اگر یکی از کارکنان شما صبح دوشنبه تماس بگیرد و بگوید بیمار است، از همین امروز باید مرخصی استعلاجی او را پرداخت کنید. نه از پنجشنبه، نه بعد از سه روز انتظار بدون حقوق، بلکه از روز اول.
این تغییر واحد که از ۶ آوریل ۲۰۲۶ تحت قانون حقوق استخدامی 2025 به اجرا درآمده است، نحوه مدیریت غیبتهای کوتاهمدت را برای تمام کارفرمایان انگلستان بازنویسی میکند — و نظرسنجی آکاس نشان داد که ۴۳ درصد کارفرمایان، مرخصی استعلاجی از روز اول را تأثیرگذارترین تغییر محیط کاری میدانند. اگر فرآیند حقوق و دستمزد، سیاست غیبت یا صفحه گسترده غیبت شما همچنان بر اساس قانون قدیمی سه روز انتظار عمل میکند، تمام غیبتهای یکروزه از ماه آوریل بهنادرستی پرداخت شدهاند.
در اینجا به تغییرات ایجاد شده، هزینههای آن و چکلیست حقوق و دستمزد برای حفظ انطباق با قوانین میپردازیم.
چه چیزی واقعاً در ۶ آوریل ۲۰۲۶ تغییر کرد؟
سه تغییر بهطور همزمان رخ داد. هر سه در ۶ آوریل ۲۰۲۶ اعمال شدند و هر سه از قانون حقوق استخدامی 2025 نشأت میگیرند که در ۱۸ دسامبر ۲۰۲۵ به قانون تبدیل شد.
۱. دیگر روزهای انتظاری وجود ندارد — SSP از روز اول شروع میشود
قبلاً، سه روز اول بیماری واجد شرایط، روزهای انتظار بدون حقوق بودند و مرخصی استعلاجی قانونی (SSP) فقط از روز چهارم شروع میشد. در عمل، این بدان معنا بود که یک آنفولانزای دو روزه دو روز دستمزد کارمند را از بین میبرد و برای شما هیچ هزینه SSP نداشت.
اکنون SSP از اولین روز کامل غیبت به دلیل بیماری پرداخت میشود. یک غیبت یکروزه اکنون یک روز SSP را فعال میکند. این تغییر همچنین به بازگشت تدریجی کمک میکند: اگر فردی که معمولاً پنج روز در هفته کار میکند، در دوران بهبودی سه روز در هفته بازگردد، برای هر روزی که به دلیل بیماری کار نکرده است، مستحق SSP خواهد بود.
۲. حذف حداقل درآمد
قبلاً، فقط کارمندانی که حداقل ۱۲۵ پوند در هفته درآمد داشتند، واجد شرایط SSP بودند. حدود ۱.۳ میلیون کارگر کمدرآمد — بسیاری از آنها پارهوقت، در مهماننوازی، خردهفروشی، مراقبت یا برای بیش از یک کارفرما کار میکردند — در زمان بیماری هیچچیز دریافت نمیکردند.
از ۶ آوریل ۲۰۲۶، همه کارمندان صرفنظر از میزان درآمد واجد شرایط هستند. اگر کارکنان موقت، پارهوقت یا فصلی زیر آستانه قدیمی دارید، آنها تازه مشمول این قانون شدهاند و صورتحساب SSP شما اکنون افرادی را که قبلاً تحت پوشش نبودند شامل میشود.
۳. نرخ جدید دو سطحی: ۱۲۳.۲۵ پوند یا ۸۰ درصد دستمزد، هر کدام که کمتر است
نرخ ثابت هفتگی به ۱۲۳.۲۵ پوند افزایش یافت. اما کمدرآمدها نرخ کامل ثابت را دریافت نمیکنند: SSP اکنون با ۸۰ درصد میانگین درآمد هفتگی پرداخت میشود، در صورتی که این مبلغ از نرخ ثابت کمتر باشد. به عبارت دیگر، کمدستمزدترین کارکنان پوشش معناداری دریافت میکنند بدون اینکه بیشتر از حقوق خود برای بیماری پول بگیرند.
SSP همچنان تا ۲۸ هفته قابل پرداخت است و شما همچنان میتوانید آن را از طریق طرح مرخصی استعلاجی شرکت (قراردادی یا شغلی) تکمیل کنید — فقط نمیتوانید کمتر از حداقل قانونی بپردازید.
چه چیزهایی ثابت ماندند
SSP از روز اول کل سیستم را بازنویسی نکرد. بخشهای زیر همچنان اعمال میشوند و اینها جایی هستند که بیشتر اشتباهات کارفرمایان کوچک رخ میدهد:
- کارمند باید حداقل یک روز کاری کامل بیمار باشد. غیبتهای جزئی روزانه SSP را فعال نمیکنند.
- فقط برای روزهایی که کارمند معمولاً کار میکند (روزهای واجد شرایط) SSP پرداخت میکنید. اگر فردی سهشنبه تا پنجشنبه کار میکند، بیماری روز دوشنبه یک روز SSP محسوب نمیشود.
- خوداظهاری همچنان ۷ روز اول را پوشش میدهد. کارمندان میتوانند با فرم SC2 یا فرآیند خود شما خوداظهاری کنند؛ گواهی پزشک فقط پس از ۷ روز غیبت الزامی است.
- SSP را خودتان تأمین مالی میکنید. هیچ مکانیزمی برای بازپسگیری هزینههای SSP از HMRC وجود ندارد. هر پرداخت اضافی روز اول روی بودجه حقوق و دستمزد شما میافتد.
- باید سوابق نگهداری کنید. برگه ثبت سوابق SSP از HMRC (فرم SSP2) برای حذف روزهای انتظار بهروزرسانی شده است. تاریخهای غیبت، تاریخها و مبالغ پرداخت، و هر SSP پرداختنشده با دلایل را ثبت کنید.
هزینه این تغییر برای یک کارفرمای کوچک چقدر است؟
با ریاضیات صادق باشید، زیرا شوک هزینه دقیقاً در جایی متمرکز است که کسبوکارهای کوچک آن را احساس میکنند: غیبتهای کوتاه و مکرر که قبلاً هیچ هزینهای نداشتند.
تحت قوانین قدیمی، کسبوکاری با ۱۵ کارمند که بهطور میانگین سالانه دو غیبت یک یا دو روزه داشتند، تقریباً صفر پوند SSP برای این موارد پرداخت میکرد. تحت SSP از روز اول، هر یک از این غیبتها اکنون یک یا دو روز به نرخ روزانه SSP (نرخ هفتگی تقسیم بر روزهای واجد شرایط کارمند) هزینه دارد. برای کارمند تماموقت با نرخ ثابت، این مبلغ حدود ۲۴ تا ۲۵ پوند در هر روز SSP است — در هر مورد کم است، اما وقتی در کل تیم و فصل آنفولانزای زمستانی ضرب شود، برای اولین بار به یک ردیف بودجهای قابل مشاهده تبدیل میشود.
سه عامل هزینه نیاز به برآوردهای جداگانه دارند:
۱. کمدرآمدهای تازه واجد شرایط. هر کسی که زیر آستانه قدیمی ۱۲۵ پوند در هفته بود، یک بدهی جدید SSP است. همین حالا آنها را شمارش کنید. ۲. غیبتهای یکروزه. اینها یکشبه از رایگان به پرداختی تبدیل شدند. اگر دادههای غیبت شما تعداد زیادی رویداد یکروزه نشان میدهد، بودجهبندی بر این اساس انجام دهید. ۳. زمان اداری. روزهای SSP بیشتر یعنی محاسبات بیشتر، ورودیهای SSP2 بیشتر و تنظیمات حقوق و دستمزد بیشتر — بهویژه اگر حقوق و دستمزد را بهصورت دستی یا با طرح پایه اجرا میکنید.
هیچکدام از اینها دلیلی برای وحشت نیست. این دلیلی برای بودجهبندی است: سوابق غیبت ۱۲ ماه گذشته خود را بردارید، آنها را بر اساس قوانین روز اول دوباره قیمتگذاری کنید و ۱۰ تا ۱۵ درصد ذخیره احتمالی برای فصل زمستان اضافه کنید.
چکلیست انطباق حقوق و دستمزد
قبل از اجرای بعدی حقوق، این هفت مورد را بررسی کنید.
۱. نرمافزار حقوق و دستمزد و ماشینحساب SSP خود را بهروزرسانی کنید
HMRC راهنمای محاسبه دستی SSP را برای قوانین ۶ آوریل ۲۰۲۶ بهروزرسانی کرده است. اگر نرمافزار حقوق و دستمزد شما بهروزرسانی نشده — یا اگر SSP را در یک صفحه گسترده محاسبه میکنید — تأیید کنید که روزهای انتظار حذف شدهاند و قانون ۸۰ درصد درآمد برای کمدرآمدها اعمال میشود. قبل از اعتماد به آن روی دادههای واقعی، یک محاسبه آزمایشی در برابر مثالهای حلشده HMRC اجرا کنید.
۲. سیاست غیبت به دلیل بیماری را بازنویسی کنید
هر سند سیاست، پاراگراف کتابچه راهنما یا نامه پیشنهاد کاری که به سه روز انتظار یا آستانه درآمد ۱۲۵ پوند اشاره میکند، اکنون اشتباه و احتمالاً گمراهکننده است. آنها را بهروزرسانی کنید تا بیان کنند: SSP از اولین روز کامل غیبت، بدون حداقل درآمد، خوداظهاری برای ۷ روز اول، گواهی پزشک پس از آن، و مهلت اعلام بیماری که انتظار دارید (شما همچنان میتوانید قوانین گزارشدهی منطقی خود را تعیین کنید).
۳. مدیران خط را توجیه کنید
مدیران خط مقدم انطباق با SSP هستند. آنها باید بدانند که فرستادن فرد بیمار به خانه در روز اول، ساعت SSP را از همان روز شروع میکند، کارکنان پارهوقت و کمدرآمد تحت پوشش هستند، و مصاحبههای بازگشت به کار باید حمایتی باشد نه بدبینانه — جریمه کردن کارکنان برای استفاده از حق قانونی، مسیری سریع به دعوای دادگاه کار است.
۴. ثبت غیبت را اصلاح کنید
SSP از روز اول، ثبت دقیق روز اول را ضروری میکند. غیبت دوشنبهای که دیر ثبت شده دیگر یک خطای گرد کردن نیست؛ این یک کمپرداختی است. ثبت غیبت را به ورود همروز منتقل کنید، مشخص کنید کدام روزها روزهای کاری عادی کارمند هستند و برگه ثبت سوابق SSP2 را بهروز نگه دارید — این مدرک شماست اگر HMRC یا کارمندی درباره پرداختی سؤال کند.
۵. طرح مرخصی استعلاجی شرکت خود را مرور کنید
اگر مرخصی استعلاجی شغلی بالاتر از حداقل قانونی ارائه میدهید، تعیین کنید که چگونه با کف جدید تعامل دارد. بیشتر طرحها قبلاً از SSP فراتر میروند، پس تغییر کمی ایجاد میشود — اما بندهای روز انتظار در قوانین طرح خود را بررسی کنید، زیرا یک انتظار قراردادی سه روزه روی SSP روز اول سردرگمی و شکایت ایجاد میکند. این همچنین زمان خوبی است تا هزینه افزایش مرخصی استعلاجی شرکتی را بررسی کنید که آیا حضور در محل کار با وجود بیماری را کاهش میدهد، که هدف جزئی از حذف روزهای انتظار بود.
۶. برای جدول زمانی گستردهتر قانون حقوق استخدامی برنامهریزی کنید
SSP روز اول همزمان با مرخصی پدری از روز اول و مرخصی بدون حقوق والدین از روز اول (همچنین از ۶ آوریل ۲۰۲۶) اعمال شد. تغییرات بیشتری در سالهای ۲۰۲۶ و ۲۰۲۷ اعمال میشود و چند مورد هنوز در مشورت دولتی هستند. یک نفر را مسئول پیگیری بهروزرسانیهای فصلی آکاس و GOV.UK کنید تا تاریخ شروع بعدی مانند این یکی شما را غافلگیر نکند.
۷. مراقب تغییرات الگوی غیبت باشید — بهطور قانونی
برخی کارفرمایان نگرانند SSP روز اول غیبتهای کوتاه را افزایش دهد. پاسخ مبتنی بر شواهد، دادههای بهتر است، نه بدبینی: نرخ غیبت را بر اساس تیم و فصل ردیابی کنید، مصاحبههای بازگشت به کار منظم انجام دهید و الگوهای واقعی را از طریق فرآیند شایستگی یا انضباطی خود با شواهد مناسب بررسی کنید. هرگز ساعت کاری را کاهش ندهید، SSP را دریغ نکنید یا با کارکنان به دلیل ادعای مرخصی استعلاجی که قانوناً به آنها تعلق میگیرد، رفتار نامطلوب نداشته باشید.
اشتباهات رایجی که باید اجتناب کنید
- هنوز روزهای انتظار را اعمال میکنید. رایجترین اشتباه. هر محاسبهای که سه روز اول را حذف کند، اکنون یک کمپرداختی است.
- کمدرآمدها را حذف میکنید. اگر حقوق و دستمزد شما هنوز SSP را با آستانه ۱۲۵ پوند فیلتر میکند، آن را اصلاح کنید — این کارکنان از آوریل مستحق آن بودهاند.
- پرداخت SSP برای روزهای غیرکاری. روز اول به این معنا نیست که هر روز تقویمی محاسبه میشود. فقط روزهای واجد شرایط (معمولاً کاری) SSP را فعال میکنند.
- فراموش کردن قانون ۸۰ درصد. کمدرآمدها ۸۰ درصد میانگین درآمد هفتگی دریافت میکنند، در صورتی که کمتر از ۱۲۳.۲۵ پوند باشد — نه نرخ ثابت و نه صفر.
- بدون سوابق. بدون سوابقی شبیه SSP2 از تاریخها، مبالغ و دلایل SSP پرداختنشده، نمیتوانید از اختلاف دفاع کنید.
سوابق حقوق و دستمزد خود را از روز اول منظم نگه دارید
SSP روز اول تصویر کوچکی از یک حقیقت بزرگتر است: هزینههای استخدامی بهطور فزایندهای به سوابق روزانه وابسته است — چه کسی کدام روزها را کار کرده، چه کسی چه زمانی غایب بوده و برای هر روز چه مبلغی پرداخت شده است. چه تیمی در انگلستان داشته باشید یا کارمندانی در سراسر مرزها استخدام کنید، نگهداری سوابق حقوق، دستمزد و غیبت تمیز و قابل حسابرسی چیزی است که تغییر قانونی مانند این را از یک دستوپنجه نرم کردن به یک بهروزرسانی صفحه گسترده تبدیل میکند. Beancount.io حسابداری متنمحور (plain-text) را ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالی شما فراهم میکند — بدون جعبههای سیاه، بدون وابستگی به فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متنمحور روی میآورند.