Com passar d'empresa individual a S Corporation: Guia completa
Cada any, milers d'empresaris individuals arriben a un punt d'inflexió on el seu èxit crea un nou problema: estan pagant més impostos sobre el treball autònom dels que caldria. La solució que molts descobreixen és convertir-se en una Societat S (S Corp), un pas que pot estalviar milers de dòlars anuals als propietaris de negocis, alhora que proporciona protecció de responsabilitat.
Però fer aquesta transició en el moment equivocat o de la manera incorrecta pot costar més del que estalvia. Entendre quan, per què i com convertir-se d'empresa individual a Societat S és essencial per prendre una decisió que realment beneficiï el vostre negoci.
Per què els empresaris individuals consideren l'elecció de Societat S
La motivació principal per a la majoria d'empresaris individuals que consideren l'estatus de Societat S es redueix a una cosa: els impostos sobre el treball autònom. Com a empresari individual, cada dòlar de benefici net està subjecte a l'impost sobre el treball autònom del 15,3%, que cobreix tant la part de l'ocupador com la de l'empleat de la Seguretat Social i el Medicare.
Una Societat S canvia aquest càlcul fonamentalment. En lloc de pagar l'impost sobre el treball autònom sobre tots els beneficis, els propietaris d'una Societat S el paguen només sobre el seu salari. Els beneficis restants es poden percebre com a distribucions, que no estan subjectes a l'impost sobre el treball autònom.
Considereu un negoci que guanya 100.000 . Com a propietari d'una Societat S que paga un salari raonable de 50.000 $, només la part del salari merita impostos sobre la nòmina. Els 50.000 anuals.
Més enllà de l'estalvi fiscal, les Societats S ofereixen una protecció de responsabilitat limitada que les empreses individuals no tenen. Els actius personals obtenen una separació legal de les obligacions del negoci, cosa que significa que els creditors generalment no poden anar contra el vostre habitatge, els estalvis personals o altres actius per satisfer els deutes del negoci.
Quin és el moment adequat per fer el canvi?
El llindar d'ingressos per a una conversió beneficiosa a Societat S no és universal, però algunes directrius generals ajuden a determinar quan els números comencen a jugar al vostre favor.
El llindar d'ingressos
La majoria de professionals fiscals suggereixen que l'estatus de Societat S esdevé avantatjós quan els beneficis del negoci superen constantment els 40.000 anuals. Per sota d'aquest llindar, els costos administratius i els requisits de compliment d'una Societat S sovint superen l'estalvi fiscal.
El càlcul depèn de diversos factors exclusius de la vostra situació. Un negoci que guanyi 60.000 amb taxes estatals elevades podria necessitar analitzar els números amb més cura.
Senyals que esteu preparats per a la conversió
Diversos indicadors suggereixen que pot ser el moment de considerar l'estatus de Societat S:
Rendibilitat creixent: Els vostres ingressos nets han crescut de manera constant durant dos o més anys, i espereu que aquesta tendència continuï. Els beneficis d'una Societat S requereixen ingressos constants per justificar els costos addicionals.
Càrrega fiscal substancial sobre el treball autònom: Esteu pagant 8.000 $ o més anualment en impostos sobre el treball autònom. A aquest nivell, fins i tot després de comptabilitzar els costos de compliment de la Societat S, és molt probable que en sortiu guanyant.
Desig de protecció de responsabilitat: Les activitats del vostre negoci comporten un risc significatiu, ja sigui per contractes, interaccions amb clients o serveis professionals. L'estatus de Societat S proporciona una capa de protecció que les empreses individuals no poden oferir.
Plans per incorporar inversors: Si preveieu cercar inversió externa en el futur, tenir una estructura corporativa ja establerta simplifica considerablement el procés.
Requisits i elegibilitat de la Societat S
Abans de fer la conversió, confirmeu que el vostre negoci compleix els requisits per a l'estatus de Societat S. L'IRS imposa requisits específics que no tots els negocis poden complir.
Requisits bàsics d'elegibilitat
Per triar l'estatus de Societat S, el vostre negoci ha de:
- Ser una societat nacional (constituïda als Estats Units)
- Tenir només accionistes permesos, que inclouen individus, determinats fideïcomisos i herències
- No tenir més de 100 accionistes
- Tenir només una classe d'accions
- No ser una societat no elegible (com determinades institucions financeres, companyies d'assegurances o societats de vendes internacionals domèstiques)
És important destacar que els accionistes han de ser ciutadans dels EUA o estrangers residents. La propietat estrangera desqualifica completament un negoci per a l'estatus de Societat S. A més, altres societats, LLC (en la majoria dels casos), associacions i la majoria de fideïcomisos no poden ser accionistes.
El requisit del salari raonable
Un dels aspectes més fiscalitzats del compliment de la Societat S és el requisit de pagar-vos un "salari raonable" abans de prendre distribucions. L'IRS ho supervisa de prop perquè alguns propietaris de negocis intenten minimitzar el seu salari per evitar els impostos sobre la nòmina.
La compensació raonable és el que un negoci similar pagaria a una altra persona per fer la mateixa feina en condicions similars. Els factors que l'IRS considera inclouen:
- Deures i responsabilitats del càrrec
- Estàndards del sector per a funcions similars
- Experiència, formació i qualificacions
- Hores treballades i compromís de temps
- Ingressos i rendibilitat del negoci
- Ubicació geogràfica
Un rang típic se situa entre el 30% i el 50% dels ingressos nets del negoci, tot i que això varia significativament segons el sector i el rol. La clau és la documentació. Mantingueu registres de com heu determinat el vostre salari, incloses dades salarials comparables per a llocs similars en el vostre mercat.
Pas a pas: Com convertir-se en una S Corporation
El procés de conversió real implica primer la formació d'una entitat legal i, després, realitzar l'elecció fiscal de S corporation davant l'IRS.
Pas 1: Trieu la vostra estructura legal
Teniu dos camins per obtenir l'estatus de S corporation:
Formar una corporació: Presenteu els estatuts de constitució (articles of incorporation) al vostre estat, creant una corporació tradicional que després trieu que tributi com una S corporation.
Formar una LLC i triar la tributació de S corp: Creeu una LLC i, a continuació, presenteu el formulari 2553 de l'IRS per tributar com una S corporation. Aquest enfocament combina la protecció de responsabilitat i la flexibilitat operativa d'una LLC amb el tractament fiscal d'una S corporation.
La majoria dels propietaris de petites empreses prefereixen la via de la LLC pels seus requisits de governança més senzills.
Pas 2: Completeu els requisits de formació estatals
Independentment de l'estructura que trieu, haureu de:
- Triar un nom comercial que compleixi els requisits estatals
- Presentar els documents de formació (estatuts de constitució o articles d'organització) al vostre estat
- Pagar la taxa de presentació, que varia segons l'estat des de menys de 100 $ fins a diversos centenars de dòlars
- Obtenir un nou número d'identificació d'empleador (EIN) de l'IRS
- Redactar els reglaments corporatius (bylaws) o un acord operatiu de la LLC
- Si formeu una corporació, emetre certificats d'accions i establir un consell d'administració
Pas 3: Presenteu el formulari 2553 de l'IRS
El formulari 2553, "Election by a Small Business Corporation", és el document que tria oficialment el tractament fiscal de S corporation davant l'IRS.
El calendari és important: Perquè l'elecció sigui efectiva per a l'any fiscal actual, el formulari 2553 s'ha de presentar en un termini de dos mesos i 15 dies després de l'inici de l'any fiscal. Per a les empreses d'any natural, això normalment significa presentar-lo abans del 15 de març.
Si no compliu el termini, encara podeu sol·licitar l'estatus de S corp per a l'any fiscal següent. L'IRS també ofereix alleujament per elecció tardana sota el Revenue Procedure 2013-30 si podeu demostrar una causa raonable per haver perdut el termini i que vau operar de manera coherent com si l'elecció s'hagués fet.
Per sol·licitar l'alleujament tardà, escriviu "FILED PURSUANT TO REV. PROC. 2013-30" al marge superior del formulari 2553. L'alleujament està disponible fins a tres anys i 75 dies després de la data efectiva proposada.
Pas 4: Configureu la nòmina
Com a propietari-empleat d'una S corporation, heu de rebre salaris W-2 a través d'una nòmina adequada amb les retencions fiscals corresponents. Això s'aplica fins i tot si sou l'únic empleat.
Això significa establir:
- Un sistema de nòmines (intern o mitjançant un servei de nòmines)
- Períodes de pagament i dates de pagament regulars
- Retencions fiscals federals i estatals adequades
- Dipòsits trimestrals d'impostos sobre la nòmina
- Presentació dels formularis W-2 i W-3 al final de l'any
Els costos del servei de nòmines solen oscil·lar entre 500 anuals per a un sol propietari-empleat, peró el cost varia segons l'estat i el proveïdor del servei.
Pas 5: Manteniu les formalitats corporatives
A diferència de les empreses individuals, les S corporations requereixen activitats de manteniment de registres i governança contínues:
- Celebrar i documentar les juntes anuals d'accionistes
- Mantenir les actes de les reunions per a les decisions importants
- Mantenir una separació clara entre les finances empresarials i les personals
- Presentar informes anuals al vostre estat (els requisits varien)
- Mantenir registres corporatius adequats
No mantenir aquestes formalitats pot posar en perill la vostra protecció de responsabilitat i, en casos extrems, el vostre estatus de S corporation.
Comprendre els costos
La conversió i el manteniment de l'estatus de S corporation implica costos en què les empreses individuals no incorren.
Costos de conversió puntuals
- Taxes de presentació de formació estatal: de 100
- Assistència legal (opcional però recomanada): de 500
- Registre d'un nou EIN: Gratuït
- Configuració comptable inicial: de 200
Costos anuals recurrents
- Servei de nòmines: de 500
- Preparació d'impostos addicionals: de 800 (les S corporations requereixen la presentació del formulari 1120-S)
- Informe anual de l'estat/taxes de franquícia: de 100
- Servei d'agent registrat: de 100
Les S corporations de Califòrnia, per exemple, s'enfronten a un impost de franquícia anual mínim de 800 $, independentment dels ingressos. Alguns estats no imposen taxes addicionals a les S corporations, mentre que altres cobren en funció dels ingressos o els actius.
Anàlisi del punt d'equilibri
Per determinar si la conversió té sentit, compareu el vostre estalvi estimat en impostos sobre el treball autònom amb els costos addicionals del compliment de la S corporation. Si els vostres estalvis projectats superen els vostres costos per un marge significatiu, és probable que la conversió tingui sentit des del punt de vista financer.
Per a la majoria de les empreses, aquest punt d'equilibri es troba entre 50.000 d'ingressos nets anuals, tot i que la vostra situació específica pot ser diferent.
Possibles inconvenients a tenir en compte
L'estatus de S corporation no és adequat per a totes les empreses. Comprendre les limitacions ajuda a evitar errors costosos.
Complexitat administrativa
El manteniment de registres addicionals, els requisits de nòmina i les obligacions de compliment requereixen temps i diners. Per a les empreses amb ingressos irregulars o beneficis mínims, aquesta càrrega pot no valer la pena.
Regles de distribució estrictes
Les S corporations han de distribuir els beneficis proporcionalment en funció de la propietat de les accions. A diferència de les societats col·lectives o les LLC multimembre, no podeu assignar beneficis i pèrdues de manera desproporcionada. Per a les empreses amb diversos propietaris que volen acords flexibles de participació en els beneficis, aquesta restricció pot ser problemàtica.
Limitacions als beneficis addicionals
Els accionistes-empleats de societats de tipus S (S corporation) que posseeixen més del 2% de l'empresa s'enfronten a limitacions en els beneficis addicionals exempts d'impostos. Les primes d'assegurança mèdica, per exemple, es consideren generalment ingressos tributables per a l'accionista en lloc d'un benefici exempt d'impostos.
Restriccions de reelecció
Si cancel·leu la vostra elecció de societat de tipus S, normalment no podreu tornar a triar aquest estatus durant cinc anys. Això limita la vostra flexibilitat si les vostres circumstàncies canvien o si l'elecció resulta desavantatjosa.
Escrutini de l'IRS
Les societats de tipus S s'enfronten a taxes d'auditoria que gairebé dupliquen les de les empreses individuals, i el 73% de les auditories de societats de tipus S se centren en qüestions de compensació raonable. L'IRS ha augmentat els recursos d'execució i utilitza l'anàlisi de dades per identificar possibles problemes de compliment.
Realitzar la transició sense problemes
Algunes estratègies ajuden a garantir que la vostra conversió es realitzi sense problemes:
Treballeu amb professionals qualificats: Un comptable familiaritzat amb les societats de tipus S us pot ajudar a determinar el moment òptim, calcular la compensació raonable i assegurar la presentació correcta de les declaracions d'impostos. Un advocat mercantil pot ajudar-vos amb els documents de constitució i els requisits de compliment.
Planifiqueu els terminis amb cura: Si feu la conversió a meitat d'any, coordineu-vos amb el vostre assessor fiscal per assignar correctament els ingressos entre els períodes d'empresa individual i de societat de tipus S.
Documenteu-ho tot: Manteniu registres de la determinació del vostre salari, les actes de les reunions i les transaccions financeres. Una bona documentació us protegeix en cas d'auditoria i demostra que esteu operant de manera legítima.
Separeu les finances immediatament: Obriu nous comptes bancaris i targetes de crèdit comercials. Mantenir una separació estricta entre les finances personals i les de l'empresa és essencial per a la protecció de la responsabilitat.
Manteniu els vostres registres financers organitzats
Tant si sou un empresari individual que està considerant la transició com si us heu convertit recentment a l'estatus de societat de tipus S, uns registres financers organitzats són essencials. Les societats de tipus S s'enfronten a un major escrutini per part de l'IRS, i demostrar el compliment dels requisits de compensació raonable exigeix una comptabilitat clara i precisa.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre els vostres registres financers. Feu un seguiment dels ingressos, les despeses, els pagaments salarials i les distribucions amb una precisió controlada per versions que facilita el període fiscal i fa que la preparació per a les auditories sigui gestionable. Comenceu de franc i construïu la base financera que el vostre negoci en creixement necessita.
