귀하는 원격 근무 직원이 연결 상태를 유지할 수 있도록 월 75달러의 인터넷 수당을 승인했습니다. 단순한 상환처럼 느껴집니다: 업무 비용에 대한 지출, 모두가 만족. 그런 다음 급여가 실행되고, 회계 담당자가 W-2에 포함되어야 하는지 묻고, 그 대답이 연간 고용주 급여세 7.65%와 직원의 소득세까지 추가할 수 있다는 것을 깨닫게 됩니다.
차이는 비용 자체가 아닙니다. 인터넷, 전화, 모니터, 책상 의자 — 모두 합법적인 업무 비용이 될 수 있습니다. 차이는 지불 방식에 있습니다. IRS는 두 가지 경로만 인정하며, 오직 하나만 상환금을 비과세로 유지하고 W-2에서 제외합니다.
IRS가 실제로 인정하는 두 가지 경로
직원 비용을 충당하기 위한 모든 협정은 IRS 간행물 15와 재무부 규정 §1.62-2에 정의된 두 가지 범주 중 하나에 속합니다. 이 라벨은 세금 및 급여 처리를 결정하기 때문에 중요합니다.
경로 1: 비책임 회계 계획 — 과세 대상 수당
이것은 조건 없이 급여로 처리하는 정액 수당입니다: "인터넷 100달러", "원격 근무 수당 150달러", "전화 50달러". 청구서를 요구하지 않고, 업무 사용 비율이 얼마인지 묻지 않으며, 사용하지 않은 금액의 반환도 요구하지 않습니다.
비책임 회계 계획에 따라 — 또는 서면 계획이 전혀 없는 경우 — IRS는 전체 지급액을 추가 급여로 취급합니다:
- W-2 양식 Box 1에 포함됩니다
- 연방 소득세 원천징수, 사회보장세, 메디케어, 연방 실업세가 적용됩니다
- 고용주인 귀하는 매칭 급여세를 부담합니다
- 직원은 귀하가 지불한 금액보다 적게 수령합니다
그 75달러 인터넷 지급액은 직원에게 75달러 상당의 인터넷을 구매해 주지 않습니다. 원천징수 후, 세율 구간에 따라 55~60달러를 구매할 수 있습니다. 귀하는 여전히 공제하지만, 업무 비용 상환이 아닌 임금으로 공제합니다.
간단하며, 일부 팀에게는 단순함이 세금 비용보다 가치 있습니다. 그러나 같은 직원에게 매년 900달러를 이 방식으로 상환한다면, 약 69달러의 고용주 급여세가 추가되고 직원에게 지급되는 가치는 20%에서 30% 감소합니다.
경로 2: 책임 회계 계획 — 비과세 상환
책임 회계 계획은 IRS의 세 가지 엄격한 요건을 충족하는 서면 협정입니다. 세 가지를 모두 충족하면 상환금은 다음과 같이 처리됩니다:
- 직원의 총소득에서 제외됩니다
- 원천징수 및 급여세가 면제됩니다
- W-2에 임금으로 보고되지 않습니다
- 귀하에게 업무 비용으로 여전히 공제 가능합니다
즉, 사업체는 비용을 공제하고, 직원은 모든 달러를 보유하며, 급여 처리는 깨끗하게 유지됩니다. 대가는 문서화입니다.
계획을 책임 회계로 만드는 세 가지 요건
세 가지 모두 충족되어야 합니다. 하나라도 놓치면 전체 협정이 비책임 회계로 취급됩니다 — 문서화되지 않은 부분뿐만 아니라 전체 금액이 임금이 됩니다.
1. 업무 관련성
비용은 사업체가 직접 지불했다면 공제 가능해야 하며, 직원이 귀하를 위해 수행한 서비스와 관련하여 발생한 것이어야 합니다.
원격 근무의 경우 일반적으로 다음이 포함됩니다:
- 가정 인터넷 및 휴대전화 서비스의 업무 사용 비율
- 업무 수행에 필요한 장비: 모니터, 키보드, 헤드셋, 웹캠
- 재택 근무 공간에 필요한 인체공학적 가구
- 업무에 필요한 소프트웨어 및 구독
장식, 업무와 무관한 개인 스트리밍 업그레이드, 또는 포괄적인 "웰니스" 수당은 포함되지 않습니다. 웰니스 달러를 제공할 수는 있지만, 업무 관련성이 없다면 책임 회계 계획 내에서 비과세로 처리될 수 없습니다.
혼합 사용 비용을 처리하는 방식이 중요합니다. 직원의 가정 인터넷 비용이 90달러이고 풀타임으로 재택 근무를 한다면, 많은 고용주가 정책이 방법을 설명하는 경우 합리적인 업무 사용 비율로 50%~75%를 상환합니다. 핵심은 할당이 업무 관련이고 일관되게 적용된다는 것입니다.
2. 합리적인 시간 내 증빙
직원은 각 비용에 대해 충분히 설명해야 합니다: 금액, 시간, 장소(또는 용도), 업무 목적. 원격 근무 비용의 경우 일반적으로 다음을 의미합니다:
- 요금을 보여주는 인터넷 또는 전화 청구서 사본
- 날짜와 판매자가 포함된 장비 영수증
- 업무 목적에 대한 간단한 메모("가정 인터넷 — 화상 통화 및 VPN에 필요", "보조 모니터 — 소프트웨어 개발")
- 지속적인 월 비용의 경우 간단한 비용 보고서의 월별 제출
"합리적인 시간"에 대한 IRS 안전 항구는 급여 제공자와 CPA가 널리 사용합니다:
- 비용이 지불되거나 발생한 날로부터 60일 이내 증빙
- 초과 선지급금은 120일 이내 반환
- 선지급금(제공하는 경우)은 예상 비용 30일 전 이내
정기 명세서 방법을 사용할 수도 있습니다: 지급 금액과 증빙된 금액을 보여주는 분기별 명세서를 최소한 제공하고, 명세서 후 120일 이내에 직원이 증빙하거나 잔액을 반환하도록 요구합니다. 어떤 방법을 선택하든 서면으로 작성하고 모든 사람에게 동일하게 적용하십시오.
3. 초과 금액 반환
실제 지출 또는 증빙된 금액보다 더 많이 선지급하거나 상환한 경우, 직원은 합리적인 시간 내에 초과분을 반환해야 합니다. 전형적인 실수는 증빙된 청구서가 75달러인데 100달러의 정액 수당을 지급하고 직원이 25달러 차액을 보유하도록 두는 것입니다. 책임 회계 계획에 따라 그 25달러는 반환되어야 합니다. 반환되지 않으면 전체 협정이 책임 회계 자격을 상실할 수 있습니다.
이것이 많은 소규모 기업이 반복적인 원격 근무 비용에 대해 선지급을 피하고 직원이 청구서를 제출한 후 상환하는 이유입니다. 선지급금이 없으면 반환할 것도 추적할 초과분도 없습니다.
원격 근무를 위한 좋은 증빙의 모습
복잡한 비용 시스템이 표준을 충족하는 데 필요하지는 않지만, 일관된 프로세스와 감사에서 보여줄 수 있는 기록은 필요합니다.
월간 인터넷 및 전화: 직원은 제공업체 청구서 또는 청구 명세서 스크린샷과 계획에 정의된 업무 사용 비율 계산을 제출합니다. 명세서와 상환 기록을 7년간 보관하십시오.
장비: 직원은 상환 전 또는 시점에 영수증을 제출하고, 항목이 직원에게 남는 경우 업무 소유 또는 업무 목적에 할당되었음을 명시합니다. 2,500달러를 초과하는 항목의 경우, 소액 안전 항구 선택에 따라 즉시 비용 처리보다 자본화가 더 적절한지 고려하십시오. CPA가 귀하가 마련한 기준을 확인할 수 있습니다.
올바르게 수행된 등급별 수당: 각 등급이 증빙된 비용과 연결되어 있는 한, 다른 수준을 제공할 수 있습니다:
- 기본 등급 — 인터넷 및 전화 업무 사용 비율
- 중간 등급 — 업무에 필요한 주변 기기 및 소프트웨어 추가
- 역할별 등급 — 해당 역할에 필요한 여행 도구, 전문 장비 또는 재택 사무실 설정
역할별 등급은 업무 필요를 반영할 때 허용됩니다. 증빙된 비용과 연결 없이 보상 수준만으로 등급을 나누는 것은 위장된 보상으로 보입니다.
급여 및 회계 처리 메커니즘
회계를 올바르게 하는 것은 계획 문구를 올바르게 하는 것만큼 중요합니다. 장부는 감사관, 대출 기관 또는 소프트웨어 감사가 실제로 보게 되는 것이기 때문입니다.
비책임 회계 계획 또는 정액 수당 하에서:
- 임금으로 분류: 현금 대변, 급여 비용 — 원격 수당(또는 임금) 차변
- 원천징수와 함께 급여로 처리합니다. W-2 Box 1에 나타나며, 사회보장세 및 메디케어 임금에 대해 Boxes 3 및 5에도 나타납니다
- 고용주 급여세는 급여세 비용으로 차변 처리됩니다
책임 회계 계획 하에서:
- 임금이 아닌 직원 업무 비용 상환으로 분류: 현금 대변, 직원 상환 비용 또는 자연 비용 계정(인터넷, 전화, 사무 장비) 차변
- 급여로 임금으로 처리하지 마십시오
- 원천징수하지 말고, W-2에 보고하지 말고, 금액에 대한 고용주 급여세를 지불하지 마십시오
- 비용 보고서, 영수증 및 지불 증빙을 함께 보관하십시오 — 비용 보고서가 증빙 파일입니다
책임 회계 계획 상환과 과세 대상 수당에 대해 별도의 총계정원장 계정을 만드십시오. 은행 피드를 조정할 때 "원격: 책임 회계 상환 — W-2 아님"과 같은 태그는 연말 정리 중 회계 담당자가 나중에 기타 보상으로 재분류하는 것을 방지합니다.
급여 제공자를 사용하는 경우 지금 두 가지 급여 유형을 설정하십시오: "원격 수당 — 과세" 및 "책임 회계 상환 — 비과세". 이름만으로도 가장 흔한 오류인 제대로 증빙된 상환금을 시스템에 다르다고 알리지 않아 과세 임금으로 급여 처리하는 것을 방지할 수 있습니다.
그리고 직원이 비용을 스스로 공제하도록 두지 마십시오. 2018년 세법 변경 이후, W-2 직원은 연방 목적상 개인 신고서에서 상환되지 않은 직원 업무 비용을 공제할 수 없습니다. 그들이 비과세로 온전히 보상받을 수 있는 유일한 방법은 귀하의 책임 회계 계획을 통해서입니다.
무시할 수 없는 주법 문제
연방 세금 규칙은 상환이 과세 대상인지 여부를 알려줍니다. 주 노동법은 상환을 해야 하는지 여부를 알려줍니다.
점점 더 많은 주에서 고용주에게 직원이 발생한 필수 업무 비용을 상환하도록 요구합니다. 캘리포니아 노동법 § 2802가 가장 자주 인용됩니다: 고용주가 고용 범위 내에서 발생한 필수 지출에 대해 직원을 보상할 의무가 있으며, 증빙이 없는 정액 수당은 자동으로 이를 충족하지 않습니다. 일리노이, 아이오와, 몬태나, 뉴햄프셔, 노스다코타, 사우스다코타 및 기타 여러 주에도 유사한 법령이 있으며, 일부 도시는 자체 규칙을 추가합니다.
특정 상환 법령이 적용되지 않는 경우에도, 상환되지 않은 필수 원격 근무 비용이 시간제 직원을 최저 임금 이하로 효과적으로 끌어내리면 임금 및 근로 시간 위험을 만들 수 있습니다.
실질적인 시사점: 귀하의 법인이 등록된 곳이 아니라 원격 직원이 실제로 거주하는 주를 확인하십시오. 한 명의 직원이라도 의무 상환 주에 있다면, 문서화된 책임 회계 계획은 이중 역할을 합니다 — IRS 목적상 지급액을 비과세로 유지하고 실제 필수 비용 상환에 대한 주 요건을 충족합니다.
좋은 계획을 과세 대상으로 바꾸는 다섯 가지 실수
1. 서면 계획 문서 없음
구두 이해는 인정되지 않습니다. IRS는 업무 관련성, 증빙 요건, 초과 반환 요건 및 채택한 시기 규칙을 명시하는 서면 계획을 기대합니다. 직원 핸드북과 함께 보관하고 직원이 이를 인지하도록 하십시오.
2. 1년간의 월 비용에 대해 단일 영수증 수락
1월 인터넷 청구서 하나가 12번의 75달러 지급을 증빙하지 않습니다. 월별 문서화를 요구하십시오. 반복 청구의 경우 날짜, 금액, 판매자 및 업무 목적을 나열한 한 페이지 분량의 월별 비용 보고서로 충분합니다.
3. 수당이 청구서를 초과하는데 반환하지 않음
청구서가 70달러인데 100달러를 지급하고 차액을 눈감아 주는 것은 책임 회계 계획이 아닙니다. 증빙된 금액을 상환하거나 명시된 기간 내에 초과분을 징수하십시오.
4. 개인 특전을 비과세 범주에 혼합
Peloton 멤버십, 점심 수당 또는 일반적인 "재택 근무 웰니스" 지급은 훌륭한 혜택일 수 있지만, 특정 업무 관련성이 없으면 임금입니다. 과세 대상 특전으로 지급하고 책임 회계 상환을 오염시키지 마십시오.
5. 선지급금 및 연도 교차 시기 잊기
12월에 재택 사무실 설치를 위해 1,000달러를 선지급하고 직원이 2월에 증빙하는 경우, 계획이 정기 명세서 방법을 올바르게 사용하지 않는 한 증빙에 대한 60일 안전 항구를 벗어납니다. 대부분의 소규모 팀의 경우 구매 후 상환하는 것이 더 안전한 습관입니다.
일주일 안에 책임 회계 계획 설정하는 방법
대규모 회사를 고용하거나 새 소프트웨어를 구매하지 않고도 과세 수당에서 규정을 준수하는 책임 회계 계획으로 전환할 수 있습니다.
1~2일차: 계획 초안 작성. 목적, 자격, 포함되는 비용 범주, 업무 관련성 문구, 직원 증빙 방법(제출 내용 및 장소), 60일/120일 시기 규칙 또는 정기 명세서 대안, 초과 반환 규칙을 다루는 1~2페이지 분량의 문서를 작성하십시오. CPA 또는 급여 제공자에게 한 번 검토를 받으십시오.
3일차: 제출 습관 구축. 날짜, 판매자, 금액, 업무 목적, 영수증 첨부의 간단한 템플릿을 만드십시오. 이메일, 직원별 공유 드라이브 폴더 또는 기존 비용 도구를 사용하십시오. 도구보다 일관성이 더 중요합니다. 제출물을 상환 거래와 함께 보관하십시오.
4일차: 관리자 교육 및 책임 회계 범주 선택. 비과세로 포함할 것과 포함하지 않을 것을 결정하십시오. 일반적인 시작 목록: 인터넷 및 전화 업무 사용 비율, 연간 상한까지 필요한 주변 기기, 필수 소프트웨어. 등급과 인터넷/전화 비율 방법을 전달하십시오.
5일차: 급여 및 회계 정렬. 두 가지 급여 유형을 만들고, GL 계정을 설정하고, 각 상황에 어떤 것을 사용할지 회계 담당자에게 알리십시오. 한 직원에 대해 테스트 상환을 실행하고 샘플 W-2에 나타나지 않는지 확인하십시오.
지속: 분기별 정리. 분기마다 직원별로 상환 금액과 증빙된 금액을 보여주는 명세서를 생성하고, 누락된 증빙을 요청하고, 초과 반환을 문서화하십시오. 모든 것을 최소 7년간 보관하십시오 — IRS는 연말 이후에도 급여 보고에 의문을 제기할 수 있으며, 좋은 주법 기록도 동일한 기간을 따릅니다.
빠른 결정 가이드
- 관리가 전혀 없고 모든 사람이 실제 비용과 관계없이 동일한 금액을 받기를 원하십니까? 정액 과세 수당을 급여로 지급하십시오. 고용주 급여세를 예산에 포함하고 직원에게 실수령액 계산을 알리십시오.
- 직원이 전액을 받고, 상환에 대한 급여세가 없으며, 매월 청구서를 수집할 의향이 있습니까? 서면 책임 회계 계획을 채택하고 증빙된 금액만 상환하십시오.
많은 고용주가 중간 지점에 있습니다: 라이프스타일 특전에는 과세 수당을, 핵심 업무 비용에는 책임 회계 계획을 운영합니다. 라벨 — 및 W-2 처리 — 는 계획이 작성될 때뿐만 아니라 매월 실질과 일치해야 합니다.
재무 관리 간소화
과세 수당 또는 비과세 책임 회계 계획 중 어떤 것을 선택하든, 결정 요인은 일관된 재무 추적입니다 — 누가, 무엇을 위해, 어떤 증빙으로, 어떻게 분류되었는지. 명확한 기록은 좋은 정책을 감사 준비가 된 장부와 정확한 W-2 파일로 바꿉니다.
Beancount.io는 이러한 기록을 투명하고 이식 가능하게 만드는 일반 텍스트, 버전 관리 회계를 제공합니다 — 블랙박스 없음, 공급업체 종속 없음. 모든 상환, 급여 입력 및 증빙 참조는 귀하가 소유하고 검색, 조정 및 CPA와 공유할 수 있는 원장에 있습니다. 무료로 시작하기 원격 팀만큼이나 원격 근무 재무를 정리하십시오.