Корпоративные должностные лица обязаны быть в штате: почему нельзя ограничиваться только распределениями

Вы зарегистрировали корпорацию, выбрали статус S corporation и начали платить себе исключительно распределениями. Никаких отчётностей по зарплате, никаких удержаний, никакой доли работодателя в налогах на социальное обеспечение и Medicare — только аккуратные ежеквартальные переводы со счёта бизнеса на ваш личный счёт. Это кажется эффективным. IRS называет это иначе: невыплаченная заработная плата.

Вот правило, которое упускает большинство владельцев-операторов. Согласно определению сотрудника в налоговом кодексе для целей FICA, FUTA и удержания подоходного налога, корпоративное должностное лицо, которое оказывает услуги корпорации и получает — или даже имеет право получить — вознаграждение, является сотрудником, и такие выплаты являются заработной платой. Не имеет значения, что вы также единственный акционер. Должность в вашем учредительном документе сделала вас сотрудником в тот момент, когда вы начали выполнять работу.

Это руководство объясняет, как правило «должностное лицо как сотрудник» работает для S corporations и C corporations, узкое исключение для должностных лиц, которые почти ничего не делают, почему члены семьи в организационной структуре не получают особых послаблений внутри корпорации, и что происходит, когда IRS переквалифицирует ваши распределения в заработную плату.

Основное правило: работающие должностные лица являются сотрудниками​

Норма категорична: как правило, должностное лицо корпорации является сотрудником корпорации. Три условия превращают ваш статус должностного лица в обязательство по налогам на зарплату:

1. Вы занимаете должность должностного лица — президент, вице-президент, секретарь, казначей, CEO или любые другие должности, указанные в ваших регистрационных документах штата.
2. Вы оказываете услуги корпорации в этом качестве — управляете операциями, подписываете контракты, руководите персоналом, выполняете оплачиваемую работу.
3. Вы получаете или имеете право получить вознаграждение — зарплату, бонусы, распределения, личные расходы, оплаченные компанией, или любую ценность, поступающую от корпорации к вам.

Когда все три условия выполнены, выплаты являются заработной платой, облагаемой налогами на социальное обеспечение и Medicare, федеральным налогом на безработицу и удержанием подоходного налога. Суды последовательно поддерживали такой подход для должностных лиц, которые оказывают больше, чем незначительные услуги, и берут деньги из компании.

Обратите внимание на фразу «имеете право получить». Вы не можете обойти правило, отказавшись от формальной зарплаты, получая при этом распределения, заставляя корпорацию оплачивать вашу личную страховку и коммунальные услуги или направляя деньги через недокументированные акционерные «займы», которые никогда не возвращаются. Если ценность поступает от корпорации к работающему должностному лицу, IRS может рассматривать это как компенсацию за оказанные услуги — независимо от того, как вы это назвали в учёте.

Единственное узкое исключение​

Норма предусматривает ровно одну лазейку: должностное лицо, которое не оказывает услуг или оказывает только незначительные услуги и которое ни прямо, ни косвенно не получает и не имеет права получить никакого вознаграждения, не считается сотрудником.

Обе части должны выполняться. Супруг, указанный секретарём, который подписывает один ежегодный документ и ничего не берёт из компании, может подойти под исключение. Вице-президент, который «только посещает заседания совета директоров», но получает ежемесячные распределения, — нет. Исключение касается действительно неактивных, неоплачиваемых должностных лиц, а не переименования активной работы.

S Corporations: ловушка нулевой зарплаты​

Правило о должностных лицах сильнее всего бьёт по владельцам S corporation, потому что распределения S corporation не облагаются налогами на зарплату. Это освобождение является законным налоговым планированием — ровно до тех пор, пока предназначенная ему зарплата не исчезает.

Инструкции к Form 1120-S, декларации S corporation, прямо излагают принцип: распределения и другие выплаты S corporation корпоративному должностному лицу должны рассматриваться как заработная плата в той мере, в какой суммы представляют собой разумную компенсацию за оказанные корпорации услуги.

Что на самом деле означает «разумная компенсация»​

В налоговом кодексе нет ни формулы, ни безопасного процентного порога. Разумность — это проверка на основе фактов и обстоятельств, и факторы, которые взвешивает IRS, включают:

• Ваши обязанности и ответственность — что вы фактически делаете изо дня в день, а не ваша должность.
• Время, посвящённое бизнесу — операторам на полную ставку сложнее защитить символическую зарплату, чем работающим неполный день.
• Что платят сопоставимые предприятия за аналогичные услуги на вашем рынке.
• Ваша квалификация, обучение и опыт.
• История дивидендов и распределений корпорации — годы крупных распределений при нулевой зарплате являются классическим сигналом для аудита.
• Может ли бизнес позволить себе такую зарплату — хотя неспособность платить является защитой для испытывающего трудности стартапа, а не для прибыльной компании.

Один критически важный момент: ваше намерение не имеет значения. Федеральные суды постановили, что критерий заключается в том, были ли выплаты, полученные акционером, действительно вознаграждением за оказанные услуги — заявленное налогоплательщиком намерение платить лишь небольшую зарплату, забирая остальное в виде распределений, не связывает IRS. Если вы взяли 200 000 долларов из своей S corporation и назвали 24 000 долларов из них зарплатой, вопрос в том, сколько стоили ваши услуги, а не в том, как вы обозначили каждый перевод.

Нюанс первого года работы​

У правила есть разумный минимум. Если вы ничего не получили от S corporation — ни денег, ни имущества, ни оплаченных личных счетов — и не имели права ничего получить, то нет компенсации, которую можно охарактеризовать как заработную плату. Основатель в первый год, оставляющий каждый доллар в убыточной компании, не обязан создавать зарплату из воздуха. Но как только вы берёте деньги или прибыльная компания должна вам деньги, которые вы могли бы снять, применяется анализ разумной зарплаты.

Во что обходится переквалификация​

Когда IRS устанавливает, что владельцу S corporation недоплатили, оно переквалифицирует часть или все распределения в заработную плату. Счёт приходит слоями:

• Недоимка по налогам на зарплату — как доля сотрудника, так и доля работодателя в налогах на социальное обеспечение и Medicare с переквалифицированной заработной платы, плюс федеральный и обычно州 налог на безработицу.
• Проценты, начисляемые с первоначальных сроков уплаты неподанных отчётностей по зарплате.
• Штрафы — за неподачу и неуплату отчётностей по налогам на зарплату, плюс штрафы, связанные с точностью, а в серьёзных случаях — штраф за восстановление доверительного фонда против ответственных лиц.
• Исправленные отчётности — amended Forms 941, отчётности штата по зарплате, исправленные W-2 и amended личные декларации, каждая из которых увеличивает профессиональные расходы.

Налоги на зарплату, которые вы «сэкономили» при нулевой зарплате, почти всегда меркнут по сравнению с итоговой суммой доначислений. Преимущество S corporation по налогам на зарплату реально, но это разрыв между разумной зарплатой и общей прибылью — а не лицензия полностью пропустить зарплату.

C Corporations: проблема зеркального отражения​

Владельцы C corporation сталкиваются с тем же правилом о должностных лицах с противоположной стороны. Поскольку прибыль C corporation облагается налогом дважды — один раз на корпоративном уровне, второй раз как дивиденды акционерам — владельцы склонны выкачивать прибыль в виде вычитаемой зарплаты и бонусов. Здесь IRS контролирует потолок, а не минимум.

Раздел 162(a)(1) разрешает вычет только для разумного вознаграждения за зарплаты или другую компенсацию за фактически оказанные личные услуги. Когда оплата владельца-должностного лица превышает то, что заплатили бы сопоставимые предприятия за аналогичные услуги при аналогичных обстоятельствах, превышение может быть переквалифицировано в замаскированный дивиденд: невычитаемый для корпорации, но всё ещё облагаемый налогом для получателя.

Таким образом, два типа организаций создают клещи:

• S corporation: зарплата слишком низкая → распределения переквалифицируются в заработную плату → недоимка по налогам на зарплату.
• C corporation: зарплата слишком высокая → компенсация переквалифицируется в дивиденды → потерянный вычет плюс двойное налогообложение.

В любом случае безопасная позиция одна и та же: документируйте оплату должностных лиц, которая отражает рыночную стоимость услуг, подкреплённую сопоставимыми данными о зарплатах, протоколами заседаний совета директоров, утверждающими компенсацию, и в идеале трудовым договором. Одновременная документация — созданная в момент принятия решения, а не восстановленная во время аудита — имеет гораздо больший вес.

Директора отличаются от должностных лиц​

Одно различие сбивает с толку малые корпорации: директор, действующий исключительно в качестве директора, не является сотрудником. Гонорары совета директоров, выплачиваемые внешнему директору, отражаются в Form 1099-NEC, а не в Form W-2, и облагаются налогом на самозанятость, а не удержанием FICA.

Но большинство владельцев малого бизнеса носят обе шляпы. Если вы директор, который также является президентом и управляет компанией изо дня в день, ваши услуги как должностного лица всё равно делают вас сотрудником в отношении этих выплат. Вы не можете превратить заработную плату в гонорары директора решением совета — суть того, что вы делаете, имеет значение, а не ярлык, присвоенный протоколом совета.

Семейные должностные лица не получают послаблений внутри корпорации​

Многие семейные предприятия вносят супруга, ребёнка или родителя в корпоративный реестр — иногда для настоящей работы, иногда по соображениям наследования или преемственности. Распространённое и дорогостоящее заблуждение состоит в том, что налоговые льготы для семейной занятости переносятся. Внутри корпорации — нет.

Когда бизнес является индивидуальным предпринимательством, зарплата, выплачиваемая ребёнку младше 18 лет, освобождается от налогов на социальное обеспечение и Medicare, а зарплата, выплачиваемая супругу, освобождается от FUTA, среди прочих узких льгот. Но когда бизнес является корпорацией — даже полностью принадлежащей родителю ребёнка — выплаты за услуги члена семьи облагаются удержанием подоходного налога, налогами на социальное обеспечение, Medicare и FUTA независимо от возраста. Такое же полное налогообложение применяется к родителям, работающим в корпорации ребёнка.

Практические последствия для семейных корпораций:

• Летняя работа вашего подростка в семейной C или S corporation создаёт полные обязательства по налогам на зарплату, в отличие от той же работы в вашем индивидуальном предпринимательстве.
• Супруг, назначенный должностным лицом и оказывающий реальные услуги, должен быть в штате с удержаниями, даже если домохозяйство подаёт совместную декларацию и деньги словно переходят из одного кармана в другой.
• Номинальные семейные должностные лица, которые ничего не делают и ничего не получают, попадают под исключение о незначительных услугах — но как только они берут распределения или компания оплачивает личные расходы, исключение рушится.

Если член семьи действительно работает в бизнесе, оформите его в штат должным образом: Form W-4, своевременные депозиты, Forms W-2 и 941. Документация такая же, как для любого сотрудника, потому что в глазах системы налогов на зарплату именно им они и являются.

Как оставаться в соответствии: практический чек-лист​

Управляете ли вы S corporation, беспокоясь о слишком низкой зарплате, или C corporation, беспокоясь о слишком высокой, свод правил соответствия одинаков:

1. Поставьте каждого работающего должностного лица на зарплату. Ни одно должностное лицо, оказывающее больше, чем незначительные услуги, не должно брать деньги из корпорации исключительно в виде распределений, дивидендов или оплаты личных расходов.
2. Установите оплату на основе рыночных данных. Соберите сопоставимые обзоры зарплат для вашей роли, отрасли и региона и храните эти распечатки в корпоративных записях. Исследования компенсаций от авторитетных поставщиков являются золотым стандартом, если суммы крупные.
3. Документируйте решение. Протоколы заседаний совета директоров или письменное согласие, утверждающие зарплаты должностных лиц, трудовой договор и ежегодные пересмотры создают бумажный след, который выигрывает споры о разумности.
4. Ведите настоящую зарплату. Это означает EIN, федеральные депозиты по налогам на зарплату по правильному графику, квартальные Forms 941, ежегодные Forms W-2 и W-3, регистрацию и отчётность по безработице штата, а также страхование работников там, где это требуется.
5. Разделяйте распределения и заработную плату в учёте. Распределения должны отражаться как распределения — пропорционально владению для S corporations — и никогда не кодироваться как расходы на зарплату или не прятаться в разные счета.
6. Пересматривайте ежегодно. По мере изменения прибыли, обязанностей и рыночных ставок пересматривайте оплату должностных лиц. Зарплата, которая была разумной при прибыли 150 000 долларов, может не выдержать при прибыли 600 000 долларов с неизменными обязанностями.

Связь с бухгалтерией​

Почти каждый спор о компенсации должностных лиц начинается как сбой бухгалтерии: изъятия акционеров смешаны с зарплатой, личные расходы отнесены на расплывчатые счета, недокументированные займы, по которым никогда не начисляются проценты и которые не возвращаются. Чистые, отдельные книги — зарплата должностных лиц на одном счете, распределения акционерам на другом, займы, документированные векселями, условиями и платежами — вот что позволяет вам доказать, что зарплата была реальной, а распределения были действительно распределениями. Если ваш план счетов не может показать аудитору точно, что получило каждое должностное лицо и в каком качестве, исправьте книги до того, как IRS спросит.

Держите оплату должностных лиц готовой к аудиту с первого дня​

Разумная компенсация должностных лиц — это не годовая гонка, а система зарплаты, документированное решение о зарплате и книги, которые весь год держат заработную плату, распределения и займы в своих отдельных полосах. Beancount.io обеспечивает бухгалтерию в виде простого текста, дающую вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких чёрных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в виде простого текста.