あなたの給与計算に、ハイチまたはシリアからの一時保護資格（TPS）に基づく就労許可証（EAD）を持つ従業員がいる場合、その就労許可はすでに期限切れとなっています。そして、再確認の書類手続きを行わずに期限後に彼らをシフトに入れることは、従業員一人当たり数千ドルにも上る連邦罰金のリスクを、シフトごとに負うことを意味します。これは「そのうち対応しよう」で済ませられる問題ではありません。期限は7月に過ぎ、猶予期間や裁判所命令による延長も効力が切れています。そして、影響を受ける従業員は、レストランが営業中に最も失いたくない調理場スタッフであることが多いのです。
このガイドでは、何が変わったのか、今取るべき正確なI-9再確認手順、書類上の問題を差別申し立てや「知りながらの不法雇用」という違反に変えてしまう過ち、そして人員を再構築するための現実的なコストを帳簿に計上する方法を解説します。
何が起こったのか：保護された地位からEAD期限切れまで、約6週間の出来事
一時保護資格（TPS）により、指定された国の国民は、米国で合法的に居住し働くことができます。EADには通常、コード「A12」または「C19」が記載されます。長年にわたり、ハイチとシリアの労働者（レストランの厨房、皿洗い場、下ごしらえ場で非常に多くを占める）は、この予測可能なサイクルでEADを更新してきました。
しかし、そのサイクルは2026年の夏に崩れました。最高裁判所が国土安全保障省（DHS）によるハイチとシリアのTPS指定終了を承認したのです。DHSは終了に向けて動き出しましたが、その後の展開は、ある移民法専門家が「コンプライアンスの混乱」と表現する事態を招きました。USCISは当初、就労許可の期限を7月1日としましたが、その後7月10日に延長し、さらにEADの有効期限を7月中旬から下旬へと繰り下げる「暫定日付」を公表しました。そして連邦控訴裁判所が、訴訟が続く間、ハイチのTPS就労許可を7月27日まで一時的に延長する判決を下しました。わずか2週間ほどの間に、関係国の間で3つの異なる日付が公表されたことになります。
本稿執筆時点で、これらの延長はすべて失効しています。従業員が別の移民ステータスを取得していない限り、また、独立して有効な新しいEADを取得していない限り、ハイチまたはシリアに基づくTPS EADは失効した書類です。失効したTPS EADは、継続的な就労を許可するものではありません。また、DHSは他の国々のTPS指定も終了する動きを見せており、同じ状況が他の国の出身の労働者にも間もなく適用される可能性があります。何よりもまず、現在のUSCISのTPS国別ページとI-9 Centralのガイダンスを確認してください。6月に記憶した日付に頼るのは危険です。
今週のシフトへの影響：基本ルール
基本的なルールは明確です。従業員の就労許可が失効し、新しい有効な書類を提示できない場合、その従業員を雇用し続けてはなりません。失効した許可を知りながら従業員を働かせ続けることは、移民国籍法（INA）第274A条に基づく責任を事業主に負わせます。罰則は、書類不備に対する民事罰金（従業員ごと、書類ごとに科され、スタッフ全員に及ぶと急速に膨らみます）と、より重い、不法就労者を「知りながら」雇用・継続雇用した場合の罰則（従業員一人当たりの民事罰金が大幅に増額され、2回目以降の違反ではさらにエスカレートし、組織的な違反の常習がある場合は刑事罰金や懲役、連邦契約からの締め出しの可能性もあります）の2段階があります。前者は不注意に対する罰則、後者は判断に対する罰則です。
では、どう動くべきか。厨房に直行して全員を即座に解雇するのではありません。従うべき正しい手順は次の通りです。
1. 影響を受ける従業員を今すぐ特定する。 まず、すべての従業員のForm I-9を確認します。セクション2、または以前の再確認で、TPSに基づくEAD（カテゴリーA12またはC19）が記録されているものをすべて洗い出します。ハイチとシリア国籍の従業員から始め、その後、TPS指定が終了する可能性のある他の国々の従業員も含めて、すべての従業員を確認します。
2. 影響を受ける各従業員に、個別にかつ書面で通知する。 就労許可が失効したこと、再確認には新しい書類が必要であること、そして、有効なリストAまたはリストCの書類（どれでも可）を提示できることを伝えます。特定の書類を指定してはなりません。
3. 新しい書類を提出する真の機会を与える。 従業員の中には、グリーンカードを取得した人、別のカテゴリーでEADを申請中で自動延長の対象となっている人、あるいは既に新しいEADを受け取っている人もいるでしょう。それを前提に動いてはいけません。まず、そのようなケースがないか確認します。
4. 有効な書類が提示されない場合は、シフトから外す。 正式に解雇するか、無給の休職とするかは、弁護士と相談して判断すべき事項です。しかし、就労許可のない従業員に賃金を支払って働かせ続けることは、いかなる理由があっても許されません。
再確認手順：Supplement Bを正しく使う
再確認は紙の書類で行われます。E-Verifyでは行いません。使用する書類は、現行のForm I-9のSupplement B（旧セクション3）です。手順は以下の通りです。
元のI-9を確認し、それに基づいて判断する。
各従業員について、セクション2（または直近の再確認記録）を確認します。リストAまたはリストCの書類（この場合、TPS EAD）が失効している場合、またはその自動延長期間が終了している場合、再確認が必要です。期限は、書類の失効日、または公表された自動延長の終了日の翌日となります。元のI-9が旧バージョンの場合は、現行のForm I-9または現行のSupplement Bを完成させ、古い記録に添付します。
従業員に有効なリストAまたはリストCの書類を提示してもらう。
どの書類を提示するかは従業員が選択します。新しいEAD、グリーンカード、制限のない社会保障カードとリストBの身分証明書の組み合わせ、その他、受理可能なリストAまたはリストCの書類のいずれでも構いません。ここで、3つの重要な点を守る必要があります。
- 失効したTPS EADを受け入れてはなりません。 最初に提示された時点では有効だったとしても、もはや就労許可の証拠にはなりません。
- 身分証明書を再確認してはなりません。 リストBの書類（運転免許証など）は、決して再確認の対象にはなりません。再確認の対象となるのは、就労許可のみです。
- 特定の書類を要求してはなりません。 ハイチ人の料理人に「新しいEADを持ってこい」と指示し、グリーンカードや他の有効な書類で済む場合にそれを拒否することは、書類乱用（document abuse）に該当します。これは、コンプライアンス手続きを一瞬で差別申し立てに変えてしまう最も早い方法の一つです。従業員に選択させてください。
Supplement Bを記入し、保管する。
新しい書類の名称、番号、有効期限を記入し、署名・日付を記入して、元のI-9と一緒に保管します。関連するUSCISの国別アラートや、USCISの延長ページのプリントアウトを裏付け書類として添付しても構いません。日付について後日問い合わせがあった場合の安価な保険となります。E-Verifyを利用している場合、そのステータス変更レポートには、有効期限が変更されたTPSおよび亡命関連のEADがフラグ付けされるようになったことに注意してください。このレポートに表示された従業員は、Supplement Bによる書面での再確認が必要です。
他のすべてのTPS指定国についても、同じ方法でカレンダーに記録する。
TPSの終了は一度きりではなく、段階的に行われます。I-9を管理しているシステムに、スプレッドシートや定期的なタスクとして、各TPS指定国の公表された失効日と自動延長日に基づいた簡単なリマインダーを設定し、USCISの国別ページを毎月再確認しましょう。今回の夏に最も混乱した雇用主は、一つの国の日付だけを追跡して、次の国の終了に不意を突かれた人たちです。
事態を悪化させる5つの過ち
1. 時期尚早な再確認、または過度に広範な再確認。 再確認が必要なのは、許可が実際に失効した時点であり、対象は許可のみです。身分証明書は対象ではありません。まだ自動延長の対象となっているEADを持つ従業員に新しい書類を要求することは、不必要であり、法的にもリスクがあります。
2. 選択的な再確認。 ハイチとシリアの従業員のI-9だけを監査し、他のすべての従業員の期限切れ書類を無視することは、たとえ動機が誠実さだったとしても、出身国に基づく差別と見なされる可能性があります。出身国に関係なく、許可が失効するすべての従業員に、一貫した文書化されたプロセスを適用してください。
3. 持ち込む書類を指定する。 上記の通り、選択権は従業員にあります。「公式リストにある有効なリストAまたはリストCの書類を持ってきてください」という言葉を使いましょう。理想的には、公式の「受理可能な書類リスト」を印刷して従業員に渡します。
4. 再確認にE-Verifyを使用する。 E-Verifyは新規雇用を確認するためのものであり、再確認を処理するものではありません。それを使用しても混乱を招く紙の記録が残るだけで、何も満たされません。
5. 変動した日付の記録を残さない。 監査官から「なぜこの従業員は7月24日まで働いていたのか」と尋ねられたとき、「日付が変わっていたから」というのは単なる言い訳です。その週に有効だったUSCISアラートのコピーをファイルに残しておくことが証拠となります。頼りにしたガイダンスは、毎回、必ず添付しましょう。
罰則の面では、2つの段階を明確に区別してください。書類不備（I-9の未作成、遅延、記載不備）に対する罰金は、書類ごとに科され、スタッフ全体に及ぶと急速に膨らみます。不法就労者を「知りながら」雇用または継続雇用することは、より重い罰則の対象です。従業員一人当たりの民事罰金が大幅に増額され、2回目以降の違反ではさらにエスカレートします。組織的な違反のパターンや慣行が証明された場合には、刑事罰金や懲役、連邦契約からの締め出しの可能性もあります。前者は不注意に対する罰則、後者は判断に対する罰則です。あなたの判断が守れるものであることを確認してください。
人員再構築：実際のコストを予算化する
経験豊富な調理場スタッフを2、3人失うことは、ほとんどの企業とは異なる影響をレストランに与えます。業界の離職率はすでに約27％に達しており、時間給労働者を1人補充するには、採用、研修、生産性の低下などで、通常数千ドルの費用がかかります。また、今年初めには、この混乱が起こる前から、ホスピタリティ業界で167,000件の求人が未充足のままでした。就労許可の失効により、同じ週に複数の退職を余儀なくされた場合、コストはさらに積み重なります。追加シフトをカバーするスタッフへの残業代プレミアム、派遣会社のマークアップ、不足を埋めるための祝い金や初任給の引き上げ、そして、チケット処理の遅延による客数減少やレビュー悪化として現れる売上低下です。
これは、一般的な人件費に溶け込ませるのではなく、帳簿上、明確に追跡可能な単一のイベントとして扱ってください。
- 対応コストを別に計上する。 影響を受けた従業員の交代に関連する残業代プレミアム、派遣会社の請求書、求人サイトへの支出、紹介ボーナス、研修時間は、通常の給与に埋もれさせるのではなく、別の勘定科目またはクラスに計上してください。混乱がもたらしたコストを評価したり、次の国の期限に向けた予算を立てたりすることは、その金額が見えなければ不可能です。
- 発生が見込まれる費用を見越して計上する。 スタッフに影響を与える追加のTPS指定に終了日が公表されている場合は、採用コストと残業代の見積もりを前もって見越し計上し、その日付の前に採用パイプラインを構築しておきましょう。後からでは遅すぎます。
- I-9は最終給与支払い後も保管する。 各Form I-9は、雇用日から3年間、または雇用終了後1年間のうち、いずれか遅い方まで保管してください。雇用終了後の監査は一般的であり、添付されたUSCISガイダンスを含む、完全でクリーンなI-9ファイルは、あなたの最良の防御策です。
- 事業上の決定を文書化する。 確認した日付、通知した従業員、要求した書類、取った措置を記した短いメモを、その時点でファイルしておくことは、後からどんな説明をするよりも価値があります。
長期的には、人材の数学は、今すぐ採用パイプラインを広げることの重要性を物語っています。前線スタッフに下ごしらえの仕事をクロストレーニングし、従業員紹介ボーナスを正式に導入し、次の指定終了前に料理学校や人材紹介会社との関係を構築しておきましょう。そして、業界の提言活動を重要なシグナルとして真剣に受け止めてください。全国的な業界団体が、納税し、長年勤続している労働者のための就労許可の救済をホワイトハウスに求めているとき、それは、これらの労働者が単なる代替可能な人員ではなく、構造的に不可欠な存在であることを示しているのです。
財務管理を簡素化する
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