Основи бухгалтерського обліку для продавців Amazon за допомогою Beancount

Коли ваша маржа залежить від копійок, точність перемагає здогадки.

Продаж на Amazon – це гра обсягів та швидкості. Але за потоком продажів та відправлень приховується складна мережа комісій, повернень, руху запасів та податкових зобов'язань. Стандартне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку часто не здатне врахувати ці нюанси, залишаючи продавців з розмитим уявленням про їхню справжню прибутковість.

Саме тут сяє простотекстова система бухгалтерського обліку, така як Beancount. Надаючи вам повний контроль над тим, як ви записуєте транзакції, ви можете створити фінансове джерело істини, яке ідеально моделює унікальні виклики торговельного майданчика Amazon. Цей посібник містить покроковий робочий процес, який допоможе вам бути на крок попереду комісій, податків та головного болю з інвентаризацією.

Чому бухгалтерський облік Amazon відрізняється

Якщо ви намагалися звірити виплату від Amazon з вашою банківською випискою, ви вже знаєте, що це не так просто. Фінансова реальність бізнесу на Amazon прихована за шарами абстракції.

• Двотижневі одноразові виплати: Amazon не надсилає вам дохід від кожного продажу. Натомість, він надсилає один депозит кожні два тижні. Ця одноразова сума є чистою цифрою, з валових продажів віднімаються реферальні комісії, комісії FBA, витрати на рекламу, повернення та інші утримання. Щоб зрозуміти свій бізнес, ви повинні розбити цю єдину цифру на складові частини. (doola: A Business-in-a-Box™)
• Інвентаризація всюди: Ваш інвентар постійно в русі — від вашого постачальника до центру підготовки, до різних центрів виконання FBA по всій країні та, нарешті, до клієнта. Точне відстеження собівартості реалізованих товарів (COGS) вимагає знання того, яка партія інвентарю (за якою вартістю) була використана для кожного продажу. (Bean Ninjas)
• Комісії торговельного майданчика та акції: Значна частина вашого доходу негайно споживається комісіями: реферальні комісії, комісії FBA за комплектування та упаковку, щомісячні комісії за зберігання та витрати на рекламу. Окреме відстеження кожної з цих категорій витрат – єдиний спосіб розрахувати вашу справжню валову маржу та визначити реальну прибутковість продукту. (Profitwise Accounting)
• Клаптикова ковдра податку з продажів: Хоча закони Amazon Marketplace Facilitator обробляють стягнення та перерахування податку з продажів у більшості штатів, це не повне рішення. Зберігання інвентарю на складах FBA може створити "нексус" (ділову присутність), що потенційно вимагатиме від вас реєстрації та подання документів у цих штатах, навіть якщо податок не стягується. Це складна сфера дотримання вимог, яка вимагає ретельного відстеження. (TaxDo)
• Нижчі пороги 1099-K: Зі зниженням порогу звітності за формою 1099-K з 20 000 доларів США до 5 000 доларів США у 2024 році (і встановленням його на рівні лише 600 доларів США з 2026 року), майже кожен серйозний продавець отримає форму від Amazon, яка повідомляє про їхній валовий обсяг транзакцій до IRS. Ваша бухгалтерія повинна мати можливість ідеально звірятися з цією цифрою. (IRS)

Семикроковий план Beancount

Цей план використовує точність Beancount для вирішення складності Amazon.

1. Розділення каналів на ранній стадії

Якщо ви продаєте на кількох платформах, ведіть окремий облік для кожної з них. В одному файлі Beancount для вашої юридичної особи створіть окремі, ієрархічні рахунки для кожного торговельного майданчика. Ця структура спрощує аналітику та робить створення податкових графіків тривіальним.

2025-07-22 open Income:Amazon               USD
2025-07-22 open Expenses:Amazon:FBAFee      USD
2025-07-22 open Assets:Amazon:Payouts       USD

2. Розкладання кожної виплати

Це найважливіша звичка. Ніколи не записуйте депозит Amazon як один рядок доходу. Натомість завантажте звіт про врегулювання "Усі транзакції" з Seller Central за відповідний період. Використовуйте цей звіт для створення однієї транзакції Beancount, яка розбиває виплату на її складові.

Депозит, який ви отримуєте в банку, є балансуючим записом. Валові продажі зараховуються на Income, тоді як усі комісії та повернення коштів списуються з їхніх відповідних рахунків Expenses.

; двотижнева виплата зі звіту про врегулювання
2025-07-14 * "Amazon Settlement #4361"
  Assets:Bank:Operating            8432.17 USD
  Income:Amazon:Sales            -12274.50 USD
  Expenses:Amazon:FBAFee           2454.80 USD
  Expenses:Amazon:Adverts          1012.06 USD
  Expenses:Amazon:Refunds           375.47 USD
  Assets:Amazon:Reserve            -100.00 USD

3. Відстеження запасів та COGS за допомогою партій

Beancount має першокласну систему відстеження запасів, яка називається "партії". Коли ви купуєте інвентар, ви записуєте кількість одиниць та їхню конкретну вартість. Коли одиниця продається, ви можете списати цю точну вартість, отримуючи ідеальний розрахунок собівартості реалізованих товарів (COGS).

; Купівля 1000 одиниць у постачальника
2025-07-01 * "Supplier PO-7421"
  Assets:Inventory:WidgetA     1000 WidgetA {@ 4.20 USD}
  Assets:Bank:Operating

; Пізніше запишіть вартість одного продажу
2025-07-16 * "FBA sale WidgetA | COGS"
  Expenses:COGS                1 WidgetA {4.20 USD}
  Assets:Inventory:WidgetA

4. Оберіть нарахування для ясності

Для будь-якого бізнесу, що базується на інвентарі, метод нарахування є кращим. Підхід на основі готівки покаже величезні витрати в місяць, коли ви купуєте інвентар, та штучно завищені прибутки в місяці, коли ви його продаєте, спотворюючи вашу ефективність. Нарахувальний облік правильно співвідносить собівартість реалізованих товарів (COGS) з доходом від цього продажу в той самий період, забезпечуючи набагато чіткіше уявлення про ваш валовий прибуток. (Bean Ninjas)

5. Автоматизуйте імпорт

Вручну вводити звіти про врегулювання корисно спочатку, але це не масштабується. Простотекстова екосистема відмінно підходить для автоматизації:

• Використовуйте bean-extract для вилучення даних з форматованих CSV-файлів, експортованих такими сервісами, як A2X.
• Напишіть прості скрипти Python для вилучення даних безпосередньо з SP-API Amazon.
• Використовуйте існуючі імпортери для вилучення банківських CSV-файлів для звіряння депозитів та комісій, що стягуються безпосередньо з кредитних карток.

6. Звіряйте щотижня

Візьміть за звичку перевіряти свої цифри. Використовуйте потужні інструменти командного рядка Beancount для швидкої перевірки балансів та аналізу ефективності.

# Перевірте поточну кількість та вартість ваших запасів
bean-balance books.bean "Assets:Inventory" "2025-07-21"

# Створіть звіт про доходи за останній період
bean-report books.bean income_statement -e 2025-07-21

7. Архівуйте вихідні документи

Для кожної великої транзакції додайте посилання на вихідний документ. Додайте офіційний PDF-файл про врегулювання Amazon, рахунок-фактуру постачальника на придбання інвентарю або квитанцію про доставку, використовуючи синтаксис метаданих Beancount (document:). Це створює автономний, готовий до аудиту фінансовий запис.

Контрольний список податку з продажів та відповідності

• Закони посередника торговельного майданчика: Зрозумійте, що хоча Amazon перераховує податок з продажів від вашого імені в більшості штатів, зберігання інвентарю в таких штатах, як Каліфорнія, Техас або Пенсільванія, все ще може створювати економічний нексус, що потенційно вимагатиме від вас реєстрації вашого бізнесу там. (TaxGPT)
• Звіряння 1099-K: Переконайтеся, що загальна сума, яку ви записуєте в Income:Amazon:Sales за рік, збігається з валовою сумою, зазначеною у вашій формі 1099-K, до цента. Будь-яка розбіжність є ознакою аудиту. (IRS)
• Прямий податок з продажів: Якщо ви продаєте через інші канали, на які не поширюється посередник, ведіть піддерево рахунків Liabilities:SalesTaxPayable:State для відстеження податків, які ви винні безпосередньо.

Поширені пастки (та виправлення)

• Пастка: Запис лише чистого депозиту від Amazon.
  • Виправлення: Завжди розкладайте виплати, використовуючи повний звіт про врегулювання.
• Пастка: Ігнорування відшкодованих повернень або пошкоджених товарів.
  • Виправлення: Зареєструйте як початкові витрати на повернення коштів, так і наступне відшкодування від Amazon як окреме зарахування.
• Пастка: Забування про перехідні резерви.
  • Виправлення: Amazon часто утримує "резервний" баланс з виплат, особливо для нових акаунтів. Відстежуйте ці кошти, які вам винні, на окремому рахунку Assets:Amazon:Reserve.
• Пастка: Невідповідність псевдонімів SKU між вашою системою та системою Amazon.
  • Виправлення: Нормалізуйте всі коди SKU у ваших скриптах імпорту, щоб переконатися, що пошук COGS не завершиться невдачею.

Швидкий старт

• Увімкніть та завантажте свій перший звіт про врегулювання в Seller Central.
• Клонуйте стартовий репозиторій Beancount та створіть план рахунків, специфічний для Amazon.
• Напишіть невеликий скрипт імпортера, який перетворює CSV-файл врегулювання на транзакцію Beancount (файл .txn).
• Заплануйте щотижневе нагадування про вилучення нових звітів та запустіть bean-check, щоб переконатися, що ваші файли є дійсними.
• Щомісяця переглядайте свій звіт про доходи, щоб приймати рішення на основі даних щодо витрат на рекламу, ціноутворення та інвентарю.

Додаткова література

• Amazon Seller Central → 1099-K FAQs
• IRS Notice 2024-85 щодо порогів форми 1099-K
• Посібник Bean Ninjas COGS для продавців Amazon

Відправляйте більше, хвилюйтеся менше — тримайте свої боби збалансованими. Успішних продажів!