Кредиторская задолженность (Accounts payable, AP) — это деньги, которые ваш бизнес должен своим поставщикам за товары или услуги, которые вы уже получили, но еще не оплатили. В мире бухгалтерского учета AP классифицируется как краткосрочное обязательство в вашем балансовом отчете — сумма, обычно подлежащая выплате в течение следующего года, а зачастую в течение 30–60 дней.

Эта концепция является центральной для метода начисления (accrual accounting), при котором вы фиксируете расход и соответствующее обязательство в момент поступления счета, а не в момент фактической отправки денежных средств. В этом руководстве мы покажем вам, как чисто и эффективно управлять всем процессом работы с AP, используя инструмент учета в текстовом формате — Beancount.

Краткий обзор​

Прежде чем мы углубимся в детали, рассмотрим основные моменты:

• Кредиторская задолженность (AP) представляет собой ваши краткосрочные долги перед поставщиками. Вы найдете ее в разделе Liabilities (Обязательства) вашего баланса.
• Начисление vs Кассовый метод: AP — это концепция, которая существует только в том случае, если вы ведете учет по методу начисления. Beancount полностью поддерживает такие рабочие процессы, а его веб-интерфейс, Fava, будет корректно отображать ваши обязательства.
• AP vs AR: Все просто: кредиторская задолженность (Payables) — это то, что вы должны, а дебиторская задолженность (Receivables, AR) — это то, что должны вам.

Где отражается AP в Beancount (и Fava)​

Чтобы начать отслеживание AP, вам сначала нужно объявить соответствующий счет в вашем журнале. Стандартное соглашение:

Liabilities:AccountsPayable

Вы также можете создавать субсчета для крупных поставщиков (например, Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

В Fava этот счет появится в Балансовом отчете в разделе Liabilities. Вы можете нажать на него, чтобы просмотреть детализацию и увидеть список всех открытых и оплаченных позиций, что дает четкое представление о ваших обязательствах. Вы даже можете увидеть это в действии в публичном примере журнала Fava, который включает счет Liabilities:AccountsPayable.

Основные инструменты Beancount, которые вам понадобятся​

Надежный процесс управления AP в Beancount опирается на несколько ключевых функций:

1. Счета: В основном вы будете использовать счет Liabilities:AccountsPayable, денежный счет, например Assets:Bank:Checking, и различные счета расходов (например, Expenses:Supplies).
2. Метаданные: Вы можете прикреплять данные типа «ключ-значение» к любой транзакции. Для AP вы будете использовать такие метаданные, как invoice:, due:, terms: и document:. Fava распознает ключ document: и автоматически создаст кликабельную ссылку на прикрепленный файл, если вы настроите папку с документами.
3. Теги и ссылки: Используйте #теги (например, #ap) для удобной фильтрации и ^ссылки (например, ^INV-10455), чтобы программно связать счет и последующий платеж по нему. Это создает четкий аудиторский след.
4. Запросы (BQL): Похожий на SQL язык запросов Beancount (BQL) позволяет формировать мощные отчеты, например, выводить список всех открытых задолженностей, отсортированных по дате оплаты, прямо из командной строки с помощью bean-query или на странице «Query» в Fava.

Основной рабочий процесс AP в Beancount​

Управление AP в вашем журнале включает два или три ключевых этапа: запись счета, его оплата и, иногда, обработка частичных платежей или скидок.

1) Запись счета поставщика (создание обязательства)​

Сначала вы регистрируете расход и создаете кредиторскую задолженность при поступлении инвойса.

; Опционально укажите папку с документами в основном файле Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Заказ краски INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Эта запись решает две важные задачи:

1. Она немедленно признает расход в размере 500.00 USD в соответствующем периоде (август).
2. Она создает соответствующее обязательство в размере 500.00 USD, показывая, что вы должны деньги Forest Paint Supply.

Ссылка ^INV-10455 — это уникальный идентификатор, который позволит вам позже прикрепить ту же ссылку к платежу, логически связывая транзакции выставления счета и оплаты.

2) Оплата счета (погашение обязательства)​

Когда вы оплачиваете инвойс, вы создаете транзакцию, которая переводит деньги с вашего банковского счета для погашения обязательства.

а) Стандартная оплата (без скидки):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Оплата INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Эта запись уменьшает ваш баланс AP на 500.00 USD и баланс вашего расчетного счета на ту же сумму. Обязательство теперь погашено.

б) Скидка за раннюю оплату (например, "2/10, n/30"):

Если условия оплаты «2/10, n/30», вы можете получить скидку 2 %, если оплатите счет в течение 10 дней. Для нашего инвойса на 500.00 USD скидка составит 10.00 USD. Вот два приемлемых способа записи — просто выберите один метод и придерживайтесь его.

; Вариант 1: Запись скидки как прочего дохода (эффект контр-расхода)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Скидка за раннюю оплату INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Вариант 2: Прямое уменьшение первоначального расхода
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Скидка за раннюю оплату INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

в обоих случаях вы полностью закрываете обязательство на 500.00 USD, уменьшаете банковский баланс на 490.00 USD, которые вы фактически заплатили, и учитываете выгоду в 10.00 USD.

3) Обработка частичных платежей​

Функция ссылок в Beancount делает отслеживание частичных платежей простым и понятным.

; Инвойс на 1,200 USD
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Первый платеж 400 USD
2025-08-20 * "Acme Parts" "Оплата INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Финальный платеж 800 USD
2025-09-05 * "Acme Parts" "Оплата INV-9001 (финальная)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Используя ссылку ^INV-9001 во всех трех транзакциях, вы можете легко отфильтровать свой журнал, чтобы увидеть полную историю этого конкретного счета и связанных с ним платежей.

Полезные запросы (BQL)​

Вы можете запускать эти запросы во вкладке «Query» в Fava или из командной строки с помощью bean-query.

Совет: Функция any_meta() невероятно полезна для извлечения полей метаданных, таких как invoice: и document:, в результаты вашего запроса.

Открытая кредиторская задолженность по поставщикам (балансовый вид):

Этот запрос суммирует текущую непогашенную задолженность перед каждым поставщиком.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS сумма
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Открытая задолженность по инвойсам и датам оплаты:

Получите аккуратный список каждого открытого счета, отсортированный по дате оплаты, чтобы правильно расставить приоритеты платежей.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS инвойс,
       any_meta('due')     AS срок_оплаты,
       COST(SUM(position)) AS сумма
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, инвойс, срок_оплаты
ORDER BY срок_оплаты, payee;

Список счетов с прикрепленными PDF-файлами:

Этот запрос находит все ваши счета и показывает путь к связанному документу.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS инвойс, any_meta('document') AS файл
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Где смотреть AP в Fava​

• Balance Sheet (Баланс): Перейдите в Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, чтобы увидеть общий баланс и углубиться в детали транзакций.
• Journal (Журнал): Отфильтруйте журнал по счету account:Liabilities:AccountsPayable или по конкретной ссылке, например ^INV-xxxx, чтобы увидеть весь жизненный цикл счета.
• Documents Sidebar (Боковая панель документов): Если вы используете метаданные document: и настроили директиву option "documents", вы увидите список связанных документов в боковой панели.

Анализ задолженности: старение, оборачиваемость и денежные потоки​

• Ведомость старения (Aging Schedule): Этот отчет группирует ваши открытые счета по времени просрочки (например, 1–30 дней, 31–60 дней, 60+ дней). В Beancount наиболее практичный подход — запустить запрос «Открытая задолженность по инвойсам и датам оплаты» выше, экспортировать результаты в CSV и распределить их по категориям в таблице или с помощью небольшого скрипта на Python.
• Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности: Это быстрый показатель того, насколько быстро вы платите своим поставщикам. Формула: Общий объем закупок у поставщиков ÷ Средняя величина кредиторской задолженности. Связанный показатель, Период оборачиваемости кредиторской задолженности (DPO), примерно равен 365 ÷ Коэффициент оборачиваемости.
• Если вы не можете заплатить вовремя: AP предназначена для краткосрочных долгов. Если поставщик соглашается на формальное, более долгосрочное погашение, вам следует реклассифицировать долг из AP в долговое обязательство (note payable).

2025-10-01 * "Helix Industries" "Перевод просроченной AP в 12-месячный вексель" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Лучшие практики для AP в текстовом журнале​

• Откажитесь от бумаги: Храните PDF-файлы инвойсов в папке documents и связывайте их с помощью ключа метаданных document:.
• Используйте ссылки последовательно: Указывайте уникальный номер инвойса в ^link как в записи о начислении счета, так и во всех связанных записях об оплате.
• Соблюдайте порядок в метаданных: Постоянное использование invoice:, due: и terms: упрощает поиск, запросы и финансовый анализ.
• Только метод начисления: Если вы хотите получать полезные отчеты по AP, придерживайтесь ведения учета по методу начисления. Beancount и Fava отлично справляются с этой задачей.

Шаблон для копирования: Счет поставщика + Оплата​

; ---- Счет (Bill) ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Заказ краски INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Оплата (без скидки) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Оплата INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Данное руководство носит ознакомительный характер и не является налоговой, юридической или финансовой консультацией.

Ссылки и дополнительные материалы:​

• Документация Beancount по основным типам счетов, тегам/ссылкам и языку запросов
• Заметки Fava/Beancount по учету методом начисления и привязке документов
• Использование any_meta() для запросов по полям метаданных

Если ваш реестр хранится в обычном тексте, значит вы уже цените ясность, контроль и воспроизводимость. Аутсорсинг бухгалтерии не обязательно должен подрывать эти принципы. Напротив, при правильном подходе он превращает вашу настройку Beancount в надёжный документированный рабочий процесс, управляемый специалистами — при этом вы сохраняете полное владение данными, репозиторием и правилами.

Это практическое руководство для пользователей Beancount о том, что можно передать на аутсорсинг, что оставить внутри компании, как структурировать результаты и как оценивать поставщиков. Здесь речь идёт о делегировании механической работы без потери контроля.

Для кого это предназначено​

Это руководство предназначено вам, если вы подходите к одному из следующих профилей:

• Соло‑основатели, инди‑хакеры и консультанты, использующие Beancount и желающие освободить время от механических частей бухгалтерии, чтобы сосредоточиться на продукте или клиентах.
• Инженеры, разбирающиеся в финансах, которым нужны жёсткие контрольные точки, версия истории и полная аудитируемость, но которые не хотят тратить выходные на импорт банковских выписок и сверку счетов.
• Организации, мигрирующие от универсальных сервисов, которые теперь ставят во главу угла хранение данных и воспроизводимость. Недавние внезапные закрытия платформ, таких как Bench, подчеркнули важный урок: планы выхода и открытые форматы — не опция. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount вкратце​

Для непосвящённых экосистема Beancount построена вокруг нескольких ключевых компонентов, которые делают её мощным инструментом для подобных рабочих процессов:

• Beancount – в основе двойная запись бухгалтерского учёта в виде простого текста. Вы пишете читаемые файлы реестра, коммитите их в Git‑репозиторий и используете компилятор для валидации и генерации финансовых отчётов. (GitHub)
• Fava – изящный веб‑интерфейс для Beancount. Fava читает ваш файл реестра и предоставляет интерактивные балансы, отчёты о доходах, тренды, фильтры и мощный SQL‑подобный язык запросов. (Fava Demo)
• beangulp – современный фреймворк для автоматизации импорта данных. Эволюция оригинального импортёра Beancount, beangulp позволяет писать надёжные импортёры, которые парсят CSV, OFX, QFX и даже PDF‑выписки, превращая сырые банковские данные в структурированные записи Beancount. (GitHub)

Успешные отношения аутсорсинга должны сохранять и усиливать эти сильные стороны: контроль версий, читаемая история, строгая валидация и композиционность ваших инструментов.

Что аутсорсить, а что оставлять себе​

Ключ к эффективному делегированию — чёткое разделение труда. Ниже показано, как отделить тактическое выполнение от стратегической ответственности.

Отличные кандидаты для аутсорсинга​

Эти задачи обычно повторяются, основаны на правилах и отнимают много времени — идеальны для специалиста.

• Сбор выписок и импорт: скачивание ежемесячных выписок, нормализация разных форматов (CSV, OFX, PDF) и запуск ваших beangulp‑импортёров. Включает поддержание правил импортёров, поскольку финансовые организации постоянно меняют форматы выписок.
• Помощь в категоризации: построение эвристик и декларативных правил для классификации транзакций. При желании они могут использовать smart_importer для предсказания проводок на основе истории, но окончательный просмотр всегда остаётся за человеком.
• Сверка и проверка целостности: тщательная работа по размещению balance‑утверждений, соответствующих вашим выпискам, расследованию расхождений и обеспечению отсутствия ошибок в реестре.
• Прикрепление документов и чистота: получение счетов и чеков, привязка их к транзакциям с метаданными и аккуратное архивирование исходных документов в воспроизводимую структуру каталогов.
• Закрытие месяца и отчётность: подготовка стандартного набора отчётов (P&L, Balance Sheet, Cash Flow) и предоставление представлений Fava или экспортов для управленческих обновлений.
• Операции по дебиторской/кредиторской задолженности и подготовка к выплате зарплат: подготовка счетов к оплате, генерация инвойсов, погоня за поступлениями и подготовка файлов зарплаты для вашего окончательного обзора и утверждения.
• Подготовка налогового пакета: в конце года — чистый пробный баланс, вспомогательные графики и все необходимые файлы для вашего CPA или налогового консультанта.

Остаётся в компании (вы сохраняете намерения и риски)​

Эти обязанности стратегические и определяют финансовый фундамент вашего бизнеса. Они принадлежат вам.

• Проектирование плана счетов: структура и наименования аккаунтов отражают ваше видение бизнеса. Это ваша финансовая карта.
• Ключевые бухгалтерские политики: решения о структуре компании, признании доходов, политиках капитализации — их долгосрочные финансовые и юридические последствия.
• Окончательные утверждения: вы должны принимать окончательное решение о всех движениях денежных средств, включая платежи, выплаты зарплат и значительные журнальные записи.
• Стратегическое финансовое планирование: прогнозирование, бюджетирование и определение того, что считается «хорошим» для вашего бизнеса, являются фундаментальными обязанностями владельца.

Рабочий процесс аутсорсинга, построенный на Beancount​

Ниже описана структура совместной работы на базе Git.

1) Структура репозитория (пример)​

Ваш репозиторий — единственный источник правды. Хорошо организованная структура делает процесс прозрачным и поддерживаемым.

/ledger
main.beancount        # Главный файл реестра, включает остальные
accounts/             # Определение плана счетов
includes/             # Ежемесячные или ежегодные файлы транзакций
prices/               # Директивы цены для товаров/акций
metadata/             # Пользовательские метаданные
plugins/              # Пользовательские плагины Beancount
documents/            # Выписки, чеки, счета
/importers              # Импортёры beangulp + правила
config.yaml
bank_x.py
card_y.py
/scripts
import.sh             # Скрипт‑оркестратор импортёров
close_month.py        # Скрипт закрытия месяца и проверки
/reports
monthly/
year_end/
/ops
runbook.md            # Как запускать систему
checklist.md          # Процедурные чек‑листы (например, закрытие месяца)
controls.md           # Документация финансовых контролей

2) Еженедельный цикл​

Рутинная работа должна следовать предсказуемому ритму, завершаясь чётким результатом для вашего обзора.

1. Импорт — поставщик получает выписки и запускает beangulp‑импортёры, формируя новые транзакции.
2. Категоризация — применяются правила, при необходимости – предложения smart_importer. Затем человеческий обзор исправляет неоднозначности.
3. Сверка — добавляются balance‑утверждения, проверяется соответствие выпискам, расследуются различия. Использование директив pad должно быть редким и требовать объяснения.
4. Документирование — к транзакциям привязываются соответствующие документы (чек, счет).
5. Коммит и Pull Request — изменения фиксируются с описательными сообщениями, открывается PR для вашего обзора, позволяя увидеть точный diff изменений в книге.

3) Закрытие месяца (минимальный набор)​

Закрытие — ключевая контрольная точка для обеспечения точности и получения надёжных отчётов.

• Обновление директив price для валют и ценных бумаг.
• Проверка открытых позиций: дебиторская/кредиторская задолженность, начисления, предоплаты, займы.
• Убедитесь, что все balance‑утверждения проходят, нет других ошибок.
• Тегирование коммита закрытием периода (например, 2025-08-close) и экспорт стандартных отчётов.
• Публикация снимка Fava или предоставление защищённого URL за период.

4) Годовой пакет​

Итог работы за год — аккуратно упакованный, аудируемый набор материалов для налогового консультанта: окончательный пробный баланс, вспомогательные графики по ключевым счетам (например, основные средства) и воспроизводимый скрипт, генерирующий все артефакты непосредственно из Git‑репозитория.

Безопасность и доступ (неделимые требования)​

Профессиональный процесс ставит безопасность и владение данными на первое место.

• Хранение данных в первую очередь — вы владеете приватным Git‑репозиторием. Поставщик работает из форка и отправляет Pull Request‑ы. Он никогда не должен хранить единственную копию вашего реестра.
• Доступ к банкам — по возможности предоставляйте только права чтения. Если используете агрегатор, создайте отдельные учётные данные и задайте процесс их отзыва.
• Секреты и шифрование — используйте GPG или age для шифрования чувствительных документов «на‑диске». Требуйте MFA во всех сервисах. Принцип наименьших привилегий.
• Доступ к Fava — самостоятельно хостите Fava или запускайте локально (fava ledger.beancount) и делитесь доступом через защищённый туннель/VPN. Не размещайте его открыто в интернете.
• План выхода — настоятельно требуйте «pull‑the‑cord»‑плейбук: передача всех скриптов, конфигураций и документации, гарантированный доступ к данным. Как показывают недавние события, поставщики могут исчезнуть в одночасье; ваши финансовые записи не должны застрять у них.

Как выглядят «хорошие» результаты (каждый месяц)​

В конце каждого месяца вы должны получить две вещи: технический артефакт и бизнес‑резюме.

1. Чистый Pull Request, содержащий:​

• Все импортированные и проверенные транзакции за период.
• diff новых/изменённых правил импортёров.
• Коммиты, резюмирующие ключевые допущения или ручные корректировки.
• 100 % зелёный статус всех balance‑утверждений, журнал подтверждающий, что каждый аккаунт сверён.
• Ссылки в файле Beancount на все прикреплённые документы + отчёт о недостающих документах.
• Обновлённые директивы price для инвестиций или валют.

2. Пакет управления, содержащий:​

• Стандартные отчёты: отчёт о прибылях и убытках, баланс, отчёт о движении денежных средств.
• Ключевые метрики, такие как денежный запас (runway) и отклонения бюджета от факта.
• Прямые ссылки на преднастроенные представления Fava для более глубокого интерактивного анализа.

Типы поставщиков (и когда они подходят)​

Не все поставщики одинаковы. Подберите того, кто соответствует вашему уровню и сложности.

• Бухгалтер, знакомый с Beancount — идеален для базового рабочего процесса: регулярный импорт, категоризация, сверка и подготовка месячных отчётов.
• Бутик‑бухгалтерская фирма — подойдёт, если нужны дополнительные услуги: управление дебиторской/кредиторской задолженностью, координация зарплат, консолидация нескольких юридических лиц или налоговая поддержка.
• Фракционный контролёр/CFO — правильный выбор, когда нужен стратегический надзор: проектирование бухгалтерских политик, построение финансовых прогнозов, подготовка отчётности для совета и разработка внутренних контролей.

Обычно договор заключается на фиксированную ежемесячную оплату за рутину и почасовую ставку за разовые проекты.

Вопросы для интервью поставщика Beancount‑аутсорсинга​

При оценке кандидата задайте технические вопросы, чтобы понять их экспертизу.

1. Какие импортёры beangulp вы лично создавали или поддерживали? Можете показать анонимные примеры?
2. Будете ли вы поставлять воспроизводимые скрипты и runbook, или только конечные файлы?
3. Как вы обеспечиваете целостность данных в процессе? (Ищите ответы про balance‑утверждения, чек‑листы проверки, возможно CI/CD‑линтинг).
4. Используете ли вы smart_importer? Если да, как выглядит ваш процесс ревью и переопределения его предсказаний?
5. Как вы предлагаете структурировать Git‑рабочий процесс (ветвление, шаблоны PR, конвенции сообщений коммитов)?
6. Каков ваш план выхода? Что включает процесс передачи данных, чтобы не было блокировки?
7. Как вы безопасно предоставляете доступ к Fava для совместных сессий с клиентом?

Простой пример ТЗ (Statement of Work), который можно скопировать​

Используйте это как стартовую точку для договора.

Scope of Work
- Еженедельный импорт транзакций через beangulp; поддержка правил для всех подключенных финансовых институтов.
- Человеческая проверка категоризации транзакций. Использование smart_importer допускается, но записи не коммитятся без обзора.
- Еженедельная сверка с выписками, реализованная через `balance`‑утверждения. Примечания о различиях > $X будут предоставлены.
- Сбор документов для всех значимых транзакций; отчёт о недостающих документах ежемесячно.
- Процесс закрытия месяца, включающий обновление цен, чек‑лист начислений и предоставление ссылок на представления Fava.
- Подготовка годового пакета: пробный баланс, вспомогательные графики для CPA.

Deliverables
- Ежемесячный Pull Request с тегом "<YYYY-MM>-close", все проверки проходят.
- Обновления в папке `/ops`, включая `diff` для `runbook.md` и `controls.md`.
- Финальные отчёты в `/reports/monthly` с changelog‑сводкой.

Access & Security
- Вся работа выполняется в приватном Git‑репозитории, принадлежащем клиенту. Поставщику предоставляется отдельный пользователь, все изменения отправляются через Pull Request.
- Учётные данные предоставляются с правами только на чтение, где это возможно. Требуется MFA для всех общих сервисов.
- Чувствительные документы хранятся с использованием шифрования, предоставленного клиентом, и удаляются из систем поставщика после завершения контракта.

SLA & Cadence
- Еженедельный PR с сверёнными транзакциями подаётся каждый <день недели>.
- PR закрытия месяца подаётся до <N>-го рабочего дня следующего месяца.
- Стандартное время ответа на запросы — <X> рабочих часов; критические инциденты — <Y> часов.

Exit Clause
- По окончании контракта поставщик передаёт полный репозиторий, все скрипты, документацию и карту использованных учётных данных в течение <Z> рабочих дней. Включён 2‑часовой звонок передачи.

Советы, экономящие часы (и будущие боли)​

• Назначайте имена аккаунтам для сверки — структурируйте их так, чтобы включать институт и последние 4 цифры номера (например, Assets:Bank:Chase:Checking:1234). Упрощает отладку.
• Устанавливайте balance‑утверждения на границах выписок — рассматривайте каждую банковскую выписку как проверяемый чек‑поинт. Это позволяет быстро локализовать ошибку.
• Автоматизируйте обновление цен — используйте встроенные инструменты Beancount для получения рыночных цен и записи их директивой price. Критично для точных отчётов по инвестициям и валютам.
• Шифруйте и храните документы в репозитории — используйте GPG/age и держите их рядом с соответствующими транзакциями, чтобы воспроизводить любые проверки позже.
• Тестируйте импортёры в изоляции — перед запуском в продакшн проверяйте их на небольших наборов данных, чтобы убедиться в отсутствии регрессий.

Заключение​

Аутсорсинг бухгалтерии, построенный вокруг Beancount, позволяет сочетать гибкость открытого кода с надёжностью профессионального управления. При правильной организации, чётком разделении обязанностей и строгом контроле доступа вы получаете экономию времени и ресурсов, не жертвуя прозрачностью и контролем.

Независимо от того, ведёте ли вы подработку с ноутбука или масштабируете быстрорастущий стартап, у вас есть несколько надёжных способов вести чистый и точный учёт. Но какой из них подходит именно вам? Лучшее решение зависит от вашего бюджета, уровня технической комфортности и того, насколько вы хотите контролировать свои финансовые данные.

Вот объективный гид по семи самым распространённым вариантам бухгалтерии — что они умеют, где у них слабости и когда современное решение вроде Beancount.io идеально подходит.

1) Excel​

Это часто первая остановка на пути к бухгалтерии благодаря своей простоте и универсальной доступности.

• Подходит для: Основателей‑строителей и DIY‑фондов, которым нужен полный контроль и которые уже умеют работать с таблицами.
• Плюсы: Барьер входа практически нулевой, а тысячи бесплатных шаблонов доступны онлайн. Гибкость позволяет создавать кастомные финансовые модели и отслеживать уникальные рабочие процессы, которые не покрывают готовые программы.
• Минусы: Самый большой недостаток — огромный объём ручной работы. Каждая операция должна вводиться и согласовываться вручную, что отнимает массу времени. Ещё хуже — легко допустить скрытую ошибку формулы или опечатку без каких‑либо защитных механизмов. Совместная работа и поддержание чистой аудиторской трассы неудобны без строгой дисциплины.
• Лучше всего, если… вам нужен быстрый старт без лишних функций для очень простого бизнеса, и вы предельно внимательны к деталям.

2) Google Sheets​

Облачный «кузен» Excel, Google Sheets предлагает те же базовые возможности с коллаборативным уклоном.

• Подходит для: Команд, которым нужны простые общие таблицы для учёта доходов и расходов.
• Плюсы: Встроенные облачные резервные копии и предельно простое совместное использование — основные преимущества. Работать можно с любого устройства через браузер, что удобно для мобильных команд.
• Минусы: Страдает от тех же фундаментальных недостатков, что и Excel: тяжёлая ручная работа и высокий риск пользовательских ошибок. Также могут возникнуть проблемы совместимости с некоторыми шаблонами и дополнениями, ориентированными на экосистему Microsoft.
• Лучше всего, если… ваша команда уже использует Google Workspace и вы готовы мириться с ограничениями ручной системы.

3) QuickBooks Online​

Десятилетиями QuickBooks был выбором по умолчанию для малого бизнеса, ищущего специализированное бухгалтерское ПО.

• Подходит для: Малых компаний, которым нужен «классический» опыт SMB‑программ с широкой экосистемой интеграций.
• Плюсы: Фирменная функция — банковские ленты, автоматически импортирующие операции из банков и карт, резко сокращая ручной ввод данных. Платформа сразу предоставляет широкий набор финансовых отчётов и поддерживается огромным сообществом бухгалтеров и разработчиков.
• Минусы: Несмотря на автоматический импорт, система всё равно требует еженедельного внимания для категоризации расходов и согласования счетов. Интерфейс может иметь крутую кривую обучения, а стоимость растёт с добавлением функций. Главное — создаётся vendor lock‑in, что усложняет экспорт финансовой истории при желании перейти к другому решению.
• Примечание: Как отмечает QuickBooks, автоматические банковские ленты — ключевая функция, но вы всё равно отвечаете за проверку и категоризацию, необходимые для точных книг.

4) Xero​

Популярная современная альтернатива QuickBooks, Xero предлагает схожие возможности с упором на чистый дизайн и пользовательский опыт.

• Подходит для: Владельцев бизнеса, которым нужен более современный UI, но те же базовые возможности, что и у QuickBooks Online.
• Плюсы: Xero также имеет надёжные банковские ленты и мощные инструменты согласования, упрощающие сопоставление операций. Чистый дизайн часто хвалят пользователи, а большое количество бухгалтеров уже знакомы с платформой.
• Минусы: На более дешёвых тарифах могут отсутствовать некоторые функции (например, ограничения на количество счетов‑фактур), что заставляет переходить на более дорогие планы, а дополнения увеличивают общую стоимость. Как и QBO, Xero требует вашего участия в финальной категоризации и проверке.
• Примечание: По словам Xero, их автоматические банковские ленты подключаются к тысячам финансовых учреждений по всему миру, обеспечивая базовые рабочие процессы согласования.

5) Бухгалтеры (CPA)​

Сертифицированные публичные бухгалтеры — высококвалифицированные финансовые эксперты, предоставляющие стратегические консультации, налоговое планирование и услуги по соблюдению нормативов.

• Подходит для: Налоговой стратегии, сложных финансовых ситуаций, аудитов и разовых консультаций.
• Плюсы: Хороший CPA даёт экспертные рекомендации по критическим решениям, таким как структура компании, оптимизация налогов и сложные бухгалтерские операции. Их надзор значительно снижает риск в вопросах с высоким финансовым воздействием.
• Минусы: Наём CPA‑фирмы для ежедневного учёта слишком дорог для большинства малых предприятий. Чтобы они были эффективны, вам всё равно нужно предоставлять своевременные и упорядоченные финансовые записи.
• В чём разница с бухгалтерами? Кратко: бухгалтеры записывают и упорядочивают исторические операции, а бухгалтеры‑CPA интерпретируют, отчитываются и консультируют на основе этих данных. (Investopedia, Intuit)

6) Традиционные бухгалтеры​

Бухгалтер — это профессионал, отвечающий за еженедельную или ежемесячную запись и согласование ваших финансовых операций.

• Подходит для: Владельцев бизнеса, которым нужен человек, занимающийся рутиной учёта каждую неделю.
• Плюсы: Человеческий надзор значительно уменьшает типичные ошибки категоризации, которые может пропустить только программное обеспечение. В конце каждого месяца они предоставляют чистый набор финансовой отчётности для вашего обзора.
• Минусы: Этот вариант дороже, чем DIY‑программное обеспечение; месячные гонорары часто начинаются от нескольких сотен долларов. Сроки подготовки отчётов зависят от доступности и процесса вашего бухгалтера.
• Реальность: Для многих малых компаний сочетание отличного бухгалтера для еженедельных задач и периодической поддержки CPA для налогов и стратегии — надёжная и эффективная комбинация. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Plain-Text Accounting, Supercharged)​

Этот современный подход сочетает контроль таблиц с автоматизацией программ и точностью двойной записи.

• Подходит для: Разработчиков, финансовых специалистов и внимательных основателей, которым нужна точность, прозрачность и автоматизация без «чёрных ящиков».
• Что это: Beancount.io — платформа, построенная на открытой методологии Beancount. Весь ваш финансовый журнал хранится в виде читаемого человеком plain‑text, который платформа преобразует в анализ в реальном времени, хостит дашборды Fava и поддерживает AI‑ассистированные рабочие процессы.
• Почему команды выбирают его:
  • Скриптуемость и аудит: Версионирование книг с помощью Git. Каждое изменение можно просмотреть в diff, как в коде.
  • Хостинг UI Fava: Мгновенно генерируются отчёты о прибылях и убытках, балансы и интерактивные графики прямо из вашего текстового журнала. Нет необходимости вручную собирать отчёты.
  • AI‑ассистент: Ускоряет категоризацию транзакций и обнаружение аномалий, оставляя окончательное одобрение за человеком.
  • Настоящая портативность: Ваши данные — простой текстовый файл. Вы можете экспортировать его в любой момент. Никакого vendor lock‑in.
• Компромиссы: Есть кривая обучения, если вы никогда не работали с двойной записью в plain‑text формате. Подходит тем, кто ценит абсолютную точность и контроль выше «кнопочного» удобства.

Предпочитаете полностью открытый исходный код и самостоятельный хостинг?​

Вы всегда можете запустить открытый движок Beancount на своей машине и использовать Fava как веб‑интерфейс. Это мощно и бесплатно, но вы будете отвечать за настройку, резервные копии и интеграцию данных самостоятельно. Beancount.io делает всё это за вас.

Быстрое сравнение (на первый взгляд)​

Как выбрать​

• Хотите максимальный контроль, аудитируемость и рабочие процессы уровня разработчика? Выбирайте Beancount.io. Вы получаете хостинг дашбордов Fava, AI‑ассистент и свободу переносимости plain‑text.
• Нужен кто‑то, кто «просто сделает»? Нанимайте бухгалтера и держите CPA на готове для налогов и стратегических вопросов.
• Удобно в традиционных экосистемах SMB‑программ? QuickBooks или Xero — подходящие варианты, но планируйте время каждую неделю для проверки и согласования операций.
• Тестируете воду при ограниченном бюджете? Таблицы могут подойти на короткое время. Рассматривайте их как ступеньку к реальной системе, а не как конечную цель.

Почему plain‑text бухгалтерия набирает популярность​

Инструменты plain‑text бухгалтерии (PTA) вроде Beancount становятся популярными, потому что они подчёркивают воспроизводимость, контроль версий и прозрачность. Эти ценности близки инженерам, дата‑сайентистам и финансовым специалистам. Если вы считаете, что книги вашей компании должны быть так же ясны и проверяемы, как ваш код, вы в правильном месте. (plaintextaccounting.org)

Готовы увидеть ваш журнал в действии?​

Создайте бесплатное рабочее пространство Beancount.io, импортируйте небольшую выборку транзакций за прошлый месяц и откройте хостинг‑дашборд Fava. Вы сразу увидите отчёт о прибылях и убытках и баланс — затем сможете уточнить категории с помощью AI‑ассистента.

Финансовые отчёты не появляются по волшебству. Они являются конечным продуктом структурированного, повторяемого процесса, известного как бухгалтерский цикл. Хотя принципы универсальны, используемые инструменты могут кардинально изменить опыт. Это руководство проведёт вас через бухгалтерский цикл с акцентом на Beancount, мощный инструмент plain‑text бухгалтерии.

Мы посмотрим, как подход Beancount, ориентированный на текст, устраняет утомительные шаги, что следует автоматизировать и какие отчёты дают самое ясное представление о вашем финансовом здоровье. 🧑‍💻

TL;DR: Рабочий процесс Beancount​

• Capture & Journal: Записывайте каждую операцию как чистую двойную запись в вашем текстовом файле .beancount.
• Validate & Reconcile: Используйте утверждения balance для подтверждения соответствия вашего реестра банковским выпискам и запускайте bean-check для обнаружения ошибок.
• Review: Сгенерируйте необработанный пробный баланс для быстрой проверки.
• Adjust: Проводите записи для начислений, отложений, амортизации и других статей периода.
• Re-review: Проверьте скорректированный пробный баланс, чтобы убедиться, что всё правильно.
• Publish & Close: Сгенерируйте отчёт о прибылях и убытках, баланс и отчёт о движении денежных средств. Закрытие книг в Beancount необязательно, так как отчёты учитывают даты.

Эту схему можно визуализировать так:

Шаг 1: Захват и запись транзакций​

Это базовый шаг. Каждое финансовое событие — продажа, покупка, банковская комиссия — должно быть записано. В Beancount вы делаете это, создавая транзакции в простом текстовом файле, обычно названном main.beancount или разбитом по годам.

Каждая транзакция должна соответствовать правилам двойной записи, то есть сумма всех проводок должна быть нулевой. Beancount проверяет это за вас.

2025-08-10 * "Walmart" "Purchase of office supplies"
  Expenses:Office:Supplies      45.67 USD
  Assets:Bank:Checking         -45.67 USD

• Pro‑Tip: Используйте теги вроде #project-phoenix или #client-acme, чтобы добавить измерения к вашим данным. Это делает запросы и отчёты невероятно гибкими позже.

Гигиена сверки ✅​

Самая мощная функция для обеспечения точности — утверждение баланса. В конце отчётного периода (например, в конце месяца) вы указываете, каким должен быть баланс счёта.

2025-08-31 balance Assets:Bank:Checking  12345.67 USD

Если сумма всех транзакций, влияющих на Assets:Bank:Checking к этой дате, не равна 12345.67 USD, Beancount выдаст ошибку. Эта простая директива превращает ваш реестр в самопроверяющийся документ.

Для тех, кто заполняет исторические данные, директива pad может автоматически создать уравновешивающую транзакцию, чтобы ваши начальные балансы соответствовали первой проверке.

Шаг 2: «Постинг в реестр» (Бесплатно !)​

В традиционных бухгалтерских системах сначала пишут записи в «журнал», а затем отдельным шагом «постинг» копируют их в «главную книгу».

В Beancount ваш файл .beancount одновременно является журналом и главной книгой. Когда вы пишете и сохраняете транзакцию, она уже опубликована. Отдельного шага нет. Эта прямота — ключевое преимущество plain‑text бухгалтерии: то, что видишь, то и получаешь.

Шаг 3: Подготовка необработанного пробного баланса​

Прежде чем вносить корректировки, нужен быстрый чек «всё сходится?». Пробный баланс — простой отчёт, в котором перечислены все счета и их итоговые остатки. Сумма всех дебетовых остатков должна равняться сумме всех кредитовых.

Сгенерировать его можно простой командой:

bean-query main.beancount \
  "SELECT account, sum(position) GROUP BY 1 ORDER BY 1"

Или, для более визуального подхода, откройте ваш реестр в Fava (веб‑интерфейс Beancount) и перейдите к отчёту «Trial Balance». Ищите аномалии — активный счёт с кредитовым остатком или расходный счёт с неожиданным значением.

Шаг 4: Проводка корректировочных записей​

Корректировочные записи критичны для точной отчётности по начисленному принципу. Они гарантируют, что доходы признаются в момент их получения, а расходы — в момент их возникновения, независимо от движения наличных.

Распространённые корректировки:

• Начисления: Запись дохода, который уже заработан, но ещё не выставлен в счёт, или расхода, который уже понесён, но ещё не оплачен.
• Отложения: Обработка предоплат. Если клиент заплатил вам за год услуг заранее, вы фиксируете это как обязательство (Liabilities:UnearnedRevenue) и признаёте 1/12 части как доход каждый месяц.
• Неденежные статьи: Запись таких вещей, как амортизация активов.
• Коррекции: Исправление ошибок или учёт пропущенных пунктов из банковских выписок, например небольших процентов.

Пример: Начисление дохода​

Вы завершили проект 31 августа, но счёт отправите в сентябре. Чтобы признать доход в правильном периоде (август), делаем корректирующую запись:

2025-08-31 * "Accrue revenue for client project #1042"
  Assets:AccountsReceivable      3000.00 USD
  Income:Consulting             -3000.00 USD

Пример: Учёт амортизации​

У вашей компании есть график амортизации активов. В конце периода вы фиксируете расход:

2025-12-31 * "Annual depreciation on computer equipment"
  Expenses:Depreciation                  4800.00 USD
  Assets:Fixed:AccumulatedDepreciation  -4800.00 USD

Шаг 5: Запуск скорректированного пробного баланса и проверка​

После внесения корректировок снова запустите отчёт пробного баланса. Это ваш Скорректированный пробный баланс. Он предоставляет окончательные цифры, которые будут использованы для создания финансовой отчётности.

Это также отличное время для запуска встроенной проверки Beancount:

bean-check main.beancount

Эта команда проверяет синтаксис, правила баланса и утверждения. Если она завершилась без вывода, ваши книги механически корректны.

Шаг 6: Публикация финансовой отчётности 📊​

Вот награда. Используя цифры из скорректированного пробного баланса, вы можете генерировать ключевые финансовые отчёты. Самый простой способ — Fava, который предоставляет интерактивные отчёты с возможностью детализации «из коробки».

• Отчёт о прибылях и убытках (P&L): Показывает ваши доходы и расходы за период, в результате чего получаете чистую прибыль или убыток.
• Баланс: Снимок того, что вы владеете (Активы) и что должны (Обязательства), а также вашего собственного капитала (Equity) на конкретную дату.
• Отчёт о движении денежных средств: Сводит начальный и конечный денежный остаток, показывая, откуда пришли деньги и куда они ушли.

Для кастомных отчётов используйте язык запросов Beancount (BQL). Пример запроса месячного отчёта о доходах:

-- P&L for August 2025
SELECT account, sum(position)
WHERE account   '^(Income|Expenses)'
  AND date >= 2025-08-01 AND date <= 2025-08-31
GROUP BY account ORDER BY account;

Шаг 7: Закрытие книг (по желанию)​

В традиционной бухгалтерии процесс «закрытия» подразумевает создание проводок, которые обнуляют все временные счета (Доходы и Расходы) и переводят чистую прибыль в счёт собственного капитала Retained Earnings. Это формально сбрасывает временные счета для следующего года.

В Beancount этот шаг обычно не нужен. Отчёты Fava учитывают даты; если вы запросите P&L за 2025 г., он использует только данные 2025 г. Балансы не «перетекают». Большинство пользователей просто оставляют балансы как есть.

Тем не менее, если вам требуется формальное закрытие для соответствия требованиям или отчётности перед акционерами, вы можете выполнить его простой годовой транзакцией, переводящей общие доходы и расходы в Equity:Retained-Earnings.

Практический чек‑лист месячного закрытия​

Повторяемый чек‑лист для закрытия книг каждый месяц с помощью Beancount.

• Capture: Импортируйте все банковские и кредитные транзакции. Вручную введите любые наличные расходы или отдельные операции.
• Reconcile: Добавьте утверждения balance для всех банковских счетов, кредитных карт и кредитов, сопоставив их с выписками.
• Review: Просмотрите необработанный пробный баланс в Fava. Исследуйте любые странные или неожиданные остатки. Проверьте наличие просроченных неоплаченных счетов (Assets:AccountsReceivable) или долгов (Liabilities:AccountsPayable).
• Adjust: Запишите начисления доходов/расходов, отложенный доход и любые необходимые исправления.
• Validate: Запустите bean-check. Проверьте окончательный скорректированный пробный баланс.
• Publish: Сгенерируйте P&L и Баланс. Отправьте их заинтересованным сторонам или сохраните для архивов.
• Wrap-up: При необходимости выполните запись закрытия. Архивируйте копию файлов .beancount за период.

Почему Beancount выделяется в бухгалтерском цикле​

• Прозрачность и проверяемость: Ваш реестр — это текстовый файл. Вы можете использовать git для контроля версий финансовой истории, просматривать изменения через diff и сотрудничать с бухгалтером в ясном, однозначном формате.
• Полный контроль: Вы определяете план счетов. Вы не привязаны к структуре поставщика программного обеспечения. Ваши данные принадлежат вам навсегда, в открытом формате.
• Непревзойдённая мощь: Комбинация SQL‑подобных запросов (BQL) и богатого веб‑интерфейса (Fava) даёт вам возможность резать, нарезать и глубоко понимать ваши финансовые данные.

Готовые фрагменты для начала​

Простой план счетов:

option "title" "My Personal Ledger"
option "operating_currency" "USD"

;; --- Accounts ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking
1970-01-01 open Assets:AccountsReceivable
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard
1970-01-01 open Liabilities:UnearnedRevenue
1970-01-01 open Equity:Owner:Capital
1970-01-01 open Equity:Retained-Earnings
1970-01-01 open Income:Consulting
1970-01-01 open Expenses:Office:Supplies
1970-01-01 open Expenses:Software
1970-01-01 open Expenses:Depreciation

Полезный запрос BQL:

-- Find all customers with an outstanding balance
SELECT payee, sum(position)
WHERE account = 'Assets:AccountsReceivable'
GROUP BY payee
HAVING sum(position) > 0
ORDER BY sum(position) DESC;

Соотнеся вечный бухгалтерский цикл с современными, текстовыми инструментами Beancount, вы получаете систему, которая надёжна, прозрачна и создана для долговечности. Счастливой бухгалтерии!

Мы рады объявить о крупном улучшении экосистемы Beancount.io: официальной интеграции beancount-dashboard. Эта мощная новая функция добавляет набор насыщенных интерактивных визуализаций непосредственно в Fava, позволяя вам видеть свою финансовую историю ясно, убедительно и с возможностью принимать действия.

Что такое beancount-dashboard?​

beancount-dashboard — это открытый плагин для Fava, веб‑интерфейса Beancount. Он преобразует ваши финансовые данные в простом тексте в динамические и содержательные дашборды, делая понимание финансового здоровья и принятие обоснованных решений проще, чем когда‑либо.

Плагин предоставляет широкий спектр мощных визуализаций:

• 📊 Полные обзоры активов: отслеживайте своё состояние с помощью линейного графика чистой стоимости, контролируйте эффективность через детальное отслеживание портфеля и визуализируйте распределение с помощью круговых диаграмм распределения активов.
• 💰 Аналитика доходов и расходов: точно понимайте денежный поток. Анализируйте месячные средние показатели, разбирайте траты по категориям и наблюдайте изменения привычек с помощью годового сравнения.
• ✈️ Управление расходами на поездки: отслеживайте ежегодные затраты на путешествия и анализируйте паттерны расходов по направлениям, чтобы более эффективно планировать будущие поездки.
• 🔄 Диаграммы Санки: визуализируйте поток ваших средств интерактивными графиками, показывающими перемещение средств между источниками доходов, счетами и категориями расходов.
• 📈 Финансовые прогнозы: планируйте будущее, используя исторические данные для постановки целей и проекции финансовой траектории.

Почему мы интегрировали beancount-dashboard​

Эта интеграция меняет правила игры для сообщества Beancount, предлагая четыре ключевых преимущества:

1. Улучшенный пользовательский опыт​

Beancount построен на надёжной основе двойной записи, но сырые данные могут быть ошеломляющими. Плагин beancount-dashboard преобразует сложные книги в интуитивные визуализации, делая управление финансами доступным и увлекательным для всех.

2. Лучшее принятие финансовых решений​

Визуальные дашборды дают возможность принимать более умные финансовые решения. Они помогают выявлять тренды, оптимизировать бюджеты, отслеживать цели и планировать будущее с уверенностью, представляя данные в удобном для восприятия виде.

3. Профессиональная аналитика​

Эта интеграция приносит корпоративный аналитический потенциал прямо к вам. На базе Apache ECharts дашборды предлагают интерактивные графики, пользовательские представления и обновления в реальном времени, отражающие последние транзакции. Их адаптивный дизайн обеспечивает бесшовный опыт на любом устройстве.

4. Превосходство открытого кода​

И Beancount, и beancount-dashboard привержены принципам открытого кода. Это значит полную прозрачность в обработке ваших данных, гарантированную конфиденциальность (поскольку данные остаются в вашей инфраструктуре) и поддержку активного и инновационного сообщества.

Практические выгоды​

Эта интеграция приносит мгновенные и ощутимые преимущества различным пользователям:

Для личных финансов:​

• Бюджетирование: точно видьте, куда уходят деньги каждый месяц.
• Цели сбережений: визуализируйте прогресс к резервному фонду, отпуску или пенсионным накоплениям.
• Мониторинг инвестиций: следите за эффективностью портфеля и распределением активов.

Для малого бизнеса:​

• Управление денежным потоком: контролируйте ликвидность и понимайте паттерны cash‑flow.
• Анализ расходов: разбирайте бизнес‑затраты по отделам, проектам или поставщикам.
• Финансовое планирование: используйте исторические данные для более точного бюджетирования и прогнозирования.

Для финансовых консультантов:​

• Презентации клиентам: создавайте профессиональные, легко понятные финансовые отчёты.
• Анализ портфеля: проводите всестороннее распределение активов и отслеживание эффективности.
• Соответствие требованиям: поддерживайте детальные и доступные записи для аудита и отчётности.

Готовы преобразовать свою финансовую жизнь?​

Ваш путь к лучшему финансовому управлению начинается сейчас. С мощью beancount-dashboard у вас есть все инструменты, необходимые для контроля над финансами.

1. Посетите beancount.io
2. Создайте бесплатный аккаунт, чтобы получить доступ к полной экосистеме Beancount.
3. Присоединитесь к тысячам пользователей, уже уверенно управляющих своими финансами.

Мы хотим услышать ваш отзыв​

Ваши идеи бесценны, пока мы продолжаем улучшать платформу. Помогите нам, делясь историями успеха с дашбордами, запросами функций и любыми сообщениями об ошибках. Связаться с командой Beancount.io можно через форумы сообщества, GitHub Issues или социальные сети.

Присоединяйтесь к процветающему сообществу​

Обменивайтесь конфигурациями дашбордов, учитесь у экспертов и делитесь собственными знаниями. Оставайтесь в курсе новых функций и помогайте формировать будущее финансового управления.

Эта интеграция — значительный шаг вперёд. Объединив надёжный бухгалтерский движок Beancount с мощными визуализациями beancount-dashboard, мы предоставляем корпоративный уровень аналитики в открытом, ориентированном на конфиденциальность пакете.

Готовы революционизировать отслеживание финансов? Зарегистрируйтесь на beancount.io уже сегодня, испытайте силу beancount-dashboard и помогите нам вместе построить будущее финансового управления!

Если вы ведёте бизнес, выставляющий счета клиентам, вам нужен надёжный способ отслеживать, кто вам должен деньги. Здесь и вступает в игру дебиторская задолженность (ДЗ). Это больше, чем просто цифра в отчёте; это кровь вашего денежного потока.

Это руководство проведёт вас через то, что такое дебиторская задолженность, почему она важна и как управлять ею с точностью и ясностью, используя систему бухгалтерского учёта в виде простого текста — Beancount.

TL;DR​

Дебиторская задолженность (ДЗ) — это деньги, которые клиенты вам должны за уже поставленные товары или оказанные услуги. Это текущий актив в вашем балансе, центральный элемент начислительного учёта и ключевой драйвер денежного потока бизнеса. Вы можете чисто отслеживать ДЗ в Beancount, используя субсчета клиентов, связывая счета с платежами через ^links и выполняя несколько простых запросов. Чтобы измерить скорость сбора, можно рассчитать оборот ДЗ и дни продаж в работе (DSO). Для управления риском можно использовать резерв под сомнительные долги.

Что такое дебиторская задолженность?​

Определение
Дебиторская задолженность представляет собой сумму денег, которую ваша фирма должна получить за поставленные товары или оказанные услуги, но которые ещё не оплачены клиентами. По начислительному учёту вы признаёте эту выручку в момент её заработка, а не получения наличных. В результате ДЗ отображается как текущий актив в балансе компании.

Почему это важно
Эффективное управление ДЗ критично для поддержания здоровой ликвидности. Чем быстрее вы собираете свои счета, тем короче ваш цикл обращения наличных — время, необходимое для превращения инвестиций в запасы и другие ресурсы обратно в деньги. Отслеживая такие показатели, как оборот ДЗ и DSO, вы получаете ясную картину эффективности сбора и можете принимать меры по её улучшению.

Дебиторская задолженность vs. Кредиторская задолженность (кратко)

• ДЗ = деньги, должные вам (это актив).
• КЗ = деньги, которые вы должны другим (это обязательство).

Поток дебиторской задолженности в двойной записи​

Концептуально жизненный цикл дебиторской задолженности выглядит так:

1. Выставление счета (кредитная продажа): При отправке счета вы увеличиваете свои активы (конкретно ДЗ) и признаёте полученный Income.
2. Получение наличных: Когда клиент платит, вы увеличиваете один актив (счёт Assets:Bank) и уменьшаете другой (Assets:AR). Чистый эффект для всех активов = 0, но позиция наличных улучшается.
3. Скидки или кредит‑ноты: При предоставлении скидки за раннюю оплату или выпуске кредит‑ноты вы уменьшаете баланс ДЗ клиента и компенсируете это расходом на скидку или уменьшением выручки (контр‑выручка).
4. Списания безнадёжных долгов: К сожалению, не все счета оплачиваются. Для учёта этого можно создать резерв под сомнительные долги (контр‑актив, уменьшающий стоимость ДЗ) и соответствующий расход по безнадёжным долгам. Позже можно списать конкретный непогашенный счёт против этого резерва.

Моделирование ДЗ в Beancount​

Beancount — это система бухгалтерского учёта в виде простого текста, основанная на двойной записи, идеально подходящая для отслеживания ДЗ. Его использование tags (начинаются с #), links (начинаются с ^) и SQL‑подобного языка запросов (bean-query) делает весь процесс ДЗ прозрачным, проверяемым и скриптуемым.

Предлагаемая структура счетов​

Чистый план счетов — основа. Вот рекомендованная структура:

Assets:AR
Assets:AR:Clients:<Name>
Assets:AR:Allowance            ; контр‑активный счёт

Income:Sales
Income:Contra:SalesDiscounts   ; альтернатива счёту расходов

Expenses:SalesDiscounts
Expenses:BadDebt

1. Запись кредитной продажи (выставление счета)​

Когда вы отправляете счёт клиенту, фиксируете его в журнале.

2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar #client:acme
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

• ^INV-2025-045 — уникальная ссылка, которая свяжет этот счёт с будущими платежами.
• document: — метаданные, позволяющие Fava (веб‑интерфейсу Beancount) отобразить кликабельную ссылку непосредственно на PDF‑счёт.

2. Запись полной оплаты​

Когда Acme Co. полностью оплачивает счёт, вы закрываете их дебиторскую задолженность.

2025-07-25 * "Acme Co." "Payment for INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Использование той же ссылки ^INV-2025-045 создаёт чёткую аудиторскую цепочку между счётом и оплатой.

3. Частичные оплаты​

Если клиент вносит частичную оплату, процесс тот же. Ссылка сохраняет связь.

2025-07-20 * "Acme Co." "Partial payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                 400.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           -400.00 USD

Запрос по ^INV-2025-045 покажет оригинальный счёт $1200 и эту частичную оплату $400, оставив баланс $800.

4. Скидка за раннюю оплату​

Допустим, вы предлагаете 2 % скидку на счёт $1000 при ранней оплате.

2025-07-10 * "Acme Co." "2% early-payment discount on INV-2025-046" ^INV-2025-046 #ar
  Assets:Bank:Checking                 980.00 USD
  Expenses:SalesDiscounts               20.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1000.00 USD

Здесь вы закрываете полную дебиторскую задолженность $1000, фиксируете полученные $980 и списываете $20 скидки как расход. Примечание: многие журналы рассматривают скидки как контр‑выручку, а не как расход. Выбор метода зависит от политики компании, главное — консистентность.

5. Учёт налога с продаж​

Если вы собираете налог с продаж, фиксируете его как обязательство в момент выставления счёта.

2025-07-01 * "Acme Co." "INV-2025-047 · Hardware + tax" ^INV-2025-047 #ar
  invoice: "2025-047"
  due: "2025-07-31"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1100.00 USD
  Income:Sales                       -1000.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales               -100.00 USD

Вы выставляете счёт $1100, признаёте выручку $1000 и обязуетесь уплатить $100 налогов.

6. Списание безнадёжных долгов (метод резерва)​

Метод резерва предпочтителен согласно GAAP, так как лучше сопоставляет расходы с выручкой.

Шаг 1: Оценка и создание резерва (например, в конце года)
Исходя из исторических данных, вы оцениваете процент ДЗ, который может стать безнадёжным.

2025-12-31 * "Allowance for doubtful accounts (2% of AR)"
  Expenses:BadDebt                     300.00 USD
  Assets:AR:Allowance                 -300.00 USD

Создаётся контр‑актив Assets:AR:Allowance, уменьшающий балансовую стоимость всех дебиторских задолженностей.

Шаг 2: Списание конкретного безнадёжного счёта
Когда становится ясно, что счёт не будет оплачен, вы списываете его против резерва.

2026-03-05 * "Write-off INV-2025-049 for Insolvent Client" ^INV-2025-049 #ar
  Assets:AR:Allowance                 1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Insolvent-Client -1200.00 USD

Обратите внимание, что эта операция не влияет на расходы — расход уже был признан при создании резерва.

Минимальная отчётность и запросы​

Быстрые «снимки» ДЗ можно получить через Fava или bean-query.

Открытая дебиторская задолженность по клиентам

SELECT account, SUM(position)
WHERE account   '^Assets:AR'
GROUP BY account
ORDER BY account;

Журнал активности ДЗ за период

JOURNAL
WHERE account   '^Assets:AR'
  AND date >= 2025-07-01 AND date < 2025-08-01;

Ключевые метрики ДЗ (с быстрыми формулами)​

Для расчётов удобно экспортировать необходимые цифры (продажи за период, начальные/конечные балансы ДЗ) через bean-query, а затем выполнять вычисления в таблице или скрипте. Это сохраняет журнал чистым, а расчёты — явными.

Оборот ДЗ​

Показывает, сколько раз за период бизнес собирает среднюю дебиторскую задолженность. Чем выше, тем лучше.

DSO (Days Sales Outstanding)​

Показывает среднее количество дней, необходимое для получения оплаты после продажи. Чем ниже, тем лучше.

Эти показатели совместно отражают эффективность преобразования счетов в наличные.

Простой стартовый файл Beancount (копировать/вставить)​

; --- Accounts ---------------------------------------------------------------
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
1970-01-01 open Assets:AR
1970-01-01 open Assets:AR:Clients:Acme-Co
1970-01-01 open Assets:AR:Allowance
1970-01-01 open Income:Sales
1970-01-01 open Expenses:SalesDiscounts
1970-01-01 open Expenses:BadDebt
1970-01-01 open Liabilities:Tax:Sales          USD
; ---------------------------------------------------------------------------

; Пример счета
2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

; Получена оплата
2025-07-25 * "Acme Co." "Payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Практические советы для здоровой ДЗ​

• Устанавливайте чёткие условия: Указывайте дату оплаты, штрафы за просрочку и условия скидки за раннюю оплату в каждом счёте.
• Связывайте всё: Используйте последовательные ^INV-... ссылки, чтобы соединять счета, платежи и кредит‑ноты в единую аудиторскую цепочку.
• Прикрепляйте документы: Метаданные document: позволяют привязывать PDF‑счета, заказы и контракты.
• Проверяйте ежемесячно: Просматривайте отчёт открытой ДЗ минимум раз в месяц и связывайтесь с просроченными клиентами. Следите за тенденциями оборота ДЗ и DSO, чтобы заранее выявлять проблемы.

Дополнительные материалы (использованные источники)​

• Investopedia о ДЗ и DSO
• Документация Beancount: синтаксис, ссылки/теги и язык запросов
• Lumen Learning о методах резерва и прямого списания

Выбор правильной организационно-правовой формы является одним из наиболее важных решений, которое принимает основатель. Это влияет на ваши налоги, вашу способность привлекать деньги и вашу административную нагрузку. Двумя наиболее распространенными структурами для зарегистрированных предприятий являются C corporation и S corporation. В чем разница и какая из них подходит именно вам?

TL;DR​

C corporations облагаются налогом на уровне корпорации, а акционеры облагаются налогом повторно, когда получают дивиденды — система, известная как двойное налогообложение. S corporations являются "проходными" организациями, что означает, что прибыль облагается налогом только один раз в личных налоговых декларациях владельцев, но они имеют строгие ограничения по владению. Если вы планируете активно реинвестировать и привлекать венчурный капитал, C corp часто является более чистым и масштабируемым вариантом. Если вы прибыльный бизнес, управляемый владельцем, и хотите распределять денежные средства, выплачивая себе разумную заработную плату, S corp может значительно снизить ваш налоговый счет.

В любом случае, Beancount.io создан для того, чтобы вести ваши книги в чистоте с использованием простого текста, поддающихся аудиту записей и готовой к экспорту финансовой отчетности, которая упрощает уплату налогов.

Краткое сравнение​

Примечание: Федеральный налог на прибыль корпораций составляет фиксированные 21%. Однако правила штата как для C corp, так и для S corp сильно различаются. Всегда проверяйте порядок налогообложения в вашем штате регистрации и деятельности.

Что такое C Corporation?​

C corporation — это стандартная корпоративная структура по умолчанию в Соединенных Штатах. Когда вы подаете учредительный договор в штат, вы создаете C corp, если не выберете иное. Эта структура обеспечивает защиту от ограниченной ответственности для ее владельцев (акционеров), требует формального управления (совет директоров, должностные лица, подзаконные акты) и создает юридическое лицо, которое инвесторы и банки признают и понимают.

Как облагаются налогом C Corp​

C corp имеют отдельную налоговую идентичность. Они подают свою собственную корпоративную налоговую декларацию, форму IRS 1120, и платят налоги со своего чистого дохода на уровне корпорации. Если корпорация затем распределяет свою прибыль после уплаты налогов акционерам в форме дивидендов, эти акционеры должны сообщить об этом доходе от дивидендов в своих личных налоговых декларациях и снова заплатить налоги с него. Это и есть «двойное налогообложение», которым известны C corp.

Зачем выбирать C Corp?​

• Привлечение средств и капитал: Это самый большой плюс для стартапов. C corp могут выпускать несколько классов акций (например, обыкновенные и привилегированные), что необходимо для сделок с венчурным капиталом. Структурирование пулов опционов, SAFEs и конвертируемых нот является простым.
• Реинвестирование: Если вы планируете вкладывать всю свою прибыль обратно в развитие бизнеса, вы можете избежать второго уровня налогообложения, просто не выплачивая дивиденды. Прибыль облагается налогом один раз по корпоративной ставке и остается в компании.
• Сигнализация: К лучшему или к худшему, регистрация в качестве Delaware C corp сигнализирует инвесторам о том, что вы намерены построить компанию масштаба венчурного капитала.

Недостатки C Corp​

• Двойное налогообложение: Основной недостаток. Если вы планируете регулярно распределять прибыль, вы будете платить налог дважды с одного и того же доллара.
• Административная нагрузка: C corp имеют больше требований соответствия, включая проведение заседаний совета директоров, ведение протоколов корпоративных заседаний и обработку более сложных государственных и федеральных документов.
• Ограниченные вычеты: Определенные налоговые кредиты и вычеты, доступные для физических лиц или проходных организаций, недоступны на уровне корпорации.

Что такое S Corporation?​

S corporation — это не другой тип юридического лица, а скорее специальный налоговый выбор, сделанный в IRS. Отечественная корпорация (или LLC, которая решает облагаться налогом как корпорация) может подать заявление, чтобы стать S corp, что позволяет рассматривать ее как проходную организацию для целей федерального налогообложения.

Краткий обзор соответствия требованиям​

Чтобы соответствовать требованиям и поддерживать статус S corp, компания должна соответствовать строгим критериям:

• Иметь не более 100 акционеров.
• Все акционеры должны быть физическими лицами из США, определенными трастами или имуществом. Никакие корпорации, партнерства или нерезиденты-иностранцы не могут быть акционерами.
• Иметь только один класс акций в экономическом смысле. (Различия в правах голоса допускаются, но все акции должны иметь одинаковые права на прибыль и активы).
• Не быть не имеющей права корпорацией, такой как банк или страховая компания.
• Вы должны подать форму 2553 вовремя. Для существующего бизнеса это обычно до 15-го дня третьего месяца налогового года (15 марта для бизнеса с календарным годом).

Зачем выбирать S Corp?​

• Единый уровень налогообложения: Прибыли и убытки "проходят" через бизнес непосредственно в личные налоговые декларации владельцев, сообщаются через Приложение K-1. Сама корпорация не платит федеральный налог на прибыль.
• Экономия на налоге на самозанятость: Это ключевое преимущество. Владельцы-сотрудники должны выплачивать себе "разумную заработную плату", которая облагается налогами FICA (социальное обеспечение и Medicare). Однако любая дополнительная прибыль может быть выплачена в виде распределений, которые не облагаются налогами на самозанятость.

Недостатки S Corp​

• Строгие правила: Ограничения на владение являются жесткими. Случайное нарушение одного из них (например, продажа акций акционеру, не имеющему права) может привести к "непреднамеренному прекращению" статуса S corp, что может иметь неприятные налоговые последствия.
• Тщательная проверка "разумной компенсации": IRS уделяет пристальное внимание тому, является ли заработная плата, выплачиваемая владельцам-сотрудникам, разумной. Выплата себе искусственно низкой заработной платы, чтобы максимизировать необлагаемые налогом распределения, является серьезным предупредительным сигналом для аудита.
• Изменчивость штата: Не все штаты признают выбор S corp. Некоторые облагают налогом S corp, как если бы они были C corp, или они могут взимать отдельный налог на уровне организации, частично сводя на нет федеральную налоговую льготу.

Что вам следует выбрать?​

Решение сводится к вашим целям в отношении владения, финансирования и денежного потока.

Рассмотрите C corp, если вы ожидаете:

• Искать институциональные инвестиции от венчурных капиталистов.
• Создавать разные классы акций для основателей и инвесторов (например, привилегированные акции).
• Использовать сложные инструменты капитала, такие как SAFEs или конвертируемые ноты.
• Иметь владельцев не из США, либо сейчас, либо в ближайшем будущем.
• Реинвестировать прибыль в течение нескольких лет, прежде чем вывести значительные денежные средства из бизнеса.

Рассмотрите S corp, если вы:

• На 100% принадлежат физическим лицам из США, которые соответствуют критериям.
• Уже прибыльны и хотите эффективно распределять денежные средства владельцам.
• Можете уверенно вести расчет заработной платы и выплачивать владельцам-операторам защищаемую заработную плату по рыночной ставке.
• Не нуждаетесь в сложных классах акций для разных типов владельцев.

Если вы не уверены, многие предприятия начинают как Delaware C corp, чтобы сохранить максимальную гибкость. Вы можете оценить возможность выбора S corp позже, если ваша прибыльность и структура владения сделают это выгодным.

Beancount.io: Как ваши книги отличаются (с примерами)​

Независимо от того, какую организацию вы выберете, простой текстовый реестр Beancount.io делает движение денег для налогов и капитала явным и поддающимся аудиту. Вот несколько примеров, иллюстрирующих ключевые различия в ваших журнальных записях.

1) C Corp: Начисление и уплата налога на прибыль корпораций​

C corp несет ответственность за свой собственный налог на прибыль. Вы будете начислять это обязательство, а затем платить его.

2025-03-31 * "Начислить федеральный налог на прибыль корпораций за 1 квартал"
  Expenses:Taxes:Income            12500.00 USD
  Liabilities:Taxes:Federal       -12500.00 USD

2025-04-15 * "Уплатить федеральный расчетный налог за 1 квартал 2025 года"
  Liabilities:Taxes:Federal        12500.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -12500.00 USD

2) C Corp: Выплата дивидендов по сравнению с удержанием прибыли​

Когда C corp распределяет прибыль, это дивиденды. Это уменьшение капитала, а не расход.

2025-06-30 * "Совет директоров объявляет и выплачивает дивиденды денежными средствами"
  Equity:Dividends                 50000.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -50000.00 USD

Если вы удерживаете прибыль вместо этого, вы просто не публикуете эту транзакцию. Прибыль остается на вашем счете Equity:RetainedEarnings.

3) S Corp: Разумная заработная плата и налоги на заработную плату​

Владельцам S corp должна выплачиваться заработная плата. Это стандартный расход на заработную плату, включая налоги со стороны работодателя.

2025-01-31 * "Заработная плата владельца (валовая заработная плата и налоги работодателя)"
  Expenses:Payroll:Wages            8000.00 USD  ; Валовая заработная плата
  Expenses:Payroll:EmployerFICA      612.00 USD  ; Часть налогов работодателя
  Liabilities:Payroll:Federal       -2000.00 USD  ; Удержание + FICA
  Liabilities:Payroll:State           -400.00 USD  ; Удержание штата
  Assets:Bank:Checking              -6212.00 USD  ; Чистая оплата владельцу

2025-02-15 * "Перечислить налоги на заработную плату в агентства"
  Liabilities:Payroll:Federal        2000.00 USD
  Liabilities:Payroll:State           400.00 USD
  Assets:Bank:Checking              -2400.00 USD

4) S Corp: Распределение владельцу​

Именно так выплачивается прибыль сверх заработной платы в S corp. Обратите внимание, что это не расход. Это прямой вывод из капитала, аналогичный дивидендам, но с другими налоговыми последствиями для владельца.

2025-03-15 * "Распределение владельцу (проход прибыли)"
  Equity:Distributions:OwnerA       20000.00 USD
  Assets:Bank:Checking             -20000.00 USD

Владелец получает Приложение K-1 с подробным описанием его доли прибыли компании и обрабатывает налог в своей личной декларации.

Советы по плану счетов​

• Налоги:
  • C corp: Вам понадобятся Expenses:Taxes:Income и Liabilities:Taxes:Federal.
  • S corp: Этот счет налога на прибыль часто не используется на федеральном уровне, но счета для налогов на заработную плату (Expenses:Payroll:Taxes и Liabilities:Payroll:*) необходимы.
• Капитал:
  • C corp: Стандартная настройка включает Equity:CommonStock, Equity:AdditionalPaidInCapital, Equity:RetainedEarnings и Equity:Dividends.
  • S corp: Ваш план будет выглядеть аналогично, но часто использует Equity:Distributions вместо дивидендов. Некоторые отслеживают Equity:AAA (счет накопленных корректировок) для управления базой распределения.
• Заработная плата:
  • Обе структуры будут нуждаться в надежных счетах Expenses:Payroll:* и Liabilities:Payroll:*, если у них есть сотрудники (включая владельцев-сотрудников).

Требуемые формы IRS (общие случаи)​

• C corp: Форма 1120 (Годовая декларация по налогу на прибыль), форма 1120-W (Расчетный налог), форма 941 (Квартальная заработная плата), форма 940 (Годовая безработица/FUTA), форма 1099-DIV (для каждого акционера, получающего дивиденды), W-2/W-3.
• S corp: Форма 1120-S (Годовая декларация по налогу на прибыль), Приложение K-1 (для каждого акционера), форма 941/940, W-2/W-3.
• Штаты: Помните, что отдельные декларации по налогу на прибыль, франшизе и заработной плате штата, вероятно, будут применяться к обеим.

FAQ Быстрые ответы​

• Может ли LLC быть S corp? Да. LLC может подать форму 8832, чтобы решить облагаться налогом как корпорация, а затем подать форму 2553, чтобы выбрать статус S corp (предполагая, что она соответствует всем правилам соответствия требованиям).

• Является ли S corp "всегда дешевле" для налогов? Необязательно. Преимущество полностью зависит от вашего уровня прибыли, разумной заработной платы владельца, налогового законодательства штата и налоговой категории отдельного владельца.

• Может ли S corp иметь привилегированные акции? Нет, не в экономическом смысле. S corp может иметь только один класс акций. У вас могут быть разные права голоса (например, обыкновенные акции с правом голоса и без права голоса), но все акции должны иметь одинаковые права на распределения и активы при ликвидации.

• Могу ли я переключиться с одной на другую позже? Да, но это может быть сложно. Преобразование из C corp в S corp является распространенным явлением, но вы должны помнить о сроках и потенциальных правилах налогообложения встроенной прибыли (BIG). Преобразование из S corp в C corp также возможно и часто требуется перед раундом финансирования VC.

Как помогает Beancount.io​

Независимо от того, какую организацию вы выберете, Beancount.io обеспечивает ясность и контроль, которые вам нужны.

• Книги в виде обычного текста, с контролем версий, которые масштабируются от S corp с одним владельцем до C corp, поддерживаемой венчурным капиталом.
• Четкие рабочие процессы по заработной плате и капиталу, которые позволяют легко отличать распределения от дивидендов, отслеживать расходы на опционы на акции и управлять нераспределенной прибылью.
• Чистые экспорты для вашего CPA, включая пробный баланс, отчет о прибылях и убытках и баланс, с полностью проверяемым следом для каждого числа.
• Мощная автоматизация для банковских каналов и захвата документов, без ущерба для прозрачности удобочитаемого реестра.

Хотите начать с места в карьер? Запросите наши образцы планов счетов C-corp и S-corp Beancount и пример пакета журналов.

*Отказ от ответственности: Это руководство предназначено только для информационных целей и не является юридической или налоговой консультацией. Налоговое законодательство и правила для организаций различаются в зависимости от штата и могут быть изменены. Прежде чем выбирать или изменять тип вашей бизнес-организации, вам следует проконсультироваться с квалифицированным CPA или адвокатом.*

Десятилетиями в мире бухгалтерского учета доминировали знакомые закрытые системы с графическим интерфейсом, такие как QuickBooks, Xero и FreshBooks. Они установили стандарт, предлагая простоту использования и визуальные рабочие процессы, ориентированные на нетехнических пользователей. Но для разработчиков, опытных пользователей и всех, кто ценит абсолютную прозрачность и контроль, появился принципиально иной подход: Beancount.io.

Эта статья представляет собой прямое сравнение Beancount.io с традиционным бухгалтерским программным обеспечением. Мы разберем их основные различия в философии, гибкости, стоимости и долгосрочной поддержке, чтобы помочь вам решить, какая система действительно соответствует вашим потребностям.

1. Философия и рабочий процесс​

Самое фундаментальное различие между этими двумя подходами заключается в их основной философии.

Beancount.io Beancount.io построен на философии простого текстового учета. По сути, каждая финансовая транзакция — это запись в простом текстовом файле. Эта модель «учет как код» ставит во главу угла удобочитаемые записи, контролируемые с помощью систем контроля версий. Ваши финансовые данные хранятся в вечном, открытом формате, которым вы полностью владеете — он никогда не может быть заблокирован поставщиком. Этот рабочий процесс предназначен для пользователей, которым удобно работать с текстовыми редакторами, системами контроля версий, такими как Git, и инструментами командной строки.

Традиционное ПО Традиционные бухгалтерские платформы основаны на графическом интерфейсе и формах. Вы вводите данные с помощью мастеров, раскрывающихся меню и визуальных форм. Этот подход ставит во главу угла непосредственность и доступность, позволяя нетехническим пользователям легко начать работу без крутой кривой обучения. Однако ваши данные хранятся в проприетарном формате или облачной базе данных, что часто требует сложных процедур экспорта и импорта, если вы решите перейти на другой сервис.

Вердикт: Если вы отдаете приоритет полному контролю, владению данными, прозрачности и автоматизации, Beancount.io — явный победитель. Если вам нужен интерфейс «щелкни и работай» с минимальной кривой обучения, традиционное программное обеспечение будет казаться более естественным.

2. Гибкость и настройка​

Насколько хорошо программное обеспечение может адаптироваться к вашим конкретным потребностям?

Beancount.io Возможность 100% написания скриптов — это суперсила Beancount.io. Он легко интегрируется с Python, позволяя вам подключаться к любому API, автоматизировать получение данных из банковских фидов, программно помечать транзакции на основе сложных правил и генерировать пользовательские отчеты, адаптированные к вашим точным требованиям. Ваши возможности расширения и настройки практически безграничны, без каких-либо ограничений со стороны поставщика.

Традиционное ПО Эти платформы предлагают курируемый набор интеграций с популярными инструментами, такими как PayPal, Stripe и различные службы расчета заработной платы. Хотя это удобно, вы работаете в рамках «огороженного сада» поставщика. Настройка ограничена тем, что позволяет платформа, а для расширенной отчетности или автоматизации часто требуется переход на более высокий тарифный план или покупка сторонних надстроек. Вы можете работать с их API, но вы всегда будете связаны правилами и ограничениями скорости их экосистемы.

Вердикт: Beancount.io обеспечивает непревзойденную гибкость для разработчиков и технических пользователей. Традиционные инструменты лучше подходят для стандартных рабочих процессов «подключи и работай» с популярными бизнес-приложениями.

3. Совместная работа и прозрачность​

То, как вы работаете с другими и проверяете свои записи, значительно различается.

Beancount.io Совместная работа в Beancount.io осуществляется через Git. Это делает каждое изменение в вашей финансовой книге полностью прозрачным и проверяемым. Вы можете видеть, кто, что, когда и почему изменил — как и в рабочем процессе проверки кода. Это идеально подходит для распределенных команд, которые уже используют такие инструменты, как GitHub или GitLab. Кроме того, нет никаких скрытых расчетов; каждое число в отчете можно проследить до точной записи в вашей книге, что обеспечивает полную проверяемость.

Традиционное ПО Совместная работа осуществляется с помощью встроенных пользовательских ролей и разрешений. Вы можете пригласить своего бухгалтера, счетовода или деловых партнеров для доступа к книгам непосредственно через веб-интерфейс. Это очень эффективно для предприятий, которые следуют традиционной модели финансового надзора. Недостатком является то, что некоторые внутренние операции, такие как расчет налогов или автоматическая корректировка баланса, могут быть непрозрачными «черными ящиками», что затрудняет независимую проверку логики.

Вердикт: Beancount.io идеально подходит для команд, которые ценят детальную проверяемость и совместную работу в стиле кода. Традиционные системы более удобны для бухгалтеров для общего доступа к графическому интерфейсу в режиме реального времени.

4. Стоимость и владение​

Финансовые модели и концепция владения данными — это совершенно разные миры.

Beancount.io Основное программное обеспечение Beancount является открытым и бесплатным. Вы платите только за услуги с добавленной стоимостью Beancount.io, которые включают хостинг, интеллектуальную автоматизацию и премиальные функции. Плата за лицензию на каждое рабочее место отсутствует, поэтому вы можете масштабировать свою команду без дополнительных затрат. Самое главное, что нет никакой зависимости от поставщика. Ваши данные — это набор текстовых файлов, которые вы можете перемещать, редактировать или хранить где угодно и когда угодно.

Традиционное ПО Эти сервисы работают по подписной модели, как правило, с ежемесячной или ежегодной оплатой. Цены часто зависят от набора функций, и вам, возможно, придется столкнуться с платой за пользователя или за компанию, которая растет вместе с вашей организацией. Это создает зависимость; если вы прекратите платить, вы рискуете потерять доступ к своим данным и функциональности программного обеспечения. Эта зависимость от поставщика представляет собой значительный долгосрочный риск.

Вердикт: Beancount.io значительно более экономичен в долгосрочной перспективе, особенно для технических команд, которые ценят суверенитет данных. Традиционное программное обеспечение предлагает предсказуемые расходы на подписку, но создает долгосрочную зависимость.

5. Кривая обучения и внедрение​

Как быстро вы можете начать работу?

Beancount.io Кривая обучения, несомненно, более крутая. Внедрение этой системы требует комфортной работы с текстовым редактированием, понимания базового синтаксиса и знакомства с такими инструментами, как Git. Однако первоначальные вложения окупаются. После освоения Beancount обеспечивает невероятно быстрые, повторяемые рабочие процессы и дает гораздо более глубокое, фундаментальное понимание вашей финансовой картины.

Традиционное ПО Эти платформы разработаны для нетехнических владельцев бизнеса и предлагают минимальные трудности при адаптации. Вы можете начать работу, отправлять счета и классифицировать расходы в течение нескольких минут. Тем не менее, изучение более продвинутых функций, таких как создание пользовательских отчетов или настройка многопользовательского учета, все же требует значительных затрат времени.

Вердикт: Beancount.io — правильный выбор, если вы готовы потратить время на изучение мощной системы. Традиционное программное обеспечение быстрее освоить нетехническим пользователям, которым нужны немедленные результаты.

Побочное сравнение

Когда выбирать каждый вариант

Решение в конечном итоге сводится к навыкам вашей команды, приоритетам и рабочему процессу.

Выбирайте Beancount.io, если вы:

• Разработчик, аналитик данных или технически подкованный опытный пользователь.
• Цените абсолютную прозрачность, контроль и долгосрочную переносимость данных превыше всего.
• Хотите полностью автоматизировать свой учет и глубоко интегрировать его в свои пользовательские рабочие процессы.
• Вам удобно обращаться со своими финансовыми записями с той же строгостью, что и с исходным кодом.

Выбирайте традиционное бухгалтерское ПО, если вы:

• Хотите быстро начать работу с визуальным интерфейсом без какой-либо технической настройки.
• Вам нужен немедленный доступ, удобный для бухгалтера, с минимальным обучением.
• Предпочитаете управляемое, размещенное решение, где поставщик обрабатывает все обновления и соответствие требованиям.
• Ваши потребности в интеграции удовлетворяются популярными готовыми приложениями.

Заключительные мысли

Beancount.io не пытается быть лучшим QuickBooks — это принципиально иной способ мышления. Он представляет учет как код. Для технических специалистов этот сдвиг предлагает тот же скачок вперед, который контроль версий с Git принес в разработку программного обеспечения: полную прозрачность, идеальную воспроизводимость и полный контроль.

В то же время традиционное бухгалтерское программное обеспечение продолжает выигрывать по удобству использования «из коробки» и готовым интеграциям для нетехнических команд. Правильный выбор — это не то, что «лучше» в целом, а то, что идеально подходит для вашего рабочего процесса, ваших приоритетов и степени контроля, которую вы требуете от своих финансовых данных.

Что это такое, когда это выгодно и как правильно моделировать это в вашем журнале (с примерами).

⚠️ Это руководство предназначено только для пользователей из США и носит исключительно образовательный характер. Проконсультируйтесь с налоговым специалистом по вашей конкретной ситуации.

TL;DR (кратко)​

• S-corp - это налоговый статус, который вы выбираете в IRS (через форму 2553), чтобы прибыль бизнеса переходила в личные налоговые декларации владельцев. Ключевое требование заключается в том, что вы должны выплачивать владельцам-операторам разумную зарплату по форме W-2 до получения какой-либо прибыли в виде дивидендов или распределений.
• Сроки имеют значение: для существующего бизнеса вы должны подать заявку не позднее 15-го дня 3-го месяца налогового года, с которого вы хотите начать использовать статус S-corp. Для выбора календарного 2025 года 15 марта 2025 года приходится на субботу, поэтому фактический срок - следующий рабочий день, понедельник, 17 марта 2025 года.
• Зачем это делать? Основная привлекательность - потенциальная экономия на налоге на самозанятость. В то время как ваша зарплата по форме W-2 облагается налогами FICA, распределения - нет. Однако это преимущество связано с дополнительными расходами на заработную плату, соблюдение требований и, в некоторых штатах, дополнительными налогами на уровне организации.
• В Beancount крайне важно отделять заработную плату от распределений. Вам нужно будет отслеживать обязательства по заработной плате, учитывать особенности учета медицинского страхования для акционеров, владеющих более 2% компании, и явно регистрировать распределения через счета капитала.

Что такое выбор S-corp?​

По сути, выбор S-corp - это запрос, который вы подаете в IRS, чтобы изменить способ налогообложения вашего бизнеса. Подавая форму 2553, вы просите IRS облагать вашу корпорацию или LLC налогом в соответствии с подглавой S Налогового кодекса. Это делает ваш бизнес «сквозным» субъектом, что означает, что его доход, убытки, вычеты и кредиты передаются непосредственно в личные налоговые декларации акционеров. Это исключительно налоговая классификация, а не другой тип юридического лица.

Ключевые последствия для владельца-оператора​

Как только выбор вступает в силу, ваша роль принципиально разделяется на две: теперь вы являетесь одновременно акционером и сотрудником вашей компании.

Это различие имеет решающее значение. Компенсация, которую вы получаете за свой труд, должна выплачиваться в виде заработной платы по форме W-2, которая облагается стандартными налогами на заработную плату (социальное обеспечение и медицинское обслуживание). Любая оставшаяся прибыль может быть выплачена в виде распределений, которые, как правило, не облагаются налогами на самозанятость. IRS настаивает на том, чтобы вы платили себе разумную зарплату за свою работу, прежде чем получать какие-либо распределения.

Стоит ли вам выбирать статус S-corp?​

Выбор S-corp часто стоит оценить, когда ваш бизнес генерирует стабильную и значительную прибыль. Распространенное практическое правило - рассматривать его, когда ваша текущая прибыль от бизнеса может комфортно поддерживать рыночную зарплату для вашей роли, оставляя достаточно средств для осуществления распределений после покрытия всех новых административных расходов.

Точная точка безубыточности уникальна для вашей ситуации и зависит от нескольких факторов:

• Ваша «разумная зарплата»: сколько бы бизнес заплатил за кого-то с вашими навыками и обязанностями в вашей отрасли? Эта цифра является основой для вашей заработной платы по форме W-2 и подлежит проверке IRS.
• Налоги и сборы штата: в некоторых штатах действуют свои правила. Например, Калифорния взимает 1,5% налог на чистую прибыль S-corp, плюс минимальный ежегодный франчайзинговый налог в размере 800 долларов.
• Дополнительные расходы: вам понадобится служба расчета заработной платы, и вы будете платить за страхование от безработицы. Ваши сборы за бухгалтерский учет и подготовку налоговой отчетности также, вероятно, увеличатся из-за возросшей сложности.
• Вычет QBI (раздел 199A): выбор S-corp может повлиять на ваш вычет квалифицированного бизнес-дохода. Заработная плата по форме W-2, которую вы себе выплачиваете, может либо помочь вам получить право на полный вычет, либо, при более высоких уровнях дохода, стать ограничивающим фактором.

Право на участие и сроки​

Не каждый бизнес может стать S-corp. Вот основные требования:

• Это должна быть отечественная корпорация или LLC, имеющая право на участие.
• У нее может быть не более 100 акционеров.
• У нее может быть только один класс акций.
• Акционерами должны быть физические лица, определенные трасты или наследственные фонды (т. е. не партнерства, корпорации или акционеры-нерезиденты).

Когда подавать форму 2553​

Сроки имеют решающее значение, и правила немного различаются для новых и существующих предприятий.

• Для нового бизнеса: вы должны подать заявку в течение 2 месяцев и 15 дней после первого дня вашего первого налогового года. Например, если налоговый год вашего бизнеса начинается 7 января, срок подачи заявки - 21 марта.
• Для существующей C-corp (или LLC, облагаемой налогом как C-corp): вы можете подать заявку в любое время в течение предыдущего налогового года или до 15-го дня 3-го месяца года, в котором вы хотите, чтобы выбор вступил в силу. Если эта дата приходится на выходные или праздничные дни, срок переносится на следующий рабочий день, что предусмотрено разделом 7503 IRC.

Что делать, если вы пропустили срок? Не паникуйте. IRS предоставляет возможность для подачи заявки с опозданием в соответствии с документом о доходах 2013-30. Вы часто можете подать заявку на это в течение 3 лет и 75 дней с предполагаемой даты вступления в силу, при условии, что у вас есть уважительная причина для поздней подачи.

Разумная зарплата: то, что сбивает людей с толку​

Это наиболее тщательно проверяемый аспект структуры S-corp. IRS очень четко заявляет: акционерам-сотрудникам должна выплачиваться разумная компенсация за предоставляемые ими услуги до того, как какая-либо прибыль будет получена в виде распределений.

Что означает «разумный»? Нет единой суммы в долларах. IRS и суды рассматривают различные факторы, чтобы определить, является ли ваша зарплата соответствующей, включая ваши обязанности, время, которое вы тратите на работу, ваш уровень опыта и то, что сопоставимые предприятия заплатили бы за аналогичные услуги. Ожидайте, что IRS внимательно изучит, если вы платите себе очень низкую зарплату по форме W-2, получая при этом большие распределения. Это часто рассматривается как тревожный сигнал для попытки уклониться от уплаты налогов на заработную плату.

Медицинское страхование и дополнительные льготы для акционеров, владеющих >2% акций​

Существует специальное правило относительно того, как S-corp обрабатывает медицинское страхование для акционеров, владеющих более 2% компании. Если S-corp оплачивает или возмещает эти страховые взносы на медицинское страхование, стоимость вычитается S-corp.

Однако стоимость этих премий также должна быть включена в заработную плату акционера-сотрудника по форме W-2. Хотя эта сумма подлежит удержанию федерального подоходного налога, она освобождена от налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание (FICA), если она обработана правильно. Вы должны координировать свои действия с вашим поставщиком услуг по расчету заработной платы, чтобы гарантировать, что эти суммы правильно указаны в вашей форме W-2.

Подводные камни на уровне штата (примеры)​

Федеральный статус S-corp не всегда напрямую переводится на уровень штата. Всегда проверяйте конкретные правила вашего штата.

• Калифорния: S-corp облагаются налогом в размере 1,5% от их чистого дохода из источников в Калифорнии. Кроме того, большинство корпораций должны ежегодно платить минимальный франчайзинговый налог в размере 800 долларов США (хотя в первый год действуют некоторые исключения).
• Нью-Йорк: недостаточно сделать федеральный выбор S-corp. Вы также должны подать отдельное заявление на уровне штата, форму CT-6, чтобы рассматриваться как S-корпорация Нью-Йорка. Невыполнение этого требования означает, что вы будете облагаться налогом как стандартная C-corp на уровне штата.

Как правильно моделировать S-corp в Beancount​

Простой текстовый учет идеально подходит для управления возросшей сложностью S-corp. Вот как структурировать ваш журнал.

Рекомендуемый план счетов (начальный)​

Эта базовая структура отделяет ваши расходы на заработную плату от распределений и создает счета обязательств для отслеживания налогов, которые вы должны.

; Основной банк и доход
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Income:Sales                      USD
1970-01-01 open Income:Other                      USD

; Расходы на заработную плату и обязательства
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages            USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes    USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:FICA          USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Medicare      USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding USD

; Капитал
1970-01-01 open Equity:ContributedCapital         USD
1970-01-01 open Equity:Distributions              USD
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD

Типичный расчет заработной платы (упрощенный)​

Ваш поставщик услуг по расчету заработной платы (например, Gusto, ADP) спишет с вашего банковского счета вашу чистую зарплату и общую налоговую задолженность. Ваша транзакция Beancount должна разбить это на валовую заработную плату, налоги работодателя и соответствующие обязательства.

; Эта транзакция регистрирует годовую зарплату в размере 100 тысяч долларов, выплачиваемую ежемесячно.
2025-01-31 * "Gusto" "Январская заработная плата — акционер-сотрудник"
  Expenses:Payroll:Wages                   8,333.33 USD ; Валовая заработная плата
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes             637.50 USD ; Налоги FICA/Medicare работодателя
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT         -1,200.00 USD ; Удержание с сотрудника
  Liabilities:Payroll:FICA                  -516.67 USD ; Удержание с сотрудника
  Liabilities:Payroll:Medicare              -120.83 USD ; Удержание с сотрудника
  Assets:Bank:Checking                    -7,133.33 USD ; Чистая зарплата, списанная с банковского счета

Когда ваш поставщик услуг по расчету заработной платы перечисляет эти налоги правительству от вашего имени, вы записываете другую транзакцию, чтобы очистить обязательства.

; Это представляет собой налоговый платеж, произведенный вашим поставщиком услуг по расчету заработной платы.
2025-02-15 * "EFTPS" "Федеральный депозит по налогу на заработную плату"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT          1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA                   516.67 USD
  Liabilities:Payroll:Medicare               120.83 USD
  Assets:Bank:Checking                    -1,837.50 USD ; Эта сумма соответствует налоговой части списания Gusto.

Медицинское страхование для акционера >2%​

Запишите оплату премии как бизнес-расход. Вы можете использовать метаданные, чтобы напомнить себе, что это должно быть указано в форме W-2.

2025-02-01 * "BlueCross" "Медицинское страхование акционера (указать в W-2)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance          600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                      -600.00 USD

Распределения владельцу (не заработная плата)​

Распределения - это уменьшение капитала, а не бизнес-расход. Регистрируйте их отдельно от заработной платы.

2025-03-31 * "Распределение владельцу" "Распределение за 1 квартал"
  Equity:Distributions                    20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                   -20,000.00 USD

Отслеживание базы акционеров (необязательно, но рекомендуется)​

Ваша база акционеров определяет, являются ли распределения необлагаемыми налогом и можете ли вы вычитать бизнес-убытки из вашей личной декларации. Хотя официальный расчет производится в вашей налоговой декларации, вы можете отслеживать оценку в Beancount, используя специальный субсчет капитала или метаданные. Вы будете ежегодно сверять это с Приложением K-1, которое вы получаете от S-corp.

Замечание о вычете QBI (раздел 199A)​

Владельцы сквозных предприятий, включая S-corp, могут иметь право на вычет до 20% от своего квалифицированного бизнес-дохода (QBI). Однако для налогоплательщиков с доходом выше определенного порога этот вычет может быть ограничен суммой заработной платы по форме W-2, которую выплачивает предприятие. Это создает сложное взаимодействие: выплата разумной зарплаты требуется для S-corp, и эта же зарплата может повлиять на ваш вычет QBI - иногда помогая ему, иногда ограничивая его. Это ключевая область для моделирования с вашим налоговым консультантом.

Что меняется в операционной деятельности после вашего выбора?​

Переход на S-corp добавляет несколько административных уровней:

• Ведение заработной платы: вы должны официально вести заработную плату, включая удержание налогов, выплату налогов работодателя, ежеквартальную отчетность и годовые формы W-2.
• Подача формы 1120-S: это ежегодная налоговая декларация S-корпорации. Вы также выдадите Приложение K-1 каждому акционеру с подробным описанием его доли в финансовых результатах компании.
• Правильное обращение с медицинским страхованием акционеров: убедитесь, что премии для владельцев >2% включены в их заработную плату по форме W-2.
• Соблюдение правил штата: будьте в курсе любых требуемых выборов S-corp на уровне штата или налогов на уровне организации (как в Калифорнии и Нью-Йорке).

Распространенные ловушки, которых следует избегать​

• Поздний или недействительный выбор: дважды проверьте сроки и убедитесь, что все необходимые акционеры подписали форму 2553. Если вы пропустили срок, изучите возможность смягчения последствий в соответствии с Rev. Proc. 2013-30.
• Неразумная зарплата: не поддавайтесь искушению платить себе искусственно низкую зарплату. Документируйте, почему ваша компенсация является разумной, исходя из вашей роли и рыночных данных.
• Смешивание заработной платы и распределений: держите эти транзакции чистыми и раздельными в ваших книгах. Распределения - это не заработная плата.
• Игнорирование требований штата: забывание о выборе штата или невыплата налога на уровне организации может привести к штрафам и проблемам с соблюдением требований.

Краткий контрольный список​

• Подтвердите, что вы имеете право на участие и что потенциальная налоговая экономия перевешивает новые расходы.
• Отметьте в календаре срок подачи формы 2553 (и помните о правиле выходных/праздничных дней).
• Настройте службу расчета заработной платы и определите хорошо документированную, разумную зарплату.
• Планируйте получать распределения только после выплаты зарплаты и бизнес-расходов.
• Изучите и соблюдайте конкретные требования вашего штата к подаче заявлений S-corp и налогам.
• Обновите свой журнал Beancount необходимыми счетами для заработной платы, обязательств и капитала акционеров.

Beancount S-Corp Starter (нейтральный шаблон)

;
; Beancount S-Corp Starter (нейтральный шаблон)
; Создано: 2025-08-09
; ---
; Как использовать это:
; 1) Найдите "TODO" и заполните свой штат(ы), поставщика услуг по расчету заработной платы, EIN и названия банков.
; 2) Держите заработную плату и распределения владельцу отдельно.
; 3) Скоординируйтесь с вашим поставщиком услуг по расчету заработной платы, чтобы сообщить о медицинском страховании акционера >2% в форме W-2 (поле 1).
; 4) Удалите или адаптируйте примеры CA/NY, если вы находитесь в другом штате.
;
; Примечания:
; - Это шаблон бухгалтерского учета, а не налоговая консультация.
; - Предполагается, что операционная валюта - USD. Измените по мере необходимости.
;

option "title" "Журнал S-Corp"
option "operating_currency" "USD"
commodity USD

; === Счета (открыты с 2025-01-01; скорректируйте даты по мере необходимости) ==================
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking                    USD  ; TODO: Переименуйте в свой банк (например, Assets:Bank:Chase:Operating)
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings                     USD
2025-01-01 open Assets:AccountsReceivable               USD
2025-01-01 open Assets:PrepaidExpenses                  USD

2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT         USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FICA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:Medicare    USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FUTA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding   USD   ; TODO: Переименуйте штат (например, CA, NY)
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Unemployment  USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Local               USD

2025-01-01 open Equity:ContributedCapital               USD
2025-01-01 open Equity:Distributions                    USD
2025-01-01 open Equity:RetainedEarnings                 USD
2025-01-01 open Equity:OpeningBalances                  USD

2025-01-01 open Income:Sales                            USD
2025-01-01 open Income:Other                            USD

2025-01-01 open Expenses:COGS                            USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages                   USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare  USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FUTA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:State     USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance        USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HSA                    USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:Retirement:Match       USD
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:S-Corp              USD  ; например, 1,5% налог на уровне организации в CA
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:Franchise           USD  ; например, минимальный франчайзинговый налог в CA $800
2025-01-01 open Expenses:Professional:Payroll            USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Accounting         USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Legal              USD
2025-01-01 open Expenses:BankFees                        USD
2025-01-01 open Expenses:Software                        USD
2025-01-01 open Expenses:Office                          USD
2025-01-01 open Expenses:Meals                           USD
2025-01-01 open Expenses:Travel                          USD
2025-01-01 open Expenses:Insurance:GeneralLiability      USD

; === Пример: Капитализация владельца =================================================
2025-01-02 * "Владелец" "Первоначальный взнос капитала"
  Assets:Bank:Checking                        25,000.00 USD
  Equity:ContributedCapital                  -25,000.00 USD

; === Пример: Платеж клиента =====================================================
2025-01-15 * "Stripe" "Январские поступления по подписке"
  Assets:Bank:Checking                        12,000.00 USD
  Income:Sales                               -12,000.00 USD

; === Пример: Ежемесячная заработная плата (один акционер-сотрудник) ========================
; Цифры выбраны для идеального баланса. Адаптируйте цифры FIT/State к вашей реальности.
; Валовая заработная плата: 8,333.33 | FIT сотрудника: 1,200.00 | Удержание штата: 300.00
; FICA сотрудника (6.2%): 516.67 | Medicare сотрудника (1.45%): 120.83
; FICA работодателя: 516.67 | Medicare работодателя: 120.83
; Чистая зарплата: 6,195.83
2025-01-31 * "Gusto" "Январская заработная плата — акционер-сотрудник"
  Expenses:Payroll:Wages                         8,333.33 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA              516.67 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare          120.83 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT               -1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA              -1,033.34 USD  ; сотрудник + работодатель
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare            -241.66 USD  ; сотрудник + работодатель
  Liabilities:Payroll:State:Withholding           -300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -6,195.83 USD

; === Пример: Депозиты по налогу на заработную плату (EFTPS и штат) =================================
2025-02-15 * "EFTPS" "Федеральный депозит по заработной плате (FIT, FICA, Medicare)"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT                1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA               1,033.34 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare             241.66 USD
  Assets:Bank:Checking                          -2,475.00 USD

2025-02-16 * "STATE DOR" "Удержание заработной платы штата"
  Liabilities:Payroll:State:Withholding            300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -300.00 USD

; === Пример: Медицинское страхование для акционера >2% =================================
; Скоординируйтесь с расчетом заработной платы, чтобы общая годовая премия была включена в поле 1 формы W-2.
; Сама премия вычитается здесь; НЕ удерживайте SS/Medicare с нее, если она обработана правильно.
2025-02-01 * "BlueCross" "Медицинское страхование акционера (включение в W-2 обрабатывается расчетом заработной платы)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance                600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                            -600.00 USD

; === Пример: Распределение владельцу (не заработная плата) =======================================
2025-03-31 * "Распределение владельцу" "Распределение за 1 квартал"
  Equity:Distributions                         20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                        -20,000.00 USD

; === Примеры штатов (удалите/измените, если не применимо) =================================
; Минимальный франчайзинговый налог Калифорнии (не всегда в первый год; проверьте правила)
2025-04-15 * "California FTB" "Ежегодный франчайзинговый налог"
  Expenses:Taxes:State:Franchise                   800.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -800.00 USD

; 1,5% налог на S-Corp в Калифорнии (пример оценочного платежа)
2025-06-15 * "California FTB" "Оценочный налог S-Corp"
  Expenses:Taxes:State:S-Corp                    1,500.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -1,500.00 USD

; Отдельный выбор S в Нью-Йорке (CT-6) не имеет прямого влияния на журнал; замещающее примечание.
2025-01-05 note Equity:RetainedEarnings "Выбор S в NY (CT-6) подан — только бухгалтерская запись (без проводки)"

; === Отслеживание базы (необязательно — заметка вне книги) =====================================
2025-12-31 note Equity:RetainedEarnings "Перенос базы: +Капитал 25 000 +Доход 60 000 -Распределения 20 000 = Конечная база 65 000 (сверка с K-1)"

; === Подсказки по импорту (CSV из Gusto/ADP) =============================================
; - Для CSV-файлов реестра заработной платы Gusto сопоставьте столбцы:
;   Валовая зарплата -> Expenses:Payroll:Wages
;   FIT/FICA/Medicare сотрудника -> Liabilities:Payroll:Federal:FIT/FICA/Medicare (отрицательное)
;   Удержание штата -> Liabilities:Payroll:State:Withholding (отрицательное)
;   FICA/Medicare/FUTA/SUTA работодателя -> Expenses:Payroll:EmployerTaxes:* (положительное) И
;       если ваш CSV-файл перечисляет налоги работодателя как суммы к уплате, отразите их как Liabilities:* (отрицательное),
;       затем очистите их с помощью ваших платежей EFTPS/штата.
;   Чистая зарплата -> Assets:Bank:Checking (отрицательное, соответствует дате выплаты)
; - Медицинское страхование, оплачиваемое компанией:
;   Платеж поставщику -> Expenses:Benefits:HealthInsurance (положительное) / Bank (отрицательное);
;   убедитесь, что расчет заработной платы включает годовую премию в поле 1 формы W-2 для акционера >2%.
;
; Советы:
; - Держите распределения вне счетов заработной платы.
; - Используйте теги, такие как #payroll #distribution, для фильтрации в Fava.
; - Рассмотрите возможность использования отдельных банковских субсчетов для резервирования налогов (федеральных/штатных).

Выбор структуры бизнеса — одно из первых реальных «финансовых» решений, которые вам предстоит принять. Для большинства небольших команд и индивидуальных учредителей, которым нужна защита от ответственности и сквозное налогообложение, в коротком списке обычно оказываются LLC или S-корпорация.

В этом руководстве объясняется, чем они отличаются — юридически, операционно и в вашей налоговой декларации — и показано, как вести чистый, защищенный от аудита учет для любой из этих структур в Beancount.io (простой текст, двойная запись, масштабируемая от фрилансера до S-корпорации).

Краткий обзор​

Как они на самом деле отличаются​

Хотя и LLC, и S-корпорации предлагают важнейшую защиту от ответственности, их юридическая и финансовая механика принципиально различны. Вот более подробный взгляд на то, что их отличает.

Формирование и формальности​

Компания с ограниченной ответственностью (LLC) — это юридическое лицо, созданное в соответствии с законодательством штата. Процесс включает в себя подачу «устава организации» в ваш штат и принятие «операционного соглашения», которое представляет собой гибкий внутренний документ, определяющий, как будет вестись бизнес и как будет разделена прибыль.

S-корпорация, с другой стороны, не является юридическим лицом сама по себе, а представляет собой налоговый выбор, сделанный в IRS путем подачи формы 2553. Этот выбор может быть применен либо к стандартной C-корпорации, либо к LLC. После того как вы выберете статус S-корпорации, вы должны придерживаться более строгих корпоративных формальностей, включая составление устава, назначение совета директоров и должностных лиц, проведение ежегодных собраний и ведение подробных записей этих собраний (известных как «протоколы»).

Собственность и инвесторы​

Гибкость владения — отличительная черта LLC. Вы можете иметь неограниченное количество владельцев (называемых «участниками»), включая физических лиц, другие корпорации и иностранных граждан. Операционное соглашение допускает индивидуальное разделение прибыли («водопады») и различные классы членства, что идеально подходит для сложных партнерств.

S-корпорация гораздо более ограничена. Она может иметь не более 100 владельцев (называемых «акционерами»), все из которых должны быть гражданами или резидентами США. Другие организации (например, корпорации или партнерства) не могут быть акционерами. Кроме того, S-корпорации могут иметь только один класс акций, что означает, что все акционеры имеют идентичные экономические права (прибыль и распределения должны распределяться пропорционально владению). Эта простота может сделать структуру капитала более понятной, но серьезно ограничивает круг потенциальных инвесторов.

Налоги и отчетность​

По умолчанию LLC является сквозной организацией.

• LLC с одним участником является «не принимаемой во внимание организацией», что означает, что ее доходы и расходы отражаются в Приложении C, подаваемом вместе с личной формой 1040 владельца.
• LLC с несколькими участниками подает налоговую декларацию партнерства, форму 1065, и выдает каждому участнику Приложение K-1, детализирующее их долю прибыли или убытка.

S-корпорация также является сквозной организацией, но она подает свою собственную налоговую декларацию, форму 1120-S, и также выдает K-1 своим акционерам. Ключевое отличие состоит в том, что любой владелец, работающий в компании, должен рассматриваться как сотрудник и получать разумную зарплату через формальную систему оплаты труда.

Как оплачивается труд владельцев​

Это одно из самых значительных различий. Участники LLC не являются сотрудниками. Они получают оплату путем получения распределений (или «снятий») прибыли компании. Участники несут ответственность за уплату собственных подоходных налогов и налогов на самозанятость (социальное обеспечение и Medicare) со всей своей доли чистой прибыли, независимо от того, сколько денежных средств они фактически сняли.

Владельцы-сотрудники S-корпорации сталкиваются с двухкомпонентной системой.

1. Разумная зарплата: Им должна выплачиваться разумная зарплата за выполняемую работу, которая облагается стандартными налогами на заработную плату (FICA). Компания выплачивает долю работодателя, а сотрудник — свою долю.
2. Распределения: Любая оставшаяся прибыль может быть выплачена в качестве распределений, которые не облагаются налогами на самозанятость или FICA. Эта потенциальная экономия на налогах является основной причиной, по которой предприятия выбирают статус S-корпорации. IRS требует, чтобы зарплата была «разумной», поэтому вы не можете платить себе 1 доллар, а остальное брать в качестве распределений; вы должны задокументировать, как вы определили размер зарплаты.

Передаваемость и продолжительность жизни​

Акции S-корпорации функционируют как типичные корпоративные акции. Они, как правило, свободно передаются (если только это не ограничено акционерным соглашением), и корпорация имеет бессрочное существование, что означает, что она продолжает существовать, даже если акционер уходит или умирает.

Передача права собственности в LLC часто является более сложной. Операционное соглашение определяет правила, и оно обычно требует согласия других участников на продажу или передачу паев. Это защищает участников от принудительного ведения бизнеса с незнакомцами, но может сделать выход из бизнеса более обременительным.

Следует ли вам выбрать статус S-корпорации для своей LLC?​

Очень распространенным путем для успешных малых предприятий является начало работы в качестве LLC и последующий выбор налогообложения S-корпорации. Эта стратегия «LLC сейчас, S-корпорация, когда прибыльно» позволяет вам наслаждаться простотой LLC на ранних этапах и переключаться для оптимизации налогообложения, как только ваш доход вырастет.

Учредители обычно переходят, когда:

• Прибыль стабильна и значительна. Сумма, уплаченная в виде налога на самозанятость в качестве участника LLC, становится больше, чем налоги FICA с разумной заработной платы плюс затраты на соблюдение требований S-корпорации.
• Они желают большей структуры. Формальные требования S-корпорации могут обеспечить лучшую финансовую дисциплину и послать более «серьезный» сигнал кредиторам или будущим инвесторам.

Выбор статуса S-корпорации для вашей LLC влечет за собой конкретные изменения:

• Вы должны настроить и запустить расчет заработной платы для всех владельцев-сотрудников.
• Вы должны соблюдать корпоративный учет, включая проведение собраний и документирование их протоколами.
• Ваша годовая подготовка к уплате налогов становится более сложной, требуя формы 1120-S и K-1.

Когда лучше оставаться LLC?

• Вам нужны гибкие структуры собственности, такие как специальное распределение прибыли или наличие корпорации или иностранного партнера в качестве участника.
• Ваша прибыль нестабильна или вы все еще находитесь на ранних стадиях. Накладные расходы и затраты на расчет заработной платы могут еще не стоить того.
• Вы планируете выпустить сложный капитал, такой как компенсация на основе токенов или привилегированные паи, которые не соответствуют правилу S-корпорации «один класс акций».

Практическое правило: Прежде чем переключаться, смоделируйте свою ожидаемую прибыль на следующие 12 месяцев. Рассчитайте общее налоговое бремя (подоходный налог + налог на самозанятость) в качестве LLC. Затем рассчитайте общее налоговое бремя в качестве S-корпорации (подоходный налог + налог FICA с разумной заработной платы). Если экономия от структуры S-корпорации является очевидной, повторяющейся и перевешивает дополнительные затраты на соблюдение требований, то выбор стоит серьезно рассмотреть. Обязательно задокументируйте свой анализ для определения «разумной заработной платы».

Как поддерживать чистоту любой структуры в Beancount.io​

Независимо от того, какую организацию вы выберете, хаотичный учет может подорвать вашу защиту от ответственности и создать кошмар во время уплаты налогов. Beancount.io предоставляет вам простой текст, бухгалтерскую книгу с двойной записью, автоматизированный импорт и отчеты, готовые к уплате налогов, поэтому ваша юридическая структура не превращается в бухгалтерский учет.

Предложения по плану счетов​

Чистый план счетов — это основа. Вот наши рекомендации:

• Для LLC:
  • Equity:Member-Capital (для первоначальных и последующих взносов)
  • Equity:Member-Distributions (для снятия средств владельцем)
  • Стандартные счета доходов и расходов.
• Для S-корпорации:
  • Equity:Common-Stock (для взносов в капитал)
  • Equity:Retained-Earnings (где накапливается прибыль)
  • Expenses:Payroll:Wages
  • Expenses:Payroll:EmployerTaxes
  • Equity:Shareholder-Distributions (для выплат из прибыли)

Пример записей​

Вот как выглядят обычные платежи владельцам в бухгалтерской книге Beancount.io.

Распределение участнику LLC: Эта транзакция записывает платеж в размере 5000 долларов США участнику, уменьшая денежные средства и отслеживая снятие средств на выделенном счете капитала.

2025-03-15 * "Распределение участнику"
  Assets:Bank:Checking             -5,000 USD
  Equity:Member-Distributions       5,000 USD

Зарплата владельцу S-корпорации (из расчета заработной платы): Эта запись фиксирует валовую заработную плату, долю работодателя в налогах на заработную плату и общую сумму денежных средств, покидающих банк. Обязательства по удержаниям также будут отслеживаться здесь.

2025-03-31 * "Зарплата владельцу"
  Expenses:Payroll:Wages            8,000 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes      612 USD
  Assets:Bank:Checking             -8,612 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding     0 USD  ; Чистая оплата + удержания

Распределение акционерам S-корпорации: Это простой перевод денежных средств на счет капитала распределения акционерам, отдельно от заработной платы.

2025-04-10 * "Распределение акционерам"
  Assets:Bank:Checking            -10,000 USD
  Equity:Shareholder-Distributions  10,000 USD

Завершите цикл во время уплаты налогов​

С чистой бухгалтерской книгой Beancount.io сезон уплаты налогов упрощается:

• Создавайте отчеты о прибылях и убытках и балансовые ведомости непосредственно из ваших транзакций.
• Экспортируйте данные, необходимые вашему бухгалтеру для вашей конкретной налоговой формы (Приложение C, 1065 или 1120-S).
• Храните свои служебные записки о разумной заработной плате, протоколы собраний и другие документы о соответствии требованиям вместе со своими транзакциями для полной, готовой к аудиту финансовой записи.

Когда каждый выбор сияет​

Вот решение в двух словах.

Выберите (или оставайтесь) LLC, если вы хотите:

• Максимальную гибкость в собственности, разделении прибыли или привлечении участников-юридических лиц/иностранных участников.
• Минимальные корпоративные формальности и отсутствие обязательной выплаты заработной платы владельцам.
• Более простое соблюдение требований, пока вы находите соответствие продукта рынку или у вас непостоянная прибыль.

Выберите (или выберите) S-корпорацию, если вы хотите:

• Потенциальную экономию на налогах на самозанятость (FICA), как только ваша прибыль сможет оправдать формальную выплату заработной платы.
• Чистую, традиционную корпоративную структуру с простой передачей акций.
• Модель управления, которую инвесторы и кредиторы часто предпочитают для устоявшихся операционных компаний.

Итог​

И LLC, и S-корпорации защищают ваши личные активы и позволяют прибыли бизнеса переходить к владельцам для целей налогообложения. Наилучший вариант зависит исключительно от вашей структуры собственности, ожидаемой прибыльности и вашего аппетита к формальному управлению и оплате труда.

Что бы вы ни выбрали, дисциплинированный бухгалтерский учет имеет гораздо большее значение, чем ярлык организации. Поддерживайте свои финансовые записи точными, доступными для поиска и воспроизводимыми с помощью Beancount.io.

Создайте книги, готовые к уплате налогов и к инвесторам, с помощью Beancount.io​

• Простой текст, бухгалтерский учет с двойной записью с контролем версий.
• Чистые планы счетов, разработанные для LLC и S-корпораций.
• Автоматизированный импорт и сверка банковских счетов, кредитных карт и процессоров.
• Экспорт, готовый к уплате налогов, и беспрепятственное сотрудничество с бухгалтером.
• Система, которая масштабируется от индивидуального учредителя до многопрофильного предприятия.

Начните оптимизированную бухгалтерскую книгу для своей организации сегодня с помощью Beancount.io.

Это руководство предназначено только для информационных целей и не является юридической или налоговой консультацией. Обратитесь к своему адвокату или налоговому консультанту для получения рекомендаций, касающихся вашей конкретной ситуации.