Ваш пакет о продлении придет через пару недель, брокер ждет решений к октябрю, а цифры в этом году изменились сильнее, чем за последнее десятилетие. Порог доступности по Закону о доступном медицинском обслуживании (ACA) только что подскочил до самого высокого уровня за всю историю, все лимиты HSA и FSA сдвинулись, и как минимум пять федеральных уведомлений должны попасть в руки сотрудников по строго определенному графику — одно из них до 15 октября. Если вы спонсируете групповой план медицинского страхования, этот год — время провести открытый период выбора как проект по соблюдению нормативных требований, а не как бумажный ритуал.
Этот чек-лист разбирает, что изменилось для плановых лет, начинающихся 1 января 2026 года, какие уведомления вы обязаны распространить и когда, а также график продления, который убережет малого работодателя от проблем.
Что изменилось в дизайне планов на 2026 год
Прежде чем браться за материалы для регистрации, убедитесь, что ваш план отражает новые лимиты, скорректированные с учетом инфляции. Ошибки здесь означают, что удержания из зарплаты, взносы в HSA или расчеты доступности построены на прошлогодних цифрах.
Доступность по ACA достигает рекордных 9,96%
Если вы являетесь применимым крупным работодателем (ALE) — как правило, 50 или более сотрудников на полной ставке, включая эквиваленты полной ставки, в предыдущем календарном году — вы обязаны предложить доступное покрытие с минимальной ценностью сотрудникам на полной ставке и их иждивенцам, иначе вам грозят потенциальные штрафы. Покрытие считается доступным, когда требуемый взнос сотрудника за самый дешевый план с минимальной ценностью только для себя не превышает 9,5 процента дохода домохозяйства с ежегодной корректировкой на инфляцию.
Для плановых лет, начинающихся в 2026 году, IRS установила этот процент на уровне 9,96 процента — резкий рост с 9,02 процента в 2025 году и самый высокий показатель за всю историю. На практике это дает ALE больше свободы: вы можете попросить сотрудников вносить больше в премии в 2026 году и все равно пройти тест на доступность. Поскольку вы редко знаете фактический доход домохозяйства сотрудника, IRS предлагает три «безопасные гавани» — заработная плата по форме W-2, ставка оплаты труда и федеральный уровень бедности — чтобы проверить доступность на данных, которые у вас действительно есть.
Максимумы личных расходов растут — и встроенный лимит по-прежнему применяется
На 2026 год ACA ограничивает общие расходы участника на необходимые медицинские услуги суммой $10 600 для покрытия только для себя и $21 200 для семейного покрытия. Лимит для одного человека применяется к каждому застрахованному, даже к тому, кто зачислен в семейный план — поэтому если ваш семейный максимум личных расходов превышает $10 600, план должен включать индивидуальный лимит не более $10 600 внутри семейного уровня.
Планы с высокой франшизой, сохраняющие право на HSA, сталкиваются с более жесткими лимитами: $8 500 только для себя и $17 000 для семьи на 2026 год.
Лимиты HSA, HDHP и медицинского FSA все растут
Цифры на 2026 год, подтвержденные в руководстве IRS:
- Взносы в HSA: $4 400 только для себя (рост на $100) и $8 750 для семьи (рост на $200). Дополнительный взнос $1 000 для владельцев счетов в возрасте 55 лет и старше зафиксирован законодательно и не меняется.
- Минимальные франшизы HDHP: $1 700 только для себя и $3 400 для семьи.
- Уменьшение зарплаты на медицинский FSA: $3 400, рост с $3 300. Ваш план может установить более низкий лимит, но не может превысить этот.
Телемедицина в рамках HDHP навсегда безопасна для HSA
Правило эпохи пандемии, позволявшее планам с высокой франшизой покрывать телемедицину до франшизы без потери права на HSA, истекло, а затем получило постоянное спасение: Закон One Big Beautiful Bill Act теперь позволяет HDHP отменять франшизу для телемедицины и других дистанционных услуг бессрочно, начиная с плановых лет, начинающихся в 2025 году. Послабление необязательно — вы все еще можете проводить телемедицину через франшизу — но если ваш план его использует, сообщите участникам через обновленное Описание плана (SPD) или Сводку существенных изменений (SMM).
Лимит HRA для исключенных льгот: $2 200
Работодатели любого размера могут предложить HRA для исключенных льгот (EBHRA), чтобы возмещать расходы на медицинские услуги из собственного кармана наряду с предложением традиционного плана. Максимальная вновь доступная сумма вырастает до $2 200 для плановых лет 2026 года.
Два обзора дизайна, которые малые работодатели пропускают
Во-первых, профилактическая помощь: планы, не имеющие статуса «grandfathered», должны покрывать вновь рекомендованные профилактические услуги без разделения расходов начиная с планового года, который начинается в годовщину рекомендации или позже. На 2026 год это включает расширенное покрытие с первого доллара, связанное с последующей визуализацией после маммографии и услугами навигации пациентов для скрининга рака груди и шейки матки. Подтвердите с вашей страховой компанией или администратором третьей стороны, что план отражает текущие рекомендации.
Во-вторых, надбавки за табак и вознаграждения за программы оздоровления: правила HIPAA о недискриминации требуют, чтобы программы оздоровления, обусловленные состоянием здоровья, предлагали разумный альтернативный стандарт и раскрывали его в каждом документе, описывающем надбавку или вознаграждение. Надбавки к премиям за табак вызвали волну коллективных исков, поэтому если вы взимаете больше с курильщиков, проверьте, что формулировка об альтернативном стандарте действительно есть в ваших материалах до открытия регистрации.
Уведомления, которые вы обязаны распространить (и когда)
Открытый период выбора — естественный момент, чтобы объединить ежегодные раскрытия. Некоторые должны быть разосланы при регистрации; другие — это ежегодные уведомления, которые вы можете включить для удобства. Сгруппируйте их, и вы отправите одну рассылку вместо четырех.
Сводка льгот и покрытия (SBC)
Каждый заявитель и участник получает SBC при открытой регистрации или продлении, используя федеральный шаблон. Для застрахованных планов страховая компания обычно готовит его, а вы распространяете; для самофинансируемых планов администратор плана выполняет обе задачи. Убедитесь, что SBC соответствует плану, который вы фактически предлагаете — изменения льгот, не попавшие в SBC, — классическая находка при аудите.
Уведомление о зачетном покрытии Medicare Part D — до 15 октября
Если ваш план включает покрытие рецептурных лекарств, вы должны ежегодно сообщать участникам, имеющим право на Medicare, является ли это покрытие зачетным — как минимум не хуже стандартного Medicare Part D. Штрафа за предложение незачетного покрытия нет, но люди, пропустившие Part D, будучи застрахованными по незачетному плану, могут позже задолжать постоянно повышенные премии Part D, поэтому им нужны факты.
Уведомление рассылается при регистрации, при изменении статуса зачетности, по запросу и ежегодно до 15 октября, когда начинается ежегодный период выбора Medicare. Типовые уведомления на английском и испанском доступны от Центров Medicare и Medicaid. Большинство работодателей вкладывают это уведомление в пакет открытой регистрации; регуляторы считают это покрывающим следующие 12 месяцев, если покрытие лекарств существенно не меняется.
Ежегодное уведомление о помощи в премиях CHIP
Если какой-либо сотрудник живет в штате, который субсидирует покрытие от работодателя для детей и семей с низким доходом через Medicaid или CHIP, вы должны отправить этим сотрудникам ежегодное уведомление о помощи в премиях. Министерство труда регулярно обновляет типовое уведомление — берите текущую версию, а не переиспользуйте прошлогодний файл.
Уведомление WHCRA — при регистрации и ежегодно
Планы, покрывающие мастэктомию, должны раскрывать права участников на льготы, связанные с реконструкцией, в соответствии с Законом о правах женщин в области здоровья и рака при регистрации и раз в год после этого. Открытая регистрация — стандартный ежегодный слот.
Уведомление о конфиденциальности HIPAA — проверьте трехлетний отсчет
Планы медицинского страхования должны предоставить новым участникам Уведомление о практике конфиденциальности при регистрации и как минимум раз в три года либо распространить его повторно, либо уведомить участников, что оно доступно и как получить копию. Спонсоры полностью застрахованных планов, которые не обрабатывают защищенную медицинскую информацию для администрирования плана, как правило, оставляют эту обязанность страховой компании — но если ваша команда касается PHI за пределами данных регистрации и сводных данных, обязательство на вас. Если вы не уверены, когда последний раз отправляли его, этот сезон регистрации — подходящее время.
Уведомления о специальной регистрации и защите пациентов по HIPAA
Имеющие право сотрудники должны узнать о своих правах на специальную регистрацию по HIPAA во время или до регистрации — обычно через SPD или сводку льгот страховой компании. Если ваш план требует от участников назначить лечащего врача, вы также должны распространить уведомление о защите пациентов по ACA (свободный выбор PCP, прямой доступ к акушеру-гинекологу) всякий раз, когда рассылается SPD или описание льгот.
Первоначальное уведомление COBRA и SPD
Планы работодателей с 20 или более сотрудниками обязаны предоставить новым участникам первоначальное уведомление COBRA в течение 90 дней после начала покрытия; оно может находиться внутри SPD. Сам SPD должен быть предоставлен новым участникам в течение 90 дней после начала покрытия, должен обновляться каждые пять лет при внесении поправок (каждые десять лет, если поправок не было), и любое изменение льгот 2026 года должно быть в обновленном SPD или SMM. Не проводите открытую регистрацию на устаревшем SPD и не обещайте обновить его позже.
Уведомление ICHRA — за 90 дней до планового года
Возмещаете сотрудникам покрытие на индивидуальном рынке через HRA для индивидуального покрытия? Имеющие право участники нуждаются в уведомлении ICHRA — включая то, как эта схема взаимодействует с налоговыми кредитами на премии — как минимум за 90 дней до каждого планового года. Для календарных планов это значит к 2 октября. Материалы открытой регистрации могут нести его только если они отправляются вовремя.
Уведомления о программах оздоровления
Программы оздоровления, обусловленные состоянием здоровья, нуждаются в раскрытии альтернативного стандарта по HIPAA во всех материалах программы, а программы, собирающие информацию о здоровье или требующие медицинских осмотров, нуждаются в уведомлении по ADA, объясняющем, что собирается, кто это видит и как это остается конфиденциальным. Предоставьте оба до того, как сотрудники передадут данные о здоровье или придут на скрининги.
График продления, который нужно начать сейчас
Отсчитывая назад от планового года с 1 января, вот реалистичный календарь для небольшой команды без выделенного персонала по льготам:
- Середина сентября (сейчас): Подтвердите лимиты 2026 года с вашим брокером или страховой компанией — процент доступности, максимумы личных расходов, лимиты HSA и FSA, сумму EBHRA. Решите, отменяет ли ваш HDHP франшизу для телемедицины. Возьмите текущие типовые уведомления (CHIP, Part D, COBRA, WHCRA, ICHRA) вместо переиспользования файлов.
- К 2 октября: Доставьте уведомление ICHRA, если вы его предлагаете — правило 90 дней для календарных планов.
- До 15 октября: Распространите уведомления о зачетном покрытии Medicare Part D всем участникам, имеющим право на Medicare.
- Октябрь–ноябрь: Проведите открытую регистрацию. Включите SBC для каждого варианта плана, уведомление CHIP, уведомление WHCRA, формулировки о специальной регистрации и защите пациентов по HIPAA, а также уведомления о программах оздоровления. Подтвердите, что SPD или SMM отражает каждое изменение дизайна на 2026 год.
- Декабрь: Зафиксируйте расчет зарплаты на январь — новые разделения премий, выбор FSA с лимитом $3 400, выбор HSA в пределах лимитов 2026 года. Поставьте в календарь срок внесения поправок в пенсионный план ниже.
- К 31 декабря 2026 года: Примите письменные поправки, приводящие квалифицированные пенсионные планы в соответствие с CARES Act, SECURE 1.0 и SECURE 2.0. Большинство календарных планов сталкиваются с этим жестким сроком согласно руководству IRS, и сезон открытой регистрации — подходящее время, чтобы подтвердить с вашим регистратором, что документы в очереди — а не обнаружить в декабре, что никто их не подготовил.
Еще один пункт на конец года для финансового календаря: спонсоры самофинансируемых планов должны подтвердить, что сравнительный анализ паритета психического здоровья для неколичественных ограничений лечения актуален на 2026 год. Финальное правило 2024 года, ужесточающее эти анализы, находится на паузе в применении, но лежащая в основе законодательная обязанность его вести — нет — запросите письменное подтверждение у вашей страховой компании или TPA.
Отслеживайте деньги за льготами
Соблюдение требований по льготам — это наполовину бумажная работа, наполовину математика расчета зарплаты. Безопасные гавани доступности работают от зарплаты по W-2 или ставок оплаты труда, лимиты FSA и HSA ограничивают вычеты до налогообложения, надбавки за табак меняют премии за каждый расчетный период, а возмещения ICHRA нуждаются в чистом обосновании. Когда эти цифры живут в разрозненных таблицах, январский расчет зарплаты превращается в археологический проект — а неверно закодированный вычет до налогообложения может тихо нарушить лимит, о котором вы только что сообщили сотрудникам.
Ведение вычетов на льготы, взносов работодателя и счетов возмещения в одном прозрачном реестре делает решения открытой регистрации проверяемыми спустя месяцы. Если вы хотите, чтобы эта запись была в простом тексте, полностью вам подконтрольном — с контролем версий, поиском и готовностью для вашего бухгалтера или аудитора — Beancount.io предлагает учет в простом тексте, созданный именно для этого. Изучите механику в документации или исследуйте дашборды и отчеты в Fava.
Держите бухгалтерию по льготам готовой к аудиту
Завершая выборы на 2026 год, лимиты взносов и пакеты уведомлений, поддержание четких финансовых записей — это то, что превращает соответствующую требованиям открытую регистрацию в защищаемую. Beancount.io обеспечивает учет в простом тексте, дающий вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких черных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на учет в простом тексте.
