Вы наняли своего первого сотрудника. Предложение о работе подписано, форма W-4 лежит на вашем столе, и тут приходит осознание: сколько федерального налога на самом деле нужно удержать из первой зарплаты, когда отправлять его в IRS и какие формы подтвердят, что вы все сделали правильно? Если допустить ошибку на любом из этих этапов, штрафы начнут быстро расти — от 2% до 15% только за просроченные депозиты.
Публикация 15, также называемая Циркуляром E, — это единственный справочник IRS для работодателей, который касается именно этого. Это не легкое чтение (более 70 страниц), но все ответы об удержании федерального подоходного налога, Social Security и Medicare, графиках депозитов, а также квартальной и годовой отчетности находятся именно там. Вот практический перевод этих правил.
Что такое Циркуляр E (и кому он нужен)
Публикация 15 (Циркуляр E), Руководство для работодателя по налогам, — это ежегодно обновляемый свод правил IRS для любого бизнеса или работодателя-домохозяйства, который выплачивает заработную плату, облагаемую федеральным удержанием. Если у вас есть сотрудники — полный день, неполный день, сезонные или даже один бариста на полставки — вы считаетесь работодателем для этих целей.
Он охватывает:
- Кто считается сотрудником для федеральных целей и почему важно, что подрядчик по форме 1099 сюда не входит
- Что считается заработной платой (оклад, премии, чаевые, облагаемые налогом дополнительные льготы, определенные компенсации)
- Как правильно удерживать федеральный подоходный налог, Social Security и Medicare
- Когда и как вносить эти налоги в качестве депозита
- Какую отчетность подавать — форму 941 каждый квартал, форму 940 ежегодно для FUTA, а также формы W-2 и W-3 в конце года
Две дополнительные публикации расширяют его: Публикация 15-A охватывает дополнительные выплаты и более сложные ситуации с удержанием, а Публикация 15-B — налогообложение дополнительных льгот, таких как медицинское страхование и групповое страхование жизни. Для 90% малых предприятий ежедневно достаточно самой Публикации 15.
Если вы пользуетесь услугами провайдера расчета заработной платы, вам все равно необходимо понимать Циркуляр E. Провайдер выполняет ваши инструкции, но юридическую ответственность за своевременные депозиты и точную отчетность несете вы.
Три налога, которые вы удерживаете или платите с каждой зарплаты
Каждая обычная зарплата включает три федеральных компонента. Циркуляр E сообщает вам ставки на 2026 год, базы заработной платы и способы их применения.
1. Удержание федерального подоходного налога
Единой ставки не существует. Вы удерживаете налог на основании формы W-4 сотрудника, частоты выплат и таблиц удержания IRS или таблиц процентного метода, приведенных в Публикации 15.
Ключевые моменты для 2026 года:
- IRS ежегодно обновляет таблицы заработной платы и процентного метода с учетом инфляции. Для 2026 года стандартный вычет для одиноких составляет 15 000 долларов, а для совместной подачи супругами — 30 000 долларов, поэтому таблицы немного сдвигаются по сравнению с 2025 годом. Использование таблиц прошлого года приведет к недоплате налога.
- Форма W-4 (измененная в 2020 году) больше не использует налоговые льготы (allowances). Сотрудники теперь напрямую указывают статус подачи, иждивенцев, прочий доход и дополнительное удержание. Если у вас остались старые формы W-4, вы руководствуетесь ими, пока сотрудник не подаст новую.
- Разрешены два метода: метод заработной платы (быстрый поиск для зарплат в пределах диапазона таблицы) и процентный метод (основан на формуле, лучше подходит для программного обеспечения расчета зарплаты). Оба дают одинаковый результат при правильном применении.
Практический совет: Если сомневаетесь, добавьте сумму дополнительного удержания сотрудника из шага 4(c) формы W-4 после того, как найдете базовую сумму в таблице. Именно эту дополнительную сумму малые работодатели чаще всего забывают добавить.
2. Social Security (OASDI) — по 6,2% с каждой стороны
Для 2026 года вы удерживаете 6,2% заработной платы на Social Security до годовой базы заработной платы в размере 176 100 долларов (база индексируется и пересматривается каждый январь — убедитесь, что ваше программное обеспечение для расчета зарплаты отражает текущую цифру до первого запуска). Вы как работодатель вносите еще 6,2%. Как только совокупная заработная плата сотрудника за год превысит базу, вы прекращаете удерживать Social Security — но продолжаете удерживать Medicare.
Выбор в форме W-4 на это не влияет. Это фиксированный процент до определенного предела.
3. Medicare — 1,45% плюс дополнительные 0,9%
Вы удерживаете 1,45% со всей заработной платы на Medicare без ограничений и вносите свою долю в размере 1,45%. Для заработной платы, превышающей 200 000 долларов в календарном году (независимо от статуса подачи для целей удержания; сотрудник сам разбирается с совместной или отдельной подачей в своей декларации), вы также удерживаете дополнительный налог на Medicare в размере 0,9% — только с сотрудника, без взноса работодателя.
Этот порог в 200 000 долларов применяется к каждому сотруднику отдельно, при каждой выплате, без учета зарплаты супруга. Вы начинаете удерживать дополнительные 0,9% в том расчетном периоде, когда сотрудник впервые превысил 200 000 долларов, и продолжаете применять его до конца года.
Быстрый расчет для зарплаты 60 000 долларов в год при выплате раз в две недели:
- Social Security: 2 307,69 × 6,2% = 143,08 доллара удержано, 143,08 доллара — доля работодателя
- Medicare: 2 307,69 × 1,45% = 33,46 доллара с каждой стороны
- Федеральный подоходный налог: зависит от W-4 — для одинокого плательщика без корректировок по таблицам 2026 года примерно 180–210 долларов в зависимости от вычетов до налогообложения
Вывод: Social Security и Medicare — это механика. Именно в федеральном подоходном налоге точность формы W-4 имеет решающее значение.
Как на самом деле рассчитать удержание без гадания
Публикация 15 предлагает два одобренных IRS пути. Выберите один и придерживайтесь его.
Вариант A: Таблицы заработной платы
Подходит для ручного расчета зарплаты с одной частотой выплат. Вы находите таблицу для вашего расчетного периода (неделя, две недели, два раза в месяц, месяц), определяете скорректированную заработную плату сотрудника после вычета доналоговых взносов в 401(k) и льгот по Разделу 125, а затем сверяетесь со статусом подачи. Таблица дает сумму удержания.
Ограничения: Таблицы действуют только до определенной суммы заработной платы. Выше этого предела необходимо использовать процентный метод.
Вариант B: Процентный метод
Лучше подходит для электронных таблиц или программного обеспечения. Вы:
- Начинаете с валовой заработной платы за период
- Вычитаете доналоговые отчисления (401(k), HSA, страховые взносы)
- Вычитаете сумму стандартного вычета и налоговых ставок за один расчетный период, пересчитанную на периодическую основу (это делает рабочий лист Публикации 15)
- Применяете прогрессивные ставки (10%, 12%, 22% и т.д.) к остатку
- Добавляете любое дополнительное удержание из шага 4 формы W-4
Большинство программного обеспечения для расчета зарплаты использует процентный метод внутри. Если вы создаете свою таблицу, точно воспроизведите рабочий лист Публикации 15 — не аппроксимируйте годовыми ставками, разделенными на 26.
Не забывайте о доналоговых корректировках
Не каждый доллар подлежит удержанию. Порядок важен:
- Уменьшайте федеральный подоходный налог на традиционный 401(k), HSA через кафетерий-план и страховые взносы по Разделу 125
- Не уменьшайте заработную плату для Social Security и Medicare на 401(k) (401(k) по-прежнему облагается FICA)
- Уменьшайте все три на льготы по здоровью и уходу за иждивенцами по Разделу 125 при правильном оформлении
Это различие — 401(k) освобождается от удержания подоходного налога, но не от FICA — часто сбивает с толку новичков, работающих с электронными таблицами.
Графики депозитов: та часть, которая порождает штрафы
Одного удержания недостаточно. Вы должны внести депозит на сумму удержанного плюс долю работодателя по графику, который назначает IRS.
Ежемесячно или раз в полмесяца: решает ретроспективный период
Ваш график депозитов — это не выбор. Он определяется общей суммой налогов на занятость, заявленной вами в течение ретроспективного периода: четырех кварталов, заканчивающихся 30 июня предыдущего года. Для 2026 года ретроспективный период — с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года.
- Если вы заявили 50 000 долларов или менее за этот период, вы ежемесячный плательщик: депозиты вносятся до 15 числа месяца, следующего за расчетным периодом.
- Если вы заявили более 50 000 долларов, вы полунедельный плательщик: день выплаты среда–пятница → депозит до следующей среды; день выплаты суббота–вторник → депозит до следующей пятницы.
Новые работодатели без истории ретроспективного периода по умолчанию являются ежемесячными плательщиками в течение первого года.
Правило следующего дня для 100 000 долларов
Если в любой день у вас накапливается обязательство в размере 100 000 долларов или более, вы должны внести депозит до следующего рабочего дня и автоматически становитесь полунедельным плательщиком на оставшуюся часть календарного года и на следующий год.
Квартальная лазейка в 2 500 долларов
Если ваше общее квартальное обязательство (форма 941, строка 12) составляет менее 2 500 долларов, вы можете оплатить его вместе с декларацией, не внося отдельные депозиты — но только если вы ежемесячный плательщик. Полунедельные плательщики обязаны вносить депозиты даже на небольшие суммы.
Как вносить депозит
Все депозиты проходят через EFTPS (Электронную систему федеральных налоговых платежей). Прямой перевод из вашего банка в IRS через EFTPS обязателен — отправка чека вместе с декларацией больше не принимается для большинства депозитов. Планируйте платеж как минимум за один рабочий день до наступления срока; учитывается дата расчетов.
Штрафы за неуплату:
- 2% при просрочке на 1–5 дней
- 5% при просрочке на 6–15 дней
- 10% при просрочке более 15 дней
- 15%, если сумма не уплачена более чем через 10 дней после первого уведомления IRS
Проценты также начисляются с даты наступления срока платежа. Именно поэтому Циркуляр E уделяет столько внимания срокам депозитов.
Формы 941 и W-2: как вы отчитываетесь о том, что сделали
Форма 941 — ежеквартально, каждый квартал, когда вы платите зарплату
Форма 941 (Квартальная федеральная налоговая декларация работодателя) сверяет то, что вы удержали, с тем, что вы внесли в качестве депозита.
- Срок подачи — 30 апреля, 31 июля, 31 октября, 31 января за календарные кварталы. Если депозиты были своевременными и полными, вы получаете дополнительные 10 дней.
- Вы указываете: общую заработную плату, удержанный федеральный подоходный налог, заработную плату и налог на Social Security и Medicare (включая дополнительный Medicare), а также корректировки на чаевые и выплаты по болезни.
- Вы также заполняете Приложение B или используете ежемесячную разбивку в форме 941, если вы ежемесячный плательщик.
Даже если у вас не было заработной платы в каком-то квартале, но вы остаетесь работодателем, вы подаете нулевую декларацию, пока не подадите окончательную декларацию и не отметите соответствующий пункт.
Форма 940 — ежегодная форма FUTA
Отдельно от основной темы Циркуляра E, но упоминается: федеральный налог на безработицу (FUTA) составляет 6% с первых 7 000 долларов заработной платы каждого сотрудника, с кредитом до 5,4% за своевременные выплаты в государственный фонд безработицы. Большинство работодателей фактически платят 0,6%. Форма 940 подается ежегодно до 31 января.
Формы W-2 и W-3 — конец года
- Предоставьте W-2 сотрудникам до 31 января (для заработной платы за 2026 год это 1 февраля 2027 года, так как 31 января — воскресенье; но планируйте на 31 января).
- Подайте копию A формы W-2 в Администрацию социального обеспечения и передайте форму W-3 также до 31 января.
- Электронная подача обязательна, если вы подаете 10 или более информационных деклараций (W-2 плюс 1099 считаются вместе).
Поле 1 в форме W-2 — это федеральная налогооблагаемая заработная плата (после доналоговых вычетов), поле 3 — заработная плата для Social Security (обычно выше, потому что 401(k) не вычитается), поле 5 — заработная плата для Medicare. Сверка этих трех полей — самый быстрый способ обнаружить ошибку в настройках удержания.
Пять ошибок, о которых предупреждает Публикация 15 (не называя их так)
1. Оформление сотрудника как подрядчика, чтобы избежать удержания
Циркуляр E применяется к сотрудникам. Если кто-то должен считаться сотрудником по тесту контроля в общем праве, обозначение его как подрядчика не снимает обязательства по удержанию — оно просто переносит ответственность, включая штрафы, на вас позже. Когда отношения выглядят как трудовые (вы устанавливаете часы, предоставляете инструменты, контролируете, как выполняется работа), удерживайте налоги.
2. Забывание о налогооблагаемых дополнительных льготах
Оплачиваемое работодателем групповое страхование жизни сверх 50 000 долларов, личное использование служебного автомобиля и некоторые премии и награды считаются заработной платой для целей удержания. Публикация 15-B содержит правила оценки. Учитывайте их как заработную плату в том периоде, когда льгота была предоставлена, а не как сюрприз в конце года.
3. Неправильная работа с чаевыми
Если у вас ресторан или салон, сотрудники должны сообщать вам о чаевых до 10 числа следующего месяца. Вы удерживаете подоходный налог и FICA с заявленных чаевых и указываете их в форме 941. Вы не платите долю сотрудника из своего кармана — вы собираете ее из обычной заработной платы сотрудника, а если заработной платы недостаточно, недостающая сумма переносится на следующий период.
4. Отсутствие корректировки на несколько мест работы или дополнительное удержание
Сотрудник, работающий на двух работах, может оказаться с недоплатой налога, если оба работодателя используют стандартные таблицы. Флажок в шаге 2 формы W-4 (или рабочий лист для нескольких мест работы) и дополнительное удержание в шаге 4(c) существуют именно для этого. Поощряйте сотрудников с недоплатой обновить форму W-4, а не сталкиваться с задолженностью.
5. Просрочка депозита из-за использования даты фактической выплаты вместо даты возникновения обязательства
Отсчет времени для депозита начинается в день выплаты заработной платы — дату, когда заработная плата становится доступной, — а не в конце расчетного периода или когда вы запускаете расчет зарплаты. Расчет зарплаты в понедельник для чеков, датированных пятницей, создает обязательство в пятницу.
Что изменилось для 2026 года, что вам действительно нужно обновить
Циркуляр E переиздается каждый декабрь. Для 2026 года проверьте следующее до первого расчета зарплаты в январе:
- Таблицы удержания — обновлены с учетом нового стандартного вычета и корректировок ставок на инфляцию. Немедленно замените таблицы прошлого года.
- База заработной платы для Social Security — 176 100 долларов для 2026 года. Скорректируйте свой лимит в расчетах.
- Ставки FICA не изменились — по-прежнему 6,2% Social Security, 1,45% Medicare, 0,9% дополнительный Medicare сверх 200 000 долларов.
- База заработной платы для FUTA — по-прежнему 7 000 долларов на федеральном уровне, но следите за базами в штатах, которые часто выше (во многих штатах они составляют 12 000–20 000 долларов).
- Форма W-4 — без изменений на 2026 год, но напомните сотрудникам, что изменения в жизни (брак, рождение ребенка, вторая работа) должны привести к заполнению новой формы W-4.
- Порог электронной подачи — 10 или более информационных деклараций по-прежнему требуют обязательной электронной подачи W-2 и 1099.
IRS также продолжает отказываться от бумажных процессов: если вы подаете формы 941 или 940 на бумаге, ожидайте более медленной обработки. Электронная подача через одобренное IRS программное обеспечение или провайдера остается самой быстрой.
Простой чек-лист внедрения для малого бизнеса с 2–10 сотрудниками
Перед первой выплатой зарплаты:
- Получите EIN, если у вас его нет, зарегистрируйтесь в EFTPS и подтвердите свои счета по удержанию налогов и безработице в штате
- Соберите подписанные формы W-4 и формы для штата; проверьте номера SSN по карточкам, чтобы избежать несоответствий в W-2
- Определите частоту выплат и придерживайтесь ее — изменение частоты в середине квартала усложняет Приложение B к форме 941
При каждой выплате зарплаты:
- Рассчитайте валовую сумму, вычтите доналоговые льготы в правильном порядке, примените таблицы Публикации 15, отразите долю работодателя отдельно
- Внесите депозит по своему графику; сохраните номер подтверждения EFTPS вместе с записью о зарплате
- Ведите реестр зарплаты с указанием заработной платы, удержаний и налогов работодателя по каждому сотруднику — это ваш контрольный след
Каждый квартал:
- Сверьте реестр зарплаты с банковскими списаниями в EFTPS; исправьте расхождения до подачи 941
- Подайте форму 941, даже если квартал был с нулевой зарплатой
- Оплачивайте удержания штата и налог на безработицу штата по их собственным графикам (это не входит в Циркуляр E, но так же обязательно)
Каждый январь:
- Сверьте все четыре формы 941 с итогами формы W-3 до выдачи W-2 — если они не совпадают, найдите ошибку до того, как сотрудники подадут декларации
- Предоставьте W-2 до 31 января, подайте W-2/W-3 в SSA и подайте форму 940 для FUTA
- Выдайте 1099-NEC до 31 января подрядчикам, получившим 600 долларов и более (отличается от W-2, но часто сроки совпадают)
Как бухгалтерский учет делает Циркуляр E безболезненным — или мучительным
Ошибки в налогах на зарплату редко начинаются с налоговых таблиц. Они начинаются в учете: один банковский счет для всего, обязательства по зарплате смешаны с «расходами» и попытка восстановить удержания в конце квартала.
Выделите каждому налогу на зарплату отдельный счет в главной книге: задолженность по федеральному подоходному налогу, задолженность по Social Security (раздельно для сотрудника и работодателя), задолженность по Medicare и задолженность по FUTA. При расчете зарплаты кредитуйте эти счета задолженности и дебетуйте расходы на заработную плату и расходы на налоги с зарплаты работодателя. При внесении депозита через EFTPS дебетуйте счета задолженности. В любой момент остаток на этих счетах задолженности должен точно соответствовать сумме, которую вы должны, но еще не внесли, — и ничему больше.
Сверяйте ежемесячно. Если ваш провайдер расчета зарплаты списывает одну общую сумму, разделите ее в своих книгах, используя детальный отчет провайдера. И храните записи о зарплате не менее четырех лет с даты, когда налог должен был быть уплачен или был уплачен, в зависимости от того, что наступит позже, — это требование Циркуляра E по ведению записей, а не рекомендация.
Хороший учет также выявляет решения. Видя Social Security и Medicare работодателя как отдельную ежемесячную стоимость (примерно 7,65% заработной платы до предела), вы понимаете реальную стоимость повышения зарплаты или нового найма до того, как сделаете предложение.
Упростите управление своими финансами
Правильное удержание налогов, внесение депозитов и заполнение форм 941 и W-2 на самом деле является дисциплиной бухгалтерского учета: отслеживайте каждое обязательство по зарплате на правильном счете, вносите депозиты по графику и сверяйте до подачи отчетности. Beancount.io предоставляет вам бухгалтерский учет в виде обычного текста, который прозрачен, управляется версиями и готов к использованию с ИИ, — так что ваши обязательства по зарплате, депозиты и квартальные сверки остаются проверяемыми и находятся именно там, где вы ожидаете. Начните бесплатно и примените ту же строгость к своим книгам, которую Циркуляр E привносит в расчет зарплаты.