ERISA fidelity bond, ktorý vášmu 401(k) možno chýba: pravidlo 10 %, minimálna hranica 1 000 $ a strop 500 000 $

Ak sponzorujete 401(k), existuje federálna požiadavka na poistenie, o ktorej ste pravdepodobne nikdy neuvažovali — a IRS uvádza chýbajúci alebo nedostatočný bond medzi najčastejšími nedostatkami v súlade, ktoré nachádza pri kontrole dôchodkových plánov. Každá osoba, ktorá narába s peniazmi vášho plánu, musí byť krytá ERISA fidelity bondom v hodnote aspoň 10 % prostriedkov, s ktorými narába. Ak ho vynecháte, nie ste len v nesúlade: dali ste Ministerstvu práce dôvod na audit vášho plánu a môžete byť osobne zodpovední za straty, ktoré mal bond pokryť.

Dobrá správa je, že ide o jednu z najlacnejších položiek súladu, akú malý podnik kedy kúpi. Väčšina bondov stojí niekoľko stoviek dolárov ročne. Tu je, kto ho potrebuje, aké krytie vyžaduje zákon a ako sa fidelity bond líši od poistenia zodpovednosti fiduciára, ktoré vám možno už predal váš poradca.

Čo ERISA fidelity bond vlastne kryje​

ERISA fidelity bond — niekedy nazývaný ERISA bond alebo 401(k) bond — je formou ručiteľskej ochrany pred podvodom alebo nečestnosťou osôb, ktoré prichádzajú do kontaktu s peniazmi plánu. Ak niekto s prístupom k plánu spreneverí príspevky, sfalšuje šek na výplatu alebo odčerpá prostriedky cez fiktívneho dodávateľa, nárok voči bondu vráti chýbajúce peniaze do plánu.

Do každého bondu sú zapojené tri strany:

• Principal (hlavný dlžník) — osoba narábajúca s prostriedkami plánu, ktorej čestnosť je garantovaná.
• Obligee (oprávnený) — samotný plán, ktorý dostane výplatu, ak nastane strata.
• Surety (ručiteľ) — spoločnosť, ktorá bond vydáva, vyplatí plán a potom vymáha náhradu od páchateľa.

Táto štruktúra je dôležitá, pretože odpovedá na najčastejšie nedorozumenie: bond chráni plán, nie vás. Neochraňuje fiduciárov pred žalobami, nekryje čestné chyby ani neplatí náklady na obhajobu. Existuje preto, aby sa účty účastníkov stali celistvými, keď z nich niekto ukradne.

§ 412 ERISA vyžaduje túto ochranu od prijatia zákona. Platí rovnako pre 401(k) plány, iné dôchodkové plány aj financované plány zamestnaneckých výhod — v podstate pre každý plán zamestnaneckých výhod, kde by niekto mohol odkloniť aktíva.

Kto musí byť krytý bondom​

Krátka odpoveď je širšia, než väčšina sponzorov očakáva: každý fiduciár plánu a každá ďalšia osoba, ktorá „narába" s prostriedkami alebo iným majetkom plánu, musí byť krytá bondom. Narábanie je definované tým, čo niekto môže urobiť, nie jeho pracovnou pozíciou. Ak povinnosti osoby zahŕňajú právomoc spôsobiť plánu stratu, narába s prostriedkami. To zahŕňa každého, kto môže:

• Podpisovať šeky alebo autorizovať prevody z účtov plánu
• Schvaľovať alebo spracúvať výplaty, pôžičky alebo výbery z dôvodu ťažkostí
• Prenášať odvody zamestnancov alebo príspevky zamestnávateľa do plánu
• Meniť bankové pokyny alebo investičné alokácie aktív plánu

V malom podniku to zvyčajne znamená majiteľa, office manažéra alebo účtovníka, ktorý spracúva mzdy, a kohokoľvek ďalšieho s podpisovým právom. Neobmedzuje sa to na zamestnancov: nezávislí dodávatelia a správcovia tretích strán, ktorí narábajú s peniazmi plánu, podliehajú tej istej požiadavke a Ministerstvo práce potvrdilo, že neexistuje plošná výnimka pre externých správcov. Banky, poisťovne a registrovaní brokeri-makléri majú podľa zákona vlastné výnimky, ale váš mzdový referent nie.

Jeden praktický dôsledok: solo 401(k) kryjúci len vás (a vášho manžela/manželku, ak je zamestnaný v podniku) vo všeobecnosti stojí mimo tej časti ERISA, ktorá ukladá pravidlo o bonde, a formulár 5500-EZ pre jedného účastníka neobsahuje otázku o bonde. Ale v momente, keď zamestnáte zamestnanca, ktorý sa stane oprávneným pre plán, sa plán stáva krytým — a hodiny bondu sa začnú odpočítavať.

Aký veľký bond potrebujete: pravidlo 10 %​

Požadovaná suma sa prepočítava každý rok plánu a riadi sa jednoduchým vzorcom s minimom a stropom:

• Základná suma: aspoň 10 % prostriedkov, s ktorými sa narábalo v predchádzajúcom vykazovacom roku.
• Minimálna hranica: nie menej ako 1 000 $ na plán, bez ohľadu na to, aký malý plán je.
• Strop: nie viac ako 500 000 $ na jedného úradníka plánu pre jeden plán.

Takže plán s aktívami 800 000 $ potrebuje aspoň bond na 80 000 $. Startovací plán so 6 000 $ v ňom stále potrebuje minimum 1 000 $. A veľký plán s aktívami 12 miliónov $ sa zastropuje na 500 000 $ — 10 % by bolo 1,2 milióna $, ale zákon nevyžaduje viac ako strop.

Existuje jedna dôležitá výnimka zo stropu: ak plán vlastní zamestnanecké cenné papiere — zvyčajne akcie spoločnosti v ponuke 401(k) — maximum sa zvýši na 1 milión $ na jedného úradníka plánu. Kongres zvýšil tento strop pre roky plánu začínajúce po roku 2007 po vlne škandálov, v ktorých boli dôchodkové úspory zamestnancov koncentrované v krachujúcich akciách zamestnávateľa. Ak váš plán ponúka fond akcií spoločnosti, dimenzujte bond podľa vyššieho limitu.

S touto sumou prichádzajú tri štrukturálne pravidlá:

1. Nie je povolená žiadna spoluúčasť. Bond musí kryť prvý dolár straty.
2. Musí uvádzať plán. Bond musí byť na meno plánu alebo trustu, alebo musí výslovne uvádzať, že kryje plán. Bond vystavený len na meno vašej spoločnosti nespĺňa požiadavku.
3. Musí pochádzať od schváleného ručiteľa. Kvalifikujúci bond môžu vydať len spoločnosti na zozname schválených ručiteľov Ministerstva financií (Circular 570). Každý bežný komerčný ručiteľ kvalifikuje, ale pred kúpou si to overte.

Prehodnocujte sumu každý rok​

Číslo 10 % je viazané na prostriedky, s ktorými sa narábalo v predchádzajúcom roku, čo znamená, že bond správne nastavený pri spustení sa vymyká z súladu, ako plán rastie. Plán, ktorý začal na 200 000 $ s bondom na 20 000 $ a narástol na 600 000 $, teraz potrebuje krytie 60 000 $. Audítori a kontrolóri kontrolujú sumu bondu voči aktuálnym aktívam, nie voči tomu, čo bolo správne pred tromi rokmi. Zaraďte bond do rovnakého ročného kontrolného zoznamu ako formulár 5500 a ocenenie plánu na konci roka.

Malé plány majú extra dôvod na správne dimenzovanie bondu: aby sa kvalifikovali na výnimku z auditu Ministerstva práce pre plány s menej ako 100 účastníkmi, bond musí vo všeobecnosti kryť 100 % nekvalifikujúcich aktív plánu (veci ako nehnuteľnosti, komanditné spoločnosti alebo čokoľvek bez ocenenia regulovaným subjektom). Poddimenzovaný bond vás môže stáť výnimku — a plný audit plánu stojí oveľa viac ako extra poistné.

Bond nie je poistenie zodpovednosti fiduciára​

Toto je zmätok, ktorý potápa najviac sponzorov. Poistenie zodpovednosti fiduciára a ERISA fidelity bond znejú podobne, kryjú ten istý plán a často sa kupujú od toho istého agenta. Sú to úplne odlišné produkty a jeden nikdy nenahrádza druhý:

Je úplne možné — a bežné —, že sponzor má štedrú politiku zodpovednosti fiduciára a stále je v rozpore s požiadavkou na bond. Ak vám poradca pred rokmi zariadil fiduciárne krytie, vytiahnite politiku a skontrolujte, či bol popri nej kúpený aj fidelity bond. Mnohí sponzori zistia, že bond nebol kúpený vôbec.

Ako sa odhalí chýbajúci bond​

Nepotrebujete nespokojného zamestnanca, aby vás nahlásil. Mechanizmus presadzovania je z veľkej časti automatický:

• Formulár 5500 kladie otázku priamo. Plány H a I oba obsahujú riadok o súlade, ktorý sa pýta, či bol plán krytý fidelity bondom a v akej sume. Odpoveď „nie" — alebo uvedenie sumy pod 10 % aktív — zapíše nedostatok čierne na bielom, podpísaný pod hrozbou krivej výpovede, každý jeden rok.
• IRS to považuje za hlavnú otázku pri kontrole. Príručka agentúry na kontrolu dôchodkových plánov uvádza nedostatočné alebo chýbajúce fidelity bondy medzi najčastejšími nedostatkami v súlade. Kontrolóri presne vedia, kam sa pozerať.
• Ministerstvo práce sleduje odpovede. Vyšetrovatelia EBSA bežne vyberajú plány, ktoré neuvádzajú žiadny bond alebo nedostatočný, a nedostatok bondu je jedným z najjednoduchších spúšťačov plného auditu plánu — ktorý potom skúma všetko ostatné, od oneskorených odvodov až po primeranosť poplatkov.
• Fiduciári čelia osobnej zodpovednosti. Neexistuje pevná dolárová pokuta, ktorá by hovorila „chýbajúci bond: X $". Namiesto toho je expozícia horšia: fiduciári môžu byť osobne zodpovední za straty plánu, ktoré by správny bond pokryl. Bond, ktorý ste vynechali, aby ste ušetrili 300 $ ročne, sa stáva mierou toho, čo dlhujete z vlastného vrecka.

Stručne povedané, otázka o bonde vo formulári 5500 mení neviditeľnú medzeru na podpísané priznanie. Jeho oprava pred sezónou podávania je jedným z najúčinnejších krokov v oblasti súladu, aké môže malý sponzor plánu urobiť.

Čo to stojí a ako jeden kúpiť​

Ceny sú osviežujúco nudné. Väčšina ERISA bondov stojí približne 100 až 500 $ ročne, pričom poistné je poháňané sumou bondu, nie niečím kreditným skóre:

• Malý plán potrebujúci krytie 50 000 – 100 000 $ zvyčajne platí okolo 200 – 300 $ ročne.
• Plán na zákonnom strope 500 000 $ zvyčajne platí 400 – 500 $ ročne.
• Plán potrebujúci limit 1 milión $ pri zamestnaneckých cenných papieroch zvyčajne platí 600 – 900 $ ročne.

Môžete ho kúpiť prostredníctvom svojho agenta pre majetkové a úrazové poistenie spoločnosti alebo priamo od ručiteľskej spoločnosti online; niekoľko sa špecializuje na ERISA bondy s krátkymi žiadosťami. Pre sumy do 500 000 $ je proces zvyčajne jednostranový formulár uvádzajúci názov plánu, sumu bondu a rok plánu. Pred platbou potvrďte tri veci: ručiteľ sa nachádza na Circular 570 Ministerstva financií, bond uvádza plán (nie len vašu spoločnosť) a suma je aspoň 10 % prostriedkov, s ktorými sa narábalo minulý rok.

Udržujte bond vo svojich knihách, nie len v zásuvke​

Ako každá opakujúca sa položka súladu, aj bond potrebuje miesto vo vašej účtovnej rutine, nie len PDF v e-mailovom vlákne. Tri návyky ho udržia aktuálny:

• Účtujte poistné konzistentne. Rozhodnite, či poistné platí spoločnosť alebo plán, zaznamenávajte ho rovnakým spôsobom každý rok a uchovávajte faktúru s trvalými záznamami plánu. Ak platí plán, výdavok patrí do účtovníctva plánu, nie zahrabaný vo všeobecnom poistení kancelárie.
• Prepojte obnovenie s kalendárom formulára 5500. Keď vytiahnete údaje o aktívach na konci roka pre podanie, vypočítajte 10 % na mieste a porovnajte s aktuálnym bondom. Ak aktíva prerástli krytie, zvýšte bond pred podpisom priznania.
• Založte bond k dokumentu plánu. Audítori žiadajú samotný nástroj bondu — sumu, názov plánu, ručiteľa a dátumy účinnosti. Uložte ho vedľa dohody o prijatí a rozhodnutia o schválení, aby žiadosť o dokument trvala minúty, nie týždne.

Ak vediete svoje knihy v čistom texte, tento druh ročnej položky kontrolného zoznamu je presne to, čo účtovníctvo s verzovacou kontrolou zvláda dobre: suma bondu, poistné a dátum obnovenia žijú vo vašej histórii hlavnej knihy vedľa každej inej opakujúcej sa povinnosti. Dokumentácia Beancount o opakujúcich sa transakciách ukazuje vzory na automatické sledovanie takýchto obnovení.

Päť chýb, ktoré nechávajú plány bez bondu​

1. Predpoklad, že bond správcu záznamov kryje vás. Váš poskytovateľ 401(k) je krytý pre svoje narábanie s prostriedkami. Toto krytie sa nevzťahuje na vášho mzdového referenta prenášajúceho odvody ani na váš podpis na bežnom účte plánu. Plán potrebuje vlastný bond kryjúci jeho vlastných spracovateľov.
2. Nastavenie sumy raz a zabudnutie na ňu. Najčastejším nedostatkom je bond, ktorý bol správny pred rokmi. Rast aktív bez rastu krytia je stále porušenie.
3. Krytie spoločnosti namiesto plánu. Ak nástroj neuvádza plán alebo výslovne neuvádza, že kryje plán, kontrolóri to považujú za žiadny bond.
4. Prijatie spoluúčasti. Komerčné politiky proti trestnej činnosti často obsahujú spoluúčasť; ERISA bondy nemôžu. Politika aj s malou spoluúčasťou nespĺňa požiadavku.
5. Čakanie na list o audite. V čase, keď sa EBSA alebo IRS opýta, dlhujete bond a vysvetľujete všetko ostatné, čo sa rozhodli preskúmať. Poistné 300 $ kúpené tento týždeň porazí plán nápravných opatrení budúci rok.

Udržujte papierovačky svojho plánu rovnako čisté ako jeho investície​

ERISA fidelity bond je vzácna položka súladu, ktorá je súčasne povinná, lacná a ľahko sa pokazí čírou nepozornosťou. Vytiahnite svoj formulár 5500, skontrolujte riadok o bonde voči 10 % aktív plánu a potvrďte, že nástroj uvádza plán a pochádza od schváleného ručiteľa. Desať minút overovania teraz porazí spúšťač auditu v čase podávania.

Ako váš plán rastie, udržiavanie každej opakujúcej sa povinnosti — obnovení bondu, platieb poistného, termínov podania — viditeľnej v jednej sade kníh je to, čo mení súlad zo zhonu na rutinu. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.