Службовий рахунок по догляду за утриманцями вперше за 40 років отримав підвищення: що новий ліміт у $7,500 означає для вашого бізнесу

У 1986 році галон бензину коштував близько 89 центів, і Конгрес встановив ліміт службового рахунку по догляду за утриманцями на рівні $5,000. Ціна на бензин змінилася. Ліміт службового рахунку — ні: протягом чотирьох десятиліть поспіль, поки середня річна вартість догляду за дітьми зростала до$13,184 у 2025 році, неоподатковуваний максимум ваших працівників залишався замороженим на рівні приблизно третини цієї суми.

Це нарешті змінилося. Для планових років, що починаються після 31 грудня 2025 року, річний ліміт неоподатковуваної допомоги по догляду за утриманцями зріс з $5,000 до$7,500 на працівника ($3,750 для особи, яка подає окрему декларацію в шлюбі). Це перше постійне підвищення з 1986 року, воно з'явилося завдяки федеральному податковому закону 2025 року, і — це та частина, яку більшість малих роботодавців пропускає — воно не застосовується до вашого плану автоматично. Закон підвищив стелю. Ваш плановий документ, платіжна система та матеріали для відкритої реєстрації все ще визначають, що ваші працівники фактично можуть обрати.

Якщо в будь-якому з них все ще зазначено $5,000, цей рік — час їх виправити.

Що саме змінилося​

Відповідно до розділу 129 податкового кодексу, працівник може виключити пільги по догляду за утриманцями з оподатковуваного доходу до річного ліміту. Нові цифри, підтверджені у виданні Публікації IRS 15-B за 2026 рік:

• **$7,500** на рік для осіб, які подають декларацію окремо, та подружніх пар, які подають спільну декларацію (збільшено з$5,000)
• **$3,750** для одружених працівників, які подають окрему декларацію (збільшено з$2,500)
• Діє для планових років, що починаються після 31 грудня 2025 року — отже, плани з календарним роком працюють за ним з 1 січня 2026 року, а плани з некалендарним роком застосовують його на початку свого 2026 планового року
• Не індексується на інфляцію. Це фіксована зміна у федеральному законі, а не початок щорічного циклу коригування

Сама пільга не змінилася за структурою: це все ще рахунок зі зменшенням зарплати у вашому кафетерій-плані за розділом 125, який використовується для оплати догляду, що дозволяє працівнику (та його дружині/чоловікові) працювати — дитячий садок, дошкільний заклад, догляд до та після школи, літні табори денного перебування та догляд за дружиною/чоловіком або утриманцем, який не може сам про себе подбати. Діти повинні бути молодші 13 років на момент надання догляду.

Ще одна важлива законодавча деталь: виключення ніколи не може перевищувати зароблений дохід працівника або його дружини/чоловіка, залежно від того, що менше. Дружина/чоловік, який не працює і не є студентом, зазвичай обнуляє цю пільгу. Ви не контролюєте це на стороні розрахунку зарплати, але це пояснює, чому деякі працівники відмовляться від участі, незалежно від того, наскільки вигідним є розрахунок.

Скільки насправді коштує це підвищення​

Додаткові $2,500 неоподатковуваних грошей — це реальні гроші, і економія розподіляється на обидві сторони платіжної відомості:

• Сторона працівника: додаткові $2,500 уникають федерального податку на доходи та внеску FICA (7.65$550 податку на доходи плюс близько $191 на FICA — **близько$741 економії на рік**, до врахування податку на доходи штату.
• Сторона роботодавця: ви також не платите внесок роботодавця у розмірі 7.65% на виключені суми — це ще ~$191 на кожного працівника-учасника, щороку, без жодних витрат для вас.

Враховуючи середній річний рахунок за догляд за дітьми у розмірі $13,184, сума$7,500 покриває значно більше половини цих витрат до оподаткування. При старому ліміті $5,000 покриття становило близько третини. Саме тому радники з пільг кажуть роботодавцям розглядати це як головну тему для утримання працівників під час осінньої відкритої реєстрації, а не як другорядну примітку.

Підступ: підвищення не застосовується, доки ви не внесете зміни​

Ось пастка. Конгрес змінив законодавчий максимум. Ваш кафетерій-план — або угода про приєднання вашого провайдера TPA — все ще містить жорстко закодовану межу вибору, і для більшості планів, розроблених до 2026 року, ця межа становить $5,000. Доки документ не буде змінений, ваша платіжна система правильно відхилятиме вибори, що перевищують стару суму.

Ваш контрольний список перед відкритою реєстрацією:

1. Внесіть зміни до планового документа або угоди про приєднання​

Співпрацюйте з вашим адміністратором пільг або TPA, щоб прийняти стелю у $7,500 для 2026 планового року та подальших. Більшість стандартизованих угод про приєднання вже оновлені їхніми спонсорами, але прийняття нової версії все одно є вашою дією, а не чимось, що відбувається автоматично.

2. Оновіть ліміти вибору у платіжній системі​

Незалежно від того, яку платіжну платформу ви використовуєте, межа зменшення зарплати для DCAP має дозволяти $7,500. Якщо ви також фінансуєте будь-які внески роботодавця (деякі роботодавці поповнюють рахунки, щоб стимулювати участь — детальніше про це нижче), вони враховуються в ту саму межу$7,500, а не додаються до неї.

3. Виправте матеріали для відкритої реєстрації та вибори за замовчуванням​

Екрани реєстрації, порівняльні таблиці та застарілі шаблонні тексти "максимум $5,000" у вашому довіднику потребують оновлення до нової цифри. Якщо ви проводили план з календарним роком і дозволили працівникам збільшити свій вибір на 2026 рік у середині року, коли змінився закон, підтвердьте, що річні суми правильно потрапляють у вашу платіжну систему — зміни вибору в середині року дозволені, якщо це передбачено плановим документом, і багато адміністраторів почали дозволяти це саме через цю зміну закону.

4. Проведіть брифінг для працівників перед тим, як вони зроблять вибір​

Цього року рішення про вибір справді складніше (див. питання узгодження з кредитом по догляду за дітьми нижче). Односторінковий пояснювальний документ під час відкритої реєстрації запобігає як недостатньому вибору, так і сердитим запитанням у січні.

Питання відповідності, яке більшість малих роботодавців не бачать​

Службові рахунки по догляду за утриманцями повинні проходити тести на недискримінацію відповідно до розділу 129, і вищий ліміт робить один із них значно складнішим. Середній тест на пільги у 55% вимагає, щоб середня пільга DCAP, яка надається працівникам, які не є високооплачуваними (NHCE), становила щонайменше 55% від середньої пільги, яка надається високооплачуваним працівникам (HCE). Для 2026 року HCE, як правило, є власником понад 5% або працівником, який заробив понад $160,000 у попередньому році.

Чому ризик зростає: HCE — це працівники, які найімовірніше використають новий ліміт у $7,500 повністю. Працівники з нижчою оплатою можуть вносити менше — або взагалі відмовитися від FSA, оскільки кредит по догляду за дітьми та утриманцями дає їм більше на кожен долар за їхнього рівня доходу. Коли власники та керівники вкладають більші суми, а участь рядових працівників залишається низькою, середнє співвідношення пільг погіршується, і покарання неприємне: HCE втрачають податкове виключення, їхні суми DCAP повертаються до оподатковуваної заробітної плати, і вам доведеться видавати виправлені форми W-2.

Практичні заходи пом'якшення, у порядку зростання зусиль:

• Проведіть попереднє тестування під час або одразу після відкритої реєстрації, поки ви ще можете скоригувати вибори, замість того, щоб виявити проблему під час тестування в кінці року.
• Просвітіть NHCE — навіть невеликі внески від працівників з нижчою оплатою впливають на середній показник, і багато хто не усвідомлює, що пільга покриває догляд за літніми людьми та літні табори, а не лише дитячий садок.
• Розділіть ліміти: план може встановити нижчу межу (наприклад, $5,000) для HCE, дозволяючи всім іншим обирати повні$7,500, або взагалі виключити HCE з DCAP.
• Надайте невеликі внески роботодавця для non-HCE, щоб підвищити середній показник NHCE — зважуючи, чи мають ці працівники фактичні витрати на догляд, оскільки гроші DCAP зазвичай використовуються за принципом "використай або втратиш".

Шлях для малого бізнесу: прості кафетерій-плани​

Якщо у вас в середньому 100 або менше працівників, є простіший шлях. Простий кафетерій-план — доступний роботодавцям, які мали в середньому 100 або менше працівників в одному з двох попередніх років та відповідають простим вимогам щодо права та внесків — вважається таким, що автоматично задовольняє правила недискримінації для кафетерій-планів, включаючи ті, що впливають на програми догляду за утриманцями.

Компроміс полягає у скромному внеску роботодавця кожному кваліфікованому працівнику: або єдиний відсоток не менше 2% від компенсації кожному кваліфікованому працівнику, або менша з двох сум: 6% від компенсації або подвійний власний внесок працівника зі зменшенням зарплати. Для малого бізнесу, який все одно планував стимулювати участь у DCAP, це часто подвійна вигода — пільга, приваблива для найму, плюс безпечна гавань від тестування на недискримінацію, без стресу від перевірок.

Не подвійте вигоду: FSA та кредит по догляду за дітьми​

Одні й ті ж витрати не можна оплатити двічі. Суми, відшкодовані через службовий рахунок по догляду за утриманцями, зменшують долар за доларом витрати, які мають право на податковий кредит по догляду за дітьми та утриманцями за формою 2441 — а власні межі витрат кредиту ($3,000 на одну кваліфіковану особу,$6,000 на двох або більше) не змінилися і тепер знаходяться нижче ліміту FSA. Працівник із двома дітьми, який обирає максимальні $7,500, повністю обнуляє кредит; частковий вибір, наприклад,$4,000 проти реальних витрат у $8,000, залишає$2,000 витрат, що дають право на кредит, під межею у $6,000. Обидва інструменти можна використовувати — на різні долари.

Ця математика створює розмову про планування, яку ваші працівники мають провести:

• Для осіб з вищими доходами FSA зазвичай виграє outright: $7,500, виключені з доходу, уникають маржинальної ставки 22$2,200 на рік — тоді як відсоток кредиту знижується до 20% при вищих доходах, що становить максимум $1,200 на межі для двох дітей.
• Для осіб з нижчими доходами нова крива ставок кредиту на 2026 рік є щедрою: вона починається з 50% для домогосподарств з AGI до $15,000 і тримає плато 35% через значну частину середнього класу, тому на кожен долар він може перевершити flat-виключення FSA. Однак він все ще є невідшкодовуваним, тому домогосподарство з невеликим федеральним податковим зобов'язанням нічого з нього не отримає — тоді як FSA зменшує FICA за будь-якого доходу.

Другий пункт — саме те, чому деякі невисокооплачувані працівники раціонально відмовляються від FSA — і саме те, чому ваш середній тест на пільги потребує моніторингу.

Двохвилинний приклад у ваших матеріалах для відкритої реєстрації — один працівник з вищим доходом та один із помірним, обидва проходять через математику "FSA проти кредиту" — зробить більше для якості участі, ніж будь-яка загальна порада "максимізуйте все!".

Паперовий слід: поле 10 форми W-2 та звірка​

Наслідки для розрахунку зарплати від правильного виконання цього є конкретними і відображаються у формах:

• Поле 10 форми W-2 звітує про загальну допомогу по догляду за утриманцями за рік — неоподатковувану частину до $7,500 та будь-яке перевищення понад цю суму.
• Будь-яка сума понад $7,500 (або та, що не відповідає умовам виключення, наприклад, для HCE після проваленого тесту на недискримінацію) потрапляє у поля 1, 3 та 5 як оподатковувана заробітна плата з утриманнями.
• Публікація IRS 15-B наводить чіткий приклад: працівник із $7,000 зменшення зарплати через FSA плюс$700 догляду на території роботодавця звітує $7,700 у полі 10, з яких$200 додаються до оподатковуваної заробітної плати.

На стороні головної книги тримайте записи DCAP у чистоті протягом року: вибори проти фактичних відшкодувань по кожному працівнику, статус підтвердження незавершених претензій та втрачені залишки від учасників, які не використали кошти за принципом "використай або втратиш". Рахунки по догляду за утриманцями не мають опції перенесення залишку, як медичні FSA (плани можуть пропонувати пільговий період до 2½ місяців — встановіть крайній термін подання претензій свідомо та повідомте про нього), тому облік втрачених коштів — це реальна стаття. Проста щомісячна звірка клірингового рахунку DCAP — надходження відрахувань із зарплати, виплачені затверджені відшкодування, визнані втрати — перетворює кінцеву звітність W-2 та питання за формою 2441 на пошук, а не на археологічний проєкт. Якщо ви ведете облік у plain-text бухгалтерії, ліміт вибору на працівника — це просто ще одна перевірка, яку ви можете валідувати проти платіжної відомості кожного періоду.

Спрощення вашого фінансового управління​

Така зміна пільг прямо лягає на ваші книги — межі вибору в розрахунку зарплати, оподатковувані виплати у полях W-2, втрачені залишки рахунків та результати тестів на недискримінацію потребують надійного запису за собою. Beancount.io надає plain-text бухгалтерію, яка дає вам повну прозорість та контроль версій над кожною транзакцією, від відшкодувань DCAP до квартальних зведень із зарплати. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові фахівці переходять на бухгалтерію, яку можна читати, перевіряти та якій можна довіряти — а також перегляньте документацію для робочих процесів із розрахунку зарплати та обліку витрат, які ви можете впровадити вже цього тижня.