12개월치 휴대전화 요금과 12개월치 홈 인터넷 요금을 합산하면, 대부분의 자영업자는 연간 2,000~4,000달러에 달하는 금액을 확인하게 됩니다. 그 휴대전화와 인터넷 연결로 사업을 운영한다면 — 고객 통화, 견적, 인보이스 발송, 이메일, 화상 회의, 클라우드 소프트웨어 — 그 비용 중 상당 부분은 일반 사업 비용이며, 세법은 이를 공제할 수 있도록 허용합니다. 핵심은 일부라는 단어에 있습니다: 업무 사용 비율만 공제할 수 있고, 이를 입증할 수 있어야 하며, 소유주들이 이 공제를 처리하는 가장 흔한 방식은 동시에 조사에서 이를 잃는 가장 빠른 방법이기도 합니다. 올바르게 처리하는 방법은 다음과 같습니다.
두 공제 모두를 지배하는 하나의 규칙
휴대전화와 홈 인터넷은 다른 모든 사업 비용과 동일한 기본 테스트를 따릅니다: 비용은 귀하의 사업 또는 직업에 정상적이고 필요해야 합니다. 고객과 통화하는 데 사용하는 전화와 인보이스를 보내고 화상 회의를 실행하는 데 사용하는 인터넷 연결은 모두 그 기준을 쉽게 충족합니다.
하지만 둘 다 전형적인 혼합 사용 비용입니다 — 일부는 업무, 일부는 개인 용도 — 그리고 혼합 사용 비용은 배분되어야 합니다. 전화 사용의 60%가 업무용이라면, 요금의 60%를 공제합니다. 개인적인 40%는 어떻게 분류하든 절대 공제되지 않습니다. 이 가이드의 모든 내용은 이 하나의 아이디어에서 파생됩니다: 업무 비율을 정직하게 산정하고, 그 산정 근거를 문서화하며, 그 금액을 공제하십시오.
휴대전화: 공제 가능하지만, 거의 항상 100%는 아님
증빙에 대한 좋은 소식부터 시작하겠습니다. 휴대전화는 한때 "지정 자산"이었으며, 이 범주는 고통스러운 강화된 기록 보관 규칙을 수반했습니다. 의회는 2010년 소기업 고용법에서 휴대전화를 그 범주에서 제외했습니다(국세청은 2011-72 공지를 통해 후속 조치를 취함). 이제는 이전 규칙이 요구했던 동시대 마일리지 로그 스타일의 증명이 더 이상 필요하지 않습니다. 표준 사업 기록(청구서와 비율에 대한 합리적인 근거)으로 충분합니다.
이제 더 중요한 경고: 어디든 가지고 다니는 단 하나의 전화는 100% 업무용 전화가 아닙니다. 공제는 업무 사용 부분으로 제한되며, 가족 사진, 개인 문자, 소셜 미디어 앱도 들어 있는 전화에 대해 100%를 주장하는 것은 정확히 질문을 불러일으키는 유형의 항목입니다. 전체 공제를 받을 수 있는 깨끗한 경로는 두 가지뿐입니다:
- 업무 전용으로만 사용하는 두 번째 전화. 개인 사용이 전혀 없는 전용 업무 회선은 서비스와 기기 모두 완전히 공제 가능합니다.
- 귀하에게 적용되지 않는 고용주 스타일의 약정. 고용주가 주로 업무상 이유로 전화를 제공하는 경우, 그 가치는 근로 조건 부대 급여로 직원의 소득에서 제외될 수 있습니다. 소유주로서의 경로는 아래 설명된 Schedule C 공제이며, 이 규칙이 아닙니다.
모든 용도에 하나의 전화를 사용한다면, 방어 가능한 비율을 선택하고 그만큼 공제하십시오. 하루 종일 고객 통화를 받는 프리랜서는 70~80%에 이를 수 있고, 전화가 주로 개인 용도에 업무 이메일이 약간 섞인 컨설턴트는 30%에 이를 수 있습니다. 숫자 자체보다는 설명할 수 있다는 사실이 더 중요합니다.
관련된 함정 하나: 집에 있는 첫 번째 유선전화는 절대 공제되지 않습니다. 세법은 주거지에 설치된 첫 번째 유선 회선의 기본 로컬 서비스 요금을 구체적으로 공제 대상에서 제외합니다. 업무용으로 많이 사용하더라도 마찬가지입니다. 그 회선의 업무용 장거리 통화 요금은 공제 가능하며, 업무용으로 설치된 두 번째 회선은 완전히 공제 가능하지만 — 첫 번째 회선의 기본 요금은 개인 비용으로 남습니다.
홈 인터넷: 동일한 배분, 전용 사용 테스트 없음
홈 인터넷은 동일한 배분 및 공제 논리를 따르지만, 홈 오피스 공제와는 한 가지 중요한 차이점이 있습니다: 연결 자체에는 전용 사용 요건이 없습니다. 홈 오피스 규칙은 해당 양식에 임대료나 공과금이 반영되기 전에 방이 정기적으로 그리고 전용으로 업무에 사용되어야 한다고 요구합니다. 인터넷 요금에는 그러한 테스트가 없습니다. 현재 사용 중인 연결의 업무 비율을 공제하기 위해 업무 전용 전용 연결이 필요하지 않습니다.
이것은 인터넷을 사무실보다 더 간단하게 만들지만, 배분은 여전히 합리적이어야 합니다. 가정에서 연결이 실제로 어떻게 사용되는지 생각해 보십시오: 화상 회의와 클라우드 작업 시간 대 저녁 스트리밍과 게임, 또는 업무용으로 존재하는 기기의 비율. 집에서 하루 종일 일하는 단독 소유주는 현장에서 하루를 보낸 후 소파에서 이메일을 확인하는 사람보다 더 높은 비율을 뒷받침할 수 있습니다. 어느 쪽이든 숫자를 설정할 때 근거를 적어 두십시오 — 지금 한 문장으로 작성해 두는 것이 2년 후 재구성된 기억보다 낫습니다.
Form 8829에서 홈 오피스 공제를 청구하는 경우, 인터넷 처리 방식을 일관되게 유지하십시오: 많은 소유주가 인터넷의 업무 비율을 직접 공과금 비용으로 공제하고 홈 오피스 계산에서 제외하여 동일한 금액이 두 번 계산되지 않도록 합니다.
방어할 수 있는 비율을 설정하는 세 가지 방법
매일매일의 모든 시간을 측정할 필요는 없습니다. 합리적이고 일관되게 적용되며 기록으로 남는 방법이 필요합니다. 다음 중任何一个이 가능합니다:
1. 대표 월 표본
분기마다 전형적인 한 달을 선택하십시오. 그 달 동안 항목별 전화 요금 청구서를 검토하여 업무용 통화와 개인용 통화를 표시하거나, 업무 데이터 사용량을 총 사용량과 대비하여 집계하십시오. 네 개의 표본을 평균하여 연간 비율로 산출하십시오. 표시된 청구서 또는 각 표본에 대한 간단한 요약을 저장하십시오. 이 방법은 통신사의 자체 기록을 기반으로 하므로 가장 강력합니다.
2. 통화 및 데이터 로그 검토
사용량이 월별로 일정하다면, 대표 월에 대해 한 번 실시하고 연간 또는 사업이 크게 변경될 때마다(새 사업 분야, 자녀의 여름 방학으로 가정용 스트리밍 증가, 두 번째 회선 추가) 재검토하십시오. 비율이 낡아 보이지 않도록 기록에 검토 날짜를 명시하십시오.
3. 시간 기반 추정, 문서화
항목별 로그가 비현실적인 경우(상세 정보가 부족한 무제한 요금제 등), 문서화된 현실을 기반으로 추정하십시오: 캘린더와 통화 기록의 업무 통화 시간, 총 일수 대비 근무 일수, 또는 테스트 주간 동안 업무 앱이 소비한 데이터 비율. "대부분의 날이 그렇기 때문에 약 60%"는 추측입니다. "3월 통화 기록 검토 결과 발신 통화 96건 중 58건이 고객 관련 통화로 확인되어 반올림한 60%"는 방법입니다. 귀하의 것을 두 번째 유형으로 전환하는 한 문장을 작성하십시오.
어떤 방법을 선택하든 매년 세금 서류와 함께 세 가지를 보관하십시오: 연간 청구서(또는 연말 요약), 비율 계산을 보여주는 워크시트, 방법을 설명하는 한 단락 메모. 그 폴더가 질문을 견디는 공제와 그렇지 않은 공제의 전체 차이입니다.
장비도 잊지 마세요
월 서비스 요금은 공제의 절반에 불과합니다. 연결하는 기기와 장비도 포함됩니다:
- 핸드셋, 라우터, 모뎀, 증폭기, 헤드셋, 충전기, 케이스. 업무 사용 비율은 서비스와 마찬가지로 장비에도 적용됩니다.
- 소액 비용은 보통 당해 연도에 전액 비용 처리할 수 있습니다. 대부분의 자영업자는 소액 안전항 선택(감사 재무제표가 없는 사업체의 경우 항목당 최대 2,500달러)을 사용하여 감가상각 대신 구입 연도에 전화나 라우터의 업무 부분을 공제할 수 있습니다. 적시에 제출된 신고서에 첨부된 성명서로 선택을 신청합니다 — 세무 소프트웨어나 세무사가 관련 절차를 처리합니다.
- 고가의 설비는 감가상각됩니다. 장비가 안전항 한도를 초과하거나 선호하는 경우, 업무 부분을 내용연수 기간에 걸쳐 감가상각하십시오. 어느 쪽이든 개인 사용 비율이 장비 항목을 통해 다시 유입되지 않도록 하십시오.
공제가 신고서에 기록되는 위치
Schedule C를 제출하는 개인 사업자 또는 단일 멤버 LLC의 경우, 전화 및 인터넷 서비스는 일반적으로 **25번 항목(공과금)**에 업무 사용 금액으로 기록됩니다 — 따라서 연간 1,800달러 전화 요금의 60% 업무 사용은 1,080달러 항목이 됩니다. 안전항에 따라 비용 처리하는 장비는 일반적으로 "소액 안전항"으로 27a번 항목(기타 비용)에 기록되거나 감가상각하는 경우 감가상각 항목에 기록됩니다. 소프트웨어의 안내 또는 세무사의 지시를 따르십시오. 파트너십, S법인, C법인은 자체 신고서에 동일한 유형의 비용을 보고하며, 자신의 법인에 고용된 소유주는 일반적으로 개인 공제보다는 책임 있는 계획 상환을 필요로 합니다 — 추측하기 전에 세무사와 상담할 가치가 있습니다.
여기서 아무것도 오해하지 않도록 두 가지 경계 참고 사항이 있습니다. 첫째, W-2 직원: 의회는 2018년부터 미상환 직원 비용 공제를 중단했습니다. 따라서 수입이 급여뿐이라면 일반적으로 전화 및 인터넷 비용을 직접 공제할 수 없습니다 — 이 가이드는 자영업자를 위해 작성되었으며, 직원은 대신 고용주에게 상환을 요청해야 합니다. 둘째, 상환은 양날의 검입니다: 업무상 이미 세금 면제로 상환받은 부분은 다시 공제할 수 없습니다. 실제로 귀하의 주머니에서 나간 부분만 공제하십시오.
이 공제를 잃게 만드는 다섯 가지 실수
혼합 사용 전화에 100%를 청구하는 경우. 가장 흔한 오류이며 방어하기 가장 어렵습니다. 기기가 진정으로 업무 전용이 아니라면 비율을 적용하십시오.
첫 번째 집 유선전화를 공제하는 경우. 첫 번째 회선의 기본 로컬 서비스 비용은 법적으로 공제 대상이 아닙니다. 대신 업무용 통화 요금과 두 번째 업무용 회선을 공제하십시오.
기록을 전혀 보관하지 않는 경우. 완화된 증빙 규칙이 이전 지정 자산 체제를 제거했지만 증명의 필요성을 제거하지는 않았습니다. 청구서 + 비율 워크시트 + 방법 메모가 전부입니다 — 이를 생략하면 합법적인 공제가 증명할 수 없는 공제로 바뀝니다.
청구서가 다른 사람 명의로 되어 있고 서류 흔적이 없는 경우. 배우자의 가족 요금제에 묶인 전화나 파트너 명의로 청구되는 인터넷은 실제로 지불한 부분에 대한 공제를 여전히 뒷받침할 수 있습니다 — 지불 사실과 업무 사용을 증명할 수 있는 경우에만. 지불을 보여주는 은행 또는 카드 명세서를 사용 기록과 함께 보관하십시오.
비율을 한 번 설정하고 영원히 고정하는 경우. 전화 영업을 하루 종일 했던 해의 70% 배분은 영업사원을 고용하고 거의 통화하지 않는 해에는 허구일 수 있습니다. 매년 숫자를 재검토하십시오; 더 이상 생활과 맞지 않는 낡은 비율은 신뢰할 수 있는 연도의 공제도 약화시킵니다.
30분 연례 루틴
매년 1월 달력에 이를 표시하면 공제는 대부분 저절로 처리됩니다: 연간 청구서를 하나의 폴더에 다운로드하고, 대표 월 표본 하나를 실행(또는 작년 것이 여전히 맞는지 확인)하고, 비율 워크시트를 업데이트하고, 구입하거나 폐기한 장비를 기록하고, 서류 묶음을 신고서와 함께 제출하십시오. 매년 30분이면 수백 달러 가치의 공제를 보호할 수 있습니다 — 그리고 이는 신고서의 모든 항목에 걸쳐 복리 효과를 내는 종류의 작은 규율입니다.
재무 관리를 간소화하세요
전화 및 인터넷과 같은 배분을 올바르게 처리하는 것은 모든 청구서가 받은 편지함과 통신사 포털에 흩어져 있는 대신 하나의 검색 가능한 원장에 이미 있을 때 더 쉽습니다. Beancount.io는 투명하고 버전 관리되며 AI 대비가 된 일반 텍스트 회계를 제공하므로, 업무 사용 워크시트는 한 번의 질의만으로 항상 얻을 수 있습니다. 무료로 시작하기 및 이와 같은 공제를 첫날부터 문서화하십시오.
