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Conceptos básicos de contabilidad para vendedores de Amazon con Beancount

· Lectura de 8 minutos
Mike Thrift
Mike Thrift
Marketing Manager

Cuando sus márgenes viven de centavos, la precisión supera a las conjeturas.

Vender en Amazon es un juego de volumen y velocidad. Pero detrás de la prisa de las ventas y los envíos se encuentra una compleja red de tarifas, devoluciones, movimientos de inventario y obligaciones fiscales. El software de contabilidad estándar a menudo tiene dificultades para capturar estos matices, lo que deja a los vendedores con una imagen borrosa de su verdadera rentabilidad.

2024-07-16-bookkeeping-basics-for-amazon-sellers-with-beancount

Aquí es donde brilla un sistema de contabilidad de texto plano como Beancount. Al darle un control total sobre cómo registra las transacciones, puede construir una fuente financiera de verdad que modele perfectamente los desafíos únicos del mercado de Amazon. Esta guía proporciona un flujo de trabajo paso a paso para mantenerlo a la vanguardia de las tarifas, los impuestos y los dolores de cabeza de inventario.

Por qué la contabilidad de Amazon es diferente​

Si ha intentado conciliar un pago de Amazon con su extracto bancario, ya sabe que no es sencillo. La realidad financiera de un negocio en Amazon se esconde detrás de capas de abstracción.

  • Pagos globales quincenales: Amazon no le envía los ingresos de cada venta. En cambio, envía un solo depósito cada dos semanas. Esta suma global es una cifra neta, con las ventas brutas reducidas por las tarifas de referencia, las tarifas de FBA, los costos de publicidad, las devoluciones y otras retenciones. Para comprender su negocio, debe dividir este único número en sus partes constituyentes. (doola: A Business-in-a-Box™)
  • Inventario en todas partes: Su inventario está constantemente en movimiento: desde su proveedor, a un centro de preparación, a varios centros de cumplimiento de FBA en todo el país y, finalmente, al cliente. El seguimiento preciso de su costo de los bienes vendidos (COGS) requiere saber qué lote de inventario (a qué costo) se utilizó para cada venta. (Bean Ninjas)
  • Tarifas y promociones del mercado: Una parte significativa de sus ingresos se consume inmediatamente por las tarifas: tarifas de referencia, tarifas de recogida y embalaje de FBA, tarifas de almacenamiento mensuales y costos de publicidad. El seguimiento de cada una de estas categorías de gastos por separado es la única forma de calcular su margen bruto real y determinar la rentabilidad real de un producto. (Profitwise Accounting)
  • Mosaico de impuestos sobre las ventas: Si bien las leyes del Facilitador del Mercado de Amazon manejan la recaudación y remesa de impuestos sobre las ventas en la mayoría de los estados, no es una solución completa. Almacenar inventario en almacenes de FBA puede crear un "nexo" (una presencia comercial), lo que potencialmente requiere que se registre y presente en esos estados, incluso si no se adeudan impuestos. Esta es un área de cumplimiento compleja que exige un seguimiento cuidadoso. (TaxDo)
  • Umbrales más bajos del 1099-K: Con el umbral de informes para el Formulario 1099-K bajando de $20,000 a $5,000 en 2024 (y programado para caer a solo $600 a partir de 2026), casi todos los vendedores serios recibirán un formulario de Amazon informando su volumen de transacciones brutas al IRS. Sus libros deben poder conciliarse perfectamente con este número. (IRS)

Plan de siete pasos de Beancount​

Este plan aprovecha la precisión de Beancount para abordar la complejidad de Amazon de frente.

1. Separe los canales desde el principio​

Si vende en múltiples plataformas, mantenga la contabilidad de cada una por separado. Dentro de un solo archivo Beancount para su entidad legal, cree cuentas jerárquicas dedicadas para cada mercado. Esta estructura simplifica el análisis y hace que la generación de calendarios fiscales sea trivial.

2025-07-22 open Income:Amazon               USD
2025-07-22 open Expenses:Amazon:FBAFee      USD
2025-07-22 open Assets:Amazon:Payouts       USD

2. Descomponga cada pago​

Este es el hábito más crítico. Nunca registre un depósito de Amazon como una sola línea de ingresos. En su lugar, descargue el informe de liquidación "Todas las transacciones" de Seller Central para el período correspondiente. Utilice este informe para crear una sola transacción de Beancount que divida el pago en sus componentes.

El depósito que recibe en el banco es el asiento de ajuste. Las ventas brutas se acreditan a Income, mientras que todas las tarifas y reembolsos se debitan de sus respectivas cuentas de Expenses.

; pago quincenal del informe de liquidación
2025-07-14 * "Liquidación de Amazon #4361"
  Assets:Bank:Operating            8432.17 USD
  Income:Amazon:Sales            -12274.50 USD
  Expenses:Amazon:FBAFee           2454.80 USD
  Expenses:Amazon:Adverts          1012.06 USD
  Expenses:Amazon:Refunds           375.47 USD
  Assets:Amazon:Reserve            -100.00 USD

3. Rastree el inventario y el COGS con lotes​

Beancount tiene un sistema de primera clase para rastrear el inventario llamado "lotes". Cuando compra inventario, registra el número de unidades y su costo específico. Cuando se vende una unidad, puede contabilizar ese costo exacto, lo que le da un cálculo perfecto del costo de los bienes vendidos (COGS).

; Compra de 1,000 unidades de un proveedor
2025-07-01 * "Orden de compra del proveedor PO-7421"
  Assets:Inventory:WidgetA     1000 WidgetA {@ 4.20 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Posteriormente, registre el costo de una sola venta
2025-07-16 * "Venta de FBA WidgetA | COGS"
  Expenses:COGS                1 WidgetA {4.20 USD}
  Assets:Inventory:WidgetA

4. Elija la acumulación para mayor claridad​

Para cualquier negocio basado en inventario, el método de acumulación es superior. Un enfoque de caja mostraría un gasto masivo en el mes en que compra inventario y ganancias artificialmente altas en los meses en que lo vende, distorsionando su desempeño. La contabilidad de acumulación relaciona correctamente el costo de los bienes vendidos (COGS) con los ingresos de esa venta en el mismo período, proporcionando una imagen mucho más clara de su ganancia bruta. (Bean Ninjas)

5. Automatice las importaciones​

Ingresar manualmente los informes de liquidación es educativo al principio, pero no escala. El ecosistema de texto plano sobresale en la automatización:

  • Utilice bean-extract para extraer datos de archivos CSV formateados exportados por servicios como A2X.
  • Escriba scripts simples de Python para extraer datos directamente de la SP-API de Amazon.
  • Utilice los importadores existentes para extraer archivos CSV bancarios para conciliar depósitos y tarifas cargadas directamente a tarjetas de crédito.

6. Concilie semanalmente​

Conviértalo en un hábito revisar sus números. Utilice las poderosas herramientas de línea de comandos de Beancount para validar rápidamente los saldos y revisar el rendimiento.

# Verifique sus recuentos y valor de inventario actuales
bean-balance books.bean "Assets:Inventory" "2025-07-21"

# Genere un estado de resultados para el último período
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Archive los documentos fuente​

Para cada transacción importante, enlace al documento fuente. Adjunte el PDF de liquidación oficial de Amazon, la factura del proveedor para una compra de inventario o un recibo de envío utilizando la sintaxis de metadatos de Beancount (document:). Esto crea un registro financiero autónomo y listo para auditoría.

Lista de verificación de impuestos sobre las ventas y cumplimiento​

  • Leyes del facilitador del mercado: Comprenda que si bien Amazon remite el impuesto sobre las ventas en su nombre en la mayoría de los estados, almacenar inventario en estados como California, Texas o Pensilvania aún puede crear un nexo económico, lo que potencialmente requiere que registre su negocio allí. (TaxGPT)
  • Conciliación 1099-K: Asegúrese de que el total que registra en Income:Amazon:Sales para el año coincida con el monto bruto informado en su Formulario 1099-K al centavo. Cualquier discrepancia es una señal de auditoría. (IRS)
  • Impuesto directo sobre las ventas: Si vende a través de otros canales no cubiertos por un facilitador, mantenga un subárbol de cuenta Liabilities:SalesTaxPayable:State para rastrear los impuestos que adeuda directamente.

Errores comunes (y soluciones)​

  • Error: Registrar solo el depósito neto de Amazon.
    • Solución: Siempre descomponga los pagos utilizando el informe de liquidación completo.
  • Error: Ignorar las devoluciones reembolsadas o los bienes dañados.
    • Solución: Registre tanto el gasto de reembolso inicial como el reembolso posterior de Amazon como un crédito por separado.
  • Error: Olvidarse de las reservas renovables.
    • Solución: Amazon a menudo retiene un saldo de "reserva" de los pagos, especialmente para cuentas nuevas. Rastree este dinero que se le debe en una cuenta dedicada Assets:Amazon:Reserve.
  • Error: No coincidir los alias de SKU entre su sistema y el de Amazon.
    • Solución: Normalice todos los códigos SKU en sus scripts de importación para garantizar que las búsquedas de COGS no fallen.

Lista de tareas de inicio rápido​

  • Habilite y descargue su primer informe de liquidación en Seller Central.
  • Clone un repositorio de inicio de Beancount y cree un plan de cuentas específico para Amazon.
  • Escriba un pequeño script de importación que convierta un CSV de liquidación en una transacción de Beancount (archivo .txn).
  • Programe un recordatorio semanal para extraer nuevos informes y ejecutar bean-check para asegurarse de que sus archivos sean válidos.
  • Revise su estado de resultados mensualmente para tomar decisiones basadas en datos sobre el gasto en publicidad, los precios y el inventario.

Lecturas adicionales​

Envía más, preocúpate menos: mantén tus cuentas equilibradas. ¡Felices ventas!

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Acerca de Beancount.io

Beancount.io es un potente sistema de contabilidad de doble entrada de código abierto en el que confían profesionales de las finanzas, desarrolladores y entusiastas de las finanzas personales por igual. Diseñado para la claridad, la extensibilidad y la precisión, Beancount ayuda a los usuarios a gestionar datos financieros complejos con contabilidad de texto plano, validación robusta e integraciones perfectas. Desde su creación, ha empoderado a los usuarios para obtener un control total sobre sus finanzas, automatizar informes y mantener registros transparentes y auditables, lo que lo convierte en un favorito entre aquellos que valoran la simplicidad sin compromisos.

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