Ihr Verlängerungspaket landet in wenigen Wochen bei Ihnen, Ihr Broker will die Entscheidungen bis Oktober, und die Zahlen haben sich in diesem Jahr stärker verändert als in einem Jahrzehnt zuvor. Die Bezahlbarkeitsschwelle des Affordable Care Act ist gerade auf ihren höchsten Stand aller Zeiten gesprungen, jeder HSA- und FSA-Grenzwert hat sich verschoben, und mindestens fünf bundesrechtliche Mitteilungen müssen nach einem bestimmten Zeitplan in die Hände der Beschäftigten gelangen — eine davon vor dem 15. Oktober. Wenn Sie einen Gruppenkrankenplan anbieten, ist dies das Jahr, in dem Sie das Open Enrollment wie ein Compliance-Projekt führen sollten, nicht wie ein Papierritual.
Diese Checkliste führt durch das, was sich für Planjahre ab dem 1. Januar 2026 geändert hat, welche Mitteilungen Sie wann verteilen müssen und den Verlängerungszeitplan, der einen Kleinunternehmer aus Schwierigkeiten heraushält.
Was sich für die Plandesign-Gestaltung 2026 geändert hat
Bevor Sie die Enrollment-Unterlagen anfassen, vergewissern Sie sich, dass Ihr Plan die neuen inflationsangepassten Grenzwerte widerspiegelt. Wenn Sie diese falsch ansetzen, basieren Gehaltsabzüge, HSA-Beiträge oder Bezahlbarkeitsberechnungen auf den Zahlen des letzten Jahres.
ACA-Bezahlbarkeit erreicht einen Rekordwert von 9,96 %
Wenn Sie ein anwendbarer großer Arbeitgeber (Applicable Large Employer, ALE) sind — in der Regel 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigte einschließlich Vollzeitäquivalenten im vorangegangenen Kalenderjahr — müssen Sie Vollzeitbeschäftigten und ihren Angehörigen eine bezahlbare Versorgung mit Mindestwert anbieten, sonst drohen potenzielle Strafen. Eine Versorgung gilt als bezahlbar, wenn der vom Beschäftigten zu tragende Beitrag für den günstigsten Plan mit Mindestwert und Selbstversorgung 9,5 Prozent des Haushaltseinkommens nicht übersteigt, angepasst jedes Jahr an die Inflation.
Für Planjahre ab 2026 hat der IRS diesen Prozentsatz auf 9,96 Prozent festgesetzt, ein deutlicher Anstieg gegenüber 9,02 Prozent für 2025 und der höchste Wert, den es je gab. Praktisch gibt das ALES mehr Spielraum: Sie können Beschäftigte möglicherweise dazu veranlassen, 2026 mehr zu den Prämien beizutragen, und dennoch den Bezahlbarkeitstest bestehen. Da Sie das tatsächliche Haushaltseinkommen eines Beschäftigten selten kennen, bietet der IRS drei Safe-Harbor-Regelungen — Form W-2-Löhne, Stundenlohn und die bundesstaatliche Armutsgrenze —, um die Bezahlbarkeit mit Daten zu prüfen, die Sie tatsächlich haben.
Höchstbeträge für Eigenanteile steigen — und die eingebettete Obergrenze gilt weiterhin
Für 2026 begrenzt der ACA die gesamte Kostenteilung der Versicherten für wesentliche Gesundheitsleistungen auf 10.600 US-Dollar für Selbstversorgung und 21.200 US-Dollar für Familienversorgung. Die Selbstversorgungs-Obergrenze gilt für jede versicherte Person, selbst jemanden, der in einem Familienplan versichert ist — wenn also Ihr Familien-Höchstbetrag für Eigenanteile 10.600 US-Dollar übersteigt, muss der Plan eine individuelle Obergrenze von höchstens 10.600 US-Dollar innerhalb der Familien-Stufe einbetten.
Hochselbstbeteiligungs-Krankenpläne, die die HSA-Anspruchsberechtigung erhalten, unterliegen strengeren Obergrenzen: 8.500 US-Dollar Selbstversorgung und 17.000 US-Dollar Familie für 2026.
HSA-, HDHP- und Health-FSA-Grenzwerte steigen alle
Die 2026-Zahlen, bestätigt in IRS-Richtlinien:
- HSA-Beiträge: 4.400 US-Dollar Selbstversorgung (plus 100 US-Dollar) und 8.750 US-Dollar Familie (plus 200 US-Dollar). Der Catch-up-Beitrag von 1.000 US-Dollar für Kontoinhaber ab 55 Jahren ist gesetzlich festgelegt und ändert sich nicht.
- HDHP-Mindestselbstbeteiligungen: 1.700 US-Dollar Selbstversorgung und 3.400 US-Dollar Familie.
- Health-FSA-Gehaltsumwandlungen: 3.400 US-Dollar, gegenüber 3.300 US-Dollar. Ihr Plan kann eine niedrigere Obergrenze festlegen, darf diese aber nicht überschreiten.
Telehealth unter HDHPs ist dauerhaft sicher für HSAs
Eine Regel aus der Pandemie-Ära, die hochselbstbeteiligten Plänen erlaubte, Telehealth vor Erreichen der Selbstbeteiligung abzudecken, ohne die HSA-Anspruchsberechtigung zu gefährden, lief aus und wurde dann dauerhaft gerettet: Der One Big Beautiful Bill Act erlaubt es HDHPs jetzt, die Selbstbeteiligung für Telehealth und andere Fernversorgung unbegrenzt zu erlassen, beginnend mit Planjahren ab 2025. Die Erleichterung ist optional — Sie können Telehealth weiterhin über die Selbstbeteiligung laufen lassen —, aber wenn Ihr Plan sie nutzt, informieren Sie die Teilnehmer über eine aktualisierte Summary Plan Description (SPD) oder Summary of Material Modifications (SMM).
Grenzwert für Excepted-Benefit-HRA: 2.200 US-Dollar
Arbeitgeber jeder Größe können eine Excepted Benefit HRA (EBHRA) anbieten, um medizinische Eigenanteile neben einem traditionellen Planangebot zu erstatten. Der maximal neu verfügbare Betrag steigt für Planjahre 2026 auf 2.200 US-Dollar.
Zwei Design-Überprüfungen, die Kleinunternehmer überspringen
Erstens die Präventionsversorgung: Nicht-Grandfathered-Pläne müssen neu empfohlene Präventionsleistungen ohne Kostenteilung abdecken, beginnend mit dem Planjahr, das am oder nach dem ersten Jahrestag der Empfehlung beginnt. Für 2026 umfasst das eine erweiterte First-Dollar-Abdeckung im Zusammenhang mit Mammographie-Nachuntersuchungsbildgebung und Patientennavigationsdiensten für Brust- und Gebärmutterhalskrebs-Screening. Bestätigen Sie mit Ihrem Versicherer oder Drittanbieter-Administrator, dass der Plan die aktuellen Empfehlungen widerspiegelt.
Zweitens Tabakzuschläge und Wellness-Belohnungen: Die HIPAA-Nichtdiskriminierungsregeln verlangen, dass gesundheitsabhängige Wellness-Programme einen angemessenen Alternativstandard anbieten und diesen in jedem Dokument offenlegen, das den Zuschlag oder die Belohnung beschreibt. Tabakprämienzuschläge haben eine Welle von Sammelklagen auf sich gezogen; wenn Sie also Raucher mehr berechnen, vergewissern Sie sich, dass die Sprache zum Alternativstandard tatsächlich in Ihren Unterlagen steht, bevor das Enrollment beginnt.
Die Mitteilungen, die Sie verteilen müssen (und wann)
Das Open Enrollment ist der natürliche Moment, um die jährlichen Offenlegungen zu bündeln. Einige müssen beim Enrollment herausgehen; andere sind jährliche Mitteilungen, die Sie der Bequemlichkeit halber beilegen können. Gruppieren Sie sie, und Sie versenden einmal statt viermal.
Summary of Benefits and Coverage (SBC)
Jeder Antragsteller und Versicherte erhält beim Open Enrollment oder bei der Verlängerung eine SBC nach der Bundesvorlage. Bei versicherten Plänen bereitet der Versicherer sie in der Regel vor und Sie verteilen sie; bei selbstfinanzierten Plänen obliegen dem Planadministrator beide Aufgaben. Vergewissern Sie sich, dass die SBC mit dem Plan übereinstimmt, den Sie tatsächlich anbieten — Leistungsänderungen, die es nie in die SBC geschafft haben, sind ein klassischer Prüfungsbefund.
Medicare-Part-D-Mitteilung über anrechenbare Deckung — fällig vor dem 15. Oktober
Wenn Ihr Plan eine verschreibungspflichtige Arzneimittelabdeckung umfasst, müssen Sie Medicare-berechtigten Teilnehmern jedes Jahr mitteilen, ob diese Deckung anrechenbar ist — mindestens so gut wie der Standard-Medicare-Part-D. Es gibt keine Strafe dafür, eine nicht anrechenbare Deckung anzubieten, aber Personen, die Part D auslassen, während sie durch einen nicht anrechenbaren Plan gedeckt sind, können später dauerhaft höhere Part-D-Prämien schulden, deshalb brauchen sie die Fakten.
Die Mitteilung geht beim Enrollment heraus, wenn sich der anrechenbare Status ändert, auf Anfrage und jedes Jahr vor dem 15. Oktober, wenn der jährliche Wahlzeitraum von Medicare beginnt. Muster-Mitteilungen auf Englisch und Spanisch sind von den Centers for Medicare and Medicaid Services erhältlich. Die meisten Arbeitgeber packen diese Mitteilung in das Open-Enrollment-Paket; die Aufsichtsbehörden betrachten das als Abdeckung der folgenden 12 Monate, solange sich die Arzneimittelabdeckung nicht wesentlich ändert.
Jährliche CHIP-Prämienbeihilfe-Mitteilung
Wenn ein Beschäftigter in einem Staat lebt, der Arbeitgeberversorgung für einkommensschwache Kinder und Familien über Medicaid oder CHIP bezuschusst, müssen Sie diesen Beschäftigten die jährliche Prämienbeihilfe-Mitteilung senden. Das Department of Labor aktualisiert seine Muster-Mitteilung regelmäßig — holen Sie die aktuelle Version, statt die Datei vom letzten Jahr wiederzuverwenden.
WHCRA-Mitteilung — beim Enrollment und jährlich
Pläne, die Mastektomien abdecken, müssen die Rechte der Teilnehmer auf rekonstruktionsbezogene Leistungen nach dem Women's Health and Cancer Rights Act offenlegen, wenn sie sich einschreiben, und danach einmal im Jahr. Das Open Enrollment ist der übliche jährliche Zeitpunkt.
HIPAA-Datenschutzmitteilung — prüfen Sie die Drei-Jahres-Uhr
Gesundheitspläne müssen neuen Versicherten beim Enrollment eine Notice of Privacy Practices geben und mindestens alle drei Jahre entweder erneut verteilen oder die Teilnehmer benachrichtigen, dass sie verfügbar ist und wie sie eine Kopie erhalten. Sponsoren vollversicherter Pläne, die keine geschützten Gesundheitsinformationen für die Planverwaltung verarbeiten, überlassen diese Pflicht in der Regel dem Versicherer — aber wenn Ihr Team PHI über Enrollment- und Zusammenfassungsdaten hinaus berührt, liegt die Verpflichtung bei Ihnen. Wenn Sie unsicher sind, wann Sie zuletzt eine versandt haben, ist diese Enrollment-Saison der richtige Zeitpunkt.
HIPAA-Mitteilungen zu Sondereinschreibungen und Patientenschutz
Anspruchsberechtigte Beschäftigte müssen über ihre HIPAA-Rechte auf Sondereinschreibung bei oder vor dem Enrollment informiert werden — typischerweise über die SPD oder die Leistungsübersicht des Versicherers. Wenn Ihr Plan von den Teilnehmern verlangt, einen Hausarzt zu benennen, müssen Sie außerdem die Mitteilung zu den ACA-Patientenschutzrechten (freie Hausarztwahl, direkter Zugang zu Gynäkologen) verteilen, wann immer die SPD oder die Leistungsbeschreibung herausgeht.
COBRA-Erstmitteilung und die SPD
Pläne von Arbeitgebern mit 20 oder mehr Beschäftigten schulden neuen Teilnehmern eine COBRA-Erstmitteilung innerhalb von 90 Tagen nach Beginn der Deckung; sie kann in der SPD enthalten sein. Die SPD selbst ist neuen Teilnehmern innerhalb von 90 Tagen nach Deckungsbeginn geschuldet, muss bei Änderung alle fünf Jahre aktualisiert werden (alle zehn Jahre, wenn nie geändert), und jede Leistungsänderung 2026 gehört in eine aktualisierte SPD oder SMM. Führen Sie das Open Enrollment nicht mit einer veralteten SPD durch und versprechen Sie, sie später zu aktualisieren.
ICHRA-Mitteilung — 90 Tage vor dem Planjahr
Erstatten Sie Beschäftigten die Deckung am Individualmarkt über eine Individual Coverage HRA? Anspruchsberechtigte Teilnehmer benötigen die ICHRA-Mitteilung — einschließlich der Frage, wie die Vereinbarung mit Prämiensteuergutschriften zusammenwirkt — mindestens 90 Tage vor jedem Planjahr. Für kalenderjährige Pläne bedeutet das bis zum 2. Oktober. Open-Enrollment-Unterlagen können sie nur tragen, wenn sie rechtzeitig herausgehen.
Wellness-Programm-Mitteilungen
Gesundheitsabhängige Wellness-Programme benötigen die HIPAA-Offenlegung des Alternativstandards in allen Programmunterlagen, und Programme, die Gesundheitsinformationen sammeln oder medizinische Untersuchungen verlangen, benötigen eine ADA-Mitteilung, die erklärt, was gesammelt wird, wer es sieht und wie es vertraulich bleibt. Liefern Sie beides, bevor Beschäftigte Gesundheitsdaten herausgeben oder sich Screenings unterziehen.
Der Verlängerungszeitplan, mit dem Sie jetzt beginnen sollten
Rückwärts gerechnet von einem Planjahr ab dem 1. Januar ist dies ein realistischer Kalender für ein kleines Team ohne dediziertes Benefits-Personal:
- Mitte September (jetzt): Bestätigen Sie die 2026-Grenzwerte mit Ihrem Broker oder Versicherer — Bezahlbarkeitsprozentsatz, Höchstbeträge für Eigenanteile, HSA- und FSA-Obergrenzen, EBHRA-Betrag. Entscheiden Sie, ob Ihr HDHP die Selbstbeteiligung für Telehealth erlässt. Holen Sie aktuelle Muster-Mitteilungen (CHIP, Part D, COBRA, WHCRA, ICHRA), statt Dateien zu recyceln.
- Bis zum 2. Oktober: Übermitteln Sie die ICHRA-Mitteilung, wenn Sie eine anbieten — die 90-Tage-Regel für kalenderjährige Pläne.
- Vor dem 15. Oktober: Verteilen Sie Medicare-Part-D-Mitteilungen über anrechenbare Deckung an alle Medicare-berechtigten Teilnehmer.
- Oktober–November: Halten Sie das Open Enrollment ab. Fügen Sie die SBC für jede Planoption bei, die CHIP-Mitteilung, die WHCRA-Mitteilung, HIPAA-Sondereinschreibungs- und Patientenschutzsprache sowie Wellness-Mitteilungen. Vergewissern Sie sich, dass die SPD oder ein SMM jede Plandesign-Änderung 2026 widerspiegelt.
- Dezember: Stellen Sie die Gehaltsabrechnung für Januar fest — neue Prämienaufteilungen, FSA-Wahlen begrenzt auf 3.400 US-Dollar, HSA-Wahlen an den 2026-Grenzwerten. Tragen Sie die Frist für die Änderung des Altersvorsorgeplans unten in den Kalender ein.
- Bis zum 31. Dezember 2026: Verabschieden Sie schriftliche Änderungen, die qualifizierte Altersvorsorgepläne mit dem CARES Act, SECURE 1.0 und SECURE 2.0 in Einklang bringen. Die meisten kalenderjährigen Pläne stehen unter IRS-Richtlinien vor dieser harten Frist, und die Open-Enrollment-Saison ist der richtige Zeitpunkt, um mit Ihrem Recordkeeper zu bestätigen, dass die Unterlagen in der Warteschlange stehen — nicht um im Dezember festzustellen, dass niemand sie entworfen hat.
Ein weiterer Posten zum Jahresende für den Finanzkalender: Sponsoren selbstfinanzierter Pläne sollten bestätigen, dass die vergleichende Analyse zur Parität bei psychischer Gesundheit für nichtquantitative Behandlungsgrenzen für 2026 aktuell ist. Die endgültige Regel von 2024, die diese Analysen verschärft, ist im Vollzug ausgesetzt, aber die zugrunde liegende gesetzliche Pflicht, eine zu führen, ist es nicht — bitten Sie Ihren Versicherer oder TPA um eine schriftliche Bestätigung.
Verfolgen Sie das Geld hinter den Benefits
Benefits-Compliance ist zur Hälfte Papierkram und zur Hälfte Gehaltsabrechnungsmathematik. Bezahlbarkeits-Safe-Harbors laufen auf W-2-Löhnen oder Stundenlöhnen, FSA- und HSA-Obergrenzen begrenzen Vorsteuerabzüge, Tabakzuschläge ändern die Prämien pro Gehaltsabrechnung, und ICHRA-Erstattungen brauchen eine saubere Begründung. Wenn diese Zahlen in verstreuten Tabellen leben, wird der Januar-Gehaltslauf zum Archäologieprojekt — und ein falsch codierter Vorsteuerabzug kann still einen Grenzwert verletzen, den Sie gerade den Beschäftigten mitgeteilt haben.
Benefits-Abzüge, Arbeitgeberbeiträge und Erstattungskonten in einem transparenten Hauptbuch zu führen, macht Open-Enrollment-Entscheidungen Monate später prüfbar. Wenn Sie diese Aufzeichnung in reinem Text wollen, den Sie vollständig kontrollieren — versionskontrolliert, durchsuchbar und bereit für Ihren Buchhalter oder Prüfer —, bietet Beancount.io Plain-Text-Buchhaltung, die genau dafür gebaut ist. Lernen Sie die Mechanik in der Dokumentation oder erkunden Sie Dashboards und Berichte in Fava.
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