Vaše výplatné obdobie skončilo v stredu. Mesiac skončil v piatok. Vaši zamestnanci pracovali vo štvrtok a v piatok – a za tieto dni im nebude zaplatené až do nasledujúceho termínu výplaty, ktorý pripadá na nasledujúci mesiac. Takže keď uzatvárate účtovné knihy, kam putujú mzdy za tieto dva dni?
Ak je vašou odpoveďou „nikde, vyriešim to budúci mesiac“, vaše finančné výkazy sú nesprávne. Nie katastrofálne, ale nesprávne spôsobom, ktorý potichu skresľuje každú mesačnú uzávierku, ktorú vytvoríte. Riešením je jediný účtovný zápis nazývaný zápis o časovom rozlíšení miezd, a keď ho raz pochopíte, už sa nikdy nebudete pozerať na kalendárny nesúlad rovnako.
Čo sú časovo rozlíšené mzdy v skutočnosti
Časovo rozlíšené mzdy sú súčtom všetkých nákladov súvisiacich s mzdami, ktoré vášmu podniku vznikli, ale ktoré k určitému dátumu – zvyčajne k poslednému dňu účtovného obdobia – ešte nevyplatil.
Kľúčovým slovom je vznikli. V akruálnom účtovníctve patrí náklad do obdobia, v ktorom prebehla práca, nie do obdobia, v ktorom hotovosť opustila váš bankový účet. Keď zamestnanec odpracuje zmenu, dlhujete mu peniaze v okamihu, keď zmena skončí. Skutočnosť, že váš mzdový systém vystaví šek až o týždeň alebo dva, nemení nič na tom, kedy náklad vznikol.
Časovo rozlíšené mzdy sú záväzkom. V súvahe sa nachádzajú vedľa záväzkov z obchodného styku a iných súm, ktoré dlhujete. Sú to peniaze, ktoré patria vašim zamestnancom a daňovým úradom – vy ich jednoducho držíte až do plánovaného dátumu platby.
Do sumy časovo rozlíšených miezd sa zvyčajne zahŕňa niekoľko vecí:
- Hodinové mzdy a platy zarobené, ale ešte nevyplatené
- Nadčasy odpracované v danom období
- Provízie a bonusy, ktoré zamestnanec zarobil, aj keď k ich vyplateniu dôjde neskôr
- Dane zo mzdy a odvody – zrážky zamestnanca aj zodpovedajúca časť odvodov zamestnávateľa
- Platené voľno (PTO), na ktoré zamestnancom vznikol nárok počas daného obdobia
- Príspevky zamestnávateľa na zdravotné poistenie a dôchodkové plány
Ak čokoľvek z toho bolo zarobené pred dátumom konca obdobia, ale vyplatené až po ňom, patrí to do časového rozlíšenia.
Prečo na časovom nesúlade záleží
Predstavte si firmu s mesačnými výnosmi 40 000 USD a mesačnými mzdami 25 000 USD. Ak dva dni miezd – povedzme 3 000 USD – skĺznu do nesprávneho mesiaca kvôli kalendárnemu nesúladu, vaše účtovné knihy hovoria dve lži naraz. Mesiac, ktorý ste vynechali, vyzerá o 3 000 USD ziskovejší, než v skutočnosti bol. Nasledujúci mesiac pohltí 3 000 USD nákladov navyše, ktoré v skutočnosti nevygeneroval.
V priebehu jedného mesiaca sa to nemusí zdať vážne. Problémom však je, že sa kumulujú tri nedostatky:
-
Rozhodujete sa na základe zlých čísel. Ak sa rozhodujete, či prijať zamestnancov, zvýšiť ceny alebo vyplatiť podiely, nadhodnotený údaj o zisku vás tlačí k rozhodnutiam, ktoré by reálne čísla nepodporili.
-
Môžete minúť peniaze, ktoré nie sú vaše. Časovo rozlíšené mzdy sú pripomienkou, že hotovosť na vašom účte je už viazaná. Firmy, ktoré ignorujú časové rozlíšenie, niekedy minú prostriedky určené na mzdy alebo odvody – a zmeškaný odvod daní rýchlo spúšťa sankcie.
-
Porovnania prestávajú fungovať. Medziročné a medzimesačné porovnania majú zmysel len vtedy, ak každé obdobie nesie svoje skutočné náklady. Práve časové rozlíšenie robí tieto porovnania poctivými.
Ide o princíp priradenia nákladov výnosom v praxi: náklady by mali byť zaznamenané v rovnakom období ako výnosy, ktoré pomohli vygenerovať. Práca, ktorú vaši zamestnanci vykonali v máji, pomohla zarobiť májové výnosy, takže sa musí objaviť v májovom výkaze ziskov a strát – bez ohľadu na to, kedy pripadne výplatný termín.
Ako vypočítať časovo rozlíšené mzdy
Výpočet je jednoduchý, keď ho rozdelíte na jednotlivé zložky. Užitočný vzorec:
Časovo rozlíšené mzdy = nevyplatené mzdy + nevyplatené nadčasy + nevyplatené bonusy/provízie + odvody zamestnávateľa + nazbierané PTO + príspevky zamestnávateľa na benefity
Prechádzajte ním postupne po častiach.
Krok 1: Mzdy a platy
Pri hodinových zamestnancoch vynásobte hodinovú sadzbu počtom hodín odpracovaných v nevyplatenom úseku. Ak zamestnanec zarába 30 USD za hodinu a medzi koncom výplatného obdobia a koncom mesiaca odpracoval 16 nevyplatených hodín, predstavuje to 480 USD.
Pri zamestnancoch s fixným platom vydeľte ročný plat počtom výplatných období a následne alikvotne prepočítajte na nevyplatené dni. Plat 78 000 USD vyplácaný dvakrát mesačne je 3 250 USD na výplatné obdobie; ak je polovica tohto obdobia na konci mesiaca nevyplatená, časovo rozlíšite 1 625 USD.
Krok 2: Nadčasy, bonusy a provízie
Pripočítajte všetky nadčasy odpracované v nevyplatenom okne so správnou prémiovou sadzbou. Potom pridajte bonusy a provízie, ktoré zamestnanec zarobil – ak predajca v máji uzavrel obchod, z ktorého mu prináleží provízia 1 000 USD vyplatená v júni, týchto 1 000 USD je májový náklad.
Krok 3: Odvody zamestnávateľa
Dlhujete viac než len mzdy. Ako zamestnávateľ platíte príslušnú časť FICA – 6,2 % na sociálne poistenie a 1,45 % na Medicare – plus federálne a štátne dane v nezamestnanosti. Tieto sadzby aplikujte na časovo rozlíšené hrubé mzdy.
Jedna pasca, na ktorú si treba dať pozor: maximálne vymeriavacie základy. Daň na sociálne poistenie sa prestáva uplatňovať, akonáhle zamestnanec prekročí ročný vymeriavací základ, a dane v nezamestnanosti majú nízke základy, ktoré väčšina zamestnancov prekročí už začiatkom roka. Koncom roka môže byť časť odvodov zamestnávateľa v rámci časového rozlíšenia oveľa menšia, než by naznačovala zjednodušená sadzba 7,65 %. Predtým, než predpokladáte plnú sadzbu, skontrolujte mzdy každého zamestnanca od začiatku roka.
Krok 4: Časovo rozlíšená platená dovolenka (PTO)
Ak zamestnanci získavajú nárok na platené voľno (PTO) počas práce, toto PTO predstavuje skutočný a rastúci záväzok. Bežný spôsob, ako ho ohodnotiť: porovnajte počet hodín získaného PTO s odpracovanými hodinami a tento pomer aplikujte na mzdy.
Napríklad, ak zamestnanec získa 4 hodiny PTO za každých 80 odpracovaných hodín, jeho PTO sa časovo rozlišuje vo výške 5 % mzdy. Pri zarobenej mzde 2 000 časovo rozlíšeného PTO.
Krok 5: Príspevky na benefity
Pridajte podiel zamestnávateľa na poistnom na zdravotné poistenie a príspevky do dôchodkového plánu prislúchajúce nevyplatenému obdobiu.
Praktický príklad
Chris zarába 50 . Chris získa pol dňa dovolenky za jedno výplatné obdobie.
- Mzdy: 50 **
- Provízie: 900 $
- FICA zamestnávateľa (7,65 % z 2 900 **
- Časovo rozlíšené PTO (4 hodiny získané na 40 odpracovaných = 10 % mzdy): 200 $
Celkové časovo rozlíšené mzdové náklady pre Chrisa: 3 322 $.
Účtovný zápis
Keď máte celkovú sumu, jej zaznamenanie si vyžaduje jeden zápis v posledný deň obdobia.
Na konci mesiaca (časové rozlíšenie):
| Účet | Má dať | Dal |
|---|---|---|
| Mzdové náklady | 2 900 $ | |
| Náklady na mzdové dane | 222 $ | |
| Náklady na PTO | 200 $ | |
| Časovo rozlíšené mzdové záväzky | 3 322 $ |
Debetné zápisy (Má dať) presúvajú náklady do obdobia, v ktorom bola práca vykonaná. Kreditný zápis (Dal) vytvára záväzok — povinnosť, ktorú si prenášate do nasledujúceho mesiaca.
Váš výkaz ziskov a strát teraz odráža skutočné náklady na prácu za dané obdobie a vaša súvaha ukazuje zodpovedajúci záväzok. Účtovníctvo je opäť pravdivé.
Stornovanie zápisu v nasledujúcom mesiaci
Tu sa mnohí účtovníci malých firiem zamotajú. Keď sa v skutočnosti spustí ďalšie spracovanie miezd, váš mzdový systém zaznamená celú výplatu ako náklad — vrátane dní, ktoré ste už časovo rozlíšili. Ak neurobíte nič, tieto časovo rozlíšené dni sa započítajú dvakrát.
Existujú dva čisté spôsoby, ako to vyriešiť.
Možnosť 1: Reverzný zápis. V prvý deň nového mesiaca zaúčtujte zápis, ktorý je presným opakom časového rozlíšenia:
| Účet | Má dať | Dal |
|---|---|---|
| Časovo rozlíšené mzdové záväzky | 3 322 $ | |
| Mzdové náklady | 2 900 $ | |
| Náklady na mzdové dane | 222 $ | |
| Náklady na PTO | 200 $ |
Tým sa vynuluje záväzok a vytvorí sa malý záporný zostatok na nákladových účtoch. Keď o niekoľko dní neskôr nabehne skutočná mzda v plnej výške, záporná suma a plná suma sa vzájomne započítajú na presne tú časť, ktorá skutočne patrí do nového mesiaca. Nikdy nemusíte premýšľať nad tým, ktoré dni boli vopred časovo rozlíšené.
Reverzné zápisy sú štandardným prístupom, pretože sú spoľahlivé: systém urobí matematiku za vás a nehrozí riziko dvojitého započítania. Mnohí účtovníci dokonca považujú časové rozlíšenie za neúplné, kým nemá zodpovedajúci reverzný zápis.
Možnosť 2: Nereverzná úprava. Prípadne môžete ponechať časové rozlíšenie na mieste a pri spracovaní miezd rozdeliť výplatu manuálne — zaúčtovať na ťarchu účtu Časovo rozlíšené mzdové záväzky predtým rozlíšenú časť a na ťarchu účtu Mzdové náklady zvyšok. Toto funguje, ale vyžaduje si to, aby ste si na rozdelenie spomenuli v každom období a správne ho vypočítali. Pre väčšinu malých firiem sú reverzné zápisy jednoduchšie a bezpečnejšie.
Nech už si vyberiete ktorúkoľvek možnosť, princíp je rovnaký: každý dolár mzdových nákladov sa započíta presne raz, v presne správnom mesiaci.
Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Úplné vynechanie časového rozlíšenia. Najčastejšou chybou je jednoducho to nerobiť. Ak sa vaše výplatné obdobia dokonale zhodujú s koncami mesiacov každý jeden mesiac, mohlo by vám to prejsť — ale takmer nikdy sa tak nedeje.
Zabúdanie na podiel daní zamestnávateľa. Časovo rozlíšené mzdy nie sú len mzdy, ktoré vidia zamestnanci. Príspevky zamestnávateľa na sociálne poistenie a dane z nezamestnanosti sú skutočným nákladom, ktorý patrí do rovnakého obdobia.
Ignorovanie limitov vymeriavacích základov. Použitie paušálnej sadzby dane zamestnávateľa vo výške 7,65 % neskoro v roku nadhodnocuje časové rozlíšenie u zamestnancov s vysokými príjmami, ktorí už prekročili vymeriavací základ pre sociálne zabezpečenie. Skontrolujte údaje od začiatku roka.
Vynechanie bonusov a provízií. Ak ich zamestnanec v danom období získal, časovo sa rozlišujú v danom období — aj keď výplata prebehne až o niekoľko mesiacov.
Časové rozlíšenie bez následného stornovania. Časové rozlíšenie bez plánu na nasledujúci mesiac vedie priamo k dvojitému započítaniu nákladov. Vopred sa rozhodnite, či budete stornovať alebo upravovať, a buďte dôslední.
Považovanie PTO za nepodstatné. Nevyužité PTO je záväzok, ktorý potichu rastie. Ak ho nikdy časovo nerozlíšite, v deň, keď si dlhoročný zamestnanec nechá preplatiť veľký zostatok, vaše účtovníctvo utrpí náhly, nevysvetlený úder.
Udržujte svoje financie usporiadané od prvého dňa
Časovo rozlíšené mzdy sú malým zápisom s mimoriadnym vplyvom na to, či vaše mesačné čísla hovoria pravdu. Správne vykonanie závisí od jasných, sledovateľných záznamov — presne vedieť, ktoré dni boli rozlíšené, aká sadzba bola použitá a kedy sa zaúčtuje reverzný zápis. Beancount.io poskytuje plain-text účtovníctvo, vďaka ktorému je každý účtovný zápis transparentný, riadený verziovaním a ľahko auditovateľný — žiadne čierne skrinky skrývajúce spôsob, akým bolo číslo vytvorené. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční odborníci prechádzajú na plain-text účtovníctvo. Môžete tiež preskúmať dokumentáciu, aby ste sa dozvedeli, ako sa opakujúce sa zápisy, ako napríklad časové rozlíšenie miezd, hodia do plain-text hlavnej knihy.
Zdroje: ADP — Časovo rozlíšené mzdy, QuickBooks — Čo sú časovo rozlíšené mzdy?, Eddy — Časové rozlíšenie miezd: 3 kroky k výpočtu, PLANERGY — Reverzné zápisy v účtovníctve.