Ak podávate kalifornské vykazovanie údajov o mzdách a vaše mzdové údaje zahŕňajú dodávateľov a rozšírené demografické polia, šablóna, ktorú ste použili minulý rok, bude tento máj zamietnutá.
Čo sa rozšírilo
Kalifornský útvar pre občianske práva (CRD) rozšíril šablónu na vykazovanie údajov o mzdách pre rok 2026, aby zosúladil údaje o mzdách podľa pracovného zákonníka (oddiel 432.3) s rozšíreným rozsahom zákona o ochrane osobných údajov:
- Kto sa vykazuje: Nielen zamestnanci na plný úväzok s formulárom W-2, ale aj dodávatelia s formulárom 1099, ktorí odpracujú významnú časť hodín v Kalifornii, ak spĺňajú prah na vykazovanie (vo väčšine prípadov 100+ príjemcov).
- Čo sa vykazuje: Starých 10 mzdových pásiem je teraz 12, pričom horné pásmo je rozdelené. Hodiny a mzdy sa vykazujú podľa prevádzkarne, podľa kategórie pracovnej pozície a teraz aj podľa rozšíreného kombinovaného poľa rasa/etnicita a pohlavie, ktoré zodpovedá inventáru údajov zákona o ochrane osobných údajov.
Pokrytí zamestnávatelia: Súkromní zamestnávatelia so 100+ zamestnancami a/alebo 100+ pracovníkmi najatými cez pracovné agentúry v predchádzajúcom kalendárnom roku, s aspoň jedným príjemcom v Kalifornii. Prah sa počíta aj pre dodávateľov, nielen pre zamestnancov.
Májové podanie a prekrývanie so zákonom o ochrane osobných údajov
Správa o mzdových údajoch sa podáva druhú májovú stredu. V roku 2026 CRD krížovo overuje šablónu s inventárom údajov podľa kalifornského zákona o ochrane osobných údajov (CPRA): demografické polia v mzdových údajoch musia zodpovedať kategóriám, ktoré zverejňujete vo svojom oznámení o ochrane osobných údajov pre rovnakú pracovnú silu.
To znamená, že mzdy a inventár ochrany osobných údajov musia pochádzať z rovnakého zdroja pravdy, nie z dvoch tabuliek, ktoré sa v apríli rozchádzajú.
Účtovníctvo, ktoré prežije kontrolu
- Skupovanie miezd: Mzda každého príjemcu podľa W-2 Box 1 alebo hrubá mzda podľa 1099, hodiny (alebo proxy hodiny pre oslobodených), prevádzkareň a kategória pracovnej pozície musia byť označiteľné. Ak váš mzdový systém neumožňuje označovanie podľa prevádzkarne a podľa typu (dodávateľ vs. zamestnanec), exportujte údaje a pridajte značky pred vytvorením šablóny.
- Hodiny pre oslobodených a dodávateľov: Hodiny pre oslobodených zamestnancov sa odhadujú na 40 za týždeň pre plný úväzok; hodiny dodávateľov sa sledujú cez faktúry alebo výkazy práce, nie cez mzdové hodiny, ktoré nemajú.
- Zosúladenie ochrany osobných údajov a miezd: Počet jednotlivcov podľa demografickej kategórie v mzdových údajoch sa musí zhodovať s počtom pracovnej sily v inventári ochrany osobných údajov. Udržujte jediný súpis pracovnej sily, ktorý napája oba systémy.
Udržujte svoje financie organizované od začiatku
Vykazovanie mzdových údajov je mzdové vykazovanie s presahom do občianskych práv. Zamestnávatelia, ktorí podávajú čisto, sú tí, ktorých mzdy, evidencia dodávateľov a inventár ochrany osobných údajov pochádzajú z jedného súpisu, verzovaného a pripraveného v apríli, nie v máji.
Beancount.io vedie tento súpis ako čistý text — každý príjemca ako transakcia s prevádzkarňou, kategóriou a demografickým údajom — pripravený pred termínom šablóny. Začnite zadarmo a urobte z mája podanie, nie rekonštrukciu.