چگونه از مالکیت انفرادی به شرکت اس (S Corporation) تغییر وضعیت دهیم: راهنمای کامل

هر ساله، هزاران مالک انفرادی به نقطه‌ای می‌رسند که موفقیت آن‌ها چالش جدیدی ایجاد می‌کند: آن‌ها بیش از حد لازم مالیات خوداشتغالی پرداخت می‌کنند. راه حلی که بسیاری با آن آشنا می‌شوند، تبدیل به یک شرکت اس (S corporation) است؛ اقدامی که می‌تواند سالانه هزاران دلار در هزینه‌های صاحبان کسب‌وکار صرفه‌جویی کرده و در عین حال محافظت در برابر مسئولیت‌های قانونی را فراهم کند.

اما انجام این انتقال در زمان اشتباه یا به روش نادرست، می‌تواند هزینه‌ای بیش از صرفه‌جویی آن داشته باشد. درک زمان، چرایی و چگونگی تبدیل از مالکیت انفرادی به وضعیت شرکت اس برای اتخاذ تصمیمی که واقعاً به نفع کسب‌وکار شما باشد، ضروری است.

چرا مالکان انفرادی انتخاب شرکت اس را در نظر می‌گیرند؟

انگیزه اصلی اکثر مالکان انفرادی برای بررسی وضعیت شرکت اس به یک موضوع ختم می‌شود: مالیات‌های خوداشتغالی. به عنوان یک مالک انفرادی، هر دلار از سود خالص مشمول ۱۵.۳٪ مالیات خوداشتغالی است که سهم کارفرما و کارمند را برای تامین اجتماعی و مدیکیر (Medicare) پوشش می‌دهد.

یک شرکت اس این محاسبات را به صورت بنیادین تغییر می‌دهد. به جای پرداخت مالیات خوداشتغالی بر کل سود، صاحبان شرکت اس تنها بر حقوق خود مالیات می‌پردازند. سود باقی‌مانده می‌تواند به عنوان توزیع سود (distributions) برداشت شود که مشمول مالیات خوداشتغالی نیست.

کسب‌وکاری را با سود سالانه ۱۰۰,۰۰۰ دلار در نظر بگیرید. به عنوان یک مالک انفرادی، مالیات خوداشتغالی به تنهایی به ۱۵,۳۰۰ دلار نزدیک می‌شود. به عنوان صاحب یک شرکت اس که حقوق معقول ۵۰,۰۰۰ دلاری به خود پرداخت می‌کند، تنها بخش حقوق مشمول مالیات‌های حقوق و دستمزد می‌شود. ۵۰,۰۰۰ دلار باقی‌مانده در قالب توزیع سود، به طور کامل از مالیات خوداشتغالی معاف است که به طور بالقوه باعث صرفه‌جویی بیش از ۷,۰۰۰ دلار در سال می‌شود.

فراتر از صرفه‌جویی مالیاتی، شرکت‌های اس محافظت از مسئولیت محدودی را ارائه می‌دهند که مالکیت‌های انفرادی فاقد آن هستند. دارایی‌های شخصی از بدهی‌های تجاری تفکیک حقوقی پیدا می‌کنند، به این معنی که طلبکاران عموماً نمی‌توانند برای تسویه بدهی‌های تجاری، به خانه، پس‌انداز شخصی یا سایر دارایی‌های شما رجوع کنند.

چه زمانی زمان مناسب برای این تغییر است؟

آستانه درآمدی برای تبدیل سودآور به شرکت اس برای همه یکسان نیست، اما دستورالعمل‌های کلی کمک می‌کنند تا تشخیص دهید چه زمانی محاسبات ریاضی به نفع شما عمل می‌کند.

آستانه درآمدی

اکثر متخصصان مالیاتی پیشنهاد می‌کنند که وضعیت شرکت اس زمانی مزیت پیدا می‌کند که سود کسب‌وکار به طور مداوم از ۴۰,۰۰۰ تا ۸۰,۰۰۰ دلار در سال فراتر رود. پایین‌تر از این آستانه، هزینه‌های اداری و الزامات رعایت قوانین شرکت اس اغلب بر صرفه‌جویی مالیاتی غلبه می‌کند.

این محاسبات به عوامل متعددی بستگی دارد که مختص شرایط شماست. کسب‌وکاری با ۶۰,۰۰۰ دلار سود و پیچیدگی اداری حداقلی ممکن است از این تبدیل سود ببرد، در حالی که کسب‌وکاری با ۱۰۰,۰۰۰ دلار درآمد و هزینه‌های دولتی بالا ممکن است نیاز داشته باشد اعداد را با دقت بیشتری بررسی کند.

نشانه‌هایی که نشان می‌دهند شما آماده تبدیل هستید

چندین شاخص نشان می‌دهند که زمان در نظر گرفتن وضعیت شرکت اس فرا رسیده است:

سودآوری رو به رشد: درآمد خالص شما برای دو سال یا بیشتر به طور پیوسته رشد کرده است و انتظار دارید این روند ادامه یابد. مزایای شرکت اس برای توجیه هزینه‌های اضافی به درآمدی پایدار نیاز دارد.

بار مالیاتی سنگین خوداشتغالی: شما سالانه ۸,۰۰۰ دلار یا بیشتر مالیات خوداشتغالی پرداخت می‌کنید. در این سطح، حتی پس از در نظر گرفتن هزینه‌های انطباق شرکت اس، احتمالاً سود خواهید برد.

تمایل به محافظت در برابر مسئولیت: فعالیت‌های تجاری شما دارای ریسک‌های معناداری است، چه از طریق قراردادها، تعامل با مشتریان یا خدمات حرفه‌ای. وضعیت شرکت اس لایه‌ای از محافظت را فراهم می‌کند که مالکیت انفرادی نمی‌تواند ارائه دهد.

برنامه برای جذب سرمایه‌گذار: اگر پیش‌بینی می‌کنید که در آینده به دنبال جذب سرمایه‌گذار خارجی خواهید بود، داشتن یک ساختار شرکتی از پیش مستقر، فرآیند را به میزان قابل توجهی ساده می‌کند.

الزامات و واجد شرایط بودن برای شرکت اس

قبل از تبدیل، تایید کنید که کسب‌وکار شما واجد شرایط وضعیت شرکت اس است. IRS الزامات خاصی را تعیین کرده است که همه کسب‌وکارها نمی‌توانند آن‌ها را برآورده کنند.

الزامات اولیه واجد شرایط بودن

برای انتخاب وضعیت شرکت اس، کسب‌وکار شما باید:

• یک شرکت داخلی باشد (در ایالات متحده تشکیل شده باشد)
• فقط سهامداران مجاز داشته باشد، که شامل افراد، برخی تراست‌ها و ماترکات (estates) می‌شود
• بیش از ۱۰۰ سهامدار نداشته باشد
• فقط یک کلاس سهام داشته باشد
• یک شرکت غیرمجاز نباشد (مانند برخی موسسات مالی، شرکت‌های بیمه یا شرکت‌های فروش بین‌المللی داخلی)

نکته مهم این است که سهامداران باید شهروند ایالات متحده یا اتباع مقیم باشند. مالکیت خارجی باعث سلب صلاحیت کامل کسب‌وکار از وضعیت شرکت اس می‌شود. علاوه بر این، سایر شرکت‌ها، LLCها (در بیشتر موارد)، مشارکت‌ها (partnerships) و اکثر تراست‌ها نمی‌توانند سهامدار باشند.

الزامات حقوق معقول

یکی از جنبه‌های شرکت اس که بیشترین بررسی‌های سخت‌گیرانه را به همراه دارد، الزام به پرداخت «حقوق معقول» به خودتان قبل از برداشت توزیع سود است. IRS این موضوع را به دقت رصد می‌کند زیرا برخی از صاحبان کسب‌وکار تلاش می‌کنند حقوق خود را برای اجتناب از مالیات‌های حقوق و دستمزد به حداقل برسانند.

حقوق معقول مبلغی است که یک کسب‌وکار مشابه به فرد دیگری برای انجام همان کار در شرایط مشابه پرداخت می‌کند. عواملی که IRS در نظر می‌گیرد عبارتند از:

• وظایف و مسئولیت‌های جایگاه شغلی
• استانداردهای صنعت برای نقش‌های مشابه
• تجربه، تحصیلات و مهارت‌ها
• ساعات کار و میزان تعهد زمانی
• درآمد و سودآوری کسب‌وکار
• موقعیت جغرافیایی

یک محدوده معمول بین ۳۰٪ تا ۵۰٪ از درآمد خالص کسب‌وکار است، اگرچه این رقم بسته به صنعت و نقش به طور قابل توجهی متفاوت است. کلید اصلی، مستندسازی است. سوابقی از نحوه تعیین حقوق خود، از جمله داده‌های حقوقی مقایسه‌ای برای موقعیت‌های مشابه در بازار خود را نگه دارید.

گام‌به‌گام: نحوه تبدیل به یک شرکت سهامی خاص نوع S (S Corporation)

فرآیند تبدیل واقعی ابتدا شامل تشکیل یک شخصیت حقوقی و سپس انتخاب مالیاتی شرکت سهامی نوع S در سازمان IRS است.

گام ۱: ساختار قانونی خود را انتخاب کنید

شما دو مسیر برای دستیابی به وضعیت شرکت سهامی نوع S دارید:

تشکیل یک شرکت سهامی (Corporation): ثبت اساسنامه در ایالت خود و ایجاد یک شرکت سهامی سنتی که سپس انتخاب می‌کنید تا به عنوان یک شرکت سهامی نوع S مشمول مالیات شود.

تشکیل یک شرکت با مسئولیت محدود (LLC) و انتخاب مالیات شرکت سهامی نوع S: ایجاد یک LLC و سپس ارسال فرم ۲۵۵۳ IRS برای پرداخت مالیات به عنوان یک شرکت سهامی نوع S. این رویکرد، حفاظت از مسئولیت و انعطاف‌پذیری عملیاتی یک LLC را با رفتار مالیاتی یک شرکت سهامی نوع S ترکیب می‌کند.

اکثر صاحبان کسب‌وکارهای کوچک مسیر LLC را به دلیل الزامات حکمرانی ساده‌تر ترجیح می‌دهند.

گام ۲: الزامات ثبت ایالتی را تکمیل کنید

صرف‌نظر از اینکه کدام ساختار را انتخاب می‌کنید، باید موارد زیر را انجام دهید:

• انتخاب نام تجاری که با الزامات ایالتی مطابقت داشته باشد
• ارسال اسناد ثبت (اساسنامه یا مدارک تشکیل سازمان) به ایالت مربوطه
• پرداخت هزینه ثبت، که بسته به ایالت از کمتر از ۱۰۰ دلار تا چند صد دلار متغیر است
• دریافت یک شماره شناسایی کارفرمای جدید (EIN) از IRS
• تنظیم آیین‌نامه‌های داخلی شرکت یا توافق‌نامه عملیاتی LLC
• در صورت تشکیل یک شرکت سهامی، صدور گواهی‌های سهام و تشکیل هیئت مدیره

گام ۳: فرم ۲۵۵۳ IRS را ارسال کنید

فرم ۲۵۵۳ با عنوان "انتخاب توسط یک شرکت سهامی کوچک"، سندی است که به طور رسمی رفتار مالیاتی شرکت سهامی نوع S را در سازمان IRS انتخاب می‌کند.

زمان‌بندی اهمیت دارد: برای اینکه این انتخاب برای سال مالیاتی جاری معتبر باشد، فرم ۲۵۵۳ باید ظرف دو ماه و ۱۵ روز پس از شروع سال مالیاتی ارسال شود. برای کسب‌وکارهایی که سال تقویمی دارند، این معمولاً به معنای ارسال تا ۱۵ مارس است.

اگر مهلت را از دست دادید، همچنان می‌توانید برای وضعیت شرکت سهامی نوع S برای سال مالیاتی آینده درخواست دهید. همچنین IRS تحت "رویه درآمدی ۳۰-۲۰۱۳" (Revenue Procedure 2013-30) تسهیلاتی برای ارسال دیرهنگام ارائه می‌دهد، مشروط بر اینکه بتوانید دلیل موجهی برای از دست دادن مهلت ارائه دهید و نشان دهید که به طور مستمر طوری عمل کرده‌اید که گویی این انتخاب انجام شده است.

برای درخواست تسهیلات دیرهنگام، عبارت "FILED PURSUANT TO REV. PROC. 2013-30" را در حاشیه بالای فرم ۲۵۵۳ بنویسید. این تسهیلات تا سه سال و ۷۵ روز پس از تاریخ اجرای پیشنهادی در دسترس است.

گام ۴: سیستم حقوق و دستمزد را راه‌اندازی کنید

به عنوان مالک-کارمند یک شرکت سهامی نوع S، شما باید از طریق لیست حقوق و دستمزد مناسب با کسر مالیات، حقوق W-2 دریافت کنید. این موضوع حتی اگر تنها کارمند شرکت باشید نیز صدق می‌کند.

این به معنای ایجاد موارد زیر است:

• یک سیستم حقوق و دستمزد (داخلی یا از طریق خدمات حقوق و دستمزد)
• دوره‌های پرداخت و تاریخ‌های پرداخت منظم
• کسورات مالیاتی مناسب فدرال و ایالتی
• واریز فصلی مالیات حقوق و دستمزد
• ارسال فرم‌های W-2 و W-3 در پایان سال

هزینه‌های خدمات حقوق و دستمزد معمولاً برای یک مالک-کارمند سالانه بین ۵۰۰ تا ۱,۸۰۰ دلار متغیر است، اما هزینه بر اساس ایالت و ارائه دهنده خدمات شما متفاوت خواهد بود.

گام ۵: تشریفات شرکتی را رعایت کنید

برخلاف مالکیت‌های انفرادی (Sole Proprietorships)، شرکت‌های سهامی نوع S به نگهداری سوابق و فعالیت‌های حکمرانی مستمر نیاز دارند:

• برگزاری و مستندسازی جلسات سالانه سهامداران
• نگهداری صورت‌جلسات برای تصمیمات مهم
• حفظ تفکیک کامل بین امور مالی کسب‌وکار و امور مالی شخصی
• ارسال گزارش‌های سالانه به ایالت (الزامات متفاوت است)
• نگهداری سوابق مناسب شرکتی

عدم رعایت این تشریفات می‌تواند حفاظت از مسئولیت شما و در موارد حاد، وضعیت شرکت سهامی نوع S شما را به خطر بیندازد.

درک هزینه‌ها

تبدیل به وضعیت شرکت سهامی نوع S و حفظ آن مستلزم هزینه‌هایی است که مالکیت‌های انفرادی با آن‌ها مواجه نیستند.

هزینه‌های تبدیل یک‌باره

• هزینه‌های ثبت ایالتی: ۱۰۰ تا ۵۰۰+ دلار
• کمک حقوقی (اختیاری اما توصیه شده): ۵۰۰ تا ۲,۰۰۰ دلار
• ثبت EIN جدید: رایگان
• راه‌اندازی اولیه حسابداری: ۲۰۰ تا ۵۰۰ دلار

هزینه‌های سالانه مستمر

• خدمات حقوق و دستمزد: ۵۰۰ تا ۱,۸۰۰ دلار
• آماده‌سازی مالیاتی اضافی: ۸۰۰ تا ۲,۵۰۰ دلار (شرکت‌های سهامی نوع S نیاز به ارسال فرم 1120-S دارند)
• گزارش سالانه ایالتی/هزینه‌های حق امتیاز (Franchise fees): ۱۰۰ تا ۸۰۰+ دلار
• خدمات نماینده ثبت شده (Registered agent): ۱۰۰ تا ۳۰۰ دلار

به عنوان مثال، شرکت‌های سهامی نوع S در کالیفرنیا، صرف‌نظر از میزان درآمد، با حداقل مالیات حق امتیاز سالانه ۸۰۰ دلاری مواجه هستند. برخی ایالت‌ها هیچ هزینه اضافی بر شرکت‌های نوع S تحمیل نمی‌کنند، در حالی که برخی دیگر بر اساس درآمد یا دارایی‌ها هزینه دریافت می‌کنند.

تحلیل نقطه سر‌به‌سر

برای اینکه متوجه شوید آیا تبدیل منطقی است یا خیر، صرفه‌جویی برآوردی در مالیات خوداشتغالی را با هزینه‌های اضافی رعایت قوانین شرکت سهامی نوع S مقایسه کنید. اگر صرفه‌جویی پیش‌بینی‌شده شما با حاشیه قابل‌توجهی از هزینه‌ها بیشتر است، تبدیل احتمالاً از نظر مالی منطقی است.

برای اکثر کسب‌وکارها، این نقطه سر‌به‌سر جایی بین ۵۰,۰۰۰ تا ۸۰,۰۰۰ دلار درآمد خالص سالانه رخ می‌دهد، اگرچه شرایط خاص شما ممکن است متفاوت باشد.

Potential Drawbacks to Consider

وضعیت شرکت سهامی نوع S برای هر کسب‌وکاری مناسب نیست. درک محدودیت‌ها به جلوگیری از اشتباهات پرهزینه کمک می‌کند.

پیچیدگی اداری

نگهداری سوابق اضافی، الزامات حقوق و دستمزد و تعهدات رعایت قوانین، زمان و هزینه می‌طلبد. برای کسب‌وکارهایی با درآمد نامنظم یا سود حداقلی، این بار ممکن است ارزشش را نداشته باشد.

قوانین سخت‌گیرانه توزیع سود

شرکت‌های سهامی نوع S باید سود را به تناسب مالکیت سهام توزیع کنند. برخلاف شراکت‌ها یا LLCهای چند عضوی، شما نمی‌توانید سود و زیان را به طور غیرمتناسب تخصیص دهید. برای کسب‌وکارهایی با چندین مالک که خواهان ترتیبات انعطاف‌پذیر در تقسیم سود هستند، این محدودیت می‌تواند مشکل‌ساز باشد.

محدودیت‌های مزایای جانبی

سهامداران-کارمندان شرکت اس (S corporation) که بیش از ۲٪ از سهام شرکت را در اختیار دارند، با محدودیت‌هایی در مورد مزایای جانبی معاف از مالیات مواجه هستند. برای مثال، حق بیمه سلامت معمولاً برای سهامدار به عنوان درآمد مشمول مالیات تلقی می‌شود، نه یک مزیت معاف از مالیات.

محدودیت‌های انتخاب مجدد

اگر وضعیت شرکت اس خود را لغو کنید، معمولاً تا پنج سال نمی‌توانید دوباره وضعیت شرکت اس را انتخاب کنید. این موضوع در صورت تغییر شرایط یا در صورتی که انتخاب این وضعیت نامطلوب باشد، انعطاف‌پذیری شما را محدود می‌کند.

نظارت دقیق IRS

نرخ حسابرسی شرکت‌های اس تقریباً دو برابر مالکیت‌های انفرادی است و ۷۳٪ از حسابرسی‌های شرکت‌های اس بر موضوعات مربوط به حقوق و مزایای معقول متمرکز است. سازمان IRS منابع اجرایی خود را افزایش داده و از تجزیه و تحلیل داده‌ها برای شناسایی مشکلات احتمالی در رعایت قوانین استفاده می‌کند.

انجام یک انتقال روان

چند استراتژی به شما کمک می‌کند تا فرآیند تبدیل خود را به آرامی پیش ببرید:

همکاری با متخصصان واجد شرایط: یک حسابدار آشنا با شرکت‌های اس می‌تواند به شما در تعیین زمان‌بندی بهینه، محاسبه حقوق معقول و اطمینان از ارسال صحیح اظهارنامه‌های مالیاتی کمک کند. یک وکیل تجاری می‌تواند در تنظیم اسناد تاسیس و الزامات انطباق یاری‌رسان باشد.

زمان‌بندی خود را با دقت برنامه‌ریزی کنید: اگر در میانه سال اقدام به تبدیل می‌کنید، با متخصص مالیاتی خود هماهنگ کنید تا درآمد را به‌درستی بین دوره‌های مالکیت انفرادی و شرکت اس تخصیص دهید.

همه موارد را مستند کنید: سوابق مربوط به تعیین حقوق، صورتجلسات جلسات و تراکنش‌های مالی را نگه دارید. مستندات خوب در صورت حسابرسی از شما محافظت کرده و نشان می‌دهد که شما به‌صورت قانونی فعالیت می‌کنید.

امور مالی را فوراً جدا کنید: حساب‌های بانکی و کارت‌های اعتباری تجاری جدید باز کنید. حفظ جدایی کامل بین امور مالی شخصی و تجاری برای محافظت از مسئولیت قانونی ضروری است.

سوابق مالی خود را منظم نگه دارید

چه به عنوان یک مالک انفرادی در حال بررسی انتقال باشید و چه به تازگی به وضعیت شرکت اس تبدیل شده باشید، داشتن سوابق مالی منظم ضروری است. شرکت‌های اس با نظارت بیشتری از سوی IRS مواجه هستند و اثبات پایبندی به الزامات حقوق معقول مستلزم دفترداری شفاف و دقیق است.

Beancount.io حسابداری متن-ساده‌ای را ارائه می‌دهد که به شما شفافیت و کنترل کامل بر سوابق مالی‌تان را می‌بخشد. درآمدها، هزینه‌ها، پرداخت‌های حقوق و سودهای تقسیمی را با دقت تحت کنترل نسخه (version-controlled) پیگیری کنید تا زمان مالیات را ساده و آماده‌سازی برای حسابرسی را مدیریت‌پذیر کنید. رایگان شروع کنید و پایه مالی مورد نیاز برای کسب‌وکار در حال رشد خود را بسازید.