Kies een cutover-datum, exporteer de proefbalans van QuickBooks voor de dag ervoor, en open je Beancount-grootboek met één pad en één balance per balansrekening. Wanneer bea check slaagt en het eigen-vermogenssaldo overeenkomt met QuickBooks, is je boekhouding verhuisd. Alles na de cutover wordt in Beancount vastgelegd.
Deze gids werkt voor QuickBooks Online en QuickBooks Desktop. Het is niet afhankelijk van een QuickBooks-importeur, want die wordt niet meegeleverd met Beancount. Je verplaatst eerst de saldi en bepaalt daarna hoeveel historie je meeneemt.
Als je nog aan het beslissen bent of je wilt overstappen, lees dan eerst Beancount vs QuickBooks.
1. Bepaal de cutover-datum en wat je behoudt
Kies de eerste dag van een boekjaar, bijvoorbeeld 2026-01-01. Een jaargrens houdt één belastingjaar in één systeem. Het betekent ook dat je eerste Beancount-winst-en-verliesrekening vanaf nul begint.
Bepaal nu hoeveel historie Beancount moet bevatten:
- Alleen saldi. Open op de cutover en bewaar de QuickBooks-rapporten als je archief voor eerdere jaren. Dit is het snelste pad, en de rest van deze gids gaat hiervan uit.
- Jaarlijkse samenvattingen. Voeg één samenvattingsboeking per afgelopen jaar toe vanuit de proefbalans van elk jaar. Je meerjarenrapporten werken dan in Beancount.
- Volledige transactiehistorie. Converteer de General Ledger-export met een script. Dit is het meeste werk, en sectie 5 legt uit wat daarbij komt kijken.
Rond in QuickBooks elke bank- en creditcardrekening af tot en met de dag voor de cutover. Een niet-afgestemd saldo verplaatst de fout naar je nieuwe grootboek.
2. Exporteren uit QuickBooks
Je hebt drie rapporten nodig, allemaal eindigend op de dag voor de cutover (2025-12-31 in deze gids):
| Rapport | Wat het je geeft |
|---|---|
| Account List | Elke rekeningnaam en -type, voor de mapping in stap 3 |
| Trial Balance | Het eindsaldo van elke rekening, dat je beginsaldo wordt |
| General Ledger | Elke transactie, voor historie en voor je archief |
QuickBooks Online. Ga naar Reports, dan Standard reports, en open elk rapport bij naam. Selecteer Export/Print, dan Export to Excel. De Account List is het rekeningschema-rapport. De Export data-tool onder Settings, in de kolom Tools, exporteert een set rapporten en lijsten als Excel-bestanden in één zip-bestand. Intuit documenteert beide paden in Export your QuickBooks Online data.
Deze QuickBooks Online-exports zijn Excel-bestanden. Open elk bestand in een spreadsheet en sla een CSV-kopie op als een script het gaat lezen.
Bijlagen worden apart geëxporteerd. Ga in QuickBooks Online naar Settings, dan Attachments, selecteer de bestanden en kies Batch actions en dan Export. Bewaar de zip bij je archief.
QuickBooks Desktop. Open op Windows elk rapport via Reports, dan Reports Center. Selecteer Excel, dan Create New Worksheet. Het volgende venster kan een Excel-werkmap of direct een CSV-bestand opslaan, zoals beschreven in Export reports as Excel workbooks. Desktop kan ook lijsten exporteren, waaronder het rekeningschema, als een IIF-bestand: File, dan Utilities, dan Export, dan Lists to IIF Files. IIF-export dekt alleen lijsten. Intuit stelt dat je transacties kunt importeren maar niet kunt exporteren, zoals uitgelegd in Export, import, and edit IIF files.
Bewaar de originele exports ongewijzigd. Ze zijn je bewijs als een cijfer later in twijfel wordt getrokken.
3. Rekeningen mappen naar een Beancount-hiërarchie
Beancount heeft vijf hoofdrekeningen. Elk QuickBooks-rekeningtype valt onder een van hen:
| QuickBooks-rekeningtype | Beancount-rekening |
|---|---|
| Bank | Assets:Bank:Checking, Assets:Bank:Savings |
| Accounts receivable (A/R) | Assets:AccountsReceivable |
| Other Current Assets, Fixed Assets | Assets:Prepaid:…, Assets:Equipment:… |
| Credit Card | Liabilities:CreditCard:Visa |
| Accounts payable (A/P), Other Current Liabilities | Liabilities:AccountsPayable, Liabilities:SalesTax |
| Long Term Liabilities | Liabilities:Loans:… |
| Equity, Retained Earnings, Opening Balance Equity | Equity:Opening-Balances |
| Income, Other Income | Income:Sales, Income:Interest |
| Cost of Goods Sold | Expenses:COGS:… |
| Expenses, Other Expense | Expenses:Rent, Expenses:Software |
Rekeningnamen beginnen met een hoofdletter en bevatten geen spaties, dus "Office Supplies" wordt Expenses:Office-Supplies. QuickBooks-subrekeningen worden diepere segmenten, zoals Expenses:Vehicle:Fuel.
Retained Earnings en Opening Balance Equity vallen samen in één Equity:Opening-Balances-rekening. Beancount berekent de winst van het lopende jaar uit je inkomsten- en uitgavenrekeningen, dus er hoeft geen aparte retained-earnings-rekening te worden overgedragen.
4. Open het grootboek op de cutover
Dit voorbeeldbedrijf heeft een proefbalans van vier regels op 2025-12-31. Inkomsten- en uitgavenregels zijn al opgenomen in Retained Earnings. QuickBooks Online doet hetzelfde zelf wanneer een nieuw boekjaar begint, zoals beschreven in View retained earnings account details.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Checking | 12.450,00 | |
| Accounts Receivable (A/R) | 3.200,00 | |
| Visa credit card | 1.875,40 | |
| Retained Earnings | 13.774,60 | |
| Totaal | 15.650,00 | 15.650,00 |
Sla dit op als main.bean:
option "operating_currency" "USD"
2025-12-31 open Assets:Bank:Checking USD
2025-12-31 open Assets:AccountsReceivable USD
2025-12-31 open Liabilities:CreditCard:Visa USD
2025-12-31 open Equity:Opening-Balances USD
; Beginsaldi uit de QuickBooks Trial Balance per 2025-12-31
2025-12-31 pad Assets:Bank:Checking Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Assets:AccountsReceivable Equity:Opening-Balances
2025-12-31 pad Liabilities:CreditCard:Visa Equity:Opening-Balances
2026-01-01 balance Assets:Bank:Checking 12450.00 USD
2026-01-01 balance Assets:AccountsReceivable 3200.00 USD
2026-01-01 balance Liabilities:CreditCard:Visa -1875.40 USD
2026-01-01 balance Equity:Opening-Balances -13774.60 USDElke pad vraagt Beancount om de boeking in te voegen die de volgende balance-assertie waar maakt. De tegenboekingszijde van elke pad gaat naar Equity:Opening-Balances. Een balance-assertie wordt gecontroleerd aan het begin van zijn datum, dus de pads zijn gedateerd op de dag voor de cutover.
Debets worden positieve getallen en credits worden negatieve. Daarom is het Visa-saldo -1875.40 USD.
De laatste regel is de afsluiting. Het eigen vermogen moet uitkomen op -13774.60 USD, de credit van Retained Earnings. Een verkeerd getypt activa- of passivabedrag verandert het gepadde eigen vermogen, en die assertie faalt.
Voeg voor een echt bedrijf één open, één pad en één balance toe voor elke balansrekening op de proefbalans. Splits A/R en A/P in één subrekening per klant of leverancier als je openstaande facturen op naam bijhoudt.
5. Historie meenemen
Na de cutover leg je nieuwe activiteit vast in Beancount. Bank- en creditcardafschriften zijn de belangrijkste bron. Converteer een bank-CSV-export in de browser met de CSV naar Beancount-converter, of gebruik de bank-importgids voor de command line.
Eerdere jaren zijn optioneel. Er is geen import met één klik vanuit een QuickBooks General Ledger-export. Die historie verplaatsen is een gescripte of handmatige mappingstap:
- Sla de General Ledger-export op als CSV.
- Groepeer de rijen tot transacties op datum en transactienummer.
- Hernoem elke rekening met je mapping uit stap 3.
- Schrijf elke groep als een Beancount-transactie waarvan de boekingen optellen tot nul.
Als je historie meeneemt, open de rekeningen dan aan het begin van die historie in plaats van op de cutover. Behoud dan de 2026-01-01-balansasserties. Ze bewijzen dat de geconverteerde historie uitkomt op dezelfde saldi die QuickBooks rapporteerde.
6. Verifiëren tegen QuickBooks
Controleer het grootboek en som daarna elk saldo op:
bea --file main.bean check
bea --file main.bean query "SELECT account, sum(position) GROUP BY account ORDER BY account"bea check rapporteert geen fouten. De query geeft vier rijen terug: Assets:AccountsReceivable op 3200.00 USD, Assets:Bank:Checking op 12450.00 USD, Equity:Opening-Balances op -13774.60 USD, en Liabilities:CreditCard:Visa op -1875.40 USD. Vergelijk elke rij regel voor regel met de QuickBooks Trial Balance, met credits als negatieve getallen.
Nieuw met de command line? Installeer bea met de CLI-snelstart.
7. Wat niet mee overkomt
Een grootboekmigratie verplaatst boekhoudkundige saldi en historie. Het verplaatst niet de operationele processen die QuickBooks eromheen draait:
- Facturen en betaallinks. Openstaande facturen blijven staan als A/R-saldi. Gebruik vanaf nu een aparte facturatiedienst.
- Loonadministratie. Loonruns, belastingformulieren en werknemersgegevens blijven bij je loonadministratieprovider.
- Btw-aangiftes. Beancount legt de schuld vast. Aangifte doen blijft een aparte taak.
- Bijlagen. Bonnen en documenten komen in hun eigen zip-export, niet in de rapporten.
- Bankfeed-regels en afstemmingshistorie. Bouw categorisering opnieuw op als importregels.
De vergelijkingspagina zegt het duidelijk: kies Beancount niet in de veronderstelling dat een paar plugins de complete operationele QuickBooks-suite nabouwen. Kies het wanneer het grootboek zelf je langdurige registratiesysteem is.
Run je een klein bedrijf op Beancount? Zie Beancount.io voor kleine bedrijven voor gehoste grootboeken, Bank Sync en samenwerking met je accountant.