Si tu negocio panameño factura más de unos 3.000 dólares al mes, la herramienta gratuita de facturación electrónica de la autoridad tributaria ya no es para ti. A partir del 1 de enero de 2026, la Dirección General de Ingresos (DGI) de Panamá limita su facturador gratuito a las empresas con ingresos brutos anuales de B/.36.000 o menos que emitan no más de 100 documentos electrónicos al mes. Cruce cualquiera de esos dos límites y tendrá que canalizar cada factura a través de un Proveedor Autorizado Calificado de pago —un PAC— o bien operar su propio sistema de facturación certificado por la DGI.
El balboa cotiza uno a uno con el dólar estadounidense, así que B/.36.000 son aproximadamente 36.000 dólares al año. Es un techo muy bajo: un profesional independiente que factura 3.000 dólares al mes, un restaurante de barrio, una firma de servicios con dos personas —todos quedan por encima. Si has estado emitiendo facturas cómodamente desde el portal gratuito de la DGI, esta guía explica qué cambió, cómo saber si los nuevos límites te alcanzan y cómo migrar sin interrumpir tu facturación.
Qué cambió el 1 de enero de 2026
La facturación electrónica de Panamá funciona sobre el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP), construido sobre la Ley 256 de 2021 y el Decreto Ejecutivo 766 de 2020. Dentro del SFEP siempre ha habido dos formas de emitir una factura: el facturador gratuito de la DGI (Facturador Gratuito), una herramienta web sin costo, y la modalidad de PAC, en la que un proveedor privado autorizado por la DGI valida cada uno de tus documentos fiscales.
Hasta hace poco, el facturador gratuito era generoso. Los contribuyentes con ingresos anuales de hasta aproximadamente B/.1 millón, que emitieran alrededor de 200 documentos al mes o menos, podían usarlo de forma indefinida. Eso lo convertía en la opción predeterminada para la mayoría de las pequeñas empresas.
La Resolución N.º 201-6299, emitida el 29 de julio de 2025 y publicada en la Gaceta Oficial N.º 30350 el 25 de agosto de 2025, reescribió esos términos. A partir del 1 de enero de 2026, solo los contribuyentes que cumplan ambas condiciones siguientes podrán seguir usando el facturador gratuito:
- Ingresos brutos anuales de hasta B/.36.000 (unos 36.000 dólares)
- No más de 100 documentos electrónicos emitidos al mes
Todo aquel que supere cualquiera de los dos umbrales deberá migrar a un PAC o implementar su propio sistema de facturación electrónica certificado por la DGI. Las entidades gubernamentales que necesiten el facturador gratuito son la única excepción declarada, sin tope mensual de documentos. Nótese la dirección del cambio: Panamá lleva años ampliando la facturación electrónica obligatoria —nuevos registros de RUC desde 2022, proveedores del Estado, profesionales independientes como abogados y contadores en 2024— y esta resolución empuja el grueso del volumen restante de las pequeñas empresas hacia una infraestructura privada supervisada.
¿Te alcanzan los nuevos límites?
La prueba tiene dos partes, y fallar cualquiera de ellas te saca de la herramienta gratuita.
La parte de los ingresos: B/.36.000 de ingresos brutos anuales
Revisa tus ingresos brutos de 2025 —no la utilidad, no el neto, sino la facturación bruta. Si superan B/.36.000, tu lugar está en un PAC. Como el balboa está fijado al dólar, el cálculo mental es fácil: 36.000 dólares al año son 3.000 al mes, o unos 690 a la semana. Un consultor a tiempo parcial con dos clientes con retainer puede superar ese umbral.
El golpe práctico es que muchas empresas afectadas por esta norma no se consideran "suficientemente grandes" para un software de facturación empresarial. Puede que tengas tres empleados y una hoja de cálculo. A la DGI no le importa el número de empleados: los ingresos brutos son el detonante.
La parte del volumen: 100 documentos al mes
Aunque tus ingresos se mantengan por debajo del techo, emitir más de 100 documentos electrónicos en un mes te descalifica del facturador gratuito. Cuenta todo lo que el SFEP considera un documento emitido: facturas más notas de crédito y débito electrónicas. Un negocio de ticket bajo y alto volumen —una fonda de almuerzos, una imprenta, un taller de reparaciones que emite decenas de tiques pequeños a la semana— puede rebasar el límite de volumen mientras se mantiene muy por debajo del límite de ingresos.
Haz ambos cálculos ahora, no a fin de año. Exporta tus conteos mensuales de documentos de 2025 desde el portal del SFEP y compáralos con la línea de los 100 documentos, y concilia tu facturación bruta con la línea de B/.36.000. Si cualquiera de las dos cifras está cerca, planifica la migración de todos modos: crecer hasta cruzar el umbral a mitad de año y salir a buscar un proveedor con días de aviso es la peor forma de hacer esto.
Qué hace realmente un PAC
PAC significa Proveedor Autorizado Calificado. Es una empresa privada que la DGI ha evaluado y autorizado, mediante resolución, para validar documentos fiscales electrónicos en nombre de la autoridad tributaria. Panamá usa un modelo de autorización previa, lo que significa que una factura no tiene validez fiscal hasta que se autoriza antes de entregarla a tu cliente. El flujo es así:
- Tu sistema genera la factura como un documento XML siguiendo la ficha técnica de la DGI.
- La firmas con tu firma electrónica calificada, emitida bajo un certificado digital aprobado por la Dirección Nacional de Firma Electrónica.
- El documento firmado va a tu PAC, que lo verifica contra el estándar técnico.
- El PAC otorga la autorización de uso y el documento recibe su CUFE —el Código Único de Factura Electrónica— que cualquiera puede verificar ante la DGI.
- Generas la CAFÉ, el comprobante legible por personas, para imprimir o enviar a tu cliente.
Si tu conexión se cae o el PAC sufre una interrupción, las facturas pueden emitirse en modo de contingencia y presentarse para validación una vez restablecido el servicio. Las correcciones fluyen mediante notas de crédito y débito electrónicas en lugar de facturas editadas o eliminadas: cada documento permanece en la pista de auditoría.
El SFEP admite hasta 1.000 líneas de detalle por factura, así que incluso los negocios con tiques largos pueden encajar en el formato. Y la relación con un PAC no es exclusiva en principio: los emisores contratan los servicios de al menos un PAC, y las operaciones más grandes a veces mantienen uno de respaldo.
Qué pasa si ignoras la migración
Dos consecuencias: una administrativa y otra comercial.
Primero, el acceso. La DGI ha estado deshabilitando el acceso al facturador gratuito para los contribuyentes que superan los nuevos límites, dejando el portal del SFEP inutilizable para ellos hasta que se complete la migración a un PAC. Un negocio que lo descubre la mañana en que necesita facturarle a un cliente queda atascado: no puede emitir una factura válida desde el portal que siempre usó, y incorporar un PAC toma como mínimo varios días.
Segundo, la validez. Una factura electrónica que nunca recibe su autorización de uso no tiene validez fiscal. Tu cliente no puede sustentar el gasto, tú no puedes sustentar el ingreso, y la brecha aparece en el momento en que cualquiera de las partes sea revisada. Los apaños en papel no ayudan: los contribuyentes sujetos al mandato de facturación electrónica generalmente gozan de una exención de equipos fiscales, lo que significa que las máquinas antiguas tampoco son un recurso legal.
En resumen, este no es un plazo que puedas pagar con una multa y olvidar. Sin un canal de emisión operativo, no puedes facturar.
Cómo migrar en seis pasos
1. Confirma tus cifras
Cierra las dos pruebas anteriores: ingresos brutos anuales de 2025 y conteo máximo de documentos en un mes. Guarda las exportaciones: tu contador las querrá, y resuelven cualquier duda sobre en qué modalidad te corresponde estar.
2. Ten en orden tu firma electrónica calificada
Todo emisor necesita un certificado de firma electrónica calificada de un proveedor certificado por la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público. Si has estado facturando a través del facturador gratuito, es probable que ya tengas uno; revisa ahora su fecha de vencimiento, porque la incorporación a un PAC se detiene sin un certificado válido. Si acabas de quedar alcanzado por el mandato, solicítalo con antelación: la verificación de identidad y la emisión llevan tiempo.
3. Elige un PAC de la lista autorizada por la DGI
Solo los proveedores que la DGI ha autorizado mediante resolución pueden validar tus documentos. Pide a los candidatos su número de resolución de autorización y confírmalo contra la lista publicada por la DGI. Después evalúa con criterios de pequeña empresa que realmente te importen:
- Modelo de precios. La mayoría de los PAC venden planes mensuales escalonados por volumen de documentos, a veces con un cargo por excedente por documento. Mapea tu conteo mensual al escalón: un negocio que emite 150 documentos al mes no debería pagar por un plan de 5.000 documentos.
- Integración. Si usas software de contabilidad o de punto de venta, pregunta si el PAC se conecta a él o solo ofrece un portal web manual. Un PAC solo con portal recrea el facturador gratuito con una cuota mensual.
- Manejo de contingencias. Pregunta exactamente qué ocurre durante una interrupción: cómo se activa el modo de contingencia, cómo se presentan los documentos acumulados y quién monitorea la cola.
- Soporte en tu idioma y en tu horario. Cuando la facturación se rompe, necesitas a una persona que responda durante tu jornada laboral.
4. Presupuesta el costo real
El precio de lista es la suscripción al PAC, pero el costo total de la migración incluye el certificado de firma electrónica (normalmente una cuota anual), cualquier trabajo de integración con tu sistema de contabilidad y el tiempo del personal para la capacitación. Del otro lado del balance, las tarifas del PAC son un gasto ordinario del negocio, y las empresas que integran la emisión con su contabilidad suelen recuperar el costo en horas que ya no dedican a reintroducir facturas en los libros.
5. Regístrate y corre una prueba en paralelo
Completa las actualizaciones de tu registro en el SFEP, vincula tu PAC y emite documentos de prueba antes de hacer el cambio. Verifica la cadena completa en una factura real: generación del XML, firma, autorización del PAC, asignación del CUFE y entrega de la CAFÉ a un cliente de confianza. Confirma que tu cliente pueda validar el CUFE. Solo entonces traslada tu facturación en vivo al nuevo canal.
6. Notifica a la DGI los cambios de equipos, si corresponde
Si tu configuración anterior incluía equipos fiscales, la normativa exige notificar a la DGI cuando se reemplazan. La mayoría de los usuarios del facturador gratuito que migran a un PAC no tendrán equipos que retirar, pero confírmalo con tu contador en lugar de darlo por sentado.
Errores que tropiezan a los pequeños migradores
Esperar hasta el mes en que cruzas un límite. La incorporación a un PAC implica contratos, certificados, registro, integración y pruebas. Empezar cuando ya estás bloqueado fuera del facturador gratuito significa días de trabajo sin facturar.
Contar solo las facturas. Las notas de crédito y débito cuentan para la línea de 100 documentos al mes. Los negocios con devoluciones, descuentos o correcciones frecuentes llegan al techo de volumen antes de lo que sugiere su conteo de facturas.
Dejar vencer el certificado de firma. Un certificado vencido detiene la emisión tan completamente como la falta de un contrato con un PAC. Agenda la fecha de renovación el mismo día en que migras.
Contratar a un proveedor que no está autorizado por la DGI. El software que genera PDFs bonitos no es un PAC. Si el proveedor no puede mostrar una resolución de autorización de la DGI, sus documentos no tienen validez fiscal por muy profesionales que se vean.
Tratar la migración como una tarea de TI en vez de una tarea contable. El PAC cambia la forma en que los ingresos entran en tus libros: la numeración de documentos, el momento de la autorización, los retrasos de contingencia y la propia tarifa necesitan un lugar en tu catálogo de cuentas. Mantén a tu contador informado desde el primer paso.
Mantén tu facturación y tus libros sincronizados
Una integración con un PAC es, en esencia, una mejora contable disfrazada de trámite de cumplimiento. Cada factura que emite tu negocio pasa ahora por un canal validado, numerado y con marca de tiempo, con un CUFE que tu contador puede verificar de forma independiente. Las empresas que canalizan esa corriente directamente hacia su contabilidad —en lugar de reintroducir datos del portal a fin de mes— cierran sus libros más rápido y llegan a cualquier revisión de la DGI con un libro mayor que coincide con los propios registros de la autoridad tributaria documento por documento.
Registra también con claridad los costos de la migración: la cuota de suscripción al PAC, el certificado de firma y el trabajo de integración merecen cada uno su propia línea de gasto, para que veas cuánto te cuesta realmente al año una facturación conforme.
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