Ihr Mitarbeiter ist verstorben und Sie schulden ihm trotzdem noch ein Gehalt: Wie Löhne im Todesjahr in Formular W-2 und 1099-MISC einfließen

Wenn Sie das letzte Gehalt Ihres verstorbenen Mitarbeiters durch Ihren normalen Payroll-Prozess laufen lassen, wird die Erklärung, die Sie einreichen, an mindestens drei Stellen falsch sein: Sie behalten Bundes-Einkommensteuer ein, die Sie niemals hätten einbehalten sollen, Sie tragen Löhne in W-2 Box 1 ein, wo sie nicht hingehören, und Sie lassen eine 1099-MISC weg, die das IRS erwartet. Jeder Fehler ist behebbar — aber nur, wenn Sie ihn vor der Januar-Meldesaison bemerken, wenn die Abweichungsmitteilungen eintreffen.

Dieser Leitfaden erklärt genau, wie Sie aufgelaufene Löhne, Urlaubsgeld und andere Vergütungen zahlen, die jemandem zustehen, der während des Beschäftigungsverhältnisses verstorben ist: was einzubehalten ist, welche Formulare welche Zahlen erhalten, wer gesetzlich berechtigt ist, das Geld zu erhalten, und die Timing-Falle, die die steuerliche Behandlung vollständig verändert.

Die Kernregel: Der Tod teilt ein Gehalt auf zwei Formulare auf​

Wenn ein Mitarbeiter stirbt, werden alle Löhne, Urlaubsgelder, Boni, Provisionen und sonstige Vergütungen, die zum Todeszeitpunkt geschuldet, aber unbezahlt waren, zu „wages in respect of a decedent" (Löhne in Bezug auf einen Verstorbenen). Sie sind nicht mehr das Einkommen des Mitarbeiters — sie gehören dem Nachlass oder dem Begünstigten — und das Steuerrecht behandelt sie anders als gewöhnliche Löhne.

Die wichtigste Tatsache ist das Kalenderjahr, in dem Sie die Zahlung leisten, nicht das Jahr, in dem die Löhne verdient wurden:

• Zahlung im Kalenderjahr des Todes: Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA) einbehalten, aber keine Bundes-Einkommensteuer einbehalten. Die Zahlung auf dem Formular W-2 des Verstorbenen in den Boxen 3 und 5 (Sozialversicherungs- und Medicare-Löhne) mit den einbehaltenen Steuern in den Boxen 4 und 6 melden — und sie vollständig aus Box 1 ausschließen. Dann den Bruttobetrag (vor dem FICA-Einbehalt) auf Formular 1099-MISC, Box 3, melden, ausgestellt auf den Nachlass oder den Begünstigten.
• Zahlung in einem Kalenderjahr nach dem Todesjahr: Nichts einbehalten — keine Einkommensteuer, keine FICA, keine FUTA. Überhaupt kein W-2 für die Zahlung einreichen. Sie nur auf Formular 1099-MISC, Box 3, an den Nachlass oder den Begünstigten melden.

Ja, das bedeutet, dass eine Zahlung im selben Jahr zwei Informationserklärungen für ein Gehalt erzeugt: ein W-2-Fragment, das nur FICA-Löhne und -Steuer zeigt, plus eine 1099-MISC, die das Bruttoeinkommen zeigt. Diese doppelte Meldung ist der Teil, den die meisten kleinen Arbeitgeber — und einige Payroll-Software-Setups — falsch machen.

Ein durchgerechnetes Beispiel: Die Zahlen auf jedem Formular​

Angenommen, Ihr Mitarbeiter hat früher im Jahr 10.000 $ an Löhnen verdient (mit bereits einbehaltenen 1.500 $ Bundes-Einkommensteuer) und ist dann verstorben, wobei 2.000 $ unbezahlte Löhne und 1.000 $ aufgelaufenes Urlaubsgeld geschuldet wurden. Sie zahlen die 3.000 $ im Juli desselben Jahres an den Nachlass.

Formular W-2 (ausgestellt auf den Namen und die Sozialversicherungsnummer des Verstorbenen):

• Box 1 (Löhne): 10.000 $ — die 3.000 $ Zahlung nach dem Tod sind ausgeschlossen
• Box 2 (einbehaltene Bundessteuer): 1.500 $ — unverändert
• Box 3 (Sozialversicherungslöhne): 13.000 $ — enthält die 3.000 $
• Box 4 (einbehaltene Sozialversicherungssteuer): die Steuer auf 13.000 $
• Box 5 (Medicare-Löhne): 13.000 $ — enthält die 3.000 $
• Box 6 (einbehaltene Medicare-Steuer): die Steuer auf 13.000 $

Formular 1099-MISC (ausgestellt auf den Namen und die TIN des Nachlasses oder Begünstigten):

• Box 3 (sonstige Einkünfte): 3.000 $ — der volle Bruttobetrag, obwohl FICA einbehalten wurde

Hätten Sie stattdessen diese 3.000 $ im folgenden Januar gezahlt, gäbe es keinen FICA-Einbehalt, nichts auf irgendeinem W-2 und nur die 3.000 $ auf Formular 1099-MISC Box 3.

Die 600-$-Frage: Wann die 1099-MISC erforderlich ist​

Die 1099-MISC-Meldung folgt der Standardschwelle: Wenn die Zahlungen nach dem Tod an den Nachlass oder den Begünstigten im Kalenderjahr insgesamt 600 $ oder mehr betragen, reichen Sie das Formular ein. Unter 600 $ ohne Backup-Einbehaltung ist keine 1099-MISC erforderlich — obwohl der Empfänger weiterhin Einkommensteuer auf das Geld schuldet.

Beachten Sie die Asymmetrie, die dadurch entsteht: Eine letzte Urlaubsgeldauszahlung von 500 $, die im Todesjahr geleistet wird, erfordert immer noch FICA-Einbehalt und erscheint immer noch in W-2 Boxen 3 und 5, erzeugt aber keine 1099-MISC. Bewahren Sie trotzdem eine Aufzeichnung auf, denn der Steuerberater des Nachlasses wird fragen, was gezahlt und was einbehalten wurde.

Die Constructive-Receipt-Ausnahme: Schecks, die vor dem Tod ausgestellt wurden​

Nicht jede Zahlung nach dem Tod folgt der W-2/1099-MISC-Aufteilung. Wenn das Geld vom Mitarbeiter vor dem Tod tatsächlich oder konstruktiv empfangen wurde, bleibt es gewöhnliches Lohneinkommen auf der letzten Steuererklärung.

Der klassische Fall ist das bereits ausgestellte Gehalt. Wenn Sie das reguläre Gehalt des Mitarbeiters vor seinem Tod ausgestellt und verfügbar gemacht haben — selbst wenn er es nie eingelöst hat — wurden diese Löhne konstruktiv empfangen. Das Verfahren ist:

1. Den Original-Scheck auf den Namen des Mitarbeiters für ungültig erklären.
2. Einen Ersatzscheck ausstellen, zahlbar an den Nachlass oder den Begünstigten, über den gleichen Nettobetrag.
3. Ihre Payroll-Unterlagen nicht anpassen. Die Löhne wurden bereits normal in W-2 Box 1 mit allen Einbehaltungen gemeldet. Für den neu ausgestellten Betrag ist keine 1099-MISC erforderlich.

Die Trennlinie ist Ausstellung versus Nicht-Ausstellung: Ein vor dem Tod ausgestellter Scheck ist der Lohn des Verstorbenen; aufgelaufenes Urlaubsgeld oder ein Bonus, der zum Todeszeitpunkt noch nicht verarbeitet war, sind Löhne in Bezug auf einen Verstorbenen und folgen den Regeln der geteilten Meldung. Wenn das Timing knapp ist, dokumentieren Sie die Daten — Scheckdatum, Todesdatum, Neuausstellungsdatum — in der Payroll-Akte.

Wer bekommt das Geld? Das Landesrecht entscheidet, nicht Sie​

Bundessteuerregeln sagen Ihnen, wie die Zahlung zu melden ist. Das Landesrecht sagt Ihnen, wer sie erhalten darf — und die Antworten variieren enorm. Die meisten Bundesstaaten haben ein spezifisches Verfahren für kleine Beträge unbezahlter Löhne, die einem verstorbenen Mitarbeiter geschuldet werden:

• Viele Bundesstaaten lassen Sie einem überlebenden Ehepartner (und manchmal volljährigen Kindern oder einem benannten Begünstigten) direkt zahlen, nach Erhalt einer unterzeichneten Eidesstattlichen Erklärung über die Beziehung, bis zu einer gesetzlichen Obergrenze. Diese Obergrenzen reichen je nach Bundesstaat von einigen hundert Dollar bis zu Zehntausenden.
• Beträge über der Obergrenze müssen im Allgemeinen an den gerichtlich bestellten persönlichen Vertreter oder Verwalter des Nachlasses gehen — nicht an das Familienmitglied, das zuerst fragt.
• Einige Bundesstaaten setzen eine Frist (zum Beispiel Zahlung an berechtigte Hinterbliebene innerhalb von 30 Tagen nach dem Tod) und verlangen eine schriftliche Empfangsbestätigung, die Ihre Haftung entlastet.

Das praktische Vorgehen:

1. Fordern Sie eine Sterbeurkunde an und bewahren Sie eine Kopie in der Personalakte auf.
2. Fragen Sie Ihre staatliche Arbeitsbehörde oder Ihren Anwalt nach dem Verfahren für Löhne verstorbener Mitarbeiter und der aktuellen Obergrenze, bevor Sie jemandem zahlen.
3. Holen Sie ein Formular W-9 von der Person ein, die das Geld erhalten soll — Sie benötigen deren Namen und TIN für die 1099-MISC. Wenn der Zahlungsempfänger der Nachlass ist, benötigt er seine eigene Arbeitgeber-Identifikationsnummer (beantragt mit Formular SS-4); verwenden Sie nicht die Sozialversicherungsnummer des Verstorbenen auf der 1099-MISC.
4. Wenn niemand die Löhne beansprucht, halten Sie sie nicht unbegrenzt — nicht eingelöste Gehaltsschecks fallen letztendlich an den Staat als herrenloses Vermögen nach der Ruhefrist, und die meisten Bundesstaaten erwarten, dass Inhaber sie melden und abführen.

Der falschen Person zu zahlen erzeugt nicht nur einen Familienstreit; es erzeugt ein Meldungschaos, weil die 1099-MISC an den tatsächlichen Empfänger gehen muss. Nehmen Sie sich Zeit und verifizieren Sie.

Backup-Einbehaltung: Die 24-%-Falle​

Weil Löhne nach dem Tod auf Formular 1099-MISC gemeldet werden, gelten die Regeln der Backup-Einbehaltung. Wenn der Nachlass oder der Begünstigte keine TIN angibt — kein W-9, noch keine EIN, Unterlagen im Nachlassverfahren feststeckend — müssen Sie Bundes-Einkommensteuer mit dem Backup-Einbehaltungssatz von 24 % von der Zahlung einbehalten und in 1099-MISC Box 4 melden.

Dies ist die einzige Situation, in der Bundes-Einkommensteuer von Löhnen nach dem Tod einbehalten wird, und sie überrascht Arbeitgeber, die die Regel „kein Einkommensteuer-Einbehalt" gelernt haben. Die Lösung ist prozedural: Geben Sie die Zahlung nicht frei, bis Sie ein gültiges W-9 in der Hand haben. Die TIN im Voraus zu bekommen ist weit einfacher, als einer trauernden Familie die Backup-Einbehaltung zu erklären — oder sie später zu korrigieren.

FUTA, Landessteuern und der Rest des Payroll-Stacks​

• FUTA (Bundesarbeitslosensteuer): Zahlungen im selben Jahr des Todes unterliegen weiterhin der FUTA; Zahlungen nach dem Todesjahr nicht. Nehmen Sie die Zahlung nur dann in Ihre Formular-940-Lohnbasis auf, wenn sie im Todesjahr gezahlt wurde.
• Staatlicher Einkommensteuer-Einbehalt und Arbeitslosenversicherung: Die meisten Bundesstaaten folgen dem Bundesmuster (kein Einkommensteuer-Einbehalt; FICA-äquivalente Behandlung variiert), aber die Details unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Bestätigen Sie dies bei Ihrer staatlichen Steuerbehörde oder Ihrem Payroll-Anbieter, statt es anzunehmen.
• Arbeitgeberabzug: Die letzten Löhne bleiben eine gewöhnliche und notwendige Betriebsausgabe. Sie ziehen sie ab, wenn sie gezahlt werden, genau wie jede andere Lohnabrechnung.

Noch eine Timing-Warnung: Wenn ein Mitarbeiter im Dezember stirbt und Sie die aufgelaufenen Löhne im Januar zahlen, entgeht die Zahlung vollständig der FICA und überspringt das W-2. Das ist das korrekte Ergebnis nach den Regeln — aber verzögern Sie die Zahlung nicht absichtlich, um dieses Ergebnis zu erzeugen. Staatliche Fristen für das letzte Gehalt gelten weiterhin, und einige Bundesstaaten bestrafen verspätete letzte Löhne mit täglichen Strafen, die jede Lohnsteuerersparnis in den Schatten stellen.

Was sonst als Vergütung nach dem Tod zählt​

Die Regeln der geteilten Meldung umfassen mehr als die letzten zwei Wochen Gehalt:

• Aufgelaufenes Urlaubs- und PTO-Auszahlungen (und Krankheitsurlaub, wo Ihre Richtlinie oder das Landesrecht eine Auszahlung vorschreibt)
• Verdiente Provisionen und Boni, einschließlich nach dem Tod berechneter Beträge
• Abfindungen, die aufgrund einer Vereinbarung oder Richtlinie geschuldet werden
• Todesfallleistungen aus nicht qualifizierten aufgeschobenen Vergütungsplänen und Section-457-Plänen — gemeldet auf 1099-MISC, Box 3

Zwei wichtige Ausnahmen: Todesfallleistungen aus einem qualifizierten Altersvorsorgeplan werden auf Formular 1099-R gemeldet, nicht auf 1099-MISC. Und vom Arbeitgeber gezahlte Gruppenlebensversicherungs-Erlöse folgen ihren eigenen Melderegeln, nicht den Lohnregeln. Wenn der Mitarbeiter Aktienvergütung, aufgeschobene Vergütung oder eine Pension hatte, beziehen Sie Ihren CPA ein, bevor Sie irgendetwas einreichen — diese Zahlungen haben jeweils ihr eigenes Formular und ihre eigene Todesjahr-Logik.

Zur Seite des Empfängers: Löhne nach dem Tod sind income in respect of a decedent (IRD) — steuerpflichtig für denjenigen, der sie erhält, gemeldet in dessen Steuererklärung, nicht in der letzten Steuererklärung des Verstorbenen. Wenn der Nachlass groß genug war, um Erbschaftsteuer zu schulden, kann der Empfänger auch für den IRD-Abzug für die auf dieses Einkommen entfallende Erbschaftsteuer qualifizieren. Das ist Terrain des Nachlass-Steuerberaters, aber es der Familie gegenüber zu erwähnen ist eine Freundlichkeit, die den Satz wert ist.

Die Fehler, die IRS-Mitteilungen erzeugen​

Fast jeder Fehler in diesem Bereich fällt in einen von sechs Eimern. Prüfen Sie Ihre Arbeit gegen jeden:

1. Den letzten Scheck durch die normale Payroll laufen lassen. Ihr Payroll-System wird bereitwillig Bundes-Einkommensteuer einbehalten und den Betrag in Box 1 stopfen. Überschreiben Sie es: nur FICA, nur Boxen 3 und 5.
2. Die Zahlung in W-2 Box 1 melden. Löhne nach dem Tod gehören niemals in Box 1. Sie gehören in die Boxen 3 und 5 (Zahlung im selben Jahr) und auf die 1099-MISC.
3. Die 1099-MISC vergessen. Der Nachlass oder der Begünstigte benötigt Box-3-Einkünfte von 600 $ oder mehr, die ihm gemeldet werden. Dies ist der am häufigsten übersprungene Schritt.
4. Formular 1099-NEC statt 1099-MISC verwenden. Löhne nach dem Tod sind Box 3 „sonstige Einkünfte" auf 1099-MISC — niemals Nichtarbeitnehmer-Vergütung auf 1099-NEC.
5. Die SSN des Verstorbenen auf die 1099-MISC setzen. Die 1099-MISC gehört dem Empfänger: die SSN des Begünstigten oder die EIN des Nachlasses.
6. Netto statt Brutto melden. Die 1099-MISC zeigt die vollen 3.000 $, obwohl FICA davon abgezogen wurde. Das W-2 zeigt die FICA-Seite; die 1099-MISC zeigt die Einkommensseite.

Eine Checkliste für die Woche danach​

Wenn Sie erfahren, dass ein Mitarbeiter verstorben ist, arbeiten Sie diese Liste der Reihe nach ab:

1. Die Payroll-Posten sichern: Anstehende Direkteinzahlungen stoppen oder zurückrufen; nicht eingelöste Schecks abrufen; geplante Bonus- oder Provisionsläufe für diesen Mitarbeiter einfrieren.
2. Alles Geschuldete berechnen: letzte Stunden, Überstunden, aufgelaufenes Urlaubsgeld/PTO, verdiente Provisionen und Boni, Spesenerstattungen und alle fälligen Abfindungen.
3. Den Zahlungsempfänger nach Ihrem Landesrecht bestimmen: eidesstattlich berechtigter Hinterbliebener oder Nachlassvertreter — und holen Sie Sterbeurkunde, Eidesstattliche Erklärung und unterzeichnetes W-9, bevor Sie zahlen.
4. Das Zahlungsjahr bewusst entscheiden: Verstehen Sie, dass ein Tod im Dezember, gezahlt im Januar, das FICA- und W-2-Ergebnis verändert, aber halten Sie die staatliche Frist für das letzte Gehalt trotzdem ein.
5. Die Zahlung außerhalb des Zyklus verarbeiten mit FICA-only-Einbehalt (selbes Jahr) oder keinem Einbehalt (späteres Jahr), und bestätigen Sie, dass Ihr Payroll-Anbieter sie als Löhne nach dem Tod kodiert.
6. Beide Formulare im Januar einreichen: das W-2-Fragment (Zahlungen im selben Jahr) und die 1099-MISC Box 3 (beide Fälle, ab 600 $+).
7. Die Akte behalten: Kopie der Sterbeurkunde, Eidesstattliche Erklärung, W-9, Zahlungsbelege und Notizen zu Daten und Entscheidungen, aufbewahrt mit Ihren anderen Lohnsteuerunterlagen.

Halten Sie Ihre Payroll-Unterlagen sauber, wenn es am wichtigsten ist​

Den letzten Lohn eines verstorbenen Mitarbeiters korrekt abzuwickeln läuft auf Aufzeichnungen hinaus: was geschuldet wurde, wann es gezahlt wurde, wer es erhielt und was einbehalten wurde. Genaue, in Echtzeit geführte Bücher machen eine schreckliche Woche administrativ einfach — und machen die Januar-Einreichung zu einem Nicht-Ereignis statt zu einem Rekonstruktionsprojekt. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt — keine Blackbox, kein Vendor-Lock-in. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzfachleute auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen.