소규모 사업체를 위해 401(k) 플랜을 운영하고 있다면, 존재하는지조차 몰랐던 연방 우편 발송 기한을 이미 놓쳤을 수도 있습니다 — 그리고 노동부는 최근 이 규정이 아직 집행하기에는 너무 혼란스럽다는 점을 사실상 인정했습니다.
대부분의 사업주가 캐치업 기여금과 자동가입 의무화로 기억하는 2022년 은퇴법 대개편, SECURE 2.0 안에는 훨씬 조용한 조항이 하나 묻혀 있습니다. 2025년 12월 31일 이후 시작되는 플랜연도부터 401(k)와 SIMPLE IRA 같은 확정기여형 플랜은, 평소 모든 절차를 전자적으로 처리하더라도, 매년 최소 1회 참가자에게 종이 급여명세서를 우편으로 발송해야 한다는 것입니다. 확정급여형 연금 플랜에는 3년에 1회라는 더 긴 유예 기간이 주어지지만, 취지 자체는 동일합니다.
급여 대행사나 저비용 401(k) 플랫폼을 통해 종이 없는 은퇴 플랜을 간소하게 운영해 온 많은 소규모 사업체에게, 이 소식은 최악의 방식으로 전해졌습니다. 2026년 1분기 명세서의 상당수는 2026년 5월 15일까지 발송해야 했지만, 노동부 산하 근로자복리후생보장청(EBSA)은 이 의무를 실제로 어떻게 이행해야 하는지에 관한 제안 규칙을 2026년 2월 25일에야 발표했습니다 — 마감일을 불과 두 달 반 남긴 시점이었습니다. 플랜 관리자들은 정부가 컴플라이언스의 구체적인 내용을 설명하기도 전에, 종이 우편 규정을 준수하라는 요구를 받고 있었던 셈입니다.
EBSA도 이 문제를 인지한 것으로 보입니다. 2026년 5월 12일, EBSA는 현장지원회람 2026-02호(Field Assistance Bulletin No. 2026-02)를 발표했습니다. 이는 플랜 스폰서에게 숨 돌릴 여유를 주는 임시 집행 정책이지만, 무조건적인 면제는 아닙니다. 무엇이 바뀌었고, 무엇이 바뀌지 않았으며, 자체적으로 401(k)를 운영하는 소규모 사업체가 이번 분기에 해야 할 일은 무엇인지 살펴보겠습니다.
SECURE 2.0의 종이 명세서 규정이 실제로 요구하는 것
근거 법률은 SECURE 2.0 제338조에 의해 신설된 ERISA 제105조(a)(2)(E)입니다. 법률 용어를 걷어내고 정리하면 다음과 같습니다.
- 확정기여형 플랜(401(k), 403(b), SIMPLE IRA, 이익분배 플랜)은 매 역년마다 최소 1회 종이 급여명세서를 발급해야 합니다 — 기존의 "통지 및 접근(notice and access)" 또는 "직장 내 상시 접속(wired at work)" 세이프하버에 따라 전자 발송에 이미 동의한 참가자에게도 마찬가지입니다.
- 확정급여형 플랜은 3역년마다 1회 종이 명세서를 발급해야 합니다.
- 플랜은 이 의무적인 종이 사본에 대해 참가자에게 비용을 청구할 수 없습니다.
- 단순히 수동적으로 기본값이 적용된 것이 아니라, 모든 플랜 문서에 대해 전면 전자 발송을 능동적으로 선택한 참가자는 의무적인 종이 명세서 수령 대상에서 제외됩니다.
- 2026년 1월 1일 이후 플랜 가입 자격을 얻는 참가자는, 플랜이 전자적으로 어떤 명세서를 발송하기 전에, 종이 공시를 요청할 권리를 설명하는 1회성 종이 통지를 먼저 받아야 합니다.
EBSA 자체 해설에 따르면 취지는 단순합니다. 특히 고령 근로자, 안정적인 인터넷 접근이 없는 근로자, 또는 자동가입된 포털을 굳이 확인하지 않는 근로자들은 완전 전자 방식 하에서는 사실상 급여명세서를 전혀 받지 못하고 있었습니다. 의회는 연 1회의 종이 접점이 우편 비용을 감수할 만한 가치가 있다고 판단했습니다.
DOL이 한발 물러선 이유
문제는 정책 자체가 아니라 컴플라이언스 일정이었습니다. 역년 기준 플랜연도를 사용하는 플랜은 "2025년 12월 31일 이후 시작되는 플랜연도"라는 조건을 2026년 1월 1일에 충족하게 됩니다. 참가자 지시형 개인계정 플랜(대부분의 소규모 사업체 401(k)가 여기 해당)에 요구되는 분기별 급여명세서는 각 분기 종료 후 약 45일 이내에 발송해야 하므로, 2026년 1분기 명세서의 마감일은 대략 2026년 5월 15일경이었습니다.
기존의 2002년 및 2020년 전자 공시 세이프하버와 종이 발송 의무가 정확히 어떻게 맞물리는지를 명확히 하는 DOL의 제안 규칙은 연방관보(Federal Register)에 2026년 2월 25일에야 게재되었고, 지금도 여전히 최종 규칙이 아닌 제안 단계에 머물러 있습니다. 플랜 관리자들은 규정집이 아직 초안 상태인 가운데 확정된 우편 발송 마감일을 코앞에 두고 있었으며, 기존의 전자 발송 동의가 어느 세이프하버에 해당하는지, 새로운 종이 발송 의무가 그 위에 어떻게 겹쳐지는지에 관한 의문도 해소되지 않은 상태였습니다.
행정 당국 스스로도 아직 다 정리하지 못한 규정을 두고 수많은 소규모 플랜이 기술적 위반에 빠지도록 방치하는 대신, EBSA의 현장지원회람 2026-02호는 2026년 2월 제안 규칙이나 근거 법률 자체를 합리적으로 해석하여 신의성실하게 준수하는 플랜 관리자에 대해서는 집행 조치를 취하지 않겠다고 발표했습니다. 실무적으로 이는, 플랜이 새로운 종이 명세서 및 최초 통지 요건도 충족하기 위해 문서화된 신의성실한 노력을 기울이는 한, 기존의 전자 공시 절차를 계속 따르더라도 규칙이 최종 확정되기 전까지는 DOL의 집행 조치를 걱정하지 않아도 된다는 뜻입니다. EBSA의 표현을 빌리면 이 유예 조치는 "부처가 최종 규정이나 그 밖의 행정 지침을 발표한 이후까지" 지속되며, 정해진 만료일은 없습니다.
소규모 플랜 스폰서에게 "신의성실"이 의미하는 것
현장지원회람도, Groom Law Group이나 Boutwell Fay의 초기 해설 등 ERISA 전문 변호사들의 논평도, 명확한 판단 기준을 제시하지는 않습니다. 다만 실무적 기준으로 일관되게 언급되는 내용은 다음과 같습니다.
- 해석 방식을 하나 정하고 기록으로 남기세요. 2026년 2월 제안 규칙을 따를지, 법률 조문을 있는 그대로 따를지를 정하고, 그 결정을 문서로 남기세요 — 구두로 이해하는 수준이 아니라, 가급적 레코드키퍼나 ERISA 변호사로부터 받은 이메일이나 메모 형태가 좋습니다.
- 실제로 필요한 종이 명세서를 발송하세요. 신의성실에 따른 유예는 준수 "방법"에 대한 모호함을 보호할 뿐, 준수 "여부"까지 면제해 주지는 않습니다. 올해 전자 방식을 선택하지 않은 참가자에게 아직 종이 명세서를 발송하지 않았다면, 그것부터 해결해야 할 공백입니다.
- 레코드키퍼가 1회성 신규 참가자 통지를 처리하고 있는지 확인하세요. 대부분의 소규모 사업체는 명세서 발송을 401(k) 플랫폼(Guideline, Human Interest, Empower, ADP 등)에 위탁하지만, 규정을 준수할 법적 의무는 벤더가 아니라 플랜 관리자 — 보통 사업주 본인이나 지정된 수탁자(fiduciary) — 에게 있습니다. 2026년 1월 이후 대상자를 위한 종이 통지가 자동으로 생성되고 있는지 제공업체에 직접 문의하세요.
- 컴플라이언스 노력의 기록을 남기세요. 우편 발송 확인 스크린샷, 규정 해석에 관한 벤더와의 서신, 의사결정 과정을 날짜와 함께 기록한 메모가 "문서화된 신의성실"의 실체입니다. DOL이 언젠가 물어볼 경우에 대비하세요.
- 최종 규칙 발표를 주시하세요. EBSA가 규정을 최종 확정하는 순간 임시 유예는 종료되고, 현재 제안 내용과 다를 수 있는 최종 규칙의 구체적인 요건이 실제 컴플라이언스 기준이 됩니다.
자사 플랜이 "완전 전자화"되어 있다고 생각하더라도 중요한 이유
많은 소규모 사업주는 401(k) 제공업체가 모든 것을 포털을 통해 처리해 주기 때문에, 자신이 종이 우편 의무에서 자유롭다고 생각합니다. SECURE 2.0의 종이 명세서 규정은 바로 그 가정을 정조준합니다. 플랜의 모든 참가자가 진짜로 — 온보딩 서류에 기본값으로 심어진 설정이 아니라, 실제로 능동적으로 선택하는 방식으로 — 전면 전자 발송을 선택하지 않은 이상, 규정이 변경되는 시기이든 아니든 관계없이 플랜은 최소한 일부 참가자에게 올해 종이 명세서를 발송해야 할 가능성이 높습니다.
이는 또한 은퇴 플랜 컴플라이언스가 플랜 설계 시 한 번 확인하고 끝나는 항목이 아니라, 반복되는 부기 및 기록 관리 의무라는 점을 다시금 일깨워 줍니다. 연례 Form 5500 신고, 비차별 테스트에 더해 이제는 자체적인 문서화 흐름을 갖춘 연례 종이 발송 요건까지 더해지면, 401(k)는 정기적인 재무 기록 관리에 포함시켜 두지 않으면 놓치기 쉬운 상당한 행정 부담을 만들어 냅니다.
컴플라이언스 기록도 장부만큼 체계적으로 관리하세요
현장지원회람 2026-02호의 신의성실 문서화 유예 기간 같은 은퇴 플랜 관련 마감일은, 감사관이나 DOL이 증빙을 요구하기 전까지는 스프레드시트나 받은편지함 어딘가에서 쉽게 잊혀지는 종류의 세부 사항입니다. Beancount.io는 투명하고 버전 관리가 가능하며 손쉽게 검색할 수 있는 평문(plain-text) 회계를 소규모 사업체에 제공하므로, 컴플라이언스 메모와 벤더 서신 날짜, 재무 기록을 여러 도구에 흩어 두지 않고 하나의 감사 가능한 흐름 안에 보관할 수 있습니다. 무료로 시작하기에서 개발자와 재무에 밝은 사업주들이 왜 평문 회계로 전환하고 있는지 확인해 보세요.