#payroll
Управление расчетами, обработкой зарплаты и соблюдение требований для бизнеса любого размера
Узнайте, что требует Публикация 15 IRS (Circular E) для удержаний, депозитов и подачи форм 941 и W-2. Четкое практическое руководство для малых работодателей.
Работодатели, использующие электронные системы Формы I-9, должны обновить дату истечения срока действия до 31.05.2027 года не позднее 31 июля 2026 года. В этом руководстве рассматривается, какие редакции остаются действительными, что изменилось в редакции от 20.01.25, правило хранения в течение трех лет после приема на работу или одного года после увольнения, а также какие ошибки в документах ICE теперь считает существенными, а не техническими.
У IRS нет единого правила семи лет. Записи по подоходному налогу хранятся 3 года, по налогам на занятость — 4 года, при существенном сокрытии дохода — 6 лет, при убытках от безнадежных долгов и бесполезных ценных бумаг — 7 лет, а неподанные или мошеннические декларации не имеют срока давности — в то время как записи об имуществе хранятся до истечения срока давности по году его продажи. Это руководство соотносит каждый срок с документами, которые он охватывает, и предлагает график хранения, которому могут следовать владельцы малого бизнеса.
Более 20 государственных и местных юрисдикций повысили минимальную заработную плату 1 июля 2026 года — Аляска до \$14,00, Орегон и округ Колумбия по своим годовым графикам, плюс 17 городских и окружных повышений в Калифорнии, Иллинойсе, Мэриленде, Миннесоте и Орегоне — что увеличит оплату труда более 360 000 работников примерно на \$221 миллион в год. Чек-лист из семи шагов для работодателей, которые должны платить самую высокую ставку по месту выполнения работы, включая порядок разделения расчётного периода, пересекающего дату повышения, по дате работы, а не по дате выплаты.
QuickBooks Desktop 2023 достиг конца поддержки 31 мая 2026 года — налоговые таблицы заработной платы перестали обновляться, банковские каналы, Desktop Payments, прямой депозит, электронная подача, Workforce, онлайн-резервное копирование и исправления безопасности отключились 1 июня, в то время как локальные файлы компании по-прежнему открываются нормально. Чек-лист очистки перед миграцией, три жизнеспособных пути (QuickBooks Online, Enterprise или другая платформа), шаги экспорта из Desktop в Online и сверка после миграции, доказывающая, что главная книга перенесена без изменений.
Надбавка за интернет в размере $75 в месяц, выплачиваемая без подтверждающих документов, является дополнительной заработной платой — она отражается в поле 1 формы W-2 и обходится работодателю примерно в 7,65% дополнительных налогов на фонд оплаты труда. Те же $75 не облагаются налогом и не попадают в W-2 при наличии письменного подотчётного плана, отвечающего всем трём требованиям Налогового регламента 1.62-2: деловая связь, подтверждение расходов в течение 60 дней и возврат излишка в течение 120 дней. В этом руководстве рассматриваются два варианта IRS, пять ошибок, превращающих план в облагаемый налогом, отдельные счета главной книги и виды выплат в расчётной ведомости, обеспечивающие правильный учёт, а также государственные законы, требующие возмещения расходов независимо от федерального налогового режима.
Обязательный сервисный сбор не проходит четырехфакторный тест IRS на чаевые, поэтому это заработная плата, а не чаевые — вы платите обе части FICA с этой суммы, теряете кредит по разделу 45B в форме 8846, и эта сумма исключается из нового вычета на квалифицированные чаевые по OBBBA. В статье рассматриваются четырехфакторный тест, бухгалтерские проводки, которые держат Выручку от сервисных сборов отдельно от Чаевых к выплате, а также изменения в расчете зарплаты, налоговом кредите на чаевые, налоге с продаж и раскрытии комиссий, с которыми сталкивается ресторан в день перехода.
Vermont Saves охватил работодателей с пятью и более сотрудниками 1 июля 2026 года, а New York Secure Choice завершил свой трехэтапный запуск 15 июля 2026 года. Что требует каждая программа, штрафы (20 долларов, возрастающие до 75 долларов за сотрудника в Вермонте, 250 долларов за сотрудника в год в Нью-Йорке) и как отражать удержания как обязательство по зарплате, а не как расход.
С 1 июля 2026 года закон SB 637 в Вирджинии снижает порог работодателя по Закону о правах человека Вирджинии с 15 до 5 сотрудников и продлевает срок подачи заявления с 300 дней до двух лет. Любой бизнес с пятью или более сотрудниками каждый рабочий день в течение 20 или более календарных недель теперь подпадает под действие закона по всем запрещенным практикам — не только по увольнению. Вот правило подсчета 20 недель, контрольный список из семи шагов для соблюдения закона, а также кадровые и платежные документы, которые следователь запрашивает в первую очередь.
Премия по страхованию работников — это зарплата ÷ 100 × тариф по классу × модификатор опыта, поэтому годовой аудит повторно проверяет обе переменные по вашим фактическим данным. Это руководство охватывает три типа аудитов и что их вызывает, документы, которые запрашивают аудиторы, почему сверхурочная премия исключается только при раздельном учёте по сотрудникам и неделям по правилу NCCI 2-B-2, лимиты NCCI на директоров 2026 года — максимум $3,400 и минимум $1,700 в неделю, а также почему платежи субподрядчику без действующего сертификата страхования включаются в вашу зарплату.
Регуляторные нормы ABC-теста в Нью-Джерси вступают в силу 1 октября 2026 года, разъясняя, что каждый работник считается сотрудником, если только вы не докажете свободу от контроля, работу вне вашей обычной деятельности или мест ведения бизнеса, а также наличие независимо созданного предприятия — узнайте о трёх критериях, пяти распространённых ошибках и чек-листе аудита до дедлайна.
Лимит FSA по зависимому уходу в США вырастет до $7,500 для плановых лет после 2025 года — что должны изменить федеральные работодатели и сотрудники.
