당신은 신입 직원에게 회사 휴대폰을 건네주거나, 그들이 이미 가지고 있는 개인 요금제에 대해 매월 85달러를 상환해 줍니다. 어느 쪽이든, 누군가는 그 휴대폰으로 고객에게 전화를 걸고 — 친구에게 문자를 보내고, 지도를 스크롤하고, 출퇴근길에 음악을 스트리밍합니다. 다음 질문이 W-2에 그 돈 중 일부가 과세 대상 임금으로 나타날지 여부를 조용히 결정합니다: 휴대폰이 주로 보상 성격이 아닌 업무상 이유로 제공되었습니까?
그 문구가 세법 벽지처럼 들린다면, 그것은 또한 모든 것이 달려 있는 경첩이기도 합니다. 이를 정확히 이해하면 전체 구조 — 업무용 사용과 개인용 사용 모두 — 통화 기록 없이 비과세가 될 수 있습니다. 잘못 이해하면 "휴대폰 수당"은 그저 더 친근한 이름의 임금에 불과하며, 소득세 원천징수, 사회보장세, 메디케어세, 실업세의 대상이 됩니다. 재택 인터넷 상환은 더 엄격한 규칙을 따릅니다. 이 가이드는 IRS 프레임워크, 중소기업이 일반적으로 휴대폰을 제공하는 세 가지 방법, 인터넷이 다른 점, 그리고 이를 비과세로 유지하는 서류 작업을 안내합니다.
배경 이야기: 휴대폰이 기록 보관 악몽이었던 이유
2010년 이전에, 휴대폰은 세법 섹션 280F에 따른 "지정 자산"이었습니다 — 승용차와 컴퓨터가 한때 차지했던 것과 같은 범주입니다. 지정 자산에는 불쾌한 추정이 따랐습니다: 직원이 적절한 기록으로 업무용 사용을 증명하지 않는 한 개인적 사용은 과세 대상이었습니다. 이론적으로, 회사 휴대폰을 가진 모든 직원은 업무 전화와 개인 전화를 구분하는 기록을 유지해야 했고, 개인적 부분은 임금이었습니다. 물론 아무도 이렇게 하지 않았습니다. 의회는 마침내 2010년 중소기업 고용법에서 현실을 인정했고, 이 법은 2009년 12월 31일 이후 시작되는 과세 연도에 대해 휴대폰을 지정 자산 정의에서 제외했습니다. IRS는 고시 2011-72로 뒤를 따랐고, 이 지침은 오늘날까지도 유효합니다:
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고용주가 제공한 휴대폰의 업무용 사용은 업무상 조건 부수 혜택이며, 직원의 소득에서 제외됩니다 — 직원이 업무를 수행하는 데 필요한 회사 노트북과 같은 범주입니다.
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같은 휴대폰의 개인적 사용은 de minimis 부수 혜택이며, 역시 제외됩니다.
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기록 보관은 필요 없습니다. IRS는 이 처우를 허용하기 위해 업무용 대 개인용 사용 기록을 요구하지 않겠다고 명시적으로 밝혔습니다.
이러한 완화는 관대하지만, 조건부입니다. 모든 것은 휴대폰이 주로 보상 성격이 아닌 업무상 이유로 제공되는지에 달려 있습니다. 이 테스트를 통과하지 못하면 과세 대상 영역으로 돌아갑니다.
핵심 문구: "주로 보상 성격이 아닌 업무상 이유"
IRS는 직원에게 보상을 지급하는 것 이상의 실질적인 업무상 이유가 있을 때 이 테스트가 충족된다고 간주합니다. 지침에서 나온 전형적인 예는 다음과 같습니다:
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고용주는 업무 관련 비상 상황에 대비해 직원이 항상 연락이 가능해야 합니다.
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직원은 사무실을 벗어났을 때 고객이나 클라이언트와 통화해야 합니다.
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직원은 여행 중, 현장에서, 또는 책상 전화에서 벗어나 있을 때 연락이 가능해야 합니다.
또한 지침은 무엇이 테스트를 실패하는지에 대해 equally 명확합니다. 휴대폰이 사기 진작이나 호의를 위해 제공되거나, 예비 직원을 유치하기 위해, 또는 추가 보상을 제공하기 위해 — 또는 직원이 달리 받았을 임금의 일부를 대체하기 위해 제공된다면, 주로 보상 성격이 아닌 이유로 제공된 것이 아닙니다. 현장 직원, 대기 근무자, 영업사원, 또는 책상에서 벗어나 일하는 사람이 있는 대부분의 중소기업에게, 이 테스트는 충족하기 쉽습니다. 위험 지대는 모두가 이미 유선 전화 옆에 앉아 있는 사무실이며, "업무용 휴대폰"은 정책 언어로 포장된 특권에 불과합니다. 자신이 어떤 상황에 처해 있는지 솔직해지십시오, 왜냐하면 나머지 세금 처우가 그것에서 흘러나오기 때문입니다.
휴대폰 제공의 세 가지 방법, 세금 단순성 순위
1. 회사 소유 휴대폰: 가장 깔끔한 옵션
휴대폰을 구매하고, 통신사 청구서를 직접 지불하고, 업무에 진정으로 필요한 직원에게 장치를 건네줄 때, 고시 2011-72의 완전한 혜택을 얻습니다. 업무용 사용은 비과세 업무상 조건 부수 혜택이고, 불가피한 개인적 사용은 de minimis 부수 혜택으로 비과세로 함께 따라오며, 아무도 통화 기록을 유지하지 않습니다. 아무것도 W-2에 들어가지 않습니다.
이것은 지침이 작성된 구조이며, 숫자가 맞을 때 선택해야 할 구조입니다. 유일한 실제 비용은 행정적입니다 — 장치 및 요금제 관리 — 그래서 아주 작은 사업체는 종종 옵션 2를 선호합니다.
2. 개인 휴대폰 상환: 소기업 메모를 따르면 비과세
대부분의 중소기업은 장치 관리를 원하지 않습니다. 그들은 직원이 개인 휴대폰을 사용하도록 하고 비용을 상환합니다. IRS는 정확히 이것을 예상했습니다: 고시 2011-72와 함께, 중소기업/자영업 부서는 개인 소유 휴대폰에 대한 현금 상환에도 유사한 접근 방식을 적용하도록 감사관에게 지시하는 조사 지침을 발행했습니다. 그 접근 방식에 따라, 직원에게 업무용으로 개인 휴대폰을 사용하도록 요구하고 — 그 요구가 주로 보상 성격이 아닌 업무상 이유 때문일 때 — 합리적인 휴대폰 통신 비용에 대한 상환을 비과세로 취급할 수 있습니다. 세 가지 경계가 중요합니다:
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합리적인 것만. 합리적인 통신 비용을 상환하는 것은 괜찮습니다; 비정상적이거나 과도한 비용을 상환하는 것은 아닙니다. 업무 사용이 일주일에 몇 통의 전화일 뿐인데 직원의 220달러 전체 가족 요금제를 지불하는 것은 의문을 불러일으킵니다. 일반적으로 방어 가능한 관행은 청구서의 고정 비율을 상환하거나, 기본적인 업무 가능 요금제 비용에 연결된 고정 금액을 상환하는 것입니다.
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요구 사항이지 선택 사항이 아닙니다. 메모의 논리는 직원이 업무용으로 개인 휴대폰을 사용하도록 요구받는다는 사실에 기반합니다. 누가 휴대폰을 휴대해야 하고 왜 그런지 명시하는 서면 정책은 비공식적 습관을 문서화된 요구 사항으로 바꿉니다.
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임금 대체가 아닙니다. "상환"이 실제로 보상 패키지의 일부라면 — 휴대폰 비용과 무관하게 매월 동일한 금액이 지급되고, 임금 인상 대신 제공되는 경우 — 감사관은 이를 임금으로 취급할 것입니다.
###3. 서류 작업 없는 고정 월 수당: 일반적으로 그냥 임금
매월 급여와 함께 입금되고 실제 청구서와 대조되지 않는 고정 75달러 "연결 수당"은 이 분야에서 가장 흔한 실수입니다. 입증 — 직원이 실제로 비용을 지출했다는 증거 — 없이는, 지불은 아래 설명된 accountable plan 규칙을 충족하지 못하며, 전체 금액은 Form W-2에 보고해야 하는 과세 대상 임금입니다.
이것이 고정 금액이 금지된다는 의미는 아닙니다. 고정 월 상환은 직원이 주기적으로 기본 비용을 입증하고(예:, 분기별 통신사 청구서 제출) 금액이 실제 지출을 초과하지 않는 경우 여전히 비과세일 수 있습니다. 할 수 없는 것은 눈감고 지불하고 이를 상환이라고 부르는 것입니다. 형식은 서류 작업을 따릅니다: 영수증 없음, 비과세 처리 없음.
재택 인터넷은 더 엄격한 규칙을 따릅니다
여기가 함정입니다: 고용주들은 관대한 휴대폰 규칙이 재택 인터넷에도 적용된다고 가정합니다. 그렇지 않습니다. 고시 2011-72는 휴대폰 및 유사한 통신 장비를 다룹니다 — 직원 집의 광대역 청구서는 아닙니다. 인터넷 상환은 전적으로 accountable plan 규칙 아래에 있습니다. 즉, 청구서의 업무용 부분만 비과세일 수 있으며, 직원이 이를 입증할 때만 가능합니다. 실제로는:
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업무 지분에 대한 영수증 기반 상환은 작동합니다. 직원이 인터넷 청구서를 제출하면, 문서화된 업무 비율을 상환하고, 지불은 accountable plan에 따라 비과세입니다.
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입증 없는 고정 인터넷 수당은 임금입니다. 아무도 실제 청구서와 연결하지 않는 60달러 월 "재택 근무 수당"은 보상이며, 그게 전부입니다.
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합리적인 배분을 선택하고 그것을 고수하십시오. IRS가 발표한 비율은 없습니다. 집에서 풀타임으로 일하는 원격 직원은 50퍼센트를 정당화할 수 있습니다; 주 3일 사무실에 있는 하이브리드 직원은 더 적게 정당화합니다. 방법을 문서화하십시오 — 집에서 일한 날, 업무 사용 시간 — 일관되게 적용하십시오.
한 가지 더 경계: 팬데믹 기간 동안 원격 근무 장비에 대해 일부 고용주가 기억하는 유리한 처우는 일반적인 인터넷 면제를 만들지 않습니다. 모든 달러는 여전히 업무 연결과 그 뒤에 영수증이 필요합니다.
Accountable Plan: 세 가지 규칙 방패
회사 소유 휴대폰 안전 항구 밖의 모든 것 — 개인 휴대폰 상환, 인터넷, 재택 사무실 비용 — 섹션 62(c)에 따른 accountable plan이 상환금을 W-2에서 제외시키는 것입니다. 정확히 세 가지 요구 사항이 있습니다:
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업무 연결. 상환은 직원이 귀하를 위해 서비스를 수행하는 동안 발생한 비용에 대한 것이어야 합니다. 이전 직장의 비용이나 업무 관련이 없는 개인 비용을 상환할 수 없습니다.
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합리적인 시간 내 입증. 직원은 각 비용의 금액, 날짜, 장소, 업무 목적을 설명해야 합니다. 규정은 비용 발생 후 60일을 합리적인 것으로 인정합니다. 통신사 청구서, 영수증, 간단한 비용 보고서로 쉽게 충족됩니다.
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초과 금액 반환. 실제 지출을 초과하는 선지급은 합리적인 시간 내에 — 규정상 안전 항구는 120일 — 반환되어야 합니다.
세 가지 중 하나라도 실패하면 플랜은 비accountable입니다: 그 아래의 모든 상환은 원천징수 대상 과세 임금이 됩니다. 이것은 전부 아니면 전무의 절벽이며, 서면 플랜이 중요한 이유입니다. 정책을 문서로 작성하고, 무엇이 어떤 한도 내에서 상환 가능한지 명명하고, 영수증이 있는 비용 보고서를 요구하고, 기한을 집행하십시오. Journal of Accountancy가 중소기업에 지속적으로 권고하는 것은 문제가 발생하기 전에 플랜을 시작하거나 검토하라는 것이며, 조사 중에 재구성하는 것보다 — 감사관이 전화하는 주에 작성된 플랜은 아무도 속이지 못한다는 조언을 받아들일 가치가 있습니다.
자영업자? 다른 게임을 합니다
개인 사업자, 프리랜서, 또는 단일 회원 LLC 소유자라면, accountable plan은 적용되지 않습니다 — 직원으로서 스스로에게 상환할 수 없습니다. 대신, 휴대폰 및 인터넷 비용의 업무 비율을 Schedule C에서 일반 및 필요 경비로 직접 공제합니다. 메커니즘은 간단하지만 전적으로 귀하에게 달려 있습니다:
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업무 부분을 분리하십시오. 100달러 월 휴대폰 청구서가 대략 70퍼센트가 고객 통화, 현장 조정, 업무 앱이라면, 70달러가 공제 가능하고 30달러는 개인적입니다. 추정은 합리적이고 근거가 있어야 합니다 — 세금 시즌에 지어낸 숫자보다 비율을 어떻게 도출했는지에 대한 동시대적 메모가 낫습니다.
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기본 청구서를 보관하십시오. 조사에서, 청구서는 총액을 증명하고 귀하의 기록은 배분을 증명합니다. 신고일로부터 최소 3년 동안 둘 다 보관하십시오.
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인터넷도 같은 논리를 따릅니다. 업무 사용으로 배분하십시오 — 하루 종일 화상 통화를 하는 재택 개발자는 주 2회 집에서 이메일을 확인하는 사람보다 훨씬 더 큰 지분을 정당화합니다.
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두 번째 회선이 모든 것을 단순화합니다. 전용 업무 번호 또는 별도의 업무 인터넷 연결은 배분 작업을 깨끗한 100퍼센트 공제로 바꿉니다. 많은 소유자에게, 그 단순함은 추가 월 비용의 가치가 있습니다.
2퍼센트 이상 소유한 파트너 및 S-corporation 소유자는 준비자와 세부 사항을 확인해야 합니다, 부수 혜택 규칙이 소유자에게 일반 직원과 다르게 적용되기 때문입니다 — 그러나 핵심 원칙은 유지됩니다: 업무 연결을 문서화하고 업무 부분만 공제하십시오.
주법이 어쨌든 귀하의 손을 강제할 수 있습니다
연방 세법은 상환이 비과세인 때를 알려줍니다. 주 노동법은 먼저 상환해야 한다고 말할 수 있습니다. 캘리포니아 노동법 섹션 2802는 고용주에게 모든 필요 업무 지출에 대해 근로자를 보상하도록 요구하며, 캘리포니아 법원은 이를 직원이 업무용으로 개인 휴대폰을 사용해야 할 때마다 개인 휴대폰 청구서의 합리적인 비율을 의미하는 것으로 해석했습니다 — 업무 전화가 직원에게 추가 비용이 들지 않는 무제한 요금제에서도 마찬가지입니다. 일리노이주는 캘리포니아주를 모델로 경비 상환 법령을 제정했으며, 컬럼비아 특별구를 포함한 점점 더 많은 주들이 유사한 의무를 부과합니다.
실질적 결과: 이러한 주에서,"우리는 휴대폰을 상환하지 않습니다"는 정책이 아니라; 책임입니다. 그리고 일리노이주는 고용주가 정의된 금액과 절차가 있는 서면 상환 정책을 통해 의무를 충족할 수 있도록 명시적으로 허용합니다 — 정책을 문서로 작성해야 하는 또 하나의 이유입니다. 어떤 법령이 적용되지 않더라도, 누가 적용 대상인지, 무엇이 상환 가능한지, 어떤 문서가 필요한지, 제출 방법을 명시하는 명확한 서면 정책은 분쟁의 90퍼센트를 시작 전에 해결할 것입니다.
비과세를 과세로 바꾸는 다섯 가지 실수
아무도 입증하지 않는 고정 수당을 지불합니다. 가장 큰 오류입니다. 영수증과 accountable plan 없이는, 귀하의 수당은 임금입니다. 통신사 또는 ISP 청구서를 일정에 맞춰 수집하고 지불을 대조하여 해결하십시오.
가족 전체 요금제를 상환합니다. 상환이 명백히 그럴듯한 업무 비용을 초과할 때, 초과분은 보상처럼 보입니다. 실제 업무 사용에 연결된 합리적인 수준으로 상환을 제한하십시오.
보상으로 휴대폰 혜택을 약속합니다. 제안서가 휴대폰 또는 수당을 급여 패키지의 일부 또는 급여 대신으로 설명한다면, 귀하는 자신의 필체로 "비보상적" 요건을 훼손한 것입니다. 업무 필요를 위한 업무 도구로 프레이밍하십시오.
인터넷이 휴대폰 처우를 받는다고 가정합니다. 그렇지 않습니다. 인터넷은 accountable plan, 업무 비율 배분, 매번 영수증이 필요합니다.
장부를 유지하지 않습니다. 기억에서 지불되고, 회상에서 반올림되며, 어디에도 기록되지 않은 상환은 조사에서 방어할 수 없고 귀하 자신의 재무제표에서도 보이지 않습니다. 모든 지불은 비용 보고서, 영수증, 원장 항목으로 추적되어야 합니다.
세금 기록인 상환금을 추적하십시오
이 기사의 모든 상환은 동시에 세금 포지션이자 부기 항목입니다. 휴대폰 및 인터넷 지불이 전용 통신 또는 직원 상환 계정을 통해 흐를 때 — 각각 비용 보고서와 영수증에 연결되어 — 두 가지 좋은 일이 동시에 발생합니다: 손익계산서는 잡다한 이체의 안개 대신 진정한 운영 비용을 보여주고, 감사관은 설명할 수 없는 유출보다 문서화된 accountable plan을 봅니다. 1년치 지불 뒤의 업무 연결을 증명해야 한다면, 원장과 첨부된 보고서가 전체 방어입니다. 검색, diff, 코드처럼 백업할 수 있는 형식으로 그 추적을 원하는 팀을 위해, Beancount.io와 같은 도구를 사용한 일반 텍스트 회계는 모든 상환, 계정, 지원 메모를 하나의 버전 관리 장소에 보관하며, Fava와 같은 대시보드는 직원별 및 범주별 합계를 한눈에 보여줍니다.
재무 관리 간소화
휴대폰 및 인터넷 상환을 설정할 때, 모든 지불의 명확한 기록을 유지하는 것이 비과세 처우를 유지하는 핵심입니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 통제권을 제공하는 일반 텍스트 회계를 제공합니다 — 블랙박스 없음, 벤더 종속 없음. 지금 무료로 시작하십시오 개발자와 재무 전문가가 일반 텍스트 회계로 전환하는 이유를 확인하십시오.
