Переросли свого бухгалтера? Тривожні сигнали, що час змінювати аудиторську фірму

Ваш дохід потроївся відтоді, як ви найняли бухгалтера, але закриття місяця досі займає п'ять тижнів, податковий сезон усе ще схожий на пожежну тривогу, і єдиний раз, коли ви чуєте від свого CPA, — це коли до листа додано рахунок. Цей розрив між тим, де знаходиться ваш бізнес, і тим, що дає ваша бухгалтерська співпраця, — це справжня ціна того, що ви залишаєтеся занадто довго. І більшість власників помічають це через рік-два після того, як воно починає завдавати шкоди.

Зміна фірми здається ризикованою, тож засновники відкладають її, доки пропущений дедлайн або несподівана податкова вимога не змусить вирішити питання. Не обов'язково чекати до цього. Ось тривожні сигнали, що ви переросли свою поточну фірму, час, який робить перехід чистим, та чекліст передачі даних і договору про надання послуг, щоб нічого не вислизнуло з-під уваги.

7 тривожних сигналів, що ви переросли свого бухгалтера​

1. Ви чуєте від них лише під час податкового сезону​

Стосунки, побудовані виключно на дотриманні вимог — декларації подані, форми підписані, тиша одинадцять місяців — це нормально для простого платника за Schedule C. Це не нормально для зростаючого бізнесу, який протягом року ухвалює рішення про найм, ціноутворення та розширення. Якщо ваш бухгалтер ніколи не телефонує з ідеями щодо планування, ніколи не попереджає про зміну законодавства, що вас стосується, і ніколи не питає про ваші цілі, ви купуєте підготовку податкової звітності, а не поради. Бізнесам на стадії зростання потрібен проактивний супровід: планування авансових платежів, перегляд структури юридичної особи, прогнозування грошових потоків і хтось, хто помічає проблеми до настання строку подання декларації.

2. Закриття займає тижні, і цифри надходять застарілими​

Якщо ви не бачите прибуток за минулий місяць, доки не мине наступний, ви керуєте наосліп. Закриття, яке тягнеться три-п'ять тижнів, зазвичай сигналізує про одне з двох: або ваші книги в безладі, або вашій фірмі бракує потужностей і систем, щоб встигати за обсягом ваших операцій. У будь-якому разі рішення, ухвалені на основі застарілих цифр — найм, замовлення запасів, заявки на кредит — це здогадки. Фірма, що відповідає вашому розміру, закриває книги за передбачуваним місячним ритмом і передає вам фінансову звітність, на яку справді можна діяти.

3. Вони не можуть відповісти на ваші нові, складніші запитання​

Бухгалтер, який був ідеальним, коли ви були фрілансером-одинаком, може виявитися не на висоті, коли у вас з'являється присутність у шести штатах, державний контракт за формулою «витрати плюс», запаси за правилами уніфікованої капіталізації або перша ціль придбання. Звертайте увагу на розпливчасті відповіді, тривалі затримки з дослідженням щодо рутинних питань або поради, які зводяться до «просто будьмо консервативними» без пояснення самого правила. Спеціалізовані потреби — податки в кількох штатах, кредити на R&D, міжнародні продажі, галузевий облік — вимагають спеціалізованої експертизи, а не впевнених здогадок.

4. Помилки стають закономірністю, а не винятком​

Кожна фірма іноді помиляється. Тривожний сигнал — це повторюваність: уточнені декларації два роки поспіль, повідомлення від податкових органів про речі, які ваш підготовлювач мав би помітити, фінансова звітність, яку ваш кредитор повертає із запитаннями, або цифри, що змінюються щоразу, коли ви їх запитуєте. Одна закономірність заслуговує особливої уваги: якщо помилки завжди виявляються, коли хтось інший дивиться — новий бухгалтер з ведення книг, банківський андеррайтер, повідомлення від IRS — процес перевірки у вашій фірмі не виявляє того, що мав би.

5. Гонорари зростають, а цінність залишається незмінною​

Вищі гонорари виправдані, коли ваша складність зростає. Вони не виправдані, коли обсяг робіт ідентичний тому, що був три роки тому, а послуга тихо звузилася — повільніші відповіді, молодший персонал виконує роботу, про яку вам казали, що її перевірятиме партнер, несподівані рахунки за дзвінки, які раніше були включені у вартість. Попросіть деталізований розподіл того, за що ви платили минулого року, порівняно з тим, що отримали. Якщо ви не можете пов'язати витрачені кошти з рішеннями, інсайтами чи заощадженим часом, ви переплачуєте за ім'я або за інерцію.

6. Комунікація повільна, а плинність кадрів постійна​

Неповернені дзвінки під час податкового сезону — це проблема потужностей; неповернені дзвінки в липні — це проблема пріоритетів. Супутній симптом: кожна зустріч представляє нову команду, і кожна нова команда просить вас знову пояснити свій бізнес з нуля. Постійна ротація персоналу означає, що ніхто не накопичує інституційні знання, які перетворюють підготовлювача на радника. У вас має бути визначений контакт, який знає вашу справу, відповідає протягом одного-двох робочих днів і пояснює питання простою мовою.

7. Їхні технології відстали на десятиліття від ваших​

Якщо ваша фірма досі хоче коробки з паперами, друкує PDF-файли, щоб ви їх підписали й відсканували назад, або не може працювати у вашому хмарному бухгалтерському програмному забезпеченні, податок на тертя реальний. Сучасні фірми використовують захищені портали, електронні підписи, автоматизовані потоки даних та аналітику, що виявляє аномалії, які люди пропускають. Фірма, яка чинить опір вашим системам, сповільнить кожен процес, якого торкнеться — і їй буде важко давати вам своєчасні цифри, хоч би якими кваліфікованими були її люди.

Коли робити перехід​

Податковий сезон — це коли більшість власників помічає проблему — і найгірший час, щоб її вирішувати. З січня по квітень кожна хороша фірма повністю завантажена поданням декларацій, тож розмови про приєднання поспішні, а ваша справа отримує ту увагу, що залишилася. Найкращі вікна для зміни:

• Пізня весна — початок осені (з травня по вересень). Пік сезону минув, у фірм є потужності для справжніх ознайомлювальних розмов, і є достатньо часу до планування на кінець року та наступного сезону подання.
• Після подання великої декларації, а не до настання її строку. Ніколи не змінюйте фірму, коли є неподана декларація з жорстким дедлайном, якщо у вас немає вибору. Дозвольте фірмі, що йде, завершити те, що в процесі, а потім переходьте.
• На кінець вашого фінансового року, якщо можете. Чистий відрізок спрощує передачу: стара фірма закриває старий рік, нова відкриває новий. Бізнеси з календарним роком отримують це природно з осіннім переходом.
• До тригерної події, а не під час неї. Залучення інвестицій, придбання, повідомлення про аудит або велике розширення — усе це вимагає радника, який уже знає ваш бізнес. Якщо ви бачите щось таке в наступні шість-дванадцять місяців, переходьте зараз.

Ви можете змінити бухгалтерів посеред року — немає правила проти цього — але переходи посеред року вимагають тіснішої координації, щоб авансові платежі, звітність із зарплати та відкриті питання передалися чисто. Яким би не був час, дайте своїй фірмі, що йде, письмове повідомлення та розумний період згортання; вам потрібна їхня співпраця для передачі.

Чекліст передачі даних​

Чистий перехід — це проєкт із документами. Запросіть ці пункти у своєї фірми, що йде, письмово, і підтвердьте, що нова фірма отримала й переглянула кожен із них:

Податкові записи

• Підписані копії федеральних і місцевих декларацій за останні три роки, з усіма додатками та звітами
• Графіки амортизації та переліки основних засобів, включно з датами введення в експлуатацію та методами
• Графіки перенесення: чисті операційні збитки, капітальні збитки, кредити та благодійні внески
• Записи про авансові платежі за попередні роки та будь-які застосовані переплати
• Відкриті повідомлення від IRS чи місцевих органів, аудити та листування, з довіреностями в архіві

Записи бухгалтерського обліку та фінансові записи

• Повний експорт головної книги або копія бухгалтера з вашого бухгалтерського програмного забезпечення, з планом рахунків
• Оборотно-сальдова відомість на кінець року та коригувальні проведення за останні два роки
• Звірки банківських рахунків і кредитних карток станом на дату передачі
• Звіти про старіння дебіторської та кредиторської заборгованості
• Виписки за кредитами, графіки амортизації та договори оренди

Зарплата та дотримання вимог

• Звіти із зарплати, історія форм 941 та W-2/W-3, а також номери рахунків і ставки страхування з безробіття у штаті
• Історія подання податку з продажів, визначення присутності (nexus) та сертифікати звільнення в архіві
• Бізнес-ліцензії, документи про створення юридичної особи та подання форм 1099 за попередні роки

Дві практичні примітки. По-перше, ваші записи належать вам: договори про надання послуг і професійні стандарти зазвичай вимагають від старої фірми своєчасно повернути записи клієнта, хоча вони можуть зберігати власні робочі документи. По-друге, відкличте та перевидайте дозволи — подайте нову форму 2848 (довіреність) для фірми, що приходить, і підтвердьте, що стару видалено там, де це доречно, щоб повідомлення та виписки надходили за правильною адресою.

Очікуйте, що фірма, яка приходить, попросить ваш дозвіл зв'язатися з фірмою, що йде. Для аудиторських завдань ця комунікація попередника-наступника вимагається стандартами аудиту (AU-C 210); для податкової та консультаційної роботи це професійна ввічливість з тією ж метою — виявити відкриті питання, розбіжності та причини зміни, щоб нічого не ховалося під час переходу. Нова фірма, яка пропускає цей крок, зрізає кут; дозвольте цю розмову.

Чекліст договору про надання послуг​

Ніколи не починайте роботу на основі рукостискання. Договір про надання послуг — це контракт, який визначає, що ви купили, і його ретельний перегляд запобігає більшості розчарувань у новій фірмі. Підтвердьте ці умови перед підписанням:

1. Точний обсяг послуг. Які декларації, які штати, ведення книг чи огляд чи аудит, зарплата, консультаційні години — перелічені явно, а не «бухгалтерські послуги за потребою».
2. Що виключено. Податкове планування, представництво під час аудиту, приведення книг до ладу та реєстрації у штатах зазвичай поза обсягом і виставляються окремо. Дізнайтеся зараз, а не тоді, коли надійде рахунок.
3. Структура гонорарів і практика виставлення рахунків. Фіксована плата проти погодинної, ставки за рівнем персоналу, як узгоджуються перевитрати, і чи виставляються електронні листи та короткі дзвінки. Попросіть реалістичну загальну суму за перший рік, включно з приєднанням і приведенням до ладу.
4. Дедлайни та результати. Календар закриття місяця, дати доставки декларацій відносно строків (а не в останній момент), і що фірмі потрібно від вас і коли.
5. Ваші обов'язки. Більшість договорів вимагають від вас надання повної, своєчасної інформації та перегляду декларацій перед поданням. Розумійте, що станеться — гонорари, затримки, застереження — якщо ви надасте записи пізно.
6. Термін, розірвання та записи. Як завершити співпрацю, яке повідомлення потрібне, які фінальні результати ви отримаєте, і підтвердження, що ваші записи повертаються вам у придатних для використання електронних форматах.
7. Безпека даних і доступ. Де зберігаються ваші документи, хто має до них доступ, строки зберігання та що станеться з доступом до порталу після завершення співпраці.
8. Вирішення спорів. Багато договорів містять положення про арбітраж або обмеження відповідальності. Читайте їх так, як написано, а не так, як їх охарактеризували під час продажної розмови.

Співбесіда з заміною​

Ставтеся до вибору як до найму ключового працівника, бо це саме те і є. Поговоріть принаймні з двома фірмами й поставте кожній однакові запитання:

• Хто саме виконуватиме мою роботу, і як часто я чутиму від партнера чи менеджера?
• Як виглядає ваше приєднання, і скільки часу пройде, доки мої книги будуть актуальними?
• Як ви працюєте із запитаннями між дедлайнами — очікування щодо часу відповіді, і чи виставляються короткі дзвінки?
• Яких розмов про планування мені очікувати в перший рік, і коли?
• Чи можете показати зразок місячного пакета звітності для клієнта мого розміру?
• Які технології ви вимагаєте від мене використовувати, і які підтримуєте?
• Чому клієнти вашого розміру залишили вашу фірму за останні два роки?

Перевірте кваліфікацію незалежно: підтвердьте ліцензію CPA у раді з бухгалтерського обліку штату, а для відносин із великим податковим навантаженням підтвердьте, що культура підготовлювача відповідає вашій толерантності до ризику — агресивна, консервативна чи мейнстрімна. Рекомендації від бізнесів на вашій стадії, у вашій галузі чи суміжній, вартують більше, ніж будь-яка презентація пропозиції.

Тримайте свої книги готовими до переходу з першого дня​

Ось незручна правда, що стоїть за більшістю болісних змін фірми: передача настільки чиста, наскільки чистими є книги, які передаються. Коли ваша головна книга живе в прозорій, повній, завжди актуальній системі, нова фірма може приєднатися за дні, а не витратити перший квартал на реконструкцію того, що сталося. Beancount.io забезпечує бухгалтерський облік у простому текстовому форматі, що дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — жодних чорних скриньок, жодної залежності від постачальника. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерський облік у простому текстовому форматі.