사무실 복귀 메모를 보냈습니다. 책상 배치, 출입증 리더기, 그리고 깜빡이는 조명이 있는 구석 자리를 누가 쓸지 정했습니다. 하지만 리더십 팀 중 누가 전 직원의 복귀가 급여 세금, 복리후생 관리, 그리고 직원들의 세금 신고에 어떤 영향을 미치는지 물어봤나요?
팀을 다시 사무실로 복귀시키면 장부의 여러 부분이 조용히 한 번에 바뀝니다. 3년 동안 무시했던 통근 혜택이 갑자기 다시 중요해집니다. 일부 직원들이 기대하고 있던 재택근무 공제는 영원히 사라졌습니다. 그리고 손익계산서에 반영되는 사무실 비용도 올바른 계정과목에 기록하지 않으면 세금 신고 때 과다 납부하게 됩니다. 다음 급여 지급 전에 고쳐야 할 사항은 다음과 같습니다.
직원들이 다시 세전 통근 혜택을 원합니다
아무도 통근하지 않을 때는 대중교통 혜택을 묻는 사람도 없었습니다. RTO 정책이 시행되는 날부터 상황은 달라집니다. 섹션 132(f)에 따른 적격 통근 부가급여를 제공하지 않으면, 기차를 타거나 도심 주차비를 내는 모든 직원이 혜택을 놓치게 됩니다.
작동 방식은 다음과 같습니다. 직원은 급여의 일부를 세전으로 떼어 대중교통 패스, 카풀 요금, 또는 적격 주차 비용을 지불합니다. 2026년 기준 월별 면제 한도는 대중교통/카풀 합산 340달러, 적격 주차 340달러입니다 (국세청 간행물 15-B의 인플레이션 조정 기준). 즉, 직원은 카테고리당 연간 최대 4,080달러를 과세 임금에서 제외할 수 있습니다. 22% 세율 구간에 있는 직원이 대중교통 한도를 최대로 사용하면 연방 소득세에서 약 900달러를 절약하고, 여기에 사회보장세와 메디케어 세금 7.65%도 추가로 절약합니다.
이 혜택은 고용주에게도 좋습니다. 직원이 세전 급여 삭감 제도를 통해 우회시키는 모든 달러는 고용주가 부담하는 7.65% 급여 세금을 내지 않아도 되는 금액입니다. 대중교통 면제 한도를 최대로 사용하면 참여 직원 1인당 연간 약 312달러가 절약됩니다. 관리 비용이 거의 들지 않는 혜택으로 말이죠.
올바르게 적용해야 할 몇 가지 실무 규칙:
- 월 한도를 준수하세요. 카테고리당 월 340달러를 초과하는 금액은 부가급여가 아닌 과세 임금입니다. 월 420달러 주차장 비용을 보조하면 초과분 80달러는 직원의 W-2에 포함됩니다.
- 주차와 대중교통은 별도 항목입니다. 기차를 타고 주차비도 내는 직원은 각각 최대 340달러, 즉 월 총 680달러까지 면제받을 수 있습니다.
- 현금 환급에는 서류가 필요합니다. 통근 비용을 현금으로 환급할 수는 있지만, 진실된 환급 제도와 증빙이 있어야 합니다. 대중교통 기관이 제공하는 경우 직접 패스를 지급하는 것이 더 간단합니다.
- 고용주 공제 함정에 주의하세요. 섹션 274(a)(4)에 따라 적격 통근 부가급여 제공 비용은 일반적으로 고용주에게 공제되지 않지만, 직원 급여 삭감을 통해 처리된 금액은 애초에 비용이 들지 않으며 급여 세금 절감 효과는 그대로 누릴 수 있습니다. 면제 한도를 초과하여 통근 비용을 전액 지급하는 경우, 초과분은 보수로 처리하세요(공제 가능하지만 직원에게 과세됨).
주 또는 시에서 통근 혜택 제공을 의무화할 수 있습니다
모든 지역에서 선택 사항인 것은 아닙니다. 여러 관할 구역에서는 일정 규모 이상의 고용주에게 세전 통근 혜택 제공을 의무화하고 있으며, RTO는 바로 비준수 사실이 드러나는 시점입니다:
- 뉴저지주는 직원 20명 이상인 고용주에게 섹션 132(f)에 부합하는 세전 통근 부가급여 제공을 요구합니다.
- 일리노이주는 시카고 지역 대중교통 권역 내 적용 대상 고용주에게 세전 통근 혜택 프로그램 제공을 요구하며, 지역 대중교통 프로그램을 통해 준수할 수 있습니다.
- 뉴욕시는 정규직 직원 20명 이상인 고용주에게 정규직 직원이 세전 소득으로 적격 대중교통 혜택을 구매할 기회를 제공하도록 요구합니다.
벌칙과 집행은 다양하지만, 흐름은 한 방향입니다. 매년 더 많은 도시가 이러한 조례를 채택하고 있습니다. 이러한 관할 구역 중任何一处에 직원이 근무하는 경우 지금 적용 대상 고용주인지 확인하세요. 인원 기준은 본사 직원뿐만 아니라 근무지에 보고하는 직원 수를 기준으로 합니다. 그리고 의무 사항이 없는 경우에도 자발적으로 혜택을 제공하는 것은 RTO 전환 과정에서 가장 저렴한 호의의 제스처 중 하나입니다. 사실상 통근 직원에게 세금 절감으로 충당된 인상폭을 제공하는 셈이니까요.
직원들이 방금 잃은 재택근무 공제
일부 재택근무 직원들은 수년간 재택근무 비용을 공제해 왔거나 공제할 계획이었을 수 있습니다. 더 이상 존재하지 않는 공제를 기준으로 계획을 세우는 사람이 없도록 하세요.
다른 사람을 위해 일하는 직원은 일반적으로 연방 세금 신고에서 재택근무 비용이나 기타 미보상 업무 관련 비용을 공제할 수 없습니다. 2018년부터 2025년까지 조정 총소득(AGI)의 2%를 초과하는 금액에 적용되던 잡다한 항목별 공제가 세금감면 및 고용법(TCJA)으로 중단되었고, 이후 법안으로 이 불허 조치가 영구화되었습니다. 국세청 간행물 463은 W-2 직원이 더 이상 표준 마일리지 요율이나 다른 어떤 방법으로도 미보상 업무 비용에 대한 항목별 공제를 청구할 수 없음을 확인합니다. 여기에는 직원이 사용하던 책상, 모니터, 여분의 침실도 포함됩니다.
소수의 제한된 법정 예외만 남아 있습니다(예비군, 공연 예술가, 수수료 기준 공무원, 교사의 교실 비용). 멋진 홈 오피스 셋업을 가진 소프트웨어 개발자는 여기에 해당하지 않습니다.
이로부터 두 가지가 따라옵니다:
- 팀에게 명확히 알리세요. 가장 좋은 표현은: "통근 비용과 직접 구매하는 재택근무 장비는 직원으로서 연방 공제 대상이 아닙니다. 업무에 필요한 장비가 있으면 요청하세요. 직접 부담하게 만드는 것보다 환급해 드리는 게 낫습니다." 4월에 직원들이 스스로 세금 부담을 발견하게 되면 RTO에 대한 불만은 빠르게 커집니다.
- 업무 비용을 책임 회계제도로 처리하세요. IRS 기준을 준수하는 책임 회계제도(업무 관련성, 증빙, 초과 지급금 반환)에 따라 지급된 환급금은 고용주에게 공제 가능하고 직원에게 비과세입니다. 1,200달러 모니터는 어느 쪽이든 1,200달러가 들지만, 책임 회계제도를 통해 직원은 공제할 수 없는 세후 돈으로 지불하는 대신 전체 가치를 받게 됩니다. 짧은 서면 계획 문서와 경비 보고 습관만 있으면 됩니다. (소수의 주에서는 여전히 주 세금 신고에서 미보상 직원 비용을 허용하므로, 직원들에게 해당 주의 규정을 확인하라고 알리되 정책을 그에 맞추지는 마세요.)
고용주로서 여전히 공제할 수 있는 것
RTO 측면의 장부가 모두 비용인 것은 아닙니다. 팀을 수용하기 위해 지출하는 거의 모든 것은 정상적이고 필수적인 사업 비용입니다. 올바른 계정과목에 기록하기만 하면 됩니다:
- 임대료, 공과금, 보험, 사무 서비스는 현재 공제 가능한 운영 비용입니다. 사무실이 여러 곳이면 위치별로 기록하세요. 사무실별 손익 계산서를 통해 두 번째 사무실이 그 가치를 하는지 알 수 있습니다.
- 수선과 개선의 경계가 중요합니다. 사무실 도색과 HVAC 수리는 공제 가능한 수선비입니다. 벽을 허물거나, 면적을 늘리거나, 지붕을 새로 얹는 것은 자본화하여 감가상각해야 하는 개선입니다. 계약업체 청구서에 두 가지가 섞여 있으면 지불 전에 서면으로 구분을 요청하세요. 연말에 재구성하는 것은 누구도 원하지 않는 일입니다.
- 가구, 장비, 인테리어 비용은 7년 또는 39년에 걸쳐 감가상각하는 대신 섹션 179(연간 한도 및 과세 소득 규칙 적용)에 따라 즉시 비용 처리할 수 있는 경우가 많습니다. 재개관한 사무실을 꾸미는 중이라면 연말 전에 섹션 179 선택을 모델링해 보세요. 수만 달러의 공제를 당해 연도로 옮길 수 있습니다.
- 통근 패스 경유 금액을 사무실 비용과 섞지 마세요. 통근을 위한 직원 급여 삭감 기여금은 고용주의 비용이 아닙니다. 직원의 돈이 급여를 통해 이동하는 것입니다. 이를 사무실 비용이 아닌 정리 계정이나 부채 계정으로 기록하세요. 그렇지 않으면 장부에 비용이 과다 계상되고 급여 조정이 맞지 않게 됩니다.
향후 30일을 위한 RTO 장부 정리 체크리스트
정책 변경을 간단한 실행 목록으로 바꾸고 분기 마감 전에 처리하세요:
- 통근 혜택을 구축하거나 재개하세요. 통근 혜택 관리자나 급여 제공업체의 내장 옵션을 선택하고, 시스템에 월 340달러 한도를 설정하고, 첫 전체 출근 급여 기간 전에 직원을 등록하세요.
- W-2 코딩을 감사하세요. 월 한도를 초과하는 고용주 지급 통근 비용이 과세 임금으로 코딩되고, 급여 삭감 금액이 연방 목적상 과세 임금을 올바르게 줄이는지 급여 부서와 확인하세요(주별 특이사항 주의 – 일부 주는 급여 삭감 제도에 대한 연방 면제를 따르지 않습니다).
- 한 페이지 분량의 책임 회계제도를 공지하세요. 재택근무 장비, 근무지 간 마일리지, 출장을 포함하세요. 모든 보고서에 영수증과 업무 목적을 요구하세요.
- 계정과목표를 분리하세요. 임대료, 공과금, 수선비, 진행 중인 개선비, 섹션 179 자산, 통근 정리 계정을 분리하세요. 오늘 스프레드시트로 이 모든 것을 추적하고 있다면 지금이 업그레이드할 좋은 시점입니다. 버전 관리되는 원장에서 이러한 카테고리를 유지하면 모든 재분류가 연말에 검토 가능해지고 미스터리로 남지 않습니다. /docs/의 가이드에서 해당 구조 설정 방법을 설명하고, /fava/는 사무실별 수치를 실제로 읽을 수 있는 대시보드로 바꿔줍니다.
- 분기 급여를 양식 941 및 W-3와 조기에 조정하세요. RTO 변경(새 주에서의 신규 채용, 통근 선택 재개, 원천징수 수정)은 941과 W-2 불일치 및 IRS 또는 SSA 통지서를 발생시키는 전형적인 연중 변동입니다. 1월이 아닌 매 분기마다 조정하세요.
전환 기간 동안 사무실 재무를 체계적으로 유지하세요
사무실 복귀는 급여, 복리후생, 고정 자산, 직원 환급금을 한 번에 건드리므로, 장부가 사업 속도를 따라갈 수 있는지 확인하는 완벽한 시험대입니다. Beancount.io는 완전히 투명하고 버전 관리되며 AI 지원이 가능한 일반 텍스트 회계를 제공하여 모든 재분류와 새 계정이 감사 가능하도록 유지합니다. 무료로 시작하세요. 다른 사람들이 아직 책상 자리로 싸우는 동안 백 오피스에 질서를 가져오세요.
