برای نزدیک به پنج دهه، اگر کسبوکار شما یک دانشجوی بینالمللی را در دوره آموزش عملی اختیاری (OPT) F-1 حمایت مالی میکرد یا یک بازدیدکننده مبادلهای J-1 را میزبانی مینمود، نیازی به نظارت بر تقویم برای وضعیت مهاجرتی آنها نداشتید. تا زمانی که آنها ثبتنام، شاغل یا در برنامه باقی میماندند، به طور نامحدود به عنوان افرادی با حضور قانونی تلقی میشدند - وضعیتی معروف به «مدت اقامت» یا D/S. آن دوران به تازگی به پایان رسید.
در ۱۷ ژوئیه ۲۰۲۶، دپارتمان امنیت داخلی (DHS) یک قانون نهایی را منتشر کرد که مدت اقامت را برای غیرمهاجران F، J و I حذف کرده و آن را با یک تاریخ انقضای ثابت که مستقیماً روی هر فرم I-94 درج میشود، جایگزین مینماید. این قانون از ۱۵ سپتامبر ۲۰۲۶ اجرایی میشود و بار انطباق قابل توجهی را بر دوش کسبوکارهای کوچک، استارتاپها و سازمانهای غیرانتفاعی که این کارگران را雇用 میکنند، میگذارد - اغلب بدون مشاور مهاجرتی داخلی که یک دانشگاه بزرگ یا کارفرمای Fortune 500 توانایی حفظ آن را دارند.
اگر حتی یک دانشجوی F-1 در OPT یا STEM OPT، یا یک بازدیدکننده مبادلهای J-1 در لیست حقوق و دستمزد خود دارید، این قانون نحوه ردیابی مجوز کار آنها را تغییر میدهد - و همچنین میزان فرصتی که قبل از تبدیل شدن یک استخدام معمولی به یک بحران انطباق برنامهریزینشده دارید را تغییر میدهد.
«مدت اقامت» در واقع به چه معنا بود - و چرا DHS آن را حذف کرد
مدت اقامت یک چارچوب عمداً باز بود. در فرم I-94 یک دانشجوی F-1 به جای یک تاریخ مشخص، «D/S» درج میشد، به این معنی که تا زمانی که در برنامه تحصیلی خود شرکت میکردند، به علاوه هر آموزش مجاز پس از فارغالتحصیلی مانند OPT یا تمدید ۲۴ ماهه STEM OPT، در وضعیت قانونی باقی میماندند. بازدیدکنندگان مبادلهای J-1 و غیرمهاجران I (نمایندگان رسانههای اطلاعاتی خارجی) ترتیبات باز مشابهی داشتند که به جای یک تاریخ تقویمی سخت، به مدارک حامی برنامه آنها گره خورده بود.
دلیل اعلام شده DHS برای پایان دادن به این سیستم، طبق اطلاعیه ثبت فدرال، این است که D/S تعیین وضعیت قانونی افراد را در یک نگاه برای افسران مهاجرت دشوار میکرد و فرصتهایی را برای افرادی ایجاد میکرد که سالها بدون نقض رسمی هر مهلت مشخصی بیش از اقامت مجاز بمانند - زیرا هیچ مهلتی برای نقض وجود نداشت. قانون جدید دستهبندیهای F, J و I را با اکثر طبقهبندیهای ویزای غیرمهاجرتی دیگر هماهنگ میکند که همیشه دارای تاریخ «مجاز ماندن تا» ثابت بودهاند.
دورههای ورود ثابت جدید
از ۱۵ سپتامبر ۲۰۲۶، هر غیرمهاجر F-1، J-1 و I که به ایالات متحده پذیرفته میشود، یک «تاریخ مجاز ماندن تا» (AUD) مشخص در فرم I-94 خود دریافت خواهد کرد که به صورت زیر محاسبه میشود:
- دانشجویان تحصیلی F-1: تا ۴ سال، مرتبط با طول برنامه یا تاریخ پایان OPT/STEM OPT، هر کدام که زودتر باشد - به اضافه یک دوره مهلت ورود/خروج ۳۰ روزه (کاهش از دوره مهلت قبلی ۶۰ روزه)
- بازدیدکنندگان مبادلهای J-1: تا ۴ سال، مرتبط با مدت برنامه مجاز در DS-2019، به اضافه یک دوره مهلت ۳۰ روزه
- غیرمهاجران I (نمایندگان رسانههای خارجی): تا ۲۴۰ روز، یا ۹۰ روز برای افرادی که با پاسپورت صادر شده توسط جمهوری خلق چین سفر میکنند
هنگامی که آن AUD سپری شود، فرد دیگر در وضعیت قانونی نیست مگر اینکه یک تمدید اقامت به موقع را ثبت کرده باشد - و تأیید شده باشد یا در حالت انتظار باشد.
نحوه عملکرد تمدیدها اکنون
تحت D/S، دانشجویی که برای تکمیل مدرک به زمان بیشتری نیاز داشت، به سادگی با مقام رسمی مدرسه خود در مورد تمدید برنامه از طریق SEVIS کار میکرد، بدون نیاز به ثبت جداگانه در USCIS در بیشتر موارد. تحت قانون جدید، هر کسی که به زمان بیشتری فراتر از AUD خود نیاز دارد، باید فرم I-539 (درخواست تمدید/تغییر وضعیت غیرمهاجرتی) را مستقیماً به USCIS ثبت کند، اطلاعات بیومتریک ارائه دهد، و به طور اثباتی واجد شرایط بودن خود را نشان دهد - قبل از انقضای AUD، نه بعد از آن.
اگر این پنجره را از دست بدهید، عواقب آن شدیدتر از قبل است. پیش از این، نقض وضعیت تحت D/S معمولاً نیاز به یک حکم رسمی توسط قاضی مهاجرت یا افسر USCIS داشت تا حضور غیرقانونی شروع به انباشته شدن کند. تحت سیستم تاریخ ثابت، حضور غیرقانونی به طور خودکار از روز بعد از سپری شدن AUD شروع میشود اگر تمدید به موقع ثبت نشده باشد - بدون نیاز به حکم رسمی. این تمایز برای عواقب مهاجرتی آینده بسیار مهم است: حضور غیرقانونی انباشته شده کافی میتواند منجر به ممنوعیتهای چند ساله ورود مجدد به ایالات متحده شود.
قوانین انتقالی برای افرادی که در حال حاضر اینجا هستند
اگر شخصی را استخدام میکنید که در تاریخ اجرایی ۱۵ سپتامبر ۲۰۲۶ در وضعیت D/S در ایالات متحده است، DHS یک بالشتک انتقالی ایجاد کرده است - اما نامحدود نیست. این افراد میتوانند بر اساس مبنای فعلی خود تا تاریخ پایان برنامه ذکر شده در فرم I-20 (برای F-1ها) یا DS-2019 (برای J-1ها)، یا تا پایان یک دوره معتبر فعلی از OPT پس از فارغالتحصیلی یا STEM OPT، هر کدام که اعمال شود، ادامه دهند - حداکثر تا ۱۴ نوامبر ۲۰۳۰ (چهار سال به اضافه یک دوره خروج ۶۰ روزه از تاریخ اجرایی قانون).
یک تله مهم در اینجا وجود دارد: این بالشتک به محض خروج فرد و ورود مجدد به ایالات متحده پس از ۱۵ سپتامبر ۲۰۲۶ بازنشانی میشود. یک سفر کوتاه به خانه برای دیدن خانواده، یک کنفرانس در خارج از کشور، هر چیزی که شامل سفر بینالمللی باشد، و آنها با یک I-94 جدید که AUD ثابت سختگیرانهتر و دوره مهلت ۳۰ روزه کوتاهشده را دارد، بازمیگردند. اگر کارمندان بینالمللی دارید که قصد سفر در این پاییز را دارند، ارزش دارد که این موضوع را مستقیماً به آنها گوشزد کنید.
چرا این موضوع بیشترین فشار را بر کارفرمایان کوچک وارد میکند
دانشگاهها و کارفرمایان بزرگ چندملیتی معمولاً دارای مقامات رسمی مدرسه، دفاتر دانشجویان بینالمللی یا تیمهای مهاجرتی داخلی هستند که تمام شغل آنها ردیابی دقیق این تاریخها است. یک استارتاپ ده نفره که یک استخدام OPT را به دلیل اینکه بهترین کاندیدای مهندسی در میان متقاضیان بود، حمایت مالی کرده است، معمولاً هیچ یک از این زیرساختها را ندارد - اغلب فقط یک بنیانگذار یا یک مدیر دفتر که منابع انسانی را به عنوان یک مسئولیت جانبی انجام میدهد، و بر اساس حافظه و یک تقویم مشترک کار میکند.
این شکاف دقیقاً جایی است که این قانون ریسک ایجاد میکند. یک تاریخ انقضای I-94 که در پرونده یک کارمند دفن شده و ماهها بررسی نشده است، میتواند به یک مشکل اشتغال غیرمجاز برای کسبوکار و یک مشکل حضور غیرقانونی برای کارگر تبدیل شود - به طور همزمان، و بدون اینکه لزوماً هیچ یک از طرفین متوجه شوند تا زمانی که یک تأیید مجدد I-9 یا بررسی E-Verify آن را علامتگذاری کند. تحلیل تأثیر نظارتی خود DHS حدود ۹۳.۳ میلیون دلار هزینه آموزش و تطبیق در سراسر بخش در سال اول را تخمین زد، که در میان مقامات رسمی مدرسه و حامیان برنامه بازدیدکنندگان مبادلهای متمرکز است - نشانهای از این که این تغییر چه مقدار سربار اداری جدید ایجاد خواهد کرد، حتی قبل از در نظر گرفتن سمت کارفرما.
کارفرمایان کوچک قبل از ۱۵ سپتامبر چه باید بکنند
- فهرست کاملی از هر کارگر F-1، J-1 یا I در لیست حقوق و دستمزد امروز تهیه کنید. رکورد I-94 فعلی آنها را از وبسایت I-94 CBP دریافت کنید و یادداشت کنید که آیا در حال حاضر در وضعیت D/S هستند یا از قبل AUD ثابت دارند.
- AUD (یا تاریخ پایان انتقالی) را برای هر فرد متأثر در تقویم ثبت کنید، با یک یادآوری داخلی که حداقل ۹۰ روز قبل از انقضا تنظیم شود - زمان کافی برای ثبت I-539 و تأخیرهای معمول پردازش USCIS.
- قبل از مهلت مقرر با مشاور مهاجرتی صحبت کنید، نه بعد از آن. یک مشاوره واحد برای تأیید جدول زمانی ثبت برای کارگران خاص OPT، STEM OPT یا J-1 شما بسیار ارزانتر از یک حکم اشتغال غیرمجاز است.
- ریسک سفر بینالمللی را گوشزد کنید. هر کسی که امروز وضعیت D/S دارد و پس از ۱۵ سپتامبر به خارج سفر میکند، تحت قوانین جدید و سختگیرانهتر بازمیگردد - اگر سفر اختیاری است، بر اساس آن برنامهریزی کنید.
- برای هزینههای تمدید بودجهبندی کنید. هزینههای ثبت فرم I-539، بیومتریک و هر هزینه حقوقی، هزینههای واقعی و مکرر هستند زمانی که یک کارمند نیاز به تمدید دارد - نه یک شگفتی یکباره.
زاویه حسابداری: اجازه ندهید هزینههای انطباق در «متفرقه» ناپدید شوند
هزینههای انطباق مهاجرتی عادت دارند در سراسر دفاتر حسابداری یک کسبوکار کوچک پراکنده شوند - یک صورتحساب حقوقی اینجا، یک هزینه ثبت USCIS آنجا، هزینههای بیومتریک در یک خط «خدمات حرفهای» عمومی جا خوش کنند. این زمانی قابل مدیریت است که یک ثبت یکباره باشد. زمانی که کسبوکار شما چندین استخدام F-1 یا J-1 داشته باشد که هر کدام با جدول زمانی تمدید خود در AUD خود مواجه هستند، به یک مشکل واقعی ردیابی هزینه تبدیل میشود.
این موردی است که حسابداری متنساده (plain-text) یک مزیت واقعی نسبت به یک ابزار جعبه سیاه دارد. از آنجایی که Beancount هر تراکنش را به عنوان یک خط طبقهبندی شده و تحت کنترل نسخه در یک فایل متنی ذخیره میکند، میتوانید یک حساب اختصاصی ایجاد کنید - چیزی مانند Expenses:Immigration:Extensions - و هر هزینه ثبت I-539، هزینه بیومتریک و هزینه حقوقی مرتبط را در زمان وقوع به آن اختصاص دهید. در پایان سال یک پرسوجو اجرا کنید و مجموع دقیق و قابل حسابرسی از هزینه واقعی انطباق ویزا برای کسبوکار خود خواهید داشت، به جای بازسازی آن از حافظه یا یک انبوه رسید. همین انضباط به طور طبیعی به کنار گذاشتن ذخایر قبل از یک AUD شناخته شده گسترش مییابد، بنابراین یک ثبت تمدید با یک ماه تنگاتنگ برخورد نمیکند.
هزینههای انطباق خود را به اندازه تقویم انطباق خود سازماندهی کنید
ردیابی یک تاریخ ورود ثابت تنها نیمی از کار است - نیمه دیگر دانستن دقیق این است که آن انطباق در طول زمان چقدر برای کسبوکار شما هزینه دارد. Beancount.io حسابداری متنسادهای ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالی شما را فراهم میکند، با هر هزینه ثبت، صورتحساب حقوقی و هزینه انطباق که به عنوان یک آیتم خط واضح و قابل پرسوجو ثبت میشود - بدون جعبه سیاه، بدون قفل فروشنده. به صورت رایگان شروع کنید و هزینههای انطباق مهاجرتی خود را به اندازه خود مهلتها به خوبی مستند کنید.