Ukončili ste skvelý rok, 31. decembra ste deklarovali 80 000 USD na bonusy pre zamestnancov a zaúčtovali časové rozlíšenie, aby ste znížili tohtoročný zdaniteľný príjem. Potom mzdová účtovníčka spracuje šeky 28. marca — o dva týždne neskôr — a celý tento odpočet 80 000 USD sa potichu presunie do budúceho roka. Pri 21 % sadzbe dane z príjmov právnických osôb to znamená 16 800 USD daňových úspor odložených o celých dvanásť mesiacov, stratených kvôli ničomu dramatickejšiemu ako pomalá výplata.
Toto je pravidlo 2½ mesiaca: zamestnávateľ účtujúci na akruálnom princípe si môže odpočítať bonusy zarobené v jednom zdaňovacom období len vtedy, ak zamestnanci skutočne dostanú peniaze do 2½ mesiaca po konci roka. Pre podnik s kalendárnym rokom je tento termín 15. marec. Ak ho nestihnete, bonusy sa stanú odloženou kompenzáciou — odpočítateľnou len v roku, v ktorom zamestnanci vykážu príjem. Horšie je, že včasná platba sama o sebe nestačí: ak váš bonusový plán hovorí, že každý, kto dá výpoveď pred dňom výplaty, stratí nárok na bonus, odpočet môže zlyhať bez ohľadu na to, kedy sú šeky odoslané.
Tu je návod, ako toto pravidlo funguje, tri podmienky, ktoré musia vaše bonusy spĺňať, a kontrolný zoznam na koniec roka, ktorý udrží odpočet v roku, ktorý ste plánovali.
Pravidlo v jednom odseku
Podľa § 404 sa kompenzácia zarobená za služby v jednom zdaňovacom období, ktorá je však prijatá po 15. dni tretieho kalendárneho mesiaca po konci roka, považuje za odloženú kompenzáciu. Odložená kompenzácia je odpočítateľná len v zdaňovacom období, v ktorom je zahrnuteľná do hrubého príjmu príjemcu. Takže pre zamestnávateľa s kalendárnym rokom musia bonusy za prácu v roku 1 skutočne doraziť k zamestnancom do 15. marca roku 2, aby boli odpočítateľné v roku 1. Ak zaplatíte 16. marca, odpočet patrí do roku 2 — aj keď bola práca vykonaná, záväzok bol zaúčtovaný a všetci súhlasia, že bonus bol „za" rok 1.
Všimnite si, že ide o pravidlo načasovania, nie o odmietnutie. Odpočet sa odkladá, nie ruší. Ale ročné odloženie veľkého fondu bonusov má skutočné náklady: časovú hodnotu daňových úspor plus rozdiel medzi účtovným a daňovým základom, ktorý teraz musíte sledovať.
Podmienka 1: Záväzok musí byť stanovený na konci roka (test všetkých udalostí)
Skôr než vôbec začne platiť 2½-mesačné obdobie, bonus musí spĺňať test všetkých udalostí pre daňovníkov účtujúcich na akruálnom princípe: všetky udalosti určujúce skutočnosť záväzku museli nastať do 31. decembra, výška musí byť určiteľná s primeranou presnosťou a ekonomický výkon — tu služby zamestnancov — musel nastať.
V praxi to znamená:
- Vzorec alebo rozhodnutie predstavenstva porazí vágny úmysel. Uznesenie predstavenstva prijaté v decembri, ktoré deklaruje pevný fond bonusov, alebo písomný plán vypočítavajúci odmeny ako percento zo zisku alebo predaja, zakladá záväzok. Pocit na konci roka, že „sa o všetkých postaráme na jar", nestačí.
- Výška musí byť primerane odhadnuteľná. Nepotrebujete presnosť na cent o polnoci 31. decembra — bonus vypočítaný zo známeho údaja o predaji podľa pevného vzorca spĺňa podmienku, aj keď je aritmetika dokončená v januári.
- Diskrétnosť ničí odpočítateľnosť. Ak je celkový fond skutočne diskrečný, kým sa predstavenstvo vo februári nerozhodne, či bonusy vôbec existujú, na konci roka neexistoval žiadny pevný záväzok a odpočet za rok 1 zlyhá bez ohľadu na to, ako rýchlo zaplatíte.
Pasca podmienená zamestnaním
Najjemnejšia verzia tohto zlyhania je klauzula „musí byť stále zamestnaný v deň výplaty", ktorá sa nachádza v mnohých bonusových plánoch. IRS dospel v poradnom stanovisku hlavného právneho poradcu 200949040 k záveru, že ak zamestnanci stratia bonusy tým, že odídu pred dátumom výplaty, záväzok zamestnávateľa je na konci roka podmienený — skutočnosť záväzku nie je stanovená, kým sa zamestnanec neobjaví a nevyzdvihne si ho. Výsledok: bonus je odpočítateľný len v roku vyplatenia, aj keď platba pristane pohodlne pred 15. marcom.
Ak chcete odpočet za rok 1 a zároveň chcete mať nástroj na udržanie zamestnancov, široko používaným prístupom je stanoviť celkový záväzok zamestnávateľa voči fondu bonusov na konci roka (aby súhrnná suma už nebola podmienená), pričom si ponecháte diskrétnosť len nad individuálnymi alokáciami. Nechajte si znenie plánu skontrolovať pred decembrom, nie až po podaní daňového priznania.
Podmienka 2: Zamestnanci musia skutočne dostať peniaze do termínu
„Vyplatené do 2½ mesiaca" znamená presne to, čo hovorí: zamestnanec musí skutočne dostať finančné prostriedky, nie len byť informovaný, že bonus prichádza. Účtovný zápis časovo rozlišujúci bonus, vyhlásenie predstavenstva alebo šek vytlačený, ale ležiaci v zásuvke stola, nespĺňa podmienku tohto pravidla.
Praktické dôsledky:
- Vystavte a doručte s rezervou. Pre zamestnávateľov s kalendárnym rokom je termín 15. marec. Neplánujte spracovanie výplat na 14. marca — oneskorenie banky, uzávierka mzdového poskytovateľa alebo sviatočný víkend môžu posunúť prijatie za hranicu. Začiatok marca je bezpečná zóna.
- Dávajte pozor na vlastný fiškálny rok. Termín je 2½ mesiaca po konci vášho roka, nie 15. marec. Podnik s koncom fiškálneho roka 30. júna musí zaplatiť do 15. septembra; koniec roka 30. septembra znamená 15. december. Zamestnávatelia s fiškálnym rokom na to neustále narážajú, pretože každý článok a poradca skrátene hovorí „15. marec."
- Načasovanie priameho vkladu sa počíta podľa prijatia. Koordinujte so svojím mzdovým poskytovateľom, kedy sa finančné prostriedky skutočne zúčtujú na účtoch zamestnancov, nie kedy sa odošle dávkový súbor.
Naplánujte aj vedľajší efekt dane zo mzdy: bonusy sú mzdou, keď sú vyplatené, takže bonusy za rok 1 vyplatené v roku 2 sa objavia na formulároch W-2 za rok 2, pričom federálne zrážky a FICA sa uplatnia v roku výplaty. Váš odpočet dane z príjmu a vaše mzdové výkazníctvo budú zámerne v rôznych rokoch — zosúlaďte ich zámerne, než aby ste objavili nesúlad v čase formulárov W-2.
Podmienka 3: Pravidlo párovania súvisiacich osôb sa nesmie uplatniť
Aj včasný a pevný bonus zlyhá pri odpočte za rok 1, ak je príjemcom súvisiaca osoba podľa § 267. Keď podnik účtujúci na akruálnom princípe dlhuje odpočítateľnú sumu súvisiacej osobe účtujúcej na hotovostnom princípe, odpočet čaká do roka, v ktorom príjemca zahrnie sumu do príjmu — 2½-mesačná lehota toto neprebíja.
Kto sa považuje za súvisiacu osobu:
- Majoritní vlastníci. Bonusy časovo rozlíšené komukoľvek, kto vlastní viac ako 50 % akciovej spoločnosti (priamo alebo na základe pripísania), sú odpočítateľné len vtedy, keď sú vyplatené a vykázané vlastníkom.
- Akcionári S-korporácií. Osobitné pravidlá rozširujú požiadavku párovania na S-korporácie a ich akcionárov, takže S-korporácia, ktorá časovo rozlišuje bonus na konci roka pre akcionára-zamestnanca, si ho všeobecne odpočíta v roku výplaty. S-korporácie sú aj tak priebežné subjekty, takže problémom je načasovanie príjmu akcionárov na formulári K-1 — ale nesúlad sa stále musí sledovať.
- Osobné servisné spoločnosti. Osobná servisná spoločnosť účtujúca na akruálnom princípe si nemôže odpočítať platy alebo bonusy splatné akémukoľvek akcionárovi účtujúcemu na hotovostnom princípe (alebo ich príbuzným), kým sumy neovplyvnia daňové priznanie príjemcu.
Ponaučenie pre vlastníkov-prevádzkovateľov: 2½-mesačný šprint záleží najviac pre bonusy radovým zamestnancom. Váš vlastný bonus sa riadi pravidlom párovania, takže ho naplánujte na zdaňovacie obdobie, kde vám odpočet prinesie najväčší úžitok — a zdokumentujte, do ktorej kategórie každý bonus patrí.
Čo stojí oneskorený bonus: Rýchly príklad
Predpokladajme, že vaša akciová spoločnosť s kalendárnym rokom časovo rozlíši fond bonusov 100 000 USD za silný rok a vyplatí ho 28. marca namiesto 15. marca:
- Zamýšľané: odpočet 100 000 USD v roku 1 v hodnote 21 000 USD pri 21 % sadzbe dane z príjmov právnických osôb.
- Skutočné: odpočet odložený do roku 2. Zaplatíte o 21 000 USD viac na dani s priznaním za rok 1 a získate to späť o rok neskôr — bezúročná pôžička štátnej pokladnici plus odložená daňová pohľadávka, ktorú musíte zaúčtovať a sledovať.
- Ak mal plán aj klauzulu o podmienke zamestnania, výsledok je identický aj pri platbe vo februári: odpočet v roku 2, pretože záväzok nebol nikdy stanovený v roku 1.
Pre vlastníkov priebežných subjektov sa matematika robí cez individuálne sadzby, ale tvar je rovnaký: administratívne oneskorenie preceňuje päťcifernú daňovú výhodu o celý rok.
Kontrolný zoznam na koniec roka: Zabezpečte si odpočet pred 31. decembrom
- Dajte plán písomne hneď teraz. Prijmite alebo zmeňte písomný bonusový plán so vzorcom alebo fondom stanoveným predstavenstvom pred koncom roka. Odstráňte jazyk „musí byť zamestnaný v deň výplaty" alebo ho reštrukturalizujte tak, aby bol súhrnný záväzok stanovený.
- Stanovte výšku s primeranou presnosťou. Naviažte odmeny na ukazovatele známe na konci roka — percento zo zisku, údaj o predaji — a zaznamenajte vyhlásenie predstavenstva do zápisnice.
- Naplánujte si skutočný termín. 15. marec pre podniky s kalendárnym rokom; 15. deň tretieho mesiaca po konci roka pre podniky s fiškálnym rokom. Naplánujte výplatu na týždne, nie dni, pred termínom.
- Oddeľte bonusy súvisiacich osôb. Identifikujte bonusy pre vlastníkov a súvisiace osoby a naplánujte ich podľa pravidla párovania namiesto pravidla 2½ mesiaca.
- Koordinujte mzdové výkazníctvo. Potvrďte so svojím poskytovateľom, ktorý rok budú odrážať formuláre W-2, zrážky a FICA, a zosúlaďte rozdiel medzi účtovným a daňovým základom, aby to spracovateľ priznania nemusel rekonštruovať v októbri.
- Podniky na hotovostnom princípe: väčšinou pokoj. Ak účtujete na hotovostnom princípe, odpočítavate bonusy pri vyplatení, bodka — celý tento článok je problémom akruálneho princípu. (Pred predpokladaním si overte svoju metódu.)
Zabráňte tomu, aby sa časové rozlíšenie bonusov stalo prekvapením
Väčšina zlyhaní pravidla 2½ mesiaca sú najprv účtovné zlyhania a až potom daňové: nedokumentovaný plán, časové rozlíšenie bez plánu výplaty, fond bonusov, ktorý nikto neodsúhlasí so skutočnými výplatami. Sledovanie záväzkov z bonusov oddelene — deklarovaný fond, vyplatené sumy, prepadnuté nároky, výnimky pre súvisiace osoby a z toho vyplývajúce rozdiely medzi účtovným a daňovým základom — zmení marcový zhon na bežnú úlohu pri uzávierke.
Pri sprísňovaní plánovania kompenzácií na konci roka je udržiavanie jasných a auditovateľných finančných záznamov tým, čo robí odpočet obhájiteľným. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne viazanosť na dodávateľa. Začnite zadarmo a presvedčte sa, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.