Как рассчитать эквивалент полной занятости (FTE) для вашего бизнеса: Полное руководство

Понимание размера вашей рабочей силы не всегда так просто, как подсчет голов. Независимо от того, управляете ли вы сочетанием сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, планируете бюджеты или заполняете документы для обеспечения соответствия требованиям, знание того, как рассчитать эквивалент полной занятости (FTE), является важным навыком для любого владельца бизнеса.

Что такое FTE и почему это важно?

Эквивалент полной занятости (FTE) — это стандартизированная мера, которая преобразует часы, отработанные всеми сотрудниками — как с полной, так и с частичной занятостью — в количество эквивалентных работников, занятых полный рабочий день. Этот показатель дает вам более четкое представление о вашей фактической рабочей силе, чем просто подсчет отдельных сотрудников.

Вот почему FTE важен для вашего бизнеса:

• Точное бюджетирование и прогнозирование: FTE помогает вам рассчитать истинные затраты на рабочую силу и планировать будущие потребности в найме
• Требования соответствия: Многие правила, пороговые значения льгот и налоговые льготы основаны на количестве FTE, а не на численности персонала
• Распределение ресурсов: Понимание FTE помогает вам оптимизировать штатное расписание по отделам
• Бизнес-аналитика: FTE предоставляет значимые показатели для анализа производительности, такие как доход на FTE
• Заявки на кредиты и гранты: Многие программы финансирования требуют расчета FTE для определения соответствия требованиям

Стандартное определение FTE

Хотя конкретные расчеты могут варьироваться в зависимости от вашей цели, наиболее распространенный стандарт определяет один FTE как сотрудника, который работает 40 часов в неделю. Это соответствует 2080 часам в год (40 часов × 52 недели).

Имейте в виду, что некоторые организации или правила могут использовать другие стандарты — например, 37,5 или 35 часов в неделю, поэтому всегда проверяйте конкретные требования для вашей ситуации.

Как рассчитать FTE: пошаговая инструкция

Шаг 1: Определите свой расчетный период

Сначала определите период времени, для которого вы проводите расчет. Общие периоды включают:

• Еженедельный
• Ежемесячный
• Ежеквартальный
• Ежегодный

Для большинства бизнес-целей годовые расчеты дают наиболее полезную информацию, но вам могут потребоваться разные периоды для конкретных требований соответствия.

Шаг 2: Разделите своих сотрудников по категориям

Разделите своих сотрудников на две группы:

Сотрудники с полной занятостью: Те, кто работает 40 часов или более в неделю (или определение полной занятости вашей организации)

Сотрудники с частичной занятостью: Те, кто работает менее 40 часов в неделю

Шаг 3: Рассчитайте FTE для полной занятости

Здесь все просто: каждый сотрудник с полной занятостью считается как 1,0 FTE, независимо от того, работают ли они иногда сверхурочно. Один сотрудник никогда не может превышать 1,0 FTE, даже если он регулярно работает 60 часов в неделю.

Пример: Если у вас 8 сотрудников, работающих полный рабочий день, ваш FTE для полной занятости составляет 8,0.

Шаг 4: Рассчитайте FTE для частичной занятости

Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, вам нужно рассчитать среднее отработанное время:

1. Сложите общее количество часов, отработанных всеми сотрудниками, работающими неполный рабочий день, в течение вашего расчетного периода
2. Разделите на количество часов, равное одному FTE за тот же период

Пример расчета (еженедельно):

• Сотрудник A работает 20 часов в неделю
• Сотрудник B работает 15 часов в неделю
• Сотрудник C работает 25 часов в неделю

Общее количество часов работы по совместительству: 20 + 15 + 25 = 60 часов Расчет FTE: 60 ÷ 40 = 1,5 FTE

Пример расчета (ежегодно):

• Сотрудник A работает 1040 часов в год (20 часов в неделю × 52 недели)
• Сотрудник B работает 780 часов в год (15 часов в неделю × 52 недели)
• Сотрудник C работает 1300 часов в год (25 часов в неделю × 52 недели)

Общее количество часов работы по совместительству: 3120 часов Расчет FTE: 3120 ÷ 2080 = 1,5 FTE

Шаг 5: Рассчитайте общий FTE

Сложите вместе FTE для полной занятости и FTE для частичной занятости:

Общий FTE = FTE для полной занятости + FTE для частичной занятости

Используя наш пример: 8,0 + 1,5 = 9,5 FTE

Это означает, что ваша рабочая сила эквивалентна 9,5 сотрудникам, работающим полный рабочий день, хотя на самом деле у вас работают 11 человек.

Упрощенные методы расчета

В некоторых ситуациях допустим упрощенный подход. Вместо расчета точных часов вы можете использовать:

• 1,0 для каждого сотрудника, работающего полный рабочий день (работающего 40+ часов в неделю)
• 0,5 для каждого сотрудника, работающего неполный рабочий день (работающего менее 40 часов в неделю)

Хотя этот метод менее точен, он приемлем для определенных форм соответствия и обеспечивает быструю оценку. Просто не забудьте использовать один и тот же метод последовательно во всех ваших расчетах.

Общие сценарии расчета FTE

Сценарий 1: Текучесть кадров

Когда сотрудники увольняются и заменяются в течение вашего расчетного периода, учитывайте каждую должность на основе фактически отработанных часов:

• Сотрудник A отработал 800 часов до увольнения
• Сотрудник B (замена) отработал 500 часов после приема на работу
• В совокупности: 1300 часов ÷ 2080 = 0,625 FTE для этой должности

Сценарий 2: Сезонные сотрудники

Для сезонных работников учитывайте только часы, которые они фактически отработали в течение расчетного периода:

• 3 сезонных сотрудника отработали по 520 часов в летние месяцы
• Всего: 1560 часов ÷ 2080 = 0,75 FTE

Сценарий 3: Сотрудники с переменным графиком работы

Для сотрудников с плавающим графиком:

1. Рассчитайте их среднее количество часов в неделю за период измерения
2. Если среднее значение составляет 40+ часов = 1,0 FTE
3. Если среднее значение составляет менее 40 часов = включите в расчет для частичной занятости

Использование программного обеспечения для расчета заработной платы для отслеживания FTE

Большинство современных платформ для расчета заработной платы включают функции расчета FTE. Эти инструменты могут:

• Автоматически отслеживать часы, отработанные каждым сотрудником
• Создавать отчеты FTE за разные периоды времени
• Учитывать текучесть кадров и сезонные колебания
• Экспортировать данные для целей соответствия

Проверьте функции отчетности вашего поставщика услуг по расчету заработной платы — у вас, возможно, уже есть доступ к предварительно рассчитанным номерам FTE, что значительно сэкономит ваше время и снизит риск ошибок ручного расчета.

Лучшие практики FTE для владельцев бизнеса

Ведите точный учет рабочего времени. Ваши расчеты FTE настолько хороши, насколько хорош ваш учет рабочего времени. Внедрите надежные системы для учета рабочего времени, будь то табели учета рабочего времени, программное обеспечение для отслеживания рабочего времени или табели учета рабочего времени, основанные на доверии.

Задокументируйте свою методологию. Запишите, какой метод расчета вы используете и почему. Это обеспечивает последовательность и облегчает объяснение ваших цифр кредиторам, аудиторам или регулирующим органам.

Регулярно проводите проверку. Рассчитывайте FTE через регулярные промежутки времени, а не только тогда, когда это требуется. Это поможет вам выявить тенденции в составе вашей рабочей силы и принимать обоснованные решения о найме.

Учитывайте пороговые значения льгот. Многие требования к льготам вступают в силу при определенных уровнях FTE. Понимание вашего количества FTE помогает вам планировать, когда вам нужно будет предлагать дополнительные льготы или соблюдать новые правила.

Учитывайте отпуска. Сотрудники, находящиеся в оплачиваемом отпуске, обычно по-прежнему учитываются в FTE, в то время как сотрудники, находящиеся в неоплачиваемом отпуске, могут не учитываться, в зависимости от конкретного правила, для которого вы проводите расчет.

Распространенные ошибки, которых следует избегать при расчете FTE

Несколько раз учитывать сверхурочную работу. Помните, что один сотрудник никогда не может превышать 1,0 FTE, независимо от количества сверхурочных часов.

Смешивать методы расчета. После того как вы выбрали метод расчета (точные часы или упрощенный подход 1,0/0,5), используйте его последовательно на протяжении всего процесса.

Забывать о подрядчиках. Независимые подрядчики и фрилансеры обычно не учитываются в FTE для большинства целей, поскольку они не являются сотрудниками. Однако всегда проверяйте конкретные требования.

Использовать неправильный период времени. Убедитесь, что вы рассчитываете FTE за правильный период, требуемый для вашей конкретной цели.

Игнорировать различия, связанные с правом на получение льгот. Некоторые расчеты могут потребовать иного подхода к сотрудникам, имеющим право на получение льгот, и к сотрудникам, не имеющим на это право.

Когда рассчитывать FTE

Вам понадобятся расчеты FTE для различных бизнес-ситуаций:

• Годовое планирование рабочей силы и бюджетирование
• Отчетность о соответствии требованиям Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA)
• Заявки на гранты и кредиты
• Государственные контракты и сертификаты
• Анализ производительности и эффективности
• Определение пороговых значений для получения льгот
• Государственные и местные требования соответствия

Суть

Расчет FTE может показаться сложным на первый взгляд, но он становится простым, как только вы поймете основные принципы. Точно измеряя свою рабочую силу с точки зрения FTE, а не просто численности персонала, вы получаете ценную информацию, которая помогает вам принимать более правильные бизнес-решения, обеспечивать соблюдение требований и планировать рост.

Независимо от того, рассчитываете ли вы FTE вручную или используете программное обеспечение для расчета заработной платы, главное — последовательность и точность. Ведите хороший учет, выбирайте подходящий метод расчета для ваших потребностей и не стесняйтесь консультироваться со своим бухгалтером или специалистом по кадрам, когда возникают вопросы.

Понимание вашей истинной рабочей силы посредством расчета FTE — это не просто проверка соответствия требованиям, а более эффективное ведение бизнеса и принятие обоснованных решений о вашем самом ценном ресурсе: ваших людях.