Kalifornské hlásenia o mzdových údajoch za vykazovaný rok 2025 sú splatné do 13. mája 2026 na oddelenie pre občianske práva (CRD). Ak ste súkromný zamestnávateľ so 100 alebo viac zamestnancami na výplatnej páske, alebo súkromný zamestnávateľ klienta so 100 alebo viac pracovníkmi sprostredkovanými cez pracovné agentúry, musíte podávať ročné hlásenie podľa §12999 Vládneho kódexu (Government Code) — a rok 2026 je rokom, kedy sa pravidlá sprísňujú.
Kto Musí Podávať
- Hlásenie o zamestnancoch na výplatnej páske: Súkromní zamestnávatelia so 100+ zamestnancami na výplatnej páske (vnútri alebo mimo Kalifornie, ale hlásenie sa týka kalifornských zamestnancov)
- Hlásenie o pracovníkoch cez agentúry: Súkromní zamestnávatelia klientov so 100+ pracovníkmi najatými cez pracovné agentúry v Kalifornii
- Hlásenie na úrovni prevádzkarní: Údaje rozdelené podľa prevádzkarne, mzdového pásma, kategórie pracovnej pozície, rasy, etnicity a pohlavia — podobne ako federálny EEO-1, ale podávané samostatne na CRD cez ich portál a Excel šablóny
Kalifornskú požiadavku nemôžete splniť iba podaním federálneho EEO-1. CRD vyžaduje vlastné podanie, aj keď EEOC zvažuje ukončenie zberu federálnych EEO-1.
Čo Je Nové Pre Rok 2026, Čo Sa Mení V Roku 2027
Pre májové podanie 2026 (údaje za rok 2025) CRD zverejnilo predbežné šablóny a časté otázky signalizujúce rozšírené sledovanie klasifikácií zamestnancov a vzorov práce, plus prísnejšiu validáciu. Základná štruktúra mzdových pásiem (10 kategórií pracovných pozícií) stále platí pre údaje za rok 2025.
Od podávania za rok 2026 (splatné v roku 2027) SB 464 rozširuje štruktúru kategórií pracovných pozícií z 10 na 23 kategórií a robí pokuty za nepodanie povinnými, keď o ne CRD požiada — posun od diskrečného k povinnému vymáhaniu. Zamestnávatelia, ktorí čakajú do roku 2027 na prestavbu kategórií vo svojom HRIS, budú pre-mapovávať pod časovým tlakom.
Čo Podávať — A Ako
Portál CRD vyžaduje Excel šablóny podľa typu hlásenia (výplatná páska vs. pracovné agentúry), pričom každá prevádzkareň je samostatnou sekciou. Demografické údaje pochádzajú z dobrovoľnej sebaindentifikácie; mzdové údaje používajú W-2 Box 5 (medicare mzdy) mapované do mzdových pásiem. Odpracované hodiny a nové polia o vzoroch práce musia byť v súlade s mzdovými záznamami.
Najčastejšou chybou pri podávaní je nesúlad počtu prevádzkarní — sídlo plus každá fyzická alebo vzdialená entita prevádzkarne musí byť zosúladená so súborom pracovísk v mzdovom systéme. Kalifornský zamestnávateľ so 120 zamestnancami v troch kanceláriách podáva tri sekcie prevádzkarní, nie jeden súhrnný celok.
Pokuty a Uchovávanie Záznamov
Od roku 2026 súdy musia uložiť pokuty, ak o ne CRD požiada za nepodanie — predchádzajúci zákon robil pokuty diskrečnými. CRD tiež zdôraznilo povinnosti uchovávania údajov: uchovávajte mzdové a demografické údaje a záznamy o podaniach najmenej tri roky po odoslaní a buďte pripravení ich predložiť pri audite.
Neskoré alebo nepresné podania môžu tiež vyjsť najavo v auditoch mzdovej rovnosti a prijímania, ktoré CRD vykonáva priamo zo súboru mzdových údajov.
Kontrolný Zoznam Pre Účtovníctvo a HRIS Pred 13. Májom
- Zosúlaďte počet zamestnancov za referenčné obdobie, ktoré predpisuje CRD (typicky jedno výplatné obdobie medzi 1. okt. a 31. dec. 2025), so mzdami, nie s počtom zamestnancov podľa HR, ktorý zahŕňa dovolenky.
- Validujte údaje o rase/etnicite/pohlaví podľa formulárov dobrovoľnej sebaindentifikácie; nedoplňujte ich odhadmi.
- Mapujte mzdové pásma z miezd Box 5 a zosúlaďte súčty pásiem so mzdovými súčtami — odchýlka v súčte pásma je dôvod na odmietnutie podania.
- Dokumentujte údaje o pracovníkoch cez agentúry samostatne, s názvom agentúry a počtom pracovníkov na prevádzkareň.
V Beancount si zaznamenávajte dátumy podávania mzdových údajov a zoznamy pokrytých prevádzkarní ako datované poznámky, aby sa termín 13. mája každý rok opakoval so správnym rozsahom.
Zjednodušte Si Finančné Riadenie
Podávanie mzdových údajov mení HR demografiu na územie auditovaných finančných záznamov. Beancount.io udržiava mzdové, prevádzkové a demografické zdrojové zápisy pod správou verzií — takže súčty, ktoré podávate, priamo nadväzujú na W-2, ktoré ste vydali. Začnite zadarmo a urobte z 13. mája podanie, nie chaos.