Если вам когда-либо приходилось ждать на линии, пока ваш банк настаивал, что название вашей компании и EIN «не совпадают с тем, что есть у IRS», вы уже знаете, насколько болезненным может быть простое несоответствие данных. Умножьте это на ожидание уведомления IRS по почте или на месяцы неопределенности после отправки предложения о компромиссе по почте, и вы получите довольно точную картину того, почему владельцы малого бизнеса боятся взаимодействовать с IRS.
Этим летом IRS незаметно запустил три новые функции в своей платформе Business Tax Account (BTA), которые как раз и направлены на устранение этих проблем. Ни одна из них не попала в заголовки новостей. Все три — это практичные, незаметные обновления, которые экономят владельцам бизнеса реальные часы, а в некоторых случаях — реальные деньги на процентах и штрафах. Вот что изменилось, кто может этим пользоваться и как это вписывается в поддержание порядка в бухгалтерии вашего бизнеса.
Что такое Business Tax Account на самом деле
Business Tax Account — это онлайн-портал самообслуживания IRS для бизнеса — аналог индивидуальной учетной записи, которую большинство людей уже используют для проверки своих личных налоговых транскриптов. С момента запуска в 2023 году BTA постепенно превратился из базового просмотрщика баланса в нечто более похожее на настоящий центр самообслуживания: вы можете видеть свой налоговый баланс, просматривать определенные уведомления, производить платежи и обновлять некоторую информацию об учетной записи, не беря трубку и не ожидая письма.
Загвоздкой всегда было право доступа. Доступ предоставлялся по типам организаций, а не всем сразу, и это поэтапное внедрение стоит понять, прежде чем искать функцию, которая еще недоступна вашему бизнесу.
Кто в настоящее время может использовать BTA:
- Индивидуальные предприниматели, которые сообщают о доходах от бизнеса с использованием EIN (а не только номера социального страхования)
- S-корпорации и C-корпорации через уполномоченных должностных лиц
- Партнерства (недавно добавлены)
- Государственные учреждения — федеральные, штатные, местные и племенные
- Некоммерческие организации
Кто все еще не может: общества с ограниченной ответственностью, состоящие из одного участника, которые отчитываются по Приложению C или Приложению F, используя SSN владельца, а не EIN бизнеса, пока не имеют права. Если это ваша ситуация, получение EIN для вашего ООО — то, что большинство банков и кредиторов и так хотят видеть — является необходимым условием, которым стоит заняться сейчас, а не после того, как вы решите, что вам нужен доступ к BTA.
Настройка учетной записи требует проверки личности через ID.me, почтового адреса, точно соответствующего записям IRS, и терпения: поскольку IRS отправляет PIN-код активации на ваш деловой адрес в качестве меры защиты от мошенничества, первая настройка обычно занимает от одной до двух недель от начала до конца. Не ждите, пока вам срочно понадобится какая-либо функция, чтобы создать учетную запись.
Функция 1: Библиотека цифровых уведомлений
Исторически уведомление IRS означало письмо в физическом почтовом ящике, иногда спустя недели после возникновения проблемы, без возможности подтвердить, что вы его вообще получите, пока оно не появится (или не появится). Новая библиотека цифровых уведомлений BTA меняет это, позволяя просматривать расширяющийся набор уведомлений IRS непосредственно в вашей онлайн-учетной записи — включая такие уведомления, как CP081B («У нас может быть для вас возмещение») и CP211A («Заявка на продление срока подачи утверждена»).
Для бизнеса, который уже ведет строгий бухгалтерский учет, это закрывает реальный пробел. Уведомление, поступающее в цифровом виде, с отметкой времени и постоянно доступное для просмотра в вашей учетной записи, гораздо легче сверять с вашими собственными записями, чем бумажный листок, который может быть отложен, задержан из-за переезда или просто потерян. Если вы тот владелец, который ведет чистый бумажный след для каждого доллара — а если вы читаете блог о бухгалтерском учете в виде обычного текста, вы, вероятно, именно такой — возможность получать уведомления в структурированном и постоянном месте вместо стопки почты является значительным улучшением.
Функция 2: Загрузка собственного письма с подтверждением EIN
Это функция, которой большинство владельцев малого бизнеса действительно будут пользоваться, и вскоре. Уполномоченные должностные лица теперь могут войти в BTA и загрузить уведомление о подтверждении EIN — Уведомление CP575 — непосредственно из своей учетной записи, без ожидания на линии или отправки запроса по почте.
Вот почему это важно: банки, кредиторы, поставщики платежных услуг и даже некоторые государственные учреждения регулярно требуют подтверждения того, что юридическое название вашего бизнеса и EIN совпадают с записями IRS, прежде чем открыть счет, обработать кредит или настроить налоговые удержания. Традиционно, если вы потеряли свой оригинальный CP575 (уведомление о подтверждении, которое вы получаете при первом присвоении EIN), вашим единственным выходом был звонок в Business & Specialty Tax Line IRS с запросом письма 147C — процесс, который мог означать ожидание на линии более 30 минут с последующим отправленным по почте или факсу письмом через несколько дней.
Возможность самостоятельно получить этот документ в тот момент, когда его запрашивает банк, означает на одну задержку меньше между вами и открытием счета, рефинансированием кредита или подключением нового поставщика платежных услуг. Если ваша документация EIN когда-либо была узким местом, задерживающим открытие банковского счета, одна только эта функция оправдывает создание учетной записи BTA до того, как она вам понадобится.
Функция 3: Оплата предложения о компромиссе онлайн
Третье дополнение позволяет имеющим на это право налогоплательщикам вносить платежи по предложению о компромиссе (OIC) непосредственно через BTA. OIC — это программа IRS, которая позволяет бизнесу урегулировать налоговый долг на сумму меньше полной суммы задолженности, когда уплата полной суммы создала бы реальные финансовые трудности или когда сама IRS сомневается, что когда-либо сможет взыскать полную сумму обычными способами.
Сам процесс OIC не ускорился — средняя обработка все еще занимает около восьми месяцев для простых дел и может затянуться более чем на год, когда задействованы несколько налоговых лет или сложная оценка активов — но механизмы оплаты изменились. До этого обновления внесение требуемого первоначального взноса в размере 20% по единовременному предложению (или периодических платежей по предложению с периодическими платежами) означало отправку чека по почте или координацию отдельного канала оплаты. Возможность сделать это на том же портале, где вы также можете отслеживать свой баланс и видеть свои уведомления, устраняет еще одно место, где может закрасться ошибка в документах и поставить под угрозу и без того хрупкое урегулирование.
Почему это важно для вашей бухгалтерии, а не только для подачи налоговых деклараций
Заманчиво отнести это к категории «обновление веб-сайта IRS» и двигаться дальше, но здесь есть аспект бухгалтерского учета, который легко упустить из виду. Каждая из этих трех функций существует для решения одной и той же основной проблемы: несоответствия между тем, что говорят собственные записи вашего бизнеса, и тем, что третья сторона — банк, кредитор, сама IRS — может независимо подтвердить.
Это несоответствие почти никогда не возникает по вине IRS. Оно возникает в бизнесе, который не вел точные, актуальные, достоверные финансовые записи: письмо EIN, которое никуда не подшили, уведомление, которое затерялось, налоговое обязательство, точную цифру которого никто не может определить без копания. Компании, которые извлекают наибольшую пользу из такого инструмента, как BTA, — это те же компании, которые уже достаточно тщательно отслеживают транзакции, чтобы сначала сверять их с уведомлением IRS. Если ваша бухгалтерия представляет собой обувную коробку с квитанциями и приблизительный мысленный подсчет, библиотека цифровых уведомлений вам не поможет — вы все равно не будете знать, что делать с тем, что видите.
Именно здесь бухгалтерский учет в виде обычного текста доказывает свою ценность. Когда каждая транзакция, каждая ссылка на EIN, каждый налоговый платеж за предыдущий год хранятся в текстовых файлах, поддающихся версионному контролю и аудиту, вместо разрозненных электронных таблиц или приложения с закрытым исходным кодом, сверка с уведомлением IRS — или подготовка точных цифр, требуемых заявкой на предложение о компромиссе — перестает быть спешкой и превращается в пятиминутный запрос bean-query. Beancount.io предоставляет вам эту структуру без привязки к вендору: ваша главная книга остается в виде обычного текста, под вашим контролем, читаемая вами и любым выбранным вами инструментом бессрочно. Если ваш бизнес планирует полагаться на новые инструменты самообслуживания BTA, объединение их с такими же инструментами самообслуживания и такими же прозрачными книгами — это естественный следующий шаг. Начните бесплатно и посмотрите, как выглядит дисциплинированный, текстовый бухгалтерский учет на практике.
Начало работы
Если ваш бизнес соответствует требованиям — индивидуальный предприниматель с EIN, S-корп, C-корп, партнерство, некоммерческая организация или государственное учреждение — создание учетной записи BTA не стоит ничего, кроме небольшого количества времени:
- Перейдите на IRS.gov и найдите «business tax account» или перейдите непосредственно на страницу входа в Business Tax Account.
- Подтвердите свою личность через ID.me, используя свой SSN или ITIN, недавнюю федеральную налоговую форму (Приложение C, Форма 1065, Форма 1120-S или K-1) и удостоверение личности с фотографией.
- Подтвердите, что ваш почтовый адрес совпадает с тем, который есть в IRS — несоответствие здесь является самой распространенной причиной неудачной настройки.
- Дождитесь прибытия PIN-кода активации по почте, обычно в течение одной-двух недель.
- После активации изучите свой баланс, уведомления и историю платежей — и добавьте учетную запись в закладки на тот случай, когда банк снова попросит вас подтвердить ваш EIN.
Сделайте это до того, как окажетесь под давлением необходимости срочно предоставить документ. Те пять минут, которые вы потратите на настройку сейчас, — ничто по сравнению с днями, которые это может сэкономить позже.