バーモント州またはニューヨーク州に従業員がいて、現在退職金制度を提供していない場合、州は今や何らかの対応を求めています。そして、その期限は多くの雇用主にとってすでに過ぎています。
2026年前半、2つの州の自動IRAプログラムが、わずか数週間の間に主要な執行日を迎えました。バーモント州セーブスは2026年7月1日までに従業員が5人以上の雇用主を対象とし、ニューヨーク州のセキュアチョイス貯蓄プログラムは2026年7月15日に終了する3段階で展開されました。給与計算の受信箱にある通知を見逃していたとしても、あなただけではありません。調査によると、中小企業経営者の半数以上が、罰則通知が届くまで自州に義務化があること自体に気づいていないことが一貫して示されています。
このガイドでは、バーモント州セーブスとニューヨーク州セキュアチョイスが実際に何を要求しているのか、「雇用主に費用はかからない」という言葉が給与計算ワークフローにとって実際に何を意味するのか、そして帳簿を混乱させることなくコンプライアンスを維持する方法を詳しく説明します。
州自動IRAとは何か、そしてなぜ今存在するのか
米国の民間部門の労働者約5,600万人が、職場で退職後の貯蓄をする手段を持っていません。このギャップを埋めるため、各州は自動IRAプログラムを構築しました。これは州が運営するRoth IRA制度で、雇用主は給与天引きを仲介することだけが求められます。プランを提供するわけでも、拠出金を上乗せするわけでも、受託者として行動するわけでもありません。
実際の仕組みは以下の通りです：
- 州のポータルに登録するか、すでに適格プラン（401(k)、403(b)、SEP IRA、SIMPLE IRA）を提供していることを証明します。
- 対象となる従業員は、デフォルトの拠出率で自動的に登録されます。従業員はいつでもオプトアウト、率の変更、再加入ができます。
- 従業員の給与から選択された割合を天引きし、州のプログラム管理者に送金します。これが継続的な主な義務です。
2026年末までに、19州に加えてニューヨーク市、シアトル、フィラデルフィアで同様の規則が施行される予定です。バーモント州とニューヨーク州は、2026年7月の波の中で中小企業に最も大きな影響を与えた2つの州に過ぎません。
バーモント州セーブス：対象者と時期
バーモント州セーブス（VTSavesというブランド名）は、上院法案135号として法制化され、バーモント州財務長官室が運営しています。日々の口座管理はVestwellが行っています。2024年10月にパイロットプログラムを開始し、2024年12月1日にすべての対象雇用主に開放されました。
雇用主の基準
暦年中にいつでも従業員が5人以上おり、適格な退職金制度を提供していないバーモント州の雇用主は、登録が必要です。2026年にはプログラムはさらに拡大しています。2026年初頭に採択された改正により、年内には従業員が2人だけの雇用主にも義務が拡大されるため、小規模事業者も従業員数を把握しておく必要があります。
バーモント州の従業員に401(k)、SEP、SIMPLE、その他の適格プランをすでに提供している場合は免除されますが、VTSavesポータルでその免除を証明する必要はあります。
段階的な期限
州は雇用主の規模に応じて期限を段階的に設定しています：
- 従業員25人以上：2026年1月1日
- 従業員5人から14人：2026年7月1日
- より小規模な雇用主：従業員2人への拡大が施行されるにつれ、2026年後半に順次期限
財務長官事務所によると、2025年初頭までに1,000以上のバーモント州の雇用主が登録しましたが、従業員5人から14人の多くの企業が今年7月に最初の期限を迎えました。
拠出の仕組み
- 口座タイプ： デフォルトはRoth IRA。従業員は従来のIRAを選択することもできますが、自身のIRA適格性と拠出限度額をIRSに確認する責任は従業員にあります。
- デフォルト率： 給与総額の5%。給与税計算後に控除されます。
- 自動エスカレーション： 従業員が増額をオプトアウトしない限り、または別の率を選択しない限り、毎年1月に1パーセントポイントずつ、最大8%まで増加します。
- 投資： 従業員が選択しない場合、資金は年齢別ターゲットデートファンドに投入されます。他のオプションも用意されています。
- アクセス： Roth IRAであるため、従業員はRothのルールに基づき、元本拠出金をいつでも税金や罰則なしに引き出すことができます。収益は通常のRoth引き出しルールに従います。
雇用主が拠出することはありません。雇用主のマッチングも、参加にかかる雇用主の手数料もありません。
バーモント州の罰則
バーモント州は雇用主に登録を促すため、最初は控えめな罰則を設定し、その後段階的に引き上げるスケジュールを組みました。2026年9月30日までは、罰則の上限は対象従業員1人あたり20ドルです。2026年10月1日以降は、対象従業員1人あたり75ドルに引き上げられます。罰則は、登録または天引きの仲介を行わなかったことに対して課され、従業員が貯蓄を選択するかどうかには関係ありません。
ニューヨーク州セキュアチョイス：2026年7月に終了する3段階
一般事業法第43条によって創設され、2021年に任意から義務へと変更されたニューヨーク州セキュアチョイスは、職場プランを持たない民間部門の労働者を対象とした州の制度です。数年にわたる遅延の後、プログラムは2026年初頭に完全運用を開始しました。
参加対象者
以下の条件を満たす民間部門の雇用主（非営利団体を含む）は対象です：
- 前暦年中ずっとニューヨーク州に10人以上の従業員がいる、
- 事業を営んでから少なくとも2年経過している、かつ
- 適格な退職金制度を提供していない。
従業員が10人未満、または事業歴が2年未満ですか？現時点では免除されますが、セキュアチョイスポータルでアクセスコードとEINを使用して免除を証明する必要があります。通知を無視しても問題は解決しません。州は未回答者と未登録者を別々に追跡しています。
規模別の期限
ニューヨーク州の展開は明確に段階を分けていました：
- 従業員30人以上： 2026年3月18日までに登録または証明
- 従業員15人から29人： 2026年5月15日
- 従業員10人から14人： 2026年7月15日
この7月の日付が、最も小規模な対象雇用主を巻き込んだものです。この範囲に該当し、まだ登録していない場合は、すでに期限を過ぎています。
拠出の仕組み
- 口座タイプ： 自動登録によるRoth IRA。従業員はいつでもオプトアウトまたは調整できます。
- デフォルト率： 総賃金の3%。従業員は連邦IRA限度額（2026年は7,000ドル、50歳以上は8,000ドル）の範囲内で、率を上げたり、下げたり、ゼロにしたりできます。
- 登録のタイミング： 新規採用者は、適格でありオプトアウトしていない場合、採用日から30日以内に登録する必要があります。
- 雇用主の役割： 給与天引きを仲介し、プログラムに送金し、州のプログラム情報を従業員に配布し、記録を保持すること。投資先を選んだり、アドバイスを提供したりすることはありません。
ニューヨーク州の罰則
罰則体系は流動的であり、これが一部の事業主が執行が現実のものではないと想定した理由の一部です。プログラム管理者やコンプライアンスアドバイザーからの現在のガイダンスは明確です：警告の後、不遵守に対する罰則は対象従業員1人あたり年間250ドルで、一部の提案されたスケジュールでは、不遵守が続く翌年度以降、従業員1人あたり1,000ドルを超える金額に上昇します。最終的な数字に同意できない場合でも、執行メカニズムは機能しています。ポータルは、証明済み免除事業者と登録事業者を州税の給与記録と照合します。
参考までに、カリフォルニア州の同様のプログラムは、従業員1人あたり250ドルから始まる段階的罰金を使用し、90日間の継続的な不遵守の後は500ドルに上昇します。イリノイ州も同様のアプローチを取っています。ニューヨーク州の最終的な枠組みも同様の範囲に落ち着くことが予想されます。
「雇用主に費用はかからない」の実際の意味
「無料」というのはプラン手数料については真実ですが、あなたの時間についてはそうではありません。予算化すべき項目は以下の通りです：
一度きりの設定：
- VTSaves.vermont.govまたはNYSecureChoice.comで登録するか、すでにプランを提供している場合は免除を証明します。
- EIN、従業員名簿、給与支払い頻度などの基本給与情報を提供します。両プログラムともGusto、QuickBooks Payroll、ADPなどのプロバイダーとの直接統合を提供しており、統合を使用することで手動アップロードのエラーを回避できます。
- 州の従業員情報パケットを配布します。手渡しでもメールでも構いませんが、書き換えてはいけません。
継続的な給与計算業務：
- 給与システムに税引き後のRoth控除コードを追加します。これは税引き前の401(k)控除ではありません。連邦または州の課税賃金を減らすべきではありません。
- 各給与期間にデフォルトまたは選択された率を天引きし、通常の給与サイクルに沿って州のスケジュールで送金します。送金の遅延は従業員のお金の預け入れ遅延として扱われるため、ERISAではないものの、タイミングは重要です。
- オプトアウト、率の変更、新規採用者の登録を必要な期間内に処理します。従業員は州のポータルを通じていつでも率を変更できます。あなたはポータルが指示する天引き額を適用します。
やってはいけないこと：
- 投資アドバイスを提供したり、従業員を継続参加またはオプトアウトに誘導したりしないでください。公式資料を渡して、従業員自身に決定させてください。
- 天引き額を自分のお金として扱わないでください。それらはIRAに送られる従業員の賃金です。給与計算プロバイダーが送金前に要求する期間だけ保持してください。
簿記：帳簿をきれいに保つ方法
これは多くの小規模雇用主がつまずくポイントです。給与計算ソフトウェアがこの控除を他の天引きと同様に見せる一方で、総勘定元帳は正しいストーリーを伝える必要があるからです。
1. これは費用ではなく負債です
バーモント州セーブスのために5%、またはニューヨーク州セキュアチョイスのために3%を天引きする場合、新しいコストが発生しているわけではありません。給与を処理した時点で賃金費用はすでに発生しています。
- 給与時： 借方：賃金費用（総額）、貸方：現金（手取り額）、貸方：給与債務：州自動IRA支払額（他の天引きと同様に）。
- 送金時： 借方：給与債務：州自動IRA支払額、貸方：現金（Vestwellまたはニューヨーク州プログラム管理者に送金時）。
送金を経費として計上すると、賃金を二重にカウントし、利益を過小評価することになります。
2. 退職金費用勘定からは除外する
これらの控除を「退職金制度費用」や「雇用主401(k)マッチ」に計上しないでください。これらの勘定は、雇用主として実際に拠出したお金のみを反映すべきです。自動IRAの天引きは、定義上、従業員が資金を拠出するものです。別個の負債勘定（例：Liabilities:Payroll:VTSaves や Liabilities:Payroll:NYSecureChoice）を使用することで、照合が簡単になり、損益計算書も正確になります。
3. 他の天引きと同じように照合する
給与計算プロバイダーは、各給与明細と給与仕訳帳に控除を表示するはずです。毎月、負債勘定を照合します：期首残高＋天引き総額－送金総額＝期末残高。これはゼロか、給与支払日が月末にまたがる場合のわずかなタイミング差になるはずです。残高が増えている場合は、天引きしているが送金していないことを意味します。
プレーンテキスト会計では、このパターンを捉えるのは実に気持ちがいいものです。毎回の給与期間の控除が実際に事業から出て行ったかどうかを即座に教えてくれる単一の負債勘定があります。
4. IRA適格性のエッジケースに注意する
これらは雇用主プランではなくIRAであるため、所得限度額と拠出上限が依然として適用されます。Roth IRAの段階的廃止額を超える収入がある従業員や、他の場所でIRA拠出限度額をすでに使い切っている従業員は、気づかないうちに自動IRAを通じて過剰拠出をする可能性があります。適格性を取り締まる義務はありませんが、オンボーディング時にIRA限度額に関する州の開示文言を指摘することは、春の修正作業の頭痛を防ぐ親切心です。
5. 両方の州で事業を展開している場合は別々に追跡する
バーモント州とニューヨーク州に従業員がいる場合は、2つの負債勘定を維持してください。拠出率が異なり、ポータルが異なり、送金確認は異なる管理者から来ます。混在させると、年末の照合パズルが確実に発生します。
代わりに401(k)を始めるべきか？
自動IRA義務には意図的な逃げ道があります：適格プランを提供すれば免除されます。多くの小規模雇用主にとって、決定はコスト、採用、そして自分自身が拠出したいかどうかにかかってきます。
州の自動IRAを続けるべき場合：
- 利益率が薄い、離職率が高い、または従業員がまだ401(k)を評価しない可能性がある場合、雇用主のコストがゼロで受託者エクスポージャーが最小限であることを望む場合。
- 事業がまだ安定していない間、最も負担の少ない管理を望む場合。
民間プランを検討すべき場合：
- マッチングで従業員を引き付けたり維持したりしたい場合、または事業主として自分自身の税制優遇貯蓄を最大化したい場合。Solo 401(k)、SEP、SIMPLE IRAは、7,000ドル/8,000ドルのIRA限度額をはるかに超える拠出を可能にする場合があります。
- 投資商品群、権利確定、適格性ルールを管理したい場合。
- 州ごとに免除を証明するのではなく、複数の州の従業員をカバーする単一のプランを好む場合。
SIMPLE IRAは、自動IRAを卒業するメインストリート規模の雇用主にとって最も一般的な足掛かりです：立ち上げコストが低く、書類も最小限で、ほとんどの給与計算プロバイダーを通じて設定できます。州の期限前にこのルートを選択する場合は、プランが有効になったらすぐに免除を登録してください。免除は、検討を始めた日まで遡って適用されません。
関連する連邦のインセンティブも変更されていることに注意してください：SECURE 2.0は、新しい適格プランを開始する小規模雇用主に税額控除を提供しており、初年度のコストの多くを相殺できます。「無料のIRA」が「補助金付き401(k)」に勝ると想定する前に、会計士と計算を確認してください。
今週実行できるコンプライアンスチェックリスト
バーモント州で従業員6人の事業所でも、ブルックリンのスタジオで従業員12人でも、同じ5つのステップが適用されます：
- 対象かどうかを確認する。 州内に十分な従業員がいるか、事業を営んで十分な期間が経過しているか、適格プランを提供しているか。従業員数が不明な場合は、暦年中に州内で賃金を受け取った人をすべて数えてください。パートタイムと季節労働者も両州でカウントされます。
- 期限内に登録または証明する。 すでに期限を過ぎていますか？今すぐ登録してください。遅れてのコンプライアンスもコンプライアンスです。通知を待つよりも早く罰則の時計を止められます。
- 給与控除を正しく設定する。 バーモント州では5%、ニューヨーク州では3%の税引き後Rothコードを初期デフォルトとして使用し、プロバイダーがサポートしている場合はバーモント州の自動エスカレーションを有効にし、次の一括実行前に1枚の給与明細でテストします。
- 従業員への通知を配布し、選択を尊重する。 従業員はプログラム情報を渡されてから30日以内にオプトアウトできます。オプトアウトと率の変更は、州のポータルに反映されている通りに適用してください。給与計算で上書きしないでください。
- 送金と照合の習慣を身につける。 控除をスケジュール通りに送金し、確認書を保管し、負債勘定を毎月照合します。未送金の天引きは、未送金の税天引きと同じ緊急性で扱います。
罰則通知が届くまで郵便物を開けないのはやめよう
バーモント州とニューヨーク州はどちらも、ゆっくりとした、そして突然の展開でした。パイロット期間と遅延した期限により、雇用主は「後でやろう」と考えるように訓練され、そして2026年7月は、最も余裕のない、従業員1人あたりの罰則を吸収する能力が最も低い、まさに最も小規模な企業にとって「後で」が期限切れになりました。
良い知らせは、修正方法が狭いことです：登録または証明し、給与計算に1つの控除コードを配線し、きれいに送金する。銀行照合や売上税と同じ毎月の締めチェックリストに載せてください。「来期にやろう」という別プロジェクトとして扱わないでください。
小さな義務は、無視できるほど小さく感じられるからこそ、高くつくことがあります。
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