Выплата аванса против комиссии: объяснение — возвратные и невозвратные авансы для работодателей

Ваш новый сотрудник по продажам в первый месяц не заключает ни одной сделки. При плане с чистой комиссией его зарплата равна нулю — и ваш перспективный сотрудник начинает искать другую работу еще до того, как выйдет на полную продуктивность. Аванс против комиссии решает эту проблему, выплачивая сотрудникам гарантированную сумму каждый расчетный период, которая затем зачитывается против комиссий, заработанных позже.

Но вот что часто застает работодателей врасплох: как только вы выплатили аванс, закон в большинстве случаев рассматривает эти деньги как уже заработанную заработную плату. Если в вашем соглашении указано, что вы можете удержать незаработанный остаток из финальной зарплаты уходящего сотрудника, вы могли создать себе нарушение трудового законодательства, а не страховочную сетку. Это руководство объясняет, как работают авансы, когда каждый тип имеет смысл, и как структурировать вашу схему, чтобы она мотивировала команду, не создавая обязательств по минимальной заработной плате или финальным выплатам.

Что такое аванс против комиссии​

Аванс против комиссии — это предварительная выплата сотруднику на комиссии — фиксированная сумма, выплачиваемая каждый расчетный период до того, как будут заработаны базовые комиссии. В момент расчета аванс зачитывается против фактически заработанных комиссий:

• Если комиссии превышают аванс, сотрудник сохраняет аванс и получает превышение как дополнительную выплату.
• Если комиссии не достигают аванса, что происходит дальше, зависит от типа аванса — и от законов о заработной плате вашего штата.

Авансы наиболее распространены там, где доход в противном случае был бы неравномерным или задержанным: длинные корпоративные циклы продаж, сезонный бизнес и периоды адаптации, когда новый сотрудник строит воронку, но мало продает. Аванс дает сотруднику стабильность дохода; структура комиссии сохраняет стимул продавать.

Пример​

Предположим, вы нанимаете менеджера по работе с клиентами с ежемесячным возвратным авансом в размере 3000 долларов и ставкой комиссии 10%:

• Месяц 1: Она заключает сделок на 18 000 долларов, зарабатывая 1 800 долларов комиссии. Вы уже выплатили ей 3 000 долларов, поэтому у нее остается дефицит в 1 200 долларов.
• Месяц 2: Она заключает сделок на 55 000 долларов, зарабатывая 5 500 долларов комиссии. Предыдущий дефицит в 1 200 долларов зачитывается в первую очередь, оставляя 4 300 долларов — на 1 300 долларов выше аванса в 3 000 долларов. Ее выплата за второй месяц — это аванс в 3 000 долларов плюс превышение в 1 300 долларов, и ее дефицит обнуляется.

Если бы аванс был невозвратным, нехватка в 1 200 долларов за первый месяц просто исчезла бы — она сохранила бы все 3 000 долларов — а за второй месяц она получила бы полные 5 500 долларов комиссии без зачета. Те же продажи, но совсем иная стоимость для вас и совсем иные стимулы для нее.

Возвратные и невозвратные авансы​

Все остальное строится на этом выборе — сделайте его правильно, и остальное будет деталями.

Возвратный аванс​

Возвратный аванс должен быть «возвращен» — не наличными, а зачетом против будущих комиссий. Нехватки накапливаются как дефицит, который сотрудник отрабатывает в последующие расчетные периоды. Это более распространенная структура и более мотивирующая: сотрудник знает, что все, что ниже аванса, становится ямой, из которой нужно выбираться.

Риск работодателя — зеркальное отражение. Если сотрудник так и не зарабатывает достаточно для покрытия авансов — или уходит с дефицитом — невозмещенный баланс обычно невозможно взыскать, как объясняется в разделе об увольнении ниже. Поэтому возвратный аванс хорош настолько, насколько хороши ваши меры контроля дефицита: лимиты, окна расчета и управление эффективностью для сотрудников, которые остаются в минусе.

Невозвратный аванс​

Невозвратный аванс (иногда называемый гарантированным или прощаемым) — это гарантированная выплата: сотрудник сохраняет его независимо от того, как мало продает. Нехватки никогда не накапливаются, что делает эту структуру проще в администрировании и гораздо менее вероятной для возникновения трудовых споров.

Компромисс — мотивация и стоимость. Поскольку аванс гарантирован, он функционирует скорее как базовый оклад с комиссионным бонусом — именно поэтому многие работодатели используют его намеренно: как выплату на период адаптации для новых сотрудников, как мост во время переходов по территории или продукту, или как «базу» в плане «оклад плюс комиссия» под другим названием.

Что выбрать?​

Многие работодатели комбинируют оба типа: невозвратный аванс на адаптацию в первые 90 дней, который конвертируется в возвратный, когда ожидается, что сотрудник станет самодостаточным. Что бы вы ни выбрали, зафиксируйте тип в письменной форме — неоднозначность относительно того, был ли аванс возвратным, является одним из самых спорных вопросов в комиссионных спорах.

Как определить размер и структуру аванса​

Слишком маленький аванс лишает ваших сотрудников средств; слишком большой становится окладом с лишней бумажной работой. Три ориентира помогут вам попасть в правильную зону.

Начните с целевого заработка (OTE). Определите, сколько должен зарабатывать сотрудник при выполнении плана, затем задайте структуру оплаты — соотношение между гарантированной и переменной частью. В SaaS-ролях обычно используется соотношение 50/50 между базой и переменной частью, в то время как в менее волатильных ролях — ближе к 65/35 или 70/30. Аванс обычно заменяет часть «базы» во время адаптации или медленных периодов, поэтому его размер как доля от месячного OTE сохраняет пропорциональность: сотрудник с OTE в 120 000 долларов при соотношении 50/50 имеет 5 000 долларов в месяц гарантированного эквивалента, и аванс в этом диапазоне соответствует экономике плана.

Сверьте аванс с планом продаж. Широко используемый бенчмарк SaaS гласит, что годовой план сотрудника должен составлять примерно от трех до пяти его OTE — соотношение, которое поддерживает устойчивость ваших затрат на продажи. Двигайтесь от плана к ожидаемой комиссии за период и убедитесь, что аванс комфортно ниже того, что зарабатывает эффективный сотрудник. Если средний сотрудник не может покрыть аванс в обычный месяц, у вас проблема с планом, замаскированная под проблему с оплатой, и дефициты будут накапливаться у всей команды.

Задайте механику расчета заранее. Каждый план авансов должен иметь письменные ответы на пять вопросов:

1. Период расчета — ежемесячный или ежеквартальный? Более длинные окна сглаживают неравномерность, но позволяют дефицитам расти.
2. Лимит дефицита — максимальная нехватка, которую может нести сотрудник (например, один месячный аванс). Лимиты заставляют вести честные разговоры рано, а не сталкиваться с пятизначными сюрпризами позже.
3. Условия прощения — истекает ли оставшийся дефицит в конце квартала или года? Многие планы ежегодно прощают дефициты для сброса мотивации; решите до того, как будете кому-то обязаны объяснением.
4. Правила начисления комиссии — когда комиссия считается «заработанной»: при подписании, поставке, оплате или после окна возврата? Авансы рассчитываются против заработанных комиссий, так что это определение имеет реальное значение.
5. Минимальный порог эффективности — что происходит, если сотрудник остается ниже аванса в течение двух или трех последовательных периодов? Аванс — это сглаживание дохода, а не замена управлению эффективностью.

Ловушка минимальной заработной платы​

Вот правило, которое управляет каждым планом авансов в США: согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), минимальная заработная плата должна выплачиваться «окончательно и безусловно» — как это называют регулирующие нормы, «свободно и ясно» (29 C.F.R. § 531.35). Работодатель не может выплатить заработную плату, а затем забрать ее обратно, прямо или косвенно.

Долгосрочная позиция Министерства труда применяет это правило к авансам следующим образом:

• Зачет аванса против будущих комиссий разрешен. Когда вы выплачиваете 3 000 долларов, а затем применяете их против 5 500 долларов заработанных комиссий, вы ничего не забираете — сотрудник получил каждый доллар.
• Вычет из уже выплаченной заработной платы не разрешен. Уменьшение зарплаты ниже того, что сотрудник уже заработал, для покрытия старого дефицита пересекает черту.
• Каждый расчетный период должен самостоятельно соответствовать минимальной заработной плате. Если не освобожденный сотрудник отработал 80 часов за расчетный период, выплата за этот период должна быть не менее 80 часов по применимой минимальной ставке (плюс любые сверхурочные), независимо от того, куда сходится математика аванса и комиссии.

Практическое следствие — дисциплина сверки: каждый расчетный период подтверждайте, что общая выплата сотруднику покрывает минимальную заработную плату за все отработанные часы — используя самую высокую применимую ставку, когда штатные или местные минимумы превышают федеральные 7,25 доллара. Сотрудники только на комиссии, которые работают долгие часы за небольшое вознаграждение, — это именно то, как работодатели незаметно впадают в нарушения. Ведите точный учет времени даже для комиссионных сотрудников; «мы не отслеживаем часы для продаж» — не защита от иска о минимальной заработной плате, и авансы не меняют чей-либо статус освобожденного или не освобожденного сотрудника.

Ловушка увольнения​

Самое опасное положение в соглашении об авансе — то, которое кажется здравым смыслом: «любой незаработанный остаток аванса должен быть возвращен при увольнении». Федеральный апелляционный суд постановил, что требование к уходящим сотрудникам возвращать незаработанные остатки авансов нарушает правило FLSA о «свободном и ясном» — авансы были заработной платой на момент выплаты, и требование их возврата после увольнения является незаконным возвратом заработной платы. Зачет авансов против комиссий, заработанных во время работы, допустим; взыскание нехватки после окончания работы — это другое действие с другим ответом.

Штатное законодательство еще больше ужесточает ситуацию:

• Запреты на вычеты из финальной зарплаты. Ассоциация корпоративных юристов отмечает, что вычет сумм, которые работник должен компании — включая авансы по зарплате — из финальной зарплаты, категорически запрещен в таких штатах, как Нью-Йорк, Нью-Джерси, Пенсильвания и Калифорния. Еще несколько штатов разрешают это только при наличии специального письменного разрешения, которого может не быть у общей формулировки, спрятанной в оффер-письме.
• Правила вычетов из зарплаты в Калифорнии. Разделы 221 и 224 Трудового кодекса Калифорнии в целом запрещают работодателям забирать любую часть уже выплаченной заработной платы, а руководство комиссара по труду штата специально указывает на вычеты за прошлые авансы по зарплате как на незаконные.
• Сроки и штрафы за финальную зарплату. Калифорния требует немедленной выплаты финальной зарплаты при увольнении (и в течение 72 часов после добровольного ухода), со штрафами за «время ожидания» в размере полного дневного заработка за каждый день задержки, до 30 дней. Удержание финального чека под залог спора о дефиците аванса может стоить гораздо больше, чем сам дефицит.
• Заработанные комиссии подлежат выплате при расставании. Комиссии, которые сотрудник полностью заработал — все условия выполнены — должны быть выплачены при увольнении (или как только их можно рассчитать), и их нельзя удерживать как рычаг против незаработанного остатка аванса.

Безопасная конструкция следует напрямую: никогда не взыскивайте возврат аванса через финальную зарплату. Если уходящий сотрудник имеет подлинный, документально подтвержденный долг, который переживает эти правила, взыскивайте его как долг через обычные каналы взыскания — но не через расчет зарплаты. И устанавливайте размеры дефицитов так, чтобы уход не оставлял баланса, за который стоит бороться: лимиты и периодическое прощение дешевле, чем адвокаты.

Зафиксируйте в письменной форме — некоторые штаты требуют этого​

Раздел 2751 Трудового кодекса Калифорнии требует, чтобы всякий раз, когда работа включает комиссии, контракт был в письменной форме, в нем должны быть указаны метод расчета и выплаты комиссий, а работодатель должен выдать сотруднику подписанную копию и хранить подписанную расписку. Другие штаты также требуют подписанной письменной формы для комиссионных условий, поэтому относитесь к письменному соглашению как к обязательному везде, даже если ваш штат буквально этого не требует.

Надежное соглашение об авансе охватывает как минимум:

• Сумму аванса, частоту выплат и является ли он возвратным или невозвратным
• Ставку комиссии или формулу и точный момент, когда комиссия считается заработанной
• Период расчета, лимит дефицита и любой график прощения
• Что происходит с дефицитами при увольнении (никакого взыскания из финальной зарплаты)
• Как разрешаются споры по зачтенным продажам и кто принимает решение

Пусть юрист по трудовому праву в вашем штате проверит шаблон перед внедрением. Законодательство о комиссиях достаточно различается между штатами, что форма, скачанная из другого штата, может создать ту ответственность, которую она должна была предотвратить.

Обработка в расчете зарплаты, налогах и бухгалтерии​

Авансы считаются заработной платой для целей налогообложения с момента выплаты — а не когда они «заработаны» через последующие продажи. Это определяет три пункта соблюдения требований:

Удержание подоходного налога. IRS рассматривает выплаты аванса как дополнительную заработную плату (как комиссии и бонусы), а не как обычный оклад. Удержание в целом следует правилам для дополнительной заработной платы — необязательная фиксированная ставка (сейчас 22%) или агрегатная процедура — но с оговоркой, которую IRS разъяснило в постановлении: если аванс является единственной оплатой сотрудника, работодатель не может использовать необязательную фиксированную ставку и должен использовать агрегатную процедуру. Провайдеры расчета зарплаты делают это в обычном режиме, но только если аванс с самого начала закодирован как дополнительная заработная плата, а не как оклад.

Налоги на занятость. Налоги Social Security и Medicare применяются к авансам при выплате, и суммы должны быть указаны в форме W-2 сотрудника как заработная плата. Штатные правила удержания и страхования по безработице следуют своим собственным определениям, поэтому убедитесь, что аванс правильно классифицирован в каждом штате работы.

Ваши книги. Бухгалтерия должна отражать экономику. Возвратные авансы обычно учитываются как дебиторская задолженность по авансам сотрудников до момента зарабатывания комиссий, а затем реклассифицируются в расходы на комиссии при расчете — это связывает ваш отчет о прибылях и убытках с фактическими продажами, а не с датами выплат. Невозвратные авансы и любые прощенные дефициты — это расходы на компенсацию при выплате или прощении. В любом случае отслеживайте авансы, заработанные комиссии и текущие дефициты по каждому сотруднику в отдельных субаналитических счетах: когда сотрудник задает вопрос о расчете — или аудитор задает вопрос о ваших расходах на оплату труда — чистая книга по каждому сотруднику — это разница между пятиминутным ответом и пятинедельной реконструкцией.

Частые ошибки, которых следует избегать​

• Установка аванса выше реального заработка. Если большинство сотрудников не может его покрыть, вы создали программу долгов, а не план оплаты. Сначала сверьтесь с планом и фактическими результатами.
• Позволение дефицитам расти без лимитов и разговоров. Проверяйте каждого сотрудника в минусе ежемесячно. Дефицит, который удваивается два периода подряд, — это разговор об эффективности, а не бухгалтерская проводка.
• Пропуск еженериодной сверки минимальной заработной платы. FLSA измеряет соблюдение требований за каждый расчетный период. Год соответствия из одиннадцати хороших месяцев и одного плохого все равно является нарушением за плохой месяц.
• Включение пункта о возврате при увольнении в соглашение. Это выглядит как защита, а функционирует как ответственность. Уберите его и управляйте дефицитами, пока сотрудники еще работают.
• Проведение авансов через расчет зарплаты как оклада. Неправильная классификация ломает удержания, замутняет ваши расходы на оплату труда и делает математику сверки ненадежной. Кодируйте авансы как то, чем они являются: авансы против дополнительной заработной платы.
• Работа по принципу «на словах». Воспоминания о том, что «мы договорились, что он возвратный», расходятся в тот момент, когда возникают денежные обязательства. Подписанные условия, подписанные расписки, обновляемые при каждом изменении плана.

Держите учет комиссий готовым к аудиту​

Авансы против комиссии позволяют вам нанимать мотивированных сотрудников, переживать длинные циклы и удерживать хороших людей в медленные кварталы — при условии, что вы сочетаете их с письменными условиями, реалистичными размерами, еженериодной сверкой заработной платы и чистыми книгами по каждому сотруднику.

Когда ваша команда продаж растет, поддержание четких записей по каждому сотруднику об авансах, комиссиях и дефицитах имеет решающее значение. Beancount.io предоставляет бухгалтерию в виде открытого текста, которая дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких черных ящиков, никакой привязки к вендору. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в виде открытого текста.