Ремонт или улучшение: BAR-тест, определяющий, что вы списываете, а что капитализируете

Ваш rooftop-кондиционер выходит из строя в июле. Замена стоит $18 000, и инстинкт подсказывает списать всю сумму как ремонт — в конце ведь здание работает точно так же, как и раньше. Но если новый агрегат является основным компонентом системы HVAC здания, IRS считает это улучшением, и ваш вычет в $18 000 превращается в амортизацию, растянутую на 39 лет. При ставке налога 24% это разница между $4 320, возвращёнными в апреле, и примерно $110 в год на протяжении следующих четырёх десятилетий.

Это самый дорогостоящий вопрос классификации в налогообложении малого бизнеса: когда деньги, потраченные на ремонт материального имущества, являются вычетом по ремонту согласно Разделу 162, а когда — капитальным улучшением согласно Разделу 263(a), которое необходимо амортизировать. Окончательные правила по материальному имуществу — изданные в сентябре 2013 года как Решение Казначейства 9636 — объединили десятилетия противоречивой судебной практики в единую структуру. Вот как это работает, и три safe harbor, которые позволяют большинству малых предприятий пропустить сложные части.

Почему это различие стоит реальных денег​

Раздел 162 позволяет списывать обычные и необходимые расходы бизнеса, включая ремонт и техническое обслуживание, в том году, когда вы их оплачиваете. Раздел 263(a) требует капитализировать расходы на приобретение, создание и улучшение материального имущества — независимо от того, насколько мала сумма, — и возмещать их через амортизацию на протяжении лет или десятилетий.

Именно временной разрыв и наносит ущерб. Ремонт на $12 000, списанный в этом году при предельной ставке 24%, экономит $2 880 сейчас. Капитализированный как улучшение нежилой недвижимости, те же $12 000 возвращают около $74 в год на протяжении 39 лет. Ещё до дисконтирования с учётом временной стоимости денег вы ждёте десятилетия, чтобы вернуть то, что ремонт даёт немедленно.

Ошибка бьёт в обе стороны. Списывая то, что следовало капитализировать, вы занижаете свой доход и привлекаете корректировку при проверке, плюс проценты и, возможно, штрафы. Капитализируя то, что можно было списать, вы завышаете свой доход и предоставляете правительству беспроцентный кредит. Правила существуют, чтобы решить вопрос с помощью воспроизводимого двухэтапного анализа.

Шаг 1: Определите единицу имущества​

Прежде чем спрашивать, является ли работа улучшением, нужно знать, что именно она улучшает. Правила называют это единицей имущества, и ответ уже́, чем ожидает большинство владельцев, — особенно для зданий.

Для зданий единицей имущества, как правило, является всё здание, включая его структурные компоненты. Но только для анализа улучшения вы тестируете структуру здания и каждую из восьми ключевых систем здания отдельно:

• Система водоснабжения и канализации
• Электрическая система
• Система HVAC
• Система лифтов
• Система эскалаторов
• Система противопожарной защиты и сигнализации
• Система газораспределения
• Система безопасности

Вот в чём ловушка в примере с HVAC выше. Вы не спрашиваете: «улучшило ли это здание?» Вы спрашиваете: «улучшило ли это систему HVAC?» Замена всех rooftop-агрегатов может оставить здание функционирующим как прежде, но это всё равно может быть восстановлением системы HVAC — а улучшение любой одной системы считается улучшением здания. Арендаторы применяют тот же анализ к той части строения и систем, которые покрываются их договором аренды.

Для имущества, не являющегося зданием, единицей имущества являются все компоненты, которые функционально взаимозависимы, — то есть вы не можете ввести один компонент в эксплуатацию, не введя другой. Грузовик и его двигатель — это одна единица; грузовик и съёмный прицеп могут ею не быть.

Для заводского имущества, такого как производственный или генерирующий завод, каждый компонент или группа компонентов, выполняющих дискретную и основную функцию, является собственной единицей.

Два правила соответствия амортизации могут разделить единицу дальше. Если вы надлежащим образом отнесли компонент к другому классу MACRS или применили к нему другой метод амортизации, когда единица впервые вводилась в эксплуатацию, этот компонент является отдельной единицей имущества. И если вы или IRS позже переклассифицируете имущество — например, после исследования разделения затрат, — определение единицы имущества должно следовать новой классификации.

Шаг 2: Запустите BAR-тест​

Единица имущества считается улучшенной только в том случае, если уплаченные суммы создают betterment (улучшение), restoration (восстановление) или adaptation (адаптацию) к новому или иному использованию — это и есть BAR-тест. Проверьте расход по всем трём критериям. Провал одного не оправдывает остальные: работа, не являющаяся betterment, всё равно может быть restoration или adaptation.

B — это Betterment​

Капитализируйте суммы, которые делают любое из следующего:

1. Устраняют существенный дефект или недостаток, существовавший до приобретения вами имущества или возникший во время его производства. Покупка земли с протекающим подземным резервуаром, оставленным предыдущим владельцем, и оплата его очистки — это betterment: вы устраняете ранее существовавший дефект, а не поддерживаете имущество.
2. Создают материальное дополнение, такое как физическое увеличение, расширение, продление или крупный новый компонент, — либо материальное увеличение ёмкости, включая дополнительное кубическое или линейное пространство. Добавление лестницы и антресоли в торговое здание ради увеличения торговой площади — хрестоматийный пример.
3. Материально повышают производительность, эффективность, прочность, качество или выпуск. Анкеровка каркаса здания к фундаменту сейсмическими распорными болтами является betterment, поскольку повышает прочность конструкции.

«Материальный» намеренно не определён — правила говорят использовать здравый смысл и разумное суждение применительно к вашим фактам. Процентные показатели в примерах к правилам — это иллюстрации, а не пороги.

R — это Restoration​

Капитализируйте суммы, уплаченные для восстановления единицы имущества, что охватывает пять ситуаций:

1. Замена основного компонента или существенной структурной части. Это рабочая лошадка ветви restoration и то, что ловит системы HVAC, кровлю и электрические щиты. Замена, например, всех окон здания заменяет основной компонент структуры здания.
2. Замена компонента после учёта его базиса — вы списали по нему убыток (кроме убытка от стихийного бедствия) или учли его базис при продаже или обмене.
3. Восстановление ущерба от стихийного бедствия, по которому вы сделали корректировку базиса согласно Разделу 165, ограниченную вашим базисом в имуществе. Ущерб от урагана, списанный как убыток от стихийного бедствия, а затем устранённый за счёт страховых выплат, порождает капитализируемое restoration — а не второй вычет за тот же экономический убыток.
4. Возвращение имущества в эксплуатацию после того, как оно пришло в состояние негодности, когда оно перестало функционировать для своего предполагаемого использования. Пример в правилах: фермерская надворная постройка, оставленная без ухода до потери возможности её использования, затем укреплённая и обшитая заново. Рутинное содержание, которое вы откладывали годами, не остаётся рутинным навсегда.
5. Восстановление до состояния «как новое» по окончании срока его классовой службы, например разборка парка транспортных средств и их восстановление по заводской спецификации после истечения классового срока службы.

A — это Adaptation​

Капитализируйте суммы, уплаченные для адаптации единицы имущества к использованию, несовместимому с вашим обычным использованием её при первоначальном вводе в эксплуатацию. Превращение производственного здания в шоурум или рыболовного судна в прогулочное судно — это adaptation, даже если отдельные строительные шаги выглядят как обычный ремонт. Косметическая подготовка к продаже, например покраска стен и обновление полов, не является новым или иным использованием.

Три safe harbor, которые обходят анализ​

Тест по фактическим обстоятельствам выше требователен, поэтому правила предлагают упрощающие альтернативы. Большинство малых предприятий будут жить внутри одного из них.

1. De Minimis Safe Harbor​

Выбирайте это ежегодно, и вы можете списывать суммы, уплаченные за материальное имущество, которые вы также списываете в своих книгах, — до $5 000 на счёт-фактуру или единицу, если у вас есть применимая финансовая отчётность (как правило, аудированная отчётность, поданная в SEC, или аналогичный заверенный отчёт), либо $2 500 на единицу, если её нет. Показатель $2 500 применяется к налоговым годам, начинающимся 1 января 2016 года или позднее, согласно Notice 2015-82; до этого он составлял $500.

Ключевые моменты, которые упускают владельцы:

• Это ежегодный выбор, а не изменение метода учёта. Приложите заявление под заголовком «Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election» к своевременно поданной первоначальной декларации. Не подавайте Form 3115, чтобы начать или прекратить его использование.
• Без аудированной отчётности вам нужна письменная учётная политика, действующая на начало года, о списании статей ниже указанной денежной суммы.
• Это не покрывает запасы или землю, и суммы выше порога не капитализируются автоматически — они просто возвращаются к обычным правилам ремонта против улучшения.

2. Small Taxpayer Safe Harbor​

Если ваша средняя годовая валовая выручка составляет $10 миллионов или менее, вы можете ежегодно выбирать немедленное списание всех ремонтов, технического обслуживания, улучшений и аналогичных работ по подходящему зданию — даже работ, которые в ином случае были бы улучшением, — при условии, что:

• Нескорректированный базис здания составляет $1 миллион или менее, и
• Общие расходы года на это здание не превышают меньшую из величин: 2% его нескорректированного базиса или $10 000.

Для здания стоимостью $400 000 это означает списание до $8 000 работ по зданию в полном объёме без какого-либо BAR-анализа. Как и выбор de minimis, он делается через заявление, приложенное к декларации, — без Form 3115. Следите за обрывом: расход в $10 001 на подходящее здание дисквалифицирует всю сумму, а не только превышение.

3. Routine Maintenance Safe Harbor​

Списывайте повторяющиеся работы, выполняемые из-за вашего использования имущества для поддержания его в обычном эффективном рабочем состоянии, если при вводе в эксплуатацию вы разумно ожидали выполнять их более одного раза в течение:

• 10 лет — для структур зданий и систем зданий, или
• Классового срока службы единицы — для прочего имущества (см. Приложение B к IRS Publication 946 для классовых сроков службы).

Важны две асимметрии. Routine maintenance safe harbor никогда не покрывает betterment — повторяющееся улучшение остаётся улучшением. Но оно покрывает некоторые restoration, включая замену основного компонента или существенной структурной части, когда сама замена является рутинным обслуживанием. Компрессор HVAC, который вы рассчитываете менять каждые восемь лет, может быть списан, хотя замена компрессора в изоляции выглядит как restoration.

Существует также выбор просто капитализировать расходы на ремонт и обслуживание в соответствии с вашими книгами и записями, который предприятия с аудированной отчётностью иногда предпочитают ради соответствия. Он работает противоположно остальным — капитализация по выбору, — поэтому используйте его осознанно, а не случайно.

Бонусный ход: спишите то, что вы заменили​

Вот положение, которое владельцы упускают чаще всего. Когда BAR-тест вынуждает вас капитализировать замену — скажем, новую кровлю, — вы можете амортизировать и новую кровлю, и призрак старой, всё ещё погребённый в базисе здания. Выбор частичного выбытия согласно Regulation Section 1.168(i)-8 позволяет признать убыток по остаточному базису выбывшей части в год замены, останавливая амортизацию старого компонента.

Загвоздка в оценке: вы должны определить базис выбывшего компонента, часто путём дисконтирования стоимости замены назад или с помощью исследования разделения затрат. Но при замене кровли в середине срока службы списание невосстановленного базиса старой кровли может сравниться с первыми годами амортизации новой. Сделайте выбор в своевременно поданной декларации за год замены и рассмотрите возможность списания связанных расходов на демонтаж вместе с ним, а не их капитализации в улучшение.

Шесть ошибок, которые вызывают корректировки​

1. Тестирование здания вместо системы. «Здание работает так же, как раньше» — это не тест. Спросите, была ли улучшена, восстановлена или адаптирована система HVAC, электрическая, сантехническая или иная система.
2. Предположение, что малые суммы означают вычет. В Разделе 263(a) нет минимума — без выбора de minimis даже статья в $400 тестируется по общим правилам.
3. Пропуск обрыва в $10 000 по small taxpayer safe harbor. Отслеживайте совокупные расходы по зданию в течение года; один счёт-фактура может перевести всю сумму за лимит.
4. Забытые ежегодные заявления о выборе. De minimis и small taxpayer safe harbor оба требуют приложенного заявления о выборе каждый год их использования. Нет заявления — нет safe harbor.
5. Позволение имуществу гнить, а затем называть спасение ремонтом. Как только единица приходит в состояние негодности и перестаёт функционировать, работа, возвращающая её к жизни, по определению является restoration.
6. Амортизация старой кровли и новой. Если вы капитализировали замену, проверьте выбор частичного выбытия, прежде чем закрыть год.

Держите расходы на имущество готовыми к проверке​

Каждое из этих правил зависит от записей: какой была единица имущества, когда она была введена в эксплуатацию, что вы ожидали обслуживать и когда, что покрывал каждый счёт-фактура и какие выборы вы приложили к какой декларации. Вычет по ремонту без документального следа — это просто история, которую вы рассказываете проверяющему. Пометка каждого счёта по имуществу его единицей, системой и выводом по BAR в момент проводки занимает секунды и составляет разницу между чистой проверкой и реконструированной.

Beancount.io даёт вам этот след бесплатно: учёт в виде простого текста, где каждый расход по имуществу несёт собственные явные проводки, заметки и ссылки на документы — под контролем версий, с возможностью поиска и готовый к ИИ, так что BAR-анализ следующего года начинается с доказательств этого года, а не с коробки из-под обуви. Начните бесплатно и оформляйте свой следующий ремонт так, будто его будут проверять.