Лікар загальної практики може приймати до десятка пацієнтів на день і виставляти їм рахунки індивідуально. Ветеринарна практика приймає десяток пацієнтів ще до обіду — і кожен з них отримує картку, в якій поєднано плату за огляд, вакцину, засіб від глистів, діагностичний тест, а іноді й контрольовану речовину, все це оформлено одним рахунком-фактурою. Якщо ваші бухгалтерські записи не можуть показати, яка з цих послуг справді принесла прибуток, ви дієте наосліп щодо найбільшої статті витрат у практиці: ліків та медичних матеріалів.
Фармацевтичні препарати та витратні матеріали зазвичай поглинають 20–25% доходу у добре керованій ветеринарній практиці для дрібних тварин. Це більше, ніж податки на зарплату, більше, ніж орендна плата, і часто більше за все, крім заробітної плати персоналу. І на відміну від оренди, це число може непомітно змінюватися — кілька незареєстрованих флаконів тут, пляшка, яка «зникла» там — доки цілий відсотковий пункт прибутку не випарується, ніхто цього не помітить. Правильний бухгалтерський облік у ветеринарії починається з плану рахунків, розробленого для цієї реальності, і закінчується контролем запасів, достатньо суворим, щоб витримати перевірку DEA.
Почніть із Плану рахунків AAHA/VMG, а не зі стандартного
Більшість малих підприємств можуть обійтися стандартним планом рахунків QuickBooks. Ветеринарним практикам, як правило, не варто, оскільки загальний план об'єднує «собівартість проданих товарів» в одну категорію і нічого не говорить про те, яка лінія послуг насправді є прибутковою.
Галузевим стандартом є План рахунків AAHA/VMG, схвалений Американською ветеринарною медичною асоціацією, Американською асоціацією лікарень для тварин, Асоціацією менеджерів ветеринарних клінік та VetPartners. Це нумерована структура рахунків — активи, зобов'язання, капітал, доходи та витрати, кожна з яких розбита на детальні підкатегорії — розроблена спеціально для того, щоб клініки могли:
- Пов'язувати дохід від послуги (наприклад, чищення зубів) із прямими витратами на її надання (анестетики, стоматологічні матеріали, час техніка)
- Порівнювати свої показники з національними та регіональними даними колег, оскільки кожна практика, яка використовує стандарт, звітує за одними й тими ж категоріями однаково
- Спростити навчання персоналу та бюджетування, оскільки коди рахунків означають те саме в кожній практиці, що відповідає стандартам AAHA
- Надати покупцеві або кредитору чіткі, порівнянні фінансові показники, якщо ви продаєте практику або шукаєте позику
Рахунки серії 6000 є джерелом справжньої інформації: вони виділяють прямі витрати на ліки та професійні матеріали, фактично спожиті під час догляду за пацієнтами, окремо від загальних накладних витрат. Ця відмінність має величезне значення. Без неї «собівартість проданих товарів» стає розмитою загальною категорією, і ви втрачаєте можливість бачити, наприклад, що ваша внутрішня аптека має здорову 60% націнку, тоді як ваші запаси ін'єкційних препаратів постійно зменшуються з незрозумілих причин.
Впровадження плану рахунків не обов'язково має відбуватися миттєво. Ви можете впроваджувати його рахунок за рахунком, переробляючи свій існуючий бухгалтерський реєстр протягом кількох місяців, або зробити це все одразу на початку фінансового року — залежно від того, як ваш бухгалтер зможе це зробити, не порушуючи порівняння попередніх періодів.
Чому аптечні позиції «Класу А» потребують окремого контролю
Спеціалісти з інвентаризації запозичують ABC-аналіз з роздрібної торгівлі: позиції A — це приблизно 20% ваших SKU, які забезпечують 80% використання та доходу. У ветеринарній практиці цей список A є коротким і передбачуваним — вакцини, ін'єкційні анестетики, антибіотики, розчини та всі контрольовані речовини в приміщенні. Саме ці позиції, де невелика помилка в підрахунку перетворюється на реальну фінансову та регуляторну проблему з двох окремих причин.
Причина перша: гроші. Препарати класу А є дорогими за одиницю та постійно використовуються, тому навіть незначний рівень втрат — флакони, які були витрачені марно, неправильно обліковані або просто не виставлені в рахунку пацієнта — швидко накопичується на статті собівартості проданих товарів, що вже становить чверть доходу. Практики зазвичай прагнуть досягти коефіцієнта оборотності запасів від 8 до 12 разів на рік для аптечних запасів, тобто середня позиція не повинна лежати на полиці більше 30–45 днів. Якщо оборотність значно повільніша, ви зв'язуєте гроші в неліквідних запасах; якщо оборотність надзвичайно швидка без відповідного збільшення доходу, ймовірно, у вас є невиставлене або невраховане використання.
Причина друга: DEA. Кожна контрольована речовина Списку II–V у вашій будівлі — кетамін, гідроморфон, багато ін'єкційних опіоїдів — підпадає під федеральні правила ведення обліку, які не мають нічого спільного з GAAP, але повністю стосуються запобігання відхиленню. Щонайменше, передова практика, що відповідає стандартам AAHA, вимагає окремого журналу для кожного наркотичного засобу, журналу уповноваженого персоналу, журналів для запечатаних і відкритих контейнерів, а також книги обліку дворічної інвентаризації. Кожен запис повинен містити назву препарату, розмір та концентрацію упаковки, номер флакона, дату, причину використання, номер партії, термін придатності, додану кількість, використану кількість, поточний залишок, а також ініціали співробітника, який відпускав препарат, та свідка для будь-якої витраченої кількості.
Математика звірки, яку фактично проводить DEA під час перевірки, проста і безкомпромісна: записи про закупівлі, за вирахуванням усього, що, за даними журналів, було введено або відпущено, повинні дорівнювати тому, що фізично знаходиться в шафі. Якщо це не так, ви відповідаєте за розбіжність — чи це справжня крадіжка, пропуск у документах, чи звичайна варіація переповнення флакона (ін'єкційні флакони часто містять трохи більше або менше зазначеного об'єму, і ці «втрати в шприці» потрібно розуміти для кожного препарату, щоб їх не сплутали з відхиленням від цільового використання).
Створення механізмів контролю, що запобігають розбіжностям
Окреме зберігання та доступ.
Контрольовані речовини повинні зберігатися у надійно замкненій, міцній шафі або сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги, з доступом, обмеженим одним або двома визначеними співробітниками — ніколи не всією лікувальною командою.
Подвійна перевірка, щоразу.
Будь-який фізичний підрахунок, який порівнюється з журналом, повинен бути засвідчений другим уповноваженим співробітником. Це не бюрократія заради неї самої; це контроль, який перетворює "він сказав, вона сказала" на обґрунтований документальний слід у разі виникнення розбіжності.
Важте, не оцінюйте.
Найкращою практикою є зважування кожного флакона з контрольованою речовиною при отриманні та знову, коли він переходить зі стану закритого до відкритого. Відстеження за вагою виявляє невеликі відхилення від цільового використання, які простий підхід «підрахунок флаконів» повністю пропускає, і це найкраща система раннього попередження, доступна менеджеру практики.
Щомісячно проводьте циклічний підрахунок позицій списку А, решти — рідше.
Вам не потрібно щотижня інвентаризувати кожен рулон бинта. Вам потрібна рутина — багато практик зупиняються на щомісячній інвентаризації контрольованих речовин та інших позицій класу А, іноді щотижневій для найдорожчих препаратів — коли хтось порівнює фактичні підрахунки з тим, що має бути згідно з поточним журналом, і підтверджує це підписом. Очікування кінця кварталу для звірки означає, що невеликі помилки матимуть місяці для накопичення, перш ніж їх помітять.
Зберігайте записи.
Федеральне законодавство вимагає зберігати записи про контрольовані речовини щонайменше два роки; багато державних ветеринарних рад вимагають три-п'ять років. Вбудуйте цей термін зберігання в систему архівування журналів, а не лише у свою пам'ять про те, що «ми, мабуть, повинні десь їх зберігати».
Де насправді витікають гроші
Більшість втрат коштів на ветеринарні препарати не є драматичною крадіжкою — це низка непривабливих, повторюваних помилок:
- Препарати введені, але ніколи не виставлені в рахунку. Технік бере флакон, лікує пацієнта, а в рахунку-фактурі ніколи не з'являється відповідна позиція. Це, безперечно, найпоширеніший витік, і це проблема робочого процесу виставлення рахунків так само, як і проблема інвентаризації — кожен контрольований препарат або препарат класу А, вилучений з шафи, повинен бути зіставлений з конкретною позицією рахунку-фактури до кінця дня.
- Відходи, які не зареєстровані. Відходи частково використаних флаконів є нормальним і законним явищем, але вони потребують підпису свідка та зареєстрованої кількості, інакше на папері це виглядає ідентично відхиленню від цільового використання.
- Прострочений запас тихо списаний без перегляду. Якщо той самий препарат постійно закінчується невикористаним, це проблема закупівлі або прогнозування, яку варто виправити, а не просто списання для поглинання втрат.
- Рахунки постачальників, віднесені на неправильний рахунок. Без специфіки плану рахунків AAHA, замовлення вакцини на 2000 доларів і замовлення хірургічних матеріалів на 2000 доларів можуть потрапити до загальної категорії «витратних матеріалів», приховуючи, яка категорія насправді є рушієм зростання витрат.
Зберігайте свої фінансові записи такими ж точними, як і журнали обліку ліків
Ветеринарні практики вже дотримуються суворих стандартів обліку контрольованих речовин — кожен флакон, кожен підпис свідка, кожен поточний баланс облікований. Ваша головна книга заслуговує на таку ж точність. Beancount.io пропонує облік у вигляді простого тексту, який надає вам повністю прозорий, контрольований версіями запис кожної транзакції, так що ніщо не залишається прихованим у невизначеному загальному рахунку, як це може бути при використанні загального плану рахунків. Ознайомтеся з документацією, щоб побачити, як реєстр у вигляді простого тексту чітко відображається на структурованих ієрархіях рахунків, таких як план AAHA/VMG, або дослідіть Fava для візуальної панелі, яка робить виявлення зміщення коефіцієнта собівартості проданих товарів таким же простим, як читання діаграми.