87 публикации маркиран с/със "Beancount"

Задължения към доставчици (AP) са парите, които вашият бизнес дължи на доставчиците за стоки или услуги, които вече сте получили, но все още не сте платили. В света на счетоводството AP се класифицира като текущ пасив в баланса – сума, обикновено дължима в рамките на следващата година, често в 30‑60 дни.

Тази концепция е централна за начислителното счетоводство, където разходът и съответният пасив се записват в момента, в който фактурата пристигне, а не когато парите действително се изпратят. Това ръководство ще ви покаже как да управлявате целия процес на AP чисто и ефективно, използвайки инструмента за счетоводство в чист текст – Beancount.

Кратко резюме​

Преди да се потопим в детайлите, нека обхванем основните неща:

• Задължения към доставчици (AP) представляват вашите краткосрочни задължения към доставчиците. Ще ги намерите в секцията Liabilities на вашия баланс.
• Начислително vs. Кеш: AP съществува само ако водите книгите си на начислителна база. Beancount напълно поддържа начислителни процеси, а уеб интерфейсът му, Fava, ще показва вашите пасиви коректно.
• AP vs. AR: Просто е: задълженията са това, което дължите, докато вземанията (AR) са това, което другите дължат на вас.

Къде се намира AP в Beancount (и във Fava)​

За да започнете да проследявате AP, първо трябва да декларирате сметка за него във вашия журнал. Стандартната конвенция е:

Liabilities:AccountsPayable

По желание можете да създадете подсметки за големи доставчици (например Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

Във Fava тази сметка ще се появи в Баланса под Liabilities. Можете да кликнете върху нея, за да видите списък с всички отворени и платени елементи, получавайки ясен преглед на вашите задължения. Пример можете да видите в публичния примерен журнал на Fava: https://fava.pythonanywhere.com/example-beancount-file/balance_sheet/, където има сметка Liabilities:AccountsPayable.

Блокове от Beancount, които ще използвате​

Устойчивият процес за AP в Beancount се базира на няколко основни функции:

1. Сметки: Основно ще използвате Liabilities:AccountsPayable, кешова сметка като Assets:Bank:Checking и различните си разходни сметки (например Expenses:Supplies).
2. Метаданни: Можете да прикачвате ключ‑стойност данни към всяка транзакция. За AP ще използвате метаданни като invoice:, due:, terms: и document:. Fava дори разпознава ключа document: и автоматично създава кликваща връзка към прикачения файл, ако сте конфигурирали папка за документи.
3. Тагове & Връзки: Използвайте #tags (например #ap) за лесно филтриране и ^links (например ^INV-10455) за програмно свързване на фактура и последващото й плащане. Това създава ясен, одитируем след.
4. Запитвания (BQL): SQL‑подобният език за запитвания на Beancount (BQL) ви позволява да генерирате мощни отчети, като списък с всички отворени задължения, сортирани по дата на падеж, директно от командния ред с bean-query или от страницата „Query“ във Fava.

Основен процес за AP в Beancount​

Управлението на AP във вашия журнал включва две или три ключови стъпки: записване на фактурата, плащане и понякога обработка на частични плащания или отстъпки.

1) Записване на фактурата (създава пасив)​

Първо, записвате разхода и създавате задължението, когато фактурата пристигне.

; По желание задайте папка за документи в главния файл на Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Този един запис постига две критични неща:

1. Незабавно признава разход от 500 USD в правилния период (август).
2. Създава съответстващ пасив от 500 USD, показвайки, че дължите пари на Forest Paint Supply.

Връзката ^INV-10455 е уникален идентификатор, който по-късно ще поставите и в плащането, за да свържете логически фактурата и плащането.

2) Плащане на фактурата (изчиства пасива)​

Когато платите фактурата, създавате транзакция, която прехвърля пари от банковата ви сметка, за да изчисти пасива.

а) Стандартно плащане (без отстъпка):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Този запис намалява вашия AP баланс с 500 USD и същевременно намалява баланса на разплащателната сметка с тази сума. Пасивът вече е изчистен.

б) Отстъпка за ранно плащане (напр. „2/10, n/30“):

Ако условията са „2/10, n/30“, можете да вземете 2 % отстъпка, ако платите в рамките на 10 дни. За нашата фактура от 500 USD това е отстъпка от 10 USD. Има два приети начина за запис – изберете един и бъдете последователни.

; Опция 1: Записване на отстъпката като друг доход (контра‑разходен ефект)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Опция 2: Намаляване директно на оригиналния разход
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

И в двата случая изчиствате пълния пасив от 500 USD, намалявате банковата сметка с 490 USD, които сте платили, и отразявате ползата от 10 USD.

3) Обработка на частични плащания​

Функцията за връзки в Beancount прави проследяването на частични плащания просто и чисто.

; Фактура за 1 200 USD
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Първо плащане от 400 USD
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Финално плащане от 800 USD
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Като използвате връзката ^INV-9001 във всички три транзакции, лесно можете да филтрирате журнала, за да видите пълната история на конкретната фактура и свързаните й плащания.

Полезни запитвания (BQL)​

Можете да изпълните тези запитвания в таба „Query“ на Fava или от командния ред с bean-query.

Съвет: Функцията any_meta() е изключително полезна за извличане на полета като invoice: и document: в резултатите от запитванията.

Отворени задължения по доставчик (преглед на баланса):

Това запитване сумира текущия остатък, който дължите на всеки доставчик.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Отворени задължения по фактура + дата на падеж:

Получете подреден списък с всички отворени фактури, сортирани по дата на падеж, за да приоритизирате плащанията.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Списък с фактури, към които има прикачени PDF‑ове:

Това запитване намира всички ваши фактури и показва пътя към свързания документ.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Къде да видите AP във Fava​

• Баланс: Отидете в Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, за да видите общия остатък и да навигирате до детайлите на транзакциите.
• Журнал: Филтрирайте журнала с account:Liabilities:AccountsPayable или с конкретна връзка като ^INV-xxxx, за да видите целия жизнен цикъл на дадена фактура.
• Странична лента „Documents“: Ако използвате метаданния document: и сте задали директивата option "documents", ще видите списък с линкове към документите в страничната лента.

Стареене на задължения, оборот и осведоменост за паричния поток​

• График за стареене: Този отчет групира отворените ви фактури по време на просрочване (например 1‑30 дни, 31‑60 дни, над 60 дни). В Beancount най-практичният подход е да изпълните горното запитване „Open AP by Invoice + Due Date“, да експортирате резултатите като CSV и да ги групирате в електронна таблица или малък Python скрипт.
• Оборот на задължения (AP Turnover Ratio): Бърза проверка за това колко бързо плащате доставчиците. Формулата е Общо покупки от доставчици ÷ Среден AP. Свързаният показател Days Payable Outstanding (DPO) се изчислява приблизително като 365 ÷ Оборот.
• Ако не можете да платите навреме: AP е предназначено за краткосрочен дълг. Ако доставчик се съгласи на формално, дългосрочно изплащане, трябва да прехвърлите задължението от AP в „note payable“.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Най‑добри практики за AP в журнал с чист текст​

• Отидете без хартия: Съхранявайте PDF‑овете на фактурите в папката documents и ги свързвайте с ключа document:.
• Използвайте връзки последователно: Поставяйте уникалния номер на фактурата в ^link както във фактурата, така и във всички свързани плащания.
• Поддържайте метаданните чисти: Консистентното използване на invoice:, due: и terms: подобрява търсенето, запитванията и финансовите прегледи.
• Начислително от начало до край: Ако искате полезни отчети за AP, задължително водете книгите си на начислителна база. Beancount и Fava го правят безупречно.

Копирай‑пейст стартов шаблон: Фактура + Плащане​

; ---- Фактура ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Плащане ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Ако вашата счетоводна книга е в обикновен текст, вие вече цените яснотата, контрола и възпроизводимостта. Аутсорсингът на счетоводните ви услуги не трябва да компрометира нито едно от тези неща. Напротив, когато е направен правилно, той трансформира вашата Beancount настройка в надежден, документиран работен процес, управляван от специалисти - докато вие запазвате пълна собственост върху данните, хранилището и правилата.

Това е практическо ръководство за потребители на Beancount за това какво да аутсорсират, какво да запазят вътрешно, как да структурират резултатите и как да оценят доставчиците. Става въпрос за делегиране на механичната работа, без никога да се отказвате от контрола.

За кого е това​

Това ръководство е за вас, ако отговаряте на един от тези профили:

• Самостоятелни основатели, независими програмисти и консултанти, които използват Beancount и искат да си възвърнат времето, прекарано в механичните части на счетоводството, за да се съсредоточат върху изграждането на вашия продукт или обслужването на клиенти.
• Финансово подготвени инженери, които изискват строг контрол, версионирана история и пълна възможност за одит, но не искат да прекарват уикендите си в импортиране на банкови извлечения и съгласуване на сметки.
• Организации, мигриращи от доставчик "всичко в едно", които сега дават приоритет на съхранението на данни и възпроизводимостта. Неотдавнашните, внезапни закривания на счетоводни платформи като Bench подчертаха важен урок: плановете за излизане и отворените формати не са незадължителни. (TechCrunch, KSV Advisory Report)

Beancount, накратко​

За незапознатите, екосистемата на Beancount е изградена върху няколко основни компонента, които я правят мощна за този вид работен процес:

• Beancount: В основата си това е език за двойно счетоводство, специфициран в обикновен текст. Вие пишете четливи за човека счетоводни файлове, предавате ги в Git хранилище и използвате компилатор, за да ги валидирате и генерирате финансови отчети. (GitHub)
• Fava: Това е елегантният уеб интерфейс за Beancount. Fava чете вашия счетоводен файл и ви дава интерактивни баланси, отчети за приходите и разходите, тенденции, филтри и мощен SQL-подобен език за заявки, за да инспектирате вашите данни. (Fava Demo)
• beangulp: Съвременната рамка за автоматизиране на приемането на данни. Развит от оригиналния импортер на Beancount, beangulp предоставя инструментите за писане на стабилни импортери, които могат да анализират CSV, OFX, QFX и дори PDF извлечения, превръщайки необработените банкови данни в структурирани Beancount записи. (GitHub)

Успешните взаимоотношения при аутсорсинг трябва да запазят и подобрят тези силни страни: контрол на версиите, четлива за човека история, стриктна валидация и възможност за комбиниране на вашите инструменти.

Какво да аутсорсирате спрямо какво да запазите​

Ключът към ефективното делегиране е ясното разделение на труда. Ето как да прокарате границата между тактическото изпълнение и стратегическата собственост.

Отлични кандидати за аутсорсинг​

Тези задачи обикновено са повтарящи се, базирани на правила и отнемат много време - идеални за специалист.

• Събиране и импортиране на извлечения: Изтегляне на месечни извлечения, нормализиране на различни файлови формати (CSV, OFX, PDF) и стартиране на вашите beangulp импортери. Това включва поддържане на правилата на импортера, тъй като финансовите институции неизбежно променят своите формати на извлечения.
• Помощ при категоризиране: Изграждане на евристики и декларативни правила за категоризиране на транзакции. Те могат по избор да използват инструменти като smart_importer, за да предвидят записите въз основа на исторически данни, но окончателният преглед винаги остава при човек.
• Съгласуване и проверки за цялост: Прецизната работа по публикуване на balance твърдения, за да съответстват на вашите извлечения, проучване на несъответствия и гарантиране, че счетоводната книга остава без грешки.
• Прикачени файлове и хигиена на документите: Извличане на фактури и разписки, свързването им с транзакции с метаданни и архивиране на изходните документи в подредено, възпроизводимо дърво на директориите.
• Закриване на месеца и отчитане: Подготовка на стандартния набор от отчети (Отчет за приходите и разходите, Баланс, Отчет за паричните потоци) и предоставяне на Fava изгледи или експорти за вашите актуализации за управление.
• AR/AP операции и подготовка на заплати: Подготовка на сметки за плащане, генериране на фактури, събиране на вземания и подреждане на файлове за заплати за вашия окончателен преглед и одобрение.
• Подготовка на данъчен пакет: В края на годината изготвяне на чист оборотен баланс, поддържащи графици и всички необходими файлове за вашия CPA или данъчен съветник.

Запазете вътрешно (Вие притежавате намерението и риска)​

Тези отговорности са стратегически и определят финансовия гръбнак на вашия бизнес. Те принадлежат на вас.

• Дизайн на сметкоплан: Структурата и конвенциите за именуване на вашите сметки отразяват начина, по който мислите за вашия бизнес. Това е вашата финансова карта.
• Основни счетоводни политики: Решенията относно структурата на предприятието, признаването на приходите и политиките за капитализация имат дългосрочни финансови и правни последици.
• Окончателни одобрения: Трябва да запазите последната дума за всички движения на парични средства, включително плащания, изпълнения на заплати и значителни счетоводни записвания.
• Стратегическо финансиране: Прогнозирането, бюджетирането и определянето на това какво "добро" означава за вашия бизнес са основни отговорности на собственика.

Собствен работен процес за аутсорсинг с Beancount​

Ето как изглежда на практика една структурирана, базирана на Git колаборация.

1) Структура на хранилището (Пример)​

Вашето хранилище е единственият източник на истина. Добре организираната структура прави процеса прозрачен и лесен за поддръжка.

/ledger
  main.beancount        # Основен счетоводен файл, включва други
  accounts/             # Дефиниция на сметкоплана
  includes/             # Месечни или годишни файлове с транзакции
  prices/               # Директиви за цени на стоки/акции
  metadata/             # Декларации за потребителски метаданни
  plugins/              # Потребителски Beancount плъгини
  documents/            # Банкови извлечения, разписки, фактури
/importers              # beangulp импорти + правила
  config.yaml
  bank_x.py
  card_y.py
/scripts
  import.sh             # Скрипт за оркестрация на импортери
  close_month.py        # Скрипт за валидиране и отчитане в края на месеца
/reports
  monthly/
  year_end/
/ops
  runbook.md            # Как да стартирате системата
  checklist.md          # Процедурни контролни списъци (напр. край на месеца)
  controls.md           # Документация на финансови контроли

2) Седмичният цикъл​

Рутинната работа трябва да следва предвидим ритъм, завършващ с ясен резултат за вашия преглед.

1. Приемане: Вашият доставчик изтегля извлечения и стартира beangulp импортерите, за да подготви нови транзакции.
2. Категоризиране: Те прилагат правила за категоризация и, ако се използва, предложения на smart_importer. Това е последвано от човешки преглед, за да се коригират всякакви неясноти.
3. Съгласуване: Те добавят balance твърдения, за да съвпаднат с общите суми от извлеченията и да проучат всички разлики. Използването на pad директиви трябва да е рядко и винаги да изисква ясно обяснение.
4. Документиране: Съответните документи (разписки, фактури) са прикачени към транзакциите.
5. Commit & Propose: Промените се предават със съдържателни съобщения и се отваря заявка за изтегляне за вашия преглед, което ви позволява да видите точната diff на това, което се е променило във вашите книги.

3) Закриване на месеца (Минимално жизнеспособен)​

Закриването на книгите е критична контролна точка, за да се гарантира точност и да се изготвят надеждни отчети.

• Актуализирайте price директивите за всяка чуждестранна валута или пазарни ценни книжа.
• Прегледайте непогасените позиции: вземания, задължения, начисления, предплатени разходи и заеми.
• Уверете се, че всички balance твърдения преминават и няма други неуспешни проверки.
• Маркирайте commit с периода на закриване (напр. 2025-08-close) и експортирайте стандартните отчети.
• Публикувайте Fava snapshot или предоставете защитен URL за периода.

4) Пакет за края на годината​

Кулминацията на годишната работа е подреден, проверим пакет за вашия данъчен консултант. Това включва окончателен оборотен баланс, подкрепящи справки за ключови сметки (като дълготрайни активи или запаси) и възпроизводим скрипт за генериране на всеки артефакт директно от Git хранилището.

Сигурност и достъп (Не подлежащи на обсъждане)​

Професионалният работен процес дава приоритет на сигурността и вашата собственост върху данните.

• Първо съхранение на данни: Вие притежавате частното Git хранилище. Вашият доставчик трябва да работи от fork и да подава заявки за изтегляне. Те никога не трябва да хостват единственото копие на вашата счетоводна книга.
• Банков достъп: Осигурете достъп само за четене, когато е възможно. Ако трябва да използвате услуга за агрегиране, създайте изолирани идентификационни данни и имайте ясен процес за отмяната им.
• Тайни и криптиране: Използвайте инструменти като GPG или age за криптиране на чувствителни документи в покой. Приложете многофакторно удостоверяване за всички услуги. Работете на принципа на най-малко привилегии.
• Fava достъп: Трябва сами да хоствате Fava или да я стартирате локално (fava ledger.beancount) и да споделяте достъп за сесии за преглед чрез защитен тунел или VPN. Избягвайте да я излагате директно на публичния интернет.
• План за излизане: Настоявайте за наръчник за "дръпване на кабела". Това трябва да включва ескроу или гарантирано предаване на всички скриптове, конфигурации и документация. Както показват последните събития, доставчиците могат да изчезнат за една нощ; вашите финансови записи не трябва да остават блокирани при тях.

Как изглеждат "добрите" резултати (Всеки месец)​

В края на всеки месец трябва да получите две неща: технически артефакт и бизнес резюме.

1. Чиста заявка за изтегляне, съдържаща:

• Всички импортирани и прегледани транзакции за периода.
• diff на всички нови или модифицирани правила на импортерите.
• Commit съобщения, които обобщават ключови предположения или ръчни корекции.
• 100% зелен статус на всички balance твърдения, с дневник, показващ, че всяка сметка е съгласувана.
• Връзки в Beancount файла към всички прикачени документи, плюс отчет за всички липсващи документи.
• Актуализирани price директиви за инвестиции или чуждестранни валути.

2. Пакет за управление, съдържащ:

• Стандартни отчети: Отчет за приходите и разходите, Баланс и Отчет за паричните потоци.
• Ключови показатели като оставащи парични средства и акценти на отклоненията между бюджет и действително изпълнение.
• Директни връзки към предварително филтрирани Fava изгледи за по-задълбочен, интерактивен анализ.

Типове доставчици (И кога са подходящи)​

Не всички доставчици са еднакви. Съпоставете доставчика с вашия етап и сложност.

• Счетоводител, познаващ Beancount: Перфектен за обработка на основния работен процес: постоянно импортиране, категоризиране, съгласуване и подготовка на пакети от отчети за края на месеца.
• Бутикова счетоводна кантора: Подходяща, ако имате нужда от допълнителни услуги като управление на вземания/задължения, координация на заплати, консолидация на множество обекти или подкрепа за подготовка на данъци.
• Частичен контрольор/финансов директор: Правилният избор, когато имате нужда от стратегически надзор. Те помагат за проектиране на счетоводни политики, изграждане на финансови прогнози, подготовка на отчети, готови за борда, и проектиране на вътрешни контроли.

Ангажиментите обикновено са структурирани с месечен хонорар за рутинна работа и почасова ставка за ad-hoc проекти.

Въпроси за интервю при възлагане на Beancount на външен изпълнител​

Когато проверявате потенциален доставчик, задавайте конкретни технически въпроси, за да прецените техния опит.

• Кои beangulp импортиращи програми сте изградили или поддържали лично? Можете ли да ми покажете анонимизирани примери?
• Ще предоставите ли възпроизводими скриптове и наръчник, или само крайните изходни файлове?
• Как налагате целостта на данните във вашия процес? (Търсете отговори, включващи balance твърдения, контролни списъци за преглед и може би дори CI/CD линтинг).
• Използвате ли smart_importer? Ако да, какъв е вашият процес за преглед и отмяна на неговите прогнози?
• Как предлагате да структурираме работния процес на Git (например стратегия за разклоняване, PR шаблони, конвенции за съобщения за коммити)?
• Какъв е вашият план за излизане? Как изглежда процесът на връщане на данните, за да се гарантира, че няма зависимост от доставчика?
• Как стартирате Fava по сигурен начин за клиентски сесии за преглед?

Прост обхват на работа (SoW), който можете да копирате и поставите​

Използвайте това като отправна точка за вашето споразумение за ангажиране.

Обхват на работа

- Седмични импорти на транзакции чрез beangulp; включва поддръжка на правила за всички свързани финансови институции.
- Категоризация на транзакциите, проверена от човек. Разрешено е използването на smart_importer за предложения, но записите няма да бъдат автоматично коммитирани без преглед.
- Седмични съгласувания спрямо извлечения, наложени с `balance` твърдения. Бележки за отклонения ще бъдат предоставени за всякакви несъгласувани разлики, по-големи от $X.
- Събиране на документи за всички значителни транзакции; хигиена на прикачени файлове и месечен отчет за липсващи документи.
- Процес на затваряне в края на месеца, включващ актуализации на цените, контролен списък за начислявания и доставка на връзки към отчети на Fava.
- Подготовка на пакет в края на годината, включващ изравнителен баланс и поддържащи графици за преглед от CPA.

Резултати

- Месечен pull request, маркиран "<YYYY-MM>-close" с всички преминаващи проверки.
- Актуализации на папката `/ops`, включително разлики за `runbook.md` и `controls.md`.
- Окончателни отчети, архивирани в `/reports/monthly` с обобщен дневник на промените.

Достъп и сигурност

- Цялата работа ще се извършва в частното Git хранилище, собственост на клиента. Достъпът на доставчика се предоставя чрез специализиран потребител и всички промени ще бъдат изпращани чрез pull requests.
- Идентификационните данни ще бъдат ограничени до достъп само за четене, където е възможно. Многофакторно удостоверяване е необходимо за всички споделени услуги.
- Чувствителните документи ще се съхраняват с помощта на предоставени от клиента ключове за криптиране и ще бъдат изтрити от системите на доставчика при прекратяване.

SLA & Cadence

- Седмичен PR със съгласувани транзакции ще бъде изпратен всеки <Ден от седмицата>.
- PR за затваряне в края на месеца ще бъде изпратен до работния ден <N> на следващия месец.
- Стандартното време за отговор на запитвания е <X> работни часа; времето за отговор на критични проблеми е <Y> часа.

Клауза за прекратяване

- При прекратяване, доставчикът ще върне пълното хранилище, всички скриптове, документация и карта на всички идентификационни данни, използвани в рамките на <Z> работни дни. Включен е 2-часов разговор за предаване.

Съвети, които спестяват часове (и бъдеща болка)​

• Наименувайте сметки за съгласуване. Структурирайте имената на вашите сметки, за да включите институцията и последните четири цифри от номера на сметката (напр. Assets:Bank:Chase:Checking:1234). Това прави отстраняването на грешки тривиално.
• Потвърждавайте баланси на границите на извлеченията. Третирайте всяко банково извлечение като проверима контролна точка. Директива balance в края на всеки период на извлечение гарантира, че грешките са уловени рано и са ограничени.
• Автоматизирайте актуализациите на цените. Използвайте инструментите на Beancount, за да извличате пазарни цени автоматично и да ги записвате с директиви price. Това е от съществено значение за точното отчитане на инвестиции и валутни курсове.
• Поддържайте правилата декларативни. Предпочитайте писането на малки, тестваеми beangulp импортиращи програми пред изграждането на сложни, ad-hoc скриптове. Декларативните правила са по-лесни за поддръжка и отстраняване на грешки.
• Прегледайте с Fava, одобрете в Git. Използвайте мощния интерфейс на Fava, за да проучите промените и да разберете тяхното въздействие. Но окончателното одобрение се случва чрез преглед на diff в Git pull request. Никога не позволявайте на вашите книги да се превърнат в "черна кутия".

Често използвани инструменти в този стек​

• Beancount: Основен двигател и документация за езика. (Документи)
• beangulp: Стандартът за изграждане на импортиращи програми. (GitHub)
• smart_importer: Прогнози, подпомогнати от машинно обучение, за категоризация. (GitHub)
• Fava: Незаменимият уеб интерфейс за визуализация на вашата счетоводна книга. (Уебсайт)

Заключение​

Аутсорсингът за потребителите на Beancount не е за "отказване от контрол". Точно обратното. Става въпрос за кодифициране на вашите финансови процеси, така че специалист да може да ги изпълнява надеждно от ваше име. Вие запазвате хранилището, скриптовете, твърденията и основната способност да генерирате всеки отчет от нулата. Вие делегирате работата, а не собствеността.

Независимо дали управлявате допълнителен бизнес от лаптопа си или развивате бързо развиващ се стартъп, имате няколко надеждни начина да поддържате чисти и точни счетоводни книги. Но кой е правилният за вас? Най-доброто решение зависи от вашия бюджет, техническите ви умения и колко контрол искате върху финансовите си данни.

Ето един ясен наръчник за седемте най-често срещани счетоводни опции - в какво са добри, с какво се борят и кога едно модерно решение като Beancount.io е идеалното решение.

1) Excel​

Това често е първата спирка в счетоводното пътешествие заради своята простота и универсална достъпност.

• Подходящ за: Създатели и „направи си сам“ основатели, които обичат пълния контрол и вече знаят как да работят с електронни таблици.
• Предимства: Бариерата за навлизане е практически нулева и хиляди безплатни шаблони са достъпни онлайн. Неговата гъвкавост ви позволява да изграждате персонализирани финансови модели и да проследявате уникални работни процеси, които готовият софтуер не може да обработи.
• Недостатъци: Най-големият недостатък е огромното ръчно натоварване. Всяка транзакция трябва да бъде въведена и съгласувана ръчно, което е огромна загуба на време. Още по-лошо, опасно лесно е да се въведат незабелязани грешки във формулите или правописни грешки без предпазни мерки, които да ги уловят. Сътрудничеството и поддържането на ясна одитна следа са тромави без строга дисциплина.
• Най-добър, ако... искате бърз, непретенциозен старт за много прост бизнес и сте изключително педантични.

2) Google Sheets​

Облачният братовчед на Excel, Google Sheets, предлага същата основна функционалност с елемент на сътрудничество.

• Подходящ за: Екипи, които се нуждаят от прости, споделени електронни таблици за проследяване на приходи и разходи.
• Предимства: Вградените облачни резервни копия и изключително лесното споделяне са основните предимства. Можете да работите от всяко устройство с уеб браузър, което го прави достъпен за екипи в движение.
• Недостатъци: Той страда от същите основни недостатъци като Excel: голямо ръчно натоварване и висок риск от потребителска грешка. Може също да срещнете странности в съвместимостта с определени шаблони и добавки, предназначени за екосистемата на Microsoft.
• Най-добър, ако... вашият екип вече работи с Google Workspace и сте готови да приемете компромисите на ръчната система.

3) QuickBooks Online​

В продължение на десетилетия QuickBooks е избор по подразбиране за малкия бизнес, търсещ специализиран счетоводен софтуер.

• Подходящ за: Малки фирми, които искат "класическо" изживяване със SMB софтуер с голяма екосистема от интеграции.
• Предимства: Неговата отличителна черта са банковите емисии, които автоматично изтеглят транзакции от вашите банкови сметки и кредитни карти, което драстично намалява ръчното въвеждане на данни. Той предоставя широка гама от финансови отчети веднага след инсталирането и се поддържа от огромна общност от счетоводители и разработчици на приложения.
• Недостатъци: Докато транзакциите се импортират автоматично, системата все още изисква вашето седмично внимание, за да категоризирате правилно разходите и да съгласувате сметките. Интерфейсът може да има стръмна крива на обучение, а разходите могат да нараснат с допълнителни функции. Най-важното е, че създава обвързване с доставчика, което затруднява експортирането на вашата финансова история, ако някога решите да напуснете.
• Бележки и източници: Както QuickBooks промотира, автоматизираните банкови емисии са основна характеристика, но вие все пак ще носите отговорност за прегледа и категоризацията, необходими за поддържане на точността на вашите счетоводни книги.

4) Xero​

Популярна, модерна алтернатива на QuickBooks, Xero предлага подобни възможности с акцент върху изчистения дизайн и потребителското изживяване.

• Подходящ за: Собственици на бизнес, които предпочитат по-модерен потребителски интерфейс, но се нуждаят от същите основни възможности като QuickBooks Online.
• Предимства: Xero също има надеждни банкови емисии и мощни инструменти за съгласуване, които правят съпоставянето на транзакции лесно. Неговият изчистен дизайн често е похвален от потребителите, а голям брой счетоводители владеят платформата.
• Недостатъци: Нискобюджетните нива могат да имат пропуски във функциите (като ограничения за фактури или сметки), които ви тласкат към по-скъпи планове, а добавките увеличават общите разходи. И точно като QBO, той е изправен пред същата реалност "все още вършите работата", когато става въпрос за окончателната категоризация и преглед.
• Бележки и източници: Според Xero, неговите автоматизирани банкови емисии се свързват с хиляди финансови институции по целия свят, за да захранват основните си работни процеси за съгласуване.

5) Счетоводители (CPAs)​

Сертифицираните експерт-счетоводители са висококвалифицирани финансови експерти, които предоставят стратегически съвети, данъчно планиране и услуги за съответствие.

• Подходящ за: Данъчна стратегия, навигиране в сложни финансови ситуации, обработка на одити и получаване на еднократни консултации.
• Предимства: Добрият CPA предоставя експертни насоки относно критични решения като структура на организацията, данъчна оптимизация и сложно счетоводно третиране. Техният надзор значително намалява вашия риск при финансови въпроси с високи залози.
• Недостатъци: Наемането на CPA фирма за ежедневно счетоводство е непосилно скъпо за повечето малки фирми. За да бъдат ефективни, те все още се нуждаят от вас да предоставите навременни, организирани финансови записи.
• Каква е разликата от счетоводителите? Накратко, счетоводителите записват и организират исторически транзакции, докато счетоводителите и CPA интерпретират, отчитат и съветват въз основа на тези данни. (Investopedia, Intuit)

6) Традиционни счетоводители​

Счетоводителят е професионалист, отговорен за седмичната или месечната задача по записване и съгласуване на вашите финансови транзакции.

• Подходящ за: Собственици на бизнес, които искат посветен човек да се занимава със седмичната рутина на счетоводството.
• Предимства: Човешкият надзор значително намалява често срещаните грешки при категоризиране, които софтуерът сам може да пропусне. В края на всеки месец те изготвят чист набор от финансови отчети, които да прегледате.
• Недостатъци: Тази опция е по-скъпа от софтуера „Направи си сам“, като месечните възнаграждения често започват от стотици долари. Времето за отговор за отчети и отговори зависи от наличността и процеса на вашия счетоводител.
• Проверка на реалността: За много малки фирми комбинацията от страхотен счетоводител за седмични задачи и периодична CPA поддръжка за данъци и стратегия е трайна и ефективна комбинация. (Pioneer Accounting Group)

7) Beancount.io (Обикновен текстов счетоводен софтуер, супер мощен)​

Този модерен подход съчетава контрола на електронните таблици с автоматизацията на софтуера и прецизността на двустранното счетоводство.

• Подходящ за: Разработчици, финансови професионалисти и ориентирани към детайлите основатели, които изискват прецизност, прозрачност и автоматизация без черни кутии.
• Какво е това: Beancount.io е платформа, изградена върху методологията с отворен код Beancount. Цялата ви финансова книга се съхранява като четим от човека обикновен текст, който платформата трансформира в анализ в реално време, хоствани Fava табла за управление и AI-асистирани работни процеси.
• Защо екипите го избират:
  • Скриптируем и одитируем: Контролирайте версиите на книгите си с Git. Всяка една промяна може да бъде прегледана в diff, точно като код.
  • Хостван Fava UI: Незабавно генерирайте отчети за приходите, баланси и интерактивни графики директно от вашата текстова книга. Без ръчно създаване на отчети.
  • AI помощ: Ускорете категоризирането на транзакциите и откриването на аномалии, като същевременно запазите хората в цикъла за окончателно одобрение.
  • Истинска преносимост: Вашите основни данни са обикновен текстов файл. Можете да го експортирате по всяко време. Няма обвързване с доставчика.
• Компромиси: Има крива на обучение, ако никога не сте използвали двустранно счетоводство в обикновен текстов формат. Най-подходящ е за тези, които ценят абсолютната точност и контрол пред илюзията за „удобство с натискане на бутон“.

Предпочитате чист отворен код и самостоятелен хостинг?​

Винаги можете да стартирате Beancount енджина с отворен код на собствената си машина и да използвате Fava като уеб потребителски интерфейс. Той е невероятно мощен и безплатен, но вие ще носите отговорност за управлението на настройката, резервните копия и интеграциите на данни сами. Beancount.io се грижи за всичко това вместо вас.

Бързо сравнение (накратко)​

Как да изберем​

• Искате максимален контрол, възможност за одит и работни процеси от клас разработчици? Изберете Beancount.io. Получавате хоствани Fava табла за управление, AI помощ и свободата на преносимостта на обикновен текст.
• Искате някой „просто да се справи с това“? Наемете счетоводител и дръжте CPA на повикване за данъци и стратегически въпроси.
• Чувствате се удобно в традиционните SMB софтуерни екосистеми? QuickBooks или Xero са добри избори - просто не забравяйте да отделите време всяка седмица за преглед и съгласуване на вашите транзакции.
• Просто тествате водите с ограничен бюджет? Електронните таблици могат да работят за кратко време. Третирайте ги като стъпка към истинска система, а не като крайна дестинация.

Защо счетоводството с обикновен текст е актуално в момента​

Инструментите за счетоводство с обикновен текст (PTA) като Beancount набират популярност, защото подчертават възпроизводимостта, контрола на версиите и прозрачността. Това са ценности, които резонират дълбоко с инженери, специалисти по данни и финансови професионалисти. Ако вярвате, че счетоводните книги на вашата компания трябва да бъдат толкова ясни и преглеждаеми, колкото и вашият код, вие сте на правилното място. (plaintextaccounting.org)

Готови ли сте да видите как вашата книга оживява?​

Създайте безплатно работно пространство Beancount.io, импортирайте малка извадка от транзакциите от миналия месец и отворете хостваното Fava табло за управление. Ще видите отчета си за приходите и баланса да се появят незабавно - след което можете да прецизирате категориите си с AI помощ.

Финансовите отчети не се появяват като магия. Те са краен продукт на структуриран, повторяем процес, известен като счетоводен цикъл. Докато принципите са универсални, инструментите, които използвате, могат драматично да променят преживяването. Това ръководство ви води през счетоводния цикъл с фокус върху Beancount, мощният прост текстов счетоводен инструмент.

Ще видим как подходът на Beancount, ориентиран към текста, премахва досадните стъпки, какво трябва да автоматизирате и кои отчети ви дават най‑ясната картина за финансовото ви здраве. 🧑‍💻

TL;DR: Работен процес в Beancount​

• Capture & Journal: Записвайте всяка транзакция като чисто двойно записване в .beancount текстовия файл.
• Validate & Reconcile: Използвайте balance асерции, за да потвърдите, че вашият главен регистър съвпада с банковите извлечения, и пуснете bean-check, за да откриете грешки.
• Review: Генерирайте необработен пробен баланс за бърза проверка.
• Adjust: Публикувайте записи за начисления, отлагания, амортизация и други елементи в края на периода.
• Re-review: Проверете коригирания пробен баланс, за да се уверите, че всичко е правилно.
• Publish & Close: Генерирайте вашия Отчет за приходите и разходите, Баланс и Отчет за паричните потоци. Затварянето на книгите е опционално в Beancount, тъй като отчетите са датово‑осведомени.

Този поток може да се визуализира така:

Стъпка 1: Заснемане и записване на транзакциите​

Това е основната стъпка. Всеки финансов събитие – продажба, покупка, банково такса – трябва да бъде записано. В Beancount правите това, като създавате транзакции в прост текстов файл, обикновено наречен main.beancount или организиран в множество файлове по години.

Всяка транзакция трябва да следва правилата на двойното записване, т.е. сумата от всички записи трябва да е нула. Beancount налага това автоматично.

2025-08-10 * "Walmart" "Purchase of office supplies"
  Expenses:Office:Supplies      45.67 USD
  Assets:Bank:Checking         -45.67 USD

• Pro‑Tip: Използвайте етикети като #project-phoenix или #client-acme, за да добавите измерения към данните си. Това прави заявките и отчетите изключително гъвкави по-късно.

Хигиена при съгласуване ✅​

Най‑мощната функция за осигуряване на точност е асерцията за баланс. В края на отчетния период (например края на месеца) декларирате какъв трябва да бъде балансът на сметка трябва да бъде.

2025-08-31 balance Assets:Bank:Checking  12345.67 USD

Ако сумата от всички транзакции, засягащи Assets:Bank:Checking до тази дата, не е равна на 12345.67 USD, Beancount ще изведе грешка. Тази проста директива превръща вашия главен регистър в самопроверяващ се документ.

За тези, които въвеждат исторически данни, директивата pad може автоматично да създаде балансираща транзакция, за да съвпаднат началните ви баланси с първата ви асерция.

Стъпка 2: „Публикуване в главния регистър“ (Безплатно!)​

В традиционните счетоводни системи първо записвате в „журнал“, а след това отделна стъпка „публикува“ стойностите в „главния регистър“.

С Beancount, вашият .beancount файл е едновременно журнал и главен регистър. Когато напишете и запазите транзакция, вече я сте публикували. Няма отделна стъпка. Тази директност е основно предимство на простия текстов счетоводен подход – това, което виждате, е това, което получавате.

Стъпка 3: Подготовка на необработен пробен баланс​

Преди да започнете корекции, ви е нужен бърз „всичко ли се сумира?“ контрол. Пробният баланс е прост отчет, който изброява всяка сметка и нейния общ баланс. Общата сума на дебитните баланси трябва да е равна на общата сума на кредитните баланси.

Можете да го генерирате с проста заявка:

bean-query main.beancount \
  "SELECT account, sum(position) GROUP BY 1 ORDER BY 1"

Или, за по‑визуален подход, отворете вашия регистър във Fava (уеб интерфейсът за Beancount) и отидете в отчета „Trial Balance“. Търсете нещо необичайно – активна сметка с кредитен баланс или разходна сметка с странна стойност.

Стъпка 4: Публикуване на коригиращи записи​

Коригиращите записи са от съществено значение за точно отчитане по начин на начисляване. Те гарантират, че приходите се признават, когато са спечелени, а разходите – когато са понесени, независимо от момента на паричното движение.

Чести корекции включват:

• Начисления: Записване на приход, който сте спечелили, но още не сте фактурирали, или разход, който сте понесли, но още не сте платили.
• Отлагания: Обработка на предварителни плащания. Ако клиент ви плати за година услуги предварително, го записвате като пасив (Liabilities:UnearnedRevenue) и признавате 1/12 от него като приход всеки месец.
• Не‑парични елементи: Записване на неща като амортизация на активи.
• Корекции: Поправка на грешки или отчитане на пропуснати елементи от банкови източници, като малка лихва.

Пример: Начисляване на приход​

Завършихте проект на 31 август, но фактурата ще изпратите през септември. За да признаете дохода в правилния период (август), правите коригиращ запис:

2025-08-31 * "Accrue revenue for client project #1042"
  Assets:AccountsReceivable      3000.00 USD
  Income:Consulting             -3000.00 USD

Пример: Записване на амортизация​

Вашата компания има график за амортизация на активи. В края на периода записвате разхода:

2025-12-31 * "Annual depreciation on computer equipment"
  Expenses:Depreciation                  4800.00 USD
  Assets:Fixed:AccumulatedDepreciation  -4800.00 USD

Стъпка 5: Пускане на коригиран пробен баланс и валидация​

След като въведете коригиращите записи, отново пуснете отчета за пробен баланс. Това е вашият коригиран пробен баланс. Той предоставя окончателните числа, които ще се използват за създаване на финансовите отчети.

Това е и идеалният момент да изпълните вградената проверка на Beancount:

bean-check main.beancount

Тази команда проверява синтаксиса, правилата за балансиране и асерциите. Ако не върне нищо, книгите ви са механично коректни.

Стъпка 6: Публикуване на финансови отчети 📊​

Това е наградата. С помощта на числата от коригирания пробен баланс можете да генерирате ключовите финансови отчети. Fava е най‑лесният начин, тъй като предоставя интерактивни, детайлни отчети „извън кутията“.

• Отчет за приходите и разходите (Profit & Loss): Показва вашите приходи и разходи за определен период, като води до чист приход или загуба.
• Баланс: Снимка на това, което притежавате (Активи) и какво дължите (Пасиви), както и вашия нетен капитал (Equity) към конкретна дата.
• Отчет за паричните потоци: Съгласува началния и крайния кеш, като показва откъде е дошли парите и къде са отишли.

За персонализирани отчети можете да използвате Beancount Query Language (BQL). Ето заявка за месечен отчет за приходите и разходите:

-- P&L for August 2025
SELECT account, sum(position)
WHERE account   '^(Income|Expenses)'
  AND date >= 2025-08-01 AND date <= 2025-08-31
GROUP BY account ORDER BY account;

Стъпка 7: Затваряне на книгите (по избор)​

В традиционната счетоводна практика процесът на „затваряне“ включва създаване на запис, който нулира всички временни сметки (Приходи и Разходи) и прехвърля нетния приход в сметка за собствен капитал, наречена Retained Earnings. Това формално нулира временните сметки за следващата година.

В Beancount тази стъпка обикновено не е необходима. Отчетите във Fava са датово‑осведомени; ако поискате P&L за 2025, ще се използват само данните от 2025. Балансите не „преливат“. Повечето потребители просто оставят баланса както е.

Ако обаче ви е необходим формален затвор за съответствие или докладване пред акционери, можете да го направите с проста годишна транзакция, която прехвърля общите приходи и разходи в Equity:Retained-Earnings.

Практичен месечен чек‑лист за затваряне​

Ето повторим контролен списък за затваряне на книгите всеки месец с Beancount.

• Capture: Импортирайте всички банкови и кредитни транзакции. Ръчно въведете кеш разходи или други елементи извън системата.
• Reconcile: Добавете balance асерции за всички банкови сметки, кредитни карти и заеми, съответстващи на извлеченията ви.
• Review: Прегледайте необработения пробен баланс във Fava. Разследвайте всякакви необичайни или неочаквани баланси. Проверете за стари неплатени фактури (Assets:AccountsReceivable) или задължения (Liabilities:AccountsPayable).
• Adjust: Запишете начисления доход/разход, отложени приходи и необходимите корекции.
• Validate: Пуснете bean-check. Прегледайте окончателния коригиран пробен баланс.
• Publish: Генерирайте P&L и Баланс. Изпратете ги на заинтересованите страни или запазете за вашия архив.
• Wrap-up: По желание, извършете запис за затваряне, ако вашият бизнес го изисква. Архивирайте копие от вашите .beancount файлове за периода.

Защо Beancount блести в счетоводния цикъл​

• Прозрачност и проверяемост: Вашият регистър е текстов файл. Можете да използвате git за контрол на версии, да преглеждате промените с diff и да сътрудничите с вашия счетоводител в ясен, недвусмислен формат.
• Пълен контрол: Вие определяте вашата сметкоплан. Не сте заключени в структурата на софтуерен доставчик. Данните ви са ваши завинаги, в отворен формат.
• Несравнима мощ: Комбинацията от SQL‑подобни заявки (BQL) и богат уеб интерфейс (Fava) ви дава несравнима сила за нарязване, анализ и разбиране на финансовите ви данни.

Копирай‑пейст фрагменти за старт​

Прост сметкоплан:

option "title" "My Personal Ledger"
option "operating_currency" "USD"

;; --- Accounts ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking
1970-01-01 open Assets:AccountsReceivable
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard
1970-01-01 open Liabilities:UnearnedRevenue
1970-01-01 open Equity:Owner:Capital
1970-01-01 open Equity:Retained-Earnings
1970-01-01 open Income:Consulting
1970-01-01 open Expenses:Office:Supplies
1970-01-01 open Expenses:Software
1970-01-01 open Expenses:Depreciation

Полезна BQL заявка:

-- Find all customers with an outstanding balance
SELECT payee, sum(position)
WHERE account = 'Assets:AccountsReceivable'
GROUP BY payee
HAVING sum(position) > 0
ORDER BY sum(position) DESC;

Като съчетаете вечния счетоводен цикъл с модерните, текстово‑базирани инструменти на Beancount, получавате система, която е издръжлива, прозрачна и създадена да трае. Приятно счетоводство!

С радост обявяваме значително подобрение в екосистемата на Beancount.io: официалната интеграция на beancount-dashboard. Тази мощна нова функция предоставя набор от богати, интерактивни визуализации директно във Fava, позволявайки ви да видите финансовата си история ясно, убедително и практично.

Какво е beancount-dashboard?​

beancount-dashboard е отворен плъгин за Fava, уеб интерфейса за Beancount. Той трансформира вашите финансови данни в чист текст в динамични и проницателни табла, правейки разбирането на финансовото ви състояние и вземането на информирани решения по‑лесно от всякога.

Плъгинът предоставя широк набор от мощни визуализации:

• 📊 Всеобхватни изгледи на активите: Следете богатството си с Диаграма на нетната стойност, наблюдавайте представянето с подробен Проследяване на портфейла, и визуализирайте разпределението си с пай диаграми за Разпределение на активите.
• 💰 Анализ на приходи и разходи: Разберете паричния си поток с точност. Анализирайте Месечни средни стойности, разгледайте разходите по Категория, и вижте как навиците ви се променят с Годишен анализ.
• ✈️ Управление на разходите за пътуване: Следете годишните разходи за пътуване и анализирайте моделите на разходите по дестинация, за да бюджетирате по‑ефективно за бъдещи пътувания.
• 🔄 Сангей диаграми: Визуализирайте потока на парите си с интерактивни диаграми, които показват как средствата се преместват между източници на приходи, сметки и категории разходи.
• 📈 Финансови прогнози: Планирайте бъдещето, като използвате историческите си данни за задаване на цели и проектиране на финансовата ви траектория.

Защо интегрирахме beancount-dashboard​

Тази интеграция променя играта за общността на Beancount, предлагайки четири ключови предимства:

1. Подобрено потребителско изживяване​

Beancount е построен върху стабилна основа на двойно записване, но суровите данни могат да бъдат претрупващи. Плъгинът beancount-dashboard превръща сложните главни книги в интуитивни визуализации, правейки финансовото управление достъпно и ангажиращо за всеки.

2. По‑добро финансово вземане на решения​

Визуалните табла ви дават възможност да правите по‑умни финансови избори. Те ви помагат да идентифицирате тенденции, оптимизирате бюджети, проследявате цели и планирате напред с увереност, като представят данните ви в лесно смилаем формат.

3. Професионален анализ​

Тази интеграция ви предоставя аналитична мощ от корпоративно ниво под пръстите ви. Захранвани от Apache ECharts, таблата предлагат интерактивни графики, персонализирани изгледи и актуализации в реално време, които отразяват последните ви транзакции. Отзивчивият дизайн осигурява безпроблемно изживяване на всяко устройство.

4. Отличие в отворения код​

И Beancount, и beancount-dashboard са ангажирани с принципите на отворения код. Това означава, че получавате пълна прозрачност относно начина, по който се обработват вашите данни, гаранция за поверителност (тъй като данните ви остават във вашата инфраструктура) и подкрепа от активна и иновативна общност.

Реални предимства​

Тази интеграция предоставя незабавни и осезаеми ползи за различни потребители:

За лични финанси:​

• Бюджетиране: Вижте точно къде отиват парите ви всеки месец.
• Цели за спестявания: Визуализирайте напредъка си към фонд за спешни случаи, ваканция или пенсия.
• Наблюдение на инвестициите: Следете внимателно представянето на портфейла си и разпределението на активите.

За малки предприятия:​

• Управление на паричния поток: Наблюдавайте ликвидността на бизнеса и разберете моделите на паричния поток.
• Анализ на разходите: Анализирайте бизнес разходите по отдел, проект или доставчик.
• Финансово планиране: Използвайте исторически данни за по‑точно бюджетиране и прогнози.

За финансови консултанти:​

• Презентации за клиенти: Създавайте професионални, лесно разбираеми финансови отчети.
• Анализ на портфейла: Провеждайте всеобхватно разпределение на активите и проследяване на представянето.
• Съответствие: Поддържайте подробни и достъпни записи за одит и отчитане.

Готови ли сте да трансформирате финансовия си живот?​

Пътуването ви към по‑добро финансово управление започва сега. С мощта на beancount-dashboard разполагате с всички инструменти, от които се нуждаете, за да поемете контрол над финансите си.

1. Посетете beancount.io
2. Създайте безплатен акаунт за достъп до пълната екосистема на Beancount.
3. Присъединете се към хиляди потребители вече управляващи финансите си с увереност.

Искаме вашата обратна връзка​

Вашите идеи са безценни, докато продължаваме да усъвършенстваме платформата. Помогнете ни да се подобрим, като споделите вашите истории за успех с таблата, заявки за функции и всякакви доклади за грешки, които срещнете. Можете да се свържете с екипа на Beancount.io чрез нашите форумни общности, GitHub Issues или в социалните медии.

Присъединете се към процъфтяваща общност​

Свържете се с други потребители на Beancount, за да споделяте конфигурации на таблата, да се учите от експерти и да допринасяте със свои знания. Останете в течение с нови функции и помогнете да оформим бъдещето на финансовото управление.

Тази интеграция представлява значителна стъпка напред, като предоставя корпоративна аналитична мощ, отворен код и безпроблемно потребителско изживяване.

Готови ли сте да революционизирате проследяването на вашите финанси? Регистрирайте се на beancount.io днес, изпитайте силата на beancount-dashboard и ни помогнете да изградим заедно бъдещето на финансовото управление!

Ако управлявате бизнес, който фактурира клиенти, се нуждаете от стабилен начин за проследяване кой ви дължи пари. Тук влизат в играта Вземания от клиенти (AR). Това не е просто число в отчет; то е жизненоважен елемент за вашия паричен поток.

Това ръководство ще ви обясни какво представляват Вземанията от клиенти, защо са важни и как да ги управлявате с точност и яснота, използвайки системата за счетоводство в чист текст – Beancount.

TL;DR​

Вземания от клиенти (AR) са парите, които клиентите ви дължат за стоки или услуги, които вече сте доставили. Това е текущ актив във вашия баланс, централно за начислително счетоводство и ключов драйвер за паричния поток на вашия бизнес. Можете да проследявате AR чисто в Beancount, като използвате под‑сметки за клиенти, свързвате фактури с плащания чрез ^links и изпълнявате няколко прости заявки. За измерване на скоростта на събиране можете да изчислите Оборот на AR и Дни на неплатени продажби (DSO). За управление на риска можете да използвате резерв за съмнителни вземания.

Какво са Вземанията от клиенти?​

Определение
Вземанията от клиенти представляват баланса на парите, дължими на вашата фирма за стоки или услуги, доставени или използвани, но все още неплатени от клиентите. При начислително счетоводство признавате този приход, когато го спечелите, а не когато получите парите. В резултат AR се появява като текущ актив във финансовия баланс на вашата компания.

Защо е важно
Ефективното управление на вашия AR е критично за поддържане на здрава ликвидност. Колкото по‑бързо събирате фактурите, толкова по‑кратък е вашият цикъл на преобразуване на парите – времето, необходимо за превръщане на инвестициите в инвентар и други ресурси обратно в кеш. Наблюдавайки метрики като Оборот на AR и DSO, получавате ясна представа за ефективността на събиране и можете да предприемете действия за подобрение.

Вземания от клиенти vs. Задължения към доставчици (Кратко обобщение)

• AR = пари, дължими на вас (актив).
• AP = пари, вие дължите на други (пасив).

Потокът на Вземания от клиенти в двойно записно счетоводство​

Концептуално жизненият цикъл на вземане следва тези стъпки:

1. Издаване на фактура (Кредитна продажба): Когато изпратите фактура, увеличавате вашите Активи (конкретно Вземания от клиенти) и признавате Income, който сте спечелили.
2. Събиране на кеш: Когато клиентът плати, увеличавате един актив (вашата сметка Assets:Bank) и намалявате друг (Assets:AR). Нетният ефект върху общите ви активи е нула, но позицията ви в кеш се подобрява.
3. Отстъпки или кредитни бележки: Ако предложите отстъпка за ранно плащане или издадете кредитна бележка, намалявате баланса на AR на клиента и го компенсирате с разход за отстъпка или намаление на приход (контра‑приход).
4. Лоши дългове: За съжаление не всички фактури се заплащат. За да отразите това, можете да признаете резерв за съмнителни вземания (контра‑актив, който намалява стойността на вашия AR) и съответен разход за лоши дългове. По‑късно можете да отписвате конкретна неплатена фактура срещу този резерв.

Моделиране на AR в Beancount​

Beancount е система за двойно записно счетоводство в чист текст, идеална за проследяване на AR. Нейното използване на tags (започващи с #), links (започващи с ^) и SQL‑подобен език за заявки (bean-query) прави целия процес прозрачен, проверим и скриптуем.

Предложена структура на сметките​

Чистата схема на сметките е основата. Ето препоръчителна структура:

Assets:AR
Assets:AR:Clients:<Name>
Assets:AR:Allowance            ; A contra-asset account

Income:Sales
Income:Contra:SalesDiscounts   ; An alternative to an expense account

Expenses:SalesDiscounts
Expenses:BadDebt

1. Запис на кредитна продажба (Издаване на фактура)​

Когато изпратите фактура на клиент, я записвате в книгата.

2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar #client:acme
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

• ^INV-2025-045 линк‑ът е уникален идентификатор, който ще свърже тази фактура с бъдещите й плащания.
• document: метаданните помагат на Fava (уеб интерфейса на Beancount) да покаже кликваща връзка директно към PDF‑а на фактурата.

2. Запис на пълно плащане​

Когато Acme Co. плати фактурата изцяло, изчиствате нейния баланс.

2025-07-25 * "Acme Co." "Payment for INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Използването на същия ^INV-2025-045 линк създава ясен одиторски след, свързващ фактурата и плащането.

3. Обработка на частични плащания​

Ако клиент направи частично плащане, процесът е същият. Линкът запазва връзката.

2025-07-20 * "Acme Co." "Partial payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                 400.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           -400.00 USD

Запитване за ^INV-2025-045 ще покаже оригиналната фактура от $1200 и това частично плащане от $400, оставяйки баланс $800.

4. Обработка на отстъпка за ранно плащане​

Да кажем, че предлагате 2 % отстъпка за фактура от $1000, ако се плати навреме.

2025-07-10 * "Acme Co." "2% early-payment discount on INV-2025-046" ^INV-2025-046 #ar
  Assets:Bank:Checking                 980.00 USD
  Expenses:SalesDiscounts               20.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1000.00 USD

Тук изчиствате пълната сума $1000, записвате получените $980 в кеш и $20 отстъпка като разход. Бележка: Много книги третират отстъпките от продажби като контра‑приход, а не като разход. Използването на разходна сметка е по‑лесно за по‑малки книги. Ключовото е да изберете един метод и да го прилагате последователно.

5. Включване на ДДС в фактурите​

Ако събирате ДДС, го записвате като задължение в момента на фактуриране.

2025-07-01 * "Acme Co." "INV-2025-047 · Hardware + tax" ^INV-2025-047 #ar
  invoice: "2025-047"
  due: "2025-07-31"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1100.00 USD
  Income:Sales                       -1000.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales               -100.00 USD

Фактурирахте $1100, признати $1000 приход и сега дължите $100 към данъчната служба.

6. Обработка на лоши дългове (метод на резерва)​

Методът на резерва се предпочита според Общоприетите счетоводни принципи (GAAP), тъй като по‑добре съчетава разходите с приходите.

Стъпка 1: Оценка и създаване на резерва (например в края на годината)
Въз основа на исторически данни оценявате процент от вашите вземания, който може да бъде несъбираем.

2025-12-31 * "Allowance for doubtful accounts (2% of AR)"
  Expenses:BadDebt                     300.00 USD
  Assets:AR:Allowance                 -300.00 USD

Това създава контра‑активна сметка (Assets:AR:Allowance), която намалява баланса на вашите общи вземания.

Стъпка 2: Отписване на конкретна несъбираема фактура
Когато сте сигурни, че фактура няма да бъде платена, я отписвате срещу резерва.

2026-03-05 * "Write-off INV-2025-049 for Insolvent Client" ^INV-2025-049 #ar
  Assets:AR:Allowance                 1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Insolvent-Client -1200.00 USD

Тази транзакция не засяга разходите; разходът вече е признат, когато създадохте резерва.

Минимални отчети и заявки​

Бързи снимки на вашия AR можете да получите чрез Fava или bean-query.

Отворени вземания по клиент

SELECT account, SUM(position)
WHERE account   '^Assets:AR'
GROUP BY account
ORDER BY account;

Журнал на активността на AR за период

JOURNAL
WHERE account   '^Assets:AR'
  AND date >= 2025-07-01 AND date < 2025-08-01;

Основни метрики за AR (с бързи формули)​

За тези съотношения практичен подход е да използвате bean-query, за да експортирате нужните числа (продажби за периода, начални/крайни баланси на AR) и след това да извършите изчисленията в електронна таблица или скрипт. Това запазва книгата чиста, а математиката – явна.

Оборот на AR​

Мери колко пъти за период бизнесът събира средните си вземания. По‑високото е по‑добре.

$AR\\ Turnover = \\frac{Net\\ Credit\\ Sales}{Average\\ AR}$

DSO (Дни на неплатени продажби)​

Показва средния брой дни, необходими за събиране след продажбата. По‑ниското е по‑добре.

$DSO = (\\frac{Accounts\\ Receivable}{Total\\ Credit\\ Sales}) \\times Number\\ of\\ Days$

Заедно тези метрики показват колко ефективно превръщате фактурите в кеш.

Примерен стартов файл за Beancount (копирайте/поставете)​

; --- Accounts ---------------------------------------------------------------
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
1970-01-01 open Assets:AR
1970-01-01 open Assets:AR:Clients:Acme-Co
1970-01-01 open Assets:AR:Allowance
1970-01-01 open Income:Sales
1970-01-01 open Expenses:SalesDiscounts
1970-01-01 open Expenses:BadDebt
1970-01-01 open Liabilities:Tax:Sales          USD
; ---------------------------------------------------------------------------

; Example invoice
2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

; Payment received
2025-07-25 * "Acme Co." "Payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

Оперативни съвети за поддържане на здрав AR​

• Определете ясни условия: Включете датата на падеж, политики за закъснение и условия за отстъпка във всяка фактура.
• Свързвайте всичко: Използвайте последователни ^INV-... линкове, за да обвържете фактури, плащания и кредитни бележки – чиста одиторска следа.
• Прикачвайте документи: С document: метаданните свързвайте PDF‑та на фактури, поръчки и договори.
• Преглеждайте месечно: Проверявайте отчета за отворени AR поне веднъж месечно и следвайте просрочените фактури. Наблюдавайте тенденциите в Оборот на AR и DSO, за да откриете проблеми рано.

Допълнителна литература (източници)​

• Investopedia за основи на AR и DSO
• Документация на Beancount за синтаксис, линкове/тагове и езика за заявки
• Lumen Learning за методите резерв vs. директно отписване

Изборът на правилното юридическо лице е едно от най-важните решения, които един основател взема. То влияе върху данъците ви, способността ви да набирате средства и административната ви натовареност. Две от най-често срещаните структури за регистрирани фирми са C corporation и S corporation. Каква е разликата и коя е подходяща за вас?

TL;DR​

C corporations се облагат с данък на корпоративно ниво, а акционерите се облагат отново, когато получават дивиденти — система, известна като двойно данъчно облагане. S corporations са "проходни" юридически лица, което означава, че печалбите се облагат само веднъж в личните данъчни декларации на собствениците, но те идват със строги ограничения на собствеността. Ако планирате да реинвестирате сериозно и да набирате рисков капитал, C corp често е по-чистият и по-мащабируем избор. Ако сте печеливш бизнес, управляван от собственика, и искате да разпределяте пари в брой, докато си плащате разумна заплата, S corp може значително да намали данъчната ви сметка.

И в двата случая, Beancount.io е създаден, за да поддържа счетоводството ви чисто с текстови, проверяеми записи и готови за експортиране финансови отчети, които правят данъчното време лесно.

Бързо сравнение​

Забележка: Федералният корпоративен данък върху дохода е фиксиран 21%. Правилата на щатите за C corps и S corps обаче варират значително. Винаги проверявайте данъчното третиране във вашия щат на регистрация и дейност.

Какво е C Corporation?​

C corporation е стандартната, корпоративна структура по подразбиране в Съединените щати. Когато подадете учредителен акт в щата, вие създавате C corp, освен ако не изберете друго. Тази структура осигурява ограничена защита от отговорност за собствениците си (акционери), изисква официално управление (съвет на директорите, служители, устав) и създава юридическо лице, което инвеститорите и банките разпознават и разбират.

Как се облагат C Corps​

C corps имат отделна данъчна идентичност. Те подават собствена корпоративна данъчна декларация, IRS Form 1120, и плащат данъци върху нетния си доход на корпоративно ниво. Ако корпорацията след това разпредели печалбата си след данъци на акционерите под формата на дивиденти, тези акционери трябва да декларират този дивидентен доход в личните си данъчни декларации и да платят данъци върху него отново. Това е "двойното данъчно облагане", с което са известни C corps.

Защо да изберете C Corp?​

• Набиране на средства и собствен капитал: Това е най-голямото предимство за стартиращите компании. C corps могат да емитират множество класове акции (напр. обикновени и привилегировани), което е от съществено значение за сделки с рисков капитал. Структурирането на опционни пулове, SAFEs и конвертируеми облигации е лесно.
• Реинвестиране: Ако планирате да вложите всичките си печалби обратно в растежа на бизнеса, можете да избегнете втория слой данъци, като просто не изплащате дивиденти. Печалбите се облагат веднъж по корпоративната ставка и остават в компанията.
• Сигнализиране: За добро или лошо, регистрацията като Delaware C corp сигнализира на инвеститорите, че възнамерявате да изградите компания с мащаб на предприятие.

Недостатъци на C Corp​

• Двойно данъчно облагане: Основният недостатък. Ако планирате редовно да разпределяте печалби, ще плащате данък два пъти върху същия долар.
• Административна тежест: C corps идват с повече изисквания за съответствие, включително провеждане на заседания на съвета, водене на корпоративни протоколи и обработка на по-сложни щатски и федерални документи.
• Ограничени данъчни облекчения: Някои данъчни кредити и облекчения, достъпни за физически лица или проходни юридически лица, не са достъпни на корпоративно ниво.

Какво е S Corporation?​

S corporation не е различен вид юридическо лице, а по-скоро специален данъчен избор, направен с IRS. Национална корпорация (или LLC, която избира да бъде облагана като корпорация) може да подаде заявление, за да стане S corp, което й позволява да бъде третирана като проходно юридическо лице за целите на федералното данъчно облагане.

Кратък преглед на допустимостта​

За да отговаря на условията за статут на S corp, компанията трябва да отговаря на строги критерии:

• Да има не повече от 100 акционери.
• Всички акционери трябва да са лица от САЩ, определени тръстове или наследства. Корпорации, партньорства или чуждестранни лица не могат да бъдат акционери.
• Да има само един клас акции икономически. (Разлики в правата на глас са разрешени, но всички акции трябва да имат едни и същи права върху печалбите и активите).
• Да не е недопустима корпорация, като банка или застрахователна компания.
• Трябва да подадете Form 2553 навреме. За съществуващ бизнес това обикновено е до 15-ия ден от третия месец на данъчната година (15 март за бизнес с календарна година).

Защо да изберете S Corp?​

• Единичен слой данък: Печалбите и загубите "преминават" през бизнеса директно към личните данъчни декларации на собствениците, отчетени чрез Schedule K-1. Самата корпорация не плаща федерален данък върху дохода.
• Спестявания от данък за самостоятелна заетост: Това е ключово предимство. Собствениците-служители трябва да си плащат "разумна заплата", която подлежи на данъци FICA (социално осигуряване и Medicare). Въпреки това, всички допълнителни печалби могат да бъдат изплатени като разпределения, които не подлежат на данъци за самостоятелна заетост.

Недостатъци на S Corp​

• Строги правила: Ограниченията на собствеността са твърди. Случайното нарушаване на едно от тях (напр. продажба на акции на недопустим акционер) може да доведе до "неволно прекратяване" на статута на S corp, което може да има неприятни данъчни последици.
• Контрол на "разумното възнаграждение": IRS обръща специално внимание на това дали заплатата, изплащана на собствениците-служители, е разумна. Изплащането на изкуствено ниска заплата, за да се максимизират необлагаемите разпределения, е основен червен флаг за ревизия.
• Променливост на щата: Не всички щати признават избора на S corp. Някои облагат S corps, сякаш са C corps, или могат да наложат отделен данък на ниво юридическо лице, като частично отричат ​​федералната данъчна полза.

Кое да изберете?​

Решението се свежда до вашите цели за собственост, финансиране и паричен поток.

Обмислете C corp, ако очаквате:

• Да търсите институционални инвестиции от рисков капитал.
• Да създадете различни класове акции за основатели и инвеститори (напр. привилегировани акции).
• Да използвате сложни капиталови инструменти като SAFEs или конвертируеми облигации.
• Да имате собственици извън САЩ, сега или в близко бъдеще.
• Да реинвестирате печалбите в продължение на няколко години, преди да изтеглите значителни пари в брой от бизнеса.

Обмислете S corp, ако:

• Сте 100% собственост на лица от САЩ, които отговарят на критериите.
• Вече сте печеливши и искате да разпределяте пари в брой на собствениците ефективно.
• Можете уверено да управлявате заплати и да плащате на собствениците-оператори защитима заплата на пазарна цена.
• Нямате нужда от сложни класове акции за различни видове собственици.

Ако не сте сигурни, много бизнеси започват като Delaware C corp, за да запазят максимална гъвкавост. Можете да оцените по-късно дали да направите избор на S corp, ако вашата рентабилност и структура на собственост го правят изгодно.

Beancount.io: Как се различават вашите книги (с примери)​

Независимо дали изберете C или S corp, текстовият регистър на Beancount.io прави потока от пари за данъци и собствен капитал ясен и проверяем. Ето няколко примера, илюстриращи ключовите разлики във вашите счетоводни записи.

1) C Corp: Начисляване и плащане на корпоративен данък върху дохода​

C corp е отговорна за собствения си данък върху дохода. Ще начислите това задължение и след това ще го платите.

2025-03-31 * "Начисляване на федерален корпоративен данък върху дохода за Q1"
  Expenses:Taxes:Income            12500.00 USD
  Liabilities:Taxes:Federal       -12500.00 USD

2025-04-15 * "Плащане на Q1 2025 федерален очакван данък"
  Liabilities:Taxes:Federal        12500.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -12500.00 USD

2) C Corp: Изплащане на дивидент срещу задържане на печалби​

Когато C corp разпределя печалби, това е дивидент. Това е намаление на собствения капитал, а не разход.

2025-06-30 * "Съветът обявява и изплаща паричен дивидент"
  Equity:Dividends                 50000.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -50000.00 USD

Ако вместо това задържите печалбите, просто не публикувате тази транзакция. Печалбата остава във вашата сметка Equity:RetainedEarnings.

3) S Corp: Разумна заплата и данъци върху заплатите​

На собствениците на S corp трябва да се изплаща заплата. Това е стандартен разход за заплати, заедно с данъци от страна на работодателя.

2025-01-31 * "Заплата на собственика (брутни заплати и данъци на работодателя)"
  Expenses:Payroll:Wages            8000.00 USD  ; Брутна заплата
  Expenses:Payroll:EmployerFICA      612.00 USD  ; Дял на работодателя от данъците
  Liabilities:Payroll:Federal       -2000.00 USD  ; Удържане + FICA
  Liabilities:Payroll:State           -400.00 USD  ; Щатско удържане
  Assets:Bank:Checking              -6212.00 USD  ; Нетно заплащане на собственика

2025-02-15 * "Превеждане на данъци върху заплатите на агенции"
  Liabilities:Payroll:Federal        2000.00 USD
  Liabilities:Payroll:State           400.00 USD
  Assets:Bank:Checking              -2400.00 USD

4) S Corp: Разпределение на собственика​

Това е начинът, по който печалбите отвъд заплатата се изплащат в S corp. Обърнете внимание, че това не е разход. Това е директно теглене от собствения капитал, подобно на дивидент, но с различни данъчни последици за собственика.

2025-03-15 * "Разпределение на собственика (проходна печалба)"
  Equity:Distributions:OwnerA       20000.00 USD
  Assets:Bank:Checking             -20000.00 USD

Собственикът получава Schedule K-1, в който се посочва неговият дял от печалбата на компанията, и обработва данъка в личната си декларация.

Съвети за сметкоплана​

• Данъци:
  • C corp: Ще ви трябват Expenses:Taxes:Income и Liabilities:Taxes:Federal.
  • S corp: Тази сметка за данък върху дохода често не се използва на федерално ниво, но сметките за данъци върху заплатите (Expenses:Payroll:Taxes и Liabilities:Payroll:*) са от съществено значение.
• Собствен капитал:
  • C corp: Стандартната настройка включва Equity:CommonStock, Equity:AdditionalPaidInCapital, Equity:RetainedEarnings и Equity:Dividends.
  • S corp: Вашата схема ще изглежда подобна, но често използва Equity:Distributions вместо дивиденти. Някои проследяват Equity:AAA (Accumulated Adjustments Account), за да управляват базата за разпределение.
• Заплати:
  • И двете структури ще се нуждаят от стабилни сметки Expenses:Payroll:* и Liabilities:Payroll:*, ако имат служители (включително собственици-служители).

Необходими IRS формуляри (често срещани случаи)​

• C corp: Form 1120 (Годишна данъчна декларация за доходи), Form 1120-W (Очакван данък), Form 941 (Тримесечна заплата), Form 940 (Годишна безработица/FUTA), Form 1099-DIV (за всеки акционер, получаващ дивиденти), W-2/W-3.
• S corp: Form 1120-S (Годишна данъчна декларация за доходи), Schedule K-1 (за всеки акционер), Form 941/940, W-2/W-3.
• Щати: Не забравяйте, че отделни щатски данъчни декларации за доходи, франчайз и заплати вероятно ще се прилагат и за двете.

ЧЗВ Бързи отговори​

• Може ли LLC да бъде S corp? Да. LLC може да подаде Form 8832, за да избере да бъде облагана като корпорация, и след това да подаде Form 2553, за да избере статут на S corp (при условие че отговаря на всички правила за допустимост).

• Винаги ли S corp е "по-евтина" за данъци? Не е задължително. Ползата зависи изцяло от вашите нива на печалба, разумната заплата на собственика, данъчните закони на щата и индивидуалната данъчна група на собственика.

• Могат ли S corps да имат привилегировани акции? Не, не в икономически смисъл. S corps могат да имат само един клас акции. Можете да имате различни права на глас (напр. акции с право на глас и без право на глас), но всички акции трябва да имат еднакви права върху разпределенията и активите при ликвидация.

• Мога ли да премина от едното към другото по-късно? Да, но може да е сложно. Преобразуването от C corp в S corp е често срещано, но трябва да внимавате за времето и потенциалните вградени правила за данък върху печалбите (BIG). Преобразуването от S corp в C corp също е възможно и често се изисква преди рунд за финансиране от рисков капитал.

Как помага Beancount.io​

Независимо кое юридическо лице изберете, Beancount.io осигурява яснотата и контрола, от които се нуждаете.

• Текстови книги с контрол на версиите, които се мащабират от S corp с един собственик до C corp, подкрепена от рисков капитал.
• Ясни работни процеси за заплати и собствен капитал, които улесняват разграничаването на разпределенията от дивидентите, проследяването на разходите за акции и управлението на неразпределената печалба.
• Чист експорт за вашия CPA, включително пробен баланс, отчет за доходите и баланс, с напълно проверяема следа за всяко число.
• Мощни автоматизации за банкови емисии и заснемане на документи, без никога да се жертва прозрачността на регистър, четим от хора.

Искате ли да започнете с предимство? Попитайте за нашия пакет с примерни сметкоплани на Beancount за C-corp и S-corp и примерни дневници.

*Опровержение: Това ръководство е само с информационна цел и не представлява правен или данъчен съвет. Данъчните закони и разпоредбите за юридическите лица варират в зависимост от щата и подлежат на промяна. Трябва да се консултирате с квалифициран CPA или адвокат, преди да изберете или промените типа на вашето юридическо лице.*

В продължение на десетилетия светът на бизнес счетоводството е доминиран от познат състав от затворени системи, базирани на графичен потребителски интерфейс (GUI), като QuickBooks, Xero и FreshBooks. Те поставиха стандарта, предлагайки лекота на използване и визуални работни процеси, които са предназначени за нетехнически потребители. Но за разработчиците, напредналите потребители и всеки, който цени абсолютната прозрачност и контрол, се появи коренно различен подход: Beancount.io.

Тази статия предоставя директно сравнение на Beancount.io с традиционния счетоводен софтуер. Ще разгледаме основните разлики във философията, гъвкавостта, цената и дългосрочната поддръжка, за да ви помогнем да решите коя система наистина отговаря на вашите нужди.

1. Философия и работен процес​

Най-фундаменталната разлика между тези два подхода се крие в тяхната основна философия.

Beancount.io Beancount.io е изграден върху философията на обикновения текстов формат за счетоводство (plain-text accounting). В основата си всяка финансова транзакция е запис в обикновен текстов файл. Този модел на "счетоводство като код" приоритизира четливи от човека, контролируеми версии на записи. Вашите финансови данни съществуват във вечен, отворен формат, който вие притежавате напълно - той никога не може да бъде заключен от доставчик. Този работен процес е предназначен за потребители, които се чувстват удобно с редактори на код, системи за контрол на версиите като Git и инструменти от командния ред.

Традиционен софтуер Традиционните счетоводни платформи са базирани на графичен потребителски интерфейс (GUI) и се управляват чрез формуляри. Вие въвеждате данни с помощта на съветници, падащи менюта и визуални форми. Този подход приоритизира непосредствеността и достъпността, което улеснява нетехническите потребители да започнат работа без стръмна крива на обучение. Въпреки това, вашите данни се съхраняват в патентован формат или облачна база данни, често изискваща сложни процедури за експортиране и импортиране, ако някога решите да мигрирате към друга услуга.

Решение: Ако приоритизирате пълен контрол, собственост на данните, прозрачност и автоматизация, Beancount.io е ясният победител. Ако имате нужда от интерфейс "кликни и тръгни" с минимална крива на обучение, традиционният софтуер ще се почувства по-естествен.

2. Гъвкавост и персонализиране​

Колко добре софтуерът може да се адаптира към вашите специфични нужди?

Beancount.io Да бъдеш 100% програмируем е суперсилата на Beancount.io. Той се интегрира безпроблемно с Python, което ви позволява да се свързвате към всеки API, да автоматизирате извличането на данни от банкови извлечения, програмно да маркирате транзакции въз основа на сложни правила и да генерирате персонализирани отчети, съобразени с вашите точни спецификации. Способността ви да разширявате и персонализирате е практически безкрайна, без никакви ограничения, наложени от доставчика.

Традиционен софтуер Тези платформи предлагат подбрана селекция от интеграции с популярни инструменти като PayPal, Stripe и различни услуги за заплати. Въпреки че са удобни, вие работите в оградената градина на доставчика. Персонализирането е ограничено до това, което платформата позволява, а разширеното отчитане или автоматизация често изисква надграждане до план от по-високо ниво или закупуване на добавки от трети страни. Можете да работите с техните API, но винаги ще бъдете обвързани от правилата и ограниченията на скоростта на тяхната екосистема.

Решение: Beancount.io осигурява несравнима гъвкавост за разработчици и технически потребители. Традиционните инструменти са по-подходящи за стандартни работни процеси "plug-and-play" с популярни бизнес приложения.

3. Сътрудничество и прозрачност​

Начинът, по който работите с другите и одитирате вашите записи, се различава значително.

Beancount.io Сътрудничеството в Beancount.io се управлява чрез Git. Това прави всяка промяна във вашия финансов регистър напълно прозрачна и проверима. Можете да видите кой какво е променил, кога и защо - точно като работен процес за преглед на код. Това е идеално за разпределени екипи, които вече използват инструменти като GitHub или GitLab. Освен това няма скрити изчисления; всяко число в отчет може да бъде проследено обратно до точния запис в регистърния ви файл, което гарантира пълна одитируемост.

Традиционен софтуер Сътрудничеството се обработва чрез вградени потребителски роли и разрешения. Можете да поканите вашия счетоводител, счетоводен служител или бизнес партньори да имат достъп до книгите директно през уеб интерфейса. Това е много ефективно за предприятия, които следват традиционен модел на финансов надзор. Недостатъкът е, че някои вътрешни операции, като изчисляване на данъци или автоматизирани корекции на баланса, могат да бъдат непрозрачни "черни кутии", което затруднява независимата проверка на логиката.

Решение: Beancount.io е идеален за екипи, които ценят детайлната одитируемост и сътрудничеството в стил код. Традиционните системи са по-удобни за счетоводители за споделен GUI достъп в реално време.

4. Цена и собственост​

Финансовите модели и концепцията за собственост на данни са коренно различни.

Beancount.io Основният софтуер на Beancount е с отворен код и е безплатен. Вие плащате само за услугите с добавена стойност на Beancount.io, които включват хостинг, интелигентна автоматизация и премиум функции. Няма такси за лицензиране на седалка, така че можете да мащабирате екипа си, без да правите допълнителни разходи. Най-важното е, че няма заключване към доставчик. Вашите данни са колекция от текстови файлове, които можете да местите, редактирате или съхранявате навсякъде и по всяко време.

Традиционен софтуер Тези услуги работят на абонаментен модел, обикновено таксуван месечно или годишно. Ценообразуването често е на нива въз основа на функции и може да се сблъскате с такси за потребител или компания, които се мащабират с вашата организация. Това създава зависимост; ако спрете да плащате, рискувате да загубите достъп до вашите данни и функционалността на софтуера. Това заключване към доставчик е значителен дългосрочен риск.

Решение: Beancount.io е значително по-рентабилен в дългосрочен план, особено за технически екипи, които ценят суверенитета на данните. Традиционният софтуер предлага предвидими абонаментни разходи, но създава дългосрочна зависимост.

5. Крива на обучение и приемане​

Колко бързо можете да започнете работа?

Beancount.io Кривата на обучение е безспорно по-стръмна. Приемането на тази система изисква удобство при редактиране на текст, разбиране на основния синтаксис и познаване на инструменти като Git. Въпреки това, първоначалната инвестиция се отплаща. След като бъде овладян, Beancount позволява невероятно бързи, повтарящи се работни процеси и осигурява много по-задълбочено, основополагащо разбиране на вашата финансова картина.

Традиционен софтуер Тези платформи са предназначени за нетехнически собственици на бизнес и предлагат минимално триене при въвеждане. Можете да започнете работа, да изпращате фактури и да категоризирате разходи в рамките на минути. Въпреки това, научаването на по-разширените функции, като например създаване на персонализирани отчети или настройка на счетоводство за множество обекти, все още изисква значителна инвестиция на време.

Решение: Beancount.io е правилният избор, ако сте готови да инвестирате време в изучаването на мощна система. Традиционният софтуер е по-бърз за стартиране за нетехнически потребители, които се нуждаят от незабавни резултати.

Сравнение рамо до рамо​

Кога да изберете всяка​

Решението в крайна сметка зависи от уменията, приоритетите и работния процес на вашия екип.

Изберете Beancount.io, ако:

• Сте разработчик, анализатор на данни или технически настроен напреднал потребител.
• Цените абсолютната прозрачност, контрол и дългосрочната преносимост на данните преди всичко друго.
• Искате напълно да автоматизирате счетоводството си и да го интегрирате дълбоко във вашите персонализирани работни процеси.
• Чувствате се удобно да третирате финансовите си записи със същата строгост като изходния код.

Изберете традиционен счетоводен софтуер, ако:

• Искате бърз старт, визуален интерфейс без никаква техническа настройка.
• Трябва да осигурите незабавен, удобен за счетоводители достъп с минимално обучение.
• Предпочитате управлявано, хоствано решение, където доставчикът се справя с всички актуализации и съответствие.
• Вашите нужди за интеграция са задоволени от популярни, готови приложения.

Заключителни мисли​

Beancount.io не се опитва да бъде по-добър QuickBooks - това е коренно различен начин на мислене. Той представя счетоводството като код. За техническите професионалисти тази промяна предлага същия скок напред, който контролът на версиите с Git донесе в разработката на софтуер: пълна прозрачност, перфектна възпроизводимост и максимален контрол.

В същото време традиционният счетоводен софтуер продължава да печели на базата на лекота на използване и готови интеграции за нетехнически екипи. Правилният избор не е въпрос на кое е "по-добро" като цяло, а кое е идеалното за вашия работен процес, вашите приоритети и степента на контрол, който изисквате върху вашите финансови данни.

Какво представлява, кога се изплаща и как да го моделирате чисто във вашия ledger (с примери).

⚠️ Това ръководство е специфично за САЩ и е само за образователни цели. Консултирайте се с данъчен специалист за вашата ситуация.

TL;DR​

• S-corp е данъчен статус, който избирате с IRS (чрез Формуляр 2553), така че бизнес печалбите да преминават към личните данъчни декларации на собствениците. Ключово изискване е да плащате на собствениците-оператори разумна W-2 заплата, преди да вземете каквато и да е печалба като дивиденти или разпределения.
• Крайните срокове са важни: За съществуващ бизнес трябва да подадете не по-късно от 15-ия ден на 3-тия месец от данъчната година, в която искате да започне статусът на S-corp. За избор за календарната 2025 година, 15 март 2025 г. се пада в събота, така че практическият краен срок е следващият работен ден, понеделник, 17 март 2025 г..
• Защо да правите това? Основната атракция е потенциалното спестяване на данъци за самонаети лица. Докато вашата W-2 заплата е обект на данъци FICA, разпределенията не са. Тази полза обаче е свързана с допълнителни разходи за заплати, съответствие и в някои щати допълнителни данъци на ниво предприятие.
• В Beancount е важно да разделяте заплатите от разпределенията. Ще трябва да проследявате задълженията за заплати, да обработвате специалното счетоводство за здравно осигуряване за акционери, притежаващи повече от 2% от компанията, и да записвате разпределенията изрично чрез сметки за собствен капитал.

Какво представлява изборът на S-corp?​

По същество изборът на S-corp е заявка, която правите към IRS, за да промените начина, по който се облага вашият бизнес. Чрез подаване на Формуляр 2553 вие молите IRS да облага вашата корпорация или LLC съгласно Подглава S от Данъчния кодекс на вътрешните приходи. Това прави вашия бизнес "проходно" предприятие, което означава, че неговите приходи, загуби, удръжки и кредити се прехвърлят директно към личните данъчни декларации на акционерите. Това е чисто данъчна класификация, а не различен вид юридическо бизнес предприятие.

Ключови ефекти за собственик-оператор​

След като изборът е активен, вашата роля fundamentalно се разделя на две: вие вече сте едновременно акционер и служител на вашата компания.

Това разграничение е от решаващо значение. Възнаграждението, което получавате за вашия труд, трябва да се изплаща като W-2 заплати, които са обект на стандартни данъци върху заплатите (социално осигуряване и Medicare). Всяка останала печалба може да бъде изплатена като разпределения, които обикновено не са обект на данъци за самонаети лица. IRS настоява да си плащате разумна заплата за вашата работа, преди да вземете каквито и да е разпределения.

Трябва ли да изберете статут на S-corp?​

Изборът на S-corp често си струва да се оцени, след като вашият бизнес генерира стабилна и значителна печалба. Общо правило е да го обмислите, когато вашата текуща бизнес печалба може удобно да поддържа пазарна заплата за вашата роля, като остава достатъчно, за да направи разпределенията си струващи след покриване на всички нови административни разходи.

Точната точка на рентабилност е уникална за вашата ситуация и зависи от няколко фактора:

• Вашата "Разумна заплата": Какво би платил бизнес за някой с вашите умения и отговорности във вашата индустрия? Тази цифра е базовата линия за вашите W-2 заплати и е обект на контрол от IRS.
• Щатски данъци и такси: Някои щати имат свои собствени правила. Калифорния, например, налага данък от 1,5% върху нетния доход на S-corp, плюс минимален годишен франчайз данък от $800.
• Допълнителни разходи: Ще ви е необходима услуга за заплати и ще плащате за осигуряване за безработица. Вашите такси за счетоводство и данъчна подготовка също вероятно ще се увеличат поради добавената сложност.
• QBI приспадане (Раздел 199A): Изборът на S-corp може да повлияе на вашето приспадане на квалифициран бизнес доход. W-2 заплатите, които си плащате, могат или да ви помогнат да се класирате за пълното приспадане, или при по-високи нива на доход да се превърнат в ограничаващ фактор.

Право на участие и време​

Не всеки бизнес може да стане S-corp. Ето основните изисквания:

• Трябва да е местна корпорация или отговаряща на условията LLC.
• Може да има не повече от 100 акционери.
• Може да има само един клас акции.
• Акционерите трябва да бъдат физически лица, определени тръстове или имущества (т.е. без партньорства, корпорации или акционери, които не са местни чужденци).

Кога да подадете формуляр 2553​

Времето е от решаващо значение и правилата се различават леко за новите спрямо съществуващите бизнеси.

• За нов бизнес: Трябва да подадете в рамките на 2 месеца и 15 дни след първия ден от вашата първа данъчна година. Например, ако данъчната година на вашия бизнес започва на 7 януари, крайният ви срок е 21 март.
• За съществуваща C-corp (или LLC, облагана като C-corp): Можете да подадете по всяко време през предходната данъчна година или до 15-ия ден на 3-тия месец от годината, в която искате изборът да влезе в сила. Ако тази дата се пада в уикенд или празник, крайният срок се измества към следващия работен ден, разпоредба, предоставена съгласно Раздел 7503 от IRC.

Какво ще стане, ако сте пропуснали крайния срок? Не се паникьосвайте. IRS предоставя път за облекчение при късен избор съгласно Резолюция за приходите 2013-30. Често можете да подадете заявление за това облекчение в рамките на 3 години и 75 дни от предвидената дата на влизане в сила, при условие че имате основателна причина за късното подаване.

Разумна заплата: Частта, която спъва хората​

Това е най-проверяваният аспект на структурата на S-corp. IRS е много ясен: на акционерите-служители трябва да се изплаща разумно възнаграждение за услугите, които предоставят преди каквато и да е печалба да бъде взета като разпределения.

Какво означава "разумно"? Няма единна сума в долари. IRS и съдилищата разглеждат различни фактори, за да определят дали вашата заплата е подходяща, включително вашите задължения и отговорности, времето, което прекарвате в работа, вашето ниво на опит и какво биха платили сравними бизнеси за подобни услуги. Очаквайте IRS да разгледа внимателно, ако си плащате много ниска W-2 заплата, докато вземате големи разпределения. Това често се разглежда като червен флаг за опит за избягване на данъци върху заплатите.

Здравно осигуряване и допълнителни обезщетения за акционери >2%​

Има специално правило за това как S-corps обработват здравното осигуряване за акционери, които притежават повече от 2% от компанията. Ако S-corp плаща или възстановява тези премии за здравно осигуряване, разходът е приспадаем от S-corp.

Стойността на тези премии обаче трябва също да бъде включена в W-2 заплатите на акционера-служител. Докато тази сума е обект на удържане на федерален данък върху дохода, тя е освободена от данъци за социално осигуряване и Medicare (FICA), стига да се обработва правилно. Трябва да се координирате с вашия доставчик на заплати, за да гарантирате, че тези суми са отчетени правилно във вашия W-2.

Щатски уловки (примери)​

Федералният статус на S-corp не винаги се превежда директно на щатско ниво. Винаги проверявайте специфичните правила на вашия щат.

• Калифорния: S-corps подлежат на 1,5% данък върху нетния си доход от Калифорния. Освен това повечето корпорации трябва да плащат минимален франчайз данък от $800 всяка година (въпреки че някои изключения важат за първата година).
• Ню Йорк: Само федералният избор на S-corp не е достатъчен. Трябва също да подадете отделен избор на щатско ниво, Формуляр CT-6, за да бъдете третирани като S-корпорация в Ню Йорк. Ако не го направите, означава, че ще бъдете облагани като стандартна C-corp на щатско ниво.

Как да моделирате S-corp чисто в Beancount​

Обикновеното текстово счетоводство е идеално за управление на добавената сложност на S-corp. Ето как да структурирате вашия ledger.

Предложена схема на сметките (начална)​

Тази основна структура разделя вашите разходи за заплати от разпределенията и създава сметки за пасиви, за да проследява данъците, които дължите.

; Основна банка и доход
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Income:Sales                      USD
1970-01-01 open Income:Other                      USD

; Разходи за заплати и пасиви
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages            USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes    USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:FICA          USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Medicare      USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding USD

; Собствен капитал
1970-01-01 open Equity:ContributedCapital         USD
1970-01-01 open Equity:Distributions              USD
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD

Типично изпълнение на заплати (опростено)​

Вашият доставчик на заплати (напр. Gusto, ADP) ще дебитира вашата банкова сметка за вашата нетна заплата и общото данъчно задължение. Вашата Beancount транзакция трябва да разбие това на брутни заплати, данъци на работодателя и съответните пасиви.

; Тази транзакция записва годишна заплата от $100 000, изплащана месечно.
2025-01-31 * "Gusto" "Януарска заплата — акционер-служител"
  Expenses:Payroll:Wages                   8,333.33 USD ; Брутни заплати
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes             637.50 USD ; Данъци FICA/Medicare на работодателя
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT         -1,200.00 USD ; Удържане на служител
  Liabilities:Payroll:FICA                  -516.67 USD ; Удържане на служител
  Liabilities:Payroll:Medicare              -120.83 USD ; Удържане на служител
  Assets:Bank:Checking                    -7,133.33 USD ; Нетна заплата, дебитирана от банката

Когато вашият доставчик на заплати преведе тези данъци на правителството от ваше име, ще запишете друга транзакция, за да изчистите пасивите.

; Това представлява данъчното плащане, извършено от вашия доставчик на заплати.
2025-02-15 * "EFTPS" "Федерален депозит за данък върху заплатите"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT          1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA                   516.67 USD
  Liabilities:Payroll:Medicare               120.83 USD
  Assets:Bank:Checking                    -1,837.50 USD ; Тази сума съответства на данъчната част от дебита на Gusto.

Здравно осигуряване за акционер >2%​

Запишете плащането на премията като бизнес разход. Можете да използвате метаданни, за да си напомните, че това трябва да бъде отчетено във W-2.

2025-02-01 * "BlueCross" "Здравно осигуряване за акционер (отчет във W-2)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance          600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                      -600.00 USD

Разпределения на собственика (не заплати)​

Разпределенията са намаление на собствения капитал, а не бизнес разход. Записвайте ги отделно от заплатите.

2025-03-31 * "Разпределение на собственика" "Разпределение за Q1"
  Equity:Distributions                    20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                   -20,000.00 USD

Проследяване на базата на акционерите (по избор, но препоръчително)​

Базата на вашите акционери определя дали разпределенията са освободени от данъци и дали можете да приспаднете бизнес загуби от вашата лична декларация. Докато официалното изчисление се извършва във вашата данъчна декларация, можете да проследите оценка в Beancount, като използвате специална подсметка за собствен капитал или метаданни. Ще съгласувате това с Приложение K-1, което получавате от S-corp годишно.

Забележка относно QBI приспадането (Раздел 199A)​

Собствениците на проходни бизнеси, включително S-corps, могат да имат право на приспадане до 20% от квалифицирания си бизнес доход (QBI). За данъкоплатци с доход над определен праг обаче това приспадане може да бъде ограничено от размера на W-2 заплатите, които бизнесът плаща. Това създава сложно взаимодействие: плащането на разумна заплата е задължително за S-corp, а същите тези заплати могат да повлияят на вашето QBI приспадане — понякога му помагайки, понякога ограничавайки го. Това е ключова област, която да моделирате с вашия данъчен специалист.

Какво се променя оперативно след като изберете?​

Преминаването към S-corp добавя няколко административни слоя:

• Изпълнение на заплати: Трябва официално да изпълнявате заплати, заедно с удържане на данъци, плащане на данъци на работодателя, тримесечни подавания и W-2 в края на годината.
• Подаване на формуляр 1120-S: Това е годишната данъчна декларация на S-корпорацията. Ще издадете и Приложение K-1 на всеки акционер, в което се посочва техният дял от финансовите резултати на компанията.
• Правилно обработване на здравното осигуряване на акционерите: Уверете се, че премиите за собственици >2% са включени в техните W-2 заплати.
• Спазване на щатските правила: Бъдете в крак с всички изисквани избори на S-corp на щатско ниво или данъци върху предприятията (както в Калифорния и Ню Йорк).

Често срещани клопки, които трябва да избягвате​

• Късен или невалиден избор: Проверете два пъти крайните срокове и се уверете, че всички необходими акционери са подписали Формуляр 2553. Ако го пропуснете, проучете облекчението съгласно Резолюция за приходите 2013-30.
• Неразумна заплата: Не се изкушавайте да си плащате изкуствено ниска заплата. Документирайте защо вашето възнаграждение е разумно въз основа на вашата роля и пазарните данни.
• Смесване на заплати и разпределения: Поддържайте тези транзакции чисти и отделни във вашите книги. Разпределенията не са заплати.
• Пренебрегване на щатските изисквания: Забравянето на щатски избор или неплащането на данък на ниво предприятие може да доведе до глоби и проблеми със съответствието.

Бърз контролен списък​

• Потвърдете, че отговаряте на условията и че потенциалните данъчни спестявания надвишават новите разходи.
• Отбележете в календара крайния срок за подаване на Формуляр 2553 (и не забравяйте правилото за уикенд/празник).
• Създайте услуга за заплати и определете добре документирана, разумна заплата.
• Планирайте да вземате разпределения само след като са платени заплатите и бизнес разходите.
• Проучете и спазвайте специфичните изисквания за подаване и данъци за S-corp на вашия щат.
• Актуализирайте вашия Beancount ledger с необходимите сметки за заплати, пасиви и собствен капитал на акционерите.

Beancount S‑Corp Starter (неутрален шаблон)

;
; Beancount S‑Corp Starter (неутрален шаблон)
; Генерирано: 2025-08-09
; ---
; Как да използвате това:
; 1) Потърсете "ЗАДАЧА" и попълнете вашия щат(и), доставчик на заплати, EIN и имена на банки.
; 2) Дръжте заплатите и разпределенията на собственика отделно.
; 3) Координирайте с вашия доставчик на заплати, за да отчетете здравното осигуряване на акционери >2% във W‑2 (Поле 1).
; 4) Изтрийте или адаптирайте примерите за Калифорния/Ню Йорк, ако сте в друг щат.
;
; Бележки:
; - Това е шаблон за счетоводство, а не данъчен съвет.
; - Валута на работа се приема USD. Променете, ако е необходимо.
;

option "title" "S‑Corp Ledger"
option "operating_currency" "USD"
commodity USD

; === Сметки (отворени от 2025-01-01; коригирайте датите, ако е необходимо) ==================
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking                    USD  ; ЗАДАЧА: Преименувайте на вашата банка (напр. Assets:Bank:Chase:Operating)
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings                     USD
2025-01-01 open Assets:AccountsReceivable               USD
2025-01-01 open Assets:PrepaidExpenses                  USD

2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT         USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FICA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:Medicare    USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FUTA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding   USD   ; ЗАДАЧА: Преименувайте щата (напр. CA, NY)
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Unemployment  USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Local               USD

2025-01-01 open Equity:ContributedCapital               USD
2025-01-01 open Equity:Distributions                    USD
2025-01-01 open Equity:RetainedEarnings                 USD
2025-01-01 open Equity:OpeningBalances                  USD

2025-01-01 open Income:Sales                            USD
2025-01-01 open Income:Other                            USD

2025-01-01 open Expenses:COGS                            USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages                   USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare  USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FUTA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:State     USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance        USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HSA                    USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:Retirement:Match       USD
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:S‑Corp              USD  ; напр. 1,5% данък върху предприятието в Калифорния
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:Franchise           USD  ; напр. минимален франчайз данък от $800 в Калифорния
2025-01-01 open Expenses:Professional:Payroll            USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Accounting         USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Legal              USD
2025-01-01 open Expenses:BankFees                        USD
2025-01-01 open Expenses:Software                        USD
2025-01-01 open Expenses:Office                          USD
2025-01-01 open Expenses:Meals                           USD
2025-01-01 open Expenses:Travel                          USD
2025-01-01 open Expenses:Insurance:GeneralLiability      USD

; === Пример: Капитализация на собственика =================================================
2025-01-02 * "Собственик" "Първоначален капиталов принос"
  Assets:Bank:Checking                        25,000.00 USD
  Equity:ContributedCapital                  -25,000.00 USD

; === Пример: Плащане от клиент =====================================================
2025-01-15 * "Stripe" "Януарски постъпления от абонамент"
  Assets:Bank:Checking                        12,000.00 USD
  Income:Sales                               -12,000.00 USD


; === Пример: Месечна заплата (единичен акционер-служител) ========================
; Числата са избрани да се балансират перфектно. Адаптирайте FIT/щатските числа към вашата реалност.
; Брутна заплата: 8,333.33 | Служител FIT: 1,200.00 | Щатско удържане: 300.00
; Служител FICA (6.2%): 516.67 | Служител Medicare (1.45%): 120.83
; Работодател FICA: 516.67 | Работодател Medicare: 120.83
; Нетна заплата: 6,195.83
2025-01-31 * "Gusto" "Януарска заплата — акционер-служител"
  Expenses:Payroll:Wages                         8,333.33 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA              516.67 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare          120.83 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT               -1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA              -1,033.34 USD  ; служител + работодател
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare            -241.66 USD  ; служител + работодател
  Liabilities:Payroll:State:Withholding           -300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -6,195.83 USD

; === Пример: Депозити за данък върху заплатите (EFTPS & Щат) =================================
2025-02-15 * "EFTPS" "Федерален депозит за заплата (FIT, FICA, Medicare)"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT                1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA               1,033.34 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare             241.66 USD
  Assets:Bank:Checking                          -2,475.00 USD

2025-02-16 * "STATE DOR" "Щатско удържане на заплата"
  Liabilities:Payroll:State:Withholding            300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -300.00 USD

; === Пример: Здравно осигуряване за акционер >2% =================================
; Координирайте с отдела за заплати, така че общата годишна премия да бъде включена в W‑2 Поле 1.
; Самата премия е приспадаема тук; НЕ удържайте SS/Medicare върху нея, когато се обработва правилно.
2025-02-01 * "BlueCross" "Здравно осигуряване за акционер (включването във W‑2 се обработва от отдела за заплати)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance                600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                            -600.00 USD

; === Пример: Разпределение на собственика (не заплати) =======================================
2025-03-31 * "Разпределение на собственика" "Разпределение за Q1"
  Equity:Distributions                         20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                        -20,000.00 USD

; === Примери за щати (изтрийте/редактирайте, ако не е приложимо) =================================
; Минимален франчайз данък в Калифорния (не винаги през първата година; проверете правилата)
2025-04-15 * "California FTB" "Годишен франчайз данък"
  Expenses:Taxes:State:Franchise                   800.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -800.00 USD

; 1,5% данък върху предприятието S‑Corp в Калифорния (примерно плащане на оценка)
2025-06-15 * "California FTB" "Оценка на данък S‑Corp"
  Expenses:Taxes:State:S‑Corp                    1,500.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -1,500.00 USD

; Отделният S избор в Ню Йорк (CT‑6) няма пряко въздействие върху книгата; заместваща бележка.
2025-01-05 note Equity:RetainedEarnings "S‑избор в Ню Йорк (CT‑6) подаден — само счетоводна бележка (без запис)"

; === Проследяване на базата (по избор — бележка извън книгата) =====================================
2025-12-31 note Equity:RetainedEarnings "Превъртане на базата: +Капитал 25,000 +Доход 60,000 −Разпределения 20,000 = Крайна база 65,000 (съгласуване с K‑1)"

; === Съвети за импортиране (CSV от Gusto/ADP) =============================================
; - За CSV регистри на заплати от Gusto, съпоставете колоните:
;   Брутна заплата -> Expenses:Payroll:Wages
;   Служител FIT/FICA/Medicare -> Liabilities:Payroll:Federal:FIT/FICA/Medicare (отрицателно)
;   Щатско удържане -> Liabilities:Payroll:State:Withholding (отрицателно)
;   Работодател FICA/Medicare/FUTA/SUTA -> Expenses:Payroll:EmployerTaxes:* (положително) И
;       ако вашият CSV изброява данъците на работодателя като дължими суми, отразете ги като Liabilities:* (отрицателно),
;       след това изчистете с вашите EFTPS/щатски плащания.
;   Нетна заплата -> Assets:Bank:Checking (отрицателно, съответства на датата на плащане)
; - Здравно осигуряване, платено от компанията:
;   Плащане на доставчика -> Expenses:Benefits:HealthInsurance (положително) / Bank (отрицателно);
;   уверете се, че заплатата включва годишната премия в W‑2 Поле 1 за акционер >2%.
;
; Съвети:
; - Дръжте разпределенията извън сметките за заплати.
; - Използвайте етикети като #заплата #разпределение, за да филтрирате във Fava.
; - Обмислете отделни подсметки за банки за данъчни резерви (федерални/щатски).

Изборът на бизнес структура е едно от първите реални "финансови" решения, които ще вземете. За повечето малки екипи и самостоятелни основатели, които искат защита на отговорността и данъчно облагане при прехвърляне, краткият списък обикновено е LLC или S корпорация.

Това ръководство обяснява как се различават - правно, оперативно и във вашата данъчна декларация - и показва как да водите чисти, защитени от одит записи за всяка структура в Beancount.io (обикновен текст, двойно счетоводство, което се мащабира от фрийлансър до S корпорация).

Накратко​

Как в действителност се различават​

Въпреки че и LLC, и S корпорациите предлагат решаваща защита на отговорността, техните правни и финансови механизми са фундаментално различни. Ето по-задълбочен поглед върху това, което ги отличава.

Създаване и формалности​

Дружество с ограничена отговорност (LLC) е юридическо лице, създадено от закона на щата. Процесът включва подаване на "учредителен акт" във вашия щат и приемане на "оперативен договор", който е гъвкав вътрешен документ, който очертава как ще се управлява бизнесът и как ще се разделят печалбите.

S корпорация, от друга страна, не е юридическо лице само по себе си, а данъчен избор, направен пред IRS чрез подаване на формуляр 2553. Този избор може да бъде приложен към стандартна C корпорация или LLC. След като изберете статут на S корпорация, трябва да се придържате към по-строги корпоративни формалности, включително изготвяне на устави, назначаване на съвет на директорите и служители, провеждане на годишни срещи и водене на подробни записи от тези срещи (известни като "протоколи").

Собственост и инвеститори​

Гъвкавостта на собствеността е отличителен белег на LLC. Можете да имате неограничен брой собственици (наречени "членове"), включително физически лица, други корпорации и чужди граждани. Оперативният договор позволява персонализирани разделения на печалбата ("водопади") и различни класове членство, което е идеално за сложни партньорства.

S корпорацията е далеч по-ограничителна. Тя може да има не повече от 100 собственици (наречени "акционери"), всички от които трябва да са граждани или жители на САЩ. Други юридически лица (като корпорации или партньорства) не могат да бъдат акционери. Освен това, S корпорациите могат да имат само един клас акции, което означава, че всички акционери имат идентични икономически права (печалбите и разпределенията трябва да бъдат разпределени пропорционално на собствеността). Тази простота може да направи таблицата на капитала по-чиста, но сериозно ограничава кой може да инвестира.

Данъци и декларации​

По подразбиране LLC е субект за прехвърляне.

• LLC с един член е "незачитан субект", което означава, че неговите приходи и разходи се отчитат в Приложение C, подадено с личния формуляр 1040 на собственика.
• LLC с много членове подава данъчна декларация за партньорство, Формуляр 1065, и издава Приложение K-1 на всеки член, което описва техния дял от печалбата или загубата.

S корпорацията също е субект за прехвърляне, но подава своя собствена данъчна декларация за бизнес, Формуляр 1120-S, и също така издава K-1 на своите акционери. Ключовата разлика е, че всеки собственик, който работи за компанията, трябва да бъде третиран като служител и да получава разумна заплата чрез формална система за заплати.

Как се плаща на собствениците​

Това е едно от най-съществените различия. Членовете на LLC не са служители. Те получават заплащане чрез разпределения (или "изтегляния") от печалбите на компанията. Членовете са отговорни за плащането на собствените си данъци върху доходите и самоосигуряването (социално осигуряване и Medicare) върху целия си дял от нетната печалба, независимо колко пари са изтеглили в действителност.

Собствениците-служители на S корпорация са изправени пред двукомпонентна система.

1. Разумна заплата: Те трябва да получават разумна заплата за работата, която извършват, която подлежи на стандартни данъци върху заплатите (FICA). Компанията плаща дела на работодателя, а служителят плаща своя дял.
2. Разпределения: Всички останали печалби могат да бъдат изплатени като разпределения, които не подлежат на данъци върху самоосигуряването или FICA. Тази потенциална данъчна икономия е основната причина бизнесът да избере статут на S корпорация. IRS изисква заплатата да бъде "разумна", така че не можете да си платите 1 долар и да вземете останалото в разпределения; трябва да документирате как сте определили размера на заплатата.

Прехвърляемост и продължителност на живот​

Акциите на S корпорация функционират като типични корпоративни акции. Те обикновено са свободно прехвърлими (освен ако не са ограничени от споразумение между акционерите) и корпорацията има вечно съществуване, което означава, че продължава, дори ако акционер напусне или почине.

Прехвърлянето на собственост в LLC често е по-сложно. Оперативният договор диктува правилата и обикновено изисква съгласието на другите членове да продадат или прехвърлят дялове на собственост. Това предпазва членовете от това да бъдат принудени да правят бизнес с непознати, но може да направи излизането от бизнеса по-тромаво.

Трябва ли да изберете статут на S корпорация за вашата LLC?​

Много често срещан път за успешни малки бизнеси е да започнат като LLC и да изберат данъчно облагане на S корпорация по-късно. Тази стратегия "LLC сега, S корпорация, когато е доходоносна" ви позволява да се насладите на простотата на LLC в ранните етапи и да превключите за данъчна оптимизация, след като доходите ви нараснат.

Основателите обикновено правят превключването, когато:

• Печалбите са стабилни и значителни. Сумата, платена като данък върху самоосигуряването като член на LLC, става по-голяма от данъците FICA върху разумна заплата плюс разходите за съответствие на S корпорация.
• Те желаят повече структура. Формалните изисквания на S корпорация могат да наложат по-добра финансова дисциплина и да изпратят по- "сериозен" сигнал на кредиторите или бъдещите инвеститори.

Изборът на статут на S корпорация за вашата LLC води до конкретни промени:

• Трябва да настроите и стартирате ведомост за заплати за всички собственици-служители.
• Трябва да се придържате към корпоративното водене на записи, включително провеждане на срещи и документирането им с протоколи.
• Вашата годишна данъчна подготовка става по-сложна, изискваща формуляр 1120-S и K-1.

Кога е по-добре да останете LLC?

• Имате нужда от гъвкави структури на собственост, като специални разпределения на печалбата или наличието на корпорация или чуждестранен партньор като член.
• Вашата печалба е нестабилна или сте все още в ранните етапи. Общите разходи и цената на стартиране на ведомост за заплати може да не си струват още.
• Планирате да издадете сложен капитал, като компенсация, базирана на токени, или привилегировани дялове, които не отговарят на правилото на S корпорацията "един клас акции".

Практично правило: Преди да превключите, моделирайте следващите 12 месеца на очаквана печалба. Изчислете общото си данъчно бреме (доход + данък върху самоосигуряването) като LLC. След това изчислете общото си данъчно бреме като S корпорация (данък върху доходите + данък FICA върху разумна заплата). Ако спестяванията от структурата на S корпорация са ясни, повтарящи се и надвишават добавените разходи за съответствие, изборът си заслужава сериозен поглед. Не забравяйте да документирате анализа си за определяне на "разумна заплата".

Как да поддържате всяка структура чиста в Beancount.io​

Без значение кой субект изберете, хаотичните книги могат да подкопаят вашата защита на отговорността и да създадат кошмари по време на данъците. Beancount.io ви дава обикновен текст, счетоводна книга с двойно вписване с автоматизирани импорти и готови за данъци отчети, така че вашата правна структура да не се превърне в разрастване на счетоводството.

Предложения за сметкоплан​

Чистият сметкоплан е основата. Ето нашите препоръки:

• За LLC:
  • Equity:Member-Capital (за първоначални и последващи вноски)
  • Equity:Member-Distributions (за тегления на собственици)
  • Стандартни сметки за приходи и разходи.
• За S корпорация:
  • Equity:Common-Stock (за капиталови вноски)
  • Equity:Retained-Earnings (където се натрупват печалби)
  • Expenses:Payroll:Wages
  • Expenses:Payroll:EmployerTaxes
  • Equity:Shareholder-Distributions (за плащания от печалба)

Примерни записи​

Ето как изглеждат общите плащания на собственици в счетоводна книга на Beancount.io.

Разпределение на член на LLC: Тази транзакция записва плащане от 5000 долара на член, намалявайки паричните средства и проследявайки тегленето в сметка за собствен капитал.

2025-03-15 * "Разпределение на член"
  Assets:Bank:Checking             -5,000 USD
  Equity:Member-Distributions       5,000 USD

Заплата на собственик на S корпорация (от ведомост за заплати): Този запис улавя брутната заплата, дела на работодателя от данъците върху заплатите и общите парични средства, напускащи банката. Отговорностите за удържане също ще бъдат проследени тук.

2025-03-31 * "Ведомост за заплати на собственик"
  Expenses:Payroll:Wages            8,000 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes      612 USD
  Assets:Bank:Checking             -8,612 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding     0 USD  ; Нетно заплащане + удръжки

Разпределение на акционер на S корпорация: Това е прост трансфер от парични средства към сметката за собствен капитал на акционерите, отделно от заплатите.

2025-04-10 * "Разпределение на акционер"
  Assets:Bank:Checking            -10,000 USD
  Equity:Shareholder-Distributions  10,000 USD

Завършете цикъла по време на данъците​

С чиста счетоводна книга на Beancount.io данъчният сезон е рационализиран:

• Генерирайте отчетите си за Приходи и разходи и Баланс директно от вашите транзакции.
• Експортирайте данните, от които се нуждае вашият счетоводител, за вашия конкретен данъчен формуляр (Приложение C, 1065 или 1120-S).
• Запазете вашите бележки за разумна заплата, протоколи от срещи и други документи за съответствие заедно с вашите транзакции за пълен, готов за одит финансов запис.

Когато всеки избор блести​

Ето решението накратко.

Изберете (или останете) LLC, ако искате:

• Максимална гъвкавост в собствеността, разделение на печалбата или привличане на юридически лица/чуждестранни членове.
• Минимални корпоративни формалности и без задължителна ведомост за заплати на собственика.
• По-просто съответствие, докато намирате съответствие на продукта и пазара или имате непоследователни печалби.

Изберете (или изберете) S корпорация, ако искате:

• Потенциални спестявания от данъци върху самоосигуряването (FICA), след като печалбите ви могат да оправдаят официална ведомост за заплати.
• Чиста, традиционна корпоративна структура с лесно прехвърляне на акции.
• Модел на управление, който инвеститорите и кредиторите често предпочитат за установени операционни компании.

Заключение​

Както LLC, така и S корпорациите защитават вашите лични активи и позволяват печалбите на бизнеса да преминават към собствениците за данъчни цели. Най-добрият избор зависи изцяло от вашата структура на собственост, очакваната ви рентабилност и апетита ви за официално управление и ведомост за заплати.

Който и да изберете, дисциплинираното счетоводство има много по-голямо значение от етикета на субекта. Поддържайте финансовите си записи точни, лесни за търсене и възпроизвеждане с Beancount.io.

Изградете готови за данъци и инвеститори книги с Beancount.io​

• Обикновен текст, двойно счетоводство с контролирана версия.
• Чисти сметкопланове, предназначени за LLC и S корпорации.
• Автоматизирани импорти и съгласувания на банки, кредитни карти и процесори.
• Готови за данъци експорти и безпроблемно сътрудничество със счетоводители.
• Система, която се мащабира от самостоятелен основател до предприятие с множество субекти.

Започнете рационализирана счетоводна книга за вашия субект днес с Beancount.io.

Това ръководство е само за информационни цели и не е правен или данъчен съвет. Консултирайте се с вашия адвокат или данъчен съветник за насоки, специфични за вашата ситуация.