувачі звітуватимуть про них і перераховуватимуть їх.

Виплата не тій особі створює не просто родинний спір; вона створює безлад у звітності, бо 1099-MISC має бути видана фактичному отримувачу. Не поспішайте і перевіряйте.

Резервне утримання: пастка 24%​

Оскільки зарплата після смерті відображається у формі 1099-MISC, застосовуються правила резервного утримання. Якщо спадкове майно або бенефіціар не надає TIN — немає W-9, немає EIN, папери застрягли в процедурі спадкування — ви повинні утримати федеральний прибутковий податок за ставкою резервного утримання 24% з виплати та відобразити його в полі 4 форми 1099-MISC.

Це єдина ситуація, коли федеральний прибутковий податок таки утримується із зарплати після смерті, і це дивує роботодавців, які засвоїли правило «без утримання прибуткового податку». Виправлення є процедурним: не виплачуйте кошти, поки не матимете на руках дійсну форму W-9. Отримати TIN заздалегідь набагато легше, ніж пояснювати резервне утримання скорботній родині — або виправляти це пізніше.

FUTA, податки штату та решта системи нарахування зарплати​

• FUTA (федеральний податок на безробіття): виплати за рік смерті все ще підлягають FUTA; виплати, здійснені після року смерті, — ні. Включайте виплату до бази оподаткування форми 940 лише коли вона здійснена в рік смерті.
• Утримання прибуткового податку штату та страхування на випадок безробіття: більшість штатів дотримуються федеральної схеми (без утримання прибуткового податку; трактування, еквівалентне FICA, різниться), але деталі відрізняються залежно від штату. Уточніть у податковому органі вашого штату або постачальника послуг з нарахування зарплати, а не припускайте.
• Відрахування роботодавця: остаточна зарплата залишається звичайною та необхідною діловою витратою. Ви відраховуєте її, коли виплачуєте, так само як будь-яке інше нарахування зарплати.

Ще одне попередження щодо термінів: якщо працівник помирає в грудні, а ви виплачуєте накопичену зарплату в січні, виплата повністю звільняється від FICA і пропускає W-2. Це правильний результат за правилами — але не відкладайте виплату навмисно, щоб отримати такий результат. Граничні терміни остаточного розрахунку штату все ще застосовуються, і деякі штати карають за прострочення остаточної зарплати щоденними штрафами, які затіняють будь-яку економію на податках із зарплати.

Що ще вважається компенсацією після смерті​

Правила роздільного звітування охоплюють більше, ніж останні два тижні зарплати:

• Накопичені відпускні та виплати за оплачувану відпустку (а також лікарняні, де ваша політика або законодавство штату вимагає виплати)
• Зароблені комісійні та бонуси, включаючи суми, розраховані після смерті
• Вихідна допомога, заборгована за угодою або політикою
• Виплати у зв'язку зі смертю з некваліфікованих планів відстроченої компенсації та планів за статтею 457 — відображаються у 1099-MISC, поле 3

Два важливі винятки: виплати у зв'язку зі смертю з кваліфікованого пенсійного плану відображаються у формі 1099-R, а не 1099-MISC. А виплати за груповим строковим страхуванням життя, сплаченим роботодавцем, дотримуються власних правил звітування, а не правил щодо зарплати. Якщо працівник мав компенсацію у вигляді акцій, відстрочену компенсацію або пенсію, залучіть свого бухгалтера, перш ніж щось подавати — кожна з цих виплат має власну форму та власну логіку щодо року смерті.

Щодо сторони отримувача: зарплата після смерті є доходом щодо спадкодавця (IRD) — оподатковується у того, хто її отримує, відображається в його декларації, а не в остаточній декларації спадкодавця. Якщо спадкове майно було достатньо великим, щоб сплачувати податок на спадщину, отримувач також може мати право на відрахування IRD щодо податку на спадщину, що припадає на цей дохід. Це територія підготовлювача спадкового майна, але згадати про це родині — це доброта, варта одного речення.

Помилки, які спричиняють повідомлення від IRS​

Майже кожна помилка в цій сфері належить до однієї з шести категорій. Перевірте свою роботу за кожною:

1. Проведення остаточного чека через звичайне нарахування зарплати. Ваша система нарахування зарплати охоче утримає федеральний прибутковий податок і запхає суму в поле 1. Перевизначте це: лише FICA, лише поля 3 і 5.
2. Відображення виплати в полі 1 форми W-2. Зарплата після смерті ніколи не потрапляє в поле 1. Вона потрапляє в поля 3 і 5 (виплата за той самий рік) і в 1099-MISC.
3. Забуття про 1099-MISC. Спадковому майну або бенефіціару потрібен відображений дохід у полі 3 на $600 або більше. Це найчастіше пропущений крок.
4. Використання форми 1099-NEC замість 1099-MISC. Зарплата після смерті — це «інший дохід» у полі 3 на 1099-MISC — ніколи не компенсація не працівнику на 1099-NEC.
5. Внесення SSN спадкодавця у 1099-MISC. 1099-MISC належить отримувачу: SSN бенефіціара або EIN спадкового майна.
6. Відображення чистої суми замість валової. 1099-MISC показує повні $3 000, навіть попри те, що FICA було утримано з них. W-2 показує сторону FICA; 1099-MISC показує сторону доходу.

Контрольний список на тиждень потому​

Коли ви дізнаєтеся, що працівник помер, пройдіться цим списком по порядку:

1. Убезпечте елементи нарахування зарплати: зупиніть або відкличте будь-який запланований прямий депозит; вилучіть необналічені чеки; заморозьте заплановані виплати бонусів або комісійних для цього працівника.
2. Розрахуйте все, що заборговано: останні години, понаднормові, накопичені відпускні/оплачувана відпустка, зароблені комісійні та бонуси, відшкодування витрат і будь-яка вихідна допомога.
3. Визначте отримувача за законодавством вашого штату: спадкоємець, правомочний за афідевітом, або представник спадкового майна — і отримайте свідоцтво про смерть, афідевіт і підписану W-9 перед виплатою.
4. Визначте рік виплати свідомо: розумійте, що смерть у грудні, виплата за якою здійснюється в січні, змінює результат щодо FICA та W-2, але все одно дотримуйтеся граничного терміну остаточного розрахунку вашого штату.
5. Обробіть виплату поза циклом з утриманням лише FICA (у рік смерті) або без утримання (у наступному році), і переконайтеся, що ваш постачальник послуг з нарахування зарплати кодує її як зарплату після смерті.
6. Подайте обидві форми в січні: фрагмент W-2 (виплати за той самий рік) і 1099-MISC, поле 3 (в обох випадках, при $600+).
7. Збережіть справу: копія свідоцтва про смерть, афідевіт, W-9, записи про виплати та нотатки про дати й рішення, збережені разом з іншими вашими записами про податки із зарплати.

Тримайте свої записи про нарахування зарплати чистими, коли це найважливіше​

Правильне оформлення остаточної виплати померлому працівникові зводиться до записів: що було заборговано, коли це було виплачено, хто отримав і що було утримано. Точні книги, які ведуться в реальному часі, роблять жахливий тиждень адміністративно простим — і роблять січневе подання звітності незначною подією, а не проєктом із реконструкції. Beancount.io пропонує бухгалтерський облік у простому тексті, який дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерський облік у простому тексті.