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#payroll

Gehaltsabrechnung

Lohn- und Gehaltsabrechnung, -verarbeitung und -compliance für Unternehmen jeder Größe

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11 Minuten Lesezeit

Die 500.000-Dollar-Auslöseschwelle: Wann das Bundesgesetz zu Mindestlohn und Überstunden Ihr Unternehmen erfasst

Das Fair Labor Standards Act hat keinen Auslöser über die Mitarbeiterzahl — die Unternehmensabdeckung beginnt bei 500.000 US-Dollar Jahresbruttoumsatz, und die individuelle Abdeckung kann weit darunter greifen. Hier erfahren Sie, was sich an der Schwelle ändert, welche fünf Pflichten sie auferlegt, und eine Checkliste mit sieben Schritten, die Sie durchgehen sollten, bevor ein Ermittler anruft.

Mike Thrift

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10 Minuten Lesezeit

Die Gleitende Wochenarbeitszeit-Überstundenmethode: Halbe Zeit statt eineinhalbfacher Zeit zahlen

Nach 29 CFR 778.114 kann ein festes Gehalt alle geleisteten Arbeitsstunden abdecken, sodass Überstunden nur einen Halbzeit-Zuschlag kosten – 80 $ statt 300 $ bei einer 50-Stunden-Woche mit einem Gehalt von 800 $. Dieser Leitfaden behandelt die Mathematik, die fünf Bedingungen, die 2020er-Regel zu Boni und die Verbote in Alaska, Kalifornien, New Mexico und Pennsylvania nach Landesrecht.

Mike Thrift

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9 Minuten Lesezeit

Die Umzugskosten Ihrer Mitarbeiter sind nie wieder absetzbar: OBBBA's dauerhafte Aufhebung und Ihre Umzugsrichtlinie

OBBBA Section 70113 hat den Umzugskostenabzug und die steuerfreie Arbeitgebererstattung für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, dauerhaft abgeschafft – jeder Umzugseuro, einschließlich direkter Zahlungen an Dienstleister, ist nun Ergänzungslohn, mit Ausnahmen nur für aktive Militär-PCS-Umzüge und Personal der Geheimdienste.

Mike Thrift

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9 Minuten Lesezeit

Vorgeschriebene Arbeitsplatz-Aushänge: Was jedes kleine Unternehmen aushängen muss

Drei Bundes-Aushänge – FLSA, OSHA 3165 und EPPA – gelten für fast alle privaten Arbeitgeber, während der EEO-Hinweis „Know Your Rights" ab 15 Mitarbeitern und FMLA ab 50 greift. Alle sind kostenlos vom Staat erhältlich, und eine DOL-Richtlinie erlaubt es vollständig remote arbeitenden Teams, die Pflicht zur dauerhaften Aushängung elektronisch zu erfüllen.

Mike Thrift

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8 Minuten Lesezeit

Rückkehr-ins-Büro-Pflichten haben auch steuerliche Folgen: Pendlerleistungen, Büroabzüge und der Homeoffice-Abzug, den Ihr Team gerade verloren hat

Die Rückkehr der Mitarbeiter vor Ort ändert gleichzeitig Lohnsteuer, Leistungen und Abzüge. Für 2026 gelten die Ausschlussgrenzen nach Section 132(f) mit 340 $/Monat für Verkehr/vanpool und qualifiziertes Parken, was Arbeitgebern etwa 7,65 % jedes Vorsteuer-Dollars spart; W-2-Beschäftigte können Homeoffice-Kosten nicht mehr absetzen, also Ausstattung stattdessen über einen anerkannten Aufwendungsersatzplan abwickeln.

Mike Thrift

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11 Minuten Lesezeit

Section 129 und Section 127: Mitarbeitern 12.750 $ steuerfrei gewähren und korrekt in der W-2 ausweisen

Für 2026 steigt der Ausschlussbetrag nach Section 129 für Kinderbetreuung von 5.000 $ auf 7.500 $, und die Studiendarlehensrückzahlung nach Section 127 wird dauerhaft. Damit kann ein Arbeitgeber bis zu 12.750 $ pro Mitarbeiter außerhalb des Arbeitslohns bewegen. Dieser Leitfaden behandelt die Regeln für schriftliche Pläne und Nichtdiskriminierung, in welchen W-2-Boxen jede Leistung landet – die gesamte Kinderbetreuung in Box 10, ausschließbare Bildungsunterstützung nirgendwo – sowie die sieben Fehler, die eine steuerfreie Leistung in steuerpflichtigen Lohn verwandeln.

Mike Thrift

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11 Minuten Lesezeit

SSA-No-Match-Schreiben: Was Arbeitgeber tun sollten und die fünf Dinge, die Haftung auslösen

Ein SSA-No-Match-Schreiben (EDCOR) bedeutet, dass Name und SSN einer W-2 nicht mit den SSA-Unterlagen übereinstimmen – und mehr als 70 % der gekennzeichneten Datensätze gehören in den USA geborenen Staatsbürgern. Hier sind die vierteilige Arbeitgeberreaktion, die fünf Handlungen, die eine INA-Diskriminierungshaftung auslösen, und die IRS-Strafstufen 2026 von 60 $, 130 $ und 340 $ pro fehlerhafter Meldung.

Mike Thrift

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11 Minuten Lesezeit

Wechsel des Lohnabrechnungsanbieters vor dem 1. Januar: Die Checkliste für Migration, Steuerzahlungen und W-2, die im Oktober starten sollte

Ein Lohnabrechnungswechsel zum 1. Januar ist der sauberste, weil ein einziger Anbieter alle vier Formulare 941, das Formular 940 und jede W-2 besitzt – aber es erfordert etwa zwölf Wochen Vorbereitung. Diese Checkliste deckt den Zeitplan von Oktober bis Januar ab, die Jahresverlaufs- und Nebenleistungsdaten, die migriert werden müssen, die Autorisierung und den Widerruf von Formular 8655 sowie die fünf Übergabefehler, die IRS-Mitteilungen erzeugen.

Mike Thrift

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10 Minuten Lesezeit

Trump-Konten für Arbeitgeber: Der 2.500-Dollar-Freibetrag, W-2-Box-12-Code TA und eine 5-Schritte-Einrichtungs-Checkliste

Arbeitgeber können bis zu 2.500 Dollar pro Arbeitnehmer und Jahr steuerfrei auf das Trump-Konto eines Kindes einzahlen und dies in W-2-Box 12 unter dem neuen Code TA melden, der erstmals auf den Formularen für 2026 erscheint. Dieser Leitfaden behandelt den schriftlichen Plan nach Section 128, die Obergrenze pro Arbeitnehmer (nicht pro Kind), die aggregierte 5.000-Dollar-Grenze pro Kind, Gehaltsumwandlungen über Cafeteria-Pläne nur für Angehörige, Nichtdiskriminierungstests nach dem Vorbild von Section 129 sowie die Lohnbuchhaltungs- und Kontoverifizierungskontrollen, die den Vorteil aus dem steuerpflichtigen Arbeitslohn heraushalten.

Mike Thrift

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12 Minuten Lesezeit

Wöchentlich, zweiwöchentlich oder halbmonatlich? Einen Lohnzahlungsplan wählen, der zum Zahlungstermingesetz Ihres Bundesstaats passt

Es gibt kein bundesweites Gesetz zur Lohnzahlungshäufigkeit – die Bundesstaaten legen die Untergrenze fest, und Connecticut, Rhode Island, New Hampshire, Massachusetts, Vermont und New York sind am strengsten. Zweiwöchentliche Zahlungen decken etwa 36–43 Prozent der privaten Unternehmen ab, bringen zwei Monate mit drei Gehaltszahlungen pro Jahr und einen 27. Zahlungstermin im Jahr 2026; halbmonatliche 24 unregelmäßige Perioden stimmen nie mit der 7-tägigen FLSA-Arbeitswoche überein, die Überstunden regelt.

Mike Thrift

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10 Minuten Lesezeit

Der 27. Gehaltsscheck: Was die zusätzliche 2026-Lohnperiode für Ihr Gehaltsbudget bedeutet

2026 hat für viele Arbeitgeber 27 zweiwöchentliche Zahltage, was etwa 3,85 % zu den jährlichen Gehaltskosten für Angestellte hinzufügt. Hier erfahren Sie, wie Sie zwischen der Division des Gehalts durch 27 und der Zahlung des zusätzlichen Schecks wählen, wie Sie Gesundheits-, 401(k)- und HSA-Abzüge in der zusätzlichen Periode behandeln und was Sie für Arbeitgebersteuern bei der Sozialversicherungs-Bemessungsgrenze von 184.500 $ budgetieren sollten.

Mike Thrift

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10 Minuten Lesezeit

Zu viel in Ihren 401(k) eingezahlt? So korrigieren Sie eine überhöhte Beitragszahlung nach § 402(g) vor dem 15. April

Für 2026 beträgt die Grenze für aufgeschobene Beiträge nach § 402(g) 24.500 $ pro Person (32.500 $ mit dem Nachholbeitrag ab 50 Jahren, 35.750 $ im Alter von 60 bis 63 Jahren), zusammengefasst über alle 401(k), 403(b), SIMPLE-IRA- und SARSEP-Pläne, in die Sie im Jahr einzahlen. Ein Überschuss, der nicht bis zum 15. April samt Erträgen zurückgezahlt wird, wird doppelt besteuert: einmal als Lohn im Beitragsjahr und erneut bei der Auszahlung. Zu den Schritten gehören das Zusammenrechnen der aufgeschobenen Beiträge aus W-2-Box 12, die schriftliche Benachrichtigung des Plans, das Lesen der 1099-R-Codes P und 8 sowie das Begrenzen der Gehaltsabzüge nach einem Arbeitsplatzwechsel im Laufe des Jahres.

Mike Thrift

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