اگر در ورمونت یا نیویورک کارمند دارید و در حال حاضر طرح بازنشستگی ارائه نمیدهید، اکنون ایالت از شما انتظار دارد کاری انجام دهید — و مهلت قانونی برای بسیاری از کارفرمایان قبلاً به پایان رسیده است.
در نیمه اول سال 2026، دو برنامه Auto-IRA ایالتی در فاصله چند هفته از یکدیگر به تاریخهای اجرایی کلیدی خود رسیدند. ورمونت سیوز از 1 ژوئیه 2026 کارفرمایان دارای پنج کارمند یا بیشتر را پوشش داد، در حالی که برنامه پسانداز سکیور چویس نیویورک در سه موج که در 15 ژوئیه 2026 پایان یافت، اجرا شد. اگر اطلاعیه را در صندوق ورودی حقوق و دستمزد خود از دست دادهاید، تنها نیستید: نظرسنجیها به طور مداوم نشان میدهند که بیش از نیمی از صاحبان کسبوکارهای کوچک حتی نمیدانند ایالتشان چنین الزامی دارد — تا زمانی که اخطار جریمه برسد.
این راهنما توضیح میدهد که ورمونت سیوز و نیویورک سکیور چویس دقیقاً چه الزاماتی دارند، عبارت «بدون هزینه برای کارفرما» در عمل برای فرآیند حقوق و دستمزد شما به چه معناست، و چگونه بدون به هم ریختن دفاتر حسابداری، مطابق با قوانین بمانید.
Auto-IRAهای ایالتی چیستند و چرا اکنون وجود دارند
حدود 56 میلیون کارمند بخش خصوصی در ایالات متحده هیچ راهی برای پسانداز بازنشستگی در محل کار ندارند. برای پر کردن این شکاف، ایالتها برنامههای Auto-IRA ایجاد کردهاند — ترتیبات Roth IRA تحت مدیریت ایالت که در آن کارفرما فقط ملزم به تسهیل کسور حقوق است. شما طرحی را حمایت نمیکنید، مشارکت کارفرما ندارید و نقش امانتدار را ایفا نمیکنید.
نحوه کار در عمل:
- شما در پورتال ایالتی ثبتنام میکنید یا گواهی میدهید که قبلاً یک طرح واجد شرایط (401(k)، 403(b)، SEP IRA، SIMPLE IRA) ارائه میدهید.
- کارمندان واجد شرایط به طور خودکار با نرخ مشارکت پیشفرض ثبتنام میشوند. آنها میتوانند در هر زمان انصراف دهند، نرخ را تغییر دهند یا دوباره بپیوندند.
- شما درصد انتخابشده را از حقوق آنها کسر کرده و به مدیر برنامه ایالتی واریز میکنید. این وظیفه اصلی و مستمر شماست.
تا پایان سال 2026، 19 ایالت به علاوه شهر نیویورک، سیاتل و فیلادلفیا قوانین مشابهی خواهند داشت. ورمونت و نیویورک صرفاً دو ایالتی هستند که در موج ژوئیه 2026 بیشترین فشار را بر کارفرمایان کوچک وارد کردند.
ورمونت سیوز: چه کسانی مشمول هستند و چه زمانی
ورمونت سیوز — با نام تجاری VTSaves — به عنوان لایحه 135 سنا تصویب شد و توسط دفتر خزانهدار ایالت ورمونت اداره میشود. شرکت Vestwell حسابهای روزمره را مدیریت میکند. این برنامه مرحله آزمایشی را در اکتبر 2024 آغاز کرد و در 1 دسامبر 2024 برای همه کارفرمایان واجد شرایط باز شد.
آستانه کارفرما
هر کارفرمای ورمونتی که در هر زمانی از سال تقویمی پنج کارمند یا بیشتر داشته و طرح بازنشستگی واجد شرایط ارائه ندهد، باید ثبتنام کند. در سال 2026 این برنامه بیشتر گسترش مییابد: اصلاحات تصویبشده در اوایل 2026 الزام را به کارفرمایان دارای دو کارمند یا بیشتر در ادامه سال تعمیم میدهد، بنابراین حتی کسبوکارهای بسیار کوچک نیز باید تعداد کارکنان خود را پیگیری کنند.
اگر قبلاً یک طرح 401(k)، SEP، SIMPLE یا طرح واجد شرایط دیگر را به کارکنان ورمونتی خود ارائه میدهید، معاف هستید — اما همچنان باید معافیت خود را در پورتال VTSaves گواهی کنید.
مهلتهای مرحلهای
ایالت مهلتها را بر اساس اندازه کارفرما مرحلهبندی کرد:
- 25 کارمند یا بیشتر: 1 ژانویه 2026
- 5 تا 14 کارمند: 1 ژوئیه 2026
- کارفرمایان کوچکتر: تاریخهای متغیر تا اواخر 2026 با اجرای گسترش به دو کارمند
بیش از 1,000 کارفرمای ورمونتی تا اوایل 2025 ثبتنام کرده بودند، طبق اعلام دفتر خزانهدار، اما بسیاری از کسبوکارهای 5 تا 14 کارمندی نخستین مهلت خود را همین ژوئیه تجربه کردند.
نحوه کار مشارکتها
- نوع حساب: Roth IRA به صورت پیشفرض. کارمندان میتوانند به جای آن IRA سنتی را انتخاب کنند، اما خودشان مسئول تأیید واجد شرایط بودن IRA و سقف مشارکت با IRS هستند.
- نرخ پیشفرض: 5% از حقوق ناخالص، که پس از محاسبه مالیات حقوق کسر میشود.
- افزایش خودکار: نرخ هر ژانویه 1 واحد درصد افزایش مییابد تا سقف 8%، مگر اینکه کارمند از افزایش انصراف دهد یا نرخ دیگری را انتخاب کند.
- سرمایهگذاریها: اگر کارمند انتخابی نکند، پول به صندوق تاریخ هدف مبتنی بر سن واریز میشود. فهرستی از گزینههای دیگر نیز در دسترس است.
- دسترسی: چون Roth IRA است، کارمندان میتوانند اصل مشارکتهای خود را در هر زمان بدون مالیات یا جریمه طبق قوانین Roth برداشت کنند. سود تابع قوانین معمول برداشت Roth است.
کارفرمایان مشارکت نمیکنند. هیچ تطبیق کارفرما و هیچ هزینه کارفرما برای شرکت وجود ندارد.
جریمهها در ورمونت
ورمونت جریمه اولیه ملایمی برای ثبتنام کارفرمایان تعیین کرد و سپس افزایش مرحلهای را برنامهریزی کرد. تا 30 سپتامبر 2026، حداکثر جریمه 20 دلار برای هر کارمند واجد شرایط است. در یا پس از 1 اکتبر 2026، این مبلغ به 75 دلار برای هر کارمند واجد شرایط افزایش مییابد. جریمهها برای عدم ثبتنام یا عدم تسهیل کسور اعمال میشود، نه برای اینکه آیا کارمندان شما پسانداز میکنند یا نه.
نیویورک سکیور چویس: سه موج که در ژوئیه 2026 پایان یافت
نیویورک سکیور چویس، ایجادشده توسط ماده 43 قانون تجارت عمومی و در سال 2021 از داوطلبانه به اجباری تبدیل شد، نسخه ایالتی برای کارکنان بخش خصوصی بدون طرح در محل کار است. پس از چند سال تأخیر، این برنامه در اوایل 2026 به طور کامل عملیاتی شد.
چه کسانی باید شرکت کنند
شما مشمول هستید اگر کارفرمای بخش خصوصی — از جمله سازمانهای غیرانتفاعی — باشید که:
- در تمام مدت سال تقویمی گذشته حداقل 10 کارمند در نیویورک داشتهاید،
- حداقل دو سال در فعالیت بودهاید، و
- طرح بازنشستگی واجد شرایط ارائه نمیدهید.
کمتر از 10 کارمند یا کمتر از دو سال سابقه؟ فعلاً معاف هستید، اما همچنان باید به پورتال سکیور چویس بروید و معافیت خود را با استفاده از کد دسترسی و EIN خود گواهی کنید. نادیده گرفتن اطلاعیه مشکل را حل نمیکند — ایالت عدم پاسخگویی را جدا از عدم ثبتنام پیگیری میکند.
مهلتها بر اساس اندازه
اجرای نیویورک به صراحت مرحلهبندی شد:
- 30 کارمند یا بیشتر: ثبتنام یا گواهی تا 18 مارس 2026
- 15 تا 29 کارمند: 15 مه 2026
- 10 تا 14 کارمند: 15 ژوئیه 2026
آن تاریخ ژوئیه همان تاریخی است که به تازگی کوچکترین کارفرمایان مشمول را در بر گرفت. اگر در این بازه هستید و ثبتنام نکردهاید، هماکنون موعد شما گذشته است.
نحوه کار مشارکتها
- نوع حساب: Roth IRA با ثبتنام خودکار. کارمندان میتوانند در هر زمان انصراف دهند یا تعدیل کنند.
- نرخ پیشفرض: 3% از دستمزد ناخالص. کارمندان میتوانند آن را افزایش، کاهش یا صفر کنند، با رعایت سقفهای فدرال IRA (7,000 دلار برای 2026، 8,000 دلار اگر 50 سال یا بیشتر).
- زمانبندی ثبتنام: کارمندان جدید باید ظرف 30 روز پس از استخدام در صورت واجد شرایط بودن و عدم انصراف، ثبتنام شوند.
- نقش کارفرما: تسهیل کسور حقوق، واریز آنها به برنامه، توزیع اطلاعات برنامه ایالتی به کارمندان و نگهداری سوابق. شما سرمایهگذاریها را انتخاب نمیکنید یا مشاوره نمیدهید.
جریمهها در نیویورک
ساختار جریمه هدف متحرکی بوده، به همین دلیل برخی مالکان تصور کردند اجرا واقعی نیست. راهنمایی فعلی مدیران برنامه و مشاوران انطباق روشن است: پس از اخطارها، جریمهها 250 دلار برای هر کارمند واجد شرایط در سال برای عدم انطباق است که در برخی برنامههای پیشنهادی برای سالهای بعدی عدم انطباق مداوم به بیش از 1,000 دلار برای هر کارمند افزایش مییابد. حتی اگر با ارقام نهایی مخالف باشید، مکانیسم اجرا فعال است — پورتال کارفرمایان دارای گواهی معافیت و ثبتنامشده را با سوابق مالیاتی حقوق ایالت تطبیق میدهد.
برای مقایسه، برنامه مشابه کالیفرنیا از جریمههای پلکانی شروع از 250 دلار برای هر کارمند استفاده میکند که پس از 90 روز عدم انطباق مداوم به 500 دلار افزایش مییابد و ایلینوی نیز همین رویکرد را دارد. انتظار میرود چارچوب نهایی نیویورک در همین محدوده قرار گیرد.
معنای واقعی «بدون هزینه برای کارفرما»
«رایگان» برای هزینههای طرح درست است، اما برای زمان شما نه. این موارد را در بودجه لحاظ کنید:
راهاندازی یکباره:
- در VTSaves.vermont.gov یا NYSecureChoice.com ثبتنام کنید، یا اگر قبلاً طرحی ارائه میدهید معافیت خود را گواهی کنید.
- اطلاعات اولیه حقوق و دستمزد را ارائه دهید: EIN، فهرست کارمندان، تناوب پرداخت. هر دو برنامه ادغام مستقیم با Gusto، QuickBooks Payroll، ADP و سایر ارائهدهندگان را ارائه میدهند — استفاده از ادغام از خطاهای بارگذاری دستی جلوگیری میکند.
- بسته اطلاعات کارمندان ایالتی را توزیع کنید. میتوانید آن را تحویل دهید یا ایمیل کنید؛ آن را بازنویسی نکنید.
کار مستمر حقوق و دستمزد:
- کد کسور Roth پس از مالیات را به سیستم حقوق خود اضافه کنید. این کسور 401(k) پیش از مالیات نیست — نباید دستمزد مشمول مالیات فدرال یا ایالتی را کاهش دهد.
- درصد پیشفرض یا انتخابشده را هر دوره پرداخت کسر کرده و طبق برنامه ایالتی، معمولاً همراه با چرخه حقوق منظم خود واریز کنید. واریزهای دیرهنگام مانند سپردههای دیرهنگام پول کارمندان تلقی میشوند، بنابراین به موقع بودن مهم است حتی اگر ERISA نباشد.
- انصرافها، تغییرات نرخ و ثبتنام کارمندان جدید را در بازه زمانی مورد نیاز مدیریت کنید. کارمندان میتوانند نرخ خود را در هر زمان از طریق پورتال ایالتی تغییر دهند؛ شما همان چیزی را اعمال میکنید که پورتال به شما میگوید کسر کنید.
کارهایی که نباید انجام دهید:
- مشاوره سرمایهگذاری ارائه ندهید یا کارمندان را به ماندن یا انصراف ترغیب نکنید. مطالب رسمی را به آنها بدهید و بگذارید خودشان تصمیم بگیرند.
- مبالغ کسرشده را پول خود تلقی نکنید. آنها دستمزد کارمندان است که به IRA هدایت میشود. آنها را فقط به مدتی که ارائهدهنده حقوق شما برای انتقال نیاز دارد، نگه دارید.
حسابداری: چگونه دفاتر خود را تمیز نگه دارید
اینجاست که بسیاری از کارفرمایان کوچک دچار لغزش میشوند، زیرا نرمافزار حقوق کسور را مانند هر کسور دیگر نشان میدهد اما دفتر کل شما باید داستان را درست روایت کند.
1. این یک بدهی است، نه هزینه
وقتی 5% برای ورمونت سیوز یا 3% برای نیویورک سکیور چویس کسر میکنید، هزینه جدیدی متحمل نمیشوید. شما قبلاً هزینه دستمزد را هنگام اجرای حقوق متحمل شدهاید.
- در زمان حقوق: بدهکار کردن هزینه دستمزد برای کل ناخالص، بستانکار کردن نقد برای چک خالص، بستانکار کردن بدهیهای حقوق: بدهی قابل پرداخت Auto-IRA ایالتی برای مبلغ کسرشده (همراه با سایر کسور).
- در زمان واریز: بدهکار کردن بدهیهای حقوق: بدهی قابل پرداخت Auto-IRA ایالتی، بستانکار کردن نقد هنگام انتقال به Vestwell یا مدیر برنامه نیویورک.
اگر واریز را به عنوان هزینه ثبت کنید، دستمزد را دوباره محاسبه کرده و سود را کمتر نشان خواهید داد.
2. آن را از حسابهای هزینه بازنشستگی جدا نگه دارید
این کسور را در «هزینه طرح بازنشستگی» یا «تطبیق 401(k) کارفرما» ثبت نکنید. آن حسابها باید فقط پولی را منعکس کنند که شما به عنوان کارفرما واقعاً مشارکت میکنید. کسور Auto-IRA بنا به تعریف با بودجه کارمند تأمین میشود. یک حساب بدهی جداگانه — برای مثال Liabilities:Payroll:VTSaves و Liabilities:Payroll:NYSecureChoice — تطبیق را ساده و صورت سود و زیان شما را صادق نگه میدارد.
3. مانند هر کسور دیگر تطبیق دهید
ارائهدهنده حقوق شما باید کسور را در هر فیش حقوقی و در دفتر روزنامه حقوق نشان دهد. هر ماه، حساب بدهی را تطبیق دهید: مانده ابتدایی به علاوه کل کسرشده منهای کل واریزشده باید برابر با مانده پایانی باشد که باید صفر یا اختلاف زمانی کوچک اگر تاریخ پرداخت ماه را قطع کند، باشد. اگر مانده رشد کند، شما کسر میکنید اما واریز نمیکنید.
در حسابداری متن ساده، این الگو رضایتبخش است — یک حساب بدهی واحد که فوراً به شما میگوید آیا کسور هر دوره پرداخت واقعاً از کسبوکار خارج شده است یا نه.
4. مراقب موارد خاص واجد شرایط بودن IRA باشید
از آنجا که اینها IRA هستند، نه طرحهای کارفرما، سقفهای درآمد و مشارکت همچنان اعمال میشود. کارمندی با درآمد بالاتر از حد حذف تدریجی Roth IRA یا کسی که قبلاً سقف مشارکت IRA را در جای دیگری پر کرده، میتواند بدون اطلاع از طریق Auto-IRA مشارکت مازاد انجام دهد. شما ملزم به کنترل واجد شرایط بودن نیستید، اما برجسته کردن زبان افشای ایالتی درباره سقفهای IRA در هنگام onboarding لطفی است که از سردرد اصلاحی در بهار جلوگیری میکند.
5. اگر در هر دو ایالت فعالیت میکنید، پیگیری جداگانه داشته باشید
اگر در ورمونت و نیویورک کارمند دارید، دو حساب بدهی جداگانه نگه دارید. نرخهای مشارکت متفاوت است، پورتالها متفاوت هستند و تأییدیههای واریز از مدیران مختلف میآید. ادغام آنها تضمین میکند که در پایان سال با معمای تطبیق روبهرو شوید.
آیا بهتر است به جای آن یک 401(k) راهاندازی کنید؟
الزام Auto-IRA راه فرار عمدی دارد: یک طرح واجد شرایط ارائه دهید و معاف هستید. برای بسیاری از کارفرمایان کوچک، تصمیم به هزینه، جذب نیرو و اینکه آیا خودتان میخواهید مشارکت کنید، بستگی دارد.
با Auto-IRA ایالتی بمانید اگر:
- حاشیه سود ناچیز، گردش نیروی کار بالا یا نیروی کاری دارید که ممکن است هنوز ارزش 401(k) را درک نکند و میخواهید هزینه کارفرما صفر و مواجهه امانتداری حداقلی باشد.
- میخواهید سبکترین بار اداری را در حالی که هنوز کسبوکار را تثبیت میکنید، داشته باشید.
یک طرح خصوصی را در نظر بگیرید اگر:
- میخواهید کارمندان را با تطبیق جذب یا حفظ کنید، یا میخواهید پسانداز با مزیت مالیاتی را برای خود به عنوان مالک به حداکثر برسانید. یک Solo 401(k)، SEP یا SIMPLE IRA ممکن است به شما اجازه دهد بسیار بیشتر از سقف 7,000/8,000 دلار IRA مشارکت کنید.
- میخواهید ترکیب سرمایهگذاری، زمانبندی واگذاری یا قوانین واجد شرایط بودن را کنترل کنید.
- یک طرح واحد را ترجیح میدهید که کارمندان در چند ایالت را پوشش دهد، به جای گواهی معافیت ایالت به ایالت.
یک SIMPLE IRA رایجترین پله بعدی برای کارفرمایان در اندازه خیابان اصلی است که از Auto-IRA فراتر میروند: هزینه راهاندازی کم، کاغذبازی اندک و میتوانید آن را از طریق بیشتر ارائهدهندگان حقوق راهاندازی کنید. اگر این مسیر را قبل از مهلت ایالتی خود انتخاب کردید، به محض فعال شدن طرح معافیت خود را ثبت کنید — معافیت عطف به ماسبق به روزی که خرید را شروع کردید، نیست.
توجه داشته باشید که مشوقهای فدرال مرتبط نیز تغییر کرده است: قانون SECURE 2.0 اعتبار مالیاتی به کارفرمایان کوچکی که طرح واجد شرایط جدیدی راهاندازی میکنند، ارائه میدهد که میتواند بخش زیادی از هزینه سال اول را جبران کند. قبل از اینکه فرض کنید «IRA رایگان» بهتر از «401(k) یارانهای» است، محاسبه را با حسابدار خود انجام دهید.
چکلیست انطباقی که میتوانید همین هفته اجرا کنید
چه فروشگاه ورمونتی با شش کارمند باشید چه استودیوی بروکلین با دوازده نفر، همان پنج مرحله اعمال میشود:
- تأیید کنید آیا مشمول هستید. آیا تعداد کافی کارمند در ایالت دارید، آیا به اندازه کافی در فعالیت بودهاید و آیا طرح واجد شرایط ارائه میدهید؟ اگر در مورد تعداد کارکنان مطمئن نیستید، هر کسی را که در سال تقویمی در ایالت دستمزد دریافت کرده بشمارید — کارکنان پارهوقت و فصلی در هر دو ایالت حساب میشوند.
- تا مهلت خود ثبتنام کنید یا گواهی دهید. قبلاً گذشته؟ اکنون ثبتنام کنید. انطباق دیرهنگام همچنان انطباق است و ساعت جریمه را سریعتر از انتظار برای اخطار متوقف میکند.
- کسور حقوق خود را به درستی پیکربندی کنید. از کد Roth پس از مالیات با 5% برای ورمونت یا 3% برای نیویورک به عنوان پیشفرض اولیه استفاده کنید، افزایش خودکار را برای ورمونت در صورت پشتیبانی ارائهدهنده فعال کنید و قبل از اجرای کامل بعدی، یک چک حقوقی را آزمایش کنید.
- اطلاعیه کارمند را تحویل دهید و انتخابها را رعایت کنید. کارمندان 30 روز پس از دریافت اطلاعات برنامه فرصت دارند قبل از شروع کسور انصراف دهند. انصرافها و تغییرات نرخ را دقیقاً همانطور که پورتال ایالتی منعکس میکند اعمال کنید — آنها را در حقوق بازنویسی نکنید.
- عادت واریز و تطبیق را بسازید. کسور را طبق برنامه انتقال دهید، تأییدیهها را نگه دارید و حساب بدهی را ماهانه تطبیق دهید. با کسور واریزنشده با همان فوریت کسور مالیاتی واریزنشده برخورد کنید.
منتظر اخطار جریمه نمانید تا نامههای خود را باز کنید
ورمونت و نیویورک هر دو اجرای کند، سپس ناگهانی داشتند. سالهای آزمایشی و مهلتهای به تأخیر افتاده کارفرمایان را عادت داد که فکر کنند «بعداً رسیدگی میکنیم»، و سپس ژوئیه 2026 «بعداً» را برای کوچکترین کسبوکارها به گذشته تبدیل کرد — دقیقاً گروهی که کمترین ظرفیت اضافی برای جذب جریمه برای هر کارمند را دارد.
خبر خوب این است که راهحل محدود است: ثبتنام یا گواهی، راهاندازی یک کد کسور در حقوق و واریز تمیز. آن را در همان چکلیست بستن ماهانه مانند تطبیق بانکی و مالیات فروش قرار دهید — نه به عنوان پروژه جداگانهای که «سهماهه آینده» به آن خواهید رسید.
الزامات کوچک دقیقاً به این دلیل گران میشوند که آنقدر کوچک به نظر میرسند که نادیده گرفته شوند.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
پیگیری کسور حقوق، واریزها و تطبیقهای ماهانه زمانی آسانتر است که هر تراکنش در دفتری شفاف و نسخهکنترلشده زندگی کند. Beancount.io حسابداری متن ساده را به شما میدهد که کنترل دادههای مالی خود را در دستتان قرار میدهد — بدون جعبه سیاه، بدون قفل شدن به فروشنده و آماده برای خودکارسازی. همین امروز به صورت رایگان شروع کنید و به دفاتر خود شفافیت ببخشید.