Ви найняли свого першого співробітника. Лист про прийняття пропозиції підписано, форма W-4 лежить на вашому столі, і тоді настає реальність: скільки федерального податку ви реально повинні утfмувати з першої зарплати, коли надсилати його до IRS, та які форми підтвердять, що ви зробили все правильно? Якщо помилитися у будь-якому з цих кроків, штрафи зростають швидко — від 2% до 15% лише за простення депозитів.
Публікація 15, також відома як Circular E, є єдиним керівництвом IRS для роботодавців саме з цього питання. Це нелегке читання — понад 70 сторінок, але кожна відповідь про утфмання федерального податву на дохід, соціального страхування та Medicare, графіків депозитів та квартальних і річних звітів міститься там. Ось практичний переклад.
Що таке Circular E насправді (і кому це потрібно)
Публікація 15 (Circular E), "Податковий посібник роботодавця", є щорічно оновлюваним правильним збірником IRS для будь-якого бізнесу або домашнього роботодавця, який виплачує заробітну плату, що підлягає федеральному утфманню. Якщо у вас є співробітники — повний день, частковий, сезонний або навіть один бармен на пів ставки — ви є роботодавцем для цієї мети.
Він охоплює:
- Хто є співробітником з федеральної точки зору та чому важливо, що контрактер по 1099 не охоплюється тут
- Що вважається заробітною платою (зарплата, премії, чайові, оподатковувані додаткові пільги, певні компенсації)
- Як правильно утфмувати федеральний податок з доходу, соціальне страхування та Medicare
- Коли і як вносити ці податки на депозит
- Які звіти подавати — Форму 941 щоквартално, Форму 940 щороку для FUTA, та форми W-2 і W-3 в кінці року
Дві супутні публікації розширюють його: Публікація 15-А охоплює додаткову заробітну плату та складніші ситуації з утфманням, а Публікація 15-Б розглядає податковий облік пільг, таких як медичне страхування та групове страхування життя. Для 90% малих підприємств самої Публікації 15 достатньо в повсякденному житті.
Якщо ви користуєтеся послугами розрахункового центру, все одно необхідно розуміти Circular E. Провайдер виконує ваші інструкції, але ви юридично відповідаєте за вчасні внески і правильні звіти.
Три податки, які ви утфуєте або платите з кожної заробітної плати
Кожна звичайна зарплата включає три федеральні компоненти. Circular E встановлює для 2026 року ставки, бази та спосїб їх застосування.
1. Федеральний податок на доход з доходів
Єдиної ставки не існує. Ви утфмуєте на основі форми W-4 працівника, частот виплат та податкових таблиць IRS або таблиць за відсотковим методом у Публікації 15.
Ключові моменти для 2026 року:
- IRS щорічно оновлює податкові таблиці та таблиці відсоткового методу з урахуванням інфляції. Для 2026 року стандартний вспект для один особи становить 15,000 доларів США, а спільний для подружжя — 30,000 доларів США, тож таблиці трохи змінюються порівняно з 2025 роком. Використання минулорічних таблиць призведе до недоутфмання.
- Форма W-4 (редізайн 2020 року) більше не використовує ставки. Працівники тепер зазначають родинний стан, кількість дітей, інший дохід та додаткову неутфмання безпосередньо. Якщо ви все ще маєте старі W-4, ви виконуєте їх до того, як працівник надасть нову.
- Дозволені два методи: метод таблиць заробітної певної плати (швидкий пошук для оплати в межах діапазону) та відсотковий метод (формульний, краще для програмних забезпечень). За правильно застосування обидва дають однаковий результат.
Порада: сумніваєтеся — додайте суму додаткового утфмання з пункту 4(c) форми W-4 після визначення основної суми. Саме це додаткове утфмання найчастіше забувають додавати малі роботодавці.
2. Соціальне страхування (OASDI) — 6,2% кожного разу
Для 2026 року ви утфуєте 6,2% від заробітної пати для соціального страхування до річної бази оплакування — $176,100 (база індексується щорічно в січні — переконайтеся, що ваша програма оплати праці вникновіє поточного рік). Ви, як роботодавець, доплачуєте ще 6,2%. Коли співробітник перетне базу в сумарній заробітній оплаті за рік, ви припиняєте утфування соціального страхування — але продовжуєте утримувати Medicare.
Вибір у W-4 на це не впливає. Це фіксований відсоток до досягнення межі.
3. Medicare — 1,45% плюс додаткові 0,9%
Ви утфуєте 1,45% усієї заробітної плати на Medicare без обмеженості та відраховуєте таку ж частку. Для заробітної плати понад $200,000 у календарному році (незалежно від статусу подачі для цілей утфмання; працвник визначає подружній чи одинарний статус у своїй декларації) ви також утфуєте додатковий податок на Medicare у розмірі 0,9% — лише з працівника, роботодавець не сплачує цей високоток.
Це поріг у $200,000 застосовується до кожного працівника, за період і, без урахування заробітної плати подружжя. Ви починаєте утфувати додаткові 0,9% в період виплат, коли працівник вперше перевищує $200,000, і продовжуєте застосовувати його до кінця року.
Швидка математика для заробітної плати у розмірі $60,000, виплачуваної дві рази в місяць:
- Соціальне страхування: $2,307.69 × 6.2% = $143.08 утримується та $143.08 від роботодавця
- Medicare: $2,307.69 × 1.45% = $33.46 з кожної сторони
- Федеральний податок на дохід: залежить від W-4 — для одиначної особи без додаткових додатків з використанням таблиці 2026 року, приблизно $180–$210 залежно від страхових відрахувань до оподаткування
Висновок: соціальне страхування та Medicare обчислюються механічно. Федеральний податок на дохід — сфера, де правильне заповнення W-4 найважливіше.
Як справді правильно розрахувати утфмання без ногадь
Публікація 15 описує два схвалені IRS шляхи. Оберіть один і дотримуйтеся його.
Варіант A: Таблиці оподаткування зарплати
Підходять для ручного розрахунку з однією частотою виплат. Знайдіть таблицю для вашого виплатного періоду (щотижневий, двотижневий, півтмсячний, помісячний), визначте скориговану заробітну плату працнника, відвівши виплати до оподаткування (наприклад, 401(k) та секцію 125), а потім зіставийте з родинним статусом. Таблиця дає суму утфмання.
Обмеження: таблиці діють лише до певного рівня доходу. Вище цього рівня потрібно використовувати процентний метод.
Варіант B: Метод відсотків
Краще для таблиць або програмного забезпечення. Потрібно:
- Почати з валової заробітної плати за період
- Відняти відрахунки до оподаткування (401(k), HSA, медичні страховки)
- Відняти витрати на життя за один період виплат та зменші податкові ставки, перетворені на періодичну основу (аркуш в Публікації 15 це робить)
- Застосувати прогресивні ставки (10%, 12%, 22% тощо) до залишку
- Додати будь-яке додаткове утфмання з позиції W-4
Більшість програмних забезпечень для payroll використовує процентний метод під капотом. Якщо ви створюєте власну таблицю, відтворюйте аркуш з Публікації 15 точно — не використовуйте наближення з річними ставками поділеними на 26.
Не забудьте про вивідрахування до оподаткування
Не кожен долар підлягає утфманню. Порядок важливий:
- Зменшуйте федеральний оподатковуваний дохід на традиційні пенсійні виплати 401(k), HSA через кафетерійний план та на медичні страховки (S - секції 125)
- Не зменшуйте бази соціального страхування та Medicare на 401(k) (все одно сплачуються FICA)
- Зменшуйте всі три бази на секцію 125 (медичні та споживчі пільги), якщо правильно оформлено
Ця єдина різниця — 401(k) не обкладається податковоим на прибуток, але підлягає FICA — часто спантеличує новачків у таблицях.
Графіки депозитів: Частина, яка призве до штрафів
Утфмання недостатньо. Ви повинні внести, окрім того, що ви утфували, також частку роботодавця за графіком, призначеним вам IRS.
Щомісячний та півтижневий — визначає період заднім числом
Ваш графік депозитів не є вибором. Він залежить від загальної суми податків на доходи за задній період: чотири квартали, що закінчуються 30 червня попереднього року. Для 2026 року ретроспективний період — з 1 липня 2024 року по 30 червня 2025 року.
- Якщо в цьому задньому періоді ви звітували про 50 000 або менше, ви є щомісячним депозитом: термін внесення депозитів — до 15-го числа місяця, наступного замісяцем виплати зарплати.
- Якщо ви звітували більше ніж $50,000, ви є півтижним депозитором: якщо платіжка з середу по п’ятницю → внести до наступної середи; якщо з суботи по вівторок → внес до наступної п’ятниці.
Нові роботодавці без історії у перший рік є щомісячними депозитами.
Правило ***Згорність: *** 1,4 %
Якщо у будь-який день ви накопичили $100,000 або більше зобов’язань, депозит потрібно ввалити до наступного робочого дня, і ви автоматично переходите на півтижневий режим до кінця того календарного та наступного.
Квартальний вихід у розмірі $2,500
Якщо ваше загальне квартальне зобов’язання (за формою 941, рядок 12) менше ніж $2,500, ви можете сплатити податок разом із поверненням замість окремих депозитів — але лише якщо ви щомісячний платник. Півтижні все одно мають внести навіть невеликі суми.
Як вкладати депозит
Всі депозити через EFTPS (Електронна система федеральних податкових виплат). Переказ з вашого банківського рахунку на рахунок IRS через EFTPS є обов’язковим; надсилання чека разом із поверненням прийнято не більш для більшості. Плануйте платіж принаймні за один робочий день до дати строку; дата розрахунку рахунку.
Штрафи за несплачену депозит:
- 2% — 1–5 днів пропуску
- 5% — 6–15 днів пропуску
- 10% — більше 15 днів
- 15% — якщо податок не сплачено протягом понад 10 днів після першого повідомлення від IRS
Проценти також нараховуються з дати сплати. Саме тому Circular E витрачає сторінки на планування часу внесення.
Форма 941 та W-2: Як ви звітуєте про ваші дії
Форма 941 — щокварталу, кожного кварталу, коли ви платите зарплату
Форма 941 (Щоквартальний федеральний податковий звіт роботодавця) вивіряє, що ви утримали та сплатили.
- Термін 30 квітня, 31 липня, 31 жовтня, 31 січня за календарні квартали. Якщо депозити були внесені вчасні та у повному обсязі, ви отримуєте додаткові 10 днів.
- Звітуйте: загальну заробітну плату, утриманий федеральний податок, заробітні рахунки соціальних допомог і медичний внески, у випадках медстрах доплати, і також коригування на чайові та хворі кошти.
- Також заповнюйте Додаток B або використовуйте щомісячні дані в Формі 941, якщо ви є щомісячним депозитором.
Навіть якщо у кварталі не було заробітної плати, але ви залишаєтесь роботодавцем, ви подаєте нульову деклацію, доки не подасте останню декларацію та не відмітите відмітку "остання".
Форма 940 — Щорічна FUTA
Окрема від головної сфери Circular E, але згадана: федеральний податок на безробіття (FUTA) становить 6% від перших 7,000 доларів заробленої плати кожного працівника, з кредитом до 5,4% для своєчасних виплат страхуваня безробіття. Більшість роботодавців платять фактично 0,6%. Форма 940 подається щороку до 31 січня.
Форми W-2 та W-3 — Річне закінчення
- Надайте W-2 співробітникам до 31 січня (для заробітних 2026 року — до 1 лютого 2027 року, оскільки 31 січня — неділя; але плануйте на 31 січня).
- Подайте копію W-2 Copy A до адміністрації соцстрабезпеки та надішліть Форму W-3 також до 31 січня.
- Електронна подача є обов’язковою, якщо ви подаєте 10 або більше інформаційних звітів (W-2 та 1099 разом).
Порада для швидкої перевірки: Поле 1 у W-2 — федеральна оподатковувана заробітна плата (після виплат до витрат), Поле 3 — соціальний заробіток (зазвичай вище, оскільки 401(k) не віднято), Поле 5 — заробітна плата для Medicare. Звірка цих трьох полів — найшвидший спосіб виявити помилку в налаштуванні утфмання.
П’ять помилок, про які попередждає Публікація 15 (не називаючи їх так)
1. Розглядати працівника як контрактора, щоб уникнути утфування
Circular E застосовується до працівників. Якщо особа має бути працівником за згідно з контрольним тестом загального права, ярлик контрактора не знімає податкового зобов’язання — це просто переносить це, плюс штрафи, на вас пізніше. Коли відносини виглядають як трудові (ви встановлюєте години, забезпечуєте інструменти, контролюєте, як виконується робота) — утфуйте.
2. Забуття про оподатковувані фрінги
Оплачуване роботодавцем групове страхування життя понад 50,000 доларів, особисте використання службового автомобіля та певні бонуси та винагороди — це заробітна плата, яка підлягає утфманню. У Публікації 15-B наведено правила оцінки. Внось їх до обліку як заробітну плату в період надання, а не в кінці року як сюрприз.
3. Неправильне ведення чайових
Якщо ви ведете ресторан або салон, працівники повинні звітувати про чайові до 10-го числа наступного місяця. Ви повинні утримувати податок на дохід та внески на соціальне страхування з чайових та вносити їх в Формі 941. Ви не виплачуєте частку працівника з власної кишені — ви збираєте її з їх регулярної зарплати; якщо зарплати не вистачає, заборгованість переноситься.
4. Не враховувати додаткових робочих місць або додаткового утфмання
Працівник із двома роботами може бути недоприбутковим, якщо обидва роботодавці використовують стандартні таблиці. Прапорець W-4 (або аркуш для кількох робочих місць) та додаткове утфмання в пункті 4(c) існують саме для цього. Порате працівників, які недотирають, оновіть свою W-4, щоб уникнути залишкової заборгованості.
5. Внесення депозиту пізно через використання дати чистої виплати замість дати виникнення зобов’язань
Днітермін внесування починається з дати виплати заробітної плати — з дати, коли заробітна плата доступна працівнику, а не з кінця періоду або моменту розрахунку. Розрахунок у понеділок для заробітних дат п’ятниця створює зобов’язання в п’ятницю.
Що змінилося для 2026 року, що вам варто оновити
Circular E повторно виходить кождного грудня. Для 2026 року перевірте наступне перед першой січні забезпеченою зарплати:
- Податкові таблиці — оновлено з новими стандартами та інфляційним коригуванням. Негайно замініть таблиці минулого року.
- База соціального страхування — 176,100 доларів для 2026 року. Скорігуйте межу.
- Ставки FICA не змінюються — 6,2% соцстрах, 1,45% Medicare, 0,9% додатковий Medicare на понад 200,000.
- База FUTA — залишається 7,000 доларів на федеральному рівні, але перевірте бази державного страхування від безробіття, які часто вищі (у багато штатів — 12,000–20,000).
- Форма W-4 — не перероблено у 2026, але нагадайте працівникам, що життєві зміни (шлюб, дитина, друга робота) мають стати підставою для нової W-4.
- Поріг електронної подачі — 10 або більше інформаційних декларацій все ще зобов’язують електронне подання W-2 і 1099.
IRS також продовжує зменшувати папір: якщо ви подаєте форму 941 чи 940 папером, очікуйте повільнішої обробки. Електронне подання через схвалене IRS програмне забезпечення або провайдера залишається найшвидшим.
Простий чекліст для малого бізнесу з 2–10 співробітниками
До першої зарплати:
- Отримайте EIN, зареєструйтеся в EFTPS та перевірте державні рахунки податку на фонд оплати
- Зберіть підписані W-4 та державні форми; перевірте SSN з паспорта, щоб уникнути розбіжностей у W-2
- Виберіть частоту виплат та дотримуйтесь її — зміна частоти середині кварталу ускладнює
Кожна зарплата:
- Розрахуйте чисту суму, віднятт pre-tax benefits у правильному порядку, застосуйте таблиці Публікації 15, та фіксуйте частку роботодавця окремо
- Внесіть депозит за графіком; зберігайте номер підтвердження EFTPS з платежним записом
- Ведіть реєстр зарплат: суми заробітної пати, утфмання та податків — це ваш аудиторський слід
Кожен квартал:
- Звіряйте реєстр зарплат із банківськими знимнянями EFTPS; виправте невідповідності перед поданням 941
- Подайте Форму 941 навіть за нульовий квартал
- Оплатіть державні податки з зарплати та безробіттю на їх графіках (не частина Circular E, але настільки ж термінові)
Кожен січень:
- Звірте всі 941 за чотири кварталі з підсумковим W-3, перш ніж випустити W-2 — якщо вони не збігаються, знайдіть помилку, доки співробітники не подали свої
- Видайте W-2 до 31 січня, подайте W-2/W-3 в SSA, і подайте Форму 940 для FUTA
- Видайте 1099-NEC до 31 січня для підрядників, яким сплачено від 600 доларів (відмінний від W-2, але часто з тим самим строком)
Як бухгалтерський облік робить Circular E — простим чи болісним
Помилки з податками з зарплати рідко починаються з податкових таблиць. Вони починаються в обліку: єдиний рахунок для всього, податкові зобов'язання об'єднані у «витрати», а кв до кінця кварталу витрачає на відновлення утримання.
Надайте кожному податку з заробітної плати окремий рахунок у бухгалтерії: утфуваний федеральний податок, соціальні внески (вилучені працн та роботодавця окремо), Medicare, FUTA. Коли ви проводите зарплату, кредитуйте ці рахунки та дебетуйте витрати на заробітну плату та витрати на податки. Коли вносите кошти через EFTPS, дебетуйте рахунок. Будь-який залишок має рівнюватися точно тому, що ви заборгували, але ще не внесли.
Звіряйте щомісяця. Якщо ваш провайдер зарплати списаєте один об'єднаний, розділіть його в обліку звітності провайдера. І зберігайте зарплатні запси принаймні чотири роки після виплати податку або тримання, якщо пізніше — це вимога Circular E, не рекомендація.
Добрі книги також розкривають рішення. Вбачаючи внеску соцстраху та Medicare окремою місячною витратою (приблизно 7,65% від заробітної плати до внеска) прояснює справжню вартість підвищення або нового співробітника до того, як ви зробите пропозицію.
Спрощіть ваше фінансове управління
Зрозуміле утфмання, внесня та формування 941 і W-2 — це справді дисципліна бухгалтерського обліку: відстежуйте кожне податкове зобов'язання з заробітної плати у відповідному рахунку, вносьте вклад на рахунок, звіряйте до звіту. Beancount.io забезпечує прості текстові бухгалтерські записи, прозорі, з контролем версії та готові до AI — так, щоб ваші зобов’язання, депозити та квартальні звіти залишались аудиторними та бути саме там, де ви очікуєте. Почніть безкоштовно і приведіть та саму сувору ретельність до своєї бухгалтерії, яку Circular E приносить до зарплати.