گزارشهای دادههای حقوق کالیفرنیا برای سال گزارشی ۲۰۲۵ تا ۱۳ مه ۲۰۲۶ به دپارتمان حقوق مدنی (CRD) باید ارائه شوند. اگر کارفرمای خصوصی با ۱۰۰ یا بیشتر کارمند حقوقبگیر، یا کارفرمای خصوصیِ کارفرما با ۱۰۰ یا بیشتر کارگر پیمانکاری هستید، باید سالانه طبق بند ۱۲۹۹۹ قانون دولتی (Government Code §12999) گزارش دهید — و سال ۲۰۲۶ سالی است که قوانین سختگیرانهتر میشوند.
چه کسانی باید گزارش دهند
- گزارش کارمندان حقوقبگیر: کارفرمایان خصوصی با ۱۰۰+ کارمند حقوقبگیر (داخل یا خارج کالیفرنیا، اما گزارشدهی درباره کارمندان کالیفرنیا)
- گزارش کارگران پیمانکاری: کارفرمایان خصوصیِ کارفرما با ۱۰۰+ کارگر雇用شده از طریق پیمانکاران نیروی کار در کالیفرنیا
- گزارش در سطح واحد (Establishment): دادهها به تفکیک واحد، باند حقوقی، دسته شغلی، نژاد، قومیت و جنس — مشابه EEO-1 فدرال اما جداگانه از طریق پورتال و قالبهای اکسل CRD ارائه میشود
نقض کردن نیاز کالیفرنیا با ارائه فقط EEO-1 فدرال امکانپذیر نیست. CRD ارائه گزارش جداگانه خودش را الزامی میکند حتی در حالی که EEOC در حال بررسی پایان دادن به جمعآوری EEO-1 فدرال است.
چه چیزی برای ۲۰۲۶ جدید است، چه چیزی در ۲۰۲۷ تغییر میکند
برای پرونده مه ۲۰۲۶ (دادههای ۲۰۲۵)، CRD قالبهای اولیه و سؤالات متداول را منتشر کرده که نشاندهنده ردیابی گستردهتر طبقهبندیهای کارکنان و الگوهای کاری، و همچنین اعتبارسنجی سختگیرانهتر است. ساختار اصلی باندهای حقوقی (۱۰ دسته شغلی) هنوز برای دادههای ۲۰۲۵ اعمال میشود.
از سال گزارشی ۲۰۲۶ (مهلت ۲۰۲۷)، SB 464 ساختار دستههای شغلی را از ۱۰ به ۲۳ دسته گسترش میدهد و جریمههای عدم گزارشدهی را زمانی که CRD درخواست کند الزامی میکند — تغییری از اختیاری به اجرای اجباری. کارفرمایانی که تا ۲۰۲۷ برای بازسازی دستههای HRIS خود صبر میکنند، باید تحت ضربالاجل نقشهبرداری مجدد انجام دهند.
چه چیزی ارائه شود — و چگونه
پورتال CRD نیاز به قالبهای اکسل بر اساس نوع گزارش (حقوقبگیر در مقابل پیمانکاری) دارد، با هر واحد به عنوان یک بخش جداگانه. دادههای جمعیتی از خودشناسایی داوطلبانه میآیند؛ دادههای حقوق از W-2 Box 5 (دستمزد مدیکر) به باندهای حقوقی نگاشت میشوند. ساعات کار و فیلدهای جدید الگوی کاری باید با سوابق حقوق و دستمزد سازگار باشند.
رایجترین خطای پرونده، عدم تطابق تعداد واحدهاست — دفتر مرکزی بهعلاوه هر واحد فیزیکی یا ازراهدور باید با فایل محل کار سیستم حقوق و دستمزد هماهنگ شود. یک کارفرمای کالیفرنیایی با ۱۲۰ کارمند در سه دفتر، سه بخش واحد ارائه میدهد، نه یک مجموع یکپارچه.
جریمهها و نگهداری سوابق
از سال ۲۰۲۶، دادگاهها باید جریمه اعمال کنند اگر CRD برای عدم گزارشدهی درخواست کند — قانون قبلی جریمهها را اختیاری کرده بود. CRD همچنین بر الزامات نگهداری دادهها تأکید کرده است: دادههای حقوق و جمعیتی و سوابق پرونده را حداقل سه سال پس از ارائه حفظ کنید و آماده ارائه آنها در حسابرسی باشید.
ارسالهای دیرهنگام یا نادرست همچنین میتوانند در ممیزیهای برابری دستمزد و استخدام که CRD از خود مجموعه دادههای حقوق انجام میدهد، ظاهر شوند.
فهرست بررسی حسابداری و سیستم HRIS قبل از ۱۳ مه
- تطبیق تعداد کارکنان در دوره مبدأ که CRD تعیین میکند (معمولاً یک دوره پرداخت واحد بین ۱ اکتبر تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۵) با سیستم حقوق و دستمزد، نه با تعداد منابع انسانی که شامل مرخصیهاست.
- اعتبارسنجی دادههای نژاد/قومیت/جنس بر اساس فرمهای خودشناسایی داوطلبانه؛ تخمین نزنید.
- نگاشت باندهای حقوقی از دستمزد Box 5 و تطبیق مجموع باندها با مجموع حقوق و دستمزد — اختلاف در مجموع باندها منجر به رد پرونده میشود.
- مستندسازی جداگانه دادههای کارگران پیمانکاری، با نام پیمانکار و تعداد کارگران در هر واحد.
در Beancount، تاریخهای مهلت گزارشدهی دادههای حقوق و فهرستهای واحدهای تحت پوشش را به عنوان یادداشتهای تاریخدار نگه دارید تا مهلت ۱۳ مه هر سال با دامنه درست تکرار شود.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
گزارشدهی دادههای حقوق، دموگرافیکهای منابع انسانی را به قلمرو سوابق مالی حسابرسیشده تبدیل میکند. Beancount.io پستهای حقوق، واحد و منابع جمعیتی را با کنترل نسخه نگهداری میکند — بنابراین مجموعهایی که ارائه میدهید مستقیماً به W-2هایی که صادر کردهاید مرتبط میشوند. همین حالا رایگان شروع کنید و ۱۳ مه را به یک ارائه تبدیل کنید، نه یک تلاش پرمشقت.