Você contratou seu primeiro funcionário. A carta de oferta está assinada, o W-4 está na sua mesa, e então a realidade bate: quanto de imposto federal você realmente retém desse primeiro contracheque, quando você o envia ao IRS, e quais formulários comprovam que você fez tudo certo? Erre qualquer dessas etapas e as penalidades se acumulam rápido — de 2% a 15% só por depósitos atrasados.
A Publicação 15, também chamada de Circular E, é o manual único do IRS para empregadores exatamente sobre isso. Não é uma leitura leve com mais de 70 páginas, mas toda resposta sobre retenção do imposto de renda federal, Previdência Social e Medicare, cronogramas de depósito e declarações trimestrais e anuais está lá. Aqui está a tradução prática.
O Que a Circular E Realmente É (e Quem Precisa Dela)
A Publicação 15 (Circular E), Guia Fiscal do Empregador, é o livro de regras atualizado anualmente pelo IRS para qualquer empresa ou empregador doméstico que pague salários sujeitos à retenção federal. Se você tem funcionários — tempo integral, meio período, sazonais, ou até mesmo um único barista de meio período — você é um empregador para este fim.
Ela cobre:
- Quem é um funcionário para fins federais e por que um contratado 1099 não se enquadra aqui
- O que conta como salário (salário, bônus, gorjetas, benefícios complementares tributáveis, certos reembolsos)
- Como reter corretamente o imposto de renda federal, a Previdência Social e o Medicare
- Quando e como depositar esses impostos
- Quais declarações apresentar — Formulário 941 trimestralmente, Formulário 940 anualmente para FUTA, e Formulários W-2 e W-3 no final do ano
Duas publicações complementares a estendem: a Publicação 15-A cobre salários suplementares e situações de retenção mais complexas, e a Publicação 15-B cobre o tratamento tributário de benefícios complementares como plano de saúde e seguro de vida em grupo. Para 90% das pequenas empresas, a Publicação 15 em si é suficiente no dia a dia.
Se você usa um provedor de folha de pagamento, ainda precisa entender a Circular E. O provedor executa suas instruções, mas você continua legalmente responsável por depósitos pontuais e declarações precisas.
Os Três Impostos que Você Retém ou Paga em Cada Contracheque
Todo contracheque regular envolve três componentes federais. A Circular E informa as alíquotas de 2026, as bases salariais e como aplicá-las.
1. Retenção do Imposto de Renda Federal
Não há uma alíquota fixa. Você retém com base no Formulário W-4 do funcionário, na frequência de pagamento e nas tabelas de retenção do IRS ou nas tabelas do método percentual na Publicação 15.
Pontos-chave para 2026:
- O IRS atualiza as tabelas de faixa salarial e do método percentual todos os anos por inflação. Para 2026, a dedução padrão para solteiros é de US 30.000, então as tabelas mudam ligeiramente em relação a 2025. Usar as tabelas do ano passado resulta em retenção insuficiente.
- O Formulário W-4 (redesenho de 2020) não usa mais deduções por dependentes. Os funcionários agora declaram diretamente o estado civil, dependentes, outras rendas e retenção adicional. Se você ainda tem W-4s antigos arquivados, deve honrá-los até que o funcionário envie um novo.
- Dois métodos são permitidos: o método da faixa salarial (consulta rápida para salários dentro do intervalo da tabela) e o método percentual (baseado em fórmula, melhor para softwares de folha de pagamento). Ambos dão o mesmo resultado quando aplicados corretamente.
Dica prática: Em caso de dúvida, adicione o valor de retenção adicional do Passo 4(c) do W-4 do funcionário após consultar o valor base. Esse valor adicional é o lugar mais comum onde pequenos empregadores se esquecem de adicionar.
2. Previdência Social (OASDI) — 6,2% para Cada Lado
Para 2026, você retém 6,2% dos salários para a Previdência Social até a base salarial anual de US$ 176.100 (a base é indexada e redefinida a cada janeiro — confirme se seu software de folha de pagamento reflete o valor do ano corrente antes da primeira execução). Você, como empregador, contribui com outros 6,2%. Quando um funcionário ultrapassa a base salarial em salários acumulados no ano, você para de reter a Previdência Social — mas continua retendo o Medicare.
Nenhuma escolha no W-4 afeta isso. É uma porcentagem fixa até o teto.
3. Medicare — 1,45% Mais o Adicional de 0,9%
Você retém 1,45% de todos os salários para o Medicare sem teto, e você contribui com 1,45%. Para salários acima de US$ 200.000 em um ano civil (independentemente do estado civil para fins de retenção; o funcionário resolve a questão de declaração conjunta ou individual em sua própria declaração), você também retém um Imposto Adicional de Medicare de 0,9% — somente do funcionário, sem contribuição do empregador.
Esse limite de US 200.000 e continua aplicando pelo resto do ano.
Cálculo rápido para um salário de US$ 60.000 pago quinzenalmente:
- Previdência Social: US 143,08 retidos, US$ 143,08 de contribuição do empregador
- Medicare: US 33,46 de cada lado
- Imposto de renda federal: depende do W-4 — para um declarante solteiro sem ajustes usando as tabelas de 2026, aproximadamente US 210 dependendo das deduções antes do imposto
A lição: Previdência Social e Medicare são mecânicos. O imposto de renda federal é onde a precisão do W-4 importa.
Como Calcular a Retenção de Fato Sem Adivinhar
A Publicação 15 apresenta dois caminhos aprovados pelo IRS. Escolha um e mantenha a consistência.
Opção A: Tabelas de Faixa Salarial
Bom para folha de pagamento manual com uma única frequência de pagamento. Você encontra a tabela para seu período de pagamento (semanal, quinzenal, bimensal, mensal), localiza o salário ajustado do funcionário após subtrair benefícios pré-tributários como 401(k) e Seção 125, e então cruza com o estado civil. A tabela fornece o valor da retenção.
Limitações: As tabelas só vão até um certo valor de salário. Acima disso, você deve usar o método percentual.
Opção B: Método Percentual
Melhor para planilhas ou software. Você:
- Começa com o salário bruto do período
- Subtrai deduções pré-tributárias (401(k), HSA, prêmios de plano de saúde)
- Subtrai o valor equivalente a um período de pagamento da dedução padrão e das faixas de imposto convertidas para uma base periódica (a planilha da Publicação 15 faz isso)
- Aplica as alíquotas progressivas (10%, 12%, 22%, etc.) ao restante
- Adiciona qualquer retenção extra do Passo 4 do W-4
A maioria dos softwares de folha de pagamento usa o método percentual internamente. Se você criar sua própria planilha, reproduza exatamente a planilha da Publicação 15 — não aproxime com faixas anuais divididas por 26.
Não se Esqueça dos Ajustes Pré-Tributários
Nem todo dólar é tributável para retenção. A ordem importa:
- Reduza os salários para imposto de renda federal por 401(k) tradicional, HSA via plano de cafeteria e prêmios de saúde da Seção 125
- Não reduza os salários para Previdência Social e Medicare por 401(k) (401(k) ainda está sujeito ao FICA)
- Reduza todos os três para benefícios de saúde e cuidados dependentes da Seção 125 quando devidamente estruturados
Essa distinção — 401(k) é isento da retenção do imposto de renda, mas não do FICA — pega muitas primeiras planilhas.
Cronogramas de Depósito: A Parte que Gera Penalidades
A retenção não é suficiente. Você deve depositar o que reteve mais a contribuição do empregador no cronograma que o IRS designar.
Mensal vs. Quinzenal — O Período de Retrocesso Decide
Seu cronograma de depósito não é uma escolha. É determinado pelo total de impostos sobre a folha de pagamento declarados durante o período de retrocesso: os quatro trimestres encerrados em 30 de junho do ano anterior. Para 2026, o período de retrocesso é de 1º de julho de 2024 a 30 de junho de 2025.
- Se você declarou US$ 50.000 ou menos nesse período de retrocesso, você é um depositante mensal: os depósitos vencem até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento da folha.
- Se você declarou mais de US$ 50.000, você é um depositante quinzenal: dia de pagamento de quarta a sexta → depósito até a próxima quarta-feira; dia de pagamento de sábado a terça → depósito até a próxima sexta-feira.
Novos empregadores sem histórico de retrocesso são depositantes mensais por padrão no primeiro ano.
A Regra do Dia Seguinte de US$ 100.000
Se você acumular US$ 100.000 ou mais em obrigações em qualquer dia, deverá depositar até o próximo dia útil, e você automaticamente se torna depositante quinzenal pelo restante daquele ano civil e pelo próximo.
A Válvula de Escape Trimestral de US$ 2.500
Se sua obrigação trimestral total (Formulário 941, linha 12) for inferior a US$ 2.500, você pode pagar junto com a declaração em vez de fazer depósitos separados — mas somente se você for um depositante mensal. Depositantes quinzenais ainda devem depositar mesmo valores pequenos.
Como Depositar
Todos os depósitos são feitos através do EFTPS (Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais). O pagamento direto do seu banco ao IRS via EFTPS é obrigatório — enviar um cheque pelo correio com a declaração não é mais aceito para a maioria dos depósitos. Agende o pagamento pelo menos um dia útil antes da data de vencimento; a data de liquidação é o que conta.
Penalidades por falta de depósito:
- 2% se atrasado de 1 a 5 dias
- 5% se atrasado de 6 a 15 dias
- 10% se atrasado por mais de 15 dias
- 15% se ainda não pago mais de 10 dias após o primeiro aviso do IRS
Juros também são cobrados a partir da data de vencimento. É por isso que a Circular E gasta páginas com o tempo de depósito.
Formulários 941 e W-2: Como Você Reporta o Que Fez
Formulário 941 — Trimestral, em Todo Trimestre em Que Você Pagar Salários
O Formulário 941 (Declaração Federal Trimestral do Empregador) reconcilia o que você reteve e o que depositou.
- Vencimento em 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro, 31 de janeiro para trimestres civis. Se os depósitos foram pontuais e completos, você ganha 10 dias extras.
- Você declara: salários totais, imposto de renda federal retido, salários e imposto da Previdência Social e Medicare (incluindo o Medicare Adicional), e ajustes para gorjetas e salário-doença.
- Você também preenche o Anexo B ou usa o detalhamento mensal no Formulário 941 se for um depositante mensal.
Mesmo se você não teve salários em um trimestre, mas continua sendo um empregador, você apresenta uma declaração zero até apresentar uma declaração final e marcar a caixa de declaração final.
Formulário 940 — FUTA Anual
Separado do foco principal da Circular E, mas referenciado: o imposto federal de desemprego (FUTA) é de 6% sobre os primeiros US$ 7.000 de salário de cada funcionário, com um crédito de até 5,4% para pagamentos pontuais de seguro-desemprego estadual. A maioria dos empregadores efetivamente paga 0,6%. Apresente o Formulário 940 anualmente até 31 de janeiro.
Formulários W-2 e W-3 — Final do Ano
- Forneça os W-2s aos funcionários até 31 de janeiro (para salários de 2026, isso é 1º de fevereiro de 2027, já que 31 de janeiro é um domingo — mas planeje para 31 de janeiro).
- Apresente a Cópia A do W-2 à Administração da Previdência Social e transmita o Formulário W-3 também até 31 de janeiro.
- O arquivamento eletrônico é obrigatório se você apresentar 10 ou mais declarações informativas (W-2s mais 1099s contados juntos).
A Caixa 1 no W-2 é o salário tributável federal (após deduções pré-tributárias), a Caixa 3 é o salário da Previdência Social (geralmente maior porque o 401(k) não é subtraído), a Caixa 5 é o salário do Medicare. Reconciliar essas três caixas é a maneira mais rápida de identificar um erro na configuração da retenção.
Cinco Erros Sobre os Quais a Publicação 15 Adverte (Sem Chamá-los Assim)
1. Tratar um Funcionário como Contratado para Evitar a Retenção
A Circular E se aplica a funcionários. Se alguém deveria ser um funcionário sob o teste de controle do direito comum, rotulá-lo como contratado não remove a obrigação de retenção — apenas faz com que a responsabilidade, mais penalidades, recaia sobre você mais tarde. Quando a relação parece de funcionário (você define o horário, fornece as ferramentas, controla como o trabalho é feito), retenha.
2. Esquecer os Benefícios Complementares Tributáveis
Seguro de vida em grupo pago pelo empregador acima de US$ 50.000, uso pessoal de carro da empresa e certos bônus e prêmios são salários para fins de retenção. A Publicação 15-B lista as regras de avaliação. Lance-os como salários no período em que o benefício é fornecido, não no final do ano como uma surpresa.
3. Lidar Incorretamente com Gorjetas
Se você administra um restaurante ou salão, os funcionários devem reportar gorjetas a você até o dia 10 do mês seguinte. Você retém imposto de renda e FICA sobre as gorjetas reportadas e as reporta no Formulário 941. Você não paga a parte do funcionário do seu próprio bolso — você a coleta do salário regular do funcionário, e se o salário for insuficiente, a diferença é transportada para frente.
4. Não Ajustar para Múltiplos Empregos ou Retenção Adicional
Um funcionário com dois empregos pode estar com retenção insuficiente se ambos os empregadores usarem as tabelas padrão. A caixa de seleção do Passo 2 do W-4 (ou a planilha de múltiplos empregos) e a retenção adicional do Passo 4(c) existem para isso. Incentive funcionários com retenção insuficiente a atualizar seu W-4 em vez de enfrentar um saldo devedor.
5. Depositar com Atraso Porque Você Usa a Data do Pagamento Líquido em Vez da Data da Obrigação
O relógio do depósito começa no dia do pagamento — a data em que os salários são disponibilizados — não no final do período de pagamento ou quando você processa a folha. Uma folha processada na segunda-feira para cheques datados de sexta-feira cria a obrigação na sexta-feira.
O Que Mudou para 2026 que Você Deve Atualizar de Fato
A Circular E é reemitida todo mês de dezembro. Para 2026, revise o seguinte antes da sua primeira folha de janeiro:
- Tabelas de retenção — atualizadas para a nova dedução padrão e ajustes de inflação das faixas de imposto. Substitua a tabela do ano passado imediatamente.
- Base salarial da Previdência Social — US$ 176.100 para 2026. Ajuste o teto na sua folha de pagamento.
- Alíquotas FICA inalteradas — ainda 6,2% Previdência Social, 1,45% Medicare, 0,9% Medicare Adicional acima de US$ 200.000.
- Base salarial FUTA — ainda US 12.000–US$ 20.000).
- Formulário W-4 — sem redesenho para 2026, mas lembre aos funcionários que mudanças de vida (casamento, filho, segundo emprego) devem gerar um novo W-4.
- Limite de arquivamento eletrônico — 10 ou mais declarações informativas ainda acionam a obrigatoriedade do e-file para W-2s e 1099s.
O IRS também continua eliminando gradualmente processos baseados em papel: se você apresentar os Formulários 941 ou 940 em papel, espere um processamento mais lento. O e-file através de software aprovado pelo IRS ou de um provedor continua sendo o mais rápido.
Um Checklist de Implementação Simples para uma Pequena Empresa com 2–10 Funcionários
Antes da primeira folha de pagamento:
- Obtenha um EIN se ainda não tiver um, registre-se no EFTPS e confirme suas contas estaduais de retenção e desemprego
- Colete os Formulários W-4 assinados e os formulários de retenção estadual; verifique os SSNs em relação aos cartões para evitar divergências no W-2
- Decida a frequência de pagamento e mantenha-a — mudar a frequência no meio do trimestre complica o Anexo B do 941
Em cada folha de pagamento:
- Calcule o salário bruto, subtraia os benefícios pré-tributários na ordem correta, aplique as tabelas da Publicação 15 e registre a contribuição do empregador separadamente
- Faça o depósito no seu cronograma; guarde o número de confirmação do EFTPS com o registro da folha
- Mantenha um registro da folha de pagamento mostrando salários, retenções e impostos do empregador por funcionário — este é sua trilha de auditoria
Em cada trimestre:
- Reconcilie o registro da folha de pagamento com os débitos bancários do EFTPS; corrija as variações antes de apresentar o 941
- Apresente o Formulário 941 mesmo em um trimestre sem salários
- Pague a retenção estadual e o seguro-desemprego estadual em seus próprios cronogramas (não fazem parte da Circular E, mas são igualmente devidos)
Em cada janeiro:
- Reconcilie os quatro formulários 941 com os totais do W-3 antes de emitir os W-2s — se não baterem, encontre o erro antes que os funcionários apresentem suas declarações
- Forneça os W-2s até 31 de janeiro, apresente o W-2/W-3 ao SSA e arquive o Formulário 940 para FUTA
- Emita 1099-NEC até 31 de janeiro para contratados pagos com US$ 600 ou mais (diferente do W-2, mas muitas vezes devido no mesmo dia)
Como a Contabilidade Torna a Circular E Indolor — ou Dolorosa
Erros de impostos sobre a folha de pagamento raramente começam nas tabelas de imposto. Eles começam nos livros: uma única conta bancária para tudo, obrigações de folha consolidadas em "despesas" e uma correria no final do trimestre para reconstruir o que foi retido.
Dê a cada imposto sobre a folha sua própria conta contábil: retenção federal a pagar, Previdência Social a pagar (parte do funcionário e do empregador separadas), Medicare a pagar e FUTA a pagar. Ao processar a folha, credite essas contas a pagar e debite despesa salarial e despesa de imposto sobre a folha do empregador. Ao depositar via EFTPS, debite as contas a pagar. A qualquer momento, o saldo restante nessas contas a pagar deve ser exatamente o que você deve, mas ainda não depositou — nada mais.
Reconcilie mensalmente. Se seu provedor de folha debita uma única quantia total, divida-a em seus livros usando o relatório detalhado do provedor. E mantenha os registros da folha de pagamento por pelo menos quatro anos após a data em que o imposto venceu ou foi pago, o que ocorrer por último — é um requisito de manutenção de registro da Circular E, não uma sugestão.
Bons livros também trazem decisões à tona. Ver a Previdência Social e o Medicare do empregador como um custo mensal separado (aproximadamente 7,65% dos salários até o teto) esclarece o custo real de um aumento ou de uma nova contratação antes de fazer a oferta.
Simplifique Sua Gestão Financeira
Acertar a retenção, os depósitos e os Formulários 941 e W-2 é realmente uma disciplina de contabilidade: acompanhe cada obrigação de folha na conta certa, deposite no cronograma e reconcilie antes de arquivar. O Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que é transparente, com controle de versão e pronta para IA — para que suas contas a pagar de folha, depósitos e reconciliações trimestrais permaneçam auditáveis e exatamente onde você espera. Comece grátis e traga o mesmo rigor para seus livros que a Circular E traz para a folha de pagamento.