Мобільний нотаріус підписує пакет документів на рефінансування з позичальником за кухонним столом у вівторок ввечері, отримує 150 доларів від титульної компанії та їде додому. Те, що виглядає як один платіж, насправді є трьома різними видами доходу для цілей оподаткування — і помилка в цьому розподілі може означати переплату податку на самозайнятість на сотні або тисячі доларів щороку.
Більшість нотаріусів та агентів з підписання кредитних документів (LSA) звітують про весь свій дохід у Додатку C (Schedule C), а потім сумлінно сплачують 15,3 відсотка податку на самозайнятість з усієї суми. Це помилка. Розділ 1402(c)(1) Кодексу внутрішніх доходів виключає збори, отримані за нотаріальні дії, з визначення чистого прибутку від самозайнятості. Ці збори все одно вказуються в Додатку C, але вони вилучаються з розрахунку Додатка SE (Schedule SE). Якщо ваші книги не дозволяють відрізнити нотаріальний збір від збору за проїзд, ви не зможете скористатися цим винятком — і IRS не робитиме ці розрахунки за вас.
Цей посібник розповідає про те, як налаштувати план рахунків, що враховує цей розподіл, які записи вам потрібні, як відстежувати пробіг, щоб він витримав аудит, і як перенести цифри з вашої бухгалтерії до Додатків C та SE.
Чому існує звільнення від нотаріальних зборів і що воно насправді охоплює
Державні нотаріуси є посадовими особами. Збори, встановлені законодавством штату за вчинення нотаріальної дії — засвідчення справжності підпису, прийняття присяги, засвідчення копії, засвідчення підпису в присутності нотаріуса — розглядаються IRS так само, як і винагорода, що виплачується іншим державним посадовим особам. Винагорода державних посадових осіб звільняється від податку на самозайнятість згідно з розділом 1402(c)(1) IRC.
Це звільнення є вузьким. Воно застосовується лише до збору за кожну дію, встановленого або обмеженого законодавством штату. У більшості штатів це становить від 5 до 25 доларів за підпис або за печатку. Будь-що понад цей встановлений законом збір є звичайним доходом від самозайнятості, як і будь-який інший дохід малого бізнесу.
Це розмежування має значення, оскільки підписання кредиту — основа бізнес-моделі LSA — майже завжди включає невеликий нотаріальний збір у набагато більшу плату за послуги. Титульна компанія платить від 125 до 200 доларів за підписання. З них лише від 20 до 60 доларів можуть становити встановлені законом нотаріальні збори за документи, що фактично потребують нотаріального засвідчення (іпотечний договір, афідевіт про підпис, іноді довіреність). Решта — це винагорода за друк пакета документів, поїздку до позичальника, ознайомлення з 80–150 сторінками розкриття інформації, сканування розписок та відправку пакета через FedEx. Ніщо з цього не є нотаріальною дією і не підпадає під звільнення.
Розрахунок за кожним документом: як LSA насправді обчислюють нотаріальну частину
Найточніший спосіб обчислити нотаріальну частку збору за підписання — помножити кількість нотаріально завірених підписів у пакеті на максимальний встановлений законом збір за кожну дію у вашому штаті. Кілька прикладів:
- Каліфорнія обмежує нотаріальні збори 15 доларами за підпис. Типове рефінансування має чотири або п’ять нотаріально завірених підписів, тому звільнена частина становить від 60 до 75 доларів.
- Флорида дозволяє 10 доларів за дію. Те саме рефінансування дає від 40 до 50 доларів.
- Техас обмежує засвідчення справжності підпису (acknowledgments) 10 доларами, а засвідчення заяви під присягою (jurats) — 6 доларами. Пакет із трьома засвідченнями підпису та одним юратом дає 36 доларів.
- Пенсільванія обмежує більшість дій 5 доларами, тому типове підписання може містити лише 25–30 доларів звільнених зборів.
Яким би не був розрахунок, запишіть його в замовленні на підписання або в бухгалтерському реєстрі. Сума, яку ви виключаєте в Додатку SE, — це сума, яку ви можете обґрунтувати, а «сума, яку я можу обґрунтувати» означає «сума, яку я задокументував у той час методом, пов’язаним із законодавством штату».
Якщо позичальник або титульна компанія виплачує вам одну загальну суму, вам не потрібен окремий чек на нотаріальну частину. Вам потрібен окремий рядок у ваших книгах.
План рахунків, який робить податковий сезон безболісним
Найкорисніша зміна, яку нотаріус може внести у свою бухгалтерію, — це поділ доходів принаймні на три рахунки:
- Нотаріальні збори (звільнені від податку на самозайнятість) — встановлена законом частина кожної дії за підписання, кожне разове засвідчення, кожний виклик до в’язниці чи лікарні.
- Збори за послуги підписання (оподатковувані) — ненотаріальна частина зборів за підписання кредитів, операцій з нерухомістю, підписання угод про врегулювання та будь-яка загальна нотаріальна робота за фіксованою ставкою, що перевищує встановлені штатом ліміти.
- Збори за проїзд та друк (оподатковувані) — відшкодування пробігу, плата за виїзд, збори за роботу в позаурочний час, збори за друк, збори за сканування та будь-які статті витрат, які титульна компанія позначає як ненотаріальні.
Ви також можете створити субрахунки для:
- Плати за очікування (коли позичальник тримає вас за столом дві години)
- Плати за скасування (коли підписання зривається біля дверей)
- Плати за завантаження електронних документів, що стягується з титульної компанії за друк пакета
Усе це належить до категорії оподатковуваних доходів. Жодна з цих дій не є нотаріальною.
Що стосується витрат, ведіть принаймні такі рахунки:
- Автомобіль та пробіг (або фактичні витрати, якщо ви обираєте цей метод)
- Нотаріальні приладдя (печатки, штампи, журнали, чорнило, сертифікати)
- Страхування професійної відповідальності (E&O) та страхові внески за поручительство
- Комісійні та збори за продовження повноважень, сплачені секретарю штату
- Перевірки біографічних даних та сертифікація NNA
- Безперервна освіта та навчання
- Комісії платформ для підписання (Snapdocs, NotaryDash тощо)
- Офісне приладдя та витрати на принтер (тонер — найбільша стаття витрат для LSA з великим обсягом роботи)
- Телефон та інтернет (частка для бізнесу)
- Банківські комісії та комісії за обробку платежів
- Домашній офіс (тільки якщо ви маєте на це право — див. нижче)
Маркування кожної транзакції в момент її здійснення краще, ніж спроби відновити чеки за рік у березні.
Пробіг: друге за величиною відрахування після нотаріального приладдя та найпростіше для втрати
Стандартна ставка IRS за милю пробігу на 2026 рік встановлюється Податковою службою США (IRS) щорічно, і для практикуючого нотаріуса це зазвичай найбільше одноразове відрахування після самого виключення з податку на самозайнятість (SE-tax). Щоб заявити його, IRS вимагає ведення своєчасного журналу обліку, який включає:
- Дату кожної поїздки
- Ділову мету (підписання документів для конкретного позичальника чи титульної компанії, або поїздка до FedEx, суду, банку тощо)
- Початкові та кінцеві показники одометра або загальний діловий пробіг
- Початкове та кінцеве місцезнаходження
«Своєчасний» означає, що журнал ведеться під час або відразу після поїздки. Відновлені журнали, створені напередодні візиту до податкового консультанта, не витримують аудиту. Такі додатки, як MileIQ, Stride, Everlance або функція відстеження пробігу в Notary Gadget, працюють у фоновому режимі та дозволяють класифікувати поїздки наприкінці дня двома натисканнями.
Кілька правил, на яких часто помиляються нотаріуси:
- Ваша перша поїздка з дому до першого клієнта та остання поїздка від останнього клієнта назад додому підлягають відрахуванню, оскільки нотаріуси не мають постійного місця роботи. Якщо ваш домашній офіс кваліфікується як основне місце ведення бізнесу, то ще краще — кожна ділова миля, починаючи від вашого під'їзду, іде в залік.
- Поїздки для відправлення посилки через FedEx, купівлі паперу в Staples або відвідування курсів підвищення кваліфікації підлягають відрахуванню.
- Поїздка до банку для внесення власного чека зазвичай не підлягає відрахуванню, якщо тільки вона не є побічною під час ділової зупинки.
Стандартна ставка за милю пробігу покриває витрати на бензин, мастило, шини, технічне обслуговування, амортизацію та страхування. Ви можете перейти на метод фактичних витрат, але якщо ви це зробите, ви повинні зберігати кожен чек і не зможете повернутися до методу стандартної ставки для того самого автомобіля в наступні роки, якщо використовували прискорену амортизацію. Для більшості мобільних нотаріусів метод стандартної ставки є простішим і дає більше відрахування.
Додаток C: рядок за рядком
Після того, як план рахунків очищено, Додаток C (Schedule C) заповнюється майже автоматично:
- Валові надходження (Рядок 1) — кожен отриманий долар, як за нотаріальні, так і за ненотаріальні послуги. Узгодьте це з формами 1099-NEC, які ви отримуєте від служб організації підписань, і додайте оплату готівкою та прямі платежі, на які не було виписано форму 1099.
- Повернення та знижки (Рядок 2) — зазвичай нуль для нотаріусів.
- Собівартість проданих товарів (Рядок 4) — зазвичай нуль, якщо ви не продаєте інвентар (деякі нотаріуси надають послуги апостилювання і відображають транзитні витрати на доставку тут).
- Витрати на легковий та вантажний транспорт (Рядок 9) — стандартна ставка пробігу, помножена на ділові милі, або відсоток фактичних витрат, що припадає на ділове використання.
- Страхування (Рядок 15) — страхові внески за полісом страхування професійної відповідальності (E&O).
- Юридичні та професійні послуги (Рядок 17) — підготовка податкової звітності, послуги адвокатів у справах бізнесу.
- Офісні витрати (Рядок 18) — папір для принтера, тонер, ручки, конверти.
- Матеріали та приладдя (Рядок 22) — печатки, штампи, журнали, ембосери, сертифікати.
- Податки та ліцензії (Рядок 23) — поновлення повноважень нотаріуса, страхові премії за заставними зобов’язаннями (деякі бухгалтери відносять застави до рядка 15 або 27a).
- Подорожі та харчування (Рядок 24) — рідкісні відрядження з ночівлею, де витрати на харчування розподіляються за правилом 50 відсотків.
- Інші витрати (Рядок 27a) — збори платформ для підписання, внески в NNA, підвищення кваліфікації, перевірка біографічних даних (background checks).
Складіть усі суми, відніміть від валових надходжень, і ви отримаєте чистий прибуток у рядку 31. Це число переноситься до Додатку 1, рядка 3 форми 1040.
Додаток SE: де знаходиться виключення
Саме тут ваш план рахунків із трьома категоріями доходів повністю себе виправдовує. У Додатку SE (Schedule SE):
- Рядок 2 запитує чистий прибуток із Додатку C.
- Ви вводите повну суму чистого прибутку, а потім віднімаєте частину плати за нотаріальні дії, яка звільнена від податку на самозайнятість. Інструкції IRS вказують написати «Exempt—Notary» (Звільнено—Нотаріус) на пунктирній лінії поруч із рядком 3 разом із сумою виключеної плати за нотаріальні дії.
Отже, якщо чистий прибуток у вашому Додатку C становить $48,000, а ваші облікові записи показують, що $9,600 із них — це плата за вчинення нотаріальних дій, ви пишете «Exempt—Notary $9,600» на пунктирній лінії та відповідно зменшуєте базу для розрахунку SE податку. Податок SE розраховується лише на решту $38,400.
Економія є суттєвою. Податок SE становить 15.3 відсотка до межі бази заробітної плати соціального страхування, тому виключення $9,600 заощаджує приблизно $1,469 податку SE за один рік — рік за роком, протягом усього часу практики нотаріуса.
Кілька жорстких правил:
- Якщо 100 відсотків вашого доходу від самозайнятості складають нотаріальні збори і у вас немає іншого доходу від самозайнятості, ви взагалі не подаєте Додаток SE. Ви пишете «Exempt—Notary» поруч із рядком податку SE у Додатку 2 форми 1040.
- Якщо ваш ненотаріальний дохід від самозайнятості становить менше $400, ви не сплачуєте з нього податок SE. Ви все одно подаєте Додаток C, але пропускаєте Додаток SE.
- Нотаріальні збори все одно враховуються при розрахунку прибуткового податку. Ви не отримуєте повного звільнення у самій формі 1040 — лише в частині податку на самозайнятість (SE-tax).
Пастка узгодження форми 1099-NEC
Титульні компанії та служби організації підписань надсилають форму 1099-NEC кожному, кому вони виплатили $600 або більше за календарний рік. Вони звітують про валову виплату, включаючи будь-які нотаріальні збори, транспортні витрати та витрати на друк, які вони відшкодували.
Дві поширені помилки:
- Звітування лише про оподатковувану частину в Додатку C, рядок 1. Це призводить до того, що валові надходження у вашій декларації будуть нижчими, ніж у формах 1099-NEC, які є в базі IRS. Очікуйте листа CP2000. Рішення: вкажіть повну валову суму в рядку 1, а потім зробіть виключення SE у Додатку SE.
- Забуті нотаріальні дії, оплачені готівкою або через Zelle/Venmo. Нотаріальні послуги для випадкових клієнтів у UPS Store або загальна нотаріальна робота, оплачена готівкою, часто залишаються незадекларованими. IRS все одно очікує їх у рядку 1. Нотаріальна частина звільнена від податку SE, але вона не звільнена від прибуткового податку.
У січні узгоджуйте кожну форму 1099-NEC зі своїми записами. Якщо служба підписання вказує виплату в $4,200, а ваші записи показують $3,950, знайдіть відсутні $250 до того, як подасте декларацію, а не після того, як IRS знайде це за вас.
Домашній офіс: воно того варте, але дотримуйтесь правил
Мобільний нотаріус, який роздруковує кредитні пакети, зберігає нотаріальне приладдя та журнали, приймає дзвінки щодо бронювання, веде календар та проходить підвищення кваліфікації вдома, майже завжди має право на кваліфікований домашній офіс. Вимоги:
- Виключне використання. Простір має використовуватися лише для бізнесу. Вільна спальня, яка одночасно слугує гостьовою кімнатою, рідко підпадає під цю категорію. Кут в їдальні, що використовується лише для друку, зазвичай підходить.
- Регулярне використання. Епізодичне використання не враховується.
- Основне місце ведення бізнесу. Хоча більшість нотаріальних дій відбувається вдома у позичальників, домашній офіс все одно може вважатися основним, якщо саме там ви ведете адміністративну частину бізнесу і не маєте іншого постійного офісу.
Два методи:
- Спрощений метод: 5 доларів за квадратний фут, до 300 квадратних футів, максимум 1 500 доларів.
- Звичайний метод: відсоток бізнес-використання від відсотків за іпотекою або орендної плати, комунальних послуг, страхування, ремонту, амортизації. Часто дає більшу суму відрахувань, але вимагає заповнення форми 8829 та ретельнішого ведення записів.
Для більшості нотаріусів із невеликим спеціалізованим простором спрощений метод є швидшим, а різниця у вирахуваннях — незначною. Для нотаріусів, які володіють власним житлом і мають чітко виділену кімнату або зону для принтера/сканера площею понад 200 квадратних футів, зазвичай вигіднішим є звичайний метод.
Квартальні оціночні податки, адже IRS не чекає
Самозайнятий нотаріус, який очікує, що сума його федерального податку за рік становитиме 1 000 доларів або більше, зобов'язаний сплачувати квартальні оціночні податки. Терміни на 2026 рік:
- 15 квітня 2026 р. (Q1)
- 15 червня 2026 р. (Q2)
- 15 вересня 2026 р. (Q3)
- 15 січня 2027 р. (Q4)
Штрафи за недоплату нараховуються, якщо ви пропустите квартал. «Безпечна гавань» (safe harbor): сплатіть щонайменше 100 відсотків торішнього податку (110 відсотків, якщо AGI перевищував 150 000 доларів), розділивши суму на чотири рівні платежі. Оскільки ваші книги показують зростання чистого прибутку, коригуйте залишок по кварталах, а не чекайте до квітня, щоб виявити сюрприз у вигляді 6 000 доларів боргу.
Тримайте оціночні податки на окремому субрахунку в банку. Багато нотаріусів відкривають другий розрахунковий рахунок під назвою «Tax» (Податок) і перераховують на нього фіксований відсоток — часто від 25 до 30 відсотків — від кожного платежу за підписання в день його надходження.
Темп бухгалтерії, який дійсно працює
Найкраща система — це та, якою ви будете реально користуватися. Працездатний щотижневий графік для зайнятого LSA (агента з підписання кредитів):
- Наприкінці кожного робочого дня: записуйте пробіг, розподіляйте дохід за день за трьома категоріями виручки, додавайте замовлення на підписання до запису.
- У п'ятницю після обіду: звіряйте кожен отриманий платіж із виконаними підписаннями. Позначайте будь-яке підписання, закрите з понеділка по четвер, яке ще не було оплачено.
- Наприкінці місяця: робіть звірку банківських виписок та виписок по кредитних картках, створюйте звіт про прибутки та збитки (P&L), відкладайте оціночні податки.
- Наприкінці кварталу: сплачуйте оціночні податки, переглядайте розподіл між нотаріальним та ненотаріальним доходом з початку року, коригуйте розрахунок нотаріальних дій за кожне підписання, якщо змінилося законодавство штату або склад ваших послуг.
- Наприкінці року: зіставте кожну форму 1099-NEC зі своїми записами, підготуйте чистий експорт Schedule C/SE для вашого бухгалтера, заархівуйте підтвердні документи.
Якщо ви робите 200 підписань на рік, це приблизно чотири підписання на тиждень. Витрачання 15 хвилин на тиждень на бухгалтерію — це різниця між податковою декларацією, яка витримає аудит, і тією, що ні.
Поширені помилки, які коштують нотаріусам грошей
- Розгляд усієї суми форми 1099-NEC як такої, що підлягає оподаткуванню податком на самозайнятість (SE-tax). Це найдорожча помилка. Вона часто коштує від 800 до 2 000 доларів на рік для помірно зайнятого LSA.
- Відсутність журналу. Більшість штатів вимагають ведення нотаріального журналу. Журнал також документує кількість нотаріальних дій, що підтверджує ваше право на виключення з податку на самозайнятість. Втратите журнал — програєте аудит.
- Змішування особистого та бізнес-пробігу в одному журналі. Додатки, які відстежують кожну поїздку та просять вас їх класифікувати, легше захистити, ніж електронну таблицю, яку ви заповнюєте по пам'яті.
- Забування про те, що страхові внески (bond) та страхування відповідальності (E&O) підлягають вирахуванню. Деякі нотаріуси оплачують їх з особистих коштів і ніколи не вносять до бізнес-звітності.
- Готівкові підписання поза обліком. Нотаріальні послуги для випадкових клієнтів, оплачені готівкою, які не потрапляють на банківський рахунок, часто зникають з обліку, але про них все одно потрібно звітувати.
- Пропуск доходу від скасувань та плати за друк. Ці доходи підлягають оподаткуванню, вони не відображаються в рядку замовлення на підписання і часто випадають з реєстру.
Тримайте свою нотаріальну бухгалтерію готовою до аудиту з першого дня
Звільнення від податку на самозайнятість для нотаріальних зборів — це одна з найкращих податкових пільг для малого бізнесу в кодексі, але вона діє лише тоді, коли ваші книги можуть підтвердити цей розподіл. Plain-text бухгалтерія ідеально підходить для такої роботи: один запис у журналі на кожне підписання, рахунки, що дублюють Schedule C та Schedule SE, відстеження пробігу та кількості нотаріальних дій разом із грошовими сумами, а також повний аудиторський слід у системі контролю версій.
Beancount.io пропонує plain-text бухгалтерію, яка є прозорою, підтримує контроль версій та готова до роботи з ШІ — без «чорних скриньок», без прив’язки до постачальника, а весь ваш реєстр зберігається у форматі, який ваш бухгалтер або ви самі в майбутньому зможете прочитати в будь-якому текстовому редакторі. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому розробники, фінансові професіонали та самозайняті фахівці переходять на plain-text бухгалтерію.