Ako prejsť zo živnosti na S Corporation: Kompletný sprievodca

Každý rok tisíce živnostníkov dosiahnu bod zlomu, kedy ich úspech vytvorí nový problém: platia na daniach zo samostatnej zárobkovej činnosti viac, než je nevyhnutné. Riešením, ktoré mnohí objavia, je prechod na spoločnosť typu S Corporation, čo je krok, ktorý môže majiteľom firiem ušetriť tisíce dolárov ročne a zároveň poskytnúť ochranu pred ručením.

Uskutočnenie tohto prechodu v nesprávnom čase alebo nesprávnym spôsobom však môže stáť viac, než ušetrí. Pochopenie toho, kedy, prečo a ako prejsť zo živnosti (sole proprietorship) na status S Corporation, je nevyhnutné pre prijatie rozhodnutia, ktoré bude pre vaše podnikanie skutočne prínosné.

Prečo živnostníci zvažujú voľbu statusu S Corporation

Hlavná motivácia pre väčšinu živnostníkov, ktorí zvažujú status S corp, spočíva v jednej veci: daniach a odvodoch zo samostatnej zárobkovej činnosti (self-employment taxes). Ako živnostník podlieha každý dolár čistého zisku 15,3 % dani zo samostatnej zárobkovej činnosti, ktorá pokrýva zamestnávateľskú aj zamestnaneckú časť sociálneho a zdravotného poistenia (Social Security a Medicare).

S Corporation tento výpočet zásadne mení. Namiesto platenia daní zo samostatnej zárobkovej činnosti z celého zisku ich majitelia S corp platia len zo svojho platu. Zvyšný zisk si môžu vybrať formou podielov na zisku (distributions), ktoré tejto dani nepodliehajú.

Zvážte firmu s ročným ziskom 100 000 USD. Ako živnostník sa samotná daň zo samostatnej zárobkovej činnosti blíži k 15 300 USD. Ako majiteľ S Corporation, ktorý si vypláca primeranú mzdu 50 000 USD, podlieha dani z miezd len časť mzdy. Zvyšných 50 000 USD v podieloch na zisku sa dani zo samostatnej zárobkovej činnosti úplne vyhne, čo môže potenciálne ušetriť viac ako 7 000 USD ročne.

Okrem daňových úspor ponúkajú S Corporation ochranu v podobe obmedzeného ručenia, ktorú živnosť neposkytuje. Osobný majetok získava právne oddelenie od obchodných záväzkov, čo znamená, že veritelia zvyčajne nemôžu siahnuť na váš dom, osobné úspory alebo iný majetok na uspokojenie podnikateľských dlhov.

Kedy je správny čas na zmenu?

Prahová hodnota príjmu pre výhodný prechod na S corp nie je univerzálna, ale všeobecné usmernenia pomáhajú určiť, kedy začne matematika hrať vo váš prospech.

Prahová hodnota príjmu

Väčšina daňových odborníkov naznačuje, že status S corp sa stáva výhodným, keď zisky z podnikania trvalo presahujú 40 000 až 80 000 USD ročne. Pod touto hranicou administratívne náklady a požiadavky na dodržiavanie predpisov S Corporation často prevyšujú daňové úspory.

Výpočet závisí od viacerých faktorov špecifických pre vašu situáciu. Firma so zárobkom 60 000 USD s minimálnou administratívnou náročnosťou môže z prechodu profitovať, zatiaľ čo firma so zárobkom 100 000 USD s vysokými štátnymi poplatkami si možno bude musieť čísla prepočítať pozornejšie.

Znaky, že ste pripravení na prechod

Niekoľko ukazovateľov naznačuje, že nastal čas zvážiť status S Corporation:

Rastúca ziskovosť: Váš čistý príjem stabilne rástol dva alebo viac rokov a očakávate, že tento trend bude pokračovať. Výhody S corp vyžadujú konzistentný príjem na odôvodnenie dodatočných nákladov.

Značné zaťaženie daňami zo samostatnej zárobkovej činnosti: Na daniach a odvodoch zo samostatnej zárobkovej činnosti platíte ročne 8 000 USD alebo viac. Na tejto úrovni pravdepodobne ušetríte aj po započítaní nákladov na správu S corp.

Túžba po ochrane pred ručením: Vaše podnikateľské aktivity nesú so sebou značné riziko, či už zo zmlúv, interakcií so zákazníkmi alebo odborných služieb. Status S Corporation poskytuje vrstvu ochrany, ktorú živnosť nemôže ponúknuť.

Plány na získanie investorov: Ak v budúcnosti očakávate hľadanie externých investícií, existencia korporátnej štruktúry celý proces značne zjednodušuje.

Požiadavky a oprávnenosť pre S Corporation

Pred prechodom si overte, či vaše podnikanie spĺňa podmienky pre status S Corporation. IRS ukladá špecifické požiadavky, ktoré nie všetky firmy dokážu splniť.

Základné požiadavky na oprávnenosť

Ak si chcete zvoliť status S Corporation, vaša firma musí:

• Byť domáca korporácia (založená v Spojených štátoch)
• Mať len povolených akcionárov, čo zahŕňa jednotlivcov, určité zverenecké fondy (trusty) a pozostalosti
• Mať maximálne 100 akcionárov
• Mať len jednu triedu akcií
• Nebyť neoprávnenou korporáciou (ako sú určité finančné inštitúcie, poisťovne alebo domáce medzinárodné obchodné spoločnosti)

Dôležité je, že akcionármi musia byť občania USA alebo cudzinci s trvalým pobytom (resident aliens). Zahraničné vlastníctvo úplne diskvalifikuje firmu zo statusu S Corporation. Okrem toho akcionármi nemôžu byť iné korporácie, LLC (vo väčšine prípadov), partnerstvá a väčšina trustov.

Požiadavka na primeranú mzdu

Jedným z najsledovanejších aspektov dodržiavania pravidiel S Corporation je požiadavka vyplácať si „primeranú mzdu“ (reasonable salary) predtým, než si začnete vyplácať podiely na zisku. IRS to pozorne sleduje, pretože niektorí majitelia firiem sa snažia minimalizovať svoju mzdu, aby sa vyhli daniam z miezd.

Primeraná odmena je to, čo by podobná firma zaplatila niekomu inému za výkon rovnakej práce za podobných podmienok. Faktory, ktoré IRS zvažuje, zahŕňajú:

• Povinnosti a zodpovednosti na danej pozícii
• Odvetvové štandardy pre podobné roly
• Skúsenosti, vzdelanie a kvalifikácia
• Odpracované hodiny a časové nasadenie
• Príjmy a ziskovosť podniku
• Geografická poloha

Typické rozpätie sa pohybuje medzi 30 % až 50 % čistého príjmu z podnikania, hoci sa to výrazne líši podľa odvetvia a roly. Kľúčom je dokumentácia. Veďte si záznamy o tom, ako ste určili svoju mzdu, vrátane porovnateľných údajov o mzdách pre podobné pozície na vašom trhu.

Krok za krokom: Ako prejsť na S Corporation

Skutočný proces konverzie zahŕňa najprv založenie právnickej osoby a následne podanie voľby zdanenia ako S corporation na daňový úrad (IRS).

Krok 1: Vyberte si právnu štruktúru

K statusu S corporation vedú dve cesty:

Založte akciovú spoločnosť (corporation): Podajte stanovy spoločnosti (articles of incorporation) vo vašom štáte, čím vytvoríte tradičnú korporáciu, ktorú si následne zvolíte zdaňovať ako S corporation.

Založte LLC a zvoľte si zdanenie ako S corp: Vytvorte LLC a potom podajte formulár IRS 2553, aby ste boli zdaňovaní ako S corporation. Tento prístup kombinuje ochranu pred ručením a prevádzkovú flexibilitu LLC s daňovým režimom S corporation.

Väčšina majiteľov malých firiem uprednostňuje cestu LLC kvôli jej jednoduchším požiadavkám na riadenie.

Krok 2: Splňte štátne požiadavky na založenie

Bez ohľadu na to, ktorú štruktúru si vyberiete, budete musieť:

• Vybrať si obchodné meno, ktoré je v súlade s požiadavkami štátu
• Podať zakladajúce dokumenty (articles of incorporation alebo articles of organization) vo vašom štáte
• Zaplatiť poplatok za podanie, ktorý sa v závislosti od štátu pohybuje od menej ako 100 USD do niekoľkých stoviek dolárov
• Získať nové identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN) od IRS
• Vypracovať vnútorné predpisy spoločnosti (bylaws) alebo prevádzkovú zmluvu LLC (operating agreement)
• Ak zakladáte korporáciu, vydať akcie a ustanoviť predstavenstvo

Krok 3: Podajte formulár IRS 2553

Formulár 2553, „Election by a Small Business Corporation“, je dokument, ktorým oficiálne volíte daňový režim S corporation u IRS.

Na načasovaní záleží: Aby bola voľba účinná pre aktuálny daňový rok, formulár 2553 musí byť podaný do dvoch mesiacov a 15 dní od začiatku daňového roka. Pre firmy s kalendárnym rokom to zvyčajne znamená podanie do 15. marca.

Ak zmeškáte termín, stále môžete požiadať o status S corp pre nasledujúci daňový rok. IRS tiež poskytuje úľavu pri neskorom podaní (late election relief) podľa Revenue Procedure 2013-30, ak dokážete preukázať primeraný dôvod na zmeškanie termínu a to, že ste konzistentne fungovali, akoby voľba bola vykonaná.

Ak chcete požiadať o neskorú úľavu, napíšte „FILED PURSUANT TO REV. PROC. 2013-30“ do horného okraja formulára 2553. Úľava je k dispozícii až tri roky a 75 dní po navrhovanom dátume účinnosti.

Krok 4: Nastavte si mzdovú agendu

Ako majiteľ-zamestnanec S corporation musíte poberať mzdu (W-2 wages) prostredníctvom riadnej mzdovej agendy s daňovými zrážkami. To platí aj v prípade, ak ste jediným zamestnancom.

To znamená vytvorenie:

• Mzdového systému (vlastného alebo prostredníctvom mzdovej služby)
• Pravidelných výplatných období a termínov výplat
• Správnych federálnych a štátnych daňových zrážok
• Štvrťročných odvodov dane zo mzdy
• Koncoročného podania formulárov W-2 a W-3

Náklady na mzdové služby sa zvyčajne pohybujú od 500 do 1 800 USD ročne pre jedného majiteľa-zamestnanca, ale cena sa líši v závislosti od vášho štátu a poskytovateľa služieb.

Krok 5: Dodržiavajte firemné formality

Na rozdiel od živnostníkov (sole proprietorships), S corporations vyžadujú priebežné vedenie záznamov a riadiace činnosti:

• Usporadúvajte a dokumentujte výročné hromady akcionárov
• Veďte zápisnice zo zasadnutí pre dôležité rozhodnutia
• Udržiavajte jasné oddelenie medzi firemnými a osobnými financiami
• Podávajte výročné správy vášmu štátu (požiadavky sa líšia)
• Veďte riadne firemné záznamy

Nedodržanie týchto formalít môže ohroziť vašu ochranu pred ručením a v extrémnych prípadoch aj váš status S corporation.

Porozumenie nákladom

Prechod na status S corporation a jeho udržiavanie zahŕňa náklady, ktoré živnostníkom nevznikajú.

Jednorazové náklady na konverziu

• Štátne poplatky za podanie: 100 až 500+ USD
• Právna pomoc (voliteľná, ale odporúčaná): 500 až 2 000 USD
• Nová registrácia EIN: Bezplatne
• Počiatočné nastavenie účtovníctva: 200 až 500 USD

Bežné ročné náklady

• Mzdová služba: 500 až 1 800 USD
• Dodatočná príprava daní: 800 až 2 500 USD (S korporácie vyžadujú podanie formulára 1120-S)
• Štátne výročné správy / franšízové poplatky: 100 až 800+ USD
• Služba registrovaného agenta: 100 až 300 USD

Kalifornské S corporations napríklad čelia minimálnej ročnej franšízovej dani 800 USD bez ohľadu na príjem. Niektoré štáty neukladajú S korporáciám žiadne ďalšie poplatky, zatiaľ čo iné účtujú poplatky na základe príjmu alebo majetku.

Analýza bodu zvratu

Ak chcete zistiť, či má konverzia zmysel, porovnajte vaše odhadované úspory na dani zo samostatnej zárobkovej činnosti s dodatočnými nákladmi na dodržiavanie pravidiel S corporation. Ak vaše predpokladané úspory prevyšujú náklady o významnú maržu, konverzia má pravdepodobne finančný zmysel.

U väčšiny firiem tento bod zvratu nastáva niekde medzi 50 000 a 80 000 USD ročného čistého príjmu, hoci vaša konkrétna situácia sa môže líšiť.

Potenciálne nevýhody na zváženie

Status S corporation nie je vhodný pre každú firmu. Pochopenie obmedzení pomôže vyhnúť sa nákladným chybám.

Administratívna náročnosť

Dodatočné vedenie záznamov, požiadavky na mzdovú agendu a povinnosti spojené s dodržiavaním predpisov stoja čas a peniaze. Pre firmy s nepravidelným príjmom alebo minimálnym ziskom nemusí byť táto záťaž opodstatnená.

Prísne pravidlá rozdeľovania zisku

S corporations musia rozdeľovať zisky proporcionálne podľa podielu vlastnených akcií. Na rozdiel od partnerstiev alebo LLC s viacerými členmi nemôžete rozdeľovať zisky a straty neproporcionálne. Pre firmy s viacerými majiteľmi, ktorí chcú flexibilné dohody o zdieľaní zisku, môže byť toto obmedzenie problematické.

Obmedzenia zamestnaneckých výhod

Akcionári-zamestnanci S korporácie, ktorí vlastnia viac ako 2 % spoločnosti, čelia obmedzeniam v oblasti nezdaniteľných zamestnaneckých výhod. Napríklad poistné na zdravotné poistenie je pre akcionára spravidla zdaniteľným príjmom, a nie nezdaniteľnou výhodou.

Obmedzenia opätovnej voľby statusu

Ak ukončíte status S korporácie, zvyčajne si tento status nemôžete znovu zvoliť počas nasledujúcich piatich rokov. To obmedzuje vašu flexibilitu v prípade zmeny okolností alebo ak sa voľba ukáže ako nevýhodná.

Kontrola zo strany IRS

S korporácie čelia miere auditov približne dvakrát vyššej než živnostníci, pričom 73 % auditov S korporácií sa zameriava na otázky primeranej odmeny. IRS navýšil zdroje na vymáhanie dodržiavania predpisov a využíva analýzu dát na identifikáciu potenciálnych problémov s dodržiavaním pravidiel.

Zabezpečenie hladkého prechodu

Niekoľko stratégií vám pomôže zabezpečiť hladký priebeh konverzie:

Spolupracujte s kvalifikovanými odborníkmi: Účtovník oboznámený s problematikou S korporácií vám môže pomôcť určiť optimálne načasovanie, vypočítať primeranú odmenu a zabezpečiť správne podávanie daňových priznaní. Obchodný právnik môže pomôcť so zakladateľskými dokumentmi a požiadavkami na dodržiavanie predpisov.

Dôkladne si naplánujte načasovanie: Ak prechádzate na nový status uprostred roka, koordinujte postup so svojím daňovým poradcom, aby ste správne rozdelili príjmy medzi obdobie podnikania ako fyzická osoba a obdobie S korporácie.

Všetko dokumentujte: Veďte si záznamy o stanovení mzdy, zápisnice zo stretnutí a záznamy o finančných transakciách. Dobrá dokumentácia vás chráni v prípade auditu a preukazuje, že podnikáte legálne.

Okamžite oddeľte financie: Otvorte si nové firemné bankové účty a kreditné karty. Prísne oddelenie osobných a firemných financií je nevyhnutné pre ochranu pred ručením.

Udržujte svoje finančné záznamy v poriadku

Či už podnikáte ako živnostník zvažujúci prechod, alebo ste práve zmenili status na S korporáciu, organizované finančné záznamy sú nevyhnutné. S korporácie čelia zvýšenej kontrole zo strany IRS a preukázanie dodržiavania požiadaviek na primeranú odmenu si vyžaduje jasné a presné účtovníctvo.

Beancount.io poskytuje plain-text accounting (účtovníctvo v čistom texte), ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými záznamami. Sledujte príjmy, výdavky, platby miezd a podiely na zisku s presnosťou riadenou verziovaním, vďaka čomu bude daňové obdobie prehľadné a príprava na audit zvládnuteľná. Začnite zadarmo a vybudujte finančné základy, ktoré vaše rastúce podnikanie potrebuje.