حساب‌های پرداختنی (AP) پولی است که کسب و کار شما به دلیل کالاها یا خدماتی که قبلاً دریافت کرده‌اید اما هنوز برای آن‌ها پرداختی انجام نداده‌اید، به تامین‌کنندگان خود بدهکار است. در دنیای حسابداری، AP به عنوان یک بدهی جاری در ترازنامه شما طبقه‌بندی می‌شود—مبلغی که معمولاً در سال آینده و اغلب در طی 30 تا 60 روز پرداخت می‌شود.

این مفهوم برای حسابداری تعهدی محوری است، جایی که هزینه و بدهی مربوطه را در لحظه رسیدن صورت‌حساب ثبت می‌کنید، نه زمانی که واقعاً پول نقد را ارسال می‌کنید. این راهنما به شما نشان می‌دهد که چگونه کل گردش کار AP را به طور تمیز و کارآمد با استفاده از ابزار حسابداری متن ساده، Beancount، مدیریت کنید.

خلاصه سریع​

قبل از اینکه به جزئیات بپردازیم، بیایید موارد ضروری را پوشش دهیم:

• حساب‌های پرداختنی (AP) نشان دهنده بدهی‌های کوتاه مدت شما به فروشندگان است. آن را در بخش Liabilities ترازنامه خود خواهید یافت.
• تعهدی در مقابل نقدی: AP مفهومی است که فقط در صورتی وجود دارد که دفاتر خود را بر اساس مبنای تعهدی نگهداری کنید. Beancount به طور کامل از گردش‌های کار تعهدی پشتیبانی می‌کند و رابط وب آن، Fava، بدهی‌های شما را به درستی نمایش می‌دهد.
• AP در مقابل AR: ساده است: پرداختنی‌ها چیزهایی هستند که شما بدهکار هستید، در حالی که دریافتنی‌ها (AR) چیزهایی هستند که دیگران به شما بدهکار هستند.

محل قرارگیری AP در Beancount (و Fava)​

برای شروع ردیابی AP، ابتدا باید یک حساب برای آن در دفتر کل خود اعلام کنید. قرارداد استاندارد این است:

Liabilities:AccountsPayable

می‌توانید به صورت اختیاری برای فروشندگان اصلی زیرحساب‌هایی ایجاد کنید (به عنوان مثال، Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

در Fava، این حساب در ترازنامه شما در زیر Liabilities ظاهر می‌شود. می‌توانید روی آن کلیک کنید تا به لیست همه موارد باز و پرداخت‌شده بروید و یک نمای واضح از تعهدات خود داشته باشید. حتی می‌توانید این را در عمل در دفتر کل نمونه عمومی Fava مشاهده کنید، که شامل حساب Liabilities:AccountsPayable است.

بلوک‌های سازنده Beancount که استفاده خواهید کرد​

یک گردش کار AP قوی در Beancount به چند ویژگی اصلی متکی است:

1. حساب‌ها: شما در درجه اول از حساب Liabilities:AccountsPayable خود، یک حساب نقدی مانند Assets:Bank:Checking و حساب‌های مختلف هزینه خود (به عنوان مثال، Expenses:Supplies) استفاده خواهید کرد.
2. فراداده: می‌توانید داده‌های کلید-مقدار را به هر تراکنش پیوست کنید. برای AP، از فراداده‌هایی مانند invoice:‎، due:‎، terms:‎ و document:‎ استفاده خواهید کرد. Fava حتی کلید document:‎ را تشخیص می‌دهد و در صورت پیکربندی پوشه اسناد، به طور خودکار یک پیوند قابل کلیک به فایل پیوست شده ایجاد می‌کند.
3. برچسب‌ها و پیوندها: از #tags (مانند #ap) برای فیلتر کردن آسان و از ^links (مانند ^INV-10455) برای اتصال برنامه‌ریزی شده یک صورت‌حساب و پرداخت بعدی آن به هم استفاده کنید. این یک مسیر روشن و قابل ممیزی ایجاد می‌کند.
4. پرس و جوها (BQL): زبان پرس و جوی شبیه SQL در Beancount (BQL) به شما امکان می‌دهد گزارش‌های قدرتمندی را اجرا کنید، مانند فهرست کردن تمام حساب‌های پرداختنی باز مرتب شده بر اساس تاریخ سررسید، مستقیماً از خط فرمان با bean-query یا در صفحه "Query" Fava.

گردش کار اصلی AP در Beancount​

مدیریت AP در دفتر کل شما شامل دو یا سه مرحله کلیدی است: ثبت صورت‌حساب، پرداخت آن و گاهی اوقات رسیدگی به پرداخت‌های جزئی یا تخفیف‌ها.

1) ثبت صورت‌حساب فروشنده (این بدهی ایجاد می‌کند)​

ابتدا، هزینه را ثبت می‌کنید و هنگام رسیدن فاکتور، پرداختنی را ایجاد می‌کنید.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

این ورودی واحد دو کار مهم را انجام می‌دهد:

1. بلافاصله هزینه 500 دلاری را در دوره صحیح (اوت) تشخیص می‌دهد.
2. یک بدهی مربوطه 500 دلاری ایجاد می‌کند و نشان می‌دهد که شما به Forest Paint Supply بدهکار هستید.

پیوند ^INV-10455 یک شناسه منحصر به فرد است که به شما امکان می‌دهد همان پیوند را بعداً به پرداخت پیوست کنید و تراکنش‌های صورت‌حساب و پرداخت را از نظر منطقی به هم متصل نگه دارید.

2) پرداخت صورت‌حساب (این بدهی را تسویه می‌کند)​

هنگامی که فاکتور را پرداخت می‌کنید، تراکنشی ایجاد می‌کنید که پول را از حساب بانکی شما برای تسویه بدهی منتقل می‌کند.

الف) پرداخت استاندارد (بدون تخفیف):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

این ورودی موجودی AP شما را 500 دلار و موجودی حساب جاری شما را به همین میزان کاهش می‌دهد. اکنون بدهی تسویه شده است.

ب) تخفیف پرداخت زودهنگام (به عنوان مثال، "2/10، n/30"):

اگر شرایط "2/10، n/30" باشد، در صورت پرداخت ظرف 10 روز، می‌توانید 2% تخفیف بگیرید. برای فاکتور 500 دلاری ما، این 10 دلار تخفیف است. در اینجا دو روش قابل قبول برای ثبت آن وجود دارد - فقط یک روش را انتخاب کنید و ثابت قدم باشید.

; Option 1: Record the discount as other income (a contra-expense effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2: Reduce the original expense directly
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

در هر دو حالت، شما بدهی کامل 500 دلاری را تسویه می‌کنید، موجودی بانکی خود را به میزان 490 دلاری که واقعاً پرداخت کرده‌اید کاهش می‌دهید و از مزیت 10 دلاری حسابرسی می‌کنید.

3) رسیدگی به پرداخت‌های جزئی​

ویژگی پیوند Beancount ردیابی پرداخت‌های جزئی را ساده و تمیز می‌کند.

; Invoice for $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; First payment of $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Final payment of $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

با استفاده از پیوند ^INV-9001 در هر سه تراکنش، می‌توانید به راحتی دفتر روزنامه خود را فیلتر کنید تا تاریخچه کامل این صورت‌حساب خاص و پرداخت‌های مرتبط با آن را ببینید.

پرس و جوهای مفید (BQL)​

می‌توانید این پرس و جوها را در برگه "Query" Fava یا از خط فرمان با bean-query اجرا کنید.

نکته: تابع any_meta() برای کشیدن فیلدهای فراداده مانند invoice:‎ و document:‎ به نتایج پرس و جوی شما بسیار مفید است.

AP باز توسط فروشنده (نمای تراز):

این پرس و جو، مانده معوقه فعلی را که به هر تامین کننده بدهکار هستید، جمع می‌کند.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

AP باز توسط فاکتور + تاریخ سررسید:

یک لیست مرتب از هر صورت‌حساب باز دریافت کنید، که بر اساس تاریخ سررسید آن مرتب شده است، تا به شما در اولویت‌بندی پرداخت‌ها کمک کند.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

فهرست صورت‌حساب‌ها با فایل‌های PDF پیوست شده:

این پرس و جو تمام صورت‌حساب‌های شما را پیدا می‌کند و مسیر سند مرتبط را نشان می‌دهد.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account ~ "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

محل مشاهده AP در Fava​

• ترازنامه: به Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable بروید تا مانده کل را ببینید و به جزئیات تراکنش‌ها بروید.
• دفتر روزنامه: دفتر روزنامه را بر اساس account:Liabilities:AccountsPayable یا یک پیوند خاص مانند ^INV-xxxx فیلتر کنید تا چرخه عمر کامل یک صورت‌حساب را ببینید.
• نوار کناری اسناد: اگر از فراداده document:‎ استفاده می‌کنید و دستورالعمل option "documents" را تنظیم می‌کنید، فهرستی از اسناد پیوند شده را در نوار کناری مشاهده خواهید کرد.

پیری AP، گردش مالی و آگاهی از جریان نقدی​

• برنامه زمان‌بندی پیری: این گزارش صورت‌حساب‌های باز شما را بر اساس مدت زمان معوقه بودن آنها گروه‌بندی می‌کند (به عنوان مثال، 1-30 روز، 31-60 روز، 60+ روز). در Beancount، عملی‌ترین رویکرد این است که پرس و جوی "Open AP by Invoice + Due Date" را در بالا اجرا کنید، نتایج را به عنوان CSV صادر کنید و آنها را در یک صفحه گسترده یا یک اسکریپت کوچک پایتون دسته‌بندی کنید.
• نسبت گردش مالی AP: این یک بررسی سلامت سریع در مورد سرعت پرداخت به فروشندگان است. فرمول کل خریدهای تامین کننده ÷ میانگین AP است. یک معیار مرتبط، روزهای معوقه پرداختنی (DPO)، تقریباً 365 ÷ نسبت گردش مالی است.
• اگر نمی‌توانید به موقع پرداخت کنید: AP برای بدهی‌های کوتاه مدت در نظر گرفته شده است. اگر یک فروشنده موافقت کند که بازپرداخت رسمی و طولانی‌تری داشته باشد، باید بدهی را از AP خارج کرده و به یک اسناد پرداختنی طبقه‌بندی کنید.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

بهترین شیوه‌ها برای AP در یک دفتر کل متن ساده​

• بدون کاغذ شوید: فایل‌های PDF فاکتور را در پوشه documents خود ذخیره کنید و آنها را با کلید فراداده document:‎ پیوند دهید.
• از پیوندها به طور مداوم استفاده کنید: شماره فاکتور منحصر به فرد را در یک ^link در هر دو صورت‌حساب و تمام ورودی‌های پرداخت مرتبط قرار دهید.
• فراداده را مرتب نگه دارید: استفاده مداوم از invoice:‎، due:‎ و terms:‎ جستجو، پرس و جوها و بررسی‌های مالی را بهبود می‌بخشد.
• تعهدی در همه راه: اگر گزارش‌دهی AP مفیدی می‌خواهید، متعهد شوید که دفاتر خود را بر اساس مبنای تعهدی نگه دارید. Beancount و Fava این کار را به زیبایی انجام می‌دهند.

شروع سریع کپی-پیست: صورت‌حساب فروشنده + پرداخت​

; ---- Bill ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Payment (no discount) ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

این راهنما برای اهداف آموزشی است و به منزله مشاوره مالیاتی، حقوقی یا مالی نیست.

منابع و مطالعه بیشتر:​

• مستندات Beancount در مورد انواع حساب‌های اصلی، برچسب‌ها/پیوندها و زبان پرس و جوی آن
• یادداشت‌های Fava/Beancount در مورد حسابداری تعهدی و پیوند اسناد
• استفاده از any_meta() برای پرس و جوی فیلدهای فراداده

اگر دفتر کل (ledger) شما در قالب متن-ساده (plain text) است، از قبل برای شفافیت، کنترل و بازتولیدپذیری ارزش قائل هستید. برون‌سپاری حسابداری نباید هیچ‌یک از این موارد را به خطر بیندازد. برعکس، زمانی که این کار به درستی انجام شود، پیکربندی Beancount شما را به یک جریان کاری قابل اعتماد و مستند تبدیل می‌کند که توسط متخصصان اجرا می‌شود—درحالی‌که شما مالکیت کامل داده‌ها، مخزن (repository) و قوانین را حفظ می‌کنید.

این یک راهنمای عملی برای کاربران Beancount است در مورد اینکه چه چیزی را برون‌سپاری کنند، چه چیزی را در داخل سازمان نگه دارند، چگونه خروجی‌ها را ساختاردهی کنند و چگونه ارائه‌دهندگان خدمات را ارزیابی کنند. هدف این است که کارهای مکانیکی را بدون از دست دادن کنترل، واگذار کنید.

این راهنما برای چه کسانی است؟​

این راهنما برای شماست اگر در یکی از دسته‌های زیر قرار می‌گیرید:

• بنیان‌گذاران انفرادی، ایندی هکرها و مشاورانی که از Beancount استفاده می‌کنند و می‌خواهند زمانی را که صرف بخش‌های مکانیکی حسابداری می‌شود، برای تمرکز بر ساخت محصول یا خدمت‌رسانی به مشتریان بازیابی کنند.
• مهندسان مسلط به امور مالی که خواهان کنترل‌های دقیق، تاریخچه نسخه‌بندی شده و قابلیت حسابرسی کامل هستند، اما نمی‌خواهند آخر هفته‌های خود را صرف وارد کردن صورت‌حساب‌های بانکی و مغایرت‌گیری حساب‌ها کنند.
• سازمان‌هایی که از یک ارائه‌دهنده «همه‌در‌یک‌جا» (all-in-one) مهاجرت می‌کنند و اکنون حضانت داده‌ها و بازتولیدپذیری را در اولویت قرار می‌دهند. تعطیلی‌های ناگهانی اخیر پلتفرم‌های حسابداری مانند Bench، یک درس حیاتی را یادآوری کرد: برنامه‌های خروج و فرمت‌های باز، اختیاری نیستند. (TechCrunch، گزارش مشاوره KSV)

Beancount در یک نگاه​

برای کسانی که تازه با این اکوسیستم آشنا شده‌اند، Beancount بر پایه چند جزئی اصلی ساخته شده است که آن را برای این نوع جریان کاری قدرتمند می‌کند:

• Beancount: در اصل خود، این یک زبان حسابداری دوطرفه است که در قالب متن-ساده تعریف می‌شود. شما فایل‌های دفتر کل قابل خواندن توسط انسان را می‌نویسید، آن‌ها را در یک مخزن Git ثبت (commit) می‌کنید و از یک کامپایلر برای اعتبارسنجی آن‌ها و تولید گزارش‌های مالی استفاده می‌کنید. (GitHub)
• Fava: این یک رابط کاربری وب ظریف برای Beancount است. Fava فایل دفتر کل شما را می‌خواند و ترازنامه‌های تعاملی، صورت سود و زیان، روندها، فیلترها و یک زبان پرس‌وجوی قدرتمند شبیه به SQL برای بازرسی داده‌ها در اختیار شما قرار می‌دهد. (دموی Fava)
• beangulp: فریم‌ورک مدرن برای خودکارسازی ورود داده‌ها. beangulp که از واردکننده اصلی Beancount تکامل یافته است، ابزارهایی برای نوشتن واردکننده‌های قوی فراهم می‌کند که می‌توانند فایل‌های CSV، OFX، QFX و حتی صورت‌حساب‌های PDF را تجزیه کرده و داده‌های خام بانکی را به ورودی‌های ساختاریافته Beancount تبدیل کنند. (GitHub)

یک رابطه برون‌سپاری موفق باید این نقاط قوت را حفظ کرده و ارتقا دهد: کنترل نسخه، تاریخچه قابل خواندن توسط انسان، اعتبارسنجی سخت‌گیرانه و قابلیت ترکیب ابزارهای شما.

چه چیزی را برون‌سپاری کنیم در مقابل چه چیزی را نزد خود نگه داریم​

کلید واگذاری مؤثر، تقسیم کار شفاف است. در اینجا نحوه ترسیم خط بین اجرای تاکتیکی و مالکیت استراتژیک آمده است.

گزینه‌های عالی برای برون‌سپاری​

این وظایف معمولاً تکراری، قانون‌محور و زمان‌بر هستند—و برای یک متخصص گزینه‌ای ایده‌آل محسوب می‌شوند.

• جمع‌آوری و وارد کردن صورت‌حساب‌ها: دانلود صورت‌حساب‌های ماهانه، نرمال‌سازی فرمت‌های مختلف فایل (CSV، OFX، PDF) و اجرای واردکننده‌های beangulp. این شامل نگهداری از قوانین واردکننده نیز می‌شود، چرا که موسسات مالی ناگزیر فرمت صورت‌حساب‌های خود را تغییر می‌دهند.
• کمک در دسته‌بندی: ایجاد روش‌های اکتشافی (heuristics) و قوانین اعلانی برای دسته‌بندی تراکنش‌ها. آن‌ها می‌توانند به صورت اختیاری از ابزارهایی مانند smart_importer برای پیش‌بینی ثبت‌ها بر اساس داده‌های تاریخی استفاده کنند، اما بررسی نهایی همیشه بر عهده انسان باقی می‌ماند.
• مغایرت‌گیری و بررسی صحت: کار دقیقِ درج تاییدیه تراز (balance) برای مطابقت با صورت‌حساب‌های شما، بررسی اختلافات و اطمینان از اینکه دفتر کل بدون خطا باقی می‌ماند.
• پیوست‌ها و نظم اسناد: دریافت فاکتورها و رسیدها، لینک کردن آن‌ها به تراکنش‌ها با متادیتا و آرشیو کردن اسناد منبع در یک درخت دایرکتوری مرتب و بازتولیدپذیر.
• بستن ماهانه و گزارش‌دهی: آماده‌سازی مجموعه استانداردی از گزارش‌ها (سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد) و ارائه نماهای Fava یا خروجی‌های لازم برای به‌روزرسانی‌های مدیریتی شما.
• عملیات حساب‌های دریافتنی/پرداختنی و آماده‌سازی حقوق و دستمزد: آماده‌سازی قبوض برای پرداخت، صدور فاکتورها، پیگیری مطالبات و آماده‌سازی فایل‌های حقوق و دستمزد برای بررسی و تایید نهایی شما.
• آماده‌سازی بسته مالیاتی: در پایان سال، ارائه یک تراز آزمایشی تمیز، جداول پشتیبان و تمام فایل‌های لازم برای حسابدار رسمی (CPA) یا مشاور مالیاتی شما.

وظایفی که باید در داخل سازمان نگه دارید (شما مالک نیت و ریسک هستید)​

این مسئولیت‌ها استراتژیک هستند و ستون فقرات مالی کسب‌وکار شما را تعریف می‌کنند. این‌ها متعلق به شماست.

• طراحی سرفصل حساب‌ها (Chart of Accounts): ساختار و قراردادهای نام‌گذاری حساب‌های شما نشان‌دهنده نحوه تفکر شما در مورد کسب‌وکارتان است. این نقشه مالی شماست.
• سیاست‌های اصلی حسابداری: تصمیم‌گیری در مورد ساختار واحد تجاری، شناسایی درآمد و سیاست‌های سرمایه‌ای کردن هزینه‌ها که پیامدهای مالی و قانونی بلندمدت دارند.
• تاییدهای نهایی: شما باید حق حرف آخر را در تمام جابه‌جایی‌های نقدی، از جمله پرداخت‌ها، اجرای حقوق و دستمزد و ثبت‌های مهم روزنامه حفظ کنید.
• امور مالی استراتژیک: پیش‌بینی، بودجه‌بندی و تعریف اینکه «عملکرد خوب» برای کسب‌وکار شما چگونه است، از مسئولیت‌های بنیادی مالک کسب‌وکار است.

گردش کار برون‌سپاری بومی Beancount​

در اینجا نحوه همکاری ساختاریافته بر پایه Git در عمل آورده شده است.

۱) ساختار مخزن (نمونه)​

مخزن شما تنها منبع حقیقت است. یک ساختار سازمان‌یافته، فرآیند را شفاف و قابل نگهداری می‌کند.

/ledger
  main.beancount        # فایل اصلی دفتر کل، شامل سایر فایل‌ها
  accounts/             # تعریف سرفصل حساب‌ها (Chart of Accounts)
  includes/             # فایل‌های تراکنش ماهانه یا سالانه
  prices/               # دستورات قیمت برای کالاها/سهام
  metadata/             # اظهارات متادیتای سفارشی
  plugins/              # افزونه‌های سفارشی Beancount
  documents/            # صورت‌حساب‌های بانکی، رسیدها، فاکتورها
/importers              # واردکننده‌های beangulp + قوانین
  config.yaml
  bank_x.py
  card_y.py
/scripts
  import.sh             # اسکریپت هماهنگ‌سازی برای واردکننده‌ها
  close_month.py        # اسکریپت اعتبارسنجی و گزارش‌دهی پایان ماه
/reports
  monthly/
  year_end/
/ops
  runbook.md            # نحوه اجرای سیستم
  checklist.md          # چک‌لیست‌های رویه‌ای (مانند پایان ماه)
  controls.md           # مستندات کنترل‌های مالی

۲) چرخه هفتگی​

کارهای روتین باید از یک ریتم قابل پیش‌بینی پیروی کنند که به یک خروجی شفاف برای بررسی شما ختم می‌شود.

1. جذب داده (Ingest): ارائه‌دهنده شما صورت‌حساب‌ها را دریافت کرده و واردکننده‌های beangulp را برای آماده‌سازی تراکنش‌های جدید اجرا می‌کند.
2. دسته‌بندی (Categorize): آن‌ها قوانین دسته‌بندی و در صورت استفاده، پیشنهادات smart_importer را اعمال می‌کنند. این مرحله با یک بررسی انسانی برای اصلاح هرگونه ابهام همراه است.
3. مغایرت‌گیری (Reconcile): آن‌ها دستورات تایید موجودی (balance) را برای مطابقت با مجموع صورت‌حساب‌ها اضافه کرده و هرگونه اختلاف را بررسی می‌کنند. استفاده از دستورات pad باید نادر باشد و همیشه نیاز به توضیح شفاف دارد.
4. مستندسازی (Document): اسناد مرتبط (رسیدها، فاکتورها) به تراکنش‌ها پیوست می‌شوند.
5. ثبت و پیشنهاد (Commit & Propose): تغییرات با پیام‌های توصیفی ثبت (commit) شده و یک Pull Request برای بررسی شما باز می‌شود که به شما اجازه می‌دهد دقیقاً تفاوت تغییرات (diff) اعمال شده در دفاتر خود را مشاهده کنید.

۳) بستن حساب‌های پایان ماه (حداقل محصول پذیرفتنی)​

بستن دفاتر یک نقطه بازرسی حیاتی برای اطمینان از دقت و تولید گزارش‌های قابل اعتماد است.

• به‌روزرسانی دستورات price برای هرگونه ارز خارجی یا اوراق بهادار مبتنی بر بازار.
• بررسی موارد باز: حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، اقلام تعهدی، هزینه‌های پیش‌پرداخت شده و وام‌ها.
• تایید اینکه تمامی دستورات تایید موجودی (balance) پاس می‌شوند و هیچ خطای بررسی دیگری وجود ندارد.
• تگ کردن کامیت با دوره بستن (مثلاً 2025-08-close) و خروجی گرفتن از گزارش‌های استاندارد.
• انتشار یک اسنپ‌شات Fava یا ارائه یک URL امن برای آن دوره.

۴) پکیج پایان سال​

نقطه اوج کار سالانه، یک پکیج مرتب و قابل حسابرسی برای تنظیم‌کننده اظهارنامه مالیاتی شماست. این شامل تراز آزمایشی نهایی، جداول پشتیبان برای حساب‌های کلیدی (مانند دارایی‌های ثابت یا موجودی کالا) و یک اسکریپت قابل تکرار برای بازتولید هر فایل مستقیماً از مخزن Git است.

امنیت و دسترسی (موارد غیرقابل مذاکره)​

یک گردش کار حرفه‌ای، امنیت و مالکیت شما بر داده‌ها را در اولویت قرار می‌دهد.

• اولویت با حضانت داده‌ها: شما مالک مخزن خصوصی Git هستید. ارائه‌دهنده شما باید از یک Fork کار کند و Pull Request ارسال کند. آن‌ها هرگز نباید تنها کپی دفتر کل شما را میزبانی کنند.
• دسترسی بانکی: تا حد امکان دسترسی فقط خواندنی (read-only) فراهم کنید. اگر مجبور به استفاده از یک سرویس تجمیع‌کننده هستید، اعتبارنامه‌های ایزوله ایجاد کنید و فرآیند مشخصی برای ابطال آن‌ها داشته باشید.
• اسرار و رمزنگاری: از ابزارهایی مانند GPG یا age برای رمزنگاری اسناد حساس در حالت سکون استفاده کنید. احراز هویت چندعاملی را در تمام سرویس‌ها اجباری کنید. بر اساس اصل حداقل سطح دسترسی عمل کنید.
• دسترسی به Fava: شما باید Fava را خودتان میزبانی کنید یا آن را به صورت محلی اجرا کنید (fava ledger.beancount) و دسترسی برای جلسات بررسی را از طریق یک تونل امن یا VPN به اشتراک بگذارید. از قرار دادن مستقیم آن در اینترنت عمومی خودداری کنید.
• برنامه خروج: بر داشتن یک دستورالعمل "قطع همکاری" پافشاری کنید. این باید شامل امانت‌گذاری یا انتقال تضمینی تمام اسکریپت‌ها، تنظیمات و مستندات باشد. همانطور که وقایع اخیر نشان می‌دهند، ارائه‌دهندگان ممکن است یک شبه ناپدید شوند؛ سوابق مالی شما نباید نزد آن‌ها معلق بماند.

خروجی‌های "خوب" چگونه هستند (هر ماه)​

در پایان هر ماه، شما باید دو چیز دریافت کنید: یک فایل فنی و یک خلاصه مدیریتی.

۱. یک Pull Request تمیز شامل:

• تمامی تراکنش‌های وارد شده و بررسی شده برای آن دوره.
• یک diff از هرگونه قوانین جدید یا اصلاح شده در واردکننده‌ها.
• پیام‌های کامیت که فرضیات کلیدی یا اصلاحات دستی را خلاصه می‌کنند.
• وضعیت ۱۰۰٪ سبز در تمامی تاییدات موجودی (balance)، همراه با لاگی که نشان می‌دهد هر حساب مغایرت‌گیری شده است.
• لینک‌ها در فایل Beancount به تمامی اسناد پیوست شده، به علاوه گزارشی از هرگونه سند مفقود شده.
• دستورات به‌روز شده price برای سرمایه‌گذاری‌ها یا ارزهای خارجی.

۲. یک پکیج مدیریتی شامل:

• گزارش‌های استاندارد: صورت سود و زیان (P&L)، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد.
• شاخص‌های کلیدی مانند میزان بقای نقدی (cash runway) و هایلایت‌های انحراف بودجه نسبت به عملکرد واقعی.
• لینک‌های مستقیم به نماهای فیلتر شده Fava برای تحلیل عمیق‌تر و تعاملی.

انواع ارائه‌دهندگان (و زمان مناسب برای هر کدام)​

همه ارائه‌دهندگان یکسان نیستند. ارائه‌دهنده را با مرحله کسب‌وکار و پیچیدگی کار خود مطابقت دهید.

• دفتردار مسلط به Beancount: عالی برای مدیریت گردش کار اصلی: وارد کردن مداوم، دسته‌بندی، مغایرت‌گیری و تهیه پکیج گزارش‌های پایان ماه.
• مؤسسه حسابداری تخصصی: مناسب برای زمانی که به خدمات اضافی مانند مدیریت حساب‌های دریافتنی/پرداختنی، هماهنگی حقوق و دستمزد، تجمیع چندین واحد تجاری یا پشتیبانی مالیاتی نیاز دارید.
• مدیر مالی (CFO) برون‌سپاری شده: انتخاب درست زمانی که به نظارت استراتژیک نیاز دارید. آن‌ها به طراحی سیاست‌های حسابداری، ساخت پیش‌بینی‌های مالی، تهیه گزارش‌های سطح هیئت مدیره و طراحی کنترل‌های داخلی کمک می‌کنند.

قراردادها معمولاً با یک هزینه ثابت ماهیانه (retainer) برای کارهای روتین و نرخ ساعتی برای پروژه‌های موردی ساختار می‌ابند.

سوالات مصاحبه برای برون‌سپاری Beancount​

هنگام ارزیابی یک ارائه‌دهنده بالقوه، سوالات فنی و مشخصی بپرسید تا میزان تخصص آن‌ها را بسنجید.

• کدام واردکننده‌های (importers) beangulp را شخصاً ساخته یا نگهداری کرده‌اید؟ آیا می‌توانید نمونه‌های ناشناس‌سازی شده را به من نشان دهید؟
• آیا اسکریپت‌های قابل بازتولید (reproducible scripts) و یک دستورالعمل اجرایی (runbook) تحویل می‌دهید یا فقط فایل‌های خروجی نهایی را؟
• چگونه از یکپارچگی داده‌ها (data integrity) در فرآیند خود اطمینان حاصل می‌کنید؟ (به دنبال پاسخ‌هایی باشید که شامل گزاره‌های balance (تاییدیه موجودی)، چک‌لیست‌های بررسی و حتی اعتبارسنجی CI/CD باشند).
• آیا از smart_importer استفاده می‌کنید؟ اگر بله، فرآیند شما برای بررسی و بازنگری پیش‌بینی‌های آن چیست؟
• چه پیشنهادی برای ساختار گردش کار Git دارید (مانند استراتژی شاخه‌بندی، قالب‌های PR و قراردادهای پیام کامیت)؟
• برنامه خروج (exit plan) شما چیست؟ فرآیند بازگرداندن داده‌ها چگونه است تا اطمینان حاصل شود که هیچ وابستگی اجباری (zero lock-in) وجود ندارد؟
• چگونه Fava را به روشی امن برای جلسات بررسی با مشتری اجرا می‌کنید؟

یک شرح خدمات (SoW) ساده که می‌توانید کپی و استفاده کنید​

از این به عنوان نقطه شروع برای قرارداد همکاری خود استفاده کنید.

محدوده کاری

• وارد کردن هفتگی تراکنش‌ها از طریق beangulp؛ شامل نگهداری قوانین برای تمام موسسات مالی متصل.
• دسته‌بندی تراکنش‌ها با بازبینی انسانی. استفاده از smart_importer برای پیشنهادها مجاز است، اما ورودی‌ها بدون بازبینی به طور خودکار نهایی (commit) نخواهند شد.
• مغایرت‌گیری هفتگی با صورت‌حساب‌ها که با گزاره‌های balance الزامی شده است. یادداشت‌های مغایرت برای هرگونه اختلاف تراز نشده بیش از X$ ارائه خواهد شد.
• جمع‌آوری اسناد برای تمام تراکنش‌های مهم؛ نظم‌دهی به پیوست‌ها و گزارش ماهانه اسناد مفقود شده.
• فرآیند بستن پایان ماه، شامل به‌روزرسانی قیمت‌ها، چک‌لیست اقلام تعهدی و تحویل لینک‌های گزارش Fava.
• آماده‌سازی پکیج پایان سال، شامل تراز آزمایشی و جداول پشتیبان برای بررسی توسط حسابدار رسمی (CPA).

خروجی‌ها

• به‌روزرسانی پوشه /ops شامل تغییرات (diffs) فایل‌های runbook.md و controls.md.
• گزارش‌های نهایی آرشیو شده در /reports/monthly با خلاصه تغییرات (changelog).

دسترسی و امنیت

• تمام کارها در مخزن (repository) خصوصی Git متعلق به مشتری انجام خواهد شد. دسترسی فروشنده از طریق یک کاربر اختصاصی اعطا می‌شود و تمام تغییرات از طریق pull request ارسال خواهند شد.
• دسترسی‌ها در صورت امکان به صورت «فقط خواندنی» (read-only) محدود خواهند شد. احراز هویت چندعاملی (MFA) برای تمام سرویس‌های اشتراکی الزامی است.
• اسناد حساس با استفاده از کلیدهای رمزنگاری ارائه شده توسط مشتری ذخیره می‌شوند و پس از پایان قرارداد از سیستم‌های فروشنده پاکسازی خواهند شد.

SLA و زمان‌بندی

• یک PR هفتگی با تراکنش‌های مغایرت‌گیری شده در هر <روز هفته> ارسال خواهد شد.
• PR بستن پایان ماه تا روز کاری <N> ماه بعد ارسال خواهد شد.
• زمان پاسخگویی استاندارد برای پرس‌وجوها <X> ساعت کاری و برای موارد بحرانی <Y> ساعت است.

بند خروج

• پس از خاتمه قرارداد، فروشنده کل مخزن، تمام اسکریپت‌ها، مستندات و نقشه‌ای از تمام دسترسی‌های استفاده شده را ظرف مدت <Z> روز کاری بازمی‌گرداند. یک جلسه ۲ ساعته جهت تحویل پروژه در نظر گرفته شده است.

نکاتی که باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شوند (و از مشکلات بعدی جلوگیری می‌کنند)​

• حساب‌ها را برای مغایرت‌گیری نام‌گذاری کنید. نام حساب‌های خود را طوری ساختاردهی کنید که شامل نام موسسه و چهار رقم آخر شماره حساب باشد (مثلاً Assets:Bank:Chase:Checking:1234). این کار رفع اشکال (debugging) را بسیار ساده می‌کند.
• موجودی‌ها را در مرزهای صورت‌حساب تایید کنید. با هر صورت‌حساب بانکی به عنوان یک نقطه بازرسی قابل تایید رفتار کنید. استفاده از دستور balance در پایان هر دوره صورت‌حساب تضمین می‌کند که خطاها زود شناسایی و مهار می‌شوند.
• به‌روزرسانی قیمت‌ها را خودکار کنید. از ابزارهای Beancount برای دریافت خودکار قیمت‌های بازار و ثبت آن‌ها با دستورات price استفاده کنید. این کار برای گزارش‌دهی دقیق سرمایه‌گذاری و ارزهای خارجی ضروری است.
• قوانین را به صورت تعریفی (declarative) نگه دارید. نوشتن واردکننده‌های beangulp کوچک و قابل تست را به ساخت اسکریپت‌های پیچیده و موردی ترجیح دهید. قوانین تعریفی برای نگهداری و رفع اشکال آسان‌تر هستند.
• با Fava بازبینی کنید، در Git تایید کنید. از رابط کاربری قدرتمند Fava برای بررسی تغییرات و درک تاثیر آن‌ها استفاده کنید. اما تایید نهایی با بررسی تغییرات (diff) در یک pull request در Git انجام می‌شود. هرگز اجازه ندهید دفتر کل شما به یک «جعبه سیاه» تبدیل شود.

ابزارهای پرکاربرد در این مجموعه (Stack)​

• Beancount: موتور اصلی و مستندات زبان. (مستندات)
• beangulp: استاندارد ساخت واردکننده‌ها. (گیت‌هاب)
• smart_importer: پیش‌بینی‌های مبتنی بر یادگیری ماشین برای دسته‌بندی تراکنش‌ها. (گیت‌هاب)
• Fava: رابط کاربری وب ضروری برای تجسم دفتر کل شما. (وب‌سایت)

کلام آخر​

برون‌سپاری برای کاربران Beancount به معنای «از دست دادن کنترل» نیست؛ بلکه دقیقاً برعکس است. موضوع قانونمند کردن (codifying) فرآیندهای مالی شماست تا یک متخصص بتواند آن‌ها را به طور قابل اعتماد از طرف شما اجرا کند. شما مخزن، اسکریپت‌ها، گزاره‌های تاییدیه و توانایی اساسی برای بازتولید هر گزارشی از ابتدا را حفظ می‌کنید. شما کار را تفویض می‌کنید، نه مالکیت را.

چه از لپ‌تاپ خود برای یک کار جانبی استفاده می‌کنید و چه در حال گسترش یک استارتاپ سریع‌الرشد هستید، مسیرهای قابل اعتمادی برای داشتن دفاتر تمیز و دقیق دارید. اما کدام یک برای شما مناسب است؟ بهترین راه‌حل بستگی به بودجه، راحتی فنی و میزان کنترلی دارد که می‌خواهید بر داده‌های مالی‌تان داشته باشید.

در این راهنمای واضح به هفت گزینه رایج حسابداری می‌پردازیم — چه چیزهایی خوب هستند، در کجاها مشکل دارند و چه زمانی یک راه‌حل مدرن مثل Beancount.io کاملاً مناسب است.

۱) Excel​

این معمولاً اولین گام در مسیر حسابداری است به دلیل سادگی خالص و در دسترس بودن همگانی.

• مناسب برای: بنیان‌گذاران DIY که کنترل کامل را دوست دارند و با صفحات‌گسترده آشنا هستند.
• مزایا: مانع ورود تقریباً صفر است و هزاران قالب رایگان آنلاین موجود است. انعطاف‌پذیری آن به شما اجازه می‌دهد مدل‌های مالی سفارشی بسازید و جریان‌های کاری منحصر به‌فردی را ردیابی کنید که نرم‌افزارهای آماده نمی‌توانند.
• معایب: بزرگ‌ترین مشکل حجم کار دستی عظیم است. هر تراکنش باید به‌دست وارد و تطبیق شود که زمان‌بر است. همچنین به‌راحتی می‌توانید خطاهای فرمولی یا تایپی ساکت ایجاد کنید بدون اینکه هیچ حفاظیه‌ای آن‌ها را بگیرد. همکاری و حفظ ردپای حسابرسی واضح بدون انضباط سخت‌گیرانه دشوار است.
• بهترین گزینه اگر… به دنبال شروع سریع و بدون زین‌پوش برای یک کسب‌وکار بسیار ساده هستید و به‌طور فوق‌العاده دقیق می‌باشید.

۲) Google Sheets​

نسل ابری Excel، Google Sheets همان عملکرد اصلی را با یک چرخش همکاری ارائه می‌دهد.

• مناسب برای: تیم‌هایی که به صفحات‌گسترده ساده و مشترک برای ردیابی درآمد و هزینه نیاز دارند.
• مزایا: پشتیبان‌گیری ابری داخلی و اشتراک‌گذاری بسیار ساده از مزایای اصلی هستند. می‌توانید از هر دستگاهی با مرورگر وب کار کنید، که برای تیم‌های در حال حرکت مناسب است.
• معایب: همان مشکلات اساسی Excel را دارد: کار دستی سنگین و ریسک بالای خطای کاربر. همچنین ممکن است با قالب‌ها و افزونه‌های مخصوص اکوسیستم مایکروسافت سازگاری نداشته باشد.
• بهترین گزینه اگر… تیم شما قبلاً از Google Workspace استفاده می‌کند و مایلید تعادل یک سیستم دستی را بپذیرید.

۳) QuickBooks Online​

برای دهه‌ها QuickBooks انتخاب پیش‌فرض کسب‌وکارهای کوچک برای نرم‌افزار حسابداری اختصاصی بوده است.

• مناسب برای: کسب‌وکارهای کوچک که تجربه «کلاسیک» نرم‌افزار SMB با اکوسیستم بزرگ یکپارچه‌سازی‌ها را می‌خواهند.
• مزایا: ویژگی اصلی آن فیدهای بانکی است که به‌صورت خودکار تراکنش‌ها را از حساب‌های بانکی و کارت‌های اعتباری شما می‌کشد و ورود دستی داده‌ها را به‌طرز چشمگیری کاهش می‌دهد. مجموعه گسترده‌ای از گزارش‌های مالی را به‌صورت پیش‌فرض ارائه می‌دهد و توسط جامعه بزرگی از حسابداران و توسعه‌دهندگان پشتیبانی می‌شود.
• معایب: اگرچه تراکنش‌ها به‌صورت خودکار وارد می‌شوند، سیستم همچنان نیاز به مرور هفتگی شما برای دسته‌بندی هزینه‌ها و تطبیق حساب‌ها دارد. رابط کاربری می‌تواند منحنی یادگیری تندی داشته باشد و هزینه‌ها با افزودن ویژگی‌ها افزایش می‌یابد. مهم‌ترین نکته این است که قفل‌سازی فروشنده ایجاد می‌کند و خروج از سیستم را دشوار می‌سازد.
• یادداشت‌ها و منابع: همان‌طور که QuickBooks تأکید می‌کند، فیدهای بانکی خودکار یک ویژگی اصلی هستند، اما همچنان مسئولیت بررسی و دسته‌بندی برای حفظ صحت دفاتر بر عهده شماست.

۴) Xero​

یک گزینه مدرن و محبوب برای QuickBooks، Xero قابلیت‌های مشابهی را با تمرکز بر طراحی تمیز و تجربه کاربری ارائه می‌دهد.

• مناسب برای: صاحبان کسب‌وکار که UI مدرن‌تری را ترجیح می‌دهند اما به همان قابلیت‌های اصلی QuickBooks Online نیاز دارند.
• مزایا: Xero نیز فیدهای بانکی قدرتمند و ابزارهای تطبیق پیشرفته دارد که مطابقت تراکنش‌ها را ساده می‌کند. طراحی تمیز آن توسط کاربران تحسین می‌شود و تعداد زیادی از حسابداران با این پلتفرم آشنا هستند.
• معایب: سطوح قیمت پایین‌تر ممکن است دارای شکاف‌های ویژگی (مانند محدودیت در فاکتورها یا صورتحساب‌ها) باشند که شما را به‌سوی برنامه‌های گران‌تر سوق می‌دهد و افزودنی‌ها هزینه کل را افزایش می‌دهند. همانند QBO، در نهایت کار نهایی دسته‌بندی و بررسی همچنان بر عهده شماست.
• یادداشت‌ها و منابع: طبق گفته Xero، فیدهای بانکی خودکار به هزاران مؤسسه مالی در سراسر جهان متصل می‌شوند تا جریان‌های کاری اصلی تطبیق را قدرت می‌بخشند.

۵) حسابرسان (CPAs)​

حسابرسان عمومی گواهی‌دار (CPA) متخصصان مالی بسیار آموزش‌دیده‌ای هستند که مشاوره استراتژیک، برنامه‌ریزی مالیاتی و خدمات انطباق ارائه می‌دهند.

• مناسب برای: استراتژی مالیاتی، مدیریت موقعیت‌های مالی پیچیده، انجام حسابرسی و دریافت مشاوره یک‌باره.
• مزایا: یک CPA خوب راهنمایی تخصصی در تصمیمات بحرانی مانند ساختار حقوقی، بهینه‌سازی مالیاتی و درمان‌های حسابداری پیچیده ارائه می‌دهد. نظارت آن‌ها ریسک شما را در موارد مالی حساس به‌طرز قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.
• معایب: استخدام یک شرکت CPA برای دفترداری روزانه برای اکثر کسب‌وکارهای کوچک هزینه‌بر است. برای مؤثر بودن، همچنان باید سوابق مالی منظم و به‌موقع را در اختیارشان بگذارید.
• تفاوت با کتابداران؟ به‌طور خلاصه، کتابداران تراکنش‌های تاریخی را ثبت و سازماندهی می‌کنند، در حالی که حسابرسان و CPAها تجزیه و تحلیل، گزارش و مشاوره بر پایه آن داده‌ها انجام می‌دهند. (Investopedia, Intuit)

۶) کتابداران سنتی​

یک کتابدار حرفه‌ای مسئول کارهای هفتگی یا ماهانه ثبت و تطبیق تراکنش‌های مالی شماست.

• مناسب برای: صاحبان کسب‌وکار که می‌خواهند شخصی اختصاصی به‌صورت هفتگی به دفترداری بپردازد.
• مزایا: نظارت انسانی به‌طور قابل‌توجهی خطاهای دسته‌بندی رایجی را که نرم‌افزار به تنهایی ممکن است از دست بدهد، کاهش می‌دهد. در پایان هر ماه، مجموعه‌ای تمیز از صورت‌های مالی را برای مرور شما تهیه می‌کند.
• معایب: این گزینه گران‌تر از نرم‌افزارهای DIY است؛ هزینه‌های ماهیانه معمولاً از صدها دلار شروع می‌شود. زمان تحویل گزارش‌ها و پاسخ‌ها به دسترس‌پذیری و فرآیند کتابدار شما بستگی دارد.
• چک واقعی: برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، ترکیب یک کتابدار عالی برای کارهای هفتگی و پشتیبانی دوره‌ای CPA برای مالیات و استراتژی ترکیبی پایدار و مؤثر است. (Pioneer Accounting Group)

۷) Beancount.io (حسابداری متنی ساده، سوپرشارژ)​

این رویکرد مدرن ترکیبی از کنترل صفحات‌گسترده، خودکارسازی نرم‌افزار و دقت حسابداری دوطرفه است.

• مناسب برای: توسعه‌دهندگان، متخصصان مالی و بنیان‌گذاران دقیق‌نظر که دقت، شفافیت و خودکارسازی بدون جعبه‌های سیاه می‌خواهند.
• چیست: Beancount.io پلتفرمی است مبتنی بر متدولوژی منبع باز Beancount. تمام دفتر کل مالی شما به‌صورت متن ساده قابل‌خواندن برای انسان ذخیره می‌شود و پلتفرم آن را به تحلیل لحظه‌ای، داشبوردهای میزبانی‌شده Fava و گردش‌کارهای کمکی هوش مصنوعی تبدیل می‌کند.
• چرا تیم‌ها آن را انتخاب می‌کنند:
  • قابل اسکریپت و حسابرسی: دفترهای خود را با Git نسخه‌کنترل کنید. هر تغییر می‌تواند در یک diff بازبینی شود، درست مثل کد.
  • رابط کاربری میزبانی‌شده Fava: به‌صورت آنی صورت‌های سود و زیان، ترازنامه و نمودارهای تعاملی را مستقیماً از دفتر متنی خود تولید کنید. نیازی به ساخت گزارش دستی نیست.
  • کمک هوش مصنوعی: دسته‌بندی تراکنش‌ها و شناسایی ناهنجاری‌ها را سرعت ببخشید در حالی که انسان‌ها برای تأیید نهایی در حلقه باقی می‌مانند.
  • قابلیت حمل واقعی: داده‌های اصلی شما یک فایل متنی ساده هستند. هر زمان می‌توانید آن را استخراج کنید. هیچ قفل‌سازی فروشنده‌ای وجود ندارد.
• معایب: اگر تا به‌حال از حسابداری دوطرفه در قالب متن ساده استفاده نکرده‌اید، منحنی یادگیری دارد. برای کسانی که به دقت مطلق و کنترل کامل نسبت به راحتی «دکمه‌ای» ارزش می‌دهند، مناسب‌ترین گزینه است.

به دنبال منبع باز خالص و میزبانی خودتان؟​

همیشه می‌توانید موتور منبع باز Beancount را روی دستگاه خود اجرا کنید و از Fava به‌عنوان رابط وب استفاده کنید. این بسیار قدرتمند و رایگان است، اما مسئولیت تنظیمات، پشتیبان‌گیری و یکپارچه‌سازی داده‌ها بر عهده شماست. Beancount.io همه این‌ها را برای شما مدیریت می‌کند.

مقایسه سریع (در یک نگاه)​

چگونه انتخاب کنیم​

• می‌خواهید حداکثر کنترل، قابلیت حسابرسی و گردش‌کارهای سطح توسعه‌دهنده داشته باشید؟ Beancount.io را انتخاب کنید. داشبوردهای میزبانی‌شده Fava، کمک هوش مصنوعی و آزادی متن ساده را دریافت می‌کنید.
• می‌خواهید کسی «فقط انجامش دهد»؟ یک کتابدار استخدام کنید و یک CPA برای مالیات و سؤالات استراتژیک در دسترس داشته باشید.
• در اکوسیستم نرم‌افزارهای سنتی SMB راحت هستید؟ QuickBooks یا Xero گزینه‌های مناسبی هستند—فقط زمان هفتگی برای مرور و تطبیق تراکنش‌ها را در نظر بگیرید.
• به‌دنبال آزمایش با بودجه محدود هستید؟ صفحات‌گسترده می‌توانند برای مدت کوتاهی کار کنند. آن‌ها را به‌عنوان یک پل به سمت سیستم واقعی در نظر بگیرید، نه مقصد نهایی.

چرا حسابداری متنی ساده در حال محبوب شدن است​

ابزارهای حسابداری متنی ساده (PTA) مانند Beancount به‌دلیل تأکید بر تولیدپذیری، کنترل نسخه و شفافیت در حال رشد هستند. این ارزش‌ها برای مهندسان، دانشمندان داده و متخصصان مالی بسیار جذاب است. اگر باور دارید دفاتر شرکت شما باید به‌مانند کد شما واضح و قابل‌بازبینی باشند، جای درستی آمده‌اید. (plaintextaccounting.org)

آماده‌اید دفتر خود را زنده ببینید؟​

یک فضای کاری رایگان Beancount.io راه‌اندازی کنید، یک نمونه کوچک از تراکنش‌های ماه گذشته را وارد کنید و داشبورد میزبانی‌شده Fava را باز کنید. به‌سرعت صورت سود و زیان و ترازنامه‌تان ظاهر می‌شود—سپس می‌توانید دسته‌بندی‌ها را با کمک هوش مصنوعی دقیق‌تر کنید.

صورت‌های مالی به جادوی ظاهر نمی‌شوند. آن‌ها محصول نهایی یک فرآیند ساختاریافته و قابل تکرار به نام دوره حسابداری هستند. در حالی که اصول جهانی‌اند، ابزارهایی که استفاده می‌کنید می‌توانند تجربه را به‌طرز چشمگیری تغییر دهند. این راهنما شما را در طول دوره حسابداری با تمرکز بر Beancount، ابزار قدرتمند حسابداری متنی، راهنمایی می‌کند.

خواهیم دید که رویکرد متنی‑اول Beancount چگونه گام‌های خسته‌کننده را حذف می‌کند، چه مواردی را باید خودکار کنید و کدام گزارش‌ها واضح‌ترین تصویر از سلامت مالی شما را ارائه می‌دهند. 🧑‍💻

TL;DR: جریان کار Beancount​

• Capture & Journal: هر تراکنش را به‌صورت یک پستینگ دوبل‑انتری تمیز در فایل متنی .beancount خود ثبت کنید.
• Validate & Reconcile: از ادعاهای balance برای تأیید تطابق دفتر کل با صورت‌حساب‌های بانکی استفاده کنید و bean-check را برای کشف خطاها اجرا کنید.
• Review: یک تراز آزمایشی بدون تنظیم برای بررسی سریع صحت داده‌ها تولید کنید.
• Adjust: ورودی‌های مربوط به تعهدات، تعویق‌ها، استهلاک و سایر موارد پایان دوره را پست کنید.
• Re-review: تراز آزمایشی تنظیم‌شده را بررسی کنید تا از صحت همه چیز اطمینان حاصل کنید.
• Publish & Close: صورت‌های سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی خود را تولید کنید. بسته‌بندی دفاتر در Beancount اختیاری است، زیرا گزارش‌ها به تاریخ حساس هستند.

این جریان می‌تواند به‌صورت زیر تجسم شود:

گام ۱: ثبت و ضبط تراکنش‌ها​

این گام پایه‌ای است. هر رویداد مالی — فروش، خرید، هزینه بانکی — باید ثبت شود. در Beancount این کار را با ایجاد تراکنش‌ها در یک فایل متنی ساده انجام می‌دهید که معمولاً نامش main.beancount است یا به‌صورت چندین فایل بر حسب سال سازماندهی می‌شود.

هر تراکنش باید قوانین حسابداری دوبل‑انتری را رعایت کند، به این معنی که مجموع تمام پستینگ‌ها باید صفر باشد. Beancount این را برای شما اعمال می‌کند.

2025-08-10 * "Walmart" "Purchase of office supplies"
  Expenses:Office:Supplies      45.67 USD
  Assets:Bank:Checking         -45.67 USD

• نکته حرفه‌ای: از برچسب‌هایی مثل #project-phoenix یا #client-acme برای افزودن ابعاد به داده‌ها استفاده کنید. این کار بعداً پرس‌و‌جو و گزارش‌گیری را به‌طرز فوق‌العاده‌ای انعطاف‌پذیر می‌کند.

بهداشت تطبیق ✅​

قوی‌ترین ویژگی برای اطمینان از دقت، ادعای توازن است. در پایان یک دوره (مثلاً پایان ماه) شما اعلام می‌کنید که موجودی یک حساب باید چه مقدار باشد.

2025-08-31 balance Assets:Bank:Checking  12345.67 USD

اگر مجموع تمام تراکنش‌های مؤثر بر Assets:Bank:Checking تا آن تاریخ برابر با 12345.67 USD نباشد، Beancount خطا می‌دهد. این دستور ساده دفتر کل شما را به سندی خودحسابرسی تبدیل می‌کند.

برای کسانی که داده‌های تاریخی را پس‌تکمیل می‌کنند، دستور pad می‌تواند به‌صورت خودکار یک تراکنش متعادل ایجاد کند تا موجودی‌های افتتاحیه با اولین ادعای شما مطابقت داشته باشد.

گام ۲: «پست به دفتر کل» (رایگان!)​

در سیستم‌های حسابداری سنتی ابتدا ورودی‌ها را در «دفتر روزنامه» می‌نویسید و سپس یک گام جداگانه «پست» این مقادیر را به «دفتر کل عمومی» کپی می‌کند.

با Beancount، فایل .beancount شما هم دفتر روزنامه است و هم دفتر کل. وقتی تراکنشی می‌نویسید و ذخیره می‌کنید، در واقع آن را پست کرده‌اید. گام جداگانه‌ای وجود ندارد. این مستقیم‌بودن مزیت اصلی حسابداری متنی است — آنچه می‌بینید همان چیزی است که دارید.

گام ۳: تهیه تراز آزمایشی بدون تنظیم​

قبل از انجام تنظیمات، نیاز به یک بررسی سریع «آیا همه چیز جمع می‌شود؟» دارید. تراز آزمایشی گزارشی ساده است که هر حساب و موجودی کل آن را فهرست می‌کند. مجموع کل بدهکارها باید برابر مجموع کل بستانکارها باشد.

می‌توانید این را با یک پرس‌و‌جوی ساده تولید کنید:

bean-query main.beancount \
  "SELECT account, sum(position) GROUP BY 1 ORDER BY 1"

یا برای رویکرد بصری‌تر، دفتر خود را در Fava (رابط وب Beancount) باز کنید و به گزارش «Trial Balance» بروید. به هر چیز غیرعادی نگاه کنید — حساب دارایی با موجودی بستانکار، یا هزینه‌ای با مقدار عجیب.

گام ۴: ثبت ورودی‌های تنظیمی​

ورودی‌های تنظیمی برای گزارش دقیق تحت مبنای تعهدی حسابداری حیاتی‌اند. آن‌ها اطمینان می‌دهند که درآمدها زمانی که کسب می‌شوند شناسایی شوند و هزینه‌ها زمانی که متحمل می‌شویم شناسایی شوند، صرف‌نظر از زمان دریافت یا پرداخت نقدی.

تنظیمات رایج شامل:

• تعهدات: ثبت درآمدی که کسب کرده‌اید اما هنوز فاکتور نشده است، یا هزینه‌ای که متحمل شده‌اید اما هنوز پرداخت نشده.
• تعویق‌ها: مدیریت پیش‌پرداخت‌ها. اگر مشتری برای یک سال خدمات پیش‌پرداخت کند، آن را به‌عنوان بدهی (Liabilities:UnearnedRevenue) ثبت می‌کنید و هر ماه ۱/۱۲ آن را به‌عنوان درآمد شناسایی می‌کنید.
• موارد غیرنقدی: ثبت مواردی مانند استهلاک دارایی‌ها.
• تصحیحات: رفع خطاها یا حساب کردن موارد از دست رفته در فیدهای بانکی، مثل پرداخت سود کوچک.

مثال: تعهد درآمد​

پروژه‌ای را در ۳۱ آگوست تمام کردید اما فاکتور را تا سپتامبر ارسال نمی‌کنید. برای شناسایی درآمد در دوره صحیح (آگوست) یک ورودی تنظیمی می‌نویسید:

2025-08-31 * "Accrue revenue for client project #1042"
  Assets:AccountsReceivable      3000.00 USD
  Income:Consulting             -3000.00 USD

مثال: ثبت استهلاک​

شرکت شما برنامه‌ای برای استهلاک دارایی‌ها دارد. در پایان دوره این هزینه را ثبت می‌کنید:

2025-12-31 * "Annual depreciation on computer equipment"
  Expenses:Depreciation                  4800.00 USD
  Assets:Fixed:AccumulatedDepreciation  -4800.00 USD

گام ۵: اجرای تراز آزمایشی تنظیم‌شده و اعتبارسنجی​

پس از ثبت ورودی‌های تنظیمی، دوباره گزارش تراز آزمایشی را اجرا کنید. این تراز آزمایشی تنظیم‌شده است. این مجموعه نهایی اعداد است که برای ساخت صورت‌های مالی استفاده می‌شود.

همچنین زمان مناسبی است برای اجرای بررسی داخلی Beancount:

bean-check main.beancount

این فرمان تمام سینتکس، قوانین توازن و ادعاها را بررسی می‌کند. اگر خروجی نداشته باشد، دفاتر شما از نظر مکانیکی سالم هستند.

گام ۶: انتشار صورت‌های مالی 📊​

این پاداش نهایی است. با استفاده از اعداد تراز آزمایشی تنظیم‌شده می‌توانید گزارش‌های کلیدی مالی را تولید کنید. ساده‌ترین راه استفاده از Fava است که گزارش‌های تعاملی و قابل کاوش را به‌صورت پیش‌فرض فراهم می‌کند.

• صورت سود و زیان (Profit & Loss): درآمدها و هزینه‌های شما را در یک دوره نشان می‌دهد و به سود خالص یا زیان خالص می‌رسد.
• ترازنامه: تصویر لحظه‌ای از آنچه دارید (دارایی‌ها) و آنچه بدهکارید (بدهی‌ها) به‌همراه ارزش خالص (سرمایه) در یک تاریخ خاص.
• صورت جریان نقدی: نقدینگی آغازین را با نقدینگی پایان مقایسه می‌کند و نشان می‌دهد پول از کجا آمده و به کجا رفته است.

برای گزارش‌های سفارشی می‌توانید از زبان پرس‌و‌جوی Beancount (BQL) استفاده کنید. در اینجا یک پرس‌و‌جو برای صورت سود و زیان ماهانه آورده شده است:

-- P&L for August 2025
SELECT account, sum(position)
WHERE account   '^(Income|Expenses)'
  AND date >= 2025-08-01 AND date <= 2025-08-31
GROUP BY account ORDER BY account;

گام ۷: بسته‌بندی دفاتر (اختیاری)​

در حسابداری سنتی، فرآیند «بسته شدن» شامل ایجاد ورودی‌های روزنامه برای صفر کردن تمام حساب‌های موقت (درآمد و هزینه) و انتقال سود خالص به حساب سرمایه‌ای به نام سود انباشته است. این کار حساب‌های موقت را برای سال بعد بازنشانی می‌کند.

در Beancount این گام معمولاً نیازی نیست. گزارش‌های Fava به تاریخ حساس هستند؛ اگر درخواست صورت سود و زیان ۲۰۲۵ را بدهید، فقط از داده‌های ۲۰۲۵ استفاده می‌کند. موجودی‌ها «ریخت» نمی‌شوند. اکثر کاربران به سادگی موجودی‌ها را همان‌جا می‌گذارند.

با این حال، اگر برای انطباق یا گزارش به سهامداران نیاز به بسته شدن رسمی داشته باشید، می‌توانید با یک تراکنش پایان سال کل درآمد و هزینه را به Equity:Retained-Earnings منتقل کنید.

چک‌لیست بسته‌بندی ماهانه عملی​

در اینجا یک چک‌لیست قابل تکرار برای بسته‌بندی دفاتر هر ماه با استفاده از Beancount آورده شده است.

• Capture: تمام تراکنش‌های بانکی و کارت‌اعتبار را وارد کنید. هر هزینه نقدی یا موارد خارج از باند را به‌صورت دستی وارد کنید.
• Reconcile: ادعاهای balance را برای تمام حساب‌های بانکی، کارت‌های اعتباری و حساب‌های وام اضافه کنید و با صورت‌حساب‌ها مطابقت دهید.
• Review: تراز آزمایشی بدون تنظیم را در Fava اسکن کنید. هر موجودی عجیب یا غیرمنتظره را بررسی کنید. فاکتورهای پرداخت‌نشده قدیمی (Assets:AccountsReceivable) یا صورتحساب‌های معوق (Liabilities:AccountsPayable) را بررسی کنید.
• Adjust: ورودی‌های مربوط به درآمد/هزینه تعهدی، درآمد تعویقی و هر تصحیح لازم را ثبت کنید.
• Validate: bean-check را اجرا کنید. تراز آزمایشی تنظیم‌شده نهایی را مرور کنید.
• Publish: صورت سود و زیان و ترازنامه را تولید کنید. آن‌ها را برای ذینفعان ارسال کنید یا برای سوابق خود ذخیره کنید.
• Wrap-up: در صورت نیاز به بسته شدن رسمی، ورودی بسته شدن را انجام دهید. یک نسخه از فایل‌های .beancount دوره را بایگانی کنید.

چرا Beancount برای دوره حسابداری می‌درخشد​

• شفافیت و قابلیت حسابرسی: دفتر کل شما یک فایل متنی است. می‌توانید از git برای کنترل نسخه تاریخچه مالی، مرور تغییرات با diff و همکاری با حسابدار خود در قالبی واضح و بدون ابهام استفاده کنید.
• کنترل کامل: نمودار حساب‌های خود را تعریف می‌کنید. در ساختار نرم‌افزارهای تجاری قفل نمی‌شوید. داده‌های شما برای همیشه در قالب باز و مال شماست.
• قدرت بی‌نظیر: ترکیب پرس‌و‌جوهای شبیه‑SQL (BQL) و رابط وب غنی (Fava) به شما قدرتی بی‌نظیر برای برش، خرد کردن و درک داده‌های مالی می‌دهد.

قطعه‌های کپی‑پست برای شروع​

نمودار ساده حساب‌ها:

option "title" "My Personal Ledger"
option "operating_currency" "USD"

;; --- Accounts ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking
1970-01-01 open Assets:AccountsReceivable
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard
1970-01-01 open Liabilities:UnearnedRevenue
1970-01-01 open Equity:Owner:Capital
1970-01-01 open Equity:Retained-Earnings
1970-01-01 open Income:Consulting
1970-01-01 open Expenses:Office:Supplies
1970-01-01 open Expenses:Software
1970-01-01 open Expenses:Depreciation

پرس‌و‌جوی مفید BQL:

-- Find all customers with an outstanding balance
SELECT payee, sum(position)
WHERE account = 'Assets:AccountsReceivable'
GROUP BY payee
HAVING sum(position) > 0
ORDER BY sum(position) DESC;

با نگاشت دوره حسابداری بی‌زمان به ابزارهای مدرن متنی Beancount، سیستمی قوی، شفاف و ماندگار به دست می‌آورید. حسابداری خوشایند!

ما هیجان‌زده‌ایم که به‌روزرسانی بزرگی را در اکوسیستم Beancount.io اعلام کنیم: یکپارچه‌سازی رسمی beancount-dashboard. این ویژگی قدرتمند مجموعه‌ای از تجسم‌های غنی و تعاملی را مستقیماً به Fava می‌آورد و به شما امکان می‌دهد داستان مالی‌تان را به‌صورت واضح، جذاب و قابل اقدام ببینید.

beancount-dashboard چیست؟​

beancount-dashboard افزونه‌ای منبع باز برای Fava، رابط وب Beancount است. این افزونه داده‌های مالی متنی ساده شما را به داشبوردهای پویا و بینش‌دار تبدیل می‌کند و درک سلامت مالی و اتخاذ تصمیمات آگاهانه را آسان‌تر از همیشه می‌سازد.

این افزونه مجموعه‌ای گسترده از تجسم‌های قدرتمند ارائه می‌دهد:

• 📊 نمای کلی دارایی‌ها: ثروت خود را با نمودار خطی ارزش خالص پیگیری کنید، عملکرد را با ردیابی پرتفوی دقیق بررسی کنید و توزیع دارایی‌ها را با نمودارهای دایره‌ای تخصیص دارایی به تصویر بکشید.
• 💰 تحلیل درآمد و هزینه: جریان نقدی خود را با دقت درک کنید. متوسط‌های ماهانه را تجزیه و تحلیل کنید، هزینه‌ها را بر حسب دسته‌بندی تقسیم کنید و ببینید عادات شما در تحلیل سال به سال چگونه تغییر کرده‌اند.
• ✈️ مدیریت هزینه‌های سفر: هزینه‌های سالانه سفر را ردیابی کنید و الگوهای هزینه بر حسب مقصد را تجزیه و تحلیل کنید تا برای سفرهای آینده بودجه‌بندی مؤثرتری داشته باشید.
• 🔄 نمودارهای سنکی: جریان پول خود را با نمودارهای تعاملی که نشان می‌دهند وجوه بین منابع درآمد، حساب‌ها و دسته‌های هزینه چگونه جابجا می‌شوند، به تصویر بکشید.
• 📈 پیش‌بینی‌های مالی: با استفاده از داده‌های تاریخی خود، اهداف تعیین کنید و مسیر مالی آینده‌تان را پیش‌بینی کنید.

چرا beancount-dashboard را یکپارچه کردیم​

این یکپارچه‌سازی برای جامعه Beancount تحول‌آفرین است و چهار مزیت کلیدی دارد:

1. تجربه کاربری بهبود یافته​

Beancount بر پایه حسابداری دوطرفه مستحکم ساخته شده است، اما داده‌های خام می‌توانند طاقت‌فرسا باشند. افزونه beancount-dashboard دفترکل‌های پیچیده را به تجسم‌های بصری شهودی تبدیل می‌کند و مدیریت مالی را برای همه دسترس‌پذیر و جذاب می‌سازد.

2. تصمیم‌گیری مالی هوشمندتر​

داشبوردهای بصری به شما امکان می‌دهند انتخاب‌های مالی هوشمندانه‌تری انجام دهید. آن‌ها به شما کمک می‌کنند روندها را شناسایی کنید، بودجه‌ها را بهینه‌سازی کنید، اهداف را ردیابی کنید و با اطمینان برنامه‌ریزی کنید، همه در قالبی آسان‌فهم.

3. تحلیل‌های سطح حرفه‌ای​

این یکپارچه‌سازی قدرت تحلیلی سطح سازمانی را در دستان شما می‌گذارد. با بهره‌گیری از Apache ECharts، داشبوردها نمودارهای تعاملی، نماهای سفارشی و به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای که آخرین تراکنش‌های شما را منعکس می‌کند، ارائه می‌دهند. طراحی واکنش‌گرا آن تجربه‌ای یک‌پارچه را در هر دستگاهی تضمین می‌کند.

4. برتری منبع باز​

هر دو Beancount و beancount-dashboard به اصول منبع باز پایبند هستند. این به این معنی است که شما شفافیت کامل در نحوه‌ٔ پردازش داده‌هایتان دارید، حریم خصوصی شما حفظ می‌شود (چون داده‌ها روی زیرساخت خودتان می‌مانند) و از جامعه فعال و نوآور پشتیبانی می‌کنید.

مزایای دنیای واقعی​

این یکپارچه‌سازی مزایای فوری و ملموسی برای کاربران مختلف به ارمغان می‌آورد:

برای مدیریت مالی شخصی:​

• بودجه‌بندی: دقیقاً ببینید هر ماه پول شما به کجا می‌رود.
• اهداف پس‌انداز: پیشرفت خود را نسبت به صندوق اضطراری، تعطیلات یا بازنشستگی به تصویر بکشید.
• نظارت بر سرمایه‌گذاری: عملکرد پرتفوی و تخصیص دارایی‌هایتان را به‌دقت زیر نظر داشته باشید.

برای کسب‌وکارهای کوچک:​

• مدیریت جریان نقدی: نقدینگی کسب‌وکار را ردیابی کنید و الگوهای جریان نقدی را درک کنید.
• تحلیل هزینه‌ها: هزینه‌های کسب‌وکار را بر حسب بخش، پروژه یا فروشنده تجزیه و تحلیل کنید.
• برنامه‌ریزی مالی: از داده‌های تاریخی برای بودجه‌بندی و پیش‌بینی دقیق‌تر استفاده کنید.

برای مشاوران مالی:​

• ارائه به مشتریان: گزارش‌های مالی حرفه‌ای و آسان‌فهم ایجاد کنید.
• تحلیل پرتفوی: تخصیص دارایی و ردیابی عملکرد را به‌صورت جامع انجام دهید.
• انطباق: سوابق دقیق و دسترس‌پذیری برای حسابرسی و گزارش‌دهی نگه دارید.

آماده‌اید تا زندگی مالی‌تان را تحول بخشید؟​

سفر شما به سمت مدیریت بهتر مالی همین حالا آغاز می‌شود. با قدرت beancount-dashboard تمام ابزارهای لازم برای کنترل مالی‌تان در دسترس است.

1. به beancount.io مراجعه کنید
2. حساب رایگان خود را ایجاد کنید تا به اکوسیستم کامل Beancount دسترسی پیدا کنید.
3. به هزاران کاربری بپیوندید که هم‌اکنون با اطمینان مالی خود را مدیریت می‌کنند.

بازخورد شما برای ما ارزشمند است​

بینش‌های شما در بهبود مستمر پلتفرم‌مان نقش کلیدی دارد. با به اشتراک‌گذاری داستان‌های موفقیت داشبورد، درخواست ویژگی و هر گزارش خطایی که با آن مواجه می‌شوید، به ما کمک کنید. می‌توانید از طریق انجمن‌های جامعه، مسائل GitHub یا شبکه‌های اجتماعی با تیم Beancount.io در ارتباط باشید.

به جامعه‌ای پویا بپیوندید​

با دیگر کاربران Beancount ارتباط برقرار کنید تا پیکربندی‌های داشبورد را به اشتراک بگذارید، از کارشناسان یاد بگیرید و دانش خود را به‌اشتراک بگذارید. از ویژگی‌های جدید مطلع شوید و به شکل‌گیری آیندهٔ مدیریت مالی کمک کنید.

این یکپارچه‌سازی گامی مهم به جلوست. با ترکیب موتور حسابداری قدرتمند Beancount و تجسم‌های بصری beancount-dashboard، ما تحلیلات سطح سازمانی را در بسته‌ای منبع باز، متمرکز بر حریم خصوصی ارائه می‌دهیم.

آماده‌اید تا ردیابی مالی‌تان را متحول کنید؟ همین امروز در beancount.io ثبت‌نام کنید، قدرت beancount-dashboard را تجربه کنید و به ما در ساختن آیندهٔ مدیریت مالی کمک کنید!

اگر کسب‌وکاری دارید که به مشتریان فاکتور می‌فرستد، به روشی کاملاً قابل اعتماد برای پیگیری اینکه چه کسی به شما بدهکار است نیاز دارید. اینجا است که حساب‌های دریافتنی (AR) وارد می‌شود. این فقط یک عدد در گزارش نیست؛ این خون جریان نقدی شماست.

این راهنما به شما می‌گوید حساب‌های دریافتنی چیست، چرا مهم است و چگونه می‌توانید با دقت و شفافیت با استفاده از سیستم حسابداری متنی ساده Beancount آن را مدیریت کنید.

TL;DR​

حساب‌های دریافتنی (AR) پولی است که مشتریان برای کالاها یا خدماتی که قبلاً تحویل داده‌اید، به شما بدهکارند. این یک دارایی جاری در ترازنامه شماست، در حسابداری تعهدی مرکزی است و عامل کلیدی جریان نقدی کسب‌وکار شماست. می‌توانید AR را به‌صورت تمیز در Beancount با استفاده از حساب‌های فرعی مشتری، لینک‌کردن فاکتورها به پرداخت‌ها با ^links و اجرای چند پرس‌وجوی ساده پیگیری کنید. برای اندازه‌گیری سرعت وصول، می‌توانید نسبت گردش AR و روزهای فروش معوق (DSO) را محاسبه کنید. برای مدیریت ریسک، می‌توانید از ذخیره‌سازی برای حساب‌های مشکوک استفاده کنید.

حساب‌های دریافتنی چیست؟​

تعریف
حساب‌های دریافتنی نمایانگر مانده پولی است که مشتریان برای کالاها یا خدمات تحویل‌داده‌شده ولی هنوز پرداخت نشده به شرکت شما بدهکارند. تحت حسابداری تعهدی، این درآمد را زمانی که کسب می‌کنید شناسایی می‌کنید، نه زمانی که نقدینگی دریافت می‌کنید. در نتیجه، AR به‌عنوان یک دارایی جاری در ترازنامه شرکت شما ظاهر می‌شود.

چرا مهم است
مدیریت مؤثر AR برای حفظ نقدینگی سالم حیاتی است. هرچه سریع‌تر فاکتورهای خود را وصول کنید، دوره تبدیل نقدینگی شما کوتاه‌تر می‌شود — زمان لازم برای تبدیل سرمایه‌گذاری‌های موجودی و سایر منابع به نقد. با نظارت بر معیارهایی مانند نسبت گردش AR و DSO می‌توانید تصویر واضحی از کارایی وصول خود به‌دست آورید و برای بهبود آن اقدام کنید.

حساب‌های دریافتنی در مقابل حساب‌های پرداختنی (مروری یک‌خطی)

• AR = پولی که به شما بدهکار است (یک دارایی است).
• AP = پولی که شما به دیگران بدهکارید (یک بدهی است).

جریان حساب‌های دریافتنی در حسابداری دوطرفه​

به‌صورت مفهومی، چرخه یک دریافتنی این مراحل را دنبال می‌کند:

1. صدور فاکتور (فروش اعتباری): وقتی فاکتور می‌فرستید، دارایی‌های خود (به‌ویژه حساب‌های دریافتنی) را افزایش می‌دهید و درآمد کسب‌شده را شناسایی می‌کنید.
2. دریافت نقدینگی: وقتی مشتری پرداخت می‌کند، یک دارایی (Assets:Bank) را افزایش می‌دهید و دارایی دیگر (Assets:AR) را کاهش می‌دهید. اثر خالص بر کل دارایی‌ها صفر است، اما موقعیت نقدی شما بهبود می‌یابد.
3. تخفیف یا اعتبار: اگر تخفیف پیش‌پرداختی ارائه دهید یا برگه اعتبار صادر کنید، مانده AR مشتری را کاهش می‌دهید و آن را با هزینه تخفیف یا کاهش درآمد (کنترا‑درآمد) جبران می‌کنید.
4. بدی‌های مشکوک: متأسفانه همه فاکتورها پرداخت نمی‌شوند. برای حساب کردن این موارد می‌توانید یک ذخیره‌سازی برای حساب‌های مشکوک (یک کنترا‑دارایی که ارزش AR را کاهش می‌دهد) و هزینه بدی مشکوک مربوطه را شناسایی کنید. سپس می‌توانید فاکتور خاصی را که غیرقابل وصول است نسبت به این ذخیره‌سازی حذف کنید.

مدل‌سازی AR در Beancount​

Beancount یک سیستم حسابداری متنی، دوطرفه است که به‌طور کامل برای پیگیری AR مناسب است. استفاده از tags (که با # شروع می‌شوند)، links (که با ^ شروع می‌شوند) و زبان پرس‌وجوی شبیه‑SQL (bean-query) تمام فرآیند AR شما را شفاف، قابل حسابرسی و اسکریپت‌پذیر می‌کند.

ساختار پیشنهادی حساب‌ها​

یک نمودار حساب‌های تمیز پایه و اساس است. در اینجا ساختار پیشنهادی آورده شده است:

Assets:AR
Assets:AR:Clients:<Name>
Assets:AR:Allowance            ; یک حساب کنترا‑دارایی

Income:Sales
Income:Contra:SalesDiscounts   ; جایگزینی برای حساب هزینه

Expenses:SalesDiscounts
Expenses:BadDebt

1. ثبت فروش اعتباری (صدور فاکتور)​

وقتی فاکتور به مشتری می‌فرستید، آن را در دفتر کل ثبت می‌کنید.

2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar #client:acme
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

• لینک ^INV-2025-045 یک شناسهٔ یکتاست که این فاکتور را به پرداخت(های) آینده‌اش متصل می‌کند.
• متادیتای document: به Fava (رابط وب Beancount) امکان می‌دهد لینک کلیکی مستقیم به فایل PDF فاکتور ارائه دهد.

2. ثبت پرداخت کامل​

وقتی Acme Co. فاکتور را به‌صورت کامل پرداخت کرد، مانده دریافتنی آن‌ها را پاک می‌کنید.

2025-07-25 * "Acme Co." "Payment for INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

استفاده از همان لینک ^INV-2025-045 ردپای حسابرسی واضحی بین فاکتور و پرداخت ایجاد می‌کند.

3. مدیریت پرداخت‌های جزئی​

اگر مشتری پرداخت جزئی انجام دهد، روند همان است. لینک همه چیز را به‌هم متصل می‌کند.

2025-07-20 * "Acme Co." "Partial payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                 400.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           -400.00 USD

یک پرس‌وجو روی ^INV-2025-045 فاکتور اصلی ۱۲۰۰ دلاری و این پرداخت ۴۰۰ دلاری را نشان می‌دهد و ماندهٔ ۸۰۰ دلاری را باقی می‌گذارد.

4. مدیریت تخفیف پیش‌پرداخت​

فرض کنید برای فاکتور ۱۰۰۰ دلاری، در صورت پرداخت زودهنگام ۲٪ تخفیف بدهید.

2025-07-10 * "Acme Co." "2% early-payment discount on INV-2025-046" ^INV-2025-046 #ar
  Assets:Bank:Checking                 980.00 USD
  Expenses:SalesDiscounts               20.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1000.00 USD

در اینجا دریافتنی کامل ۱۰۰۰ دلاری پاک می‌شود، ۹۸۰ دلار نقد دریافت می‌شود و ۲۰ دلار تخفیف به‌عنوان هزینه ثبت می‌شود. نکته: بسیاری از دفاتر تخفیف‌های فروش را به‌جای هزینه، به‌عنوان کنترا‑درآمد ثبت می‌کنند. استفاده از حساب هزینه برای دفاتر کوچک‌تر ساده‌تر است. مهم این است که یک روش را انتخاب کنید و به‌صورت یکنواخت از آن استفاده کنید.

5. افزودن مالیات بر فروش به فاکتورها​

اگر مالیات بر فروش جمع‌آوری می‌کنید، آن را به‌عنوان بدهی در زمان صدور فاکتور ثبت می‌کنید.

2025-07-01 * "Acme Co." "INV-2025-047 · Hardware + tax" ^INV-2025-047 #ar
  invoice: "2025-047"
  due: "2025-07-31"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1100.00 USD
  Income:Sales                       -1000.00 USD
  Liabilities:Tax:Sales               -100.00 USD

در اینجا ۱۱۰۰ دلار فاکتور شده، ۱۰۰۰ دلار درآمد شناسایی می‌شود و ۱۰۰ دلار به‌عنوان بدهی مالیاتی به مقامات مالیاتی ثبت می‌شود.

6. مدیریت بدی‌های مشکوک (روش ذخیره‌سازی)​

روش ذخیره‌سازی تحت استانداردهای GAAP ترجیح داده می‌شود زیرا هزینه‌ها را بهتر با درآمدها مطابقت می‌دهد.

مرحله ۱: برآورد و ایجاد ذخیره (مثلاً در پایان سال)
بر پایه داده‌های تاریخی، درصدی از دریافتنی‌ها را که ممکن است غیرقابل وصول باشد، برآورد می‌کنید.

2025-12-31 * "Allowance for doubtful accounts (2% of AR)"
  Expenses:BadDebt                     300.00 USD
  Assets:AR:Allowance                 -300.00 USD

این یک حساب کنترا‑دارایی (Assets:AR:Allowance) ایجاد می‌کند که ارزش کل دریافتنی‌های شما را کاهش می‌دهد.

مرحله ۲: حذف یک فاکتور خاص غیرقابل وصول
وقتی مطمئن شدید فاکتوری پرداخت نخواهد شد، آن را نسبت به ذخیره‌سازی حذف می‌کنید.

2026-03-05 * "Write-off INV-2025-049 for Insolvent Client" ^INV-2025-049 #ar
  Assets:AR:Allowance                 1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Insolvent-Client -1200.00 USD

دقت کنید این تراکنش هزینه‌ای اضافه نمی‌کند؛ هزینه قبلاً هنگام ایجاد ذخیره‌سازی شناسایی شده بود.

گزارش‌گیری حداقل و پرس‌وجوها​

می‌توانید با استفاده از Fava یا bean-query snapshots سریع از AR خود بگیرید.

دریافتنی‌های باز بر حسب مشتری

SELECT account, SUM(position)
WHERE account   '^Assets:AR'
GROUP BY account
ORDER BY account;

دفتر روزنامهٔ فعالیت‌های AR برای یک بازهٔ زمانی

JOURNAL
WHERE account   '^Assets:AR'
  AND date >= 2025-07-01 AND date < 2025-08-01;

معیارهای کلیدی AR (با فرمول‌های سریع)​

برای این نسبت‌ها، رویکرد عملی این است که از bean-query اعداد لازم (فروش‌های اعتباری دوره، مانده‌های ابتدایی/پایانی AR) استخراج کنید و سپس محاسبه‌ها را در یک صفحه‌گسترده یا اسکریپت انجام دهید. این کار دفتر کل شما را تمیز نگه می‌دارد و ریاضیات را شفاف می‌کند.

نسبت گردش AR​

این نشان می‌دهد در هر دوره چند بار کسب‌وکار شما متوسط دریافتنی‌هایش را جمع‌آوری می‌کند. هرچه بالاتر بهتر.

$AR\\ Turnover = \\frac{Net\\ Credit\\ Sales}{Average\\ AR}$

DSO (روزهای فروش معوق)​

می‌گوید به‌طور متوسط چند روز طول می‌کشد تا پس از فروش، پرداخت دریافت شود. هرچه کمتر بهتر.

$DSO = (\\frac{Accounts\\ Receivable}{Total\\ Credit\\ Sales}) \\times Number\\ of\\ Days$

این دو معیار نشان می‌دهند چقدر به‌صورت مؤثر فاکتورها را به نقد تبدیل می‌کنید.

فایل شروع سادهٔ Beancount (کپی/پیست)​

; --- Accounts ---------------------------------------------------------------
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking           USD
1970-01-01 open Assets:AR
1970-01-01 open Assets:AR:Clients:Acme-Co
1970-01-01 open Assets:AR:Allowance
1970-01-01 open Income:Sales
1970-01-01 open Expenses:SalesDiscounts
1970-01-01 open Expenses:BadDebt
1970-01-01 open Liabilities:Tax:Sales          USD
; ---------------------------------------------------------------------------

; مثال فاکتور
2025-07-01 * "Acme Co." "Invoice 2025-045 · Web design" ^INV-2025-045 #ar
  invoice: "2025-045"
  due: "2025-07-31"
  document: "/invoices/2025/INV-2025-045.pdf"
  Assets:AR:Clients:Acme-Co           1200.00 USD
  Income:Sales                       -1200.00 USD

; دریافت پرداخت
2025-07-25 * "Acme Co." "Payment INV-2025-045" ^INV-2025-045 #ar
  Assets:Bank:Checking                1200.00 USD
  Assets:AR:Clients:Acme-Co          -1200.00 USD

نکات عملی برای حفظ سلامت AR​

• شرایط واضح تعیین کنید: تاریخ سررسید، سیاست‌های جریمهٔ دیرکرد و هر گونه تخفیف پیش‌پرداخت را در هر فاکتور بگنجانید.
• همه چیز را لینک کنید: از الگوی یکنواخت ^INV-... برای اتصال فاکتورها، پرداخت‌ها و برگه‌های اعتبار استفاده کنید تا ردپای حسابرسی واضحی داشته باشید.
• اسناد را پیوست کنید: از متادیتای document: برای لینک مستقیم به PDF فاکتورها، سفارش خریدها و قراردادها بهره ببرید.
• ماهانه بازبینی کنید: گزارش باز AR خود را حداقل یک بار در ماه بررسی کنید و پیگیری فاکتورهای معوق را انجام دهید. روندهای AR Turnover و DSO را زیر نظر داشته باشید تا مشکلات را زود تشخیص دهید.

منابع بیشتر (منابع استفاده‌شده)​

• Investopedia دربارهٔ مبانی AR و DSO
• مستندات Beancount برای سینتکس، لینک‌ها/برچسب‌ها و زبان پرس‌وجو
• Lumen Learning دربارهٔ روش‌های ذخیره‌سازی در مقابل حذف مستقیم

انتخاب نهاد تجاری مناسب یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که یک بنیان‌گذار می‌گیرد. این تصمیم بر مالیات شما، توانایی شما برای جمع‌آوری پول و حجم کار اداری شما تأثیر می‌گذارد. دو مورد از رایج‌ترین ساختارها برای مشاغل ثبت شده، شرکت C و شرکت S هستند. تفاوت چیست و کدام یک برای شما مناسب است؟

خلاصه​

شرکت‌های C در سطح شرکت مشمول مالیات می‌شوند و سهامداران دوباره هنگام دریافت سود سهام مشمول مالیات می‌شوند - سیستمی که به عنوان مالیات مضاعف شناخته می‌شود. شرکت‌های S نهادهای «گذر» هستند، به این معنی که سود فقط یک بار در اظهارنامه مالیاتی شخصی مالکان مشمول مالیات می‌شود، اما محدودیت‌های مالکیتی سختگیرانه‌ای دارند. اگر قصد دارید سرمایه‌گذاری مجدد زیادی انجام دهید و سرمایه خطرپذیر جذب کنید، شرکت C اغلب انتخاب تمیزتر و مقیاس‌پذیرتری است. اگر یک کسب‌وکار سودآور و تحت مالکیت هستید و می‌خواهید در حالی که حقوق معقولی به خودتان پرداخت می‌کنید، وجه نقد توزیع کنید، شرکت S می‌تواند به طور قابل توجهی صورتحساب مالیاتی شما را کاهش دهد.

در هر صورت، Beancount.io ساخته شده است تا دفاتر شما را با ورودی‌های متنی ساده، قابل حسابرسی و صورت‌های مالی آماده برای صادرات که زمان مالیات را آسان می‌کند، تمیز نگه دارد.

مقایسه سریع​

توجه: مالیات بر درآمد شرکت‌های فدرال ۲۱٪ ثابت است. با این حال، قوانین ایالتی برای هر دو شرکت C و S بسیار متفاوت است. همیشه نحوه برخورد مالیاتی را در ایالت ثبت و فعالیت خود تأیید کنید.

شرکت C چیست؟​

شرکت C ساختار شرکتی استاندارد و پیش‌فرض در ایالات متحده است. وقتی اساسنامه را در یک ایالت ثبت می‌کنید، مگر اینکه خلاف آن را انتخاب کنید، یک شرکت C ایجاد می‌کنید. این ساختار محافظت از مسئولیت محدود را برای مالکان (سهامداران) خود فراهم می‌کند، مستلزم حاکمیت رسمی (هیئت مدیره، افسران، اساسنامه) است و یک نهاد حقوقی ایجاد می‌کند که سرمایه‌گذاران و بانک‌ها آن را می‌شناسند و درک می‌کنند.

نحوه مالیات شرکت‌های C​

شرکت‌های C هویت مالیاتی متمایزی دارند. آنها اظهارنامه مالیاتی شرکتی خود، فرم IRS ۱۱۲۰ را ثبت می‌کنند و در سطح شرکت بر درآمد خالص خود مالیات می‌پردازند. اگر شرکت پس از کسر مالیات، سود خود را به شکل سود سهام به سهامداران توزیع کند، آن سهامداران باید درآمد سود سهام را در اظهارنامه‌های مالیاتی شخصی خود گزارش دهند و دوباره بر روی آن مالیات بپردازند. این «مالیات مضاعف» است که شرکت‌های C به آن معروف هستند.

چرا یک شرکت C را انتخاب کنیم؟​

• جمع‌آوری سرمایه و سهام: این بزرگترین جذابیت برای استارت‌آپ‌ها است. شرکت‌های C می‌توانند چندین کلاس سهام (به عنوان مثال، عادی و ممتاز) صادر کنند، که برای معاملات سرمایه خطرپذیر ضروری است. ساختاردهی استخرهای آپشن، SAFEها و یادداشت‌های قابل تبدیل ساده است.
• سرمایه‌گذاری مجدد: اگر قصد دارید تمام سود خود را دوباره برای رشد کسب‌وکار سرمایه‌گذاری کنید، می‌توانید با عدم پرداخت سود سهام از لایه دوم مالیات اجتناب کنید. سود یک بار با نرخ شرکت مشمول مالیات می‌شود و در شرکت باقی می‌ماند.
• سیگنالینگ: خوب یا بد، ثبت شرکت به عنوان یک شرکت C دلاور به سرمایه‌گذاران نشان می‌دهد که شما قصد دارید یک شرکت در مقیاس خطرپذیر بسازید.

معایب شرکت C​

• مالیات مضاعف: عیب اصلی. اگر قصد دارید به طور منظم سود توزیع کنید، دو بار برای یک دلار مالیات خواهید پرداخت.
• بار اداری: شرکت‌های C الزامات انطباق بیشتری دارند، از جمله برگزاری جلسات هیئت مدیره، نگهداری صورتجلسات شرکت و رسیدگی به پرونده‌های پیچیده‌تر ایالتی و فدرال.
• کسرهای محدود: کسرها و اعتبارهای مالیاتی خاصی که برای افراد یا نهادهای گذر در دسترس هستند، در سطح شرکت در دسترس نیستند.

شرکت S چیست؟​

شرکت S نوع متفاوتی از نهاد حقوقی نیست، بلکه یک انتخاب مالیاتی خاص است که با IRS انجام می‌شود. یک شرکت داخلی (یا یک LLC که انتخاب می‌کند به عنوان یک شرکت مشمول مالیات شود) می‌تواند برای تبدیل شدن به یک شرکت S درخواست دهد، که به آن اجازه می‌دهد برای اهداف مالیاتی فدرال به عنوان یک نهاد گذر در نظر گرفته شود.

خلاصه واجد شرایط بودن​

برای واجد شرایط بودن و حفظ وضعیت شرکت S، یک شرکت باید معیارهای سختگیرانه‌ای را رعایت کند:

• بیش از ۱۰۰ سهامدار نداشته باشد.
• همه سهامداران باید افراد آمریکایی، برخی از تراست‌ها یا املاک باشند. هیچ شرکت، مشارکت یا بیگانه غیرمقیم نمی‌تواند سهامدار باشد.
• از نظر اقتصادی فقط یک کلاس سهام داشته باشد. (تفاوت در حقوق رأی مجاز است، اما همه سهام باید از حقوق یکسانی برای سود و دارایی برخوردار باشند).
• یک شرکت فاقد صلاحیت، مانند بانک یا شرکت بیمه نباشد.
• شما باید فرم ۲۵۵۳ را به موقع ثبت کنید. برای یک کسب‌وکار موجود، این به طور کلی تا پانزدهمین روز از ماه سوم سال مالیاتی (۱۵ مارس برای یک کسب‌وکار با سال تقویمی) است.

چرا یک شرکت S را انتخاب کنیم؟​

• لایه واحد مالیات: سود و زیان مستقیماً از طریق کسب‌وکار به اظهارنامه‌های مالیاتی شخصی مالکان «عبور» می‌کند، که از طریق Schedule K-1 گزارش می‌شود. خود شرکت مالیات بر درآمد فدرال نمی‌پردازد.
• صرفه‌جویی در مالیات خوداشتغالی: این یک مزیت کلیدی است. کارمندان-مالک باید حقوق «معقول» به خود بپردازند، که مشمول مالیات FICA (تأمین اجتماعی و مدیکر) است. با این حال، هرگونه سود اضافی می‌تواند به عنوان توزیع پرداخت شود، که مشمول مالیات خوداشتغالی نیست.

معایب شرکت S​

• قوانین سختگیرانه: محدودیت‌های مالکیت سفت و سخت هستند. نقض تصادفی یکی (به عنوان مثال، فروش سهام به یک سهامدار فاقد صلاحیت) می‌تواند منجر به «فسخ ناخواسته» وضعیت شرکت S شود، که می‌تواند پیامدهای مالیاتی نامرتبی داشته باشد.
• بررسی «جبران معقول»: IRS به این موضوع توجه زیادی دارد که آیا حقوق پرداخت شده به کارمندان-مالک معقول است یا خیر. پرداخت حقوق مصنوعی پایین به خودتان برای به حداکثر رساندن توزیع معاف از مالیات، یک پرچم قرمز بزرگ برای حسابرسی است.
• متغیر بودن ایالت: همه ایالت‌ها انتخاب شرکت S را به رسمیت نمی‌شناسند. برخی از آنها شرکت‌های S را طوری مالیات می‌دهند که گویی شرکت‌های C هستند، یا ممکن است مالیات سطح نهاد جداگانه‌ای را اعمال کنند که تا حدی مزایای مالیات فدرال را نفی می‌کند.

کدام را باید انتخاب کنید؟​

این تصمیم به اهداف شما برای مالکیت، تأمین مالی و جریان نقدی بستگی دارد.

اگر انتظار دارید موارد زیر را انجام دهید، یک شرکت C را در نظر بگیرید:

• به دنبال سرمایه‌گذاری نهادی از سرمایه‌گذاران خطرپذیر باشید.
• کلاس‌های مختلف سهام را برای بنیان‌گذاران و سرمایه‌گذاران ایجاد کنید (به عنوان مثال، سهام ممتاز).
• از ابزارهای حقوق صاحبان سهام پیچیده مانند SAFE یا یادداشت‌های قابل تبدیل استفاده کنید.
• مالکان غیرآمریکایی، چه در حال حاضر و چه در آینده نزدیک داشته باشید.
• قبل از برداشت وجه نقد قابل توجه از کسب‌وکار، سود را برای چندین سال دوباره سرمایه‌گذاری کنید.

اگر موارد زیر را دارید، یک شرکت S را در نظر بگیرید:

• ۱۰۰٪ متعلق به افراد آمریکایی هستید که معیارها را دارند.
• در حال حاضر سودآور هستید و می‌خواهید وجه نقد را به طور مؤثر به مالکان توزیع کنید.
• می‌توانید با اطمینان حقوق و دستمزد را اجرا کنید و به مالکان-اپراتورها حقوق قابل دفاع و با نرخ بازار بپردازید.
• برای انواع مختلف مالکان به کلاس‌های حقوق صاحبان سهام پیچیده نیاز ندارید.

اگر مطمئن نیستید، بسیاری از مشاغل به عنوان یک شرکت C دلاور شروع به کار می‌کنند تا حداکثر انعطاف‌پذیری را حفظ کنند. اگر سودآوری و ساختار مالکیت شما آن را سودمند کند، می‌توانید بعداً انتخاب شرکت S را ارزیابی کنید.

Beancount.io: چگونه دفاتر شما متفاوت است (با مثال)​

چه یک شرکت C یا S را انتخاب کنید، دفتر کل متنی ساده Beancount.io جریان پول را برای مالیات و حقوق صاحبان سهام صریح و قابل حسابرسی می‌کند. در اینجا چند مثال وجود دارد که تفاوت‌های کلیدی در ورودی‌های دفتر روزنامه شما را نشان می‌دهد.

۱) شرکت C: تعهدی و پرداخت مالیات بر درآمد شرکت​

یک شرکت C مسئول مالیات بر درآمد خود است. شما این بدهی را تعهدی می‌کنید و سپس آن را پرداخت می‌کنید.

2025-03-31 * "تعهدی مالیات بر درآمد شرکت فدرال برای سه ماهه اول"
  Expenses:Taxes:Income            12500.00 USD
  Liabilities:Taxes:Federal       -12500.00 USD

2025-04-15 * "پرداخت مالیات تخمینی فدرال سه ماهه اول ۲۰۲۵"
  Liabilities:Taxes:Federal        12500.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -12500.00 USD

۲) شرکت C: پرداخت سود سهام در مقابل حفظ درآمد​

هنگامی که یک شرکت C سود توزیع می‌کند، سود سهام است. این کاهش حقوق صاحبان سهام است، نه هزینه.

2025-06-30 * "هیئت مدیره سود سهام نقدی را اعلام و پرداخت می‌کند"
  Equity:Dividends                 50000.00 USD
  Assets:Bank:Checking            -50000.00 USD

اگر در عوض درآمد را حفظ کنید، به سادگی این تراکنش را ثبت نمی‌کنید. سود در حساب Equity:RetainedEarnings شما باقی می‌ماند.

۳) شرکت S: حقوق معقول و مالیات بر حقوق و دستمزد​

به مالکان شرکت S باید حقوق پرداخت شود. این یک هزینه حقوق و دستمزد استاندارد است، همراه با مالیات طرف کارفرما.

2025-01-31 * "حقوق و دستمزد مالک (دستمزد ناخالص و مالیات کارفرما)"
  Expenses:Payroll:Wages            8000.00 USD  ; حقوق ناخالص
  Expenses:Payroll:EmployerFICA      612.00 USD  ; سهم کارفرما از مالیات
  Liabilities:Payroll:Federal       -2000.00 USD  ; کسر مالیات + FICA
  Liabilities:Payroll:State           -400.00 USD  ; کسر مالیات ایالتی
  Assets:Bank:Checking              -6212.00 USD  ; پرداخت خالص به مالک

2025-02-15 * "ارسال مالیات بر حقوق و دستمزد به آژانس‌ها"
  Liabilities:Payroll:Federal        2000.00 USD
  Liabilities:Payroll:State           400.00 USD
  Assets:Bank:Checking              -2400.00 USD

۴) شرکت S: توزیع مالک​

اینگونه است که سود فراتر از حقوق در یک شرکت S پرداخت می‌شود. توجه داشته باشید که این یک هزینه نیست. این یک برداشت مستقیم از حقوق صاحبان سهام است، مشابه سود سهام، اما با پیامدهای مالیاتی متفاوت برای مالک.

2025-03-15 * "توزیع مالک (انتقال سود)"
  Equity:Distributions:OwnerA       20000.00 USD
  Assets:Bank:Checking             -20000.00 USD

مالک یک Schedule K-1 دریافت می‌کند که سهم او از سود شرکت را شرح می‌دهد و مالیات را در اظهارنامه شخصی خود 처리 می‌کند.

نکات مربوط به نمودار حساب‌ها​

• مالیات:
  • شرکت C: به Expenses:Taxes:Income و Liabilities:Taxes:Federal نیاز خواهید داشت.
  • شرکت S: این حساب مالیات بر درآمد اغلب در سطح فدرال استفاده نمی‌شود، اما حساب‌های مالیات بر حقوق و دستمزد (Expenses:Payroll:Taxes و Liabilities:Payroll:*) ضروری هستند.
• حقوق صاحبان سهام:
  • شرکت C: یک تنظیم استاندارد شامل Equity:CommonStock، Equity:AdditionalPaidInCapital، Equity:RetainedEarnings و Equity:Dividends است.
  • شرکت S: نمودار شما مشابه خواهد بود اما اغلب از Equity:Distributions به جای سود سهام استفاده می‌کند. برخی Equity:AAA (حساب تعدیل انباشته) را برای مدیریت مبنای توزیع ردیابی می‌کنند.
• حقوق و دستمزد:
  • هر دو ساختار در صورت داشتن کارمند (از جمله کارمندان-مالک) به حساب‌های قوی Expenses:Payroll:* و Liabilities:Payroll:* نیاز دارند.

فرم‌های IRS مورد نیاز (موارد رایج)​

• شرکت C: فرم ۱۱۲۰ (اظهارنامه مالیاتی سالانه)، فرم ۱۱۲۰-W (مالیات تخمینی)، فرم ۹۴۱ (حقوق و دستمزد سه ماهه)، فرم ۹۴۰ (بیکاری سالانه/FUTA)، فرم ۱۰۹۹-DIV (برای هر سهامدار دریافت کننده سود سهام)، W-2/W-3.
• شرکت S: فرم ۱۱۲۰-S (اظهارنامه مالیاتی سالانه)، Schedule K-1 (برای هر سهامدار)، فرم ۹۴۱/۹۴۰، W-2/W-3.
• ایالت‌ها: به یاد داشته باشید که اظهارنامه‌های مالیاتی جداگانه ایالتی، حق امتیاز و حقوق و دستمزد احتمالاً برای هر دو اعمال می‌شود.

سوالات متداول سریع​

• آیا یک LLC می‌تواند یک شرکت S باشد؟ بله. یک LLC می‌تواند فرم ۸۸۳۲ را برای انتخاب مشمول مالیات شدن به عنوان یک شرکت ثبت کند، و سپس فرم ۲۵۵۳ را برای انتخاب وضعیت شرکت S ثبت کند (با فرض اینکه تمام قوانین واجد شرایط بودن را رعایت کند).

• آیا یک شرکت S «همیشه» برای مالیات ارزان‌تر است؟ نه لزوماً. این مزیت کاملاً به سطوح سود شما، حقوق معقول مالک، قوانین مالیاتی ایالت و طبقه مالیاتی فردی مالک بستگی دارد.

• آیا شرکت‌های S می‌توانند سهام ممتاز داشته باشند؟ نه، نه به معنای اقتصادی. شرکت‌های S فقط می‌توانند یک کلاس سهام داشته باشند. شما می‌توانید حقوق رأی متفاوتی داشته باشید (به عنوان مثال، سهام عادی رأی دهنده و غیررأی دهنده)، اما همه سهام باید از حقوق یکسانی برای توزیع و دارایی‌های انحلال برخوردار باشند.

• آیا می‌توانم بعداً از یکی به دیگری تغییر دهم؟ بله، اما می‌تواند پیچیده باشد. تبدیل از یک شرکت C به یک شرکت S رایج است، اما شما باید مراقب زمان‌بندی و قوانین مالیاتی بالقوه سودهای داخلی (BIG) باشید. تبدیل از یک شرکت S به یک شرکت C نیز امکان‌پذیر است و اغلب قبل از یک دور تأمین مالی VC مورد نیاز است.

چگونه Beancount.io کمک می‌کند​

مهم نیست کدام نهاد را انتخاب کنید، Beancount.io شفافیت و کنترلی را که نیاز دارید فراهم می‌کند.

• دفاتر متنی ساده، با کنترل نسخه که از یک شرکت S تک مالکیتی تا یک شرکت C با پشتوانه خطرپذیر مقیاس‌پذیر است.
• جریان‌های کاری واضح حقوق و دستمزد و حقوق صاحبان سهام که تشخیص توزیع از سود سهام، ردیابی هزینه‌های آپشن سهام و مدیریت سود انباشته را آسان می‌کند.
• صادرات تمیز برای CPA شما، از جمله تراز آزمایشی، صورت سود و زیان و ترازنامه، با یک مسیر کاملاً قابل حسابرسی برای هر عدد.
• اتوماسیون قدرتمند برای فیدهای بانکی و ضبط اسناد، بدون اینکه شفافیت یک دفتر کل قابل خواندن توسط انسان را قربانی کنید.

آیا می‌خواهید شروع خوبی داشته باشید؟ نمودار حساب‌های نمونه شرکت C و شرکت S Beancount و بسته ورودی‌های نمونه را درخواست کنید.

*سلب مسئولیت: این راهنما فقط برای مقاصد اطلاعاتی است و مشاوره حقوقی یا مالیاتی محسوب نمی‌شود. قوانین مالیاتی و مقررات نهادها بر اساس ایالت متفاوت است و می‌تواند تغییر کند. قبل از انتخاب یا تغییر نوع نهاد تجاری خود، باید با یک CPA یا وکیل واجد شرایط مشورت کنید.*

برای دهه‌ها، دنیای حسابداری کسب‌وکار تحت سلطه سیستم‌های بسته و مبتنی بر رابط کاربری گرافیکی (GUI) مانند QuickBooks، Xero و FreshBooks بوده است. آن‌ها استاندارد را تعیین کرده‌اند و سهولت استفاده و گردش‌های کاری بصری را ارائه می‌دهند که برای کاربران غیرفنی مناسب است. اما برای توسعه‌دهندگان، کاربران حرفه‌ای و هر کسی که برای شفافیت و کنترل مطلق ارزش قائل است، رویکردی کاملاً متفاوت پدیدار شده است: Beancount.io.

این مقاله مقایسه مستقیمی از Beancount.io با نرم‌افزارهای حسابداری سنتی ارائه می‌دهد. ما تفاوت‌های اصلی آن‌ها در فلسفه، انعطاف‌پذیری، هزینه و قابلیت نگهداری طولانی‌مدت را تجزیه و تحلیل می‌کنیم تا به شما در تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام سیستم واقعاً متناسب با نیازهای شماست، کمک کنیم.

۱. فلسفه و گردش کار​

اساسی‌ترین تفاوت بین این دو رویکرد در فلسفه اصلی آن‌ها نهفته است.

Beancount.io Beancount.io بر اساس فلسفه حسابداری متن ساده ساخته شده است. در قلب آن، هر تراکنش مالی یک ورودی در یک فایل متنی ساده است. این مدل «حسابداری به عنوان کد» به سوابق قابل خواندن توسط انسان و قابل کنترل نسخه اولویت می‌دهد. داده‌های مالی شما در قالبی باز و بی‌زمان که کاملاً متعلق به شماست، قرار دارد - هرگز نمی‌تواند توسط یک فروشنده قفل شود. این گردش کار برای کاربرانی طراحی شده است که با ویرایشگرهای کد، سیستم‌های کنترل نسخه مانند Git و ابزارهای خط فرمان راحت هستند.

نرم‌افزار سنتی پلتفرم‌های حسابداری سنتی مبتنی بر رابط کاربری گرافیکی و فرم هستند. شما داده‌ها را با استفاده از جادوگران، منوی‌های کشویی و فرم‌های بصری وارد می‌کنید. این رویکرد به سرعت و دسترسی اولویت می‌دهد و شروع کار را برای کاربران غیرفنی بدون منحنی یادگیری شیب‌دار آسان می‌کند. با این حال، داده‌های شما در قالبی اختصاصی یا پایگاه داده ابری ذخیره می‌شوند که اغلب در صورت تصمیم به مهاجرت به سرویس دیگر، به رویه‌های پیچیده صادرات و واردات نیاز دارند.

حکم: اگر به کنترل کامل، مالکیت داده‌ها، شفافیت و اتوماسیون اولویت می‌دهید، Beancount.io برنده قطعی است. اگر به رابط کاربری «کلیک و اجرا» با حداقل منحنی یادگیری نیاز دارید، نرم‌افزار سنتی طبیعی‌تر به نظر می‌رسد.

۲. انعطاف‌پذیری و سفارشی‌سازی​

نرم‌افزار چقدر می‌تواند با نیازهای خاص شما سازگار شود؟

Beancount.io ۱۰۰٪ اسکریپت‌پذیر بودن، قدرت فوق‌العاده Beancount.io است. این نرم‌افزار به طور یکپارچه با پایتون ادغام می‌شود و به شما امکان می‌دهد به هر API متصل شوید، واکشی داده‌ها را از فیدهای بانکی به صورت خودکار انجام دهید، تراکنش‌ها را بر اساس قوانین پیچیده به صورت برنامه‌ریزی شده برچسب‌گذاری کنید و گزارش‌های سفارشی متناسب با مشخصات دقیق خود ایجاد کنید. توانایی شما برای گسترش و سفارشی‌سازی عملاً نامحدود است و عاری از هرگونه محدودیت اعمال شده توسط فروشنده است.

نرم‌افزار سنتی این پلتفرم‌ها مجموعه‌ای از ادغام‌ها را با ابزارهای محبوب مانند PayPal، Stripe و سرویس‌های مختلف حقوق و دستمزد ارائه می‌دهند. اگرچه راحت است، اما شما در باغ محصور فروشنده فعالیت می‌کنید. سفارشی‌سازی محدود به چیزی است که پلتفرم اجازه می‌دهد و گزارش‌دهی پیشرفته یا اتوماسیون اغلب نیاز به ارتقاء به طرح سطح بالاتر یا خرید افزونه‌های شخص ثالث دارد. می‌توانید با APIهای آن‌ها کار کنید، اما همیشه به قوانین و محدودیت‌های نرخ اکوسیستم آن‌ها محدود خواهید شد.

حکم: Beancount.io انعطاف‌پذیری بی‌نظیری را برای توسعه‌دهندگان و کاربران فنی فراهم می‌کند. ابزارهای سنتی برای گردش‌های کاری استاندارد و plug-and-play با برنامه‌های تجاری محبوب مناسب‌تر هستند.

۳. همکاری و شفافیت​

نحوه کار شما با دیگران و حسابرسی سوابق شما به طور قابل توجهی متفاوت است.

Beancount.io همکاری در Beancount.io از طریق Git مدیریت می‌شود. این امر باعث می‌شود که هر تغییری در دفتر کل مالی شما کاملاً شفاف و قابل حسابرسی باشد. می‌توانید ببینید چه کسی، چه چیزی را، چه زمانی و چرا تغییر داده است - درست مانند گردش کار بررسی کد. این برای تیم‌های توزیع‌شده که از ابزارهایی مانند GitHub یا GitLab استفاده می‌کنند، ایده‌آل است. علاوه بر این، هیچ محاسبه پنهانی وجود ندارد. هر عدد در یک گزارش را می‌توان به ورودی دقیق ردیف در فایل دفتر کل شما ردیابی کرد و از حسابرسی کامل اطمینان حاصل کرد.

نرم‌افزار سنتی همکاری از طریق نقش‌ها و مجوزهای کاربر داخلی مدیریت می‌شود. می‌توانید حسابدار، دفتردار یا شرکای تجاری خود را دعوت کنید تا مستقیماً از طریق رابط وب به دفاتر دسترسی داشته باشند. این برای مشاغلی که از مدل سنتی نظارت مالی پیروی می‌کنند بسیار مؤثر است. نکته منفی این است که برخی از عملیات داخلی، مانند محاسبات مالیات یا تنظیمات خودکار موجودی، می‌توانند «جعبه‌های سیاه» مات باشند و تأیید مستقل منطق را دشوار می‌کنند.

حکم: Beancount.io برای تیم‌هایی که برای حسابرسی دقیق و همکاری به سبک کد ارزش قائل هستند، عالی است. سیستم‌های سنتی برای دسترسی GUI مشترک و بلادرنگ، حسابدارپسندتر هستند.

۴. هزینه و مالکیت​

مدل‌های مالی و مفهوم مالکیت داده‌ها دنیایی از هم جدا هستند.

Beancount.io نرم‌افزار اصلی Beancount متن‌باز و رایگان است. شما فقط برای خدمات ارزش افزوده Beancount.io، که شامل میزبانی، اتوماسیون هوشمند و ویژگی‌های پریمیوم می‌شود، هزینه می‌پردازید. هیچ هزینه مجوز برای هر صندلی وجود ندارد، بنابراین می‌توانید تیم خود را بدون متحمل شدن هزینه‌های اضافی مقیاس دهید. مهم‌تر از همه، هیچ قفل فروشنده‌ای وجود ندارد. داده‌های شما مجموعه‌ای از فایل‌های متنی است که می‌توانید آن‌ها را در هر زمان و هر مکان جابه‌جا، ویرایش یا ذخیره کنید.

نرم‌افزار سنتی این سرویس‌ها بر اساس مدل اشتراک کار می‌کنند که معمولاً ماهانه یا سالانه صورتحساب می‌شوند. قیمت‌گذاری اغلب بر اساس ویژگی‌ها طبقه‌بندی می‌شود و ممکن است با هزینه‌های هر کاربر یا هر شرکت که با سازمان شما مقیاس می‌شوند، مواجه شوید. این وابستگی ایجاد می‌کند. اگر پرداخت را متوقف کنید، خطر از دست دادن دسترسی به داده‌های خود و عملکرد نرم‌افزار را دارید. این قفل فروشنده یک خطر قابل توجه در درازمدت است.

حکم: Beancount.io در درازمدت به طور قابل توجهی مقرون به صرفه‌تر است، به ویژه برای تیم‌های فنی که برای حاکمیت داده‌ها ارزش قائل هستند. نرم‌افزار سنتی هزینه‌های اشتراک قابل پیش‌بینی را ارائه می‌دهد اما وابستگی طولانی‌مدت ایجاد می‌کند.

۵. منحنی یادگیری و پذیرش​

چقدر سریع می‌توانید شروع به کار کنید؟

Beancount.io منحنی یادگیری بدون شک شیب‌دارتر است. پذیرش این سیستم مستلزم راحتی با ویرایش مبتنی بر متن، درک نحو اولیه و آشنایی با ابزارهایی مانند Git است. با این حال، سرمایه‌گذاری اولیه نتیجه می‌دهد. پس از تسلط، Beancount گردش‌های کاری فوق‌العاده سریع و تکرارپذیر را فعال می‌کند و درک عمیق‌تر و اساسی‌تری از تصویر مالی شما ارائه می‌دهد.

نرم‌افزار سنتی این پلتفرم‌ها برای صاحبان مشاغل غیرفنی طراحی شده‌اند و حداقل اصطکاک در شروع کار را ارائه می‌دهند. می‌توانید در عرض چند دقیقه شروع به کار کنید، فاکتور ارسال کنید و هزینه‌ها را دسته‌بندی کنید. با این اوصاف، یادگیری ویژگی‌های پیشرفته‌تر، مانند ساخت گزارش سفارشی یا راه‌اندازی حسابداری چند نهاد، همچنان نیازمند سرمایه‌گذاری زمانی قابل توجهی است.

حکم: اگر مایل به سرمایه‌گذاری زمان برای یادگیری یک سیستم قدرتمند هستید، Beancount.io انتخاب مناسبی است. نرم‌افزار سنتی برای کاربران غیرفنی که به نتایج فوری نیاز دارند، سریع‌تر شروع می‌شود.

مقایسه کنار هم

چه زمانی هر کدام را انتخاب کنیم

تصمیم نهایی به مهارت‌ها، اولویت‌ها و گردش کار تیم شما بستگی دارد.

Beancount.io را انتخاب کنید اگر:

• توسعه‌دهنده، تحلیلگر داده یا کاربر حرفه‌ای با گرایش فنی هستید.
• برای شفافیت مطلق، کنترل و قابلیت حمل داده‌های بلندمدت بیش از هر چیز دیگری ارزش قائل هستید.
• می‌خواهید حسابداری خود را به طور کامل خودکار کنید و آن را عمیقاً در گردش‌های کاری سفارشی خود ادغام کنید.
• با برخورد با سوابق مالی خود با همان دقت کد منبع راحت هستید.

نرم‌افزار حسابداری سنتی را انتخاب کنید اگر:

• رابط بصری سریع و بدون هیچ گونه تنظیم فنی می‌خواهید.
• باید دسترسی فوری و حسابدارپسند را با حداقل آموزش فراهم کنید.
• یک راه حل مدیریت شده و میزبانی شده را ترجیح می‌دهید که در آن فروشنده تمام به‌روزرسانی‌ها و انطباق را انجام می‌دهد.
• نیازهای ادغام شما توسط برنامه‌های محبوب و آماده برآورده می‌شود.

افکار نهایی

Beancount.io سعی نمی‌کند QuickBooks بهتری باشد - این یک روش اساساً متفاوت برای تفکر است. این حسابداری را به عنوان کد نشان می‌دهد. برای متخصصان فنی، این تغییر همان جهش رو به جلویی را ارائه می‌دهد که کنترل نسخه با Git برای توسعه نرم‌افزار به ارمغان آورد: شفافیت کامل، تکرارپذیری کامل و کنترل نهایی.

در عین حال، نرم‌افزار حسابداری سنتی همچنان در سهولت استفاده از جعبه و ادغام‌های آماده برای تیم‌های غیرفنی برنده است. انتخاب درست در مورد اینکه کدام یک به طور کلی «بهتر» است نیست، بلکه در مورد اینکه کدام یک برای گردش کار شما، اولویت‌های شما و میزان کنترلی که بر داده‌های مالی خود می‌طلبید، مناسب است.

این چیست، چه زمانی سود می‌دهد و چگونه می‌توان آن را به طور واضح در دفتر کل خود مدل‌سازی کرد (با مثال).

⚠️ این راهنما مختص ایالات متحده است و فقط برای آموزش است. برای شرایط خود با یک متخصص مالیات صحبت کنید.

خلاصه​

• S-corp یک وضعیت مالیاتی است که شما با IRS (از طریق فرم 2553) انتخاب می‌کنید تا سود کسب و کار به اظهارنامه‌های مالیاتی شخصی مالکان منتقل شود. یک الزام کلیدی این است که شما باید قبل از دریافت هرگونه سود به عنوان سود سهام یا توزیع، به اپراتورهای مالک حقوق W-2 معقول پرداخت کنید.
• مهلت‌ها مهم هستند: برای یک کسب و کار موجود، باید حداکثر تا پانزدهمین روز از ماه سوم سال مالیاتی که می‌خواهید وضعیت S-corp شروع شود، ثبت نام کنید. برای انتخاب سال تقویمی 2025، 15 مارس 2025، شنبه است، بنابراین مهلت عملی روز کاری بعدی، دوشنبه، 17 مارس 2025 است.
• چرا این کار را انجام دهیم؟ جذابیت اصلی صرفه‌جویی در مالیات خوداشتغالی است. در حالی که حقوق W-2 شما مشمول مالیات FICA است، توزیع‌ها مشمول مالیات نمی‌شوند. با این حال، این مزیت با هزینه‌های اضافی برای حقوق و دستمزد، انطباق و در برخی ایالت‌ها، مالیات اضافی در سطح نهاد همراه است.
• در Beancount، جدا کردن دستمزدها از توزیع‌ها بسیار مهم است. شما باید بدهی‌های حقوق و دستمزد را پیگیری کنید، حسابداری ویژه بیمه درمانی را برای سهامدارانی که بیش از 2٪ از شرکت را دارند، انجام دهید و توزیع‌ها را به صراحت از طریق حساب‌های حقوق صاحبان سهام ثبت کنید.

انتخاب S-corp چیست؟​

در هسته خود، انتخاب S-corp درخواستی است که شما به IRS برای تغییر نحوه مالیات کسب و کار خود ارائه می‌دهید. با ثبت فرم 2553، از IRS می‌خواهید که شرکت یا LLC شما را تحت زیرفصل S قانون درآمد داخلی مالیات کند. این باعث می‌شود که کسب و کار شما یک نهاد "انتقالی" باشد، به این معنی که درآمد، زیان، کسورات و اعتبارات آن مستقیماً به اظهارنامه‌های مالیاتی شخصی سهامداران منتقل می‌شود. این صرفاً یک طبقه‌بندی مالیاتی است، نه یک نوع نهاد تجاری قانونی متفاوت.

اثرات کلیدی برای یک اپراتور مالک​

هنگامی که انتخاب فعال شد، نقش شما اساساً به دو قسمت تقسیم می‌شود: اکنون شما هم سهامدار و هم کارمند شرکت خود هستید.

این تمایز بسیار مهم است. غرامتی که برای کار خود دریافت می‌کنید باید به عنوان دستمزد W-2 پرداخت شود که مشمول مالیات استاندارد حقوق و دستمزد (تأمین اجتماعی و مدیکر) است. هر سود باقی مانده را می‌توان به عنوان توزیع پرداخت کرد که عموماً مشمول مالیات خوداشتغالی نیستند. IRS اصرار دارد که قبل از دریافت هرگونه توزیع، حقوق معقولی برای کار خود بپردازید.

آیا باید وضعیت S-corp را انتخاب کنید؟​

ارزیابی انتخاب S-corp اغلب زمانی ارزشمند است که کسب و کار شما سود ثابت و معناداری ایجاد کند. یک قانون کلی رایج این است که وقتی سود مداوم کسب و کار شما می‌تواند به راحتی از حقوق نرخ بازار برای نقش شما پشتیبانی کند، آن را در نظر بگیرید و پس از پوشش تمام هزینه‌های اداری جدید، به اندازه کافی برای توزیع سودآور باقی بماند.

نقطه سربه‌سر دقیق برای موقعیت شما منحصر به فرد است و به عوامل مختلفی بستگی دارد:

• "حقوق معقول" شما: یک کسب و کار برای کسی با مهارت‌ها و مسئولیت‌های شما در صنعت شما چه می‌پردازد؟ این رقم مبنای دستمزد W-2 شما است و تحت بررسی IRS است.
• مالیات و هزینه‌های ایالتی: برخی از ایالت‌ها قوانین خاص خود را دارند. به عنوان مثال، کالیفرنیا 1.5٪ مالیات بر درآمد خالص S-corp به اضافه حداقل مالیات سالانه 800 دلار وضع می‌کند.
• هزینه‌های اضافی: به یک سرویس حقوق و دستمزد نیاز خواهید داشت و هزینه بیمه بیکاری را پرداخت خواهید کرد. هزینه‌های حسابداری و تهیه مالیات شما نیز به دلیل پیچیدگی اضافه شده احتمالاً افزایش می‌یابد.
• کسر QBI (بخش 199A): انتخاب S-corp می‌تواند بر کسر درآمد واجد شرایط کسب و کار شما تأثیر بگذارد. دستمزدهای W-2 که به خودتان پرداخت می‌کنید می‌تواند به شما در واجد شرایط شدن برای کسر کامل کمک کند یا در سطوح درآمد بالاتر به یک عامل محدودکننده تبدیل شود.

واجد شرایط بودن و زمان‌بندی​

هر کسب و کاری نمی‌تواند S-corp شود. در اینجا الزامات سطح بالا آمده است:

• باید یک شرکت داخلی یا LLC واجد شرایط باشد.
• نمی‌تواند بیش از 100 سهامدار داشته باشد.
• فقط می‌تواند یک کلاس سهام داشته باشد.
• سهامداران باید افراد، تراست‌های خاص یا املاک باشند (یعنی بدون مشارکت، شرکت یا سهامداران بیگانه غیر مقیم).

زمان ثبت فرم 2553​

زمان‌بندی بسیار مهم است و قوانین برای کسب و کارهای جدید در مقابل کسب و کارهای موجود کمی متفاوت است.

• برای یک کسب و کار جدید: باید ظرف 2 ماه و 15 روز پس از اولین روز سال مالیاتی اول خود ثبت نام کنید. به عنوان مثال، اگر سال مالیاتی کسب و کار شما از 7 ژانویه شروع شود، مهلت شما 21 مارس است.
• برای C-corp موجود (یا LLC که به عنوان C-corp مالیات می‌شود): می‌توانید در هر زمانی در طول سال مالیاتی قبل یا تا پانزدهمین روز از ماه سوم سالی که می‌خواهید انتخاب اعمال شود، ثبت نام کنید. اگر این تاریخ در آخر هفته یا تعطیلات باشد، مهلت به روز کاری بعدی منتقل می‌شود، مقرره‌ای که تحت بخش 7503 IRC اعطا شده است.

اگر مهلت را از دست دادید چه؟ نگران نباشید. IRS مسیری را برای تسکین انتخاب دیرهنگام تحت رویه درآمد 2013-30 ارائه می‌دهد. شما اغلب می‌توانید ظرف 3 سال و 75 روز از تاریخ مؤثر مورد نظر، درخواست این تسکین را ارائه دهید، مشروط بر اینکه دلیل معقولی برای ثبت نام دیرهنگام داشته باشید.

حقوق معقول: قسمتی که افراد را به دردسر می‌اندازد​

این مورد بررسی‌ترین جنبه ساختار S-corp است. IRS بسیار واضح است: کارمندان سهامدار باید غرامت معقول برای خدماتی که ارائه می‌دهند قبل از اینکه هر سودی به عنوان توزیع در نظر گرفته شود، دریافت کنند.

"معقول" به چه معناست؟ هیچ مبلغ دلاری واحدی وجود ندارد. IRS و دادگاه‌ها به عوامل مختلفی نگاه می‌کنند تا تعیین کنند که آیا حقوق شما مناسب است، از جمله وظایف و مسئولیت‌های شما، زمانی که صرف کار می‌کنید، سطح تجربه شما و اینکه کسب و کارهای مشابه برای خدمات مشابه چه می‌پردازند. اگر در حالی که توزیع‌های زیادی دریافت می‌کنید، حقوق W-2 بسیار پایینی به خودتان پرداخت می‌کنید، انتظار داشته باشید که IRS از نزدیک بررسی کند. این اغلب به عنوان یک پرچم قرمز برای تلاش برای فرار از مالیات حقوق و دستمزد دیده می‌شود.

بیمه درمانی و مزایای حاشیه‌ای برای سهامداران بیش از 2٪​

یک قانون خاص برای نحوه برخورد S-corp با بیمه درمانی برای سهامدارانی که بیش از 2٪ از شرکت را دارند وجود دارد. اگر S-corp حق بیمه این بیمه درمانی را پرداخت کند یا بازپرداخت کند، هزینه توسط S-corp قابل کسر است.

با این حال، ارزش آن حق بیمه نیز باید در دستمزد W-2 کارمند سهامدار لحاظ شود. در حالی که این مبلغ مشمول کسر مالیات بر درآمد فدرال است، تا زمانی که به درستی انجام شود، از مالیات تأمین اجتماعی و مدیکر (FICA) معاف است. شما باید با ارائه دهنده حقوق و دستمزد خود هماهنگ کنید تا مطمئن شوید که این مبالغ به درستی در W-2 شما گزارش شده است.

نکات ایالتی (مثال‌ها)​

وضعیت S-corp فدرال همیشه به طور مستقیم در سطح ایالت ترجمه نمی‌شود. همیشه قوانین خاص ایالت خود را بررسی کنید.

• کالیفرنیا: S-corpها مشمول مالیات 1.5٪ بر درآمد خالص منبع کالیفرنیا خود هستند. علاوه بر این، اکثر شرکت‌ها باید هر سال حداقل 800 دلار مالیات حق امتیاز بپردازند (اگرچه برخی از استثنائات برای سال اول اعمال می‌شود).
• نیویورک: انجام انتخابات S-corp فدرال کافی نیست. شما همچنین باید یک انتخابات جداگانه در سطح ایالت، فرم CT-6، ثبت کنید تا به عنوان یک شرکت S نیویورک در نظر گرفته شوید. عدم انجام این کار به این معنی است که شما در سطح ایالت به عنوان یک C-corp استاندارد مالیات خواهید شد.

چگونه یک S-corp را به طور واضح در Beancount مدل‌سازی کنیم​

حسابداری متن ساده برای مدیریت پیچیدگی اضافه شده S-corp عالی است. در اینجا نحوه ساختار دفتر کل شما آمده است.

نمودار حساب‌های پیشنهادی (شروع کننده)​

این ساختار اساسی هزینه‌های حقوق و دستمزد شما را از توزیع‌ها جدا می‌کند و حساب‌های بدهی را برای پیگیری مالیات‌هایی که بدهکار هستید ایجاد می‌کند.

; Core bank & income
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking              USD
1970-01-01 open Income:Sales                      USD
1970-01-01 open Income:Other                      USD

; Payroll expenses & liabilities
1970-01-01 open Expenses:Payroll:Wages            USD
1970-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes    USD
1970-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT    USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:FICA          USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:Medicare      USD
1970-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding USD

; Equity
1970-01-01 open Equity:ContributedCapital         USD
1970-01-01 open Equity:Distributions              USD
1970-01-01 open Equity:RetainedEarnings           USD

اجرای معمولی حقوق و دستمزد (ساده شده)​

ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد شما (مانند Gusto، ADP) حساب بانکی شما را برای دستمزد خالص و کل بدهی مالیاتی شما بدهکار می‌کند. معامله Beancount شما باید این را به دستمزد ناخالص، مالیات کارفرما و بدهی‌های مربوطه تقسیم کند.

; This transaction records a $100k annual salary, paid monthly.
2025-01-31 * "Gusto" "حقوق و دستمزد ژانویه — کارمند سهامدار"
  Expenses:Payroll:Wages                   8,333.33 USD ; دستمزد ناخالص
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes             637.50 USD ; FICA/Medicare سمت کارفرما
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT         -1,200.00 USD ; کسر کارمند
  Liabilities:Payroll:FICA                  -516.67 USD ; کسر کارمند
  Liabilities:Payroll:Medicare              -120.83 USD ; کسر کارمند
  Assets:Bank:Checking                    -7,133.33 USD ; دستمزد خالص از بانک کسر می‌شود

هنگامی که ارائه‌دهنده حقوق و دستمزد شما آن مالیات را از طرف شما به دولت ارسال می‌کند، معامله دیگری را برای تسویه بدهی‌ها ثبت خواهید کرد.

; This represents the tax payment made by your payroll provider.
2025-02-15 * "EFTPS" "واریز مالیات حقوق و دستمزد فدرال"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT          1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:FICA                   516.67 USD
  Liabilities:Payroll:Medicare               120.83 USD
  Assets:Bank:Checking                    -1,837.50 USD ; این مبلغ با بخش مالیاتی بدهی Gusto مطابقت دارد.

بیمه درمانی برای سهامدار بیش از 2٪​

پرداخت حق بیمه را به عنوان هزینه کسب و کار ثبت کنید. می‌توانید از ابرداده‌ها برای یادآوری این نکته استفاده کنید که این باید در W-2 گزارش شود.

2025-02-01 * "BlueCross" "بیمه درمانی سهامدار (گزارش در W-2)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance          600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                      -600.00 USD

توزیع مالک (نه دستمزد)​

توزیع‌ها کاهش حقوق صاحبان سهام هستند، نه هزینه کسب و کار. آن‌ها را جدا از حقوق و دستمزد ثبت کنید.

2025-03-31 * "Owner Distribution" "توزیع سه ماهه اول"
  Equity:Distributions                    20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                   -20,000.00 USD

پیگیری مبنای سهامدار (اختیاری، اما توصیه می‌شود)​

مبنای سهامدار شما تعیین می‌کند که آیا توزیع‌ها معاف از مالیات هستند یا خیر و آیا می‌توانید ضررهای تجاری را از اظهارنامه شخصی خود کسر کنید. در حالی که محاسبه رسمی در اظهارنامه مالیاتی شما انجام می‌شود، می‌توانید تخمین را در Beancount با استفاده از یک زیرحساب حقوق صاحبان سهام اختصاصی یا ابرداده‌ها پیگیری کنید. شما این را سالانه با برنامه K-1 که از S-corp دریافت می‌کنید، تطبیق می‌دهید.

یادداشتی در مورد کسر QBI (بخش 199A)​

مالکان مشاغل انتقالی، از جمله S-corpها، ممکن است واجد شرایط کسر 20 درصدی از درآمد واجد شرایط کسب و کار (QBI) خود باشند. با این حال، برای مالیات دهندگانی که درآمدشان بالاتر از آستانه معینی است، این کسر می‌تواند توسط مبلغ دستمزد W-2 که کسب و کار پرداخت می‌کند محدود شود. این یک تعامل پیچیده ایجاد می‌کند: پرداخت حقوق معقول برای S-corp الزامی است و همین دستمزدها می‌توانند بر کسر QBI شما تأثیر بگذارند - گاهی اوقات به آن کمک می‌کند، گاهی اوقات آن را محدود می‌کند. این یک حوزه کلیدی برای مدل‌سازی با متخصص مالیات شما است.

پس از انتخاب، چه چیزی از نظر عملیاتی تغییر می‌کند؟​

تغییر به S-corp چند لایه اداری اضافه می‌کند:

• اجرای حقوق و دستمزد: شما باید به طور رسمی حقوق و دستمزد را اجرا کنید، همراه با کسر مالیات، پرداخت مالیات کارفرما، ثبت نام‌های سه ماهه و W-2های پایان سال.
• ثبت فرم 1120-S: این اظهارنامه مالیاتی سالانه شرکت S است. شما همچنین یک برنامه K-1 برای هر سهامدار صادر خواهید کرد که سهم آن‌ها از نتایج مالی شرکت را به تفصیل بیان می‌کند.
• رسیدگی صحیح به بیمه درمانی سهامدار: اطمینان حاصل کنید که حق بیمه برای مالکان بیش از 2٪ در دستمزد W-2 آن‌ها لحاظ می‌شود.
• رعایت قوانین ایالتی: از هرگونه انتخابات S-corp در سطح ایالت یا مالیات سطح نهاد (مانند CA و NY) مطلع باشید.

اشتباهات رایج برای اجتناب​

• انتخاب دیرهنگام یا نامعتبر: مهلت‌ها را دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که همه سهامداران مورد نیاز فرم 2553 را امضا می‌کنند. اگر آن را از دست دادید، تسکین را تحت Rev. Proc. 2013-30 بررسی کنید.
• حقوق نامعقول: وسوسه نشوید که به خودتان حقوق مصنوعی پایینی بپردازید. بر اساس نقش و داده‌های بازار، مستند کنید که چرا غرامت شما معقول است.
• ترکیب دستمزد و توزیع: این معاملات را در دفاتر خود تمیز و جدا نگه دارید. توزیع‌ها حقوق و دستمزد نیستند.
• نادیده گرفتن الزامات ایالتی: فراموش کردن انتخابات ایالتی یا عدم پرداخت مالیات سطح نهاد می‌تواند منجر به جریمه و سردردهای انطباق شود.

چک لیست سریع​

• تأیید کنید که واجد شرایط هستید و صرفه‌جویی مالیاتی بالقوه بیشتر از هزینه‌های جدید است.
• مهلت ثبت فرم 2553 را در تقویم علامت بزنید (و قانون آخر هفته/تعطیلات را به خاطر داشته باشید).
• یک سرویس حقوق و دستمزد راه‌اندازی کنید و یک حقوق معقول و مستند را تعیین کنید.
• برنامه‌ریزی کنید که توزیع‌ها را فقط پس از پرداخت حقوق و هزینه‌های کسب و کار دریافت کنید.
• الزامات ثبت نام و مالیات خاص S-corp ایالت خود را بررسی و رعایت کنید.
• دفتر کل Beancount خود را با حساب‌های لازم برای حقوق و دستمزد، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام به‌روز کنید.

Beancount S-Corp Starter (قالب خنثی)

;
; Beancount S-Corp Starter (قالب خنثی)
; Generated: 2025-08-09
; ---
; نحوه استفاده از این:
; 1) "TODO" را جستجو کنید و ایالت (های) خود، ارائه دهنده حقوق و دستمزد، EIN و نام بانک های خود را پر کنید.
; 2) دستمزد و توزیع مالک را جدا نگه دارید.
; 3) با ارائه دهنده حقوق و دستمزد خود هماهنگ کنید تا بیمه درمانی سهامدار >2% را در W-2 (جعبه 1) گزارش دهید.
; 4) اگر در ایالت دیگری هستید، نمونه های CA/NY را حذف یا تطبیق دهید.
;
; یادداشت:
; - این یک الگوی حسابداری است، نه مشاوره مالیاتی.
; - فرض می شود ارز عملیاتی USD است. در صورت لزوم تغییر دهید.
;

option "title" "دفتر کل S-Corp"
option "operating_currency" "USD"
commodity USD

; === حساب ها (از 2025-01-01 باز است. تاریخ ها را در صورت لزوم تنظیم کنید) ==================
2025-01-01 open Assets:Bank:Checking                    USD  ; TODO: به بانک خود تغییر نام دهید (به عنوان مثال، Assets:Bank:Chase:Operating)
2025-01-01 open Assets:Bank:Savings                     USD
2025-01-01 open Assets:AccountsReceivable               USD
2025-01-01 open Assets:PrepaidExpenses                  USD

2025-01-01 open Liabilities:CreditCard:Corporate        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FIT         USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FICA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:Medicare    USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Federal:FUTA        USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Withholding   USD   ; TODO: تغییر نام ایالت (به عنوان مثال، CA، NY)
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:State:Unemployment  USD
2025-01-01 open Liabilities:Payroll:Local               USD

2025-01-01 open Equity:ContributedCapital               USD
2025-01-01 open Equity:Distributions                    USD
2025-01-01 open Equity:RetainedEarnings                 USD
2025-01-01 open Equity:OpeningBalances                  USD

2025-01-01 open Income:Sales                            USD
2025-01-01 open Income:Other                            USD

2025-01-01 open Expenses:COGS                            USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:Wages                   USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare  USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FUTA      USD
2025-01-01 open Expenses:Payroll:EmployerTaxes:State     USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HealthInsurance        USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:HSA                    USD
2025-01-01 open Expenses:Benefits:Retirement:Match       USD
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:S-Corp              USD  ; به عنوان مثال، مالیات سطح نهاد 1.5٪ CA
2025-01-01 open Expenses:Taxes:State:Franchise           USD  ; به عنوان مثال، حداقل مالیات حق امتیاز 800 دلاری CA
2025-01-01 open Expenses:Professional:Payroll            USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Accounting         USD
2025-01-01 open Expenses:Professional:Legal              USD
2025-01-01 open Expenses:BankFees                        USD
2025-01-01 open Expenses:Software                        USD
2025-01-01 open Expenses:Office                          USD
2025-01-01 open Expenses:Meals                           USD
2025-01-01 open Expenses:Travel                          USD
2025-01-01 open Expenses:Insurance:GeneralLiability      USD

; === مثال: سرمایه گذاری مالک =================================================
2025-01-02 * "Owner" "سرمایه گذاری اولیه"
  Assets:Bank:Checking                        25,000.00 USD
  Equity:ContributedCapital                  -25,000.00 USD

; === مثال: پرداخت مشتری =====================================================
2025-01-15 * "Stripe" "دریافت اشتراک ژانویه"
  Assets:Bank:Checking                        12,000.00 USD
  Income:Sales                               -12,000.00 USD

; === مثال: حقوق و دستمزد ماهانه (کارمند سهامدار واحد) ========================
; اعداد برای تعادل کامل انتخاب شده اند. اعداد FIT/State را با واقعیت خود تطبیق دهید.
; دستمزد ناخالص: 8,333.33 | کارمند FIT: 1,200.00 | کسر ایالتی: 300.00
; کارمند FICA (6.2%): 516.67 | کارمند Medicare (1.45%): 120.83
; کارفرما FICA: 516.67 | کارفرما Medicare: 120.83
; دستمزد خالص: 6,195.83
2025-01-31 * "Gusto" "حقوق و دستمزد ژانویه — کارمند سهامدار"
  Expenses:Payroll:Wages                         8,333.33 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:FICA              516.67 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes:Medicare          120.83 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT               -1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA              -1,033.34 USD  ; کارمند + کارفرما
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare            -241.66 USD  ; کارمند + کارفرما
  Liabilities:Payroll:State:Withholding           -300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -6,195.83 USD

; === مثال: واریز مالیات حقوق و دستمزد (EFTPS و ایالت) =================================
2025-02-15 * "EFTPS" "واریز حقوق و دستمزد فدرال (FIT، FICA، Medicare)"
  Liabilities:Payroll:Federal:FIT                1,200.00 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:FICA               1,033.34 USD
  Liabilities:Payroll:Federal:Medicare             241.66 USD
  Assets:Bank:Checking                          -2,475.00 USD

2025-02-16 * "STATE DOR" "کسر حقوق و دستمزد ایالت"
  Liabilities:Payroll:State:Withholding            300.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -300.00 USD

; === مثال: بیمه درمانی برای سهامدار >2% =================================
; با حقوق و دستمزد هماهنگ کنید تا کل حق بیمه سالانه در W-2 جعبه 1 لحاظ شود.
; خود حق بیمه در اینجا قابل کسر است. در صورت رسیدگی صحیح، SS/Medicare را از آن کسر نکنید.
2025-02-01 * "BlueCross" "بیمه درمانی سهامدار (گنجاندن W-2 توسط حقوق و دستمزد انجام می شود)"
  Expenses:Benefits:HealthInsurance                600.00 USD  ; w2: "true"
  Assets:Bank:Checking                            -600.00 USD

; === مثال: توزیع مالک (نه دستمزد) =======================================
2025-03-31 * "Owner Distribution" "توزیع سه ماهه اول"
  Equity:Distributions                         20,000.00 USD
  Assets:Bank:Checking                        -20,000.00 USD

; === مثال های ایالتی (در صورت عدم کاربرد حذف/ویرایش کنید) =================================
; حداقل مالیات حق امتیاز کالیفرنیا (نه همیشه سال اول؛ قوانین را بررسی کنید)
2025-04-15 * "California FTB" "مالیات سالانه حق امتیاز"
  Expenses:Taxes:State:Franchise                   800.00 USD
  Assets:Bank:Checking                            -800.00 USD

; مالیات سطح نهاد 1.5٪ S-Corp کالیفرنیا (مثال پرداخت برآورد)
2025-06-15 * "California FTB" "برآورد مالیات S-Corp"
  Expenses:Taxes:State:S-Corp                    1,500.00 USD
  Assets:Bank:Checking                          -1,500.00 USD

; انتخابات S جداگانه نیویورک (CT-6) تأثیر مستقیمی بر دفتر کل ندارد. یادداشت نگهدارنده مکان.
2025-01-05 note Equity:RetainedEarnings "انتخابات S نیویورک (CT-6) ثبت شد — فقط یادداشت حسابداری (بدون ورودی)"

; === ردیابی مبنا (اختیاری — یادداشت خارج از کتاب) =====================================
2025-12-31 note Equity:RetainedEarnings "انتقال مبنا: +سرمایه 25,000 +درآمد 60,000 -توزیع 20,000 = مبنای پایان 65,000 (با K-1 تطبیق دهید)"

; === نکات واردات (CSV از Gusto/ADP) =============================================
; - برای CSV های ثبت حقوق و دستمزد Gusto، ستون ها را ترسیم کنید:
;   دستمزد ناخالص -> Expenses:Payroll:Wages
;   کارمند FIT/FICA/Medicare -> Liabilities:Payroll:Federal:FIT/FICA/Medicare (منفی)
;   کسر ایالتی -> Liabilities:Payroll:State:Withholding (منفی)
;   کارفرما FICA/Medicare/FUTA/SUTA -> Expenses:Payroll:EmployerTaxes:* (مثبت) و
;       اگر CSV شما مالیات کارفرما را به عنوان مبالغ بدهی فهرست می کند، آنها را به صورت Liabilities:* (منفی) منعکس کنید،
;       سپس با پرداخت های EFTPS/ایالت خود تسویه کنید.
;   دستمزد خالص -> Assets:Bank:Checking (منفی، با تاریخ پرداخت مطابقت دارد)
; - بیمه درمانی پرداخت شده توسط شرکت:
;   پرداخت فروشنده -> Expenses:Benefits:HealthInsurance (مثبت) / بانک (منفی)؛
;   اطمینان حاصل کنید که حقوق و دستمزد شامل حق بیمه سالانه در W-2 جعبه 1 برای سهامدار >2% است.
;
; نکات:
; - توزیع ها را از حساب های حقوق و دستمزد دور نگه دارید.
; - از برچسب هایی مانند #payroll #distribution برای فیلتر کردن در Fava استفاده کنید.
; - زیرحساب های بانکی جداگانه را برای کنار گذاشتن مالیات (فدرال/ایالت) در نظر بگیرید.

انتخاب ساختار تجاری یکی از اولین تصمیمات "مالی" واقعی است که خواهید گرفت. برای اکثر تیم‌های کوچک و بنیان‌گذاران انفرادی که خواهان حفاظت از مسئولیت و مالیات انتقالی هستند، لیست کوتاه معمولاً یک LLC یا یک شرکت S است.

این راهنما توضیح می‌دهد که چگونه آنها از نظر قانونی، عملیاتی و در اظهارنامه مالیاتی شما متفاوت هستند—و نشان می‌دهد که چگونه سوابق تمیز و ضد ممیزی را برای هر ساختار در Beancount.io نگهداری کنید (حسابداری متن ساده و دوطرفه که از فریلنسر تا شرکت S مقیاس می‌شود).

در یک نگاه​

نحوه تفاوت واقعی آنها​

در حالی که هر دو LLC و شرکت S یک سپر مسئولیت حیاتی ارائه می‌دهند، مکانیک قانونی و مالی آنها اساساً متفاوت است. در اینجا نگاهی عمیق‌تر به چیزی که آنها را از هم جدا می‌کند می‌اندازیم.

تشکیل و تشریفات​

یک شرکت با مسئولیت محدود (LLC) یک نهاد حقوقی است که توسط قانون ایالتی ایجاد شده است. این فرآیند شامل ثبت "اساسنامه سازمان" در ایالت شما و تصویب یک "توافق‌نامه عملیاتی" است، که یک سند داخلی انعطاف‌پذیر است که نحوه اداره کسب‌وکار و نحوه تقسیم سود را مشخص می‌کند.

از سوی دیگر، یک شرکت S خود یک نهاد حقوقی نیست، بلکه یک انتخاب مالیاتی است که با ثبت فرم 2553 در IRS انجام می‌شود. این انتخاب را می‌توان برای یک شرکت C استاندارد یا یک LLC اعمال کرد. پس از انتخاب وضعیت شرکت S، باید به تشریفات شرکتی دقیق‌تری پایبند باشید، از جمله تهیه پیش‌نویس آیین‌نامه‌ها، تعیین هیئت مدیره و افسران، برگزاری جلسات سالانه، و نگهداری سوابق دقیق از آن جلسات (معروف به "صورت‌جلسات").

مالکیت و سرمایه‌گذاران​

انعطاف‌پذیری مالکیت یک علامت تجاری LLC است. شما می‌توانید تعداد نامحدودی از مالکان (به نام "اعضا") داشته باشید، از جمله افراد، سایر شرکت‌ها و شهروندان خارجی. توافق‌نامه عملیاتی امکان تقسیم سود سفارشی ("آبشارها") و طبقات مختلف عضویت را فراهم می‌کند، که برای مشارکت‌های پیچیده ایده‌آل است.

شرکت S بسیار محدودتر است. این شرکت نمی‌تواند بیش از 100 مالک (به نام "سهامداران") داشته باشد که همه آنها باید شهروندان یا ساکنان ایالات متحده باشند. سایر نهادها (مانند شرکت‌ها یا مشارکت‌ها) نمی‌توانند سهامدار باشند. علاوه بر این، شرکت‌های S فقط می‌توانند یک طبقه سهام داشته باشند، به این معنی که همه سهامداران حقوق اقتصادی یکسانی دارند (سود و توزیع باید متناسب با مالکیت تخصیص یابد). این سادگی می‌تواند جدول سهام را پاک‌تر کند، اما به شدت محدود می‌کند که چه کسی می‌تواند سرمایه‌گذاری کند.

مالیات و ثبت​

به طور پیش‌فرض، یک LLC یک نهاد انتقالی است.

• یک LLC تک عضوی یک "نهاد نادیده گرفته شده" است، به این معنی که درآمد و هزینه‌های آن در یک برنامه C ثبت می‌شود که با فرم 1040 شخصی مالک ثبت می‌شود.
• یک LLC چند عضوی یک اظهارنامه مالیاتی مشارکت، فرم 1065 را ثبت می‌کند و یک برنامه K-1 را به هر عضو ارائه می‌دهد که سهم آنها از سود یا زیان را به تفصیل شرح می‌دهد.

یک شرکت S نیز یک نهاد انتقالی است، اما اظهارنامه مالیاتی تجاری خود، فرم 1120-S را ثبت می‌کند و همچنین K-1 را به سهامداران خود ارائه می‌دهد. تفاوت کلیدی این است که هر مالکی که برای شرکت کار می‌کند باید به عنوان یک کارمند تلقی شود و از طریق یک سیستم حقوق و دستمزد رسمی حقوق معقولی دریافت کند.

نحوه پرداخت به مالکان​

این یکی از مهم‌ترین تمایزات است. اعضای LLC کارمند نیستند. آنها با دریافت توزیع‌ها (یا "برداشت‌ها") از سود شرکت پرداخت می‌شوند. اعضا مسئول پرداخت مالیات بر درآمد و مالیات خوداشتغالی خود (تأمین اجتماعی و مدیکر) بر کل سهم خود از سود خالص هستند، صرف نظر از اینکه چقدر پول نقد برداشت کرده‌اند.

کارمندان-مالک شرکت S با یک سیستم دو بخشی مواجه هستند.

1. حقوق معقول: آنها باید برای کاری که انجام می‌دهند دستمزد معقولی دریافت کنند که مشمول مالیات‌های حقوق و دستمزد استاندارد (FICA) است. شرکت سهم کارفرما را می‌پردازد و کارمند سهم خود را می‌پردازد.
2. توزیع‌ها: هر سود باقی‌مانده می‌تواند به عنوان توزیع پرداخت شود، که مشمول مالیات خوداشتغالی یا FICA نیست. این صرفه‌جویی مالیاتی بالقوه دلیل اصلی انتخاب وضعیت شرکت S توسط کسب‌وکارها است. IRS ایجاب می‌کند که حقوق "معقول" باشد، بنابراین شما نمی‌توانید به خودتان 1 دلار پرداخت کنید و بقیه را به صورت توزیع دریافت کنید; شما باید مستند کنید که چگونه مبلغ حقوق را تعیین کرده‌اید.

قابلیت انتقال و طول عمر​

سهام شرکت S مانند سهام معمولی شرکت عمل می‌کند. به طور کلی آزادانه قابل انتقال است (مگر اینکه توسط یک توافق‌نامه سهامدار محدود شده باشد)، و این شرکت دارای یک وجود دائمی است، به این معنی که حتی اگر یک سهامدار از شرکت خارج شود یا فوت کند، به کار خود ادامه می‌دهد.

انتقال مالکیت در یک LLC اغلب پیچیده‌تر است. توافق‌نامه عملیاتی قوانین را دیکته می‌کند و معمولاً برای فروش یا انتقال واحدهای مالکیت نیاز به رضایت سایر اعضا دارد. این امر از اجبار اعضا به تجارت با غریبه‌ها محافظت می‌کند، اما می‌تواند خروج از تجارت را دشوارتر کند.

آیا باید وضعیت شرکت S را برای LLC خود انتخاب کنید؟​

یک مسیر بسیار رایج برای کسب‌وکارهای کوچک موفق این است که به عنوان یک LLC شروع به کار کنند و بعداً مالیات شرکت S را انتخاب کنند. این استراتژی "LLC اکنون، شرکت S در صورت سودآوری" به شما امکان می‌دهد از سادگی یک LLC در مراحل اولیه لذت ببرید و پس از رشد درآمدتان، برای بهینه‌سازی مالیات، تغییر دهید.

بنیان‌گذاران معمولاً زمانی تغییر می‌دهند که:

• سودها ثابت و قابل توجه هستند. مبلغ پرداخت شده به عنوان مالیات خوداشتغالی به عنوان یک عضو LLC بیشتر از مالیات‌های FICA بر روی حقوق معقول به همراه هزینه‌های انطباق یک شرکت S می‌شود.
• آنها ساختار بیشتری می‌خواهند. الزامات رسمی یک شرکت S می‌تواند انضباط مالی بهتری را اعمال کند و سیگنال "جدی‌تری" را به وام‌دهندگان یا سرمایه‌گذاران آینده ارسال کند.

انتخاب وضعیت شرکت S برای LLC شما تغییرات مشخصی را به همراه دارد:

• شما باید حقوق و دستمزد را برای همه کارمندان-مالک راه‌اندازی و اجرا کنید.
• شما باید به نگهداری سوابق شرکتی، از جمله برگزاری جلسات و مستندسازی آنها با صورت‌جلسات پایبند باشید.
• تهیه مالیات سالانه شما پیچیده‌تر می‌شود و نیاز به فرم 1120-S و K-1 دارد.

چه زمانی بهتر است که یک LLC باقی بمانید؟

• شما به ساختارهای مالکیت انعطاف‌پذیر نیاز دارید، مانند تخصیص سود ویژه یا داشتن یک شرکت یا شریک خارجی به عنوان عضو.
• سود شما ناپایدار است یا هنوز در مراحل اولیه هستید. هزینه سربار و هزینه اجرای حقوق و دستمزد ممکن است هنوز ارزش آن را نداشته باشد.
• شما قصد دارید سهام پیچیده، مانند جبران خسارت مبتنی بر توکن یا واحدهای ممتاز را صادر کنید که با قانون "یک طبقه سهام" شرکت S مطابقت ندارند.

قانون سرانگشتی عملی: قبل از تغییر، سود مورد انتظار 12 ماه آینده خود را مدل‌سازی کنید. کل بار مالیاتی خود (درآمد + مالیات خوداشتغالی) را به عنوان یک LLC محاسبه کنید. سپس، کل بار مالیاتی خود را به عنوان یک شرکت S (مالیات بر درآمد + مالیات FICA بر روی حقوق معقول) محاسبه کنید. اگر پس‌انداز ناشی از ساختار شرکت S واضح، مکرر و بیشتر از هزینه‌های انطباق اضافی باشد، انتخاب ارزش بررسی جدی را دارد. حتماً تجزیه و تحلیل خود را برای تعیین "حقوق معقول" مستند کنید.

نحوه نگهداری ساختار تمیز در Beancount.io​

مهم نیست که کدام نهاد را انتخاب می‌کنید، کتاب‌های آشفته می‌توانند حفاظت از مسئولیت شما را تضعیف کنند و کابوس‌های مالیاتی ایجاد کنند. Beancount.io یک دفتر کل متن ساده و دوطرفه با واردات خودکار و گزارش‌های آماده مالیاتی به شما می‌دهد، بنابراین ساختار حقوقی شما به گسترش حسابداری تبدیل نمی‌شود.

پیشنهادات نمودار حساب‌ها​

یک نمودار حساب‌های تمیز اساس است. در اینجا توصیه‌های ما آمده است:

• برای یک LLC:
  • Equity:Member-Capital (برای مشارکت‌های اولیه و بعدی)
  • Equity:Member-Distributions (برای برداشت‌های مالک)
  • حساب‌های استاندارد درآمد و هزینه.
• برای یک شرکت S:
  • Equity:Common-Stock (برای مشارکت‌های سرمایه‌ای)
  • Equity:Retained-Earnings (جایی که سودها انباشته می‌شوند)
  • Expenses:Payroll:Wages
  • Expenses:Payroll:EmployerTaxes
  • Equity:Shareholder-Distributions (برای پرداخت‌های خارج از سود)

نمونه ورودی‌ها​

در اینجا نحوه نمایش پرداخت‌های رایج مالک در دفتر کل Beancount.io آمده است.

توزیع عضو LLC: این تراکنش پرداخت 5000 دلاری به یک عضو را ثبت می‌کند، وجه نقد را کاهش می‌دهد و برداشت را در یک حساب حقوق صاحبان سهام اختصاصی ردیابی می‌کند.

2025-03-15 * "توزیع عضو"
  Assets:Bank:Checking             -5,000 USD
  Equity:Member-Distributions       5,000 USD

حقوق مالک شرکت S (از یک اجرای حقوق و دستمزد): این ورودی دستمزد ناخالص، سهم کارفرما از مالیات‌های حقوق و دستمزد و کل نقدی که از بانک خارج می‌شود را ثبت می‌کند. بدهی‌های کسر شده نیز در اینجا ردیابی می‌شوند.

2025-03-31 * "حقوق و دستمزد مالک"
  Expenses:Payroll:Wages            8,000 USD
  Expenses:Payroll:EmployerTaxes      612 USD
  Assets:Bank:Checking             -8,612 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding     0 USD  ; پرداخت خالص + کسورات

توزیع سهامدار شرکت S: این یک انتقال ساده از وجه نقد به حساب حقوق صاحبان سهام توزیع سهامداران است که جدا از حقوق و دستمزد است.

2025-04-10 * "توزیع سهامدار"
  Assets:Bank:Checking            -10,000 USD
  Equity:Shareholder-Distributions  10,000 USD

بستن حلقه در زمان مالیات​

با یک دفتر کل Beancount.io تمیز، فصل مالیات ساده می‌شود:

• صورت‌های سود و زیان و ترازنامه خود را مستقیماً از تراکنش‌های خود ایجاد کنید.
• داده‌های مورد نیاز حسابدار خود را برای فرم مالیاتی خاص خود (برنامه C، 1065 یا 1120-S) صادر کنید.
• یادداشت‌های حقوق معقول، صورت‌جلسات و سایر اسناد انطباق خود را در کنار تراکنش‌های خود برای یک رکورد مالی کامل و آماده ممیزی نگهداری کنید.

چه زمانی هر انتخاب می‌درخشد​

در اینجا تصمیم در یک پوسته گردو آمده است.

اگر می‌خواهید یک LLC را انتخاب کنید (یا باقی بمانید):

• حداکثر انعطاف‌پذیری در مالکیت، تقسیم سود یا وارد کردن اعضای نهادی/خارجی.
• تشریفات شرکتی حداقلی و بدون حقوق و دستمزد اجباری مالک.
• انطباق ساده‌تر در حالی که در حال یافتن تناسب محصول و بازار هستید یا سودهای ناسازگاری دارید.

اگر می‌خواهید یک شرکت S را انتخاب کنید (یا انتخاب کنید):

• پس‌انداز بالقوه در مالیات‌های خوداشتغالی (FICA) هنگامی که سود شما می‌تواند حقوق و دستمزد رسمی را توجیه کند.
• یک ساختار شرکتی تمیز و سنتی با قابلیت انتقال سهام مستقیم.
• یک مدل حکمرانی که سرمایه‌گذاران و وام‌دهندگان اغلب برای شرکت‌های عامل مستقر ترجیح می‌دهند.

خط پایانی​

هر دو LLC و شرکت S از دارایی‌های شخصی شما محافظت می‌کنند و به سودهای تجاری اجازه می‌دهند تا برای اهداف مالیاتی به مالکان منتقل شوند. بهترین گزینه کاملاً به ساختار مالکیت، سودآوری مورد انتظار و تمایل شما به حکمرانی رسمی و حقوق و دستمزد بستگی دارد.

هر کدام را که انتخاب کنید، حسابداری منظم بسیار مهم‌تر از برچسب نهاد است. سوابق مالی خود را دقیق، قابل جستجو و قابل تکرار با Beancount.io نگه دارید.

کتاب‌های آماده مالیاتی و آماده سرمایه‌گذار را با Beancount.io بسازید​

• حسابداری دوطرفه متن ساده و کنترل نسخه.
• نمودارهای حساب‌های تمیز طراحی شده برای LLCها و شرکت‌های S.
• واردات و تطبیق خودکار بانک، کارت اعتباری و پردازنده.
• صادرات آماده مالیاتی و همکاری بی‌نقص حسابدار.
• سیستمی که از یک بنیان‌گذار انفرادی تا یک شرکت چند نهادی مقیاس می‌شود.

امروز با Beancount.io یک دفتر کل ساده برای نهاد خود شروع کنید.

این راهنما برای اهداف اطلاعاتی است و مشاوره حقوقی یا مالیاتی نیست. برای راهنمایی خاص در مورد وضعیت خود، با وکیل یا مشاور مالیاتی خود مشورت کنید.