Вы звірєєте свой банківський рахунок і замічаєте щось дивне: чек від постачальника, написаний сім місяців тому, вчера раптом був сплачен. Или наоборот — підрядник телефонує і говорє, ще чек, відправлений весною, так і не дойшов, і просить відправити ще один. В любом случае, одне и те ж питання попадає на ваш стол: скільки реально дійсний чек, і хто рішає, ще буде, коли він стає застарілим?
Ответ важніше, чем большин бізнес-владельців очікують. Старий чек, що проходить без попередження, може перевищити ваш рахунок. Старий чек, про який ви забули, може перетворитись в комплаєнс-зобов'язанность перед державою. Ось как працюють правила і план дій для каждого застарілого чека в вашіх книгах.
Правило Шесті Місяців: Ваш Банк Може Сплатити — або Відказати — Застарілий Чек
Контрольне правило — Розділ 4-404 Единого Торгового Кодексу (UCC), закон, принятий каждым штатом в якой-то формі для банківських депозитів і зборів. Оно говорить, по суті:
Банк не має зобов'язанности перед кліентом, що має чековий рахунок, платити чек, інший чим сертифікований, пред'явлений через более шести месяцев после его даты — але він може списати кошти с рахунку кліента за платіж, зроблений потому час добросовісно.
Читайте це внимательно, потому що оба части кусають:
- Ваш банк має право відказати в оплаті. Після шести месяцев от дати на чеку, банк не має ніякого обов'язання перед вами платити его. Если чек віком дев'ять месяцев приходит, банк може вернути его неоплаченним, і ви не можете жаловаться, що він повинен був платити.
- Ваш банк також має право сплатити его. Если банк сплатив застарілий чек в добросовісній вірі, він може списати кошти с вашого рахунку, і ви заборговані эти кошти. "Застарілий" не означає "недійсний". Основна зобов'язанность, що чек представляє, не згасає, просто потому що прошло шесть месяцев.
На практике, большин чеків проходить через автоматизовану обработку, що читає MICR-лінію — яка не включає дату, написано на чеку, — так що застарілі чеки рутинно проходять. Это і есть точно причина, чому неочікуване дебетування месяцами пізніше — норма, а не банківська ошибка. Планіруйте свою грошову позицію так, як бы любой незатребований чек мог пройти в любый день, независимо от его віку.
Одно исключение встроено в правило: сертифіковані чеки виділяються. Коли банк сертифікує чек, він приймає на себе первичную відповідальність, так что правило шести месяцев не застосується так же. Кассирські чеки і грошові перекази живуть по іншим, но связанним правилам (більше про них ниже).
"Недійсний Через 90 Днів" Не Зобов'язує Ваш Банк
Многие бізнес-чеки мають напечатану легенду: "Недійсний через 90 днів", "Не дійсний через 180 днів" или подобно. Владельці часто думають, що це дає им автоматичную зупинку платежу через указаний срок. Это не так.
Суди отнеслись до цієї легенды как до просьбу от вас до отримувача — будьте добры, депонуйте это быстро — а не как до інструкцію для банка. Апелляційний суд Ілінойса постановив, що нотація "Недійсний через 90 днів" не є наказом про зупинку платежу і не є разумним способом доручити банку зупинити платіж. Після того, як указаний срок проходить, чек є в самому большому "застарілим" в розговорном смислі; банк зберігає право сплатити его добросовісно і списати кошти с вашого рахунку.
Ваш власный депозитний договор майже точно говорить те ж саме. Стандартні раскрыття рахунку предусматривають, що банк може, без запиту і відповідальности, платити чек, що має особі письменні інструкції (легенди "недійсний через", ліміти суми, вимоги двух подписей), застарілі чеки и постдатовані чеки. Банки відмовляються від цьих легенд, тому що высокошкірістна автоматизована обработка не може реалістично контролировать почерк і мелкий шрифт на мільйонах позицій.
Практичний висновок: печатайте легенду все ж, но ніколи не полагайтесь на неё. "Недійсний через 90 днів" дійсно подштовхує большин отримувачів депонувати швидше, що зменшує вашу популяцію незатребованих чеків. Тільки розумійте, що это поведенческий нюанс, а не юридичний контроль. Если вам нужен контроль, вам нужен наказ про зупинку платежу.
Особі Випадки: Кассирські Чеки, Казначейські Чеки і Грошові Перекази
Не каждый платіжний инструмент слід правилу шести месяцев.
Кассирські чеки і сертифіковані чеки. Оскільки банк сам є облігатором, эти чеки не старяться за Розділом 4-404. Если один утерян, UCC предусматривает конкретный средство: особа, що має право на его оборот, може подать письменну декларацию о втрате в банк, і претензия стає обов'язковою через 90 днів после даты чека — вікно, що дає можливсть оригіналу проявитись перед видачею замінника.
Казначейські чеки США. Федеральний закон строгіше и простіше: Казначейські чеки должны быть обналичены в течение 12 месяцев от даты выпуска. Казначейство автоматично анулює неоплаченні чеки після одного года і возвращає кошти в агентство-емитент. Если ви отримали федеральный податковой відшкодування або чек на соціальні выплаты, не затягуйте с єго обналичкою. Замінник в цілому можна запросити, але претензии полностью відмовляються, если не подать их в течение шести лет от даты выпуска.
Грошові перекази і дорожні чеки. Эти інструменти більше регулюються штатними графиками незатребованої власности, чем правилами пред'явленія, і іх периоды спячки довго — обычно несколько лет. Не думайте, що старій грошовий переказ мёртв; емитент звичайно все ще заборгує эти кошти.
Ваш План Дій для Незатребованих Чеків: Перевірка, Контакт, Зупинка Платежу, Повторне Оформлення
Дисциплинированная щомісячна рутина предотвращає майже всю боль від застарілих чеків. Ось последовательность, що працює:
1. Старіте ваші незатребовані чеки каждый місяць
Ваша банківська звірка повинна продукувати список незатребованих чеків з датой випуска каждого пункта. Сортуйте его на групи — до 30 днів, 30–90 днів, 90–180 днів, через 180 днів — і относьтесь до більш старіх груп як до пунктів дій, а не как до банальности. Чеки, що лежать після 90 днів, заслуговують телефонного дзвінка; чеки після 180 днів заслуговують рішення.
2. Співпрацюйте с отримувачем перед всем іншим
Большин застарілих чеків мають нудні пояснення: чек лежить в шухляді, бухгалтер змінився, постачальник застосував его до неправильного рахунку. Короткий дзвінок або електронний лист вирішає більшу частину. Документуйте співпрацю с датами — эта запись становится вашим доказом обачної старанности позніше, если пункт дрейфує к переданию державі.
3. Зупиніть платіж і повторно оформіть, коли оригінал утерян
Если отримувач підтверждає, що чек не дойшов або був знищен, оформляйте формальний наказ про зупинку платежу і видайте замінник. Знайте механіку за Розділом 4-403 UCC:
- Зупиночний наказ ефективен на шесть месяцев и может быть відновлен письменно на дополнительные шесть месяцев.
- Усний наказ згасає через 14 календарних днів, если ви не підтвердите его письменно — так що слід за телефонним дзвінком того ж дня оформить письменну форму банка або онлайн-подтвердження.
- Банки беруть комиссию за наказ, звичайно в диапазоні $15–$35, і відновлення знову коштують. Враховуйте це, коли рішаєте, вартий чи малозначний чек повторно оформляти, або кредітуйте рахунок отримувача іншим способом.
- Тягар доказу втрати от платежу, зробленого через дійсний зупиночний наказ, лежить на вас, на клієнті — ще одна причина підтверджувати накази письменно і зберігати подтвердження.
Ніколи не повторно оформляйте без зупинки оригінала. Подвойний платіж по одній і тій же зобов'язанности — загальна і повністю предотвратима втрата, і "Я думав, що старий вже занадто застарілий, щоб пройти" — это точно та непорозуміння, що Розділ 4-404 наказує.
4. Оформляйте повторне оформлення правильно
Коли ви зупиняєте платіж і повторно оформляєте, анулюйте оригінал в вашых книгах (кредитуйте гроши, дебетуйте клиринговый рахунок незатребованих чеків або рахунок постачальників, а не залишайте старій пункт плавать), а потім запишите замінник как нову видачу. Для втраченого чека, що ви погодились повторно оформити після долгої затягувки, розгляньте відправку замінника відследжуємим способом або переведіть отримувача на ACH — каждое паперовое повторне оформлення запускає ті ж самі часы старіння знову.
Коли Незатребованні Чеки Становяться Грошами Держави
Ось частина, яка найбільше всіх владельців удивляє: ви не можете просто записати старий незатребований чек назад в доход и пойти далі. Незатребованні чеки — это незатребована власність, і каждый штат має режим передання державі, що в кінці кінців передає кошти державі для зберігання від імені отримувача.
Ключеві пункти для малого бізнесу, що тримає незатребованні зарплатні або поставочні чеки:
- Періоди спячки залежать від типу власности і адреса отримувача. Зарплатні чеки часто стають спячками через один год в многих штатах, тоді как большин іншої власности — включяя поставочні чеки — звичайно через три года, з некоторыми штатами довше. Оскільки застосовний період слід за останним відомим адресом владельца, мультиштатний список отримувачів означає мультиперіодну облігацію відслежування.
- Облачна старанність сперва. Перед звітом, владельці повинні спробувати найти владельца — звичайно першоклассное письмо на останній відомый адрес в встановленному вікні перед тим, як власність може бути признана заборгованною. Зберігайте копії; штати аудиторять этот крок.
- Потім ви звітуєте и сплачуєте. Незатребованні суми звітуються в штатний повернений звіт про незатребовану власність, і кошти передаються штату. Облігація никогда не конвертується в ваш доход.
- Штрафи реальні. Пізна звітність заробляє відсотки і штрафи, і штати все частіше аудиторять малі і середні бізнеси конкретно за комплаєнс із незатребованою власністю, з періодами ретроспективы, що растягуються на десятилетия і более в некоторых юрисдикціях.
Включіть это в ваш кінцевий річний звіт: незатребований чек, що приближається до свого дня народження спячки, повинен бути відмічен так же, как контракт, що закінчується. Журнальна запись, коли передание державі наступає, — это реклас — від незатребованих чеків до зобов'язанности по незатребованій власности — а не прибуток.
Тримайте Ваші Незатребованні Чеки Под Контролем З Самого Початку
Застарілі чеки — це бухгалтерська проблема сперва, а не юридична. Несколько привычок тримають популяцію маленькою, а список старіння честним:
- Звірєйте банківські рахунки щомісячно без исключений. Список незатребованих чеків — побочный продукт реальної звірки, а не звіт, що ви проглядуєте квартально.
- Відслежуйте чеки в специальному клиринговом рахунку або детальній підкнизі, так що анульованні, зупиненні і повторно оформленні пункти залишають аудитний слід, а не зникають в рядок розных затрат.
- Віддавайте перевагу електронным платежам для постійних отримувачів. ACH і банківські платіжні перекази не можуть стати застарілими, не можуть втратитися в пошті і звіряються самі.
- Календаруйте спячку. Коли чек переходить 90 днів, співпрацюйте с отримувачем. Коли він переходить рік, починайте файл облачної старанности. Коли годинник штата витікає, звітуйте і сплачуйте.
Чек — это обіщаніе, що задерживається. Банк может сплатити его месяцами пізніше, легенда, що ви напечатали, не зупинить его, і держава в кінці кінців заявить на него, если ніхто его не обналичить. Владельці, що старіють свої незатребовані чеки щомісячно, зупиняють платіж перед повторным оформленням і передають державі то, що не можуть доставити, тримають всі три ці риски там, де им місце — на чек-листу, а не в кризісі.
Спростіть Ваше Фінансовое Управління
Залишатися на вершині незатребованих чеків, звірок і дедлайнів передания державі набагато легше, коли каждя транзакція живе в чистих, прозрачных записях. Beancount.io предоставляє бухоблік на простому тексті, що дає вам повну видимість і контроль над вашими фінансовими даними — без чорних ящиків, без вендорного замикання. Почніть безкоштовно і побачте, чому разработчики і фінансові професіонали переходять на бухоблік на простому тексті.
