Verlassen Sie die USA? Möglicherweise benötigen Sie vor dem Boarding eine IRS Sailing Permit

Ihr Einsatz endet, Ihr Mietvertrag läuft aus und Ihr Flug nach Hause ist gebucht. Sie haben den Visa-Papierkram, die Umzugshelfer und die Bankkonten erledigt — aber es gibt eine Ausreiseanforderung, von der die meisten Menschen noch nie gehört haben: Die IRS erwartet, dass nahezu jeder Nicht-Staatsbürger, der die Vereinigten Staaten verlässt, zuvor eine Steuerfreigabe einholt. Sie wird als Certificate of Compliance bezeichnet, besser bekannt als Sailing Permit oder Departure Permit, und ohne eine solche können Sie am Flughafen für eine Steuerprüfung herausgezogen werden.

Dies ist keine Regel, die nur für Steuerhinterzieher gilt. Green-Card-Inhaber, H-1B- und L-1-Arbeitnehmer sowie Langzeitansässige fallen alle darunter. Die gute Nachricht ist, dass für die meisten ausreisenden Arbeitnehmer mit sauberer Erklärungsgeschichte der Erhalt der Genehmigung ein einziger Termin ist — wenn Sie wissen, welches Formular Sie mitbringen müssen und wann Sie erscheinen sollen. Dieser Leitfaden erklärt, wer eine Freigabe benötigt, wer befreit ist, den Unterschied zwischen Formular 2063 und Formular 1040-C und das Zwei-Wochen-Terminfenster, das Sie sich nicht entgehen lassen dürfen.

Was eine Sailing Permit tatsächlich ist​

Eine Sailing Permit ist das abtrennbare Certificate of Compliance auf Formular 2063 oder Formular 1040-C, unterzeichnet von einem Bevollmächtigten des IRS Field Assistance Area Director. Es bescheinigt, dass basierend auf den verfügbaren Informationen Ihre US-Steuerpflichten erfüllt sind. Betrachten Sie es als die Bestätigung der IRS, dass sie keine Einwände gegen Ihre Ausreise hat — nicht als dauerhaftes Unbedenklichkeitszeugnis, denn das Zertifikat ist ausdrücklich keine endgültige Feststellung Ihrer Steuerschuld. Wenn die IRS später entscheidet, dass Sie mehr schulden, schulden Sie es trotzdem.

Es gibt zwei Wege zum selben Zertifikat:

• Formular 2063, US Departing Alien Income Tax Statement — eine kurze Erklärung ohne Steuerberechnung, verfügbar für ausreisende Ausländer, die sich qualifizieren.
• Formular 1040-C, US Departing Alien Income Tax Return — eine echte Mini-Steuererklärung, die Ihr Einkommen bis zu Ihrem Abreisedatum abdeckt, erforderlich für alle, die sich nicht für Formular 2063 qualifizieren.

Unabhängig davon, welches Formular gilt, erhalten Sie das unterzeichnete Zertifikat persönlich bei einem IRS Taxpayer Assistance Center (TAC), bevor Sie abreisen. Es gibt keine Online-Einreichungsoption für die Genehmigung selbst.

Wer eine benötigt: Die Standardregel erfasst fast jeden​

Die Ausgangsvermutung ist weit gefasst: Wenn Sie ein Ausländer sind, sollten Sie die Vereinigten Staaten oder eines ihrer Territorien nicht ohne ein Certificate of Compliance verlassen, es sei denn, Sie fallen unter eine der unten aufgeführten spezifischen Ausnahmen. Dazu gehören:

• Green-Card-Inhaber, ob Sie für immer weggehen oder für einen längeren Zeitraum ins Ausland reisen.
• Arbeitsvisa-Inhaber — H-1B, L-1, O-1, TN, E-3 und ähnliche — die einen Einsatz beenden oder jobs über Grenzen hinweg wechseln.
• Ansässige Ausländer unter dem Substantial Presence Test, die genügend US-Tage angesammelt haben, um als Ansässige besteuert zu werden.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass kurze oder vorübergehende Reisen automatisch in Ordnung sind. Das sind sie nicht, es sei denn, Sie erfüllen eine Ausnahme. Die Erleichterung für vorübergehende Abreisen ist enger gefasst: Ein ansässiger Ausländer, der nur vorübergehend abreist und dessen Abreise die Erhebung einer Steuer nicht behindern wird, kann das einfachere Formular 2063 anstelle von Formular 1040-C verwenden. Sie erhalten trotzdem die Genehmigung — nur auf dem einfacheren Formular.

Wer befreit ist​

Die Instructions for Form 1040-C listen vier Ausnahmegruppen auf. Wenn Sie in eine davon fallen, benötigen Sie überhaupt kein Zertifikat — aber seien Sie bereit, dies mit einem geeigneten Ausweis zu belegen, falls Sie gefragt werden.

1. Diplomaten und Mitarbeiter internationaler Organisationen​

Vertreter ausländischer Regierungen mit Diplomatenpass, Mitglieder ihrer Haushalte, begleitende Bedienstete sowie Mitarbeiter internationaler Organisationen oder ausländischer Regierungen, deren offizielles Gehalt von der US-Steuer befreit ist und die kein anderes Einkommen aus US-Quellen haben (plus Haushaltsmitglieder ohne Einkommen aus US-Quellen). Eine Falle: Wenn Sie einen Verzicht auf Nicht-Einwandererprivilegien unterzeichnet haben, um sowohl Ihren Job als auch Ihren Einwanderungsstatus zu behalten, gilt diese Ausnahme nicht.

2. Studenten, Auszubildende und Austauschbesucher mit F-, H-3-, J- oder Q-Visa​

Wenn Sie ein F-1-, F-2-, H-3-, H-4-, J-1-, J-2- oder Q-Visum besitzen — oder der Ehepartner oder das Kind von jemandem sind, der eines besitzt — sind Sie nur dann befreit, wenn Ihr Einkommen aus US-Quellen innerhalb von vier engen Bahnen bleibt: Zuwendungen zur Deckung von Studien- oder Ausbildungskosten (Reise, Unterhalt, Studiengebühren), der Wert von Dienstleistungen oder Unterkunft, die als Teil des Programms bereitgestellt werden, Einkommen aus Beschäftigung, die nach Einwanderungsrecht genehmigt ist, und Bankeinlagenzinsen, die nicht mit einem US-Gewerbebetrieb zusammenhängen. Verdienen Sie etwas außerhalb dieser Bahnen, ist die Befreiung weg.

3. Berufsschüler mit M-Visa​

M-1- und M-2-Inhaber (und ihre Ehepartner und Kinder) erhalten eine ähnliche, aber engere Befreiung: Nur Einkommen aus genehmigter Beschäftigung und nicht-gewerbliche Bankzinsen sind zulässig.

4. Touristen, kurze Geschäftsreisen und häufige Grenzpendler​

Kein Zertifikat ist erforderlich, wenn Sie zum Vergnügen mit einem B-2-Visum einreisen, die USA durchqueren (auch mit einem C-1-Transitvisum), mit einer Grenzübertrittskarte zugelassen wurden, auf Militärbefehl als Verteidigungsministerium-Auszubildender reisen, auf Geschäftsreise mit einem B-1- oder kombinierten B-1/B-2-Visum mit nicht mehr als 90 US-Tagen während des Steuerjahres, oder ein Einwohner Kanadas oder Mexikos sind, der häufig zur US-Arbeit mit lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn pendelt.

Das Kleingedruckte ist wichtig: Diese vierte Ausnahme entfällt, wenn der Area Director der Ansicht ist, dass Sie in diesem oder im letzten Jahr steuerpflichtiges Einkommen hatten und dass Ihre Abreise die Erhebung der Steuer behindern würde. Kurzreise-Status ist kein Schutzschild für unbezahlte Steuern.

Beachten Sie, wer in jeder Kategorie fehlt: H-1B-Arbeitnehmer, L-1-Entsandte, TN-Fachkräfte und Green-Card-Inhaber. Wenn das auf Sie zutrifft, planen Sie die Genehmigung ein.

Formular 2063 vs. Formular 1040-C: Welches ist Ihres​

Formular 2063: die kurze Erklärung​

Formular 2063 verlangt Identifikationsinformationen und Details zu Ihrem Aufenthalt, enthält aber keine Steuerberechnung. Zwei Gruppen qualifizieren sich:

• Ausländer ohne steuerpflichtiges Einkommen — ansässig oder nicht ansässig — für das Steuerjahr bis zum Abreisedatum und für das Vorjahr (wenn die Einreichungsfrist dieses Jahres noch nicht abgelaufen ist).
• Ansässige Ausländer, die steuerpflichtiges Einkommen hatten, deren Abreise aber die Steuererhebung nicht behindern wird. Wenn die IRS Grund zu der Annahme hat, dass Sie abreisen, um die Zahlung zu umgehen, werden Sie zu Formular 1040-C hochgestuft.

Eine harte Voraussetzung gilt für beide Gruppen: Wenn Sie eine erforderliche Einkommensteuererklärung nicht eingereicht oder Steuern für ein früheres Jahr nicht gezahlt haben, müssen Sie einreichen und zahlen, bevor eine Formular-2063-Genehmigung ausgestellt wird. Die von Formular 2063 abgetrennte Genehmigung deckt alle Ihre Abreisen während des Kalenderjahres ab, obwohl die IRS sie für eine spätere Reise widerrufen kann, wenn die Erhebung gefährdet erscheint.

Formular 1040-C: die Erklärung des ausreisenden Ausländers​

Jeder, der eine Genehmigung benötigt, sich aber nicht für Formular 2063 qualifiziert, reicht Formular 1040-C ein. Normalerweise müssen Sie alle Einkünfte melden, die Sie bis zu Ihrem Abreisedatum erhalten haben oder vernünftigerweise erwarten, und die ausgewiesene Steuer zahlen, plus jeden Dollar, der für frühere Jahre geschuldet wird, begleichen. Wenn Sie alles Ausstehende gezahlt und eingereicht haben, erhalten Sie die Genehmigung.

Drei Variationen mildern die Härten:

• Bürgschaft statt Bargeld. Die IRS kann für bestimmte Jahre eine Bürgschaft akzeptieren, die die Zahlung garantiert, statt sofortiger Zahlung. Eine bürgschaftsgestützte Genehmigung deckt nur diese spezifische Abreise ab.
• Keine Zahlung, wenn die Erhebung sicher ist. Wenn Sie keine Termination Assessment erhalten haben — eine Aufforderung zur sofortigen Zahlung der Steuer des aktuellen und des Vorjahres — wird das Zertifikat im Allgemeinen ohne Zahlung oder Bürgschaft ausgestellt, und es deckt alle Abreisen dieses Jahres ab (vorbehaltlich des Widerrufs).
• Zurückkehrende Ansässige. Wenn Sie die IRS davon überzeugen, dass Sie beabsichtigen, in die USA zurückzukehren, und Ihre Abreise die Erhebung nicht gefährdet, können Sie die Genehmigung auf Formular 1040-C erhalten, ohne den ausgewiesenen Saldo zu zahlen — aber Sie müssen trotzdem jede nicht eingereichte Erklärung einreichen, alle überfälligen Steuern zahlen und Ihr volles erwartetes Einkommen für das gesamte Abreisejahr melden.

Wenn der Area Director stattdessen zu dem Schluss kommt, dass Ihre Abreise die Erhebung gefährdet, wird die Genehmigung nur gegen Zahlung oder Bürgschaft und nur für diese eine Reise ausgestellt.

Der Zeitplan: Nicht früher als 30 Tage, nicht später als 2 Wochen​

Das Timing ist der Teil, der die meisten Menschen aus der Bahn wirft, denn das Fenster läuft in beide Richtungen:

• Beantragen Sie mindestens 2 Wochen vor der Abreise. Die IRS sagt dies klar und fügt hinzu: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, falls unerwartete Probleme auftreten.
• Sie können nicht früher als 30 Tage vor der Abreise beantragen. Erscheinen Sie sechs Wochen vorher und Sie werden abgewiesen.

Jedes TAC-Büro arbeitet nach Terminvereinbarung, und nicht jedes Büro bietet jeden Service an. Rufen Sie 844-545-5640 zwischen 7 und 19 Uhr Ortszeit an, um zu buchen, und rufen Sie rechtzeitig an, bevor sich Ihr 30-Tage-Fenster öffnet, damit der Termin selbst darin liegt. Wenn Sie in den USA gearbeitet haben, empfiehlt die IRS, die Genehmigung bei einem Büro in der Nähe Ihrer Beschäftigung zu erhalten, obwohl das Büro in der Nähe Ihres Abreiseortes auch funktioniert.

Reichen Sie ein Original plus eine Kopie von Formular 1040-C für das Jahr Ihrer Ausreise ein. Und achten Sie auf die Kalenderfalle: Wenn Sie zwischen dem 1. Januar und dem 15. April abreisen, müssen Sie gleichzeitig auch Ihre Jahreserklärung für das gerade beendete Jahr einreichen und jeden geschuldeten Saldo zahlen.

Was Sie zum Termin mitbringen sollten​

Der Termin geht viel schneller, wenn Sie mit einer vollständigen Akte ankommen. Bringen Sie jeden Punkt mit, der auf Sie zutrifft:

• Einen gültigen Reisepass plus Ihre Green Card oder Ihr Visum.
• Kopien Ihrer US-Einkommensteuererklärungen der letzten zwei Jahre (oder für Ihren gesamten kürzeren Aufenthalt), mit Quittungen für die darauf gezahlte Steuer.
• Quittungen, Bankunterlagen, eingelöste Schecks und alles andere, was die Abzüge, Betriebsausgaben und Unterhaltsberechtigten in diesen Erklärungen belegt.
• Eine Erklärung von jedem aktuellen Arbeitgeber des laufenden Jahres, die gezahlte Löhne und einbehaltene Steuern zeigt — oder, wenn Sie selbstständig sind, eine Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben bis zu Ihrem Abreisedatum.
• Nachweise über Vorauszahlungen für das letzte und dieses Jahr.
• Dokumente, die Gewinne oder Verluste aus Immobilienverkäufen zeigen, einschließlich Wertpapiere und Waren.
• Stipendien- oder Fellowship-Unterlagen: Zuwendungsgeber, Quelle, Zweck, Antrag und Genehmigung, Beträge und Ihre Verpflichtungen.
• Dokumente, die alle von Ihnen beanspruchten Vertragsvorteile belegen.
• Nachweis Ihres Abreisedatums, wie ein Flugticket.
• Nachweis Ihrer Steueridentifikationsnummer, wie eine Sozialversicherungskarte oder ITIN-Mitteilung.
• Zahlung in beglaubigten Mitteln — Bankscheck, beglaubigte Bank- oder Postanweisung oder Bargeld — wenn Steuern fällig sind.

Verheiratet und in einem Community-Property-Staat lebend? Bringen Sie denselben Dokumentensatz für Ihren Ehepartner mit, auch wenn Ihr Ehepartner kein Zertifikat benötigt.

Nach Ihrer Abreise: Die Genehmigung ist nicht Ihre Steuererklärung​

Dies ist das einzige teuerste Missverständnis im gesamten Prozess: Formular 1040-C ist keine jährliche Einkommensteuererklärung. Das Einreichen entbindet Sie nicht von der Einreichung Ihrer regulären Jahresabschlusserklärung — Formular 1040, wenn Sie ein ansässiger Ausländer sind, Formular 1040-NR, wenn Sie ein nicht ansässiger sind. Jede Steuer, die Sie mit Formular 1040-C gezahlt haben, wird als Gutschrift gegen Ihre ganzjährige Steuerschuld in dieser Jahreserklärung angerechnet, und wenn Ihnen eine Rückerstattung zusteht, können Sie diese nur dort beanspruchen. Die IRS kann Ihnen beim Abreisetermin keine Rückerstattung aushändigen, egal wie groß die Überzahlung ist.

Zwei damit verbundene offene Punkte verdienen vor dem Boarding Aufmerksamkeit:

• Frühe Abreise im Jahr bedeutet, die Erklärung des Vorjahres beim Termin zu begleichen, wie oben erwähnt. Gehen Sie nicht davon aus, dass die verlängerte Oktober-Frist mit Ihnen reist.
• Aufgabe einer Green Card kann ein völlig separates Regime auslösen — die Expatriation Rules, einschließlich Formular 8854 für Langzeitansässige — zusätzlich zur Sailing Permit. Wenn Sie den ständigen Wohnsitz aufgeben und nicht nur reisen, holen Sie professionellen Rat ein, bevor Sie etwas einreichen.

Halten Sie Ihre Bücher für das Abreisejahr sauber​

Schauen Sie sich diese Checkliste für den Termin noch einmal an und beachten Sie, was die selbstständige Abreise erfordert: eine Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben bis zum genauen Datum Ihrer Abreise. Acht Monate Geschäftstätigkeit aus dem Gedächtnis in einem TAC-Wartezimmer zu rekonstruieren, ist niemandes Vorstellung von einem reibungslosen Ausstieg — und schlampige Aufzeichnungen verlangsamen den Termin, laden zu Fragen ein und können das Zertifikat über Ihr 30-Tage-Fenster hinaus verzögern.

Behandeln Sie Ihr Abreisejahr als Teiljahresabschluss. Stimmen Sie jedes Konto bis zu Ihrem letzten US-Tag ab, trennen Sie Einkommen vor der Abreise von allem, was danach eintrifft, und bewahren Sie die Quittungen, die jeden Abzug belegen, in einem Ordner auf, den Sie aushändigen können. Wenn Sie Ihre Bücher bereits in Plain Text führen, ist dies nahezu kostenlos: Ihr Ledger ist die Aufstellung, versioniert und auditierbar bis hin zur Transaktion. Die Beancount-Dokumentation zeigt, wie Sie Einkommens- und Ausgabenkonten strukturieren, damit ein Abreisedatum-Cutoff eine einzeilige Abfrage ist statt eines Wochenendes der Tabellenkalkulations-Archäologie.

Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung​

Das Verlassen des Landes ist stressig genug, ohne Ihre Finanzen aus verstreuten Kontoauszügen bei einem IRS-Termin neu aufzubauen. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt — keine Blackboxen, kein Vendor Lock-in. Starten Sie kostenlos und führen Sie Bücher für das Abreisejahr, die Sie mit Zuversicht abschließen können.