Ви купуєте ноутбук за $4,000 для свого бізнесу у продавця з іншого штату. На сторінці оформлення замовлення податок з продажу становить $0,00. Чудова угода — хіба що ні. Майже в кожному штаті з податком з продажу ви тепер зобов'язані сплатити цей самий податок безпосередньо уряду вашого штату. Він навіть має власну назву: податок на користування. І, на відміну від податку, який продавець стягує за вас, ніхто не нагадає вам сплатити цей податок, доки цього не зробить аудитор.
Це одне з найпоширеніших упущених податкових зобов'язань у малому бізнесі. Не тому, що власники недбалі, а тому, що система працює навпаки порівняно з усім іншим: відповідальність несе покупець, а не продавець. Ось як працює податок на користування, коли він вас стосується і як його сплачувати без зайвого клопоту.
Що таке податок на користування насправді
Податок на користування — це дзеркальне відображення податку з продажу. Податок з продажу застосовується, коли продавець у вашому штаті продає вам товар, що підлягає оподаткуванню. Податок на користування застосовується, коли ви зберігаєте, використовуєте або споживаєте товар, що підлягає оподаткуванню, у вашому штаті, і податок з продажу не був стягнутий під час покупки.
Ці два податки є взаємодоповнювальними за своєю суттю:
- Якщо продавець стягнув з вас податок з продажу, ви не сплачуєте податок на користування за цю покупку.
- Якщо продавець не стягнув нічого — або стягнув замало — ви сплачуєте різницю своєму штату.
Податкова ставка, як правило, та сама, яка застосовувалася б за вашим місцезнаходженням: ставка вашого штату плюс будь-які застосовні надбавки округу та міста, залежно від того, де ви використовуєте товар, а не де ви його придбали. Мета подвійна: це захищає місцевих продавців, які зобов'язані стягувати податок, від недобросовісної конкуренції з боку продавців з інших штатів, які цього не роблять, а також забезпечує надходження доходів до бюджету штату в умовах переходу комерції в онлайн.
Один момент плутанини, який варто прояснити одразу: податок на користування не є другим податком на додачу до податку з продажу. Ви ніколи не платите обидва за одну й ту саму покупку. Це той самий податок, який стягується з іншої особи, оскільки звичайний пункт збору не спрацював.
Коли малий бізнес зобов'язаний його сплачувати: п'ять поширених тригерів
Більшість рахунків з податку на користування можна простежити до однієї з кількох повсякденних ситуацій. Пройдіться по кожній і запитайте себе, чи описує вона щось, що ваш бізнес робив цього року.
1. Онлайн-покупки та покупки за межами штату без стягнення податку
Це найголовніше. Ви замовляєте обладнання, матеріали, меблі або програмне забезпечення у продавця, який не має зобов'язань стягувати податок у вашому штаті, і в рахунку-фактурі немає рядка податку. Зобов'язання з оплати не зникло — воно перейшло до вас.
Закони про маркетплейс-посередників звузили цю категорію, оскільки великі платформи тепер стягують податок у більшості штатів, але вона далеко не зникла. Невеликі продавці, іноземні продавці та продавці, які не досягли порогу збору податку в штаті, щодня здійснюють безподаткові поставки. Кожен такий рахунок-фактура — це потенційне зобов'язання з податку на користування, яке лежить у вашій поштовій скриньці.
2. Товарні запаси, які ви вилучаєте для потреб бізнесу
Купуючи товари для перепродажу за свідоцтвом про перепродаж, ви не сплачуєте податок — і це правильно. Але в момент, коли ви берете товар з полиці та використовуєте його самі, умови змінюються. Офісний комп'ютер, взятий зі складських запасів, зразок, виданий працівнику, демонстраційний зразок, переведений до кімнати відпочинку: кожен з них є оподатковуваним використанням, і ви зобов'язані сплатити податок на користування з вартості товару.
Аудитори перевіряють це регулярно, оскільки підприємства майже ніколи цього не відстежують. Якщо ви коли-небудь вилучаєте товарні запаси для внутрішнього використання, вам потрібен процес, який фіксує це в момент вилучення — відновлення цієї інформації через два роки під час аудиту буде болісним і дорогим.
3. Покупки, за якими продавець стягнув неправильну суму
Податок на користування також покриває нестачу, коли продавець стягує менше, ніж потрібно. Поширені варіанти: продавець з іншого штату стягує ставку свого штату 4% замість вашої комбінованої ставки 8,5%, або продавець вважає оподатковуваний товар звільненим від податку. Ви сплачуєте різницю.
Зберігайте рахунок-фактуру. Штати зазвичай надають вам кредит на податок з продажу, законно сплачений іншому штату за ту саму покупку, тому ви сплачуєте лише різницю — але ви повинні задокументувати вже сплачену суму, щоб скористатися цим кредитом.
4. Оподатковуване майно, яке ви ввозите до штату
Перевезення обладнання, транспортних засобів або іншого бізнес-майна через межі штатів може призвести до того, що ваш новий штат зажадає податок на користування. Класичний випадок — купівля автомобіля або човна в іншому штаті та його реєстрація за місцем проживання, де податок стягується під час реєстрації. Але той самий принцип поширюється на бізнес-активи, переміщені до нового офісу або на будівельний майданчик, залежно від правил штату та того, як довго майно використовувалося в іншому місці.
5. Цифрові товари та програмне забезпечення, залежно від вашого штату
Оподаткування програмного забезпечення, що постачається в електронному вигляді, хмарних підписок та цифрових продуктів значно різниться залежно від штату — оподатковується в одних, звільняється в інших, а в деяких оподатковується лише за умови налаштування під конкретного клієнта. Коли продавець не стягує податок, оскільки вважає свій продукт звільненим від оподаткування всюди, покупці в штатах, де податок стягується, переймають це зобов'язання. Якщо ваш бізнес витрачає значні кошти на програмне забезпечення від продавців, які ніколи не стягують податок, перевірте позицію вашого штату, а не припускайте, що продавець усе зробив правильно.
Як його сплатити: самостійне нарахування на практиці
Ніхто не надсилає вам рахунок на податок на користування. Ви розраховуєте його та сплачуєте самостійно — процес, який штати називають самостійною оцінкою або самостійним нарахуванням. Механіка залежить від того, чи вже подає ваш бізнес декларації з податку з продажу.
Якщо у вас вже є свідоцтво продавця або дозвіл на продаж
Це найпростіший шлях. Майже в кожному штаті декларація з податку з продажу містить рядок для звітування про оподатковувані покупки, з яких не було сплачено податку — часто позначений як "покупки, що підлягають податку на користування". Щоразу за звітний період ви:
- Переглядаєте рахунки-фактури постачальників на предмет оподатковуваних покупок, з яких не було стягнуто податок (або було стягнуто замало).
- Підсумовуєте покупні ціни цих товарів.
- Вносите підсумок у рядок податку на користування у вже поданій вами декларації та сплачуєте обчислений податок разом із нею.
Жодної окремої реєстрації, жодної окремої форми. Декларація, яку ви вже подаєте, і є інструментом; єдина нова звичка — це перевірка рахунків-фактур.
Якщо ви не подаєте декларації з податку з продажу
Сервісні компанії, оптові торговці та інші підприємства без торговельної діяльності все одно зобов'язані сплачувати податок на користування зі своїх покупок. Штати вирішують це кількома способами:
- Окрема декларація зі споживчого податку на користування, що подається щорічно або періодично через податковий портал штату. Деякі штати дозволяють підприємствам реєструватися для отримання акаунта лише для податку на користування саме з цією метою.
- Рядок податку на користування в декларації з податку на прибуток штату, що є звичайним для фізичних осіб, а іноді доступний власникам пасивних підприємств для менших сум.
- Пороги реєстрації, які зумовлюють необхідність. У кількох штатах підприємства, що перевищують певний обсяг покупок, зобов'язані зареєструватися для збору податку на користування, навіть якщо вони взагалі не здійснюють продажів.
Перевірте вказівки департаменту доходів вашого штату щодо конкретної форми та періодичності. Ключовий висновок: "ми не продаємо нічого оподатковуваного" не є звільненням від податку на користування — це просто змінює форму, яку ви подаєте.
Отримання кредиту на вже сплачений податок
Коли ви сплатили певний податок іншій юрисдикції за той самий товар, більшість штатів зараховують його проти податку на користування, що підлягає сплаті, тому ви сплачуєте лише різницю між двома ставками. Якщо ви сплатили 4% штату продавця, а ваша комбінована ставка становить 8,5%, ви перераховуєте 4,5%. Якщо ви сплатили більше, ніж ставка вашого штату, зазвичай ви більше нічого не винні — хоча ви також не отримаєте відшкодування надлишку. Зберігайте кожен рахунок-фактуру із зазначенням сплаченого податку; без нього аудитор припустить, що ви сплатили нуль.
Чому аудитори люблять податок на користування
Запитайте державного аудитора, де легкі гроші, і податок на користування очолить список. Причини структурні, і їх розуміння є найкращою мотивацією для самостійної оцінки до того, як вас про це попросять.
Майже ніхто добровільно його не сплачує. Рівень дотримання вимог щодо податку на користування, що сплачується покупцем, відомо низький, особливо серед підприємств, які не подають декларації з податку з продажу. Аудитор, який відкриває ваші книги, ще до початку знає, що там, найімовірніше, на нього чекає донарахування. Низько висячі плоди зривають першими.
Ваші власні записи доводять справу. Аудиторам не потрібно ловити вас на чомусь. Вони вибірково перевіряють вашу кредиторську заборгованість, приріст основних засобів та рахунки витрат, витягують рахунки-фактури та перевіряють, чи було стягнуто податок. Кожен неоподаткований рахунок-фактура за оподатковуваний товар перетворюється на податок до сплати плюс відсотки плюс штрафи. Робочі документи практично пишуть себе самі.
Основні засоби — це золота жила. Одна-єдина покупка обладнання без податку — виробничого верстата, серверів, транспортних засобів, будівельних матеріалів — може сама по собі призвести до донарахування на п'ять цифр. Аудитори регулярно починають з реєстру основних засобів саме з цієї причини. Якщо ваш бізнес цього року капіталізував будь-яку велику покупку за межами штату, припустіть, що аудитор її знайде.
Неподання декларації розширює охоплення аудитора. У багатьох штатах строк давності не застосовується до періодів, за які не було подано жодної декларації. Бізнес, який ніколи не подавав декларацію з податку на користування, може зіткнутися з набагато довшим періодом для перевірки, ніж стандартні три-чотири роки. Подання декларації та сплата чогось — навіть неідеально — запускає відлік часу.
Штрафи накопичуються зверху. Окрім самого податку, очікуйте відсотків, що нараховуються з первісної дати сплати, плюс штрафи за неподання декларації, несплату або недбалість. Програми добровільного розкриття інформації в більшості штатів скасують або зменшать штрафи, якщо ви заявите про себе до того, як з вами зв'яжуться, — ще одна причина виправити це за вашим графіком, а не за графіком аудитора.
Жодне з цього не вимагає наміру ухилитися від сплати податків. "Я не знав" зменшує штрафи в деяких штатах, але ніколи не скасовує основний податок. Зобов'язання існує незалежно від того, знали ви про нього чи ні.
Проста щомісячна звичка, яка тримає вас у чистоті
Повноцінне програмне забезпечення для податку на користування є надмірністю для більшості малих підприємств. Що вам потрібно, так це легкий щомісячний процес, вбудований у бухгалтерію, яку ви вже ведете:
- Позначайте рахунки-фактури без податку під час введення. Коли записуєте рахунок постачальника, зазначайте, чи було стягнуто податок з продажу. Простий тег або спеціальне поле — "податок сплачено" проти "податок не стягувався" — перетворює пошук наприкінці року на відфільтрований звіт.
- Переглядайте список без податку щомісяця. Для кожної позначеної покупки запитайте: чи був цей товар оподатковуваним у моєму штаті? Якщо так, нарахуйте податок на користування у своїх книгах того місяця, щоб зобов'язання було видимим, а не несподіванкою.
- Відстежуйте вилучення з товарних запасів. Записуйте кожен товар, вилучений із запасів для перепродажу для потреб бізнесу, із зазначенням його вартості. Один рядок на товар, записаний у момент вилучення.
- Зберігайте рахунки-фактури на все. Цифрові копії цілком прийнятні. Вони потрібні вам і для розрахунку суми, яку ви винні, і для підтвердження кредитів на податок, сплачений в інших місцях.
- Звіряйте перед кожною подачею декларації. Нарахований залишок податку на користування у ваших книгах має збігатися з тим, що ви зазначаєте у декларації. Якщо не збігається, з'ясуйте чому, перш ніж подавати.
Правильне ведення бухгалтерії — це, власне, і є вся гра. Дотримання вимог щодо податку на користування провалюється в підприємствах, чиї записи про покупки не можуть відповісти на просте запитання — "у яких рахунках-фактурах не було податку?" — і досягає успіху в підприємствах, чиї книги відповідають на нього одним звітом. Відстеження покупок із позначками про сплату податку займає кілька секунд на рахунок-фактуру і перетворює аудиторський кошмар на рутинну подачу декларації. Якщо ви хочете побачити, як ваші дані про покупки відображаються у звітах, дашборд Fava дає вам візуальне уявлення про кожен рахунок, а документація проведе вас через налаштування спеціального відстеження саме для такого роду робочих процесів.
Тримайте записи про покупки готовими до аудиту
Податок на користування здається несправедливим, коли ви вперше про нього чуєте — податок, про який вам ніхто не казав, на покупки, про які продавець промовчав. Але щойно ви побачите його таким, яким він є — тим самим податком з продажу, який проходить через вас, а не через касу — дотримання вимог стає бухгалтерською звичкою, а не грою в азарт. Позначайте рахунки-фактури без податку, нараховуйте щомісяця та сплачуйте те, що винні.
Підтримання чітких записів про покупки — це те, що робить усе це безболісним, а не болісним. Beancount.io надає бухгалтерію у форматі звичайного тексту, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними — без чорних скриньок, без прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію у форматі звичайного тексту.
