بسته تمدید شما چند هفته دیگر میرسد، کارگزارتان تا اکتبر تصمیمها را میخواهد، و امسال اعداد بیش از هر زمان در یک دهه گذشته تغییر کردهاند. آستانه مقرونبهصرفه بودن قانون مراقبت مقرونبهصرفه (ACA) همین حالا به بالاترین سطح تاریخی خود جهش کرده، تمام سقفهای HSA و FSA جابهجا شدهاند، و حداقل پنج اعلان فدرال باید طبق برنامههای زمانی مشخصی به دست کارکنان برسد — یکی از آنها پیش از ۱۵ اکتبر. اگر شما حامی یک طرح سلامت گروهی هستید، امسال سالی است که باید ثبتنام سالانه را مثل یک پروژه انطباق اجرا کنید، نه یک آیین کاغذبازی.
این چکلیست آنچه را که برای سالهای طرح شروعشده از ۱ ژانویه ۲۰۲۶ تغییر کرده، اینکه کدام اعلانها را باید توزیع کنید و چه زمانی، و زمانبندی تمدیدی که یک کارفرمای کوچک را از دردسر دور نگه میدارد، مرور میکند.
آنچه برای طراحی طرح ۲۰۲۶ تغییر کرده است
پیش از دست زدن به مواد ثبتنام، تأیید کنید که طرح شما سقفهای جدید تعدیلشده با تورم را منعکس میکند. اشتباه در این اعداد به معنای کسورات حقوق و دستمزد، مشارکتهای HSA، یا محاسبات مقرونبهصرفه بودنِ بنا شده بر اعداد سال گذشته است.
مقرونبهصرفه بودن ACA به رکورد ۹.۹۶٪ میرسد
اگر شما یک کارفرمای بزرگ مشمول (ALE) هستید — بهطور کلی ۵۰ کارمند تماموقت یا بیشتر شامل معادلهای تماموقت در سال تقویمی قبل — باید پوشش مقرونبهصرفه و با حداقل ارزش را به کارمندان تماموقت و افراد تحت تکفل آنها ارائه دهید وگرنه با جریمههای احتمالی مواجه میشوید. پوشش زمانی مقرونبهصرفه محسوب میشود که مشارکت مورد نیاز کارمند برای کمهزینهترین طرح با حداقل ارزش و تنها برای خودش، از ۹.۵ درصد درآمد خانوار بیشتر نباشد، که هر سال با تورم تعدیل میشود.
برای سالهای طرح آغازشده در ۲۰۲۶، IRS این درصد را ۹.۹۶ درصد تعیین کرد، که نسبت به ۹.۰۲ درصد در ۲۰۲۵ جهش چشمگیری داشته و بالاترین میزان تاریخی آن است. عملاً، این به ALEها فضای بیشتری میدهد: ممکن است بتوانید در ۲۰۲۶ از کارمندان بخواهید سهم بیشتری از حق بیمه را بپردازند و همچنان آزمون مقرونبهصرفه بودن را پاس کنید. چون بهندرت از درآمد واقعی خانوار کارمند مطلع هستید، IRS سه حاشیه امن ارائه میدهد — دستمزد فرم W-2، نرخ پرداخت، و خط فقر فدرال — تا مقرونبهصرفه بودن را با دادههایی که واقعاً در اختیار دارید بسنجید.
سقف هزینههای جیبی افزایش مییابد — و سقف تودرتو همچنان اعمال میشود
برای ۲۰۲۶، ACA سقف کل تقسیم هزینه ثبتنامشده برای مزایای سلامت ضروری را ۱۰,۶۰۰ دلار برای پوشش تنها برای خودش و ۲۱,۲۰۰ دلار برای پوشش خانوادگی تعیین میکند. سقف تنها برای خودش برای هر فرد تحت پوشش اعمال میشود، حتی کسی که در یک طرح خانوادگی ثبتنام کرده است — بنابراین اگر سقف هزینه جیبی خانوادگی شما از ۱۰,۶۰۰ دلار بیشتر باشد، طرح باید یک سقف فردی حداکثر ۱۰,۶۰۰ دلاری درون سطح خانوادگی جای دهد.
طرحهای سلامت با فرانشیز بالا که واجد شرایط بودن HSA را حفظ میکنند با سقفهای سختگیرانهتری مواجهاند: ۸,۵۰۰ دلار تنها برای خودش و ۱۷,۰۰۰ دلار خانوادگی برای ۲۰۲۶.
سقفهای HSA، HDHP و FSA سلامت همگی افزایش مییابند
اعداد ۲۰۲۶، که در راهنمای IRS تأیید شده است:
- مشارکتهای HSA: ۴,۴۰۰ دلار تنها برای خودش (افزایش ۱۰۰ دلاری) و ۸,۷۵۰ دلار خانوادگی (افزایش ۲۰۰ دلاری). مشارکت جبرانی ۱,۰۰۰ دلاری برای دارندگان حساب ۵۵ سال و بالاتر طبق قانون ثابت است و تغییر نمیکند.
- حداقل فرانشیزهای HDHP: ۱,۷۰۰ دلار تنها برای خودش و ۳,۴۰۰ دلار خانوادگی.
- کاهشهای حقوق FSA سلامت: ۳,۴۰۰ دلار، افزایش از ۳,۳۰۰ دلار. طرح شما میتواند سقف پایینتری تعیین کند اما نمیتواند از این یکی فراتر رود.
تلهلس تحت HDHPها برای همیشه برای HSA ایمن است
قاعده دوران همهگیری که به طرحهای با فرانشیز بالا اجازه میداد تلهلس را پیش از فرانشیز پوشش دهند بدون از بین بردن واجد شرایط بودن HSA منقضی شد، سپس نجات دائمی یافت: قانون One Big Beautiful Bill اکنون به HDHPها اجازه میدهد فرانشیز را برای تلهلس و سایر مراقبتهای از راه دور بهطور نامحدود کنار بگذارند، که از سالهای طرح آغازشده در ۲۰۲۵ شروع میشود. این تسهیل اختیاری است — همچنان میتوانید تلهلس را از طریق فرانشیز اجرا کنید — اما اگر طرح شما آن را میپذیرد، از طریق یک خلاصه طرح بهروزشده (SPD) یا خلاصه تغییرات اساسی (SMM) به شرکتکنندگان اطلاع دهید.
سقف HRA مزایای مستثنا: ۲,۲۰۰ دلار
کارفرمایان با هر اندازهای میتوانند یک HRA مزایای مستثنا (EBHRA) ارائه دهند تا هزینههای پزشکی جیبی را در کنار یک پیشنهاد طرح سنتی بازپرداخت کنند. حداکثر مبلغ تازه در دسترس برای سالهای طرح ۲۰۲۶ به ۲,۲۰۰ دلار افزایش مییابد.
دو بازبینی طراحی که کارفرمایان کوچک نادیده میگیرند
اول، مراقبت پیشگیرانه: طرحهای غیر-Grandfathered باید خدمات پیشگیرانه تازه توصیهشده را بدون تقسیم هزینه از سال طرحی که در یا پس از اولین سالگرد توصیه آغاز میشود، پوشش دهند. برای ۲۰۲۶ این شامل پوشش گسترده از دلار اول مرتبط با تصویربرداری پیگیری ماموگرافی و خدمات راهنمایی بیمار برای غربالگری سرطان سینه و دهانه رحم است. با شرکت بیمه یا مدیر شخص ثالث خود تأیید کنید که طرح توصیههای فعلی را منعکس میکند.
دوم، اضافههزینههای تنباکو و پاداشهای تندرستی: قواعد عدم تبعیض HIPAA برنامههای تندرستی مشروط به سلامت را ملزم میکند که یک استاندارد جایگزین معقول ارائه دهند و آن را در هر سندی که اضافههزینه یا پاداش را توصیف میکند افشا کنند. اضافههزینههای حق بیمه تنباکو موجی از بررسیهای حقوقی گروهی را برانگیخته است، بنابراین اگر از سیگاریها بیشتر دریافت میکنید، پیش از باز شدن ثبتنام تأیید کنید که زبان استاندارد جایگزین واقعاً در مواد شما هست.
اعلانهایی که باید توزیع کنید (و چه زمانی)
ثبتنام سالانه لحظه طبیعی برای بستهبندی افشاگریهای سالانه است. برخی باید در ثبتنام ارسال شوند؛ برخی دیگر اعلانهای سالانهای هستند که میتوانید برای راحتی بگنجانید. آنها را گروهبندی کنید و یک بار پست کنید نه چهار بار.
خلاصه مزایا و پوشش (SBC)
هر متقاضی و ثبتنامشده در ثبتنام سالانه یا تمدید، یک SBC با استفاده از قالب فدرال دریافت میکند. برای طرحهای بیمهشده معمولاً شرکت بیمه آن را تهیه میکند و شما آن را توزیع میکنید؛ برای طرحهای خودتأمین، مدیر طرح صاحب هر دو وظیفه است. تأیید کنید که SBC با طرحی که واقعاً ارائه میدهید مطابقت دارد — تغییرات مزایایی که هرگز به SBC راه نیافتهاند یک یافته بازرسی کلاسیک هستند.
اعلان پوشش اعتباری Medicare Part D — سررسید پیش از ۱۵ اکتبر
اگر طرح شما شامل پوشش داروی تجویزی است، باید هر سال به شرکتکنندگان واجد شرایط Medicare بگویید که آن پوشش اعتباری است یا نه — یعنی حداقل بهخوبی Medicare Part D استاندارد. جریمهای برای ارائه پوشش غیراعتباری وجود ندارد، اما افرادی که Part D را رد میکنند در حالی که تحت پوشش یک طرح غیراعتباری هستند ممکن است بعداً حق بیمه Part D بهطور دائمی بالاتری بدهکار شوند، پس آنها به واقعیتها نیاز دارند.
اعلان در ثبتنام، زمانی که وضعیت اعتباری تغییر میکند، به درخواست، و هر سال پیش از ۱۵ اکتبر ارسال میشود، زمانی که دوره انتخاب سالانه Medicare آغاز میشود. اعلانهای نمونه به انگلیسی و اسپانیایی از مراکز Medicare و Medicaid در دسترس است. بیشتر کارفرمایان این اعلان را در بسته ثبتنام سالانه میگنجانند؛ نهادهای نظارتی آن را پوششدهنده ۱۲ ماه بعدی میدانند تا زمانی که پوشش دارو بهطور اساسی تغییر نکند.
اعلان سالانه کمک هزینه بیمه CHIP
اگر هر کارمندی در ایالتی زندگی میکند که پوشش کارفرما را برای کودکان و خانوادههای کمدرآمد از طریق Medicaid یا CHIP یارانه میدهد، باید اعلان سالانه کمک هزینه بیمه را به آن کارمندان بفرستید. وزارت کار اعلان نمونه خود را بهطور منظم بهروزرسانی میکند — نسخه فعلی را بردارید نه اینکه فایل سال گذشته را دوباره استفاده کنید.
اعلان WHCRA — در ثبتنام و سالانه
طرحهایی که ماستکتومی را پوشش میدهند باید هنگام ثبتنام و یک بار در سال پس از آن، حقوق شرکتکنندگان نسبت به مزایای مرتبط با بازسازی تحت قانون حقوق سلامت و سرطان زنان را افشا کنند. ثبتنام سالانه شکاف سالانه استاندارد است.
اعلان حریم خصوصی HIPAA — ساعت سهساله را بررسی کنید
طرحهای سلامت باید به ثبتنامشدگان جدید در هنگام ثبتنام یک اعلان رویههای حریم خصوصی بدهند و حداقل هر سه سال یک بار، یا آن را دوباره توزیع کنند یا به شرکتکنندگان اطلاع دهند که در دسترس است و چگونه میتوانند نسخهای بگیرند. حامیان طرحهای کاملاً بیمهشده که اطلاعات سلامت محافظتشده را برای مدیریت طرح به دست نمیگیرند عموماً این وظیفه را به شرکت بیمه واگذار میکنند — اما اگر تیم شما فراتر از ثبتنام و دادههای خلاصه به PHI دست میزند، این تعهد شماست. اگر مطمئن نیستید آخرین بار کِی یکی فرستادید، این فصل ثبتنام زمان آن است.
اعلانهای ثبتنام ویژه HIPAA و حمایت از بیمار
کارمندان واجد شرایط باید در زمان ثبتنام یا پیش از آن از حقوق ثبتنام ویژه HIPAA خود مطلع شوند — معمولاً از طریق SPD یا خلاصه مزایای شرکت بیمه. اگر طرح شما از شرکتکنندگان میخواهد یک ارائهدهنده مراقبت اولیه تعیین کنند، باید اعلان حمایتهای بیمار ACA (انتخاب آزاد PCP، دسترسی مستقیم به متخصص زنان و زایمان) را هر زمان که SPD یا توصیف مزایا ارسال میشود نیز توزیع کنید.
اعلان اولیه COBRA و SPD
طرحهای کارفرمایان با ۲۰ کارمند یا بیشتر به شرکتکنندگان جدید یک اعلان اولیه COBRA ظرف ۹۰ روز پس از شروع پوشش بدهکارند؛ میتواند درون SPD جای گیرد. خود SPD ظرف ۹۰ روز از پوشش به شرکتکنندگان جدید بدهکار است، باید هر پنج سال هنگام اصلاح تازهسازی شود (هر ده سال اگر هرگز اصلاح نشده باشد)، و هر تغییر مزایای ۲۰۲۶ باید در یک SPD یا SMM بهروزشده جای گیرد. ثبتنام سالانه را روی یک SPD کهنه اجرا نکنید و قول ندهید بعداً بهروزش میکنید.
اعلان ICHRA — ۹۰ روز پیش از سال طرح
کارمندان را برای پوشش بازار فردی از طریق یک HRA پوشش فردی بازپرداخت میکنید؟ شرکتکنندگان واجد شرایط به اعلان ICHRA نیاز دارند — از جمله اینکه این ترتیب چگونه با اعتبارهای مالیاتی حق بیمه تعامل میکند — حداقل ۹۰ روز پیش از هر سال طرح. برای طرحهای سال تقویمی این یعنی تا ۲ اکتبر. مواد ثبتنام سالانه فقط در صورتی میتوانند آن را حمل کنند که بهموقع ارسال شوند.
اعلانهای برنامه تندرستی
برنامههای تندرستی مشروط به سلامت به افشای استاندارد جایگزین HIPAA در تمام مواد برنامه نیاز دارند، و برنامههایی که اطلاعات سلامت جمعآوری میکنند یا معاینات پزشکی لازم دارند به اعلان ADA نیاز دارند که توضیح دهد چه چیزی جمعآوری میشود، چه کسی آن را میبیند، و چگونه محرمانه میماند. هر دو را پیش از آنکه کارمندان داده سلامت را تحویل دهند یا در غربالگریها بنشینند، ارائه دهید.
زمانبندی تمدید که باید از حالا شروع شود
با کار به عقب از یک سال طرح ۱ ژانویه، این یک تقویم واقعبینانه برای یک تیم کوچک بدون کارکنان اختصاصی مزایا است:
- اواسط سپتامبر (همین حالا): سقفهای ۲۰۲۶ را با کارگزار یا شرکت بیمه خود تأیید کنید — درصد مقرونبهصرفه بودن، سقفهای هزینه جیبی، سقفهای HSA و FSA، مبلغ EBHRA. تصمیم بگیرید که آیا HDHP شما فرانشیز را برای تلهلس کنار میگذارد. اعلانهای نمونه فعلی (CHIP، Part D، COBRA، WHCRA، ICHRA) را بگیرید نه اینکه فایلها را بازیافت کنید.
- تا ۲ اکتبر: اگر ICHRA ارائه میدهید اعلان آن را تحویل دهید — قاعده ۹۰ روز برای طرحهای سال تقویمی.
- پیش از ۱۵ اکتبر: اعلانهای پوشش اعتباری Medicare Part D را به تمام شرکتکنندگان واجد شرایط Medicare توزیع کنید.
- اکتبر–نوامبر: ثبتنام سالانه را برگزار کنید. SBC برای هر گزینه طرح، اعلان CHIP، اعلان WHCRA، زبان ثبتنام ویژه HIPAA و حمایت از بیمار، و اعلانهای تندرستی را بگنجانید. تأیید کنید که SPD یا یک SMM هر تغییر طراحی ۲۰۲۶ را منعکس میکند.
- دسامبر: حقوق و دستمزد ژانویه را قفل کنید — تقسیمهای حق بیمه جدید، انتخابهای FSA با سقف ۳,۴۰۰ دلار، انتخابهای HSA با سقفهای ۲۰۲۶. مهلت اصلاحیه طرح بازنشستگی زیر را در تقویم ثبت کنید.
- تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶: اصلاحیههای کتبی را تصویب کنید که طرحهای بازنشستگی واجد شرایط را با قانون CARES، SECURE 1.0 و SECURE 2.0 منطبق میکند. بیشتر طرحهای سال تقویمی طبق راهنمای IRS با این مهلت سخت مواجهاند، و فصل ثبتنام سالانه زمان مناسبی است که با ثبتکننده خود تأیید کنید که مدارک در نوبت است — نه اینکه در دسامبر کشف کنید که هیچکس آن را تنظیم نکرده است.
یک مورد دیگر پایان سال برای تقویم مالی: حامیان طرحهای خودتأمین باید تأیید کنند که تحلیل مقایسهای برابری سلامت روان برای محدودیتهای درمان غیرکمّی برای ۲۰۲۶ بهروز است. قانون نهایی ۲۰۲۴ که آن تحلیلها را سختگیرانهتر میکند در حالت تعلیق اجرایی است، اما وظیفه قانونی زیربنایی برای نگه داشتن یکی از آنها نیست — از شرکت بیمه یا TPA خود تأییدیه کتبی بخواهید.
پول پشت مزایا را ردیابی کنید
انطباق مزایا نیمی کاغذبازی و نیمی ریاضیات حقوق و دستمزد است. حاشیههای امن مقرونبهصرفه بودن روی دستمزد W-2 یا نرخهای پرداخت کار میکنند، سقفهای FSA و HSA کسورات پیش از مالیات را محدود میکنند، اضافههزینههای تنباکو حق بیمه هر دوره پرداخت را تغییر میدهند، و بازپرداختهای ICHRA به اثبات تمیز نیاز دارند. وقتی آن اعداد در صفحات گسترده پراکنده زندگی میکنند، اجرای حقوق ژانویه به یک پروژه باستانشناسی تبدیل میشود — و یک کسر پیش از مالیات با کدگذاری اشتباه میتواند بیسروصدا سقفی را که تازه به کارمندان اعلام کردهاید نقض کند.
نگه داشتن کسورات مزایا، مشارکتهای کارفرما، و حسابهای بازپرداخت در یک دفتر شفاف، تصمیمهای ثبتنام سالانه را ماهها بعد قابل حسابرسی میکند. اگر آن سابقه را در متن سادهای میخواهید که کاملاً کنترل میکنید — تحت کنترل نسخه، قابل جستوجو، و آماده برای حسابدار یا حسابرس شما — Beancount.io حسابداری متن سادهای ارائه میدهد که دقیقاً برای همین ساخته شده است. مکانیک را در مستندات بیاموزید یا داشبوردها و گزارشها را در Fava کاوش کنید.
دفترداری مزایای خود را آماده حسابرسی نگه دارید
همانطور که انتخابهای ۲۰۲۶، سقفهای مشارکت، و بستههای اعلان را نهایی میکنید، نگه داشتن سوابق مالی شفاف چیزی است که یک ثبتنام سالانه منطبق را به یک ثبتنام سالانه قابل دفاع تبدیل میکند. Beancount.io حسابداری متن سادهای فراهم میکند که به شما شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالیتان میدهد — بدون جعبه سیاه، بدون قفل فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی میآورند.